Sistematizacin de los Archivos en la Administracin Pblica, hacia el archivo unificado.

XXXIV REUNIN NACIONAL DE ARCHIVOS 2012 Villahermosa, Tabasco, Mxico. 18-20 de julio de 2011

Elizabeth Huerta Garca Consultora de Gestin Documental

Introduccin
Las Administraciones pblicas son organizaciones cada vez ms complejas en el manejo de documentos recibidos y generados. La incorporacin de nuevos sistemas deben convivir frecuentemente con los procedimientos, flujos o elementos tradicionales. Los modelos de eficiencia y calidad precisan de una gestin corporativa y estructurada de los documentos vinculados a cualquier servicio proporcionado. El mayor conocimiento de cualquier dependencia se encuentra depositado en algn tipo de documento.

El gran reto archivstico: el impacto de las TIC

El impacto de las TIC en todos los mbitos de la sociedad: El e-Gobierno y la administracin interconectada En Espaa: Ley 30/1992 y desarrollo normativo y la Ley 11/207 de Acceso electrnico de los ciudadanos a las Administraciones Pblicas y Reglamentos de Interoperabilidad y de Seguridad En Mxico: Ley Federal de procedimiento Administrativo Ley Federal de Transparencia y Acceso a la informacin Pblica Gubernamental Ley Federal de Proteccin de Datos Personales Ley Federal de archivos. Reglamentos.. Lineamientos de desarrollo del Reglamento

El gran reto archivstico: el impacto de las TIC

Se aprueba: la utilizacin de medios electrnicos en la relacin de los ciudadanos con la Administracin La interconexin de las Administraciones La disponibilidad de la informacin en la Web en las Unidades de Enlace de las dependencias Objetivo: Facilitar la transparencia mediante el acceso a la informacin pblica y alcanzar la oficina sin papel La informacin deber ser: Clara Completa Veraz, Oportuna Confiable

El gran reto archivstico: el impacto de las TIC

Regula : La Clasificacin y desclasificacin de expedientes Su acceso Establece la elaboracin del inventario de expedientes clasificados El tramiento y acceso a la Informacin Confidencial: La proteccin de datos personales

Ley Federal de Archivos, establecer los lineamientos y los mecanismos para la colaboracin para la organizacin de los archivos de las autoridades federales, estatales y municipales. Para poder cumplir estos mandatos es necesario contar con archivos administrativos sistematizados

Problemtica de la gestin de los documentos electrnicos

Problemas Organizativos:
Dispersin en su Creacin y Produccin Evolucin de los sistemas informticos Gestin de los documentos electrnicos en fase de tramitacin orientado a datos y no a expediente

Terminal Terminal Terminal

Ordenador central

Sistema centralizado

PC PC PC

Sistema distribuido

Sistema interconectado

Sistemas de gestin documental: documentos electrnicos

En su ciclo de vida intervienen distintos elementos Los documentos electrnicos requieren distintas formas de gestin durante su ciclo de vida, en fase de tramitacin (SGDE) y en fase de archivo definitivo (SGDEA)

diseo y creacin Documentos, metadatos, hw y sw

Produccin Aplicaciones de registro y tramitacin

Tramitacin Gestor de documentos electrnicos

Archivo Gestor de documentos electrnicos de Archivo

Interoperabilidad
C A P T U R A

SGDE

SGDEA

Sistema de Gestin de Documentos ElectrnicosSistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo

Integracin de SGDE y SGDEA Unificacin del cuadro de Clasificacin de ambos Identificar los documentos en trmite y documentos de archivo Declarar documentos de archivo y borrar los de tramitacin Transferencia de documentos del SGDE al SGDEA mediante servicios web

PROPIEDAD

SGDE- ISO 15489

SGDEAMoReq2

Modificacin de Documentos

Permitido

Impedido

Borrado de documentos Normas de conservacin

Permitida

Impedido

Opcionales

Obligatorias

Estructura de clasificacin y almacenamiento

Opcionales

Obligatorias

Mantenimiento del contexto

Opcional

Obligatorio

Orientacin

Documentos en trmite

Documentos de archivo

Nuestro Enfoque
Sistema de Informacin dedicada a almacenar y recuperar documentos, cuyo objetivo es coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades especficas, que afectan a la creacin, produccin, recepcin, almacenamiento, acceso y preservacin de los documentos, independientemente de su formato y soporte, garantizando la conservacin de su originalidad, integridad, autenticidad y disponibilidad, as como de sus relaciones contextuales. Ciclo de vida del documento : inicia desde su ingreso en la administracin, independientemente de que la tramitacin de los asuntos se realice de forma manual o por medio de una aplicacin informtica de tramitacin.

