Benjamin Franklin

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
ADMINISTRACIN ESCOLAR
FECHA: 9 DE JUNIO 2006 PAGINA: 1 de 149
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MXICO. FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN. LICENCIATURA EN ADMINISTRACIN ASIGNATURA: AUDITORIA II.
PROFESOR: ENRIQUE BENJAMINFRANKLIN. ALUMNOS: BERNAL MARTINEZ ELIZABETH. CASTRO CARRERA JOSE ALFREDO. DURN RODRGUEZ RICARDO. MENDIOLA REYES FRANCISCO. RAMREZ MEDRANO ALEJANDRA. SOLIS DE ANDA MARIA VIRIDIANA. VAZQUEZ TORILLO DAVID JOVANNY. VILLANUEVA GALINDO MARIA LUISA.
CIUDAD UNIVERSITARIA A 14 DE JUNIO DEL 2006

ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN
CONTENIDO
Introduccin Justificacin Antecedentes Organigrama Especifico Planeacin Propuesta tcnica Programa de trabajo Diagnostico preliminar Instrumentacin Examen Informe general Seguimiento Conclusiones Anexos Carta convenio
ELABORO: GRUPO AUDITOR
REVISO: BENJAMN FRANKLIN
AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN
INTRODUCCIN
El siguiente escrito contiene informacin de gran importancia de una Auditoria Administrativa realizada en Ciudad Universitaria en la Facultad de Contadura y Administracin en los meses de Mayo y Junio de 2006, con el propsito fundamental de identificar los principales problemas en el rea de Administracin Escolar, de tal forma que se realiza una evaluacin y se determinan las reas de mejora. Debido a la importancia de las funciones del rea de Administracin Escolar, que dependen en gran medida del buen funcionamiento de la logstica de los trmites que se realizan del alumnado, es necesario auditar dicha rea, puesto que no es apropiado que contine con esta problemtica de organizacin, siendo que es ilgica la existencia de la misma, puesto que la licenciatura de Administracin se encarga de la organizacin e implementacin de sistemas para facilitar el funcionamiento de las entidades, no importando que pertenezca al sector pblico o privado, adems de la implementacin de manuales de procedimientos, manuales de organizacin, la induccin de los nuevos colaboradores a las reas (en este caso, prestadores de servicio social), capacitacin para realizar las funciones, cules son sus funciones y obligaciones, horarios, trato al pblico, etc. A continuacin encontrar informacin relacionada al grado de aplicacin del proceso administrativo en el rea, donde se explica ampliamente la metodologa que se utiliz para llevar a cabo la auditoria, los instrumentos utilizados, los resultados obtenidos y las recomendaciones gestionadas por el equipo auditor.
JUSTIFICACIN
Este conjunto de actividades surge como un proyecto escolar con la necesidad de realizar una auditoria en el sector publico de la materia de Auditoria Administrativa, impartida en la Facultad de Contadura y Administracin dentro de la Licenciatura en Administracin. Por medio de las observaciones realizadas ordinariamente, el equipo auditor determina hacer la auditoria en el rea de Administracin Escolar de la Facultad de Contadura y Administracin ya que al cuestionarnos sobre la existencia de esta rea y su contraparte, la deficiente organizacin de la misma vista en las dos ultimas inscripciones a cursos ordinarios, nos fue de gran importancia saber que sucede dentro de la institucin, ya que siempre tratamos de auditar y ayudar a otras organizaciones sin embargo no ayudamos a nuestra institucin; sta es la razn por la cual se decide auditar el rea de Administracin Escolar. La elaboracin de este proyecto se realiza en los meses de mayo y junio de 2006 con la finalidad de que la Facultad de Contadura y Administracin tengan conocimiento de los puntos de mejora encontrados dentro del rea de administracin escolar y eliminen las fallas encontradas en sta, de tal modo ayudar hacer eficiente la situacin administrativa del rea.
