*OBJETIVOS Y CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS*

MANUALES ADMINISTRATIVOS:
Son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin. El establecimiento de Manuales Administrativos contribuye a mejorar la gestin en las instituciones, pues estos suministran a los funcionarios un medio para recibir instrucciones, informaciones, y mtodos para realizar sus tareas.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS:

Los objetivos que se persiguen con la elaboracin de los manuales administrativos en una Institucin son diversos, entre ellos se encuentran los siguientes: Instruir a los colaboradores de la Institucin acerca de aspectos tales como objetivos, visin, misin, estrategias, funciones, procedimientos, responsabilidades, normas, etc. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones. Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas a la institucin y los colaboradores, as como, propiciar la uniformidad en la ejecucin de las labores. Servir como medio de integracin y orientacin a los colaboradores de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a las distintas funciones. Servir para el anlisis o revisin de los procesos y/o procedimientos de una institucin. Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implantacin de reformas administrativas. Simplificar la determinacin de responsabilidades por fallas y errores. Aumentar la eficiencia de los funcionarios indicndoles que es lo qu deben hacer y cmo deben hacerlo. Ayudar a la coordinacin del trabajo y evitar duplicaciones o cuellos de botella.

CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Por su contenido: Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias. Por su funcin especfica: Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especfica a tratar. General: Se refiere a todo el organismo en su conjunto. Especfico: Se refieren a un rea especfica de la empresa.

Por su contenido

Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradicin y filosofa del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensin y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organizacin. Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidades de los distintos puestos, y las relaciones. Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito, permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. c) Servir de base para una constante y efectiva revisin. Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una gua (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de manuales.
Por su funcin especifica

Manual de produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solucin. Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la funcin de comprar, los mtodos a utilizar que afectan sus actividades. Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas. Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. Manual de finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administracin, contiene numerosas instrucciones especficas a quienes en la organizacin estn involucrados con el manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera.

General

Manuales generales de organizacin: Este es producto de la planeacin organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organizacin formal y definiendo su estructura funcional. Manual general de procedimientos: Este es tambin resultado de la planeacin, contiene los procedimientos de todas las unidades orgnicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar. Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la direccin superior; para toda la empresa, estas polticas generales establecen lneas de gua, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales. Especifico Manual especifico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a una parte de una rea especfica (personal). Y contiene la definicin uniforme respecto al reclutamiento y seleccin personal en una organizacin. Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicacin especfica a determinados tipos de actividad, aqu se refiere a la auditoria interna en forma particular. Manual especifico de polticas de personal: Este se enfoca a definir "polticas", pero de una rea especfica de la organizacin, sealando las guas u orientacin respecto a cuestiones de personal, tales como: contratacin, permisos, promociones, prestaciones, etc. Manual especifico de procedimientos de tesorera: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un rea especfica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo.

Mara Ana Yuridania Katia Giselle