PROGRAMA DE CONTROL INTERNO 2e

PROPUESTA DE CONTROL INTERNO
CANAL 2e TANTOYUCA 2013
JUSTIFICACION
CANAL 2E TANTOYUCA MORELOS ALTOS NO. 24 ZONA. CENTRO TANTOYUCA, VERACRUZ C.P. 92121 TELFONO 01 (789) 893 28 12
En la actualidad, la mayora de las empresas han mostrado inters por implementar un sistema de control interno que permita evaluar su eficiencia y productividad, enfocado esencialmente en las actividades bsicas que representan el motor importante de la organizacin, dado el incremento en los niveles de competitividad que exige el mercado. La importancia de implementar este tipo de programas radica en que se puede conocer la situacin real de la empresa, para poder aplicar las acciones correctivas, antes, durante y despus de ejecutar las actividades operativas; protegiendo, pero sobre todo, optimizando sus recursos. De lo anterior, se desprende que todos los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero existen reas que siempre van a estar en constantes cambios con la finalidad de afinar su funcin dentro de la organizacin. Por ello, al ser Canal 2e Tantoyuca una empresa dedicada a la comercializacin de tiempos aires, resulta medular implementar un programa de control que se adece al modo de operacin, para que se vea reflejado principalmente en ingresos financieros, como fruto de un buen posicionamiento tanto en el mercado publicitario como en el agrado del televidente, como principales blancos a seguir. De esta manera, se deduce que el logro de este objetivo depende de dos factores fundamentales: un nivel de calidad ptimo, que se puede alcanzar a travs de un reordenamiento de cada uno de los departamentos (lo cual requiere de mayor responsabilidad, constancia y disciplina de las figuras que se encuentran a cargo de cada rea); y un ajuste real a las necesidades del cliente o del consumidor, estructurando planes de venta atractivos. Teniendo clara esta visin, la toma de decisiones de la gerencia se facilitar al centrarse en la siguiente serie de polticas y lineamientos que permitirn tambin una mejor administracin del recurso humano.
COMO ELEVAR LA CALIDAD DEL TRABAJO?

Elaborado por: Edgar Adair Badillo Santos Dpto. de Edicin Canal 2e Tantoyuca; y Alumno del Instituto Tecnolgico Superior de Tantoyuca Divisin de Ingeniera en Gestin Empresarial
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Tal y como se ha mencionado, uno de los factores primordiales para mejorar los resultados de la organizacin es elevar el nivel de calidad del trabajo con el propsito de obtener las mejores ganancias. i. Polticas y lineamientos a seguir por parte de los empleados
El ser responsable, entusiasta y dedicado al trabajo o a la labor que se desempea, impacta de manera directa en el funcionamiento de la empresa. Por esa razn, es importante tomar en cuenta los siguientes puntos: La puntualidad es el ms claro ejemplo de responsabilidad y disciplina que pueden mostrar los empleados; por ello se deben respetar los horarios asignados para cada departamento, a fin de optimizar el tiempo y desempear un mejor trabajo. La herramienta de control implementada en este punto ser el registro de asistencia y horario de entrada a la oficina, colocado en la recepcin. II. La limpieza del rea de trabajo tambin es esencial, toda vez que habla bien no solo del empleado si no de la propia organizacin, al contar con capital humano preocupado por permanecer en ptimas condiciones de trabajo. III. Centrar la atencin en la forma de transmitir la programacin, abstenindose de cualquier distractor que pueda ocasionar constantes equivocaciones. Esto permitir tener un mejor control sobre la calidad de los programas que se transmiten y por ende, la imagen de la empresa proyectar mayor seriedad. IV. Poner nfasis en los espacios televisivos ms importantes (noticiarios), sin desatender el resto de la barra de programacin. La finalidad es aplicar los tres tipos de control: Direccional, Selectivo y Despus de la Accin. i. Control Direccional: Este proceso ser el ms importante ya que en l se busca realizar acciones previas a la transmisin para determinar si hay condiciones o no de entrar al aire. Un ejemplo de estas acciones sera verificar que el equipo de transmisin como el switcher, la consola de audio y la PC de transmisin no presenten ningn problema. En el caso de los noticieros, el responsable de edicin est obligado a revisar que en el contenido de las notas no existan errores ortogrficos ni de procesamiento de video; de ser as
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se deben realizar las correcciones necesarias para poder transmitir dicha informacin. Adems, otro de los elementos importantes de los noticiarios es la barra de comerciales. En esta cuestin, el Departamento Administrativo, Produccin y Edicin, debern de mantener un flujo de informacin estrecho en cuanto a las entradas y salidas al aire de los diferentes patrocinadores, para mantener un control estricto de la publicidad. Control Selectivo: Es posible que en algunas ocasiones el filtro del control direccional no sea suficiente y se tengan que tomar medidas durante el proceso de transmisin. Aqu se verificar que toda la informacin se encuentre sujeta a lo establecido en el guin tcnico proporcionado por el Jefe de Informacin o el rea de Produccin. As mismo, se revisar la barra de comerciales y de colocar algn elemento de ltima hora, debe existir coordinacin entre la Edicin, el responsable del Switcher y el Conductor de Noticias, para evitar lagunas de tiempo durante la transmisin. Control Despus de la Accin: En esta etapa se evaluar la forma en la cual se realiz la transmisin, para posteriormente y de ser necesario, aplicar los correctivos pertinentes.
