COMIT DEL FONDO NACIONAL DE EXTENSION SOLIDARIA

II CONVOCATORIA NACIONAL DE EXTENSIN SOLIDARIA

Trminos de Referencia Abril de 2013

Bogot

Trminos de Referencia
Segunda Convocatoria Nacional de Extensin Solidaria UN Abril de 2013

I. Introduccin
Segn el Acuerdo 036 de 2009, expedido por el Consejo Superior Universitario, los programas o proyectos de extensin solidaria se caracterizan por su alto impacto social, por su interdisciplinariedad al integrar los distintos campos del conocimiento y porque buscan establecer o estrechar vnculos con diversos sectores de la sociedad en busca de la inclusin social de comunidades vulnerables (literal g. del artculo 5). El mismo Acuerdo prev una fuente de recursos para la financiacin o cofinanciacin de este tipo de proyectos mediante la creacin del Fondo Nacional de Extensin Solidaria con el 1% del valor de los contratos, rdenes o convenios celebrados por la Universidad para la realizacin de actividades de extensin. (Artculos 18 y 19). Dentro de este marco general la resolucin RG 009 de 2011, expedida por la Rectora, reglament el funcionamiento del Fondo Nacional de Extensin Solidaria y estableci que la asignacin de los recursos del mismo, para la financiacin de iniciativas de extensin solidaria, debe hacerse mediante convocatoria. La aprobacin de los trminos de referencia para la dicha convocatoria, la designacin de pares evaluadores de las propuestas y la seleccin de los ganadores son responsabilidad del Comit del Fondo Nacional de Extensin Solidaria. De otra parte, el Plan Global de Desarrollo 2013-2015 aprobado por el Consejo Superior Universitario, en el pasado mes de diciembre, incluy dentro de las grandes apuestas de la Universidad para el trienio: la creacin y puesta en funcionamiento de la Unidad de Innovacin Social de la Universidad, el apoyo a proyectos de innovacin social mediante extensin solidaria y la creacin del Programa Grandes Problemas Nacionales, para contribuir a la solucin de los problemas estructurales de la sociedad colombiana. (Calidad Acadmica y Autonoma Responsable. Plan Global de Desarrollo 2013-2015. Pag. 15). Uno de los propsitos de estas apuestas, que se concretan a travs de dos proyectos de inversin dentro del Plan de Accin de la Vicerrectora de Investigacin (Fortalecimiento de la Investigacin y la Extensin, y Cultura de la Innovacin), es ejercer liderazgo en la conformacin de un Sistema Nacional de Innovacin Social que capitalice la corta experiencia del pas en el tema e integre las mltiples iniciativas que han surgido en los ltimos aos, tanto de entidades pblicas como de organizaciones privadas. Se espera entonces que los proyectos apoyados mediante la presente convocatoria apunten al logro de estos propsitos.

II. Objetivo
En este contexto, la II Convocatoria Nacional de Extensin Solidaria pretende apoyar iniciativas propuestas por profesores de la Universidad Nacional de Colombia que estn encaminadas a buscar soluciones de largo aliento a necesidades o problemticas especficas de comunidades colombianas, dichas soluciones debern ser innovadoras y sostenibles. Por otra parte, las propuestas pueden, igualmente, buscar la creacin de nuevas relaciones, configuraciones sociales o colaboraciones con el fin de generar bienestar y mejorar la capacidad para actuar de un grupo social o comunidad claramente identificada.

III. Requisitos
1. La propuesta debe ser presentada por el director del proyecto, quien debe ser docente de planta de la Universidad Nacional de Colombia, respaldado por al menos una Unidad Acadmica Bsica o Direccin de Sede, en caso de sedes de presencia nacional.

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2. Adems del director, cada proyecto debe contar con un codirector que cumpla los mismos requisitos establecidos en el numeral anterior y estar soportado por un grupo interdisciplinario integrado por profesores activos o pensionados de la universidad, estudiantes de pregrado o posgrado, egresados o investigadores vinculados a travs de proyectos, o redes o grupos interinstitucionales. 3. Los profesores que actuarn como director y codirector deben estar al da con los compromisos acadmicos o administrativos adquiridos dentro de proyectos de investigacin o extensin en los que haya participado previamente. 4. Cada profesor podr participar, ya sea en calidad de director, codirector o como parte del grupo proponente en una nica propuesta. 5. El proyecto debe contar con el aval de por lo menos una Facultad, Instituto o Direccin de Sede de Presencia Nacional de la Universidad. 6. El grupo proponente debe mostrar evidencia de trabajo previo en el problema propuesto y de vnculos con la comunidad o grupo social en la que se desarrollara la propuesta. 7. Si en el grupo proponente participan redes o grupos interinstitucionales, el proyecto debe contar con cofinanciacin por parte de las instituciones participantes.

