EDICIN N 07 JUNIO 2007

COMISIN DE TICA Y TRANSPARENCIA INSTITUCIONAL DE PETROPER S.A.

PRINCIPIO TICO DEL MES:

RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD

Este mes hemos credo importante hacer una referencia sobre el principio tico de la reserva de informacin y la proteccin de quella que se considera como privilegiada y confidencial. Dems est referir una definicin, pues el marco normativo que en este mismo boletn hemos recogido pginas ms adelante, es ms que suficiente para formarnos una idea clara de lo que consiste la prohibicin de divulgar hechos, datos, procedimientos y documentacin no autorizada o confidencial que maneja nuestra empresa; sin embargo, s creemos necesario explicar brevemente el por qu es necesaria la proteccin de determinada informacin, y luego situarnos all donde la lnea divisoria entre la informacin pblica y la no pblica es a veces muy delgada. Y es que la reserva de la informacin constituye una excepcin al principio general de publicidad que toda entidad y empresa pblica est obligada a brindar. Su importancia radica en que la informacin para una empresa constituye uno de sus activos ms valiosos, y es por eso que dictar polticas de proteccin y seguridad a sus datos informativos o know how1 resulta de gran relevancia. La informacin creada u obtenida por las empresas del Estado, o aquella que se encuentra en su posesin, o bajo su control, es de carcter pblico y debe ser suministrada a los particulares cuando la soliciten; sin embargo, la informacin considerada confidencial, como aquella contemplada en la Circular RRHH-AA-059-2006 que recoge las disposiciones del Art. 17 del TUO de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, escapa del principio de publicidad. Debemos tener en cuenta que de acuerdo a jurisprudencia del Tribunal Constitucional el slo hecho de colocar el ttulo de confidencial o reservado no atribuye la condicin de tal a una informacin, sino que sta tiene que estar revestida realmente de dicho carcter, dado que est en juego el derecho de acceso a la informacin y la transparencia en la administracin y gestin de la empresa. El Cdigo de tica de PETROPER S.A. considera importante guardar reserva o secreto cuando se tiene acceso a: - informacin privilegiada, - relevante, - informacin cuya opinin haya sido determinante en la toma de decisiones, - as como la informacin que por ley expresa tenga carcter de confidencial o secreta. En el ejercicio de nuestras funciones como trabajador o en la prestacin de servicios estamos en contacto con diversa informacin y somos parte de la cadena en la toma de decisiones muchas veces trascendentes en la empresa, y es que si bien en nuestras normas internas se ha detallado aquella informacin considerada confidencial, as como en la propia Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, es necesario analizar el caso en concreto para determinar qu es confidencial o reservado y qu no lo es; y es por eso que se debe tener presente como regla que, la informacin debe ser usada slo para el propsito especfico requerido y para beneficio de la Empresa, dejando de lado intereses particulares.

__________ 1 Trmino utilizado para referirnos a los conocimientos prcticos, tcnicas o criterios que han sido utilizados en la elaboracin o diseo de un proyecto y que se pueden reutilizar en otros proyectos similares.