IMPORTANTE: Otra de las formas en que se puede contribuir es en la reduccin de los costos de la empresa, ahorrando la mayor cantidad de energa posible, ya que el servicio de energa elctrica es un costo fijo, es decir, se debe cubrir esta cuota, existan o no ingresos en la empresa.
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AREA DE REPORTEROS Este es uno de los departamentos medulares de la empresa, pues de las personas que laboran en sta rea depende el 50% de la calidad con que se transmiten los noticiarios de acuerdo a los contenidos que se presentan en los mismos. Cabe sealar que de toda la barra de programacin, los noticiarios encabezan las preferencias de la audiencia y sobre todo de los patrocinadores; por lo que tambin debern operar bajo algunos lineamientos como: 1.- Presentarse en tiempo y forma, segn como lo disponga el Jefe de Informacin, para la planeacin de contenidos, cotejo de informacin en otros medios de comunicacin y presentar propuestas de trabajo. 2.- Los reporteros debern seguir la orden de trabajo designada por el Jefe de Informacin, quin es el responsable de la estructura de los noticiarios. 3.- Se habrn de optimizar tiempos para reducir cargas de trabajo tanto en su rea como en los dems departamentos. Esta programacin ser individual, cada quin ser responsable de su tiempo sin afectar el de terceros. 4.- Debern de ser especficos en el registro de informacin que posee la edicin para un mejor manejo de la misma, por ello es obligacin de los reporteros plasmar el nombre correcto de los entrevistados, asunto y el formato de la nota (Entrevista, TEX/ENT, VTR, Imagen de Apoyo, Grficas o notas A/C). 5.- El guin tcnico del noticiario y del teasser, deben ser entregados mnimo con una hora de anticipacin al rea de produccin o edicin, para su elaboracin (en el caso del teasser) y su minuciosa revisin (en el caso del guin). 6.- El responsable de la informacin deportiva, deber entregar sus contenidos con anticipacin para evitar cargas de trabajo, sobre todo en horario de transmisin de los noticiarios. En el caso del programa deportivo, tambin deber entregar en tiempo y forma su informacin al rea de produccin para su elaboracin. 7.- En el caso de la informacin deportiva, el responsable deber presentarla en tiempo y forma
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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Otra de las reas importantes de esta organizacin es el Departamento Administrativo, puesto que en l se lleva el control financiero y, a su vez, desempea un papel similar al de un departamento de recursos humanos. A fin de mantener un mejor manejo de la informacin que se genera en esta rea, se propone aplicar las siguientes actividades: 1.- Continuar realizando un registro de todos los ingresos y egresos que se generen durante un determinado perodo de tiempo (se recomienda como mnimo 1 mes). 2.- Llevar un listado de todos los patrocinadores con sus respectivas fechas de entrada y salida. Proporcionar una copia a los responsables de Produccin y Edicin, quienes funcionarn como filtros para manejar adecuadamente la transmisin de publicidad. 3.- Se aplicarn mtodos estadsticos para conocer con mayor exactitud cifras y porcentajes de los perodos denominados como altas y bajas para planear nuevas y mejores estrategias de venta y, de este modo, facilitar la toma de decisiones de la gerencia. 4.- Gestionar las nminas, recibos de asimilados y dems documentacin relacionada con el capital humano de la empresa con anticipacin, para un mejor control de dicha informacin. 5.- Elaborar un listado de los artculos de oficina faltantes (papelera, artculos de limpieza, papel sanitario, agua, entre otros). Presentarlo a la gerencia para determinar dichos gastos. 6.- En cuestin de obituarios o servicios sociales que requieren de elaboracin, presentar los textos con anticipacin a la produccin para su adecuada realizacin, especificando los das y la cantidad de spots que se transmitirn en cada noticiario o programa..