IV. Presentacin de propuestas

El director del proyecto deber inscribir la propuesta diligenciando EN SU TOTALIDAD el formulario para la presente convocatoria en el Sistema HERMES (www.hermes.unal.edu.co), adjuntando en lnea TODOS los documentos necesarios para demostrar el cumplimiento de requisitos, acreditar los avales necesarios y justificar la propuesta. Los documentos a adjuntar deben estar en formato PDF y deben tener un peso mximo de 2 G.B. A continuacin se relaciona la documentacin mnima requerida, sin embargo, podrn adjuntarse todos los documentos que los proponentes consideren pertinentes para suministrar a los pares evaluadores la informacin necesaria para la correcta valoracin de la propuesta. 1. Carta de presentacin de la propuesta por parte del director de proyecto en la cual exprese que conoce los trminos de referencia y cumple con los requisitos exigidos; sta debe tener el visto bueno del director de la Unidad Acadmica Bsica, Centro o Instituto al que pertenece el profesor. 2. Carta expedida por la Vicedecanatura de Investigacin y Extensin o por las direcciones de investigacin o extensin de la Facultad, o quien haga sus veces en Institutos o Sedes de Presencia Nacional, en la que se certifique que el profesor no tiene pendientes compromisos acadmicos o administrativos dentro de proyectos de investigacin o extensin en los que haya participado previamente. 3. Formulario Descripcin del Grupo Proponente debidamente diligenciado y firmado. Si en el proyecto participan redes o grupos de otras instituciones, debe adjuntarse, adems, la carta de intencin del posible trabajo en red o colaboracin la cual debe estar avalada por las instancias respectivas y debe incluir informacin explcita sobre el inters del trabajo colaborativo, los compromisos que se asumiran por las partes y los apoyos o contrapartidas.

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4. Carta de aval de al menos una Facultad, Instituto o Direccin de Sede de Presencia Nacional de la Universidad, expedida por el Consejo de Facultad o Instituto correspondiente o la instancia que haga sus veces en las Sedes de Presencia Nacional. (Formato de aval ES) 5. Evidencia de trabajos previos relevantes para el desarrollo del proyecto y de vnculos con la comunidad o comunidades que participarn en el desarrollo del mismo. Esta puede incluir fotos, publicaciones escritas, videos, cartillas, eventos, trabajos de grado, entre otros que muestren los vnculos con las comunidades, los logros o antecedentes relevantes y los cambios e innovaciones buscadas con el proyecto. Si se adjunta un video, ste debe tener mximo cinco (5) minutos de duracin, estar disponible para acceder a l a travs del proveedor de servicio YOUTUBE y el enlace para ingresar al mismo debe ser incluido en el formulario de inscripcin del Sistema HERMES.