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Por otro lado, es preciso recalcar la obligacin de una utilizacin prudente y reservada en aquellas reas que manejan informacin donde podran verse comprometidas situaciones que afecten la intimidad personal o familiar del trabajador. Tambin, es necesario referirnos al carcter temporal o perodo de reserva que tiene determinada informacin, como por ejemplo aquella que versa sobre investigaciones en trmite referidas al ejercicio de la potestad sancionadora de la empresa, que cesa cuando se pone fin al procedimiento sancionador o cuando transcurren seis meses desde su inicio; otro caso, es el de los Estados Financieros (Acuerdo de Directorio N 022-2007-PP) cuya divulgacin oficial es trimestral, entendindose que antes de ese perodo el personal debe mantener reserva de los mismos. Igualmente, se puede hacer alusin al principio de reserva durante la ejecucin de acciones de control en la empresa, conforme al artculo 9, inciso n) de la Ley 27785, que a la letra dice: ...se encuentra prohibido que durante la ejecucin del control se revele informacin que pueda causar dao a la entidad, a su personal o al Sistema, o dificulte la tarea de este ltimo; o del mismo modo tiene carcter temporal la informacin preparada u obtenida por asesores jurdicos o abogados de la empresa (Art. 17, inc. 4, TUO de la Ley 27806), cuya reserva finaliza al concluir el procedimiento. Sobre este tema, el Cdigo Procesal Constitucional ha precisado en su artculo 61 el derecho de acceso a la informacin mencionando que tambin se considera a la que obra en expedientes terminados o en trmite, estudios, dictmenes, opiniones, datos estadsticos, informes tcnicos y cualquier otro documento que la administracin pblica tenga en su poder, cualquiera que sea la forma de expresin, ya sea grfica, sonora, visual, electromagntica o que obre en cualquier otro tipo de soporte material. Pero este principio de reserva subsiste an cuando el personal ha cesado en sus funciones, ha perdido su condicin de trabajador o al vencimiento del contrato por servicios no personales de tratarse de un contratista, situacin que est contemplada en nuestro Cdigo de tica, as como en normas sobre control interno (Resolucin N 123-2000-CG) donde se hace referencia, entre otras cosas, que la entidad debe realizar todas las acciones necesarias a fin de prevenir que el personal saliente incurra en posterior conflicto de inters o emplee la informacin privilegiada a la cual ha tenido acceso durante el servicio, es decir debe existir un pacto de confidencialidad donde exista un compromiso de no usar en su propio beneficio o de terceros informacin considerada como confidencial. Finalmente, el principio de reserva o confidencialidad se rompe cuando tomamos conocimiento de la existencia de actos ilegales o contrarios al orden pblico y las buenas costumbres, puesto que en aquellas circunstancias el personal est en la obligacin de hacer de conocimiento de los rganos pertinentes. En conclusin, este principio toma gran importancia dado que nos encontramos trabajando en una empresa que, como hemos dicho, tiene entre sus componentes ms importantes adems de su personal, la informacin que posee, y cuya visin es ser la empresa de energa, integrada y competitiva, lder en el mercado nacional, y tanto es as que este principio ha sido mencionado en cuatro artculos de nuestro Cdigo de tica como veremos en la siguiente pgina. Por ello exhortamos a practicar la reserva de informacin, la misma que va de la mano con el principio de lealtad para con uno mismo y para con la empresa.

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PRINCIPIO TICO DEL MES:

RESERVA

MARCO NORMATIVO DE PETROPER S.A. SOBRE EL PRINCIPIO DE RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD: CDIGO DE TICA DE PETROPER S.A. PRINCIPIO TICO (Art. 5.9) RESERVA: Discrecin respecto de las actividades encomendadas, as como de la informacin que tuviera acceso en el ejercicio de su actividad funcional, evitando revelar los hechos, datos, procedimientos y documentacin no autorizada o confidencial de acuerdo a Ley, salvo cuando se trate de cumplir sus responsabilidades legales o administrativas. Esta obligacin subsiste an despus de cesar en sus funciones. DEBERES TICOS (Art. 6.6.) SECRETO O RESERVA: Guardar secreto de la informacin privilegiada, relevante o cuya opinin haya sido determinante en la toma de decisiones, as como de la informacin que por Ley expresa tenga dicho carcter; no utilizar informacin que, sin tener reserva legal expresa, pudiera resultar privilegiada por su contenido relevante, emplendola en su beneficio o de terceros y/o en perjuicio o desmedro de la Empresa o terceros. (Art. 6.12) DISCRECIN Y DEBER DE CONFIDENCIALIDAD: Debe guardar reserva respecto de la informacin o hechos de los que tenga conocimiento con motivo o en ocasin del ejercicio de sus labores y la prestacin de sus servicios, sin perjuicio de los deberes y responsabilidades que le correspondan en caso de conocer actos ilegales y contrarios al orden pblico y las buenas costumbres. PROHIBICIONES TICAS (Art. 7.4) Hacer mal uso de la informacin privilegiada. Participar en transacciones u operaciones financieras utilizando informacin confidencial y privilegiada de la empresa que pudiera tener acceso a ella por su condicin de trabajador o servidor en ejercicio del cargo que desempea, ni debe permitir el uso impropio de dicha informacin para el beneficio de algn inters particular.

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO (Art. 37) Actos que justifican medidas disciplinarias: Divulgar informacin que se le ha confiado como confidencial o reservada.

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PRINCIPIO TICO DEL MES:

RESERVA

POLTICA Y NORMAS SOBRE CONFLICTOS DE INTERESES DE PETROPERU Situacin tpica de conflicto donde se hace referencia a la reserva y confidencialidad de informacin: d) Que un trabajador as como personal contratado bajo cualquier modalidad, sin la debida autorizacin proporcione a terceros, cualquier dato o informacin de naturaleza confidencial referente a la Empresa, tales como las relacionadas con planes, decisiones, utilidades, pronsticos financieros y de negocios, o licitaciones en competencia; que utilice dicha informacin para beneficio personal y no en el mejor inters de la Empresa, como por ejemplo adquirir o inducir a otros a adquirir cualquier inters en valores de una empresa comprometida o que est en proceso o posibilidad de comprometerse en cualquier transaccin con PETROPERU S.A., hechos por lo general no de conocimiento pblico.

Circular RRHH-AA-059-2006 PROTECCIN DE INFORMACIN CLASIFICADA COMO CONFIDENCIAL Con el fin de mantener reserva respecto a la informacin considerada como Confidencial para nuestra Empresa, en concordancia con la Ley 27806 Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica () as como la debida observancia del Principio y Deber de Reserva contenido en el Cdigo de tica de PETROPER S.A.(), se considera informacin confidencial, entre otros, los siguientes: Informacin protegida por el secreto bancario, tributario, comercial, industrial, tecnolgico y burstil. Informacin vinculada a investigaciones en trmite referida al ejercicio de la potestad sancionadora de la Empresa. Informacin preparada u obtenida por asesores jurdicos o abogados de la empresa. Informacin referida a datos personales de los trabajadores que puedan vulnerar su derecho a la intimidad personal y familiar

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CASO PARA REFLEXIONAR

Qumica Industrial S.A importante compaa que produce materias primas para la industria farmacutica, cuenta con un equipo de ingenieros qumicos bien remunerados en comparacin con lo que se suele pagar en este mbito. El ingeniero Hidalgo es uno de los ingenieros qumicos encargados del control de calidad de los productos. Lleva trabajando 10 aos en la empresa y goza de plena confianza de sus jefes. A su lado trabaja el ingeniero Roca que recin ha ingresado a la empresa, gracias a las recomendaciones del Ingeniero Hidalgo. Actualmente el Ingeniero Roca se est desenvolviendo de manera brillante en su labor, consiguiendo la admiracin de sus compaeros. Un da, terminado el horario de trabajo en la empresa Qumica Industrial S.A., el Ingeniero Roca decidi visitar a sus amigos de su anterior trabajo (empresa competidora de Qumica Industrial), dndose con la sorpresa que en una de las oficinas se encontraba el Ingeniero Hidalgo examinando con uno de los gerentes de la empresa competidora, algunos papeles en que figuran frmulas secretas de Qumica Industrial S.A. Para no crear una situacin incmoda, el Ingeniero Roca pretende no haber visto los papeles, saluda a sus amigos, y se retira; sin embargo pudo comprobar que el ingeniero Hidalgo estaba utilizando en su segundo trabajo algunas tcnicas que haba desarrollado en su trabajo principal (Qumica Industria S.A.) Asombrado por lo que ha descubierto, el Ingeniero Roca medita est situacin, consciente del peligro por el cual atraviesa la empresa Qumica Industria, puesto que el Ingeniero Hidalgo est llevando frmulas y tcnicas a la competencia. El Ingeniero Roca no sabe que hacer. Debe denunciar al Ingeniero Hidalgo? El Ingeniero Hidalgo tiene derecho a llevar las frmulas a otra empresa? Qu pasara si el seor Hidalgo dejara de trabajar en Qumica Industrial, podra llevar las frmulas a su nuevo trabajo o habra reserva con respecto a dicha informacin?

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En plena campaa de solidaridad, es necesario recordarte que tambin se es tico cuando se practica la solidaridad con los dems, en especial con las personas que necesitan ms de tu ayuda; es por eso que hemos querido compartir contigo un Declogo de Colaboracin, que esperamos lo pongas en prctica. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. La colaboracin que das est directamente relacionada con la motivacin que tienes para servir a los dems. Cuando te esfuerzas por ayudar a otros no esperes recompensa, hazlo porque servir es uno de tus principios. Un buen ciudadano es aquel que se anticipa a las necesidades de las personas. Servir requiere de un alto sentido de humildad, de deber y de querer a los dems. El colaborar deber ser un valor permanente en cada persona. Ponte en el lugar del otro: qu piensa, qu quiere, cmo se siente. Y pregntate qu puedo hacer para ayudar a esa persona? El espritu de servicio hay que concentrarlo en la sonrisa, la mirada amable y los detalles de cortesa. Vive el valor de la colaboracin como el mejor de tus amigos. Darse a los dems sirviendo, produce alegra y crecimiento personal. generosidad, etc.
Fuente: www.nl.gob.mex

10. Cuando ayudas a otros se viven muchos valores: solidaridad, calidad,

EDICIN Y REDACCIN
Presidente CPC. Juan Pinedo Sandoval Representante del Colegio de Contadores Pblicos de Lima Vicepresidente Ing. Arturo Burga Acosta Representante de la Universidad Nacional de Ingeniera Miembro Ing. Tefilo Casas Rivas Representante del Colegio de Ingenieros del Per Asesora Abog. Elizabeth Katherine Cavagneri Otiniano Practicante Srta. Karla Guzmn Gonzales