RESUMEN EJECUTIVO

El presente proyecto trata sobre el diseo e implementacin de un Sistema de Planificacin de Recursos Empresariales (ERP), en el rea de finanzas para la universidad privada TELESUP; Ubicada en Marcelo Corne 119- San Andrs en la Ciudad de Trujillo.

Utilizaremos Open bravo como herramienta de desarrollo y Oracle como gestor de base de datos, este proyecto tiene como objetivo la integracin de los procesos en el rea financiera obteniendo as un valor agregado que se manifiesta en un aumento en utilidad.

El proyecto durara alrededor de 3 meses y medio con un costo de 17491 nuevos soles.

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Contenido
RESUMEN EJECUTIVO .................................................................................................................. 1 1. La Organizacin .......................................................................................................................... 3 1.1. 1.2. 1.3. 2. Descripcin ......................................................................................................................... 3 Organigrama ........................................................................................................................ 4 reas Que Afectara Los Procesos A Describir ................................................................... 4

Proceso ........................................................................................................................................ 5 2.1. 2.2. 2.3. Definicin del proceso ........................................................................................................ 5 Diagrama Intermedio del proceso ...................................................................................... 5 Lista de Procesos y Subprocesos ......................................................................................... 5

3.

Detalle de los Sub-Procesos ........................................................................................................ 6 3.1. Proceso Finanzas ................................................................................................................. 6 Cuentas por Pagar........................................................................................................ 6 Cuentas por Cobrar.................................................................................................... 10 Presupuesto................................................................................................................ 13

3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 4.

Rediseo de procesos ................................................................................................................ 16 4.1. 4.2. Lista de Procesos a mejorar ............................................................................................... 16 Finanzas............................................................................................................................. 16 Cuentas por Pagar...................................................................................................... 16 Cuentas por Cobrar.................................................................................................... 18 Presupuesto................................................................................................................ 19

4.2.1. 4.2.2. 4.2.3.

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1. La Organizacin
1.1. Descripcin
La Universidad Telesup nace con el objetivo de brindar todas las posibilidades para que puedas convertir tu talento, en fuente de sabidura, desarrollo y satisfaccin para ti y para nuestra patria. Las carreras que te ofrecemos gozan de una amplia demanda en el mercado laboral, nacional e internacional, lo que te permitir desempearte con xito. El desarrollo de competencias para la generacin y conduccin de empresas exportadoras ser el sello que te distinga.

Gracias al xito ganado se cre una sede en la ciudad de Trujillo lo cual la demanda de alumnos y trabajadores se es necesario implementar un sistema de informacin para que pueda tener un control de sus procesos en este caso en la parte financiera lo cual usaremos Open bravo que es un ERP libre que le ayudara a obtener la informacin ms rpidas y precisa para la toma de decisiones de la organizacin y as obtener ventajas competitivas frente a sus competidores.

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1.2.

Organigrama

1.3.

reas Que Afectara Los Procesos A Describir

Contabilidad Resuelve problemas cotidianos y referidos a inters simple y compuesto en contextos financiero

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2. Proceso
2.1. Definicin del proceso
Las finanzas son las actividades relacionadas con los flujos de capital y dinero entre individuos y empresas, es decir, a una rama de la gestin operativa y finanzas, que incorpora a los departamentos financiero-contables que se dedica de forma general al flujo de dinero, y particularmente est relacionado con las transacciones y la administracin del dinero de la universidad privada telesup y de los fondos que necesita para cumplir sus objetivos, y de los criterios con que dispone de sus activos (cuentas por pagar, cuentas por cobrar, presupuestos).

2.2.

Diagrama Intermedio del proceso

2.3.

Lista de Procesos y Subprocesos

Finanzas Cuentas por Pagar Cuentas por Cobrar Gestin Presupuesto

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3. Detalle de los Sub-Procesos

3.1. Proceso Finanzas

3.1.1. Cuentas por Pagar 3.1.1.1. Diagrama del Proceso Cuentas por Pagar

Verificar cuenta

3.1.1.2.

Descripcin del Proceso Cuentas por Pagar 1. Este sub proceso empieza con el recepcin del comprobante de paga que es atendido por administracin. 2. Administracin tramita el comprobante a pagar, el cual es dirigido a

finanzas 3. Finanzas recibe y prioriza de acuerdo a como son emitidos por administracin

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4. Caja es la encargada del desembolso, que se da a travs de efectivo o atraves de transacciones bancarias 5. Por el lado del proveedor a recibir pago y se da por terminado el sub proceso 6. En el caso que se realizara va transferencia bancaria, se emite Boucher al proveedor 3.1.1.3. Descripcin de Procedimientos Relevantes Emitir comprobante de pago: esta accin es importante porque es la orden da inicio a cuentas por pagar. Generar tipo de pago: esta accin depende que tipo de desembolso se va a realizar. 3.1.1.4. Eventos del Proceso Generar tipo de pago: se debe elegir entre la entidad financiera y la forma en cmo se va a realizar el desembolso. 3.1.1.5. reas de Oportunidad Para este sub proceso se est balanceando la carga de trabajo, disminuyendo as la responsabilidad de quien genera el tipo de pago, es decir esta accin debe ser generada en la administracin y no en finanzas debido al impacto de esta decisin.

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3.1.1.6.

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3.1.2. Cuentas por Cobrar 3.1.2.1. Diagrama del Proceso Cuentas por Cobrar

3.1.2.2.

Descripcin del Proceso Cuentas por Cobrar 1. La secretaria busca la deuda del alumno a travs de su id 2. La secretaria detalla deuda al alumno 3. El alumno realiza el pago 4. La secretaria concluye el proceso con la resolucin de deuda.

3.1.2.3.

Descripcin de Procedimientos Relevantes Consultar ID de alumno: con esta accin se inicia el sub proceso de cuentas por cobrar el cual es la base para los siguientes procesos Resolucin de deuda: a travs de esta accin se culmina el sub proceso de cuentas por cobrar con el abono de dinero.

3.1.2.4.
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Eventos del Proceso Consultar ID de alumno: esto implica que para poder iniciar este sub proceso se debe cumplir con una bsqueda de la deuda que se hace a travs del id del alumno.

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3.1.2.5.

reas de Oportunidad Se observa una elevada cantidad de informacin innecesaria para la secretaria, esto genera una perdida de tiempo en la atencin al alumno.

3.1.2.6.

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3.1.3. Presupuesto 3.1.3.1. Diagrama Presupuesto

3.1.3.2.

Descripcin del Proceso Presupuesto 1. El proceso se inicia con el presupuesto de un nuevo proyecto 2. Al ser aprobado se emite el presupuesto del nuevo proyecto 3. Finanzas es el encargado de recibir y evaluar el presupuesto emitido por el rea de planeamiento 4. Al ser evaluado existe 2 posibilidades, si el presupuesto excede su techo econmico o si es aprobado 5. Si el presupuesto es aprobado se enva una notificacin al rea de planeacin 6. Si el presupuesto excede se solicita un juste de presupuesto al rea de

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planeamiento 7. El rea de planeamiento recibir el pedido de reajuste evala 2 posibilidades, de realizar el reajuste o de cancelar el proyecto

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3.1.3.3.

Descripcin de Procedimientos Relevantes Realizar presupuesto de un proyecto: para este proceso, ya debe existe un proyecto ya aprobado por la administracin, y el presupuesto es evaluado por finanzas Evaluar presupuesto: finanzas se encarga de evaluar la viabilidad econmica del proyecto emitida por el rea de planeamiento, esto implica la posibilidad de xito o fracaso del proyecto.

3.1.3.4.

Eventos del Proceso Realizar ajustes: esta accin es la base de la gestin de cambios y ajustes en el presupuesto para la realizacin de cambios presupuestarios.

3.1.3.5.

reas de Oportunidad Al ser mas eficiente el sub proceso de presupuesto en el rea de finanzas, se optimizaran los tiempos para la aprobacin o rechazo de un nuevo presupuesto o para la modificacin del mismo.

3.1.3.6.

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4. Rediseo de procesos
4.1. Lista de Procesos a mejorar
Finanzas Cuentas por Pagar Cuentas por Cobrar Gestin Presupuesto

4.2.

Finanzas

4.2.1. Cuentas por Pagar 4.2.1.1. Diagrama del Proceso

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4.2.1.2.

Descripcin del Proceso 1. Inicia en administracin con la consulta de los pendientes 2. Luego se hace el envi de comprobante de pago 3. Finanzas se encarga de seleccionar los pagos 4. As mismo se encarga de generar el tipo de pago (efectivo , crdito) 5. Si el tipo de pago elegido por el rea de finanzas es en Efectivo se emite el pago a caja y caja cancela pago a proveedor y finalizara el proceso 6. En caso contrario si el tipo de pago elegido fuera crdito se emitir la transferencia directamente con el banco 7. El banco recibe la transferencia Y finaliza el proceso

4.2.1.3.

Descripcin de Procedimientos Relevantes Envi de comprobante de pago: Es necesario hacer el envi para realizar el pago respectivo del saldo pendiente Generar Tipo de pago: En este proceso es necesario que se realice el tipo de pago para poder realizar la transferencia.

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4.2.2. Cuentas por Cobrar 4.2.2.1. Diagrama del Proceso

4.2.2.2.

Descripcin del Proceso 1. Plataforma inicia consultando el Id del alumno 2. En caso no tenga ninguna deuda , se pasa a realizarse una resolucin de deuda y culminara el proceso 3. En caso contrario si el aluno tiene deudas plataforma se encarga de hacer el detalle de la deuda 4. El alumno realiza el pago 5. Plataforma recibe monto y lo abona a resolucin de deuda

4.2.2.3.

Descripcin de Procedimientos Relevantes Consulta de Id de alumno: este procedimiento se tiene que realizar obligatoriamente para poder verificar el estado actual del alumno con respecto a las deudas que tiene.

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Realizar Pago: Al realizar el pago permite que el alumno pueda acceder a mayores beneficios

4.2.3. Presupuesto 4.2.3.1. Diagrama del Proceso

4.2.3.2.

Descripcin del Proceso 1. El rea de planeacin comienza emitiendo el presupuesto 2. Luego se pasa a Finanzas para que evalu presupuesto 3. En caso el presupuesto exceda estimacin 4. Se solicita ajuste de cotizacin 5. Se ajustan los cambios y el rea de planeacin vuelve a emitir a fianzas el presupuesto 6. Si el presupuesto se encuentra apto , se emite una aprobacin al rea de planeacin

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7. El rea de planeacin recibe la confirmacin

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4.2.3.3.

Descripcin de Procedimientos Relevantes Evaluacin de presupuesto : Este proceso se tiene que realizar siempre ya que aqu es donde indicar si el proceso es apto para aprobarse y pueda pasar a ejecutarse Ajuste de presupuesto: en casos como en los que los presupuestos excedan parmetros de aceptacin del rea de finanzas es necesario realizar ajustes para que pasen a ser aceptados

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Modelo Entidad Relacin

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