V. Procedimiento para la seleccin de proyectos

A. Verificacin de requisitos. La verificacin del cumplimiento de los requisitos establecidos en los trminos de referencia estar a cargo de la Direccin Nacional de Extensin quien conformar una lista de proyectos aceptados. Para la conformacin de esta lista no sern tenidas en cuenta las propuestas que: 1. No cumplan a cabalidad con la TOTALIDAD de los requisitos. 2. No estn COMPLETAMENTE diligenciadas en el Sistema HERMES. 3. No presenten la totalidad de los documentos solicitados. La carta de aval emitida por el Consejo de Facultad, instituto o la instancia que haga sus veces en las Sedes de Presencia Nacional, establecida en el punto 4 del numeral IV, se podr adjuntar hasta el da anterior a la publicacin de propuestas aceptadas. El director de una propuesta no aceptada puede solicitar revisin de la decisin dentro de los tres das siguientes a la publicacin de la lista de propuestas aprobadas, mediante el formulario dispuesto para el fin en el Sistema HERMES. Sin embargo, en ningn caso se podr aadir informacin o documentacin que no haya sido aportada durante la inscripcin de la propuesta. B. Conformacin del Comit Evaluador. La evaluacin de las propuestas aceptadas estar a cargo de un Comit Evaluador conformado por un miembro del Comit del Fondo Nacional de Extensin Solidaria, dos pares evaluadores docentes de planta de la Universidad y cuatro pares evaluadores externos, todos designados por Comit del Fondo Nacional de Extensin Solidaria. El Comit Evaluador podr solicitar el concepto de otro par evaluador sobre algn tpico especfico o, conformar mesas de trabajo o subcomits, en caso de considerarlo necesario, pero, en todo caso, la decisin de la evaluacin final la har el Comit en pleno. Los miembros del Comit Evaluador quedan impedidos para presentar propuestas dentro de la presente convocatoria. En caso de que algn miembro del Comit del Fondo Nacional de Extensin Solidaria, decida presentar propuesta, deber declararse impedido para la aprobacin de los trminos de referencia y para la conformacin del Comit Evaluador. C. Criterios de evaluacin. Previa valoracin de las propuestas, el Comit Evaluador deber acordar un sistema de calificacin que le permita hacer un ordenamiento de las propuestas aceptadas. En todo caso, tendr en cuenta los siguientes criterios: 4 de 8

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1. Viabilidad del proyecto de acuerdo con la conformacin del grupo proponente, su trayectoria y antecedentes de trabajo con la problemtica, la estrategia metodolgica propuesta, el cronograma y el presupuesto presentados en la propuesta. 2. Posibilidad de apropiacin de la propuesta por parte de la comunidad o grupo social involucrado. sta puede juzgarse por los antecedentes de participacin de dicha comunidad y los vnculos previos del grupo proponente con la misma. No tendr mayores posibilidades de apropiacin una propuesta que busque brindar desde afuera la solucin a un problema de una comunidad sin su participacin y compromiso en el desarrollo de la misma. 3. Criterios de sostenibilidad. Se espera que la propuesta genere alianzas, configuraciones sociales, nuevas metodologas, propuestas de poltica pblica o cualquier otra estrategia que la haga sostenible una vez concluida la ejecucin del proyecto y, por tanto, los recursos asignados al mismo. 4. Posibilidades de transferencia de la experiencia y sus resultados a otros grupos, comunidades o problemas similares. Si bien no se espera que la propuesta proponga una solucin especfica prediseada al problema que aborda, si deber mostrar claramente cules son las potencialidades de transferir posteriormente la experiencia o escalar sus resultados en otros contextos o problemas. D. Declaracin de ganadores. Con base en la valoracin de estos criterios, el Comit Evaluador conformar una lista en orden descendente de las propuestas, la cual ser presentada al Comit del Fondo Nacional de Extensin Solidaria para la respectiva declaracin de ganadores. En caso de empate, sern criterios decisorios: 1. Cofinanciacin externa. Tendrn preferencia las propuestas que cuenten con alguna cofinanciacin por parte de entidad u organizacin externa a la Universidad. 2. Participacin de varias Sedes de la Universidad o de varias Facultades o Institutos de una misma Sede, en ese orden. Es decir, en primer lugar se preferirn propuestas avaladas por Facultades o Institutos de ms de una Sede y, de persistir el empate, se preferirn aquellas propuestas que estn avaladas por varias Facultades o Institutos de la misma Sede. E. Conformacin del banco de proyectos. Las propuestas que a juicio del Comit Evaluador sean recomendables, pero no resulten financiadas por disponibilidad de recursos, conformarn el banco de proyectos y contarn con el apoyo de la Direccin Nacional de Extensin, a travs de la Unidad de Innovacin Social para disear un plan de gestin tendiente a buscar su financiacin por otros mecanismos. Las diferentes sedes podrn aportar recursos para la financiacin de estos proyectos. En todo caso, el plan de gestin ser diseado con participacin del grupo proponente.

VI. Presupuesto y Financiacin

El valor total presupuestado para el primer corte de la presente convocatoria es de $600.000.000 COP del Fondo Nacional de Extensin Solidaria. El monto mximo que se otorgar a cada proyecto en recursos frescos es de $100.000.000 COP, dependiendo del presupuesto detallado que forma parte de la propuesta. Sin embargo, el presupuesto del proyecto deber contener informacin completa sobre el costo total del mismo incluyendo: costos indirectos, contrapartidas de las Facultades o Sedes, horas de dedicacin de docentes, servicios prestados por dependencias de la Universidad y contrapartidas o cofinanciacin externa. Los costos indirectos forman parte de los rubros financiados por la Universidad.

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Se podr financiar cualquiera de los rubros incluidos en el sistema financiero de la Universidad, siempre y cuando estn debidamente registrados en el presupuesto detallado de la propuesta. Cabe aclarar que segn lo establecido en el Acuerdo 036 de 2009, no se deben incluir en la propuesta pagos por Servicios Acadmicos Remunerados ni transferencias. Los gastos de administracin del proyecto no podrn superar el 10% del valor total del mismo. La ejecucin de las propuestas iniciar a partir de la fecha de disponibilidad de los recursos en los fondos especiales correspondientes y puede tener una duracin mxima de 12 meses.

VII. Cronograma
Actividad
Divulgacin de la Convocatoria Aclaracin de trminos de referencia Publicacin de trminos de referencia definitivos Apertura de Inscripcin de propuestas Cierre de inscripcin de propuestas Publicacin de lista de propuestas aceptadas Publicacin de ganadores Transferencia de recursos

Corte 2013
19 de abril/13 19- 26 de abril/13 29 de abril/13 29 de abril/13 19 de mayo/13 24 de mayo/13 7 de junio/13 Julio de 2013

Corte 2014
8 de noviembre/13

Corte 2015
3 de octubre/14

7 de febrero/14 21 de febrero/14 7 de marzo/14 21 de marzo/14 Abril 2014

17 de octubre/14 31 de octubre/14 21 de noviembre/14 Febrero/15

El cronograma establecido para esta convocatoria podr ser modificado por la Direccin Nacional de Extensin, de acuerdo con las necesidades institucionales, los ajustes que sean necesarios como consecuencia de la evaluacin y seguimiento a los cortes anteriores y la disponibilidad presupuestal.

VIII. Productos requeridos -Compromisos

Los productos que se generen con los resultados del proyecto deben ser concretos y alcanzables de acuerdo con el cronograma de actividades y la ejecucin presupuestal; stos debern incluir los crditos a la Universidad Nacional de Colombia mencionando la convocatoria y el proyecto financiado. El Informe final debe estar acompaado por la evidencia de dichos productos. Cada propuesta deber relacionar al menos un producto acadmico derivado del proyecto en los trminos establecidos en el Acuerdo 036 de 2009 y la Resolucin de rectora RG 008 de 2011. El informe tcnico final deber acompaarse de una resea o resumen publicable como nota de prensa y registro flmico o fotogrfico de la ejecucin de las actividades. Adems, debern anexarse cartas de aprobacin de productos de comunidades o instituciones atendidas, segn el caso. La titularidad de los derechos de propiedad intelectual sobre los resultados y productos que se obtengan, o se pudieran obtener en el marco de la presente convocatoria, se establecer de conformidad con las normas sobre Propiedad Intelectual de la Universidad Nacional de Colombia, vigentes en el momento. Los productos compromisos requeridos son: 6 de 8

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1. Dos informes semestrales de avance de ejecucin del proyecto, de acuerdo con el cronograma de actividades que haya sido diligenciando el formulario del Sistema HERMES. 2. Informe final presupuestal y tcnico, siguiendo el formulario diseado para tal fin en el Sistema HERMES. ste deber acompaarse de una resea o resumen publicable como nota de prensa y registro flmico o fotogrfico de la ejecucin de las actividades. Adems, debern anexarse cartas de aprobacin de productos de comunidades o instituciones atendidas, y evidencia de la ejecucin de la contrapartida o cofinanciacin externa, segn sea el caso. 3. Al menos un producto acadmico derivado del proyecto en los trminos establecidos en el Acuerdo 036 de 2009 y la Resolucin de rectora RG 008 de 2011. 4. Actas de inicio y finalizacin del proyecto.