Ciclo de vida del documento

Oficiala de Partes Tramitacin Archivo Trmite Archivo Concentracin Archivo Histrico

Integracin aplicaciones de Tramitacin y de Gestin de Archivo

Infor

Nuestro Enfoque: Archivo Unificado

Remite Oficiala de partes Archivo de Tramite

Transfiere Archivo

Transfiere Archivo General o Archivo Histrico

Concentracin

Registro electrnico

Tramitacin electrnica de expedientes (flujo de trabajo) Archivo electrnico Archivo de papel, Digitalizacin Gestin electrnica de listados

Organizacin de fondos Descripcin archivstica Digitalizacin

Gestin de Depsito Transferencias

Gestin Prstamos

Consulta en Sala Gestin de Usuarios Peticiones de Fondos

Expurgo Servicio de Reprografa

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Infor

Archivo Unificado. Objetivos

Avance hacia una Administracin nica, la centralizacin de los diferentes documentos o datos en un mismo entorno de almacenamiento es el primer paso para alcanzar un archivo unificado, con las ventajas de reduccin y simplificacin de las labores administrativas que ello conllevara. Acceso a todos los datos y documentos de relevancia de la organizacin, desde cualquier lugar de esta, facilitando la consulta on-line desde cualquier unidad de la organizacin, independientemente desde donde se hayan registrado o incorporado, por el procedimiento administrativo que sea. Posibilidad de explotacin de datos, pudindose generar tanto informes propios de produccin como dando la posibilidad de extraer o cruzar datos para informes de gestin y mejora. Disponer de las herramientas necesarias de consulta y administracin que faciliten estos objetivos en un entorno tecnolgico avanzado. Integracin con los aplicativos de tramitacin y sistemas de B.D. y de informacin corporativos de la organizacin. Gestin unificada de todos los documentos electrnicos, pero tambin de los documentos fsicos.
11 Infor

Archivo Unificado. Esquema Global

Organismos Productores
Unidades de documentacin en Trmite

Sistema de Archivo unificado

Expedientes fsicos

Consulta
U. De Doct. trmite

REGISTRO EN OFICALIA DE PARTES

B.D. Sistema Informacin

SISTEMA ALMACENAMIENTO

Consulta Electrnica y/o Fsica

Centros de Atencin

Ciudadanos
Acceso Web SSL, Certificado Personal.

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Infor

Archivo Unificado.

Adecuacin a normas

ArchiDOC se adecua a las diferentes normas existentes para el tratamiento archivstico

Norma ISO 15489 Sistemas de Gestin de Documentos de oficina Diseo de Sistemas de Gestin de Documentos. Organizacin y control Norma ISO 14721 Marco para la conservacin y acceso a documentos electrnicos a largo plazo

MoReq: Modelo de Requisitos para los Sistemas de gestin de documentos de Archivo.

Normas internacionales de Descripcin archivstica ISAD(G) y en su caso ISAAR (CPF) para la Descripcin de Autoridades

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MODELO FUNCIONAL

Modelo Funcional

Sistemas Tramitadores
Expediente Electrnico Expediente Fsico

Servicios web a la Administracin

Servicio a ciudadanos

Transferencias

Prstamos / Consulta

Sistema de Gestin de Archivo

Clasificacin y Descripcin Gestin de Depsitos Gestin de Prstamos Gestin Transferencias Gestin de Eliminaciones Identificacin y Valoracin Digitalizacin Documentos del ciudadano Catlogo Procedimientos Geogrficos Terceros Organizacin

Administracin (Gestin de usuarios, auditoria, )

Archivo Digital

Mdulos de ArchiDOC Web. Funcionalidad principal

Fondos Documentales

Creacin y organizacin del cuadro de clasificacin. Gestin de series. Bsquedas en el cuadro Previsiones y relaciones. Calendario de transferencias Descripcin archivstica ( ISAD(G) e ISAAR ) Edicin y consulta Prstamos y consultas Informes de entrega y devolucin

Transferencias

Descripcin

Servicios

Digitalizacin

Incorporacin de documentos imagen Gestin de depsitos. Gestin de usuarios. Auditora Descriptores y listas de valores

Administracin

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Sistemas de gestin documental: evaluacin continua

Retroalimentacin Adaptaciones.

Sistema
Seguimiento y evaluacin Implantacin de adaptaciones

El archivista es el ms adecuado para realizar el seguimiento del funcionamiento del Sistema

Cuadro de Clasificacin

Pista de Auditora

Valoracin de Series documentales

Valoracin de series documentales

Posibilidad de creacin de tablas de valoracin, sin lmite,

Formato para Transferencia de documentos

Tiene que transferir documentos segn el esquema XML de MoReq2 Tiene que transferir la totalidad de los componentes manteniendo sus relaciones

Descripcin de funcionalidades de ArchiDOC Web

Personal de Oficina

Elaboracin de transferencias. Envo al archivo de expedientes cerrados de un procedimiento Solicitud de prstamos y consultas de expedientes que estn en el archivo Bsqueda y consulta de la descripcin. Acceso a los documentos electrnicos asociados al expediente

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Descripcin de funcionalidades de ArchiDOC Web

Personal de Archivo

Organizacin de fondos. Generacin y navegacin por el Cuadro de Clasificacin. Descripcin archivstica. Edicin y consulta de la descripcin Gestin del depsito fsico Gestin de prstamos y consultas. Autorizacin, entrega y devolucin de expedientes. Gestin de transferencias. Recepcin, cotejo, aceptacin, ubicacin y validacin de expedientes en el Cuadro de Clasificacin. Incorporacin de documentos electrnicos a los elementos del Cuadro de Clasificacin

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Descripcin de funcionalidades de ArchiDOC Web

Personal de Archivo

Gestin de Series Identificacin. Informacin de productores), procedimiento, fechas, normativa, etc. Valoracin. Fija plazos de permanencia de los expedientes en Archivo Eliminacin de expedientes. Proceso de eliminacin de los expedientes que han expirado su plazo de conservacin en el archivo Gestin de usuarios. Alta, baja y modificacin de usuarios, permisos, perfiles, grupos y rganos Auditoria Gestin de la descripcin: Definicin de campos y fichas descriptivas. Alta, baja y modificacin de descriptores y listas de valores.
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Administracin

Funcionalidades de ArchiGES

Gestin de usuarios Control de acceso a la informacin: Creacin de distintos tipos de Grupos de usuario. Creacin de listas de permisos de acceso a partes de la Base de Datos Alta, modificacin y consulta de usuarios Gestin de temas de investigacin. Tarjeta de investigador

Peticin de fondos

Identificacin y configuracin de las salas de consulta y mesas de trabajo de cada sala Asignacin de mesa al investigador para servicio y control de fondos y liberacin de mesas Control de peticiones de unidades documentales e imgenes. Reservas Generacin de testigos ( para depsito, recogida por usuario y devolucin al depsito) Gestin de histrico de consultas

Servicio de reprografa
Gestin de peticiones de reprografa : solicitud, presupuesto, aceptacin por el usuario, autorizacin,

ejecucin y entrega
Control econmico Configuracin del servicio respecto a procedimiento, costes, autorizacin (manual o automtica),

presupuesto (manual o automtico), etc. de cada uno de ellos

Funcionalidades de ArchiGES

Generacin de Informes y Estadsticas Resumen de los servicios ofrecidos por el archivo Relacin de investigadores Expedientes de investigacin Peticiones de fondo fsico Peticiones de reprografa por usuario Movimientos peridicos de fondos Unidades documentales consultadas ms de un nmero dado de veces Partes de trabajo del personal del archivo Prstamos y Unidades documentales prestadas

Gestin de depsito
Identificacin y configuracin de las salas de consulta y mesas de trabajo de cada sala Configuracin, identificacin y descripcin de los depsitos del archivo as como de cada uno de los

elementos que lo componen (salas, cuerpos de estantera, baldas y huecos) Consulta del estado de los depsitos (ubicaciones libres/ocupadas, porcentaje de ocupacin, etc.) Asignacin de ubicaciones para las unidades de instalacin que entran en depsito, ya sea por transferencias, ingresos extraordinarios, etc. o por reubicacin de las existentes

Funcionalidades de ArchiDOC

Digitalizacin Integracin con sistemas de captura (escneres y cmaras digitales), mediante controladores TWAIN Digitalizacin de imgenes en blanco y negro, grises y color Almacenamiento en formatos de imagen estndar (TIFF, JPEG y CCITT GIV) Importacin de Imgenes en formatos estndar desde CD-ROM Creacin de estructura bsica de la documentacin, captulos, signaturas, etc., con identificacin de imgenes concretas que permita el acceso directo a las mismas

Consulta en sala
Navegacin a travs de la estructura jerrquica de la

documentacin y visualizacin de fichas e imgenes Bsquedas mediante Asistente de bsqueda, Bsqueda experta y Localizacin por texto. Incorpora en las bsquedas Truncamiento de textos, operadores booleanos y Thesauro Visualizacin de fichas en formatos ISADF(G), ISAAR(CPF) y fichas particularizadas Rotaciones, desplazamientos, ampliaciones y reducciones Aplicacin de tratamientos de mejora de legibilidad