ANTECEDENTES
La creacin y/o aparicin de un rea de
Administracin Escolar surge de la
necesidad de los directivos de llevar un registro cronolgico de los alumnos partiendo del nacimiento en 1845 del Instituto Comercial que hace referencia a nuestra facultad posteriormente llamada Escuela Nacional de Comercio, la cual funcion de 1869 a 1902. A travs de una adecuada administracin de programas y atencin particular a los contadores en 1910 Justo Sierra reabre la Universidad con nuevos bros. Sin embargo, las condiciones sociales del pas provocan la primera revolucin social del siglo. Mxico tuvo que soportar la etapa sangrienta de los caudillos y consolidar hasta 1917 una nueva constitucin. A partir de este ao, y hasta 1919, la Escuela Superior de Comercio y Administracin depende del Departamento Universitario de Bellas Artes de la Secretara de Industria, Comercio y Trabajo. Con la promulgacin de la Ley Orgnica de la Universidad, el gobierno reconoci en 1929 la autonoma universitaria. Inicia una poca gloriosa en la vida acadmica del pas. La Escuela Superior de Comercio y Administracin se integr a la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, formando parte de la Facultad de Derecho y Ciencias Sociales, adquiriendo vida propia e independiente dentro de la comunidad universitaria. El C.P. Jos Len y Ponce fue el primer director de nuestra institucin.
En 1933, ya durante el periodo del C.P. Agustn Zea Arregun como director, se instal la Academia Mixta de Profesores. Ese mismo ao el C.P. Roberto Casas Alatriste sustituy al contador Zea Arregun como director; encabez las elecciones de delegados para el Consejo Universitario y de los acadmicos, profesores y alumnos; asimismo, fund, en 1934, la revista Finanzas y Contabilidad. Siendo director de nuestra institucin el C.P. Alfredo Chavero e Hjar Haro de 1934 a 1936 entr en vigor el nuevo Estatuto de la Universidad y puso en marcha la Comisin de Planes y Programas de Estudio y la Comisin de Reglamentos. Durante el periodo del C.P. Maximino Anzures Polo (1936-1938) se reimplantan brevemente las carreras cortas. Con la llegada del C.P. Jos Barra Emparn como director, se aprob la creacin de planes de estudio distintos para la carrera de Contador Pblico y Auditor, as como los planes para la recin creada carrera de Contador Pblico y Actuario. En 1944 el C.P. Alfonso Ochoa Raviz se convierte en el primer director egresado de la escuela. Encabez la colecta pblica para la compra del edificio de Liverpool 66 adems organiz la biblioteca de Bucareli. En 1952 el presidente de la Repblica, Miguel Alemn, inaugura las instalaciones de Ciudad Universitaria, ubicadas al sur de la capital, momento que representa una de las pginas ms brillantes en la historia de la educacin en Mxico.
Durante la gestin del C.P. Wilfrido Castillo Miranda (en 1956) se cre la licenciatura en Administracin de Empresas; a partir de este ao inicia la publicacin de la revista Contabilidad-Administracin. Ocho aos ms tarde, en 1964, la Escuela de Comercio y Administracin, presidida por el C.P. Arturo Elizundia Charles, se traslada a las instalaciones ubicadas en el ala de humanidades del Champs Universitario. Por iniciativa del C.P. Arturo Elizundia Charles, la Escuela Nacional de Comercio y Administracin adquiere el rango de Facultad en 1965 cuando el H. Consejo Universitario autoriz la creacin de la Divisin de Estudios Superiores. En medio de un clima de cambios sociales y espritu olmpico, la Facultad se traslada, en 1968, a las instalaciones ubicadas en el circuito exterior de Ciudad Universitaria, mismas que sigue utilizando hasta la fecha. Ese mismo ao el C.P. Carlos Prez del Toro inaugur la Divisin de Estudios de Posgrado. A partir de 1973, durante la gestin del C.P. Jos Antonio Fernndez Arena, nuestra institucin adopta el nombre de Facultad de Contadura y Administracin. Durante ese ao se aprob el cambio del nombre de las licenciaturas de Contador Pblico y Administracin de Empresas por las de Licenciado en Contadura y Licenciado en Administracin. Se implant el plan modular, el cual fue de corta duracin. Le sucede el C.P. Manuel Reza Garca, durante los dos periodos que estuvo al frente de la direccin la Facultad se integra al Sistema Universidad Abierta, siendo pionera en cuanto al diseo de las licenciaturas en esta modalidad. En 1980 la Divisin de Educacin Continua, primera extensin de la Facultad, ubicada en Liverpool 66, comienza sus labores educativas. ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN
En 1981 fue nombrado director el C.P. Alfredo Adam Adam. Durante sus periodos se cre la Licenciatura en Informtica, se inaugur la biblioteca -una de las ms grandes en el mbito contable-administrativo de Amrica Latina - y se impuls la difusin de nuestras disciplinas mediante la creacin de las revistas Consultorio Fiscal y Emprendedores. El periodo del C.P. Salvador Ruz de Chvez (1989-1993) se caracterizo porque impuls de manera importante el intercambio acadmico en el extranjero a travs de convenios con distintas universidades de Amrica y Europa. En 1993, durante la gestin del C.P. y LA Jos Antonio Echenique Garca, se impuls de manera importante la labor de investigacin y fue durante su gestin que se inaugur el edificio que actualmente tiene la Divisin de Investigacin. En octubre de 1997 el C.P. y Mtro. Arturo Daz Alonso es nombrado director enfrentando al inicio de su gestin una de las situaciones ms difciles que ha vivido la Universidad: el paro de labores de 1998. Nuestra institucin fue la ltima en salir de las instalaciones universitarias y fue cerrada por sus autoridades antes de ser tomada; los alumnos recabaron 15,325 firmas contra el paro. A una semana del cierre de las instalaciones del Campus Universitario, la Facultad de Contadura y Administracin reanud actividades acadmicas. El semestre 99-2 se imparti en forma casi normal en 23 sedes externas.
