LAS TICS COMO ELEMENTO FUNDAMENTAL PARA LA OPTIMIZACIN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Ronald Nuez Barcos Estudiante del Programa

de Ingeniera de Sistemas. Universidad de Cartagena cynalro2003@hotmail.com Yessica Julie Marrugo Marrugo Estudiante del Programa de Ingeniera de Sistemas. Universidad de Cartagena. marr_yes@hotmail.com Plinio Puello Marrugo Docente de Planta - Programa de ingeniera de Sistemas. Universidad de Cartagena. ppuellom@unicartagena.edu.co Recibido: junio 23 de 2011 Aprobado: septiembre 9 de 2011 RESUMEN El apoyo a los procesos administrativos es el primer paso para lograr representativos avances en las organizaciones. A partir de decisiones adecuadas que generen planes estratgicos bien estructurados, basados en el anlisis de informes de integracin de las diferentes reas de la empresa es posible la consolidacin de una verdadera ventaja competitiva. Lo cual se logra gracias a la incursin de las nuevas Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC), representadas especficamente en la implantacin de Sistemas de Informacin Gerenciales (SIG) o Management Information System (MIS) dentro de las herramientas tecnolgicas de la empresa. El presente artculo expone la forma cmo se ha dado el uso de los SIG en las organizaciones como soporte a procesos administrativos, describiendo los conceptos relacionados. Palabras Clave: Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones, Organizaciones, Procesos Administrativos, Sistemas de informacin y Sistemas de Informacin Gerencial. ABSTRACT Support to administrative processes is the first step towards progress in the organizations representative. As of right decisions that create well-structured strategic plans based on analysis of reports of integration of different areas of the company can consolidate a genuine competitive advantage. This is achieved thanks to the introduction of new Information Technologies and Communications (ICT), specifically represented in the implementation of Management Information Systems (GIS) and Management Information System (MIS) within the enterprise technology tools.

32

This paper presents the way has been the use of support administrative processes, describing the concepts.

MIS in

organizations to

Keywords: Information Technology and Communications, Organizations, Business Process, Information Systems and Management Information Systems. 1 INTRODUCCIN Desde la aparicin de las tecnologas de la informacin y comunicaciones, el mundo es cada vez ms globalizado, la frontera entre territorios es un concepto meramente geogrfico, y los avances tecnolgicos y cientficos alteran constantemente el flujo uniforme de la sociedad. Esta dinmica exige a las organizaciones someterse a transformaciones en el contexto administrativo, capaces de fomentar la implementacin de planes estructurales y estratgicos, destinados a buscar soluciones organizacionales, a travs de acciones sistemticas compatibles con las expectativas y requerimientos del mercado. En este sentido, surge la necesidad de crear escenarios gerenciales que permitan las funciones de planificacin, control y toma de decisiones, de forma ptima, con un riesgo mnimo a errores. Es decir, facilitar el desempeo laboral, mediante la disponibilidad de registros actualizados proporcionados por los controles sistemticos de informacin y comunicacin. Al respecto, a lo largo de la historia, ms exactamente desde la invencin de la computadora, se realizaron numerosos estudios que han dado como resultado un conjunto de herramientas denominadas Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones referidas en la literatura comnmente como TIC. Dentro de este conjunto de herramientas se encuentran los aplicativos informticos especializados en apoyar soluciones para resolver todo tipo de problemas y necesidades presentadas a nivel personal u organizacional, que involucran el tratamiento de informacin. Sin embargo, la esencia de la solucin a la necesidad planteada (escenarios gerenciales) no se encuentra en una aplicacin cualquiera, sino, en un componente muy bien construido y fundamentado denominado actualmente Sistema de Informacin Gerencial (SIG),en ingls Management Information System(MIS). Un Sistema de Informacin Gerencial brinda informes a quienes administran una organizacin. Estos informes son resmenes de las actividades rutinarias e informes de excepcin. Es decir, un SIG constituye un mtodo capaz de proporcionar a los gerentes o administradores, informacin actualizada, confiable y oportuna, centrada en un proceso integrador. El uso de los Sistemas de Informacin Gerenciales es cada vez ms comn y se ha convertido en un mecanismo que optimiza los procesos al tiempo que fortalece la misin institucional.

33

En el sector educativo, por ejemplo, la compatibilidad de las tecnologas de la informacin con los procesos de enseanza/aprendizaje ha propiciado la aparicin de nuevas formas de impartir educacin. Los sistemas educativos han dado un giro sorprendente, evidencindose cambios en las instituciones que no estn relacionados solamente con las estrategias utilizadas por los docentes a la hora de ensear, sino que existe la necesidad de Automatizar los procesos administrativos, es decir, optimizar las actividades de la direccin de forma que se evidencie la confiabilidad, objetividad, precisin y eficacia en el desarrollo y establecimiento de acciones que produzcan decisiones acertadas evidenciadas en proyectos exitosos. Razn por la cual existen numerosos proyectos encaminados a la implantacin de SIG en las instituciones para el manejo de procesos administrativos. En el desarrollo del artculo, inicialmente se realiza un breve recorrido cronolgico por la historia de las TIC, mostrando la relacin e influencia de estas tecnologas en las organizaciones, y cmo pueden contribuir en el fortalecimiento de su desempeo y nivel competitivo. Relacionando los conceptos de Sistemas de Informacin gerenciales y la forma de accionar sobre la Cadena de Valor de las empresas para lograr ventajas competitivas. En los tems siguientes, se enfatiza en el marco general que comprende las TIC, presentando elementos de las Organizaciones y los procesos administrativos. Luego, la temtica de los Sistemas de Informacin en s y el carcter gerencial adquirido. Para, finalmente, entrar a exponer trabajos relacionados con el uso de los Sistemas de Informacin Gerencial para la optimizacin de un proceso administrativo (Seccin 3); el primer caso se presenta a manera de ejemplo, es un proyecto de la Unidad Educativa Nacional Gustavo Olivares Bosque, una institucin que encontr viable la implantacin de un Sistema Gerencial Computarizado, y el segundo, es el caso de estudio que hace parte de un proyecto de aula, que es aplicado a una Institucin de Educacin Superior, como se detalla en el tem 3.2, al cual se le da como solucin el modelo de software propuesto posteriormente. 2 ESTADO DEL ARTE Y MARCO TERICO DE REFERENCIA En esta seccin se realiz la revisin del estado del arte, donde se detallan brevemente los hechos ms relevantes de la incursin de las TIC en los entornos organizacionales a travs de la historia. Posteriormente, se contextualiza al lector acerca de los conceptos que intervienen en el tema de estudio, como son: Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones, Organizaciones, Procesos Administrativos, Sistemas de informacin y Sistemas de Informacin Gerencial, haciendo un referente de la ubicacin de los diferentes escenarios en que actan.

34

2.1 REVISIN DEL ESTADO DEL ARTE A travs de los tiempos se ha hecho ms evidente la relevancia de las Tecnologas de la informacin y las Comunicaciones en el funcionamiento diario de las organizaciones. De hecho, una parte representativa de procesos administrativos han sido automatizados totalmente, hasta el punto de que tener una capacidad de definicin y gestin de estrategias TIC coherentes con los objetivos y la estructura organizacional se ha transformado en obligacin inexcusable para su personal directivo. Para comprender cmo se han dado estos cambios de paradigmas y estructuras, y las funciones de las TIC en las empresas, a continuacin se realiza un recorrido cronolgico por los hechos ms relevantes que marcaron la historia de estas nuevas tecnologas. Desde el inicio de 1960, la Informtica26se introduce en las organizaciones con el objetivo de automatizar tareas administrativas repetitivas como las de contabilidad, facturacin y nmina (Macau, 2004). Sin embargo, slo las grandes empresas acceden a estas tcnicas dado los altos costos de hardware y software. La adquisicin de esta tecnologa se justifica en que el nmero de empleados necesario en el rea administrativa se mantiene, mientras el volumen de trabajo que se cubre es mayor. De esta forma, la informtica es hasta ese momento un patrimonio propio de las grandes organizaciones, que no existe en los hogares. La tecnologa es compleja y requiere personal especializado en nmero creciente (que se concentra en un rea especfica de la empresa). Se informatizan procesos aislados dentro de la organizacin. La actitud directiva es de tipo clsico y aparentemente racional: anlisis coste-beneficio, exactamente igual que la actitud ante la modernizacin de una cadena productiva (Macau, 2004). Adems la relacin entre informtica y comunicaciones no se manifiesta an. Las empresas que hacen uso de la tecnologa existente hacen nfasis en la rapidez y coste de los servicios en la informacin, orientando la informtica hacia ms reas de soporte administrativo. Consecuentemente, hacia los aos 70 se adquiere una visin diferente del tratamiento de los procesos. Ahora los directivos empiezan a cuestionar las falencias encontradas en el uso de la informtica. Las inquietudes estn relacionadas con el acceso a grandes volmenes de datos almacenados en las computadoras, y el difcil acceso a informacin realmente necesaria para la gestin y direccin de la empresa. Los inconvenientes son realmente evidentes en las actividades administrativas, basadas en estos sistemas, donde los jefes por s mismos deban establecer cules eran las partes crticas de la informacin contenida en aquellos informes para tomar medidas de solucin a un problema presentado. Por otro lado, las diferentes reas informatizadas, al trabajar de forma independiente utilizaban nombres iguales referentes a conceptos total o parcialmente diferentes, lo que daba como resultado que cualquier cruce de datos necesario entre
26 Conjunto de conocimientos cientficos y tcnicas que hacen posible el tratamiento automtico de la informacin por medio de ordenadores. Real Academia Espaola. Tomado de (Real Academia Espaola, 2010).

35

diferentes departamentos requera un enorme esfuerzo manual (Macau, 2004). De este modo, los avances alcanzados en pocas anteriores, traan consecuencias negativas en algunos aspectos, porque haban cambiado el proceso operativo de muchas tareas administrativas y haban alterado profundamente la estructura entera de muchas de ellas, pero globalmente la organizacin segua gestionndose igual. Ante esta situacin, finalizando los aos setenta surgen las primeras respuestas a las inquietudes de los directivos, respecto al manejo de la coherencia y pertinencia de los datos. Estas respuestas nacen con el concepto de Management Information System (MIS), que traduce Sistema de Gestin de Informacin o Sistema de Informacin Gerencial (SIG), segn (Macau, 2004) un sistema de informacin integrado que, basado en un diseo global, comprende tanto sistemas de automatizacin del trabajo burocrtico como los sistemas de informacin de gestin de los diferentes niveles directivos. Un SIG brinda informes a quienes administran una organizacin. Estos informes son resmenes de las actividades rutinarias e informes de excepcin (Marquez, 2010). Sirven a las funciones de planificacin, control y toma de decisiones, proporcionando informes rutinarios, resumidos y excepciones. Los MIS resumen y preparan informes acerca de las operaciones bsicas de la compaa (Buitelaar, 2000). Por lo tanto, se puede afirmar que los MIS o SIG constituyen el camino ms viable para las organizaciones a la hora de evaluar el desempeo en cada una de las reas y niveles de la pirmide organizacional, controlando las situaciones presentadas mediante el anlisis de informes que permiten tomar medidas correctivas adecuadas oportunamente. As mismo, los proveedores informticos ofrecen soluciones tcnicas innovadoras representadas en las primeras Bases de Datos, permitiendo la integracin de los datos y dando lugar a informacin coherente y adecuada, libre de problemas (Kennet C. Laudon, 2004) como: Redundancia de datos y confusin Dependencia de datos del programa Carencia de flexibilidad Seguridad escasa Carencia de comparticin y disponibilidad de los datos.

Se empieza a hablar de Transversalidad de la Informacin en la organizacin y el impacto de los Sistemas de Informacin. En este sentido, las empresas estn obligadas a asumir cambios organizativos que faciliten el establecimiento de puentes operativos entre los diferentes departamentos.

36

La incorporacin de un Sistema de Informacin27 corporativo requiere un esfuerzo organizacional de integracin transversal. Se han de introducir modificaciones en la organizacin para garantizar el correcto flujo de la informacin, ya que sin dicho flujo la empresa no podra gestionarse con la eficacia y la rapidez que el entorno competitivo exige. En sntesis los avances de los aos setenta se concentran en los siguientes hechos (Macau, 2004): Mayor potencia de clculo a menor precio. Junto con el mainframe aparecen los miniordenadores, que ponen la informtica a disposicin de un nmero mayor de organizaciones. Se consolida una potente industria de software y de consultora. Las telecomunicaciones se desarrollan y empiezan a surgir las primeras grandes redes de teleproceso. La convergencia informtica-telecomunicaciones empieza a dar sus primeros frutos operativos con repercusin clara en el entorno econmico, especialmente bancario. Tmidamente an, mecnica, informtica y telecomunicaciones comienzan su convergencia. Se empiezan a sustituir los automatismos mecnicos de las cadenas de produccin de alguna gran industria (automovilstica, por ejemplo) por mecanismos electrnico- mecnicos programables por procedimientos software. As como en los sesenta los mainframes estaban reservados a las grandes organizaciones, las primeras aplicaciones electrnico-mecnicas tambin. Los resultados de esta poca son, sin duda, representativos y se pueden resumir en la incorporacin de las tecnologas de la informacin, no slo como apoyo a las tareas administrativas, sino, como elemento para la generacin de informacin pertinente en la Gestin global del negocio. Gracias a la integracin de los flujos de datos aportada por los Sistemas de Informacin, hacia los aos 80 es imprescindible para las empresas el uso de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones en su labor. Las TIC, adems de ser instrumento de reduccin de costes, mejora de la informacin para la gestin, y por lo tanto, un servicio de apoyo y soporte a la misin de la empresa, se convierten en el eje de cambio de los procesos de produccin, de la naturaleza de los productos y, en consecuencia de la competencia y sectores econmicos. Esta situacin se ve reflejada en su rol e importancia dentro de los enlaces existentes entre las diversas actividades que conforman la actividad general de una empresa. Para comprender esta influencia, es preciso definir el concepto de Cadena de Agregacin de Valor, que surgi precisamente en este perodo, (ms exactamente en el ao 1985) a medida que se explica cmo pueden contribuir las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones en la optimizacin de los procedimientos, y aumento del nivel competitivo de las organizaciones.

27 Un conjunto de componentes interrelacionados que rene (u obtiene), procesa, almacena y distribuye informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una organizacin.

37

La Cadena de Agregacin de Valor es una estructura que clasifica la misin global de la empresa, es decir, la tarea general, en actividades tecnolgicas y econmicamente distintas, que son denominadas actividades de produccin de valor; las empresas las organizan y llevan a cabo para crear valor. Porter28 distingue entre actividades primarias (produccin, comercializacin, distribucin, servicio posventa) y actividades de apoyo (funciones generales en reas de logstica, recursos humanos, tecnologa etc.) en la cadena de valor. En otras palabras, la relacin de dependencia entre las actividades conlleva a que los cambios realizados en una, afecten directamente a la otra, por lo tanto, se debe mejorar para que los cambios positivos se reflejen a lo largo de toda la cadena, esto se puede lograr a travs de las herramientas TIC. Por ejemplo, en el eslabn de Marketing, en una empresa de Servicios de Auditora Informtica, una estrategia a implementar puede ser una rueda de negocios para exponer los beneficios ofrecidos, la cual incentiva a los clientes a adquirir los servicios, e incide directamente en el eslabn de Operacin. Las organizaciones consiguen ventaja competitiva al concebir nuevas formas de llevar a cabo sus actividades, emplear nuevos procedimientos, nuevas tecnologas o diferentes insumos. Pero la empresa es algo ms que la suma de sus actividades. Las actividades de una empresa forman una red o sistema interdependiente, conectado mediante enlaces. Los enlaces se producen cuando una actividad afecta al costo o la eficacia de otras. La buena coordinacin de las actividades enlazadas reduce los costos de transaccin y genera mayor informacin para una mejor gestin. La cuidadosa gestin de los enlaces en la cadena de valor de una empresa puede ser una fuente decisiva de ventaja competitiva (Buitelaar, 2000). Esta adecuada gestin es posible utilizando las tecnologas de la informacin para transformar la manera como se realizan las actividades de produccin de valor y la naturaleza de sus enlaces. La esencia de la relacin TIC/Cadena de Valor radica principalmente en que toda actividad (de produccin de valor) tiene un componente fsico y otro de tratamiento de informacin. El primero constituye todas las tareas fsicas que son necesarias para realizar la actividad; el segundo, engloba el proceso que supone la captura, el tratamiento y la transmisin de la informacin necesaria para realizar la actividad. En la medida en que se creen e implementen mecanismos que optimicen el procesamiento de la informacin crtica y a su vez los trabajos relacionados con la produccin de la actividad se mejorar substancialmente el resultado, que se reflejar en un valor agregado a la cadena. Dicho de otro modo, las TIC (aprovechadas adecuadamente) son el medio para lograr un fin de alta calidad capaz de competir con fundamentos slidos en el mercado. El esquema conceptual basado en la cadena de produccin de valor permite ver la estructura y las actividades de cualquier organizacin como un todo integrado. La
28. Michael Porter, desarroll la teora de ventajas competitivas de las empresas en el transcurso de los aos ochenta. En su libro de 1990 aplica al desarrollo de naciones, formulando su teora como un cambio radical (un nuevo paradigma) con respecto a las teoras de desarrollo existentes. Sin embargo, su visin es limitada porque iguala desarrollo a competitividad de las empresas en una nacin (Buitelaar, 2000)

38

realizacin de las actividades de produccin de valor y sus enlaces son lo que el directivo debe gestionar, y no puede gestionarlos correctamente sin tener en cuenta tanto el componente fsico como el componente informativo de dichos enlaces y actividades. La utilizacin de las tecnologas de la informacin permite a las organizaciones obtener ventajas competitivas importantes basadas en el anlisis y el rediseo de su cadena de produccin de valor, para modificar los componentes fsicos y/o los componentes informativos y/o los enlaces entre ellos. Las tecnologas de la informacin deben analizarse desde esta visin (Macau, 2004): Orientadas a los objetivos finales de la empresa. Integradas (no departamentalizadas). Conjuntas (no aisladas del proceso operativo de gestin). Estratgicas (no conceptualizadas slo como un elemento de apoyo a las actividades primarias de la organizacin). Con un cierto nivel de autonoma (pueden proporcionar ideas e iniciativas de negocio y/o funcionamiento). Segn autores esta visin no es una utopa econmico-tecnolgica. Porque, de hecho, el papel estratgico de las TIC no tiene la misma trascendencia en todas las organizaciones. Es decir, en algunos negocios la informacin hace parte del producto en s, mientras que en otros slo se maneja dentro del proceso de construccin del mismo. De all, el contenido informativo del producto y la intensidad informativa de la cadena de produccin de valor no son iguales en todas las empresas, ni siquiera en los sectores econmicos. As por ejemplo, para una empresa productora de arroz el nivel de contenido informativo del producto, es BAJO lgicamente, adems de que la intensidad informativa de la cadena de produccin tambin lo es. En contraste, para un canal de televisin el grado de contenido informativo es ALTO, as como la intensidad informativa de la cadena de produccin de valor dado su dependencia de la informacin durante todo el proceso y ciclo de vida del producto final. Frente a este panorama de los aos 80 en adelante, es claro que la accin positiva sobre los enlaces de la cadena de valor en una organizacin permite un posicionamiento competitivo potencialmente mejor, teniendo en cuenta sus objetivos finales, siendo las TIC herramienta robusta para lograrlo, siempre y cuando se analice la estructura organizativa y las tareas operativas conjuntamente, de forma que al momento de crear estrategias, stas permitan realmente obtener ventajas competitivas. En la actualidad, es evidente el uso de las nuevas tecnologas como instrumento para marcar ventajas competitivas en el mercado nacional e internacional, ejemplo de esto: Sistemas de Informacin gerenciales para optimizacin de procesos administrativos y soporte a la toma de decisiones; Transacciones bancarias on-line; Intervenciones quirrgicas en lnea; Servicios de cajeros automticos en lnea 24 horas al da en las entidades financieras, Intercambio electrnico de documentos (EDI) con datos de diseos y avances representativos entre los proveedores y los fabricantes ms innovadores,

39

especialmente en las industrias farmacutica y automovilstica; Gestin informatizada de almacenes; Creacin de perfiles de usuario personalizados; Venta de productos en lnea construidos por el mismo cliente, entre muchos otros. Adicionalmente, finalizando esta poca empiezan a ser comunes otros elementos como los computadores personales y el uso de la Red de Redes que conecta el mundo y da lugar a la globalizacin, la denominada INTERNET. Llegada la dcada de los noventa, se revela el boom de las nuevas tecnologas influenciado principalmente por el sector financiero. A diferencia de las pocas anteriores la informtica domstica y personal empieza a notarse cada vez ms. Es el momento en que las fronteras (entre regiones, pases, continentes) pasan a ser un concepto meramente geogrfico porque a travs de las redes de comunicaciones el intercambio de informacin, avances, conocimiento, es evidente. Ante este nuevo contexto, una organizacin es potente y competente en el mercado no slo por su estructura interna, sino, cada vez ms por su papel como nodo de una red de relaciones de produccin, distribucin e intercambio de informacin. Los enlaces de las cadenas de valor entre diferentes organizaciones, con proveedores y clientes son posibles con el uso de las TIC, ms exactamente gracias a la implantacin de sistemas de informacin (a travs de la web) que integran adems de reas internas, elementos necesarios con el exterior. En sntesis, este periodo est marcado por los siguientes aspectos (Macau, 2004): La convergencia informtica-comunicaciones se hace total en los usos actuales de Internet. Las TIC se incorporan definitivamente a los productos de gran consumo. Internet refuerza tambin la confluencia simbitica TIC-industria cultural de la informacin y del entretenimiento. En algunos sectores, como el de la msica, an est por ver cul ser el negocio y la estructura de las discogrficas dentro de 10 aos. Las organizaciones empiezan a gestionar informacin y conocimientos (y no slo datos) utilizando las TIC. Es incuestionable la influencia que ha logrado las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones en la estructura de las organizaciones, en la forma de realizar los procesos operativos y administrativos, y el nivel competitivo en el mercado mundial. El acelerado auge de las tecnologas impactan todas las reas de la sociedad, algunas de las ms destacadas son las grandes industrias y los Centros de educacin (primaria, secundaria y superior), quienes se ven obligados a responder a la demanda que exige el contexto actual mediante cambios en sus sistemas operacionales, transaccionales, y por supuesto, administrativos. En este ltimo, el camino est claramente orientado hacia el uso de los SIG como herramientas capaces de proporcionar a los gerentes o administradores, informacin actualizada, confiable y oportuna; requerida para facilitar el proceso en la toma de decisiones, al convertir esa informacin en decisiones gerenciales acertadas, las cuales permitan a las funciones de planeacin, supervisin, evaluacin, y control poder realizarse

40

eficazmente, y por ende acelerar el tiempo y la capacidad de respuestas al entorno institucional. 2.2 LAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONES (TIC) Las TICs o bien NTIC para Nuevas Tecnologas de la Informacin y de la Comunicacin o IT para Information Technology agrupan los elementos y las tcnicas utilizadas en el tratamiento y la transmisin de la informacin, principalmente de informtica, internet y telecomunicaciones. La influencia de las TIC en todos los aspectos de la vida diaria ha dado lugar a la denominada Sociedad de la Informacin. Es una nueva era en la que la informacin puede ser accedida por cualquier persona desde cualquier parte del mundo, adems de ser compartida e intercambiada en tiempo real. Esto ha facilitado el contacto entre personas ubicadas en lugares remotos, as como la consolidacin de negocios, relaciones, actividades, entre otros, sin moverse del lugar de residencia. Las TIC conforman el conjunto de recursos necesarios para manipular la informacin y particularmente los ordenadores, programas informticos y redes necesarias para convertirla, almacenarla, administrarla, transmitirla y encontrarla. En este sentido, los programas o sistemas software constituyen una herramienta primordial en las pequeas, grandes y medianas empresas; incorporadas en todas las reas, desde las operativas hasta las gerenciales. Dentro de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin el papel de las aplicaciones software e Internet es vital e imprescindible para enfrentar todos los retos que impone la sociedad actual. Los aportes de estas nuevas tecnologas son principalmente (Graells, 2008): Fcil acceso a todo tipo de informacin, sobre cualquier tema y en cualquier formato (textual, icnico, sonoro). La informacin es la materia prima que necesitamos para crear conocimientos con los que afrontar las problemticas que se nos van presentando cada da en el trabajo, en el mbito domstico, al reflexionar. Instrumentos para todo tipo de proceso de datos. Los sistemas informticos, integrados por ordenadores, perifricos y programas, nos permiten realizar cualquier tipo de proceso de datos de manera rpida y fiable: escritura y copia de textos, clculos, creacin de bases de datos, tratamiento de imgenes. Para ello disponemos de programas especializados: procesadores de textos, editores grficos, hojas de clculo, gestores de bases de datos, editores de presentaciones multimedia y de pginas web, que nos ayudan especialmente a expresarnos y desarrollar nuestra creatividad, realizar clculos y organizar la informacin. Canales de comunicacin inmediata, sincrnica y asncrona, para difundir informacin y contactar con cualquier persona o institucin del mundo mediante la edicin y difusin

41

de informacin en formato web, el correo electrnico, los servicios de mensajera inmediata, los frums telemticos, las videoconferencias, los blogs, entre otros. Almacenamiento de grandes cantidades de informacin en pequeos soportes de fcil transporte (pendrives, discos duros porttiles, tarjetas de memoria, entre otros). Un pendrive de 1 Gbyte puede almacenar alrededor de un mil millones de caracteres, un volumen equivalente a mil libros de cientos de pginas y a miles de fotografas de calidad media. Y un disco duro porttil de 200 Gbytes, puede almacenar muchos largometrajes con buena calidad de imagen. Automatizacin de tareas, mediante la programacin de las actividades que queremos que realicen los ordenadores, que constituyen el cerebro y el corazn de todas las TIC. sta es una de las caractersticas esenciales de los ordenadores, que en definitiva son "mquinas que procesan automticamente la informacin siguiendo las instrucciones de unos programas". Dentro de estos los SIG. Interactividad. Los ordenadores nos permiten dialogar con programas de gestin, videojuegos, materiales formativos multimedia, sistemas expertos especficos... Esta interaccin es una consecuencia de que los ordenadores sean mquinas programables y sea posible definir su comportamiento determinando las respuestas que deben dar ante las distintas acciones que realicen ante ellos los usuarios. Homogeneizacin de los cdigos empleados para el registro de la informacin mediante la digitalizacin de todo tipo de informacin: textual, sonora, icnica y audiovisual. Con el uso de los equipos adecuados se puede captar cualquier informacin, procesarla y finalmente convertirla a cualquier formato para almacenarla o distribuirla. As por ejemplo, hay programas de reconocimiento de caracteres que leen y convierten en voz los textos, programas de reconocimiento de voz que escriben al dictado, escneres y cmaras digitales que digitalizan imgenes. Instrumento cognitivo que potencia nuestras capacidades mentales y permite el desarrollo de nuevas maneras de pensar.

2.3 ORGANIZACIN Una organizacin es una entidad social compuesta por dos o ms individuos con la finalidad de cumplir metas y objetivos. Existe una diversidad de tipos de organizaciones, por ejemplo: universidades, empresas de servicios, colegios, institutos armados, clubs sociales, la familia, etc. Cada uno con sus caractersticas especficas que apuntan a una meta a cumplir. Se define a las organizaciones como sistemas abiertos cuyas partes estn relacionadas entre s y con su medio ambiente. La naturaleza de esta relacin es de interdependencia debido a que todas las partes del sistema afectan y son afectados mutuamente. Es decir, un cambio en una parte del sistema (subsistema) afectar a otras partes del sistema (Goldhaber). Mientras que (Bartoli, 1991) precisa que las organizaciones son un conjunto estructurado de componentes e interacciones del que se obtiene caractersticas que no se encuentran en los elementos que la compone. Es decir, que las relaciones que se generan en una

42

organizacin X son caractersticas propias y que estas no se encuentran en los entes que la componen. Por ejemplo, la organizacin familia est compuesta por padres e hijos, existe una relacin o vnculo entre ellos, est relacin tiene particularidades propias que no estn presentes en las caractersticas individuales de cada miembro. Segn Idalberto Chiavenato29, las organizaciones son extremadamente heterogneas y diversas, cuyo tamao, caractersticas, estructuras y objetivos son diferentes (Chiavenato, 2006). Esta situacin, da lugar a una amplia variedad de tipos de organizaciones que los administradores y empresarios deben conocer para que tengan un panorama amplio al momento de estructurar o reestructurar una organizacin. stas se clasifican segn: Sus Fines: Organizaciones con fines de lucro y Organizaciones sin fines de lucro. Su Formalidad: Organizaciones Formales (Lineal, funcional, lnea Staff, Comits) y Organizaciones Informales. Su Grado de Centralizacin: Organizaciones Centralizadas y Organizaciones descentralizadas. Cabe destacar, que en cada una de las definiciones dadas por los autores se hace referencia al logro de metas y orientacin hacia un mismo objetivo, de all que se busquen herramientas que permitan integrar las diferentes reas o departamentos, de tal manera que se trabaje sincronizada mente y la informacin manejada sea coherente, y verdica, capaz de generar informes confiables a la gerencia, quien finalmente los utilizar en la toma de decisiones importantes para la vigencia del negocio. 2.4 PROCESOS ADMINISTRATIVOS Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo. De acuerdo a esta definicin, un proceso administrativo es el conjunto de fases o actividades sucesivas a travs de las que se efecta la administracin, estas forman un proceso integral dentro de la empresa (Farias, 2003). Se podra decir que los procesos administrativos son aquellos pasos necesarios para que la gerencia lleve a cabo de forma exitosa su misin. Los procesos administrativos tienen un carcter universal, por lo cual los gerentes pueden aplicarlos no importando el tipo de empresa. La naturaleza de un proceso administrativo se desarrolla en varias funciones: planeacin, Organizacin, Direccin y Control. En las organizaciones de carcter educativo como las universidades, los procesos administrativos estn orientados hacia todas las actividades que se realizan para aprovechar los recursos humanos, tcnicos, materiales, entre otros, con los que cuenta la institucin. Es

29 Autor del libro Introduccin a la Teora General de la Administracin (Chiavenato, 2006).

43

decir, para este tipo de organizaciones el objeto de administracin son los elementos necesarios para lograr impartir una educacin de calidad. 2.5 SISTEMA DE INFORMACIN Y SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL Un Sistema de Informacin (SI) es un conjunto de componentes interrelacionados que recopila, procesa, almacena y distribuye informacin para soportar la toma de decisiones y el control en la organizacin. Desde el punto de vista de las empresas, es una solucin organizacional y administrativa, basada en Tecnologas de la Informacin, a un reto que se presenta en el entorno. Los Sistemas de Informacin se ubican dentro de la pirmide organizacional dependiendo del nivel en que se centra su operacin (Operativo, De conocimiento, Administrativo o Estratgico). Existen en el orden piramidal ascendente Sistemas de Procesamiento de transacciones (TPS), Sistemas de Trabajo de Conocimiento (KWS), Sistemas de Apoyo a Toma de Decisiones y Sistemas de Informacin Gerencial (MIS), y Sistemas de Apoyo a ejecutivos (ESS) en la cima de la pirmide (Marquez, 2010). Enfatizando en los MIS o Sistemas de Informacin Gerenciales, como tema de inters, es importante resaltar, que estos sistemas son el resultado de interaccin colaborativa entre personas, tecnologas y procedimientos orientados a solucionar problemas empresariales. stos se diferencian de los sistemas de informacin comunes en que para analizar la informacin utilizan otros sistemas que se usan en las actividades operacionales de la organizacin, desempendose como una herramienta de apoyo en la toma de decisiones, y no simplemente como herramienta de procesamiento de datos generados por las operaciones empresariales (Fuentes, 2003). Acadmicamente, el trmino es comnmente utilizado para referirse al conjunto de los mtodos de gestin de la informacin vinculada a la automatizacin o apoyo humano de la toma de decisiones. Segn Laudon (Kennet C. Laudon, 2004) existe una relacin bidireccional entre las organizaciones y los sistemas de Informacin, que es fundamental: Las organizaciones deben aceptar la influencia de los sistemas de informacin para beneficiarse de las nuevas tecnologas. La organizacin afecta por la fuerza a los sistemas de informacin. Una forma de como la organizacin influye en la tecnologa es decidiendo cmo y para qu usarla. Los sistemas de informacin permiten reducir costos, reemplazando capital y mano de obra, pero tambin disminuye el costo de transaccin, que es el costo de participar en un mercado (conseguir proveedores, pagar seguros, etc.).Tambin reduce los costos internos de administracin (Kennet C. Laudon, 2004). 3. TRABAJOS RELACIONADOS: EL USO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL PARA LA OPTIMIZACIN DE UN PROCESO ADMINISTRATIVO Como se plante en la seccin 2.1 del Marco terico de referencia, las TIC no slo comprenden la computadora sino todos los elementos de tratamiento y gestin de

44

informacin que permiten la optimizacin de los procesos que hacen parte de la actividad general de la empresa, hemos visto cmo han incursionado en todas las reas de la sociedad para mejorar la calidad de los resultados obtenidos, mediante la reduccin de costos, rapidez, y proporcin de herramientas especializadas que reducen los errores, y soportan la toma de decisiones. En este sentido, los sistemas software marcan la pauta y se han incorporado en las empresas e instituciones educativas mejorando las operaciones en el nivel operativo, pero ms an en las actividades de carcter administrativo. Razn por la cual, en la actualidad el auge de proyectos encaminados hacia la produccin de software de soporte de cualquier rea organizacional es cada vez mayor, principalmente Sistemas Gerenciales. A continuacin se exponen varios casos de estudios donde se evidencia que el uso de software permite el mejoramiento de los procesos administrativos en empresas de diversa ndole. 3.1 SISTEMA GERENCIAL COMPUTARIZADO PARA LA OPTIMIZACIN DEL PROCESO EVALUATIVO, EN LA UNIDAD EDUCATIVA NACIONAL GUSTAVO OLIVARES BOSQUE, CATIA LA MAR, ESTADO VARGAS.

Esta investigacin se bas en la elaboracin de una propuesta para el diseo de un Sistema Gerencial Computarizado para mejorar el proceso evaluativo, en la Unidad Educativa Nacional Gustavo Olivares Bosque, Catia La Mar, Estado Vargas, Repblica Bolivariana de Venezuela. Para el Bachillerato Diurno y para la Misin Sucre. El crecimiento de la poblacin estudiantil y los requerimientos por parte de la comunidad demand la adopcin de tcnicas y procedimientos efectivos, para optimizar los procedimientos administrativos, sin embargo, la carencia de recursos econmicos en las instituciones pblicas, impide la adquisicin de un sistema de cmputo comercial. El desarrollo del programa por parte del personal informtico que labora en el plantel, hizo posible su implementacin generando muchos beneficios a las reas administrativas de la Unidad Educativa Nacional "Gustavo Olivares Bosque" permitiendo la gestin adecuada de informacin estudiantil y servicios acadmicos apoyados en las TICs (Gmez, 2004). 3.2 DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVO PARA OPTIMIZACIN DE GESTIN DEL MANTENIMIENTO EN AGRCOLA Y PAQUING CACHAPOAL S.A. Este proyecto fue presentado por Alberto Matas Nicols Santibez Espinoza para optar por el ttulo de Ingeniero Civil Industrial en la Universidad de Talca de Curic Chile; la finalidad de este proyecto fue otorgarle mayor eficiencia y eficacia al proceso de produccin debido a que sus productos eran mayormente exportados y se necesitaba una disminucin en sus deficiencias y el cumplimiento de las normas de calidad. La empresa contaba con dos variables controlables importantes en el proceso como lo eran: la mano de obra y el funcionamiento de la maquinaria, por esto una buena gestin del mantenimiento permiti mejorar los ndice de disponibilidad de la maquinaria, aumentando la productividad y competitividad, por otro lado se disminuyeron los tiempos muertos

45

aumentando la vida til de los equipos, consecuencia de las dos causas expuestas anteriormente se logr una mayor calidad en los productos ofrecidos, entre otros. La empresa anteriormente se encontraba desorganizada, producto de que contaba con poca informacin (mantenimiento, repuestos, riesgos de los equipos) para la toma de decisiones en esta rea. Adems no contaba con una planificacin en el rea de mantenimiento, es decir, que los equipos eran reparados solo en el momento en que se daaban y era totalmente dependiente del personal que lo revisaba, todo el proceso anterior se realizaba de manera verbal e informal. Derivado del proceso anterior, tambin surge el problema de los repuestos que al igual que el anterior se realizaba de forma verbal e informal, adems implicaba costos altos pues se posea una bodega con los repuestos que se daaban frecuentemente. Los tems tenidos en cuenta para la realizacin del sistema de informacin fueron: diagnstico del departamento de mantenimiento, anlisis de las deficiencias, definicin de indicadores de eficiencia, documentacin del seguimiento de la informacin y de los procedimientos, diseo del sistema, formularios de recoleccin de informacin, diseo y entrega de las herramientas y del sistema planteado. Como resultado del sistema de informacin se logr optimizar la gestin del departamento de mantenimiento, especificando las responsabilidades, detallando los procedimientos, mejorando los indicadores de eficiencia y proporcionando a la empresa las herramientas necesarias para que mida y controle de manera integral el departamento.(Santibez, 2009). 4. CONCLUSIONES A partir del estudio realizado es preciso resaltar algunos aspectos encontrados. En principio, el innegable aporte de las TICs en el desarrollo de las empresas obliga a sus directivos a adquirir la habilidad de crear estrategias que vinculen las nuevas tecnologas en los procesos realizados, de tal forma que se mejoren resultados. Adems el uso de las TIC en las organizaciones, sin importar su naturaleza, forma parte no slo de las reas productivas u operativas sino que cada vez se hace ms necesario en la Optimizacin de procesos administrativos. Por otro lado, es claro que la serie de inconvenientes presentados por el manejo individual y manual de la informacin en los distintos departamentos ha dado lugar a un procedimiento de integracin y tratamiento eficaz de la informacin a travs de los Sistemas de Informacin de carcter Gerencial, llamados MIS o SIG, los que permiten a gerentes o administradores analizar reportes e informes claros, coherentes y oportunos que permitan la toma de decisiones apropiadas; que en el caso de las instituciones de Educacin Superior se traduce en el buen aprovechamiento de los recursos para brindar una educacin de alta calidad, soportada en planes estratgicos institucionales bien estructurados.

46

Cualquier proceso de innovacin tecnolgica en las empresas tiene muchos beneficios proyectados a corto, mediano y largo plazo, que al materializarse a travs del uso de herramientas y apropiacin de las TICs en las organizaciones permiten que los procesos cotidianos generen sinergia en la compaa, es decir, se aumente los niveles de integracin y se tomen decisiones acertadas y ajustadas a la realidad. AGRADECIMIENTOS Esta recopilacin de materiales acadmicos e investigativos hace parte de una proyecto generado al interior de la asignatura Sistemas de Informacin Gerencial del Programa de Ingeniera de Sistemas (IX Semestre-2010) de la Universidad de Cartagena, Sede Piedra de Bolvar, financiado por los autores. Se agradece al Ingeniero Jorge Barrios, Director de Planeacin de la Universidad de San Buenaventura Cartagena por suministrar la informacin necesaria para el desarrollo de este proyecto. REFERENCIAS Bartoli, A. (1991). Comunicacin y Organizacin. Buenos Aires, Argentina: Paids. Buitelaar, R. M. (2000). Cmo crear competitividad colectiva? Unidad de Industria, Divisin de Desarrollo Productivo y Empresarial. Chiavenato, I. (2006). Introduccin a la Teora General de la Administracin, Sptima Edicin. McGraw-Hill Interamericana . Farias, E. B. (Junio de 2003). Proceso Administrativo y Planeacin. En E. B. Farias, Proceso Administrativo. Fuentes, E. J. (2003). Sistema de Informacin Gerencial. La Paz, Bolivia: ANESAPA. Goldhaber, G. M. (s.f.). Comunicacin Organizacional.Sexta Impresin. Mxico: Diana . Gmez, S. L. (2004). Sistema Gerencial Computarizado Para La Optimizacin Del Proceso Evaluativo, En La Unidad Educativa Nacional Gustavo Olivares Bosque, Catia La Mar, Estado Vargas. . 1(1). Caracas: Aldea Universitaria Gustavo Olivares Bosque Estado Vargas Repblica Bolivariana de Venezuela. Graells, P. M. (23 de marzo de 2008). TECNOLOGIA EDUCATIVA - WEB PERE MARQUS. (Departamento de Pedagoga Aplicada, Facultad de Educacin, UAB) Recuperado el 10 de Noviembre de 2010, de LAS TIC Y SUS APORTACIONES A LA SOCIEDAD.: http://peremarques.pangea.org/tic.htm Kennet C. Laudon, J. P. (2004). Sistema de Informacin Gerencial Octava Edicin. Mxico: Pearson Educacin. Macau, R. ( 2004). TIC: PARA QU? (Funciones de las tecnologas de la informacin y la comunicacin en las organizaciones). 1(1).

47

Marquez, H. (2010). Sistemas de Informacin EXPERIMENTAL SIMON RODRIGUEZ.

Gerencial.

UNIVERSIDAD

Real Academia Espaola. (2010). Recuperado el 9 de Noviembre de 2010, de RAE: http://www.rae.es/rae.html Santibez, A. M. (2009). Diseo de un Sistema de Informacin Administrativo para la Optimizacin de Gestin del Mantenimiento en Agrcola y Packing Cachapoal S.A. Universidad de TALCA. Curic, Chile.

48