Rol Estratgico del Sistema de Informacin Gerencial

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UNIVERSIDAD GALILEO FACULTAD CIENCIA, TECNOLOGA E INDUSTRIA DOCTORADO EN ADMINISTRACIN ESPECIALIDAD EN ALTO DESEMPEO

Integrantes: Lucrecia Violeta Pensamiento Paiz, 20023720 Mangleo Ivn Santizo Molina, 0910531 lvaro Coutio Garca, 13004393

March 8, 2013

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INDICE
INTRODUCCIN ................................................................................................................................................................ 2 1 DefinicinSI ....................................................................................................................................................................... 2 2 Subsistemas de informacin funcional SSI ...................................................................................................................... 2 3 Pirmide distributiva de una organizacin:Ilustracin1 ..................................................................................................... 2 3.1 Niveles Pirmide distributiva de la organizacin: ...................................................................................................... 3 4 rea funcional:Ilustracin 2 ............................................................................................................................................... 3 4.1 Distintas reas funcionales del SI de una empresa: .................................................................................................... 4 5 Estructura de 4 reas funcionales de la empresa. Ilustracin 3........................................................................................... 5 6 SSI para el rea Financiera (SSIF) ..................................................................................................................................... 6 6.1 Descripcin ................................................................................................................................................................ 6 6.2 Nivel operativo: .......................................................................................................................................................... 6 6.3 Nivel tctico ............................................................................................................................................................... 7 6.4 Nivel estratgico......................................................................................................................................................... 7 7 SSI para el Comercial y marketing..................................................................................................................................... 8 7.1 Descripcin ................................................................................................................................................................ 8 7.2 Nivel operativo ........................................................................................................................................................... 8 7.3 Nivel tctico ............................................................................................................................................................... 9 7.4 Nivel estratgico....................................................................................................................................................... 10 8 SSI para el rea de Produccin ......................................................................................................................................... 10 8.1 Descripcin .............................................................................................................................................................. 10 8.2 Nivel operativo ......................................................................................................................................................... 10 8.3 Nivel tctico ............................................................................................................................................................. 11 8.4 Nivel estratgico....................................................................................................................................................... 11 9 SSI para el rea de Recursos Humanos ............................................................................................................................ 12 9.1 Descripcin .............................................................................................................................................................. 12 9.2 Nivel operativo ......................................................................................................................................................... 12 9.3 Nivel tctico ............................................................................................................................................................. 12 9.4 Nivel estratgico....................................................................................................................................................... 12 10 CONCLUSIONES ......................................................................................................................................................... 13 11 BIBLIOGRAFA ........................................................................................................................................................... 13 12 ANEXOS ....................................................................................................................................................................... 14 12.1 Esquema de la investigacin .................................................................................................................................. 14 12.2 Presentacin ........................................................................................................................................................... 14

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INTRODUCCIN Un Sistema de Informacin Estratgico puede ser considerado como el uso de la informacin para soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la organizacin, a su plan para incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien para reducir la ventaja de sus rivales. 1 DefinicinSI
Sistema

encargado de coordinar los flujos deinformacin necesarios para llevar a

cabo las funciones de la organizacin y procesar sta, de acuerdo con su planteamiento y estrategia del negocio.(Garca Prez, Fernando; Chamorro Atance, Flix; Molina Lpez, Jos M., 2000, pg. 172) 2 Subsistemas de informacin funcional SSI
Definiendo

a tales como aquellos cuyo propsito es el de suministrar informacin

necesaria para la correcta adopcin de decisiones a cualquier nivel en las unidades organizativas.(Garca Prez, Fernando; Chamorro Atance, Flix; Molina Lpez, Jos M., 2000, pg. 172) 3 Pirmide distributiva de una organizacin:Ilustracin1 En cuanto al nivel y estructura de las decisiones que han de tomarse en una organizacin se distribuyen entre los distintos responsables y directivos de sta, en funcin del tipo de direccin y del nivel directivo. La siguiente pirmide representa la distribucin y el soporte de las decisiones de una empresa en dos niveles: a nivel de planificacin estratgica de la informacin y a nivel de decisiones tcticas. La base de la pirmide la componen todos los procesos de niveles inferiores que se agrupan bajo el concepto de nivel operativo. (Vase Ilustracin 1)

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3.1 Niveles Pirmide distributiva de la organizacin:

Ilustracin 1. Pirmide distributiva de la organizacin. Elaborados por: (Garca Prez, Fernando; Chamorro Atance, Flix; Molina Lpez, Jos M., 2000)

Nivel 1 de planificacinestratgica de la informacin DSS Nivel 2 de decisiones tcticas MIS Nivel 3 operativo OIS

Un concepto importante en la organizacin de una empresa es el rea funcional, la cual se define como: 4 rea funcional:Ilustracin 2
Una

parte

de

la

empresacon

estructura

funcionamiento

relativamenteindependientes de las dems reas y con objetivos bien definidos y generalmente distintos de los de aquellas, pero concordantes con el fin ltimo de la empresa. (Garca Prez, Fernando; Chamorro Atance, Flix; Molina Lpez, Jos M., 2000, pg. 173)

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4.1 Distintas reas funcionales del SI de una empresa:

Ilustracin 2Distinta reas funcionales del SI de una empresa. Elaborado por: (Garca Prez, Fernando; Chamorro Atance, Flix; Molina Lpez, Jos M., 2000)

En una organizacin cada rea funcional debe de coordinarse y cooperar con las restantes, por lo que segn (Garca Prez, Fernando; Chamorro Atance, Flix; Molina Lpez, Jos M., 2000, pg. 173), en una empresa intervienen diferentes subsistemas de informacin compuestos por un conjunto de aplicaciones que pueden estar integradas o no, y que pueden ser informatizadas. Por lo que podemos informatizar los subsistemas de informacin para las siguientes reas de la empresa: Marketing y ventas Fabricacin y produccin Compras RR HH Financiera Asesor a direccin

Estos subsistemas de informacin segn: (Garca Prez, Fernando; Chamorro Atance, Flix; Molina Lpez, Jos M., 2000) son: partes diferenciadas, pero no aisladas, del sistema de informacin global, siendo necesaria su integracin a ste.

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En la siguienteilustracin (3), acerca a la comprensin de una estructura de la informacin para una empresa subdividida en cuatro reas funcionales se representa en el esquema siguiente: 5 Estructura de 4 reas funcionales de la empresa. Ilustracin 3.

Ilustracin 3 Perspectiva de un SI para una organizacin con cuatro reas. Elaborado por: (Garca Prez, Fernando; Chamorro Atance, Flix; Molina Lpez, Jos M., 2000).

Donde puede observarse un diseo para el SI de una empresa, que incluye las siguientes reas, que forman la estructura principal: Financiera, Produccin Recursos humanos Comercial y marketing

El flujo de la informacin engloba tanto los flujos internos como los externos, donde el bloque denominado datos operacionales comunes, se encuentran almacenados datos de todas las reas y que por comodidad, eficacia y seguridad, se agrupan en una zona de informacin comn. Adems de sta base de datos centralizada, cada rea tendr datos
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propios que podr organizar en otras bases de datos ms pequeas mantenidas por la misma, segn criterio de eficacia y sencillez en el procesamiento de datos.(Garca Prez, Fernando; Chamorro Atance, Flix; Molina Lpez, Jos M., 2000, pg. 174) Dentro de los Subsistemas de Informacin ms generalizados en una organizacin tenemos los siguientes: SSI para el rea Financiera SSI para el rea comercial SSI para el rea de produccin SSI para el rea de recursos humanos.

A continuacin procederemos a describir los subsistemas de informacin ms comunes y generalizados en la mayora de empresas, los cules son relativos a las cuatro reas funcionales antes descritas en la ilustracin 3. Para cada una de stas reas citadas se describen los tres niveles de la pirmide distributiva de la organizacin (Ilustracin 1): Nivel operativo Nivel tctico Nivel estratgico

6 SSI para el rea Financiera (SSIF) 6.1 Descripcin Los subsistemas de informacin para el rea financiera, y las aplicaciones informticas que los automatizan, no solo deben de recoger, procesar y registrar transacciones, si no que deben de facilitar la elaboracin de informes, el estudio de las condiciones financieras de la empresa y del entorno, la elaboracin de presupuestos, bsqueda de la informacin de las nuevas inversiones, fondos de pensin, impuestos, etc. En los SSIF tambin se incluyen los procesos contables. 6.2 Nivel operativo: El SSIF en el mbito operativotrabajan con informaciones repetitivas y rutinarias que todas las empresas necesitan; stos registran y procesan transacciones empresariales principales

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contables, y contribuyen a la adopcin de decisiones importantes en los niveles tctico y estratgico de la empresa. Segn (Garca Prez, Fernando; Chamorro Atance, Flix; Molina Lpez, Jos M., 2000, pg. 175). Entre los sistemas internos al SSIF en nivel operativo se pueden identificar los siguientes: Sistema de libro mayor Sistema de activos fijos Sistema de procesamiento de rdenes de venta Sistema de procesamiento de cuentas Sistemas de cuentas por pagar. Sistemas de control de inventarios Sistema de rdenes de compra.

6.3 Nivel tctico En el nivel tctico apoyan la toma de decisiones, suministrando a los directivos

informacin que pueda ayudarles a controlar sus reas de responsabilidad y a alcanzar sus objetivos. Segn (Garca Prez, Fernando; Chamorro Atance, Flix; Molina Lpez, Jos M., 2000, pg. 176), el SSIF es: no es slo un sistema de transacciones, es un recurso informativo al servicio de la toma de decisiones. Para (Garca Prez, Fernando; Chamorro Atance, Flix; Molina Lpez, Jos M., 2000), algunos de estos sistemas en el mbito tctico podran ser los siguientes: Sistemas presupuestarios Sistemas de tesorera Sistemas de presupuesto de capital.

6.4 Nivel estratgico Los SSIF tratande identificar cules deben ser los objetivos financieros para el logro de los objetivos estratgicos de la empresa. Deben de recoger informaciones tales como: La situacin financiera de la empresa,
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El anlisis del entorno econmico financiero Evolucin previsible ante cambios de estas situaciones del entorno.

Segn (Garca Prez, Fernando; Chamorro Atance, Flix; Molina Lpez, Jos M., 2000, pg. 176). La mejor forma de tratar esa informacin es a travs de una base de datos de la que se pueda extraer todo tipo de informacin relativa a la situacin econmica, financiera, social y tecnolgica de la empresa para poder estudiar posibles alternativas. En el nivel estratgico se pueden identificar un sistema de anlisis de las condiciones financieras de la empresa que genere las ratios necesarios para valorar determinadas situaciones, muchos de estos datos provienen de fuentes internas de la empresa, sin embargo otras informaciones tienen que recogerse del entorno del sistema y su fuente de informacin para poder analizarla y llegar establecer posibles escenarios, en los cuales la empresa debe planificarse financieramente. 7 SSI para el Comercial y marketing La principal funcin de esta rea dentro del sistema es satisfacer los deseos y necesidades de los clientes. Esto lleva consigo conocer las necesidades, establecer qu productos se adecan mejor a las necedades del cliente y cmo distribuirlo, cmo establecer el servicio postventa. 7.1 Descripcin La principal funcin de esta rea dentro del sistema es satisfacer los deseos y necesidades de los clientes. Esto lleva consigo conocer las necesidades, establecer qu productos se adecan mejor a las necedades del cliente y cmo distribuirlo, cmo establecer el servicio postventa. 7.2 Nivel operativo En el subsistema de informacin en el nivel operativo pueden diferenciarse los siguientes sistemas: Sistema de informacin de ventas Sistemas de informacin de distribucin

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Algunos sistemas su mina tambin informacin necesaria para el rea comercial, segn (Garca Prez, Fernando; Chamorro Atance, Flix; Molina Lpez, Jos M., 2000, pg. 177), podemos mencionar los siguientes: Sistema de rdenes de entrada Sistemas de punto de venta Sistemas de control de inventarios Sistemas de informacin de ventas a plazo o crdito.

7.3 Nivel tctico Segn (Garca Prez, Fernando; Chamorro Atance, Flix; Molina Lpez, Jos M., 2000, pg. 177), en ste subsistema deben establecerse pariciones con las empresas competidoras. Conoto confirmar en el presente, si las predicciones del pasado son aplicables y siguen su evolucin. Este subsistema agrupa los cuatro sistemas de informacin siguientes: Sistema de informacin e la gestin de ventas Sistema de informacin de promocin y publicidad Sistema de informacin del precio Sistema de informacin del canal de distribucin

Estos cuatro sistemas se centran en el campo del marketing. En estos se tratar de comprobar su buen funcionamiento en el mercado y tratar de situar al producto o servicio en l, igualando o superando la cuota de mercado propuesta. Segn Para conseguir este objetivo es necesario recabar la siguiente informacin: Producto: Marca, identificacin del producto, ciclo de vida, productos sustitutivos, rentabilidad de nuevos productos, reparto del mercado entre distintas marcas. Distribucin: tipos de intermediarios comerciales, redes y canales de distribucin, seleccin y funciones del canal, logstica comercial. Marketing: tcnicas de promocin, eleccin del soporte publicitario, determinacin del presupuesto, publicidad. Precio: Modelo de fijacin de precios, funcin de demanda, fijacin de precios segn objetivos de la empresa.

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7.4 Nivel estratgico Despus de haber planteado la actividad de la empresa, hay que asegurar subuen funcionamiento, para ello es necesario elaborar su plan estratgico para ordenar su mercado potencial en grupos homogneos y elegir aquellos a los que quiere llegar. En este nivel se tienen en cuenta los siguientes factores: Hbitos de los consumidores Posible cambios de tendencias Repercusiones sociopolticas y econmicas que puedan influir en los clientes.

Los objetivos que se persiguen en los estudios estratgicos son los siguientes: Comprobar y prever la evolucin de sus productos y los de la competencia. Analizar el comportamiento de los clientes potenciales Comprobar las preferencias de los consumidores Determinar la cuota de mercado para cada producto.

8 SSI para el rea de Produccin 8.1 Descripcin El rea de produccin tiene como objetivo empresarial fabricar productos, siguiendo un plan de produccin precisamentediseada, persiguiendo la mayor produccin y al menor coste posible. 8.2 Nivel operativo La informacin necesaria para el nivel operativo del sistema de produccin proviene del sistema de informacin contable de la empresa. Se pueden diferenciar en este nivel los siguientes sistemas informativos: Sistema de informacin de compras Sistema de informacin de recepcin Sistema de informacin de control de calidad Sistema de informacin de expedicin Sistema de informacin de la contabilidad analtica.
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8.3 Nivel tctico Los costes de operacin suelen ser el mayor componente de coste de una empresa. Los sistemas de informacin tctica que son tiles para ayudar a la direccin de cara al control de proceso productivo, y as como para la asignacin de los recursos necesarios para afrontar la produccin de bienes y servicios son: Sistema de informacin para el diseo y desarrollo del producto. Sistemas de informacin para la programacin de la produccin Sistemas de informacin de gestin de inventarios. Sistemas de informacin para la produccin justo a tiempo.

Otros sistemas especiales de informacin vienen de las buenas relaciones con los proveedores, as surgen las siguientes opciones: Sistema de Intercambio electrnico de datos. (EDI) Sistema de Generacin automtica de pedidos (PJT)

Estos sistemas ayudan reduciendo la cantidad de existencias y por consiguiente los costos para la empresa. Adems, eliminando los pedidos excesivos y las partidas de baja calidad, reduciendo la materia prima y los retrasos por fallos de la maquinaria, de los montajes y del tiempo de transporte. 8.4 Nivel estratgico Algunas de las decisiones estratgicas en esta rea pueden ser las siguientes: Sistema de informacin para la planificacin de la localizacin de la empresa. Sistema de planificacin para la planificacin tecnolgica Sistema de planificacin para el posicionamiento de procesos Sistema de informacin para el diseo e la planta

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9 SSI para el rea de Recursos Humanos 9.1 Descripcin Los sistemas informticos ayudan a los directivos de recursos humanos a la planificacin y control de la contratacin del personal, elaboracin de programas de formacin, evolucin de la carrera profesional del trabajador, asignacindetareas y otras. 9.2 Nivel operativo En este nivel estos sistemas de informacin proporcionan datos de apoyo para la toma de decisiones rutinarias y repetitivas, recogen y registran datos del personal, incluyen la informacin sobre la situacin de la empresa, de los trabajadores y de la normativa legal. Las aplicaciones ms usuales a este nivel son las siguientes: Sistemas informticos de nminas Sistemas de puestos de trabajo Sistemas de empleados Sistemas de valoracin de empleados Sistemas normales legales Sistemas de colocacin y seleccin de candidatos

9.3 Nivel tctico Estos sistemas ayudan a tomar las decisiones que se centran en la asignacin de recursos. Los sistemas informativos ms importantes son: Sistemas de diseo y anlisis de tareas Sistemas de contratacin Sistemas de planes de remuneracin Sistemas de seguridad de la informacin de empleados Sistemas de formacin y desarrollo

9.4 Nivel estratgico Los sistemas informativos de RRHH en el mbito estratgico, aparte de contribuir a la planificacin del suministro de personal y a las negociaciones laborales ayudan a la adopcin de otras decisiones estratgicas muy importantes, como:
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Sistemas de planificacin de suministro de personal Sistemas de negociaciones laborales

10 CONCLUSIONES Los sistemas de informacin (SI) cambian las metas, mejoran operaciones, ayudan a disear nuevos productos, crean relaciones y vnculos con el entorno de las organizaciones para ayudarlas a ganar una ventaja sobre la competencia. A menudo cambian a la organizacin, como a los productos, servicios y procedimientos internos, llevndolas a nuevos patrones de comportamiento. Por lo consiguiente, los (SI) permiten a una organizacin mejores resultados, la empresa se puede beneficiar con una reduccin del costo en la fabricacin del producto, con una mejor comunicacin entre todas las reas funcionales y de produccin de la empresa, mejorando su eficiencia y eficacia, propicia una mejor coordinacin entre los diferentes niveles jerrquicos, establece una mejor conectividad con proveedores y clientes, est en posesin de conocimientos de las necesidades del mercado y de los cambios que se producen en el momento en que se producen, logra una disminucin de los tiempos de entrega de los productos y una reduccin de los inventarios, etc. De este modo la empresa puede reforzar su estrategia en cara a competir en el mercado y con sus competidores, mediante la diferenciacin de productos y servicios, aumentando en calidad y liderazgo en costes. Los sistemas de informacin juegan un rol estratgico clave en el desarrollo de la empresa, toda la organizacin tiene que estar consciente de su utilidad, la empresa podr aumentar su poder de negociacin con proveedores y mejorar la relacin con los clientes, evitar la entrada de nuevos competidores, focalizar un nicho de mercado, reducir costos de produccin y distribucin, especializacin de productos y servicios, logrando as una ventaja competitiva sostenible.

11 BIBLIOGRAFA Garca Prez, Fernando; Chamorro Atance, Flix; Molina Lpez, Jos M. (2000). Informtica de Gestin y Sistemas de Informacin (Primera ed.). (C. Fernndez Madrid, Ed.) Madrid, Espaa: McGRAW-HILL/INTERAMERICANA DE ESPAA DE ESPAA, S.A. U.
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12 ANEXOS 12.1 Esquema de la investigacin

12.2 Presentacin

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