2 MARCO TERICO 2.1.

Antecedentes

2.2. Bases tericas 2.2.1. Sistemas de Informacin Un sistema de informacin es el conjunto organizado de datos, personas actividades o tcnicas de trabajo y recursos materiales informticos y de comunicacin que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Todo ese conjunto de elementos procesa los datos y la informacin (incluyendo procesos manuales y automticos) para distribuirla de la manera ms adecuada posible en una determinada organizacin en funcin de sus objetivos. La tarea de los sistemas de informacin consiste en procesar la entrada de datos, mantener los archivos de datos en relacin con la organizacin y producir informacin a travs de informes y otras salidas. Los sistemas de informacin gerencial permiten un mayor grado de control centralizado porque los altos cargos pueden recibir informacin de de departamentos dispersos a tiempo, para decidir cul es la accin apropiada. La definicin de sistemas de informacin, va orientada en el criterio fundamental del desarrollo de esta investigacin. Una de las definiciones ms conocidas y aceptadas es la del autor Gordon, D. (1979) el cual conceptualiza un sistema de informacin como un sistema hombre -mquina integrado que provee informacin para el apoyo de las funciones de operaciones, gerencia y toma de decisiones en una organizacin. Gracias a los avances tecnolgicos cada da sale algo nuevo al mercado de la informtica, se puede ver desde los computadores ms sofisticados hasta programas adaptables a una variedad de tareas. Esto obliga a las empresas que quieren sobrevivir en el mercado y mantenerse activas a cambiar constantemente sus tecnologas para estar a la par con los avances y poder satisfacer las necesidades de sus usuarios. As pues, los sistemas proporcionan a los gerentes y directivos una informacin precisa y oportuna para que pueda ejecutar los procesos de toma de decisiones y solucionar los problemas dentro de una organizacin. 2.2.1.1. Actividades que realiza un Sistema de Informacin

Entrada de Informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfaces automticas. Los

medios ms comunes para introducir informacin son el teclado, las unidades extrables, monitores sensibles, escner, entre otros.

Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes, las llaves USB o pendrive y los discos compactos (CD-ROM). Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base. Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, monitores, diskettes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe una interface automtica de salida. 2.2.1.2. Elementos de un Sistema de Informacin a. Datos: 2.2.1.3. Tipos de Sistemas de Informacin Sistema de procesamiento de transacciones (TPS): Gestiona la informacin referente a las transacciones producidas en una empresa u organizacin. A travs de estos puede lograrse un gran ahorro de mano de obra ya que automatizan procesos manuales dentro de una organizacin. Sistemas de informacin gerencial (MIS): Orientados a solucionar problemas empresariales en general. Sistemas de soporte a decisiones (DSS): Herramienta para realizar el anlisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones. Sistemas de informacin ejecutiva (EIS): Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un rea o unidad de la empresa a partir de informacin interna y externa a la misma.

Sistemas de automatizacin de oficinas (OAS): Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organizacin. Sistema experto (SE): Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto. Sistema Planificacin de Recursos (ERP): integran la informacin y los procesos de una organizacin en un solo sistema.

2.2.2 Anlisis y Diseo de Sistemas Los sistemas de informacin son desarrollados con propsitos diferentes dependiendo de las necesidades del negocio, para esto es necesario estudiar las situaciones con la finalidad de observar cmo se trabaja o realizan las operaciones y determinar si es necesario realizar una mejora. Antes de desarrollar cualquier proyecto se debe realizar un estudio de sistemas para conocer todos los detalles de la situacin actual de una empresa. La informacin reunida a travs de este estudio ser de vital importancia para crear las estrategias necesarias para el diseo, los gerentes deciden qu estrategia adecuar a sus necesidades. El desarrollo de sistemas tiene dos componentes 2.2.2.1.Anlisis de Sistemas Es el proceso de clasificacin e interpretacin de hechos, diagnostico de problemas y empleo de la informacin para recomendar mejoras a los sistemas. Especifica que es lo que el sistema debe hacer. 2.2.2.2.Diseo de Sistemas especifica las caractersticas del producto terminado. Establece cmo alcanzar el objetivo. Puntos esenciales del Diseo

Diseo de salida Efectiva: la salida es cualquier informacin til o datos proporcionados por el sistema de informacin ante el usuario, la salida puede tomar virtualmente cualquier forma incluyendo la impresin, pantalla, audio, microformas, CD-ROM y electrnica, estos disean la salida para que sirva al propsito determinado y para que se ajuste al usuario, proporcionar la cantidad adecuada de salidas, proporcionar en el lugar adecuado, proporcionar la salida a tiempo. Las tecnologas tambin se diferencian en su velocidad, costo, probabilidad, flexibilidad y posibilidades de almacenamiento y recuperacin. Todos estos factores deben ser considerados cuando se decide entre impresin, en pantalla, audio, microformas o salida electrnica o una combinacin de estos mtodos de salida. Los analistas deben estar conscientes de las fuentes de ascendencias en la salida, crear salida flexible y modificable y entrenar a los usuarios para que usen varias salidas para que le ayuden a verificar la precisin de cualquier reporte particular. Diseo de Entrada Efectivo: la entrada bien diseada debe satisfacer los objetivos de efectividad, precisin, facilidad de uso, consistencia y atractivo.

El conocimiento de muchos elementos de diseo diferentes permitir que el analista de sistemas alcance estos objetivos. Los lineamientos para las formas de entrada bien diseadas son: Las formas deben ser fciles de llenar. Las formas deben satisfacer el propsito para el que fueron diseadas. Las formas deben ser diseadas para asegurar su llenado preciso. Las formas deben ser atractivas.

Diseo de Archivo o Base de Datos: la forma de respaldar la informacin para tener acceso a ella en determinado momento, hay dos enfoques para el almacenamiento de datos durante el diseo de sistemas. El primer enfoque es guardar datos en archivos individuales y dos enfoques para el almacenamiento de datos y un archivo para cada aplicacin. El segundo enfoque es desarrollar una base de datos que pueda ser compartida por muchos usuarios para una variedad de aplicaciones conforme se necesita. Se ha realizado mejoras dramticas en el diseo de software de base de datos para aprovechar la interfaz grfica de usuario. Una entidad es cualquier objeto o evento del que deseamos recolectar y almacenar datos los atributos son las caractersticas actuales de esas entidades. Los conceptos de datos pueden tener valores y pueden ser organizados en registro que pueden ser accesados por medio de una llave. Diseo de la Interfaz de Usuario: se ha enfocado en los usuarios del sistema, su interfaz con la computadora, su necesidad de retroalimentacin y el diseo de su estacin de trabajo. El xito del sistema que se disee depende del involucramiento y aceptacin del usuario. Tambin se enfatiza la necesidad de retroalimentacin a los usuarios por parte del sistema, esto es necesario para hacer que los usuarios sepan si su entrada est siendo aceptada, si la entrada est o no en la forma correcta, si el procesamiento est avanzado, si las peticiones pueden ser o no procesadas y si se encuentra disponible informacin ms detallada y como obtenerla.

2.2.3 El Inventario Es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricacin primero antes de venderlos, en un periodo econmico determinado. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de

bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios. Y se pueden aplicar por medio de programas de computadoras. 2.2.3.1 Caracteristicas 2.2.3.2. objetivos del inventario Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocndolos a disposicin en el momento indicado, para as evitar aumentos de costos prdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestin de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada. 2.2.3.3. Tipos de Inventario a) Inventario perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias del almacn, por medio de un registro detallado que puede servir tambin como mayor auxiliar, donde se llevan los importes de unidades monetarias y las cantidades fsica. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacn y se ajustan las cantidades o los importes o de ambos , cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta fsica. Los inventarios perpetuos son tiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales , anuales o provisionalmente b) Inventario intermitente:Es un inventario que se efecta varias veces al ao. se recurre a este, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente , al que se trata de suplir en parte c) Inventario Final : Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio econmico, generalmente al finalizar un periodo , y sirve para determinar una nueva situacin patrimonial en ese sentido despus de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo . d)Inventarios peridicos: aquel que se realiza cada determinado tiempo dentro de una empresa. e) Inventario inicial: Es el que se realiza al dar comienzos de las operaciones. f) Inventario fsico: Es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes. Que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valoradas de las exigencias. Ahora bien, el clculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente posedo. La realizacin de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. Es por ello que la preparacin de la realizacin del inventario fsico consta de cuatros fases las cuales son:

Manejo de inventarios (preparativos) Identificacin Instruccin Adiestramiento

g) Inventario mixto: Es de una clase de mercancas cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular. h) Inventarios de productos terminados: Este tipo de inventario es para todas las mercancas que un fabricante es producido para vender a su cliente. i) Inventario en trnsito: Es utilizada con el fin de sostener las operaciones para sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a las compaas con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existe por que un material debe moverse de un lugar a otro, mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una funcin til para las plantas y los clientes, existen exclusivamente por el tiempo de transporte. Inventario de materia prima: en l se representan existencias de los insumos bsicos de los materiales que habr de incorporarse al proceso de fabricacin de una compaa. j) Inventarios en procesos: son existencias que se tienen a medida que se aade mano de obra, otros materiales y dems costos indirectos a la materia prima bruta, la que se llegara a conformar ya sea un sub.-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricacin, ha de ser inventarios en procesos. k) Inventarios en consignacin: es aquella mercadera que se entrega par ser vendida pero el titulo de propiedad lo conserva el vendedor. Inventario mximo: debido al enfoque de control de masas empleados, existe el riesgo que el control de inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artculos. Por lo tanto se establece un control de inventario mximo. Se mide en meses de demanda pronosticada. l) Inventario mnimo: Es la cantidad mnima del inventario a ser mantenida en el almacn. m) Inventario disponible: es a aquel que se encuentran disponibles para la produccin o venta. n) Inventario en lnea: es aquel que aguarda a ser procesado en la lnea de produccin. ) Inventario agregado: Se aplica cuando al administrar las exigencias del nico artculo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administracin del inventario, los artculos se agrupan ya sea en familia u otros tipos de clasificacin de materiales de acuerdo a su importancia econmica, o) Inventario en cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestible u otros. p) inventario de previsin: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura permanente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsin se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo. q) Inventario de seguridad: Son aquello que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuacin de proveedores debido a factores con el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de la mala

calidad no podrn ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda. r) Inventario de anticipacin: Son los que se establecen con anticipacin a los perodos de mayor demanda, a programas de produccin comercial o a un periodo de cierre de la planta. Bsicamente los inventarios de anticipacin almacenan horas-trabajos y horas-maquinas para futuras necesidades y limitan los cambios en la tasas de produccin. s) Inventarios de lote o de tamao de lote: Estos son en tamao que se piden en tamao de lote porque es ms econmico hacerlo as que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. t) Inventario estacionales: Los inventarios utilizados con este fin se disean para cumplir ms econmicamente la demanda estacional variando los niveles de produccin para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Tambin estos inventarios son utilizados para suavizar el nivel de produccin de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente. u) Inventarios intermitentes: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable. v) Inventarios permanentes: Es un mtodo seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks. w) Inventarios clnicos: Son inventarios para apoyar la decisin de los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicacin general. Luego de conocer los diferentes tipos de inventarios que existen podemos clasificarlos de la siguiente manera:

2.2.3.4. Tecnologas para sistemas de control de inventarios introduccin de las tecnologas actuales a. Bases de Datos - Caractersticas de la Base de Datos - SQL Server - Workbench Mysql b. php c. html d. IDE(entorno de desarrollo integrado) environment - dreamweaver - Workbench Mysql

integrated

development

2.3 Definiciones conceptuales Control de inventario: Segn Everett E. Adam, Jr. y Ronald J. Ebert, en su libro Administracin de la produccin y las operaciones, dice que el control de

inventarios es un asunto de vital importancia para casi cualquier tipo de negocios, ya sea que estn orientados a la produccin o a los servicios el control de inventarios, es la tcnica que permite mantener la existencia de los productos a los niveles deseados. sistema de inventario UML ITSAE