LOGISTICA INTEGRAL CURSO: 256594-18

EXAMEN FINAL

JAIME ALFONSO DUARTE VEGA COD: 91.297.100 JULIO CESAR LARA CODIGO: 91434072 JORGE ELIECER MATEO COD. 91263443 CARLOS ALBERTO AMARIS PEREZ COD. 91298071 ROLANDO ANTONIO HINESTROZA ZABALA COD. 91447432

TUTORA: NUBIA STELLA SALAZAR

ESCUELA DE CIENCIAS BASICAS TECNOLOGIA E INGENIERIA PROGRAMA DE INGENIERIA DE INDUSTRIAL JUNIO DEL 2013

INTRODUCCIN

Disear y sustentar el plan de mejoramiento de ALFA TRADING S.A.S. mediante investigacin y anlisis de los resultados obtenidos. Tomando como base el trabajo colaborativo N3 siendo este el punto de partida para la generacin del informe final. Se realizara el diagnostico mediante formato establecido, y la informacin de campo tomada in situ con la colaboracin de la empresa, se generara la respectiva propuesta de plan de mejoramiento de logstica.

1. DESCRIPCION DE LA EMPRESA Empresa Colombiana dedicada a la importacin, acondicionamiento, almacenamiento y distribucin de dispositivos mdicos que garantizan la proteccin de la salud humana, Comercio al por mayor de productos farmacuticos y medicinales, cosmticos y de tocador.

OBJETIVO SOCIAL El objeto Social de Alfa Trading consiste en todas y cualquier clase de actividades de importacin exportacin, compra, venta, fabricacin, produccin, comercializacin, almacenaje, distribucin, transporte, acondicionamiento, envase, ensamble, empaque, reparacin, mantenimiento, estudio y desarrollo, diseo, marcas, patentes de cualquier producto o servicio, capacitaciones en general, ser representante, servir de agente y/o ser subsidiaria de empresas nacionales y extranjeras de productos farmacuticos, dispositivos mdicos, cosmticos y de tocador.

MISION
Alcanzar en Colombia y en el Sur Amrica en el 2015 un porcentaje de participacin del 30%, en el posicionamiento de nuestra marca ALFA SAFE , generando respaldo y compromiso hacia nuestros accionistas, clientes, proveedores y colaboradores, manteniendo un proceso que garantice altos estndares de calidad en nuestros productos y servicios.

VISION
ALFA TRADING SAS es una empresa colombiana dedicada a la importacin exportacin, almacenamiento, acondicionamiento y comercializacin de productos para el consumo humano del rea de la salud que buscan la prevencin y proteccin de nuestros usuarios.

POLITICA DE CALIDAD
ALFA TRADING SAS tiene como propsito lograr la satisfaccin de nuestros clientes, a travs del suministro de productos y servicios con altos estndares de calidad mediante el cumplimiento de las normas legales vigentes, buscando un mejoramiento continuo de nuestro Sistema de Gestin de la Calidad, respondiendo de esta forma a la confianza depositada por parte de nuestros socios, colaboradores y proveedores

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL GENERAL ALFA TRADING LTDA

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL AREA DE ABASTECIMIENTO

AREAS QUE LA CONFORMAN:

2. COORDINADOR DE PRODUCCIN: Es responsable de la fluidez de la operacin de la fbrica, de la recepcin de la materia prima hasta el proceso de empacado y la distribucin despus de que concluya el proceso. As mismo vigilar el orden y garantizar la entrega de otros productos requeridos en el proceso.

3. COORDINADOR DE ALMACEN: Responsable de supervisar los procesos de almacenamiento y despacho de materiales y equipos adquiridos, revisando, organizando y distribuyendo los mismos; a fin de mantener los niveles de inventarios necesarios y garantizar un servicio eficiente a la organizacin.

4. COORDINADOR DE DISTRIBUCION: Es responsabilidad del rea de Distribucin la implementacin efectiva, mantencin y fiscalizacin del cumplimiento que aseguren la integridad de los productos transportados, de forma tal que no presente riesgo a las personas, el ambiente o bienes materiales.

5. ASISTENTE DE ABASTECIMIENTO: Persona encargada de organizar, desarrollar, coordinar, ejecutar y controlar los procesos tcnicos recepcin, verificacin y control, internamiento, registro y control y custodia de los Bienes que ingresan y salen del Almacn General.

6. COORDINADOR DE COMERCIO EXTERIOR Y COMPRAS: Persona encargada de realizar operaciones de compra y venta de mercancas en el mbito nacional e internacional. Gestionar administrativamente y financieramente dichas operaciones de importacin y exportacin o introduccin y/o expedicin. Organizar y gestionar la logstica, almacenamiento y distribucin internacional de mercancas.