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AREAS DE PRODUCCION, EDICION Y SWITCHER (CABINA) La tarea que se realiza en cabina es igualmente importante como la funcin que desempean otras reas de la empresa. Debido a la fuerte responsabilidad que se requiere para la ejecucin de las actividades en este departamento, el personal a cargo deber ajustarse tambin a una serie de lineamientos para mejora de los estndares de calidad. PRODUCCION 1.- Presentacin de propuestas constantes para afinar el estilo de trabajo que viene presentando la organizacin. 2.- Calendarizar fechas. Para la planeacin de proyectos que habran de salir al aire con motivo de dichas fechas (spots promocionales, institucionales, etc.). 3.- Involucrarse y coordinarse con el departamento de reporteros, para planificar los contenidos de los noticiarios. 4.- Culminar los spots publicitarios en tiempo y forma para evitar inconformidad de los clientes. EDICION 1.- Manejar la informacin de los reporteros conforme al registro que realicen los mismos, respetando los contenidos, nombres, cargos y dems datos que se proporcionen. 2.- Hacer una revisin minuciosa de la ortografa en los supers antes de procesar la informacin. 3.- Apoyar en la elaboracin del teasser informativo. 4.- Organizar las notas que habrn de transmitirse conforme al guin tcnico proporcionado por el Jefe de Informacin. 5.- Verificar la barra de comerciales y realizar los cambios necesarios conforme al registro de clientes proporcionado por el Departamento Administrativo o la Produccin. 6.- Coordinarse con el responsable de Audio y Video durante la transmisin para que los noticiarios inicien en el horario establecido y proyecten calidad. En caso de presentarse un cambio durante la hora de transmisin, notificarse de manera inmediata al conductor de noticias.
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7.- Hacer un anlisis y evaluar la calidad de la transmisin. SWITCHER (AUDIO Y VIDEO) 1.- Como principal tarea, el responsable de esta rea deber verificar el estado del equipo de transmisin (switcher, consola de audio, DVD, cmaras, cables, micrfonos, etc.), haciendo pruebas antes de cada transmisin. 2.- Coordinarse con la Produccin y la Edicin para iniciar la transmisin de los programas en el horario establecido. 3.- En caso de algn desperfecto o falla del equipo durante el horario de transmisin de los noticiarios, notificar de manera inmediata al conductor de noticias.
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GERENCIA La responsabilidad ms grande sobre el control y la direccin de la organizacin recae sobre el titular de la gerencia. Por ello, depende del engranaje y homogeneidad de su equipo de trabajo para generar una mayor funcionabilidad y sea rentable para la empresa. En este sentido el proceso de planeacin, control y toma de decisin es crucial y determinante en el rumbo que se desea para la organizacin. Se sugiere tomar en cuenta los siguientes puntos para facilitar el proceso administrativo: 1.- Realizar una reunin de evaluacin peridica para conocer la situacin real de la empresa durante un determinado lapso de tiempo (a 1 mes de preferencia). 2.- Detectar logros y necesidades de la organizacin para darlos a conocer durante las reuniones de trabajo. 3.- Establecer actividades de motivacin para el personal, esto garantizar la mejora en su desempeo y como consecuencia se obtendrn resultados deseados. 4.- Gestionar cursos de capacitacin para las diferentes reas de la organizacin, plticas de orientacin, etc. Esto tambin contribuir a un mejor funcionamiento de la empresa, al ofrecer ms y mejores herramientas de trabajo. 5.- Solicitar propuestas de trabajo de cada responsable de rea para ampliar la visin y los objetivos de la empresa.
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USO DE REDES SOCIALES La mercadotecnia es un elemento fundamental dentro de los planes y estrategias de venta sobre el cual las organizaciones actuales centran su atencin en busca de ganar terreno dentro de la amplia gama de mercados. En la actualidad, el comercio virtual, es decir, a travs de la web, o la difusin publicitaria a travs de las diferentes redes sociales que existen, se han fortalecido con el uso de ms y nuevas herramientas derivadas de los constantes avances tecnolgicos. Por ello sera importante que nuestra empresa diera un uso adecuado a dichas redes sociales, para lo cual es de considerar la elaboracin de algunos diseos publicitarios que podran darse a conocer a travs de internet. Canal de Youtube: Canal Doce Tantoyuca cuenta con su propio espacio en el portal de Youtube, el cual inicialmente tuvo una misin meramente informativa. Sin embargo, en vista de las necesidades de la organizacin, el manejo de publicidad en cada una de las notas informativas dara pie a nuevas propuestas de venta y por ende, hacer mucho ms atractivo el tiempo aire que ofrecemos a nuestros clientes. La publicidad se puede manejar en dos formas Presenta-Present. Cintillos publicitarios en las notas que se suban al portal de Youtube. Esto puede estar sujeto a cambios de acuerdo a las decisiones de la propia gerencia con base a la evaluacin de la presente propuesta y de los resultados obtenidos. Cuenta de Facebook: En el caso de la cuenta de Facebook, Canal Doce Tantoyuca tambin puede ofertar los tiempos aire a travs de imgenes que generen un impacto en quienes nos siguen a travs de dicha red social, ya sean clientes actuales o posibles.
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