Funcionalidades del Conector WEB de ArchiDOC

Consulta con Conector Web Permite a los usuarios autorizados realizar a travs de un navegador, las siguientes funciones: Bsquedas por texto libre y por descriptores Acotacin de bsqueda por criterios jerrquicos y cronolgicos. Navegacin jerrquica y por enlaces Acceso a fichas con la informacin descriptiva de los documentos Visualizacin de imgenes en pantalla Tratamiento digital de los documentos originales

Interaccin con sistemas externos. Conectores

ArchiDOC dispone de conectores personalizables para el acceso a entidades y sistemas de gestin corporativos:

Sistema Gestin de Archivo

Conector Conector Autenticacin Autenticacin

Conector Conector Catlogo de Catlogo de Procedimientos Procedimientos

Conector Conector Tramitacin Tramitacin

Conector Conector Organizacin Organizacin

Conector Conector Terceros Terceros

Conector Conector Geogrficos Geogrficos

Servicio de directorios (Ldap) Servicio de directorios (Ldap) Servicio de directorios (Ldap)

Catlogo invesFlow J2EE Catlogo invesFlow J2EE Catlogo invesFlow J2EE

Departamentos invesDoc

Usuaurios invesDoc

invesFlow J2EE invesFlow J2EE invesFlow J2EE

Fichero xml

Fichero xml

Fichero xml

Fichero xml

Fichero xml

Fichero xml

invesSicres invesSicres invesSicres

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ARCHIVO UNIFICADO. NORMAS Y METODOLOGIA

Normas internacionales de descripcin archivstica ISAD(G): Descripcin ISAAR(CPF): Control de autoridades

MoReq (Modelo de Requisitos para los Sistemas de gestin de documentos electrnicos de Archivo). Sistema de Clasificacin Auditora y Seguridad Valoracin para transferencias, calendarios de conservacin y eliminacin Captura de documentos Sistema de Informacin y Descripcin Bsqueda, Recuperacin y Presentacin Administracin

Norma ISO 15489 Sistemas de Gestin de Documentos de oficina Organizacin y control de los documentos en produccin en unidades de Gestin Norma ISO 14721 Organizacin y control de los documentos electrnicos de Archivo Norma ISO 19005 PDF/A Conversin de documentos electrnicos a formato estable
31 Infor

Gestin de documentos fsicos

Gestin de Documentos fsicos

Gestin unificada de documentos de archivo

Papel, fotografas, Expedientes Correos electrnicos y

videos, microfilm etc.

electrnicos, Imgenes,

archivos adjuntos

Repositorio Documentos Electrnicos De Archivo

El sistema de referencia y la valoracin de series es la misma para los documentos fsicos y electrnicos Cambian los metadatos y la presentacin de los documentos

Conclusin Modelo de Archivo unificado

Archivo unificado

-Informtica El Corte Ingls HIKU, contempla un Sistema nico para la gestin documental en los Archivos de Oficina y el Archivo Central, integrado con la tramitacin administrativa
Ciclo de vida del documento

Oficiala de Partes y Registro Electrnico

Unidad de Documentacin en Trmite

Archivo Concentracin

Archivo Histrico

Documentos en papel, multimedia y electrnicos

Se considera el ciclo productivo completo, mediante la integracin con el sistema de tramitacin y Bases de Datos corporativas: Dato nico El Archivo es una fase ms de la tramitacin administrativa Gestin de documentos fsicos y electrnicos

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Conclusin Modelo de Archivo unificado

Sujetos Obligados (AP)

Unidades documentacin en trmite

Unidades documentacin en trmite

Unidades documentacin en trmite

Unidades documentacin en trmite

Unidades documentacin en trmite

ARCHIVO DE CONCENTRACIN

HISTRICO / ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

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Lneas de negocio:

BPO

servicios documentales
Impresin ensobrado

Consultora

datos

Entrada

Alta en el sistema
documentacin
I N V O C A

papel

Transporte

Preparacin lote Digitalizacin

DIG ITALIZACIN C E R T I F I C A D A

DOCUMENTACIN

Digitalizacin certificada

Prstamos

Indexacin y reconocimiento

Salida a custodia

SERVICIOS CUSTODIA

Custodia digital Custodia legal Envo documentacin Hosting informtico

Cuadre e informes Control calidad

Documentacin

Destruccin certificada Consulta en red Integracin Con S.I. cliente

Archivo Electrncio
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