INVENTARIO La informacin es poder, dice una de las consignas ms antiguas en el mundo de los negocios, y la mayora de empresarios suele seguirla

a rajatabla cuando se trata de estar al tanto de cualquier detalle de su sector. De igual forma, todo emprendedor ambicioso querr saber lo ms posible acerca de sus clientes: quines son, dnde estn concentrados, su gasto medio... Sin embargo, en casa del herrero cuchillo de palo: ese mismo empresario, tan cuidadoso de puertas afuera, es posible que no sepa con exactitud qu bienes tiene dentro de su empresa ni cuanto valen esos activos. Es decir, el tipo de informacin que podra obtener simplemente tomndose la molestia de hacer inventario. Con la realizacin del inventario se busca comparar las cifras que tenemos segn los libros con las existencias reales que hay en el almacn, calculando su valor y la calidad de las mismas, apunta Thierry Casillas, profesor de Pymes de EOI Escuela de Negocios. Aunque este clculo parece de sentido comn dentro de un negocio dedicado a la produccin o venta de artculos, resulta necesario en cualquier tipo de compaa ya que, como recuerda Casillas, incluso una empresa de servicios tiene un volumen de existencias, aunque slo sea el material de oficina, y hay que hacer recuento de ellas. CUNDO HACERLO? Realizar inventario al menos una vez al ao no deja de ser una exigencia legal en la medida en que cualquier sociedad debe valorar sus existencias con vistas al cierre contable. Por esa razn, muchas empresas suelen aprovechar el final del ejercicio econmico para hacer recuento de sus activos. Este inventario anual es una opcin que se puede realizar cuando existe un nmero limitado de referencias, dice Jos Ramn Mrquez de la Cuesta, profesor del Instituto de Formacin Empresarial de la Cmara de Madrid. El inconveniente, destaca, es que la empresa debe efectuar una interrupcin de sus actividades de almacenamiento, paralizando las entradas y salidas mientras dure el recuento. Pero si no quieres detener tu actividad, tienes la posibilidad de hacer un inventario cclico, a lo largo del ejercicio. De esta forma, la empresa realiza cada semana o mes el recuento de un

determinado nmero de referencias y cuando finalice el ao habr hecho ya el recuento total, aclara Mrquez de la Cuesta. CLASIFICACIN POR ACTIVOS En cuanto a cmo debes clasificar tus bienes, recuerda que en un inventario que incluya todos los activos deber existir una divisin entre lo que llamamos partidas de activo circulante (existencias del almacn) y las de activo fijo (maquinaria, instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informticos, etc). Todo eso, lgicamente, debe ser tambin objeto de inventario, seala Mrquez de la Cuesta. Por lo que se refiere a los bienes consumibles (papel, bombillas, bolgrafos, papeleras), necesarios para la actividad pero de menor valor, se deben sumar en el circulante. Lo habitual es que se fije un lmite de precio (con relacin a su valor por unidad) y en funcin de ste se incluyan en una u otra partida. EL INVENTARIO, PASO A PASO Puede que pienses que los bienes de tu empresa son tan limitados que casi los puedes ir contando sobre la marcha, pero no olvides que un inventario es un sistema de control y, cuanto ms preciso sea, mejor. Lo primero es verificar la ubicacin de los artculos, es decir, localizarlos. Esa tarea debera ser fcil si has hecho los deberes previos: codificarlos todos. Asignar a tus activos unos cdigos de ubicacin y de producto te servir tanto para identificar cada uno como su emplazamiento en el almacn. Respecto a las herramientas necesarias, se trata de elaborar unas bases de datos, para lo cual debera bastarte con los programas informticos ms habituales. Desde Internet es posible descargar modelos de hojas de inventario en Excel. Segn vayas haciendo el recuento de las existencias fsicas reales (tal como se les denomina en la jerga), producto a producto y referencia a referencia, y sepas el nmero de unidades que tienes de cada cosa, es importante que introduzcas esa cifra en una aplicacin informtica. Eso te permitir comparar el dato con el que figura en tus archivos de control. En caso de que haya diferencias en los nmeros, estaremos ante una desviacin, ya sea negativa o positiva (que falten o sobren productos).

Si concluido este recuento resulta que tus existencias no coinciden finalmente con las que esperabas, has de hacer una valoracin de esa desviacin o desajuste para proceder a su regularizacin. Dicho de forma ms sencilla: debes ajustar las cifras de tus libros de acuerdo con la realidad. Cuando realizas el recuento del inventario, ests obteniendo tambin los datos para tu inventario contable, y la regularizacin es por tanto una regularizacin contable, que afecta al balance de la compaa, explica Mrquez de la Cuesta.

TUS MRGENES DE MANIOBRA A modo de referencia, que sepas que siguiendo la llamada clasificacin ABC las empresas suelen considerar admisible una desviacin distinta dependiendo del tipo de producto. Para los artculos de clase A (los ms valiosos para tu negocio), la desviacin debera ser de cero; en la clase B se tolerara una mxima del +/-1%, mientras que en los productos de clase C se admite un margen mximo de hasta dos puntos porcentuales. Si los desajustes son graves, puedes plantearte hacer un anlisis histrico de los movimientos de entrada y salida, en busca de posibles fallos en los registros que te aclaren los bailes de cifras y ayuden a evitar otros. En ese caso aclara Mrquez de la Cuesta, en lugar de una regularizacin contable lo que tendras que hacer es la rectificacin de un movimiento errneo. Optimiza el proceso Thierry Casillas, profesor de la EOI, recomienda hacer el inventario con un carcter peridico, cuantas ms veces mejor, combinando dos tcnicas que lo hagan ms sencillo: en primer lugar, el sistema de clasificacin ABC. Este mtodo divide los artculos en tres categoras segn su valor para el negocio, de forma que los de clase A seran los ms preciados y los clase C los de menor inters. Aplicado al inventario, la conclusin es que debemos revisar con mayor atencin aquellos productos que tengan un mayor valor unitario. Por ejemplo, si tu negocio es una joyera, es posible que no necesites recontar con tanta frecuencia los relojes ms baratos, pero las piezas que valgan 6.000 euros las contars diariamente, porque si desaparece una tienes un problema gordo, explica Thierry Casillas.

FAMILIAS LGICAS Junto a ese sistema ABC, Casillas recomienda dividir el stock en familias de productos de forma que el inventario se pueda ir repartiendo en el tiempo. Un ejemplo sencillo: Si tienes un negocio de ropa para hombres, una familia de artculos podran ser los trajes y otras las camisas, los abrigos, los complementos... Aprovechando los tiempos muertos (en un local comercial, la primera hora de la maana), es factible ir haciendo el recuento de cada familia sin necesidad de cerrar el local durante un da entero. Si has establecido ocho familias, a semana por familia, en dos meses le puedes dar una vuelta al conjunto del almacn y hacer hasta seis inventarios completos a lo largo del ao. TCNICAS COMBINADAS Adems, una vez que tengas claras tus familias, al hacer el recuento puedes aplicar a su vez una tcnica de clasificacin ABC, apunta Casillas: Por ejemplo, no importa tanto que, en lugar de ir contando cada par de calcetines, lo hagas por cajas, puesto que su valor por unidad es pequeo. En cambio, si recuentas gemelos de 300 euros cada par, sabes que los tienes que ir comprobando uno por uno".

DINERO PERDIDO ENTRE LOS ESTANTES Segn el ltimo estudio AECOC sobre la prdida desconocida, 1.200 millones de euros en producto desaparecen cada ao de las empresas espaolas. Es decir, ese es el coste de las regularizaciones que se ven obligadas a asumir las compaas. Viendo las causas de estas prdidas, llama la atencin que un 26,6% se debe a hurtos de los propios empleados (hurto interno), frente a un 10,4% de desapariciones que son a causa de errores administrativos (por ejemplo, a la hora de fijar los precios). Como tendencia, las sustracciones por parte del personal estn descendiendo respecto a aos anteriores. En 2006, fueron del 29%. En cualquier caso, el mayor nmero de hurtos viene de personas ajenas a la empresa (un 63%).

BENEFICIOS No se trata slo de poner orden en las dependencias de tu empresa. Un control regular de inventario te ofrece informacin de gran utilidad para muchas situaciones: EVITAR ROTURAS DE STOCK Cada vez que dejas de atender un pedido por no disponer de un determinado producto pierdes una venta y, quizs, un buen cliente. Las empresas de comercializacin de productos tienen cuidado de no llegar a ese extremo. Sin embargo, incluso una compaa de servicios puede enfrentarse a una rotura de stock. Evitarlo es tambin una estrategia de fidelizacin. DETECTAR MATERIAL CADUCADO O DETERIORADO El fin del inventario no es slo confirmar que el material existe, sino que est en las condiciones adecuadas para la venta. Comestibles caducados, material de enseanza desfasado en los archivos de una empresa de formacin... Si no llevas un control regular, puedes encontrarte con que lo que creas bienes tiles ya no lo son tanto. PROMOCIONES Y LIQUIDACIONES Imagina que guardas un montn de licencias de Windows XP... Pasado un tiempo, quin va a querer comprar ese material?, recuerda Casillas. Y quien dice software dice, por ejemplo, merchandising de cualquier fenmeno meditico con fecha de caducidad: desde Indiana Jones a Rodolfo Chikilicuatre y su guitarra. Estar atento a tus existencias te permite detectar los artculos prximos al desfase y organizar las promociones y liquidaciones oportunas.

CONOCER EL VALOR DE TUS EXISTENCIAS Normalmente, las existencias se valoran a precio de coste. Pero si el producto caduca, queda desfasado o descatalogado, la valoracin que constaba en tus libros ya no es vlida. Cuanto ms ligado a la moda est el producto, mayor necesidad de actualizacin.