IX. Ejecucin de propuestas ganadoras

A. Direccin del proyecto. La direccin del proyecto estar a cargo del profesor que present la propuesta, quien responder por los compromisos adquiridos mediante estos trminos de referencia, el acta de inicio y dems normatividad aplicable. Son obligaciones del director del proyecto: 1. Firmar el acta de inicio del proyecto en donde se establecen obligaciones tales como fechas de informes, productos, entre otros. 2. Responder por la ejecucin del proyecto en los trminos de tiempo, lugar y modo presentados en la propuesta ganadora. 3. Tramitar los documentos legales (contratos o convenios) necesarios para la participacin de las organizaciones cofinanciadoras del proyecto, con el apoyo de las dependencias de la Universidad involucradas segn el caso. 4. Velar por el cumplimiento de las normas legales, principios ticos y buenas prcticas aplicables al caso, y garantizar la calidad acadmica de los productos derivados del proyecto. 5. Registrar en el Sistema HERMES, en el mdulo diseado para tal fin, los informes y productos a que se haya comprometido en la propuesta aprobada y en los trminos de referencia, dentro de las fechas previstas en el acta de inicio y dentro de la normatividad aplicable al caso. 6. Adjuntar al informe final presupuestal la evidencia de la ejecucin de la contrapartida o cofinanciacin externa, segn el caso. 7. Legalizar o formalizar el Acta de Finalizacin del proyecto. 8. Informar oportunamente a las instancias responsables del acompaamiento y seguimiento de la ejecucin del proyecto, sobre cualquier dificultad que amerite la intervencin o cualquier decisin por parte de la Universidad. 9. Dar los crditos correspondientes a la Universidad Nacional de Colombia, mencionando la convocatoria y el proyecto financiado. 10. Participar de los diferentes mecanismos de socializacin de los proyectos organizados por la Direccin Nacional de Extensin.

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Si por razones de fuerza mayor, o caso fortuito, el director del proyecto debiera ausentarse, temporal o definitivamente del proyecto, el codirector asumir sus funciones. De este hecho se debe informar inmediatamente a la Direccin Nacional de Extensin explicando claramente las razones para ello, con los debidos soportes, y con el aval de la dependencia responsable del seguimiento del proyecto. B. Seguimiento. El acompaamiento directo a la ejecucin de los proyectos est a cargo de las Facultades, Institutos o Sedes que lo hayan avalado a travs de los Comits de Investigacin y Extensin de Facultad, los Comits Acadmicos de instituto o los Consejos de Sede, para el caso de Sedes de Presencia Nacional. Adems, la Direccin de Extensin de Sede har monitoreo a los proyectos de la Sede respectiva y prestar el apoyo necesario para el seguimiento que debe realizar la Direccin Nacional de Extensin. Estas instancias debern responder a las solicitudes de informes que realice la Direccin Nacional de Extensin o el Comit del Fondo Nacional de Extensin Solidaria. C. Modificaciones a la propuesta Cualquier modificacin al presupuesto o plazos de ejecucin aprobados en la propuesta ganadora, deber solicitarse a la Direccin Nacional de Extensin con la debida justificacin y aval del Consejo de Facultad o Instituto correspondiente o la instancia que haga sus veces en las Sedes de Presencia Nacional. En todo caso, slo se podr hacer redistribucin de rubros hasta el 30% del total financiado mediante recursos frescos o prorrogar hasta en un 50% el tiempo total de ejecucin, siempre que esto no modifique el objeto y el alcance del proyecto. D. Ejecucin financiera. La ejecucin financiera del proyecto deber ajustarse a la normatividad aplicable de acuerdo con el plan aprobado en la propuesta ganadora en cada una de las vigencias fiscales. Si en una vigencia no se ejecuta la totalidad de los recursos solicitados, el valor no ejecutado se reintegrar al Fondo Nacional de Extensin Solidaria. Si un mes antes de finalizado el proyecto no se encuentran comprometidos la totalidad de los recursos solicitados, el excedente se reintegrar al Fondo Nacional de Extensin Solidaria. Cualquier excepcin a este respecto deber solicitarse a la Direccin Nacional de Extensin con al menos un mes de anticipacin al momento en que sea aplicable, y con la justificacin debidamente soportada.

X. Incumplimiento de los compromisos.

Sin perjuicio de la aplicacin de las normas administrativas, disciplinarias o penales a que haya lugar, el incumplimiento de los compromisos adquiridos por parte de los directores y codirectores de proyectos que hayan resultado beneficiarios de recursos del fondo puede implicar la devolucin de los recursos asignados y la inhabilidad para aplicar a otras convocatorias financiadas o cofinanciadas con recursos de la Universidad Nacional de Colombia (artculo 11 Resolucin RG 009 de 2011).

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