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E DICIÓN N° 07 J UNIO 2007 C OMISIÓN DE É TICA Y T RANSPARENCIA

EDICIÓN N° 07 JUNIO 2007

COMISIÓN DE ÉTICA Y TRANSPARENCIA INSTITUCIONAL DE PETROPERÚ S.A.

PRINCIPIO ÉTICO DEL MES:

“RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD”

E ste mes hemos creído importante hacer una referencia sobre el principio ético de la

Este mes hemos creído importante hacer una referencia sobre el principio ético de la reserva de información y la protección de áquella que se considera como privilegiada y confidencial. Demás está referir una definición, pues el marco normativo que en este mismo boletín hemos recogido páginas más adelante, es más que suficiente para formarnos una idea clara de lo que consiste la prohibición de divulgar “hechos, datos, procedimientos y documentación no autorizada o confidencial” que maneja nuestra empresa; sin embargo, sí creemos necesario explicar brevemente

el por qué es necesaria la protección de determinada información, y luego situarnos allí donde la línea divisoria entre la información pública y la no pública es a veces muy delgada. Y es que la reserva de la información constituye una excepción al principio general de publicidad que toda entidad y empresa pública está obligada a brindar.

Su importancia radica en que la información para una empresa constituye uno de sus activos más valiosos, y es por eso que dictar políticas de protección y seguridad a sus datos informativos o “know how 1 ” resulta de gran relevancia.

La información creada u obtenida por las empresas del Estado, o aquella que se encuentra en su posesión, o bajo su control, es de carácter público y debe ser suministrada a los particulares cuando la soliciten; sin embargo, la información considerada confidencial, como aquella contemplada en la Circular RRHH-AA-059-2006 que recoge las disposiciones del Art. 17 del TUO de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, escapa del principio de publicidad.

Debemos tener en cuenta que de acuerdo a jurisprudencia del Tribunal Constitucional el sólo hecho de colocar el título de confidencial o reservado no atribuye la condición de tal a una información, sino que ésta tiene que estar revestida realmente de dicho carácter, dado que está en juego el derecho de acceso a la información y la transparencia en la administración y gestión de la empresa.

El Código de Ética de PETROPERÚ S.A. considera importante guardar reserva o secreto cuando se tiene acceso a:

- información privilegiada,

- relevante,

- información cuya opinión haya sido determinante en la toma de decisiones,

- así como la información que por ley expresa tenga carácter de confidencial o secreta.

En el ejercicio de nuestras funciones como trabajador o en la prestación de servicios estamos en contacto con diversa información y somos parte de la cadena en la toma de decisiones muchas veces trascendentes en la empresa, y es que si bien en nuestras normas internas se ha detallado aquella información considerada confidencial, así como en la propia Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, es necesario analizar el caso en concreto para determinar qué es confidencial o reservado y qué no lo es; y es por eso que se debe tener presente como regla que, la información debe ser usada sólo para el propósito específico requerido y para beneficio de la Empresa, dejando de lado intereses particulares.

1 Término utilizado para referirnos a los conocimientos prácticos, técnicas o criterios que han sido utilizados en la elaboración o diseño de un proyecto y que se pueden reutilizar en otros proyectos similares.

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Por otro lado, es preciso recalcar la obligación de una utilización prudente y reservada en aquellas áreas que manejan información donde podrían verse comprometidas situaciones que afecten la intimidad personal o familiar del trabajador.

También, es necesario referirnos al carácter temporal o período de reserva que tiene determinada información, como por ejemplo aquella que versa sobre investigaciones en trámite referidas al ejercicio de la potestad sancionadora de la empresa, que cesa cuando se pone fin al procedimiento sancionador o cuando transcurren seis meses desde su inicio; otro caso, es el de los Estados Financieros (Acuerdo de Directorio N° 022-2007-PP) cuya

divulgación oficial es trimestral, entendiéndose que antes de ese período el personal debe mantener reserva de los mismos. Igualmente, se puede hacer alusión al principio de reserva durante la ejecución de acciones de control en la empresa, conforme al artículo 9,

inciso n) de la Ley 27785, que a la letra dice: «

encuentra prohibido que durante la

ejecución del control se revele información que pueda causar daño a la entidad, a su personal o al Sistema, o dificulte la tarea de este último»; o del mismo modo tiene carácter temporal la información preparada u obtenida por asesores jurídicos o abogados de la empresa (Art. 17, inc. 4, TUO de la Ley 27806), cuya reserva finaliza al concluir el

procedimiento.

se

Sobre este tema, el Código Procesal Constitucional ha precisado en su artículo 61 el derecho de acceso a la información mencionando que también se considera a la que “obra en expedientes terminados o en trámite, estudios, dictámenes, opiniones, datos estadísticos, informes técnicos y cualquier otro documento que la administración pública tenga en su poder, cualquiera que sea la forma de expresión, ya sea gráfica, sonora, visual, electromagnética o que obre en cualquier otro tipo de soporte material”.

Pero este principio de reserva subsiste aún cuando el personal ha cesado en sus funciones, ha perdido su condición de trabajador o al vencimiento del contrato por servicios no personales de tratarse de un contratista, situación que está contemplada en nuestro Código de Ética, así como en normas sobre control interno (Resolución N° 123-2000-CG) donde se hace referencia, entre otras cosas, que la entidad debe “realizar todas las acciones necesarias a fin de prevenir que el personal saliente incurra en posterior conflicto de interés o emplee la información privilegiada a la cual ha tenido acceso durante el servicio”, es decir debe existir un pacto de confidencialidad donde exista un compromiso de no usar en su propio beneficio o de terceros información considerada como confidencial.

Finalmente, el principio de reserva o confidencialidad se rompe cuando tomamos conocimiento de la existencia de actos ilegales o contrarios al orden público y las buenas costumbres, puesto que en aquellas circunstancias el personal está en la obligación de hacer de conocimiento de los órganos pertinentes.

En conclusión, este principio toma gran importancia dado que nos encontramos trabajando en una empresa que, como hemos dicho, tiene entre sus componentes más importantes además de su personal, la información que posee, y cuya visión es “ser la empresa de energía, integrada y competitiva, líder en el mercado nacional”, y tanto es así que este principio ha sido mencionado en cuatro artículos de nuestro Código de Ética como veremos en la siguiente página. Por ello exhortamos a practicar la reserva de información, la misma que va de la mano con el principio de lealtad para con uno mismo y para con la empresa.

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PRINCIPIO ÉTICO DEL MES: “RESERVA” MARCO NORMATIVO DE PETROPERÚ S.A. SOBRE EL PRINCIPIO DE RESERVA
PRINCIPIO ÉTICO DEL MES:
“RESERVA”
MARCO NORMATIVO DE PETROPERÚ S.A. SOBRE EL
PRINCIPIO DE RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD:
CÓDIGO DE ÉTICA DE PETROPERÚ S.A.
PRINCIPIO ÉTICO
(Art. 5.9)
RESERVA: “Discreción respecto de las actividades encomendadas, así como
de la información que tuviera acceso en el ejercicio de su actividad
funcional, evitando revelar los hechos, datos, procedimientos y
documentación no autorizada o confidencial de acuerdo a Ley, salvo cuando
se trate de cumplir sus responsabilidades legales o administrativas. Esta
obligación subsiste aún después de cesar en sus funciones”.
DEBERES ÉTICOS
(Art. 6.6.)
SECRETO O RESERVA: Guardar secreto de la información privilegiada,
relevante o cuya opinión haya sido determinante en la toma de decisiones,
así como de la información que por Ley expresa tenga dicho carácter; no
utilizar información que, sin tener reserva legal expresa, pudiera resultar
privilegiada por su contenido relevante, empleándola en su beneficio o de
terceros y/o en perjuicio o desmedro de la Empresa o terceros.
(Art. 6.12)
DISCRECIÓN Y DEBER DE CONFIDENCIALIDAD: Debe guardar reserva
respecto de la información o hechos de los que tenga conocimiento con
motivo o en ocasión del ejercicio de sus labores y la prestación de sus
servicios, sin perjuicio de los deberes y responsabilidades que le
correspondan en caso de conocer actos ilegales y contrarios al orden público
y las buenas costumbres.
PROHIBICIONES ÉTICAS
(Art. 7.4)
Hacer mal uso de la información privilegiada. Participar en transacciones u
operaciones financieras utilizando información confidencial y privilegiada
de la empresa que pudiera tener acceso a ella por su condición de trabajador
o servidor en ejercicio del cargo que desempeña, ni debe permitir el uso
impropio de dicha información para el beneficio de algún interés particular.
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO (Art. 37)
Actos que justifican medidas disciplinarias:
“Divulgar información que se le ha confiado como confidencial o reservada.”
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EDICIÓN N° 07 JUNIO 2007

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PRINCIPIO ÉTICO DEL MES:

“RESERVA”

POLÍTICA Y NORMAS SOBRE CONFLICTOS DE INTERESES DE PETROPERU

Situación típica de conflicto donde se hace referencia a la reserva y confidencialidad de información:

“d) Que un trabajador así como personal contratado bajo cualquier modalidad, sin la debida autorización proporcione a terceros, cualquier dato o información de naturaleza confidencial referente a la Empresa, tales como las relacionadas con planes, decisiones, utilidades, pronósticos financieros y de negocios, o licitaciones en competencia; que utilice dicha información para beneficio personal y no en el mejor interés de la Empresa, como por ejemplo adquirir o inducir a otros a adquirir cualquier interés en valores de una empresa comprometida o que esté en proceso o posibilidad de comprometerse en cualquier transacción con PETROPERU S.A., hechos por lo general no de conocimiento público.”

Circular RRHH-AA-059-2006 PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN CLASIFICADA COMO CONFIDENCIAL

“Con el fin de mantener reserva respecto a la información considerada como Confidencial para nuestra Empresa, en concordancia con la Ley 27806 – Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (…) así como la debida observancia del Principio y Deber de Reserva contenido en el Código de Ética de PETROPERÚ S.A.(…), se considera información confidencial, entre otros, los siguientes:

Información protegida por el secreto bancario, tributario, comercial, industrial, tecnológico y bursátil. Información vinculada a investigaciones en trámite referida al ejercicio de la potestad sancionadora de la Empresa. Información preparada u obtenida por asesores jurídicos o abogados de la empresa. Información referida a datos personales de los trabajadores que puedan vulnerar su derecho a la intimidad personal y familiar…”

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CASO PARA REFLEXIONAR

Química Industrial S.A importante compañía que produce materias primas para la indu stria farmacéutica, cuenta

Química Industrial S.A importante compañía que produce materias primas para la industria farmacéutica, cuenta con un equipo de ingenieros químicos bien remunerados en comparación con lo que se suele pagar en este ámbito.

El ingeniero Hidalgo es uno de los ingenieros químicos encargados del control de calidad de los productos. Lleva trabajando 10 años en la empresa y goza de plena confianza de sus jefes.

A

su lado trabaja el ingeniero Roca que recién ha ingresado a la empresa,

gracias a las recomendaciones del Ingeniero Hidalgo. Actualmente el Ingeniero Roca se está desenvolviendo de manera brillante en su labor, consiguiendo la admiración de sus compañeros.

Un día, terminado el horario de trabajo en la empresa Química Industrial S.A., el Ingeniero Roca decidió visitar a sus amigos de su anterior trabajo (empresa competidora de Química Industrial), dándose con la sorpresa que en una de las oficinas se encontraba el Ingeniero Hidalgo examinando con uno de los gerentes de la empresa competidora, algunos papeles en que figuran fórmulas secretas de Química Industrial S.A. Para no crear una situación incómoda, el Ingeniero Roca pretende no haber visto los papeles, saluda a sus amigos, y se retira; sin embargo pudo comprobar que el ingeniero Hidalgo estaba utilizando en su segundo trabajo algunas técnicas que había desarrollado en su trabajo principal (Química Industria S.A.)

Asombrado por lo que ha descubierto, el Ingeniero Roca medita está situación, consciente del peligro por el cual atraviesa la empresa Química

Industria, puesto que el Ingeniero Hidalgo está llevando fórmulas y técnicas a la competencia. El Ingeniero Roca no sabe que hacer. ¿Debe denunciar al Ingeniero Hidalgo? ¿El Ingeniero Hidalgo tiene derecho a llevar las fórmulas

a

otra empresa? ¿Qué pasaría si el señor Hidalgo dejara de trabajar en

Química Industrial, podría llevar las fórmulas a su nuevo trabajo o habría reserva con respecto a dicha información?

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En plena campaña de solidaridad, es necesario recordarte que también se es ético cuando se practica la solidaridad con los demás, en especial con las personas que necesitan más de tu ayuda; es por eso que hemos querido compartir contigo un Decálogo de Colaboración, que esperamos lo pongas en práctica.

1. La colaboración que das está directamente relacionada con la motivación

que tienes para servir a los demás.

2. Cuando te esfuerzas por ayudar a otros no esperes recompensa, hazlo

porque servir es uno de tus principios.

3. Un buen ciudadano es aquel que se anticipa a las necesidades de las

personas.

4. Servir requiere de un alto sentido de humildad, de deber y de querer a

los demás.

5. El colaborar deber ser un valor permanente en cada persona.

6. Ponte en el lugar del otro: qué piensa, qué quiere, cómo se siente. Y

pregúntate ¿qué puedo hacer para ayudar a esa persona?

7. El espíritu de servicio hay que concentrarlo en la sonrisa, la mirada

amable y los detalles de cortesía.

8. Vive el valor de la colaboración como el mejor de tus amigos.

9. Darse a los demás sirviendo, produce alegría y crecimiento personal.

10. Cuando ayudas a otros se viven muchos valores: solidaridad, calidad,

generosidad, etc.

Fuente: www.nl.gob.mex

EDICIÓN Y REDACCIÓN

Presidente CPC. Juan Pinedo Sandoval Representante del Colegio de Contadores Públicos de Lima

Vicepresidente Ing. Arturo Burga Acosta Representante de la Universidad Nacional de Ingeniería

Miembro Ing. Teófilo Casas Rivas Representante del Colegio de Ingenieros del Perú

Asesora Abog. Elizabeth Katherine Cavagneri Otiniano

Practicante Srta. Karla Guzmán Gonzales