En 1999 se aprueba el Programa de Posgrado en Ciencias de la Administracin, conformado por un doctorado en Ciencias de la Administracin y seis maestras. Se crean 14 academias de profesores y se establece el Centro de Formacin Docente; entra en vigor el nuevo Reglamento de Exmenes Profesionales, que contempla cinco opciones de titulacin; se reduce a nueve el nmero de semestres y se incluyen asignaturas optativas que permiten al alumno hacer frente a las necesidades cambiantes del mercado laboral. Por su trabajo serio y comprometido, el Mtro. Daz Alonso es reelecto en 2001 para un segundo periodo. Los planes de estudio para las tres licenciaturas que se imparten en la Facultad de Contadura y Administracin obtienen la certificacin por parte del Consejo de Acreditacin en la Enseanza en Contadura y Administracin (CACECA); asimismo, la FCA es la primera institucin en la UNAM que certifica a sus docentes. En 2003, de un total de 130 profesores de tiempo completo, 47 reciben dicho reconocimiento por parte de la Asociacin Nacional de Facultades y Escuelas de Contadura y Administracin (ANFECA). Un ao ms tarde, el doctorado en Ciencias de la Administracin es aceptado en el Padrn de Excelencia del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa (CONACYT), lo que permite a la Facultad mantener el liderazgo en el mbito de los estudios de posgrado de nuestras disciplinas.
ORGANIGRAMA ESPECFICO
DIRECTORA
SECRETARIO GENERAL DE LA FCA Leonardo Guerrero Vazquez
ADMINISTRACION ESCOLAR Coordinador Jos Luis Ramirez
ESCOLARIZADO Angel Coria
SUA Virginia Hidalgo Vaca
INFORMATICA Ing. Carlos Soto Aguirre
ENCARGADO DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Adriana Garcia Marquez
OFICINISTA Margarita Martinez Palma
RESPONSABLE DE ACTAS Armando Bernal Kaiser
SECRETARIA Ma.Guadalupe Moreno Fernandez
RESPONSABLE DEL REA DE SISTEMAS Adriana Garcia
ATENCION A PROFESORES Y ALUMNOS Carlos Jimenez
SOPORTE TCNICO Rodrigo Montecinos
ENCARGADO DE INSCRIPCIONES Edith Huitron Rodrguez
MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE COMPUTO Alejandro Muos Estrada
PLANEACIN
Para poder llevar a cabo una adecuada planeacin de la auditoria, la primera accin que se llevo a cabo fue tener una entrevista con el coordinador de administracin escolar, Lic. Jos Lus Ramrez lvarez, quien aprob nuestra solicitud y nos puso en manos del Jefe de Seccin de Sistema Escolarizado. ngel Coria, para nos apoyara y facilitara el acceso a la informacin que se pudiera requerir para efecto de realizar eficazmente la auditoria OBJETIVO Evaluar los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en el rea de administracin escolar, por medio de la deteccin de problemas, irregularidades, desviaciones o anomalas que afectan el funcionamiento de la misma. FACTORES La auditoria se concentro en los siguientes puntos para evaluarla a partir del proceso administrativo: PLANEACION Misin Visin Objetivos Metas Estrategias Polticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles
ORGANIZACIN Estructura Organizacional Divisin y Distribucin de funciones Cultura Organizacional Recursos Humanos Cambio Organizacional Estudios Administrativos Instrumentos Tcnicos de Apoyo DIRECCION Liderazgo Comunicacin Motivacin Grupos y Equipos de Trabajo Manejo del Estrs y Conflicto Informacin y Tecnologa CONTROL Naturaleza Sistemas reas de Aplicacin Herramientas Calidad Distribucin del espacio
ADMINISTRACIN ESCOLAR FUENTES DE ESTUDIO