PRINCIPALES ADMINISTRADORES:

7. DIAGNOSTICO

NOMBRE:

ENCUESTA LOGISTICA ALFA TRADING LIMITADA ___________________________________________

1. CREE USTED QUE EXISTE UN DEPARTAMENTO DE LOGISTICA 1- 2 0 3 -4 0 5 -6 6 2 CUANTAS PERSONAS PARTICIPAN EN EL DEPARTAMENTO DE LOGISTICA DE 1 A 10 6 DE 11 A 20 MAS DE 20 3. CUAL ES EL AREA DE LA EMPRESA QUE INTERVIENE MAS EN LA LOGISTICA 1.VENTAS 2 2.DISTRIBUCION 3 3- COMPRAS 1 4. SISTEMA DE DISTRIBUCION LOCAL NACIONAL INTERNACIONAL NIVEL LOCAL Y NACIONAL QUE MANEJA LA EMPRESA 0 0 0 6

5. CUAL ES EL SISTEMA DE DISTRIBUCON QUE MAS SE MANEJA EN LA EMPRASA MINORISTA 0 MAYORISTA 6. COMO CONSIDERA EL PROCEDIMIENTO DEL PEDIDO SOLICITADOS POR LOS CLIENTES DE LA EMPRESA 1.EXCELENTE 0 2.BUENO 6 3.MALO 0

CHECK LIST PARA LA IDENTIFICACIN DE UN DEPARTAMENTO DE LOGISTICA TEM Existe un responsable del rea? El rea cuenta con un organigrama? Cuntas personas hay en el rea Existen reas dependientes de este departamento? x SI NO N/A x OBSERVACIONES

28 personas

CHECK LIST PARA LA IDENTIFICACIN DE LOS CANALES DE DISTRIBUCIN

TEM Se tiene establecido un canal de distribucin. Se tiene establecido la cantidad de producto a realizar Se tiene definido las referencias de los productos Se tienen estimado cantidad de clientes a atender Se tiene establecido los puntos de entrega Se tiene establecido las ciudades a atender Se defini canales de distribucin X X SI NO X N/A OBSERVACIONES

Se definieron polticas con los clientes Tiene en cuenta la geografa de la regin para determinar el canal de distribucin

CHECK LIST PARA LA IDENTIFICACIN DE SERVICIO AL CLIENTE TEM Se defini una estrategia de servicio al cliente. Se cuenta con un sistema de indicadores Se tienen procedimientos para evaluar satisfaccin del cliente Se tiene procedimiento para evaluar nuevos productos recomendados por el cliente Se tienen un plan de entrega a los clientes SI NO N/A x x x OBSERVACIONES

CHECK LIST PARA LA IDENTIFICACIN DE OPERADORES LOGISTICOS DE LA EMPRESA TEM La empresa cuenta con un operador logstico Qu tipo de servicios se tienen adquiridos Se considera esta empresa como valor agregado para la operacin. SI NO x N/A OBSERVACIONES

Se realizan evaluaciones a la prestacin de los servicios

RESULTADO DEL ESTUDIO DEL DIAGNOSTICO (resumir con sus propias palabras los resultados y conclusiones del diagnstico que realizaron en el trabajo colaborativo 3) El resultado del estudio del diagnstico nos indica que la empresa ALFA TRAINING, cuenta con sus canales de distribucin definidos dentro del territorio nacional sin tener en cuenta el mercado internacional por ahora. La empresa tiene definido el nmero de empleados que deben contar un puesto de atencin y sus respectivas polticas de gestin. No tiene en cuenta la logstica inversa que le proporciona una retroalimentacin con el usuario que le ayuda a mejorar la prestacin del servicio. Su estructura funcional est definida mediante un organigrama fcilmente identificable. Se tiene un producto definido a distribuir, que son del rea de la salud, productos mdicos. La empresa tiene como objetivo la satisfaccin del cliente con un sistema Just in Time que evita el almacenamiento de productos por largo tiempo.

ORGANIZACIN LOGISTICA Responsable del rea: Gerencia de Abastecimiento Nmero de personas del rea: 20 reas encargadas en la toma de decisiones: Gerencia Comercial y de Mercadeo. Productos y clientes.

Lnea de guantes: Esta lnea est conformada por los guantes de ltex, guantes para ciruga, guantes para examen, guante de nitrilo, guante siliconado y guantes de vinilo. Lnea desechable: Tapabocas elsticos, tapabocas 4 tiras, gorros, polainas, batas manga larga pacientes, bata manga larga mdico, blusa y pantaln desechables.

