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COMPARACIN ENTRE LA CONTABILIDAD FINANCIERA Y LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA A pesar de que la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa emanan de un mismo sistema de informacin, destinado a facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios, tiene diferencias y similitudes que es necesario conocer para diferenciarlas con precisin. PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Y LA CONTABILIDAD FINANCIERA. a) La contabilidad administrativa est organizada para producir informacin de uso interno para la administracin, por ejemplo : Formular, mejorar y evaluar las polticas para la empresa Conocer las areas de la empresa que son eficientes y las que no Planear y controlar las operaciones diarias Conocer los costos de los diferentes procesos o productos, etc. Y la diferencia bsica radica en la forma en que se presenta la informacin hacia el exterior, que difiere de la requerida para usos internos. La contabilidad administrativa nunca requiere de un modelo o formato especifico, mientras que la contabilidad financiera s. b) La contabilidad administrativa est enfocada hacia el futuro mientras que la contabilidad financiera genera informacin sobre el pasado o hechos histricos de la organizacin. La contabilidad administrativa utiliza la informacin histrica para disear acciones y estrategias que den un diagnostico de la situacin actual de la empresa e indique sus carencias y puntos fuerte para as fijar los planes y acciones para alcanzar una ventaja competitiva. c) La contabilidad administrativa no est regulada por principios de contabilidad a diferencia de la contabilidad financiera, esto es debido a que la informacin para fines externos tiene que est producida bajo ciertos principios y reglas para que exista uniformidad entre la informacin de diferentes empresas y la informacin requerida por los administradores se ajusta a las necesidades de cada uno. d) La contabilidad administrativa no es obligatoria, mientras que la contabilidad financiera si lo est, la informacin financiera se debe presentar con regularidad lo cual crea la obligatoriedad de llevar este sistema. e) La contabilidad administrativa no intenta determinar la utilidad con la misma precisin que la contabilidad financiera, ya que esta otorga ms relevancia a los datos cualitativos por lo cual no se preocupa por la exactitud con la que la contabilidad financiera determina la utilidad. f) La contabilidad administrativa hace hincapi en las areas de la empresa como centros de informacin o clulas para hacer un anlisis y tomar decisiones sobre cada una de ellas y la contabilidad financiera ve a la empresa

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de manera global y de esta manera informa sobre los sucesos ocurridos en la empresa. g) La contabilidad administrativa recurre a disciplinas como : La estadstica La economa Las finanzas, etc. Para poder completar la informacin a presentar y aportar las soluciones a los problemas de la organizacin, pero en la contabilidad financiera esto no sucede.

PRINCIPALES SIMILITUDES ENTRE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Y LA CONTABILIDAD FINANCIERA. a) Ambas se apoyan en el mismo sistema contable de informacin. Las dos parten del mismo banco de datos, y cada una agrega o modifica ciertos datos segn sus necesidades. b) Ambas exigen responsabilidad sobre la administracin de los recursos puestos en mano de los administradores, la contabilidad financiera lo hace de manera global, mientras que la contabilidad administrativa lo hace por rea o segmento.

EL PAPEL DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA EN LA PLANEACIN. La planeacin se ha vuelto muy importante en la actualidad y se hace necesaria por varios motivos: a) Para prevenir los cambios en el entorno y anticiparse a ellos para que se mas fcil la adaptacin. b) Para integrar los objetivos y las decisiones de la organizacin. c) Como medio de comunicacin, coordinacin y cooperacin de los diferentes elementos que integran la empresa. La planeacin es el diseo de acciones cuya misin es cambiar el objeto de la manera en que este haya sido definido. Se pueden planear acciones a corto y largo plazo, al realizar una adecuada planeacin se logra mayor efectividad y eficiencia en las operaciones. La planeacin se puede clasificar en: a) Planeacin operativa o tctica: es el diseo de acciones cuya misin es alcanzar los objetivos referentes a la operacin de la empresa, en un periodo de tiempo determinado.

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b) Planeacin estratgica: Es la planeacin de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad bsica el establecimiento de guas generales de accin de la empresa. Los dos tipos de planeacin recurren a ciertas herramientas tales como: a) Los presupuestos: es la herramienta que traduce a un lenguaje cuantitativo las acciones que plana la alta administracin y cuyo objetivo es colocar a la organizacin en una determinada situacin financiera durante cierto periodo de tiempo. En otras palabras es el plan de operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en trminos monetarios. b) El modelo costo-volumen-utilidad: esta herramienta permite a la direccin utilizar un mtodo de simulacin sobre estas 3 variables y as facilitar la eleccin de un correcto curso de accin, ya que permite analizar los posibles efectos en las utilidades al tomar determinadas acciones. Estos instrumentos apoyan a la administracin desde el punto de vista informativo. La contabilidad administrativa brinda una ayuda ms notable a la planeacin operativa o a corto plazo, mientras que la informacin generada por la contabilidad financiera es de vital importancia en la planeacin estratgica o a largo plazo.

EL PAPEL DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA EN EL CONTROL ADMINISTRATIVO. La poca actual se caracteriza por la complejidad econmica en la administracin de los recursos, que tanto a nivel macroeconmico como microeconmico son escasos, lo que exige efectividad y eficiencia de los profesionales en la administracin, a fin de lograr un uso optimo de los insumos. Esto puede lograrse al aplicar la teora del mejoramiento continuo o cultura de la calidad, que tiene como propsito eliminar todo aquello que no alcanza los estndares y suprimir lo que no permite competir satisfactoriamente. Para lograrlo se necesita un sistema de informacin basado en la estadstica que muestre dichas desviaciones, lo que implica la necesidad de contar con un buen sistema de control administrativo, que propicie un mejoramiento continuo. El control administrativo debe ser el proceso mediante el cual la administracin se asegura de que los recursos son obtenidos y usados eficiente y efectivamente, en funcin de los objetivos planeados por la organizacin. Esta informacin es til en los siguientes aspectos: Como medio para comunicar informacin acerca de lo que la direccin desea que haga

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Como medio de motivar a la organizacin a fin de que actu en la forma ms adecuada para alcanzar los objetivos empresariales. Como medio para evaluar los resultados, es decir, para juzgar que tan buenos resultados se obtienen

La contabilidad administrativa es necesaria para obtener mejor control una vez que se ha concluido una determinada operacin se deben medir los resultados y compararlos con un estndar fijado previamente con base en los objetivos planeados de tal manera que la administracin pueda asegurarse de que los recursos fueron manejados con efectividad y eficiencia. El estndar surge al utilizar alguna de las siguientes herramientas: los costos estndar, los presupuestos, el establecimiento de centros de responsabilidad financiera, etc. El control administrativo se efecta a travs de los informes que genera cada una de las areas o centros de responsabilidad, lo cual permite detectar sntomas graves de desviaciones y conduce hacia la administracin por excepcin por parte de la gerencia, de tal modo que al manifestarse alguna variacin, puedan realizarse las acciones correctivas necesarias para logra la eficiencia y efectividad en el empleo de los recursos. La relevancia de esta funcin viene de un principio administrativo: Sistema que no se controla sistema que se degenera.

EL PAPEL DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA EN LA TOMA DE DECISIONES. La contabilidad administrativa facilita la toma de decisiones. Para tomar una buena decisin se requiere utilizar el mtodo cientfico que se desglosa de la siguiente manera: 1. Analizar a) Reconocer que existe un problema b) Definir el problema y especificar los datos adicionales necesarios c) Obtener y analizar los datos 2. Decisin a) Proponer diferentes alternativas b) Seleccionar la mejor 3. Puesta en prctica. a) Poner en prctica la alternativa seleccionada b) Realizar la vigilancia necesaria para controlar en plan elegido.

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En este modelo de toma de decisiones, en las etapas 1 y 2 la contabilidad administrativa ayuda para que la decisin sea la mejor, de acuerdo con la calidad de informacin. En dichas etapas deben simularse los distintos escenarios y ser analizados a la luz de los diferentes ndices esperados, segn el tipo de industria y actividad que se trate. En toda organizacin diariamente se toman decisiones. Unas son rutinarias, como contratar un nuevo empleado, otras no lo son, como introducir o eliminar una lnea de producto. Ambas requieren informacin adecuada. La calidad de las decisiones de cualquier empresa est en funcin directa del tipo de informacin disponible, si se desea que una organizacin se desarrolle normalmente, debe contarse con un buen sistema de informacin. A mejor calidad de informacin se asegura una mejor decisin. EL modelo ideal de un sistema de informacin administrativo es el de contabilidad por productividad (accountability), que consiste en utilizar todas las herramientas de contabilidad administrativa, integradas en un solo supra-sistema de informacin cuantitativo. La informacin que genera la contabilidad es usada por la administracin en la toma de decisiones, es importante hacer notar que no proporciona respuestas automticas a los problemas. El elemento humano es precisamente aquel que elije la mejor alternativa, por su experiencia y conocimientos, junto con la informacin contable.

OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Sus principales objetivos son: a) b) c) d) e) f) Proveer informacin Alentar a los administradores Facilitar el proceso de toma de decisiones Permitir llevar a cabo el control administrativo Ayudar a evaluar el desempeo Motivar el desempeo de los administradores

SISTEMAS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA TRADICIONALES Y CONTEMPORNEOS Hoy en da muchas organizaciones siguen aferradas a utilizar sistemas de informacin de costos cuya nica misin es determinar correctamente el costo de los productos, sin embargo ante este reto que tienen las empresas de mejorara constantemente la productividad, los sistemas tradicionales resultan obsoletos.

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Ante ello algunas empresas han empezado a utilizar nuevos sistemas de informacin administrativa, que permite detectar si se est entregado a los clientes productos a los cuales se les agrega valor. Una de las grandes diferencias entre ambos sistemas es que los TRADICIONALES hacen hincapi en prorratear o distribuir los costos indirectos utilizando en la mayora de los casos bases arbitrarias; en cambio, los nuevos sistemas de informacin, en lugar de prorratear, tratan de identificar o atribuir, a travs de un detonador correcto. Este nuevo enfoque permite llevar a cabo anlisis de costos diferentes para propsitos diferentes. Y contar con un sistema de informacin que propicie una excelente cultura competitiva. Los sistemas de informacin contemporneos ofrecen ventajas muy interesantes para las organizaciones (por ejemplo; seguridad en el proceso de costeo, facilidad en el proceso de toma de decisiones, ayuda en la ejecucin de la planeacin estratgica).

SISTEMA TRADICIONAL

SISTEMA CONTEMPORNEO

El detonador para asignar se basa siempre en unidades Prorrateo intensivo

El detonador para asignar no usa unidades, sino algo que tenga relacin lgica Identificacin intensiva para distribuir los costos indirectos

Fuerte orientacin a costear, no Fuerte orientacin para incrementar la eficiencia con a propiciar el mejoramiento el fin de lograr liderazgo en costos Rgido Utiliza solo indicadores financieros para evaluar la actuacin Poca orientacin hacia los usuarios internos Flexible en funcin de necesidades del usuario Utiliza indicadores financieros y no financieros para evaluar la actuacin Mucha orientacin hacia los usuarios internos

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EL PAPEL DEL CONTRALOR

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Toda organizacin tiene una razn de ser: generalmente, producir y vender un bien o un servicio. Las reas que se ocupan de lograr que los departamentos de lneas sean ms eficientes son conocidas como departamento STAFF o de SERVICIO. Dentro de estos se encuentra la funcin de contralora, encabezada por el contralor, quien tiene autoridad sobre sus subordinados de lnea, pero en lo referente a los dems departamentos solo tiene autoridad de consejo y ayuda respecto al proceso administrativo. Las actividades principales que desarrolla son las siguientes: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Contabilidad financiera Presupuestos y planeacin Cumplimiento de obligaciones fiscales Auditora interna Control administrativo Diseo, informe y evaluacin del desempeo Salvaguarda de activos Estudios especiales Procesamiento de datos Costos

Se puede decir que el contralor es como el copiloto de la direccin general cuya funcin es llevar a la empresa al logro de sus fines. La contabilidad administrativa debe estar permeada de esta filosofa, si es que quiere cumplir con su cometido.

Concepto clasificacin de los costos

Costo es la suma de erogaciones en que incurre una persona fsica o moral para la adquisicin de un bien o un servicio, con la intencin de generar ingresos en el futuro. Clasificacin: De acuerdo con la funcin en que se originan: a) Costo de produccin. Son los que se generan en el proceso de transformar la materia prima en productos terminados. 1. Costos de materia prima. Es el costo de los materiales integrados al producto

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2. Costos de mano de obra. El costo que interviene directamente en la transformacin del producto 3. Gastos indirectos de fabricacin. Son los costos que intervienen en la transformacin de los productos, con excepcin de la mp y mo b) Costos de distribucin y venta. Son los que incurren en el rea que se encarga de llevar el producto desde la empresa hasta el ltimo consumidor c) Costos de administracin. Son los que se originan en el rea administrativa. d) Costos financieros. Son los que se originan por el uso de recursos ajenos, que permiten financiar el crecimiento y desarrollo de las empresas. De acuerdo con su identificacin con una actividad, departamento o producto. a) Costos directos. Son los que se identifican plenamente con una actividad, departamento o producto b) Costos indirectos Es el que no se puede identificar con una actividad determinada. Algunos costos son duales, directos para una actividad pero indirectos para otra o para el producto. De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados Histricos. Son los que se produjeron en determinado periodo: los costos de los productos vendidos o los costos de los que se encuentran en proceso. Estos son de gran ayuda para predecir el comportamiento de los costos predeterminados. Predeterminados. Son los que se estiman con base estadstica y se utilizan para elaborar presupuestos. De acuerdo con el tiempo en que se cargan o se enfrentan los ingresos a) Costo del periodo. Son los que se identifican con los intervalos de tiempo y no con los productos o servicios. b) Costos del producto. Son los que se llevan contra los ingresos nicamente cuando han contribuido a generarlos en forma directa, son los costos de los productos que se han vendido , sin importar el tipo de venta. De tal forma que los costos que no contribuyeron a generar ingresos en un periodo determinado qedaran inventariados. De acuerdo con el control que se tenga sobre la ocurrencia de un costo a) Costos controlables Son aquellos sobre los cuales una persona de determinado nivel tiene autoridad para realizarlos o no.

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b) Costos no controlables. Costos sobre los que no se tiene autoridad DE acuerdo con su comportamiento a) Costos variables Son los que cambian o fluctuan en relacin directa con una actividad o volumen dado. b) Costos fijos. Son los que permanecen constantes durante un periodo determinado. Sin importar si cambia el volumen 1) Discrecionales. Son los susceptibles de ser modificados 2) Comprometidos. Son lo que no aceptan modificaciones, por lo cual tambin son llamados sumergidos. c) Costos semivariables o semifijos. Estan integrados por una parte fija y una variable De acuerdo con su importancia en la toma de decisiones a) Costos relevantes. Se modifican o cambian de acuerdo a la opcin que se adopte tambin se les conoce como costos diferenciales b) Costos irrelevantes Son aquellos que permanecen inmutables sin importar el campo de accin. De acuerdo con el tipo de sacrificio en que se ha incurrido a) Costos desembolsables. Son aquellos que implicaron una salida de efectivo, b) Costos de oportunidad. Es aquel que se origina al tomar una determinacin que provoca la renuncia a otro tipo de alternativa que pudiera ser considerada al llevar a cabo una decisin. De acuerdo con el cambio originado por un aumento o disminucin de la actividad a) Costos sumergidos. Son aquellos que independientemente del curso de accin que se elija, no se vern alterados b) Costos diferenciales Son los aumentos o disminuciones del costo total o el cambio de cualquier elemento del costo, generado por una variacin en la operacin de la empresa 1) Decrementales Cuando los costos diferenciales son generados por disminuciones o reducciones del volumen de operacin 2) Incrementales. Son aquellos en que se incurre cuando las variaciones de los costos son ocasionadas por un aumento en la actividad u operaciones. De acuerdo cn su relacin con una disminucin de actividades

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a) Costos evitables. Son aquellos plenamente identificables con un producto o departamento de modo que si se elimina el producto dicho costo se suprime b) Costos inevitables Son aquellos que no se suprimen, aunque el departamento sea eliminado de la empresa. De acuerdo con su impacto en la calidad. a) Costos por fallas internas Son los costos que podran ser evitados si no existieran defectos en el producto antes de ser entregados al cliente b) Costos por fallas externas Son los costos que podran ser evitados si no tuvieran defectos los productos. Estos surgen cuando los defectos se detectan despus de que el producto es entregado al cliente c) Costos de evaluacin Son aquellos que se incurren para determinar si los productos cumplen con los requerimientos especficos d) Costos de prevencin Son los costos que se incurren antes de empezar el proceso con el fin de minimizar los costos de productos defectuosos El comportamiento de los costos y el uso de recursos El comportamiento de los costos tiene una relacin estrecha con los cambios que sufre la actividad con que se trabaja. Si un costo permanece constante independientemente de la actividad y sus cambios es un costo fijo Un costo variables es aquel que cambia con los cambios de la actividad. Variables que intervienen en el comportamiento de los costos. TIEMPO: Todos los costos son variables en el largo plazo segn los economistas , mientras que en el corto plazo se pueden detectar ambos. Lo relevante aqu es determinar hasta donde se puede extender el corto plazo y esto depende del criterio de la administracin. Uso de los recursos en las actividades: Para realizar las actividades necesarias para elaborar un producto se requiere contar con una capacidad determinada. La cual a su vez demanda recursos que forman diferente comportamiento de acuerdo con su actividad.

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Capacidad practica Normalmente las empresas requieren trabajar a un volumen determinado que les permita ser eficientes. Capacidad ociosa Cuando no se este trabajando a toda la capacidad la parte no utilizada se denomina capacidad ociosa, la cual constituye todo un reto para la administracin que no desee desperdiciar recursos Medida utilizad en las actividades. Los costos generados. Lo mas adecuado para medir el efecto de los cambios en los costos variables. Estos explican los cambios que experimentan los costos en las actividades Los basados en las unidades: Se incrementan cada vez que se produce, vende o entrega una unidad, como son los materiales directos la energa utilizada para producir una unidad la comisin por unidad vendida.

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