Para efecto de obtener la informacin requerida, utilizamos fuentes tanto internas como externas, incluyendo en las primeras los niveles de organizacin y los sistemas de informacin, y en las segundas las normativas (ley orgnica de la UNAM) y las redes de informacin electrnicas. INVESTIGACIN PRELIMINAR Para comenzar la investigacin, consultamos la pgina www.fca.unam.mx, de la cual obtuvimos los servicios ofrecidos a la comunidad universitaria de la Facultad de Contadura y Administracin, obteniendo la siguiente informacin: Control y elaboracin de Registros acadmicos de los alumnos que asisten a la Facultad de Contadura y Administracin. Llevar a cabo las inscripciones de los alumnos de nuevo ingreso a las tres licenciaturas que ofrece la Facultad de Contadura y Administracin. Llevar a cabo las inscripciones a todas las opciones de titulacin excepto diplomados, esto es, atienden inscripciones a: Seminario, Tesis, Estudios en el Extranjero y el diseo de un proyecto. Es la desembocadura de las actividades del departamento de Exmenes profesionales, recibiendo los expedientes de alumnos que ya han presentado un examen profesional. Es la conexin directa que existe entre la Facultad y la Direccin General de Administracin Escolar, que es quien sigue el trmite para entregar al alumno su titulo y cdula profesional.
El siguiente paso fue realizar entrevistas a las gerencias de administracin Escolar, con la finalidad de proporcionarnos la informacin necesaria para obtener una percepcin general de la institucin, con lo cual podremos lograr un desarrollo ptimo de la auditoria. A continuacin se describen detalladamente:
Universidad Nacional Autnoma de Mxico Facultad de Contadura y Administracin El rea de Administracin Escolar es de suma importancia, ya que es la instancia en la que se realizan todos los trmites acadmicos de la Facultad, atendiendo tanto alumnos como a profesores. Nombre del rea: Administracin Escolar. Fecha: 18 y 19 de mayo de 2006. Responsable del rea: Lic. Jos Luis Ramrez lvarez. Nombre del entrevistado: Lic. Jos Luis Ramrez lvarez. Puesto: Coordinador de Administracin Escolar. Telfono: 56-22-83-65, 56-22-83-66. E-mail: jlramirez_c4@hotmail.com 1. Quin es su jefe inmediato superior? El secretario general Leonardo Guerrero Vzquez. 2. Quin es el jefe inmediato de su jefe? La directora de la Facultad, Mara Antonieta Granados.
3. Esta rea, que es fundamentalmente de registros acadmicos, cuenta con algn manual de procedimientos? S, pero no los encuentro en este momento. 4. Qu procedimientos considera usted que requieren de un estudio y Revisin inmediata? Analizar el problema a resolver, atencin sistematizada a travs de los logros y elaboracin de procedimientos. 5. La Jerarqua existe en el rea es respetada siempre o hay invasin o duplicidad de mando en algunos casos? Se respeta. 6. Cmo considera usted la coordinacin que existe entre las diversas reas que se involucran en los procedimientos es de calidad? Especifique por qu. Es buena, eficiente, ya que hay mucha comunicacin. 7. En que forma repercute un error o retraso de las dems reas al trabajo de administracin escolar. En todo el proceso y especialmente en el servicio los alumnos. 8. Qu tan a menudo se presentan problemas en el rea y cul es la causa ms frecuente? Es muy frecuente y son peticiones muy particulares de cada alumno. 9. El factor tiempo, Es de importancia en este departamento?, Por qu? S, por la premura de dar solucin a un problema, aclaracin de dudas y trmites urgentes. 10. Cules son los problemas que se presentan por retrasos? Inscripciones, exmenes profesionales y ttulos. 11. Los objetivos que persiguen las diferentes reas son diferentes, estn coordinados, es uno mismo o como se manejan? No son diferentes, ya que hay objetivos generales.
13. Qu tipo de controles existen para asegurarse del logro de los objetivos? Llevar a cabo los controles por medio del sistema de inscripcin, ya sea a cursos ordinarios, extraordinarios o nter semestrales, a partir de estos se elaboran estadsticas. 14. Cmo es el ambiente laboral que existe en esta rea, influye en el desempeo de los trabajadores? S, internamente es bueno, tranquilo; y externamente hay resentimiento del alumno por el servicio prestado. 15. Qu condiciones de trabajo pueden mejorarse? La distribucin del espacio y organizacin de documentos. 16. Sabemos que hay un alto ndice de rotacin de personal, esto por los alumnos qu cubren su servicio social. Son necesarios programas de capacitacin para las personas qu ingresan? de las actividades. 17. Considera necesario qu se cubra un perfil de puesto a pesar de ser una persona qu realiza su servicio social? Por qu? No, se considera capacitados para realizar el servicio social a los alumnos que cubren el 50% de crditos, solamente deben tener disposicin para atender al alumno o profesor. 18. Se emplea adecuadamente al personal o cmo se puede hacer para que brinden un mejor servicio. Nosotros no contratamos al personal, pero cuando llega, tratamos de crear un buen ambiente para poder brindar un buen servicio. S son necesarios y bsicamente se les informa de lo que deben hacer. Hay un adiestramiento
ADMINISTRACIN ESCOLAR Universidad Nacional Autnoma de Mxico Facultad de Contadura y Administracin
El rea de Administracin Escolar es de suma importancia, ya que es la instancia en la que se realizan todos los trmites acadmicos de la Facultad, atendiendo tanto alumnos como a profesores. Nombre del rea: Administracin Escolar. Fecha: 18 y 19 de mayo de 2006. Responsable del rea: Lic. Jos Luis Ramrez lvarez. Nombre del entrevistado: ngel Coria Torres. Puesto: Jefe de Seccin Escolarizada. Telfono: 56-22-83-65. 56-22-83-66 E-mail: acoria63@yahoo.com.mx 1. En quin recae la responsabilidad de la planeacin de la organizacin? a. La direccin b. Los supervisores c. Los trabajadores d. Todos e. Ninguno f. Otro 2. Qu nivel jerrquico tiene usted en la organizacin? a. Direccin b. Supervisin c. Operativo 3. Quin es su jefe inmediato superior? Lic. Jos Luis Ramrez lvarez
ADMINISTRACIN ESCOLAR 4. Qu nivel ocupa en la organizacin? Secretario de Servicios Escolares 5. Quin es el jefe inmediato superior de su jefe? Lic. Leonardo Guerrero Vzquez. Secretario General
6. Esta rea, que es fundamentalmente de registros acadmicos. cuenta con algn manual de procedimientos? No 7. Si la respuesta es negativa, especifique por qu no se cuenta con uno? Por que existen constantes cambios en los registros, que no permiten llevar un control adecuado 8. Qu procedimientos considera usted que requieren de un estudio y revisin inmediata? Todos en general 9. La jerarqua existe en el rea es respetada siempre o hay invasin o duplicidad de mando en algunos casos? No, se respeta en todo momento y no se pasa por alto el nivel jerrquico que cada empleado tiene dentro del rea 10. Como considera usted la coordinacin que existe entre las diversas reas que se involucran en los procedimientos es de calidad? a. especifique por que. Si es de calidad, ya que existe una buena comunicacin entre las diferentes reas y el personal, que a su vez permite que la informacin se oportuna
11. En que forma repercute un error o retraso de las dems reas al trabajo de administracin escolar. Se trata de que la informacin sea recopilada a tiempo, as que no se tienen retrasos por errores dentro del rea. 12. Qu tan a menudo se presentan problemas en el rea y cul es la causa ms frecuente? En un 1% ya que el sistema de computo ayuda a que no se presenten contingencias 13. El factor tiempo, es de importancia en este departamento? Por qu? Es muy importante ya que de eso depende el que no se tengan problemas o errores 14. cules son los problemas que se presentan por retrasos? La no respuesta oportuna a la comunidad estudiantil 15. Quin es el responsable de esta rea? Lic. ngel Coria 16. Los objetivos que persiguen las diferentes reas son diferentes, estn coordinados, es uno mismo o como se manejan? Es uno mismo, ya que tratan de que la informacin y comunicacin sea directa entre y dentro las reas 17. Qu tipo de controles existen para asegurarse del logro de los objetivos? Informtico
18. Cmo es el ambiente laboral que existe en esta rea, influye