Lnea oral: termmetro digital, de mercurio, gotero de plstico y de vidrio. Lnea gasas: Gasa asptica no estril, gasa hospitalaria, gasa estril y gasa no tejida estril. Lnea de vendas: Fabricadas en hilos de poli algodn de 2 3 4 5 6 por 5 yardas con gancho sujetador metlico. Lnea de jeringas: Cuenta con diferentes medidas y usos. Lnea de preservativos: Varias referencias Lnea de Incontinencia: paal para adulto tallas M y L

Nuestros Clientes

Farmacias, laboratorios, supermercados, hospitales con cobertura en mas de 10 departamentos a nivel nacional. Algunos de ellos: Cafam, Col subsidio, Farmatodo, Yanbal, Localel, Drogas La Rebaja, Genfar, Laboratorios California, Copservir, Copidrogas. Canales de distribucin. Cantidad y descripcin de referencias de producto terminado. Nmero de clientes, nmero de Puntos de entrega. Descripcin de los canales de distribucin utilizados en la Empresa. .Relacin con los clientes. Servicio al cliente. Estrategia de servicio al cliente, Sistema de indicadores, procedimientos para evaluar la satisfaccin del cliente, requisitos del producto segn el punto de vista de los clientes, condiciones de entrega de los productos. Operadores Logsticos: Utilizacin de Operadores logsticos, descripcin de los Operadores Logsticos y servicios que presta a la Empresa, factores que decidieron la subcontratacin de los servicios logsticos anteriormente mencionados, Debilidades y fortalezas de los Operadores Logsticos. Sistema de distribucin fsica: Alfa trading Limitada cuenta con flota propia para los despachos locales (Bogot y aledaos), para los despachos hacia otras ciudades se coordina TODO desde Bogot (Centro de operaciones), es decir nosotros coordinamos recogidas y despachos con cada transportadora segn sea el destino requerido, ejemplo: Transporte Propio Alfa Trading Limitada: Todo Bogot y si se requiere se apoya con transportadora (Exxe logstica)

Transportadora Saferbo: Zona Norte Atlntico, Santander, Bolvar, Cesar, Magdalena, Crdoba, Sucre, Guajira; Zona Sur Huila, Nario. Transportadora Exxe Logstica: Zona Antioquia, Zona Centro (Bogot/aledaos). Transportadora Encargo logstica Integral: Zona Valle, Quindo, Risaralda, Caldas. Transportadora Coflonorte (los Libertadores): Zona Cundinamarca, Boyac y Llanos Orientales, Meta, Arauca, Casanare, Caquet. Destinos como: Amazonas, Guaviare, Guaina, Putumayo, San Andrs, Vaups, Vichada; se coordinan con transportadora hasta donde exista ciudad principal con va carreteable y/o desde el centro de operaciones en Bogot se realiza el despacho va area.

Como Herramientas de seguimiento a despachos utilizamos avantel, celular, seguimiento satelital por cada transportadora, pagina web de cada transportadora para el rastreo de guas hasta el destino final (Cliente) Cuando se traten de pedidos que sean representativos en su volumen, es decir de 20 a 25 mts Cbicos se realizan despachos expresos a cada destino, para los cuales se realiza el mismo seguimiento. Sistemas de informacin Correo electrnico empresarial, programa contable siigo mediante el cual se recepciones la orden de compra, se ingresa la orden de pedido, se remisiona y factura para su distribucin. Adicionalmente contamos con el servicio de las pginas web de las transportadoras que nos indican el estado de envo del mismo.

Esquema de distribucin fsica de la Empresa.

Canales de distribucin:

Alfa trading limitada se encuentra catalogada en el Nivel No. 2 de los canales de distribucin, debido a que se compra al fabricante y se distribuye a nivel nacional a mayoristas quienes distribuyen a las drogueras para ser distribuidas al consumidor final.

Puntos de venta.

No Posee puntos de venta debido a que vende nicamente a distribuidores mayoristas quienes se encargan de distribuirlo al consumidor final.

Centros de distribucin

Los centros de distribucin de la Compaa es un lugar con una extensin de 781 metros cuadrados en donde se encuentra adaptada para el almacenamiento y existe rea de despachos la cual permanece vaca solo hay mercanca en esta rea cuando se va a despachar

Almacenamiento.

Este se realiza en estantera dividido en 3 niveles los cuales estn distribuidos cada nivel con un producto especfico y cada nivel tienen un Almacenista quien es el encargado de dicha rea.

Envase y Embalaje

El proceso de envase y embalarse realiza en cajas, cuando se encuentra apilada las cajas se envuelven en papel vinipel para controlar su manipulacin. Por esto se encuentran en el nivel secundario o intermedio., adicionalmente se manejan estibas plsticas las cuales permiten el mejor movimiento de la mercanca. Proveedores o aprovisionamiento. Cantidad de proveedores. 40 proveedores.

La relacin entre proveedores y la empresa se da mediante los medios de comunicacin, por correo electrnico y telfono, para proveedores a nivel nacional se dan por contacto directo. Todo con orden de compra.

Seleccin de proveedores, se escogen diferentes cotizaciones y de acuerdo a referencia comercial de calidad y cumplimiento del proveedor se est escogiendo. Se realizan inspecciones a los proveedores a nivel nacional 1 vez al ao con el departamento de direccin tcnica de Alfa trading limitada, la cual realiza una auditoria para dar el aval de si se continua con el proveedor o no. Costos logsticos e indicadores de gestin:

Los inventarios son manejados mediante el programa contable siigo y una macro creada en Excel el tipo de inventario que se a plica es el PEPS. Los costos generales de un mes de operacin logstica son: Costos de importaciones ($70.000.000) Costos de personal: involucrado en el rea este costo se tiene en cuenta el costo toral de las personas mensualmente incluyendo la carga prestacional: ($25.000.000) Costos de trasportadoras: Promedio facturado por transportadoras ($50.000.000).

El sistema de gestin de logstica, es parte fundamental del sistema de gestin de calidad, donde se lleva un estricto control de atencin al cliente con sus respectivos indicadores, inicindose en el mapa de proceso parte fundamental de la empresa.

PROCESOS GERENCIALES
R ET R OA L I M EN T A C I ON

RETROALIM

Revisi n PG01

Planeaci n PG02

SATISFACCION

REQUISITOS

PROCESOS OPERATIVOS

CLIENTE

CLIENTE

Elabor acion de Propue PO01

PROCESOS DE SOPORTE

Contractual y Planificacion del PO02

Ejecuci on del PO03

Seguimi ento

PO04

G.C. Financi ero PS01 R.H. S.M.S. PS04 PS05 PS02

Compra s PS03

Logistic PS06

Hacen parte de esta estructura sus valores:

CALIDAD. Conjunto de cualidades de una persona, relacionadas con la excelencia y perfeccin, en nuestra compaa esta calidad se tiene como un estilo de vida, tanto en el mbito personal como profesional.

COMPROMISO. Cada colaborador debe contribuir al logro de la misin, constante y responsables conocemos y hacemos propias las polticas, propsitos, proyectos y logros institucionales, con el fin de garantizar el cumplimiento de nuestra labor empresarial..

HONRADEZ. Disposicin de proceder con rectitud e integridad La rectitud y la integridad son la gua fundamental del comportamiento de los colaboradores de ALFA TRADING SAS.

RESPONSABILIDAD Capacidad para reconocer y asumir las consecuencias de sus actuaciones y omisiones. Los colaboradores de la compaa. Se debe contar con una serie de formatos que sirven de seguimiento y control a cada una de las requisiciones que si bien es sabido se cuenta con sistema electrnico, localmente se lleva informacin de campo que genera un control in situ.

FORMATO MATERIALES REQUISICIN

Vigencia: Modif icacin: Versin: Pgina 1 de 1

01 marzo 2003 25 julio 2008 4

FORMATO DE REQUISICION DE MATERIALES NO.

LUGAR Y FECHA NOMBRE DEL SOLICITANTE CONTRATO ITEM CODIGO DESCRIPCION CENTRO COSTO UNIDAD CANTIDAD SOLICITADO ENTREGADO

O B S E R V A C IO N E S

RESPONSABLE SOLICITUD NOMBRE: CARGO:

RESPONSABLE AUTORIZACION NOMBRE: CARGO:

Todos los indicadores se encuentran bajo un seguimiento estricto en la herramienta siigo, asi como la herramienta electrnica SAP, se almacena toda la historia de cada elemento, valores, stock que al generar informes bajo el anlisis

de indicadores se puede tener una perspectiva clara del rumbo que esta tomando los productos objetos de la empresa.

Resultados, alternativas de mejora y conclusiones.

ORGANIGRAMA FUNCIONAL EN MEJORA DE RESULTADOS

Teniendo en cuenta las encuestas se debe tener en cuenta aplicar la logstica inversa para conocer las deficiencias de la empresa y tener una retroalimentacin permanente con los usuarios con el fin de mejorar la prestacin del servicio. Por otro lado, se recomienda tener en mente, al expansin internacional, las grandes tratados internacionales donde constantemente existe el intercambio comercial, son alternativas para el crecimiento productivo de la empresa y consolidacin del mercado, conociendo los normas de los Iconterm y las normas internacionales de cada pas, establecer mercados metas con proyeccin futurista Para realizar la mejora en el proceso de logstica se recomienda implementar Para realizar la mejora en el proceso de logstica se recomienda implementar Warehouse Management Sistema, lo cual facilita la recepcin, Cross docking, picking, packing, empaque y envo de productos. De igual forma ayuda para el control del Inventario, del manejo de Personal dentro del centro de distribucin, ayudando a reducir los tiempos de bsqueda y almacenaje de productos y aumenta la capacidad de respuesta a los clientes.

La empresa debe implementar los indicadores de gestin ya que segn lo evaluado no cuenta con ellos solo se limita a saber que los clientes recibieron su producto pero no se llevan las estadsticas de las devoluciones o despachos no entregados. Los clientes es la fuente de mejoramiento, se debe medir la satisfaccin del cliente.

Alguna de las posibles dimensiones que puede medir, se encuentran las siguientes: Calidad del servicio Rapidez en el servicio Fijacin de precios Quejas o problemas Confianza en sus empleados La cercana de la relacin con los contactos de su empresa Tipos de otros servicios necesarios Su posicionamiento en la mente de los clientes

Propuesta para el manejo adecuado del Abastecimiento:

PRONOSTICO DE VENTAS

Plan Maestro de Abastecimiento

Plan Recursos

PLAN

INVENTARIOS
AGREGADA

Planeacin de Distribucin DRP DISTRIBUCIN

Plan Maestro de Produccin / Acon MPS LABORATORIO

Planeacin de Materiales MRP COMPRAS

PLAN OPERACIONA L

Plan Capacidad

EJECUCI N

PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO DE PROCEDIMIENTO DE LOGISTICA EN LA IMPORTACION / EXPORTACION

OBJETIVO Definicin de los procedimientos y el mbito de responsabilidad sobre todos los procesos logsticos en la importacin y reexportacin de materiales para operacin y mantenimiento y desarrollo de nuevos proyectos. ALCANCE ste procedimiento involucra a todas las reas de LA COMPAIA que en virtud de su actividad requieren de material importado o generan solicitudes de reexportacin.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Activacin o expediting: Actividad relacionada con la activacin y seguimiento de la compra y logstica. Expeditors: Personas encargadas de realizar activacin y seguimiento del proceso de compras y logstica. Freight Forwarder: Despachador en el exterior de los materiales objeto de importacin. FCR: Abreviatura de Freigh Cargo Receipt; documento que expide el despachador de la mercanca a los proveedores que entregan pedidos nuestros en sus bodegas.

Agente de Aduanas: Empresa contratada por LA COMPAIA para adelantar los trmites de nacionalizacin de nuestras mercancas de importacin ante las autoridades aduaneras y de comercio exterior. Reexportacin: Es el envo al exterior de mercancas que haban sido previamente nacionalizadas. PO: Orden de compra

RESPONSABILIDADES Compras: Se encarga del trmite de requisiciones y colocacin de las rdenes de compra. Activacin o expediting: Seguimiento de la compra hasta la entrega del material al Usuario. Logstica: Coordina y supervisa el transporte internacional y trmite aduanero del material importado y el transporte local.

DESCRIPCION Y ACTIVIDADES: LOGSTICA DE IMPORTACIN

Compras

Las personas encargadas de la elaboracin de rdenes de compra, deben definir y mostrar claramente el trmino y moneda de negociacin, para determinar el sitio de entrega de los materiales en el exterior y servir de gua, para la factura comercial que ampara el material. La orden de compra debe contener informacin clara sobre los materiales objeto de compra con el fin de facilitar el anlisis arancelario previo a la nacionalizacin de los bienes. Para ste ltimo punto es bsico contar con una catalogacin de los materiales que permita su fcil identificacin o de lo contrario que los encargados de compras hagan una ms detallada relacin de los bienes que estn comprando. Activacin

Los encargados del expediting internacional deben brindar informacin veraz y

oportuna sobre la disponibilidad por parte del suministrador de los materiales objeto de importacin con el fin de asegurar el recibo o recogida por el despachador en el exterior en forma expedita. Esta actividad la desarrollan los expeditors por medio de comunicaciones telefnicas o E-mail y su confirmacin a logstica debe incluir alguna evidencia que el material est listo para recoger en caso de compras ExWorks o el nmero del FCR (Freight Cargo Receipt) expedido por el Freight Forwarder para entregas FCA. Esta comunicacin se realiza va email o telefnicamente en algunos casos. Dentro de la funcin de los expeditors tambin se incluye el envo de las copias de orden de compra, de acuerdo con lista de distribucin ya definida y la solicitud a los proveedores para que su factura comercial se cia a las condiciones de la PO. Con base en el reporte de rdenes de compra en poder del embarcador enviado por el Freight Forwarder a logstica y expediting dos veces por semana va email, los expeditors deben determinar e informar a logstica sobre los materiales crticos para darles un tratamiento especial en la parte de transportes y aduanas con el objeto de asegurar la entrega oportuna en campo. Una vez revisado el listado de rdenes listas para despacho, los expeditors deben colocar en el mismo reporte las notas que correspondan a cada PO dependiendo de su nivel de criticidad. Este reporte con las notas respectivas se devuelve va email a logstica.

Logstica - Coordinacin De Freight Forwarding

Debe procesar los reportes de material en poder del Freight Forwarder y devolverlos va email con las correspondientes instrucciones de embarque. Copia de este reporte con las instrucciones de embarque debe enviarse a expediting para efectos de mantener al tanto del transporte a los usuarios de campo. Posteriormente logstica debe hacer un tracking entre las instrucciones de embarque enviadas y los documentos de transporte recibidos para controlar el despacho oportuno de los bienes. Logstica Aduanas

Confirmado el arribo de los embarques al pas, a travs del recibo por email de copia de los documentos de embarque, logstica debe iniciar el estudio de materiales y el anlisis arancelario, buscando darle a las mercancas una correcta clasificacin dentro del arancel de aduanas con apego total a la normatividad aduanera vigente. Surtido este paso, se debe hacer el envo -mediante medios electrnicos- de la instruccin de nacionalizacin al Agente de Aduanas.

Posterior a esta actividad es el seguimiento constante de la nacionalizacin hasta la finalizacin del trmite. Finalizado el proceso de nacionalizacin de los pedidos, el coordinador de despachos a campo del Agente de Aduanas genera un reporte que enva por EMail a los expeditors y logstica relacionando los materiales listos para despacho a campo. Este reporte es usado por los expeditors para informar al Agente de Aduanas el destino final de los pedidos y al mismo tiempo, para enterar a los usuarios sobre la fecha de despacho de sus materiales.

Logstica - Manejo De Base De Datos Y Reportes

Una vez enviadas las instrucciones de nacionalizacin al Agente de Aduanas se debe capturar la informacin del embarque en el sistema de importaciones. Terminada la nacionalizacin de los embarques y al recibo de los documentos de aduanas, se debe incorporar al sistema de importaciones la informacin de la Declaracin de Importacin cuyos datos son claves para la generacin de reportes y control posterior de la importacin. Los primeros cinco das de cada mes, logstica generara un reporte de todas las operaciones de importacin llevadas a cabo el mes inmediatamente anterior, para efectos de medicin de desempeo y anlisis estadstico de las cifras de importacin. Este reporte se enva al activador y al Gerente del SCM de LA COMPAIA quien se encargar de hacerlo llegar a los interesados de acuerdo con una lista de distribucin previamente definida.

Logstica - Control De Temporales

Se inicia con el reporte de vencimientos de importaciones temporales recibido del agente de aduanas. Logstica enva el status de vencimiento de las temporales a los usuarios en campo. Con base en esto los usuarios deben determinar si el material debe continuar en el sitio de trabajo o se puede proceder a su devolucin al exterior; en dicho caso, se le debe informar al Agente de Aduanas el trmite a seguir; bien sea prorrogar la importacin de acuerdo con los trminos sealados en la ley o reexportar en caso de que el rgimen este prximo a vencer.

LOGSTICA DE REEXPORTACIONES

Seniors De Bodega

Responsables del envo a bodegas del Agente de Aduanas de los materiales objeto de reexportacin junto con las guas de despacho respectivas. Los materiales deben ser remitidos en forma tal que se permita su identificacin fcil e inequvoca por parte de los inspectores aduaneros; es decir las piezas deben estar libres de suciedad y empacadas de tal forma que se pueden verificar sin necesidad de manipuleos gravosos.

Simultneamente o posterior a la remisin de los bienes, los Senior de Bodegas deben enviar a logstica instrucciones claras y precisas sobre los materiales a reexportar, incluyendo en dicha comunicacin (Remittance) las marcas y seriales que los individualicen y en caso de repuestos, informacin sobre las unidades de las cuales fueron desmontados y sus nmeros de parte. Esta comunicacin se hace a travs del email. As mismo es importante que dentro de esta comunicacin los Senior de Bodega determinen el objeto por el cual se est haciendo la reexportacin (definitiva, sustitucin, reparacin con y sin garanta, etc.), AFE, nmero de planilla, Consignatario en el exterior y valor aproximado del material.

Logstica - Coordinacin De La Reexportacin

Establecidos los dos puntos anteriores, se inicia la parte de instrucciones de reexportacin al Agente de Aduanas, previa identificacin de los antecedentes de compra o importacin del material, ubicacin de los documentos soportes e incorporacin de la informacin en el programa de exportaciones. Esta comunicacin al Agente de Adunas se realiza por medios electrnicos o fax. Enviados los documentos e instruccin al Agente de Aduanas se debe proceder al seguimiento de cada uno de los trmites pertinentes ante las entidades del Estado hasta la salida del material hacia su destino en el exterior. Despus de realizada la exportacin se debe avisar al Consignatario en el exterior los datos de guas, conexiones y dems informacin que le permitan retirar las mercancas en las aduanas del Pas de destino en forma expedita. El envo de esta confirmacin se realiza va fax en formato pre-establecido.

El proceso completo de la reexportacin termina con el recibo del Documento de Exportacin debidamente numerado por la Aduana y la incorporacin de la informacin contenida en dicho documento en la base de datos de exportaciones. Como punto final de todas las actividades inherentes a la importacin y reexportacin de materiales, se debe enviar a archivo las carpetas con todos los documentos soportes de la operacin realizada. Logstica Seguimiento

Confirmado el material reexportado en poder del Consignatario, a travs de email, logstica debe hacer seguimiento a las fechas de entrega o alistamiento del material para su reimportacin a Colombia. En esta fase iniciamos un proceso similar al que se surte para cualquier importacin.

FACTORES REQUERIDOS A continuacin detallamos los factores requeridos pera llevar a cabo los objetivos trazados para el mejoramiento del proceso de las importaciones de la lnea de Productos ALFA SAFE , en la empresa Alfa Trading

Equipo de trabajo y personal requerido En cuanto al equipo de trabajo y personal requerido, cabe mencionar que se seguir trabajando con el personal que actualmente labora para la lnea ALFA SAFE , que somos en total 8 incluido el Gerente de la seccin, pero si tendremos nuevas actividades y responsabilidades que ayudarn al cumplimiento de los objetivos propuestos como se mencion en las estrategias establecidas.

Nuevas actividades y responsabilidades a Nivel Directivo y Operativo

Gerente de la seccin ALFA SAFE Entre sus nuevas actividades y responsabilidades adems del marketing tenemos las siguientes: Ser responsable de la planificacin y ejecucin trimestral de lo previsto en cuanto a los requerimientos y pedidos de importaciones de la lnea de Productos ALFA

SAFE , de los clientes y de nuestro stock en coordinacin con los ejecutivos de

Ventas e Importaciones de la seccin textil.

Se definirn las actividades y responsabilidades para el personal que trabaja para la lnea ALFA SAFE , en la empresa Alfa Trading que contribuir significativamente al crecimiento de la misma y por ende fidelizar las relaciones comerciales con nuestros clientes A continuacin presentamos los grficos del rediseo de procesos con las estrategias y actividades mencionadas al proceso de importaciones de stock y al proceso de importaciones de los Clientes de la lnea ALFA SAFE ,

ANLISIS FODA

Es la sigla usada para referirse a una herramienta analtica que le permitir trabajar con toda la informacin que posea sobre su negocio, til para examinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Este tipo de anlisis representa un esfuerzo para examinar la interaccin entre las caractersticas particulares del negocio y el entorno en el cual ste compite. El anlisis FODA tiene mltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la corporacin y en diferentes unidades de anlisis tales como producto, mercado, producto-mercado, lnea de productos, corporacin, empresa, divisin, unidad estratgica de negocios, etc). Muchas de las conclusiones obtenidas como resultado del anlisis FODA, son de gran utilidad en el anlisis del mercado y en las estrategias de mercadeo que disee y que califiquen para ser incorporadas en el plan de negocios. El anlisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el xito de su negocio. Debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno.

De acuerdo a la informacin adquirida a travs del estudio de mercado y el conocimiento que se tiene a cerca de las importaciones de la lnea de Productos ALFA SAFE , se procede con el anlisis FODA, el mismo que se aplicar las importaciones de nuestros clientes al igual que las importaciones de stock de Importaciones.

FORTALEZAS 1.- Producto ALFA SAFE , de alta calidad cuenta con productos de calidad ISO, este factor es de mucha importancia por lo que es un punto a favor ya que los clientes exigen trabajar con calidad. 2.- Respaldo tcnico pre y post venta de los productos a travs de Importacin y exportacin de la empresa Alfa Trading brinda servicio pre y post venta de los productos de venta de nuestro Stock al igual que los productos importados por nuestros clientes. 3.- Valor Agregado ALFA SAFE , brinda un valor agregado a las importaciones de nuestros clientes ya que el departamento de Importaciones a ms de encargarse de la emisin de nota de pedido tambin elabora los documentos de importacin para ser aprobados por el cliente a ms del seguimiento de todas sus importaciones. Pero no solo eso, Alfa Trading no le ha dejado solo a ningn cliente con los varios problemas que han venido suscitando con las importaciones en cuanto a fallas de logstica o disponibilidad, para que el cliente no pare su produccin por falta de los productos.

4- Excelente relaciones Comerciales con los clientes. ALFA SAFE , a travs de Importacin Alfa Trading mantiene una estrecha relacin comercial con la mayora de empresas.

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE SERVICIO AL CLIENTE

El servicio de atencin al cliente o simplemente servicio al cliente es el servicio que proporciona una empresa para relacionarse con sus clientes. Lo podemos definir como el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece un suministrador con el fin de que el cliente obtenga el producto en el momento y

lugar adecuado y se asegure un uso correcto del mismo. El servicio al cliente es una potente herramienta de mercadeo. Se trata de una herramienta que puede ser muy eficaz en una organizacin si es utilizada de forma adecuada, para ello se deben seguir ciertas polticas institucionales. Servicio al Cliente es Un concepto de trabajo y una forma de hacer las cosas que compete a toda la organizacin, tanto en la forma de atender a los Clientes (que nos compran y nos permiten ser viables) como en la forma de atender a los Clientes Internos, diversas reas de nuestra propia empresa. Servicio al Cliente, es la gestin que realiza cada persona que trabaja en una empresa y que tiene la oportunidad de estar en contacto con los clientes y generar en ellos algn nivel de satisfaccin. Como mencionamos la empresa no posee puntos de venta, una mejora significativa seria la implementacin para la puesta en marcha del primer punto de venta de la empresa, lo que nos llevara a tener mejor contacto con los mayoristas ya que se tendra otro punto de contacto con ellos. En la comercializacin de cualquier producto, uno de los aspectos ms importantes recae sobre el punto de venta ya que este es el primer contacto de nuestros productos con los clientes. En los puntos de ventas los mayoristas que distribuyen nuestros productos podran tener acceso a estos y conocer mejor sus caractersticas. Se podra pensar en realizar eventos en este punto de venta con la finalidad que estos compradores mayoristas posicionar nuestros productos ya que pueden dar fe de la calidad de ellos. Aunque la empresa posee una central telefnica, se evidencia claramente en su pgina web, que no es posible realizar los pedidos y las compras por este medio, esto es un obstculo muy grande debido a que a medida que trascurre el tiempo, la mayora de los negocios los hacemos por medio del comercio electrnico. Podramos pensar en la posibilidad de implementar este sistema de compra por medio de la nueva pgina web con la nica finalidad de ampliar nuestro medio de compras y pedidos.

CONCLUSIONES.

Al evaluar los canales de distribucin nos damos cuenta que solo cuenta con la va terrestre. Se deben implementar los indicadores de gestin lo cual les ayudara a la satisfaccin del cliente en un 100%. Tienen clientes a nivel nacional y de gran importancia como Copservir y Copidrogas, lo cual nos indica que es una marca posicionada. Falta realizar el proceso de inspeccin a proveedores del exterior. Podemos identificar que tienen un sistema de almacenamiento adecuado para la labor logstica lo cual permite el transito fcil de mercancas. Identificamos que los sistemas de informacin que tienen gran fuerza en esta empresa son a travs de las TIC. Identificamos que manejan lotes y cdigos de barras para la organizacin de la mercanca y facilitar el manejo del inventario ya que es por el mtodo PEPS. Identificamos que el mtodo de almacenamiento es apilado en bloques, en pasillos estticos.

4. Bibliografa.

www.alfasafe.com http://campus03.unadvirtual.org/moodle/mod/resource/view.php?id=4647 http://www.einforma.co/servlet/app/portal/ENTP/id_sess/000076205410000 19271310000028589/prod/FIN_PROMO_CARRITO/NUEVO_REGISTRAD O/1/id_sess/00007620541000019271310000028589#otros-informes

http://es.wikipedia.org/wiki/Servicio_de_atenci%C3%B3n_al_cliente Informacin suministrada por ALFA TRADING LIMITADA.

ANEXOS: