Ministerio de Educacin

GUIA PARA EL LLENADO DE LAS ACTAS CONSOLIDADAS DE EVALUACION INICIAL EBR 2007

Noviembre 2007

CONTENIDO
INTRODUCCIN Qu es el Acta en formato Digital? Beneficios para el Director Obtenga su Censo Escolar automticamente, un beneficio adicional Qu hago si no dispongo de computadora? CMO EMPLEAR EL FORMATO ELECTRONICO? Paso 1: Obtenga el formato en blanco y transfiralo a una PC Paso 2: Habilite su programa Excel para ejecutar Macros Paso 3: Prepare formato para el llenado Paso 4: Llene los datos tal como lo hara en un formato en papel Visin global Procedimientos 1.0 Llenado de datos de la Instancia de Gestion Educativa 2.0 Llenado de datos de Institucin o Prog. Educativo 3.0 Llenado de Apellidos y Nombres 4.0 Llenado automtico de Resumen Estadstico 5.0 Ordenamiento alfabtico automtico de Apellidos y Nombres 6.0 Copia de Apellidos y Nombres de otro archivo Excel 7.0 Copia de Cdigo de Educando, Apellidos y Nombres de Nmina Digital 2007 8.0 Deteccin automtica de errores de llenado Paso 5: Imprima el formato OBTENGA SU CENSO ESCOLAR AUTOMATICAMENTE Introduccin Procedimiento Descarga de su Cdula del Censo Escolar llenada CONSIDERACIONES PEDAGGICAS PARA EL LLENADO

INTRODUCCIN
El presente ao el Ministerio de Educacin ha puesto a disposicin de los Directores de Instituciones Educativas el Acta Consolidada de Evaluacin en formato electrnico. Este formato, descargable del sitio WEB del MINEDU, se llena por computadora.

Qu es el Acta en formato Digital?

El Acta formato electrnico es un documento electrnico inteligente elaborado que se ha construido a partir de un archivo excel. Este documento puede ser llenado en cualquier computadora que disponga del programa Microsoft Excel instalado.

Beneficios para el Director

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El formato electrnico es totalmente gratuito tanto para Instituciones Educativas pblicas como privadas. Puede ser descargado desde el sitio Web del Ministerio (http://www.minedu.gob.pe) y as evitar ir a la UGEL a recogerlo. El formato electrnico le permite hacer correcciones. En el caso del formato en papel un error significa llenar una acta nuevamente. El formato electrnico le brinda un llenado asistido mediante instrucciones, seleccin de opciones y otros lo que facilita su llenado y previene errores automticamente El formato puede ser llenado mediante el copiado y pegado de datos procedentes de otras hojas excel.

Obtenga su Censo Escolar automticamente, un beneficio adicional

El formato tiene la funcionalidad de enviar los datos contenidos en l por Internet a fin de que sea procesado y obtener su Cdula de Censo Escolar totalmente llena. La Nmina de Matrcula y el Acta de Evaluacin contienen la informacin necesaria exigida por el Censo Escolar. En ese sentido usted puede remitir los datos del Acta 2007 y de la Nmina 2008 en formatos digitales. Esto lo puede hacer directamente por Internet o entregar los diskettes al Estadstico de su UGEL en la fecha del Censo.

CMO EMPLEAR EL FORMATO ELECTRONICO?

Paso 1: Obtenga el formato en blanco y transfiralo a una PC Paso 2: Habilite su programa Excel para ejecutar Macros Paso 3: Prepare formato para el llenado Paso 4: Llene los datos tal como lo hara en un formato en papel Paso 5: Imprima el formato

PASO 1

Obtenga el formato electrnico oficial y transfiralo a su PC

Qu hago si no dispongo de computadora?

Si no dispone de computadora (PC) y desea aprovechar los beneficios de usar el formato electrnico, usted puede: Pedir el apoyo de una IE que disponga de una, tal como una IE Huascarn, una IE con Sistema del Educando Recurrir a una cabina Internet Recurrir a amigo o colega que disponga de computadora

1 Obtenga el formato
El formato electrnico es un archivo excel (Hoja de Clculo) y tiene dos opciones para obtenerlo:

Opcion A Descargarlo de la pgina web del ministerio:

http://www.minedu.gob.pe
Si no dispone de conexin a internet puede ir a una cabina y descargarlo de ah. No olvide llevar un diskette a fin de poder grabarlo.

Opcion B Solicitarlo al especialista pedaggico de la UGEL

Debe llevar un diskette, una memoria USB u otro medio de almacenamiento para que el especialista lo grabe. Si no ubica al especialista, contctese con el Estadstico de su UGEL. El nombre del archivo es: Acta_Evaluacion_Inicial_2007.xlt Asegurese que este sea del archivo que ha obtenido

RECOMENDACIN
Si este es su caso, es conveniente llenar previamente un acta en borrador manualmente para as simplemente transcribirlo por computadora ahorrando tiempo.

2 Transfiera el formato (archivo) a su PC

Una vez obtenido el formato (archivo) copilo en su computadora a fin de proceder al llenado.

PASO 2

Habilite su programa Excel para ejecutar Macros

PASO 3

El archivo excel de Actas contiene un conjunto de Macros diseados para facilitar su labor, si no habilita Macros en el programa excel, no podr beneficiarse de las funcionalidades de este archivo digital. Antes de abrir el archivo descargado haga lo siguiente:

Abra el Acta descargada y prepare el formato para el llenado 1

Abra el Acta (formato Excel) y colquese en la hoja PLANTILLA

Arranque el programa excel en su computadora

2
2
Haga clic en: Herramientas Macro Seguridad

Haga click aqu en PLANTILLA con el botn derecho del mouse

Haga click en PLANTILLA(2) con el botn derecho del mouse

Seleccione Mover o Copiar

Seleccione Cambiar nombre

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Seleccione Nivel de Seguridad Bajo

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Haga clic en botn Aceptar

Seleccione Mover al Final

7
Colocar check en Crear una copia Presione Aceptar

Escriba el nombre de su primera seccion

Cierre el archivo excel

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NOTA Despus de cerrarlo puede proceder a abrir su ACTA CONSOLIDADA EN FORMATO DIGITAL.

Repita los pasos 2, 3, 4, 5, 6, 7 hasta completar todas las secciones de su Institucion Educativa

Si no habilita su programa Excel para ejecutar Macros no podr beneficiarse de las funcionalidades del Acta en formato digital

Si no hace las copias de la forma indicada, va ha tener problemas de corrupcin de archivo.

PASO 4
Visin global

Llene el formato

2.0 Llenado de datos de Institucin o Prog. Educativo

Las caractersticas de la IE y de la seccin -Gestin, modalidad, nivel, seccin, etc. disponen de ventanas de opciones desplegables. Slo tiene que seleccionar la opcin correspondiente.

El llenado es, en esencia, semejante a llenado a mano slo que ejecutado usando el teclado. Cada hoja que ha creado corresponder a un acta por seccin y tiene la misma forma que un acta impresa Simplemente colquese en la hoja correspondiente a la primera acta y empiece a introducir los datos en las celdas correspondientes. Al finalizar, guarde la hoja. Luego contine con la siguiente acta y as hasta concluir todas las actas.

Al colocarse sobre la respectiva celda aparecer una descripcin de las opciones

Si intenta digitar directamente una opcin no listada, aparecer un mensaje de error

Deteccin de errores (En este caso Turno no puede ser L)

3.0 Llenado de Apellidos y Nombres Procedimientos 1.0 Llenado de datos de la Instancia de Gestin Educativa
Luego escriba los apellidos y nombres Para empezar escribir los apellidos y nombres, haga click en el extremo izquierdo de la columna

Slo ingrese cdigo de UGEL

4.0 Llenado automtico de Resumen Estadstico

Los resumes estadsticos son calculados automticamente NO deben ser introducidos a mano.

y automticamente aparecer el nombre

5.0 Ordenamiento alfabtico automtico de Apellidos y Nombres

Usted puede llenar las filas sin importar el orden alfabtico o las filas en blanco que pudieran quedar

6.0 Copia de Apellidos y Nombres de otro archivo Excel

Puede darse el caso de que disponga una relacin de alumnos en otro archivo excel y quisiera pasar esos datos al Acta mediante copiar y pegar (copy-paste). USAR PEGADO ESPECIAL

Abra el archivo excel fuente y seleccione celdas a copiar en hoja excel fuente, apriete el botn derecho del mouse y seleccione copiar Es absolutamente necesario que las celdas de la hoja fuente NO estn combinadas. Seleccione slo las celdas que contengan datos

Haga clic en el botn Ordenar Alfabticamente

En la hoja correspondiente del Acta, colquese en el punto izquierdo mas extremo de la primer fila de Apellidos y Nombres y apriete botn derecho del mous y seleccione Pegado especial

Colocarse en celda de extremo izquierdo para pegar

Haga clic en Pegado especial

3 4
Las filas se ordenarn alfabticamente y los espacios en blanco entre ellas se eliminarn. La funcionalidad de ordenamiento slo estar disponible si Usted ha habilitado el Excel para ejecutar Macros. Ver Paso 2
Recuerde que los Apellidos se escriben con Mayscula y luego se escriben los nombres en minscula. Los Apellidos se separan de los nombres mediante una coma.

Aparecer la ventana de Pegado Especial y seleccione Valores

Haga clic en Aceptar

Finalmente los valores de la celda sern copiados al acta sin cambio de estilo

7.0 Copia de Cdigo de Educando, Apellidos y Nombres de Nmina Digital 2007

Puede darse el caso de que Ud. quiera copiar los datos de los alumnos de la Nomina digital 2007. COPIA DE CDIGO DEL EDUCANDO

COPIA DE CDIGO DE APELLIDOS Y NOMBRES

1
Seleccione la columna de celdas ms a la izquierda del campo de Apellidos y Nombres. Manteniendo la seleccin, apriete el botn derecho del mouse y seleccione copiar

Abra la Nmina 2007 y seleccione celdas a copiar, apriete el botn derecho del mouse y seleccione copiar

2 2

En la hoja correspondiente del Acta, colquese en el punto izquierdo mas extremo de la primer fila de Apellidos y Nombres

En la hoja correspondiente del Acta, colquese en el punto izquierdo mas extremo de la primer fila de Cdigo Modular

Apriete botn derecho del mouse y seleccione Pegado especial

Apriete botn derecho del mouse y seleccione Pegado especial

4
Aparecer la ventana de Pegado Especial y seleccione Valores

Aparecer la ventana de Pegado Especial y seleccione Valores

5
Haga clic en Aceptar

5
Haga clic en Aceptar

Finalmente los valores de la celda sern copiados al acta sin cambio de estilo

Finalmente los valores de la celda sern copiados al acta sin cambio de estilo

8.0 Deteccin automtica de errores de llenado

El Acta electrnica dispone de programas internos de deteccin de errores de llenado u omisiones. Las alertas de error aparecen en la parte superior del Acta
Mensaje de Error
OBS:MOT. RETIRO (Falta,No corresp o Mal) FILA 7

PASO 5

Imprima las Actas

CONSIDERACIONES El archivo excel ha sido preparado de tal modo que imprima en el tamao adecuado los formatos. El tamao de papel a emplear para imprimir es A4
La configuracin de pgina esta preparada para imprimir una pgina de ancho por dos de alto, cualquier modificacin de esta configuracin dar por resultado que la impresin no sea adecuada

PROCEDIMIENTO
La causa: Falt llenar motivo de Retiro en una de las filas

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Abra el archivo excel. Colquese en la hoja que corresponda a la primera acta. Presione el botn de impresin y espere a que la impresora imprima el acta correspondiente. Colquese en la siguiente hoja y ejecute

Contine con las siguientes hojas hasta concluir

No debe aparecer ningn mensaje de error al finalizar el llenado del Acta

OBTENGA SU CENSO ESCOLAR AUTOMATICAMENTE

Introduccin
Obtenga su Censo Escolar automticamente a partir de las Actas 2007 y Nminas 2008
Al momento de preparar su Censo Escolar 2008 usted puede usar sus Nminas y Actas electrnicas para su llenado automtico. Para el efecto el MINEDU ha puesto a disposicin un servicio Web que llenar automticamente el Censo Escolar utilizando la informacin contenida en las Actas Consolidadas EBR 2007 y las futuras Nminas de Matrcula 2008 oficiales en formato electrnico.

Despus de llenar su Acta y Nmina en cualquier lugar, usted puede en cualquier momento- ir a una cabina internet, abrir su Acta o Nmina y hacer un clic en el botn de envo para remitirla.

Clic!
Llenado de Acta / Nmina
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INTERNET
Generacin Automtica de Cedula Censal MINEDU UEE
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Censo Escolar

El llenado automtico de la Cdula slo es en los rubros referidos a Matricula y Resultados, los dems rubros se llenarn convencionalmente por el Director o persona encargada de la IE.

Cuando haya remitido su Acta y Nmina usted puede entrar al la pgina web: http://escale.minedu.gob.pe/estadistica/ce/censo/resumen.uee y descargar su cdula Censal llena en lo referente a matrcula y resultados. Luego imprmalos y presentelo al Estadstico de su UGEL.

2 Apersonamiento a UGEL Cmo puedo obtener Censo escolar automticamente?

Tiene dos opciones: Llene el Acta y la Nmina en su computadora. Al momento de presentar la Cdula del Censo Escolar, cpielos en diskettes y entrguelos al Estadstico de su UGEL.
Estadstico de UGEL / DRE Llenado de Acta / Nmina

1 Empleo de la Internet 2 Apersonamiento a UGEL

El Estadstico generar a partir de ella el Censo Escolar en lo referente a Matrcula y Resultados y le entregar una copia.

Empleo de la Internet

Todas las Actas y Nminas en formato digital descargadas del Sitio Web del Ministerio de Educacin disponen de un botn que permite su remisin automtica por internet

Cundo remitir los datos de las Actas y Nminas para obtener el Censo escolar lleno?
El servicio de llenado automtico estar vigente hasta la fecha lmite de entrega de las Cdulas Censales. Usted puede remitir las Actas antes que las Nminas o esperar a concluir con el llenado de las Nminas y remitir ambos tipos de documentos juntos. La llenado automtico de la Cdula Censal slo puede darse cuando se hayan remitido ambos documentos: el Acta 2007 y la Nmina 2008.

Procedimiento para enviar datos por Internet

1
Obtenga su clave EOL
Al momento de enviar las Actas se le solicitar una clave como contrasea. Esta clave denominada EOL -Estadsticas OnLine- es una clave nica que permite al Director de IE remitir informacin estadstica o conectarse a los servicios en lnea proporcionados por la Unidad de Estadstica Educativa del MINEDU. Si no dispone an de la Clave EOL debe acercarse al Estadstico de su UGEL para obtenerla. La obtencin de la clave EOL se realiza una sola vez y le va ha servir para acceder a varios servicios.

4 a

Abra el Archivo de Actas y haga lo siguiente:

Colquese en la primera hoja (Acta) y apriete botn de Envo

Ingrese el Cdigo Modular de su Institucin Educativa como usuario y su clave EOL como contrasea. (le ser solicitada una sola vez por sesion web)

Ubique una computadora con acceso a INTERNET y que disponga de programa Excel
Si no dispone de computadora con acceso a internet puede usar una cabina internet (o recurrir a una IE que disponga del acceso) llevando su archivo en diskette.

c 3
Habilite su programa Excel para ejecutar Macros
Proceda tal como se indic en el Paso 2 del tem CMO EMPLEAR EL FORMATO ELECTRONICO?

Espere hasta recibir mensaje de confirmacin

El Acta fue registrada satisfactoriamente. ID de Registro:30

Luego contine siguiendo el mismo procedimiento con cada una de las siguientes hojas (Actas) hasta finalizar.

Descarga de su Cdula del Censo Escolar llenada

Para obtener su Cdula Censal llena usted debe remitir el Acta 2007 y la Nmina de Matrcula 2008. Cuando haya remitida ambas estar en condiciones de descargarla de la pgina web del MINEDU. Para ello siga las siguiente:

CONSIDERACIONES PEDAGGICAS PARA EL LLENADO

Bsicamente el procedimiento de llenado del acta es semejante al empleado en la versin anterior. Slo hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones:

Las opciones de situacion final son: CONCLUYO, RETIRADO Y FALLECIDO Si la situacin final es del alumno es retirado, colocar obligatoriamente el cdigo de motivo retiro en la columna correspondiente Hay que consignar (F) FALLECIDO en la situacin final si fuera el caso

Ingrese al Sitio de descarga de las Cdulas Censales

En una computadora con acceso a Internet vaya a la siguiente direccin: http://escale.minedu.gob.pe/estadistica/ce/censo/resumen.uee

Hay que dejar en blanco la Situacin Final para el caso de los trasladados El Acta corresponde a una seccin.

Ingrese el cdigo modular de su IE y su clave EOL

Al hacer esto aparecer su Cdula Censal llena.

Haga clic en el botn imprimir

La Cdula Censal contendr llena todas las tablas referidas a Matrcula y Resultados. El llenado no incluye las tablas relativas a docentes e infraestructura pues estos datos no provienen de las Actas ni de las Nminas.

SI TIENE DUDAS EN CUANTO AL LLENADO DE LAS ACTAS COMUNICARSE CON EL ESTADISTICO DE SU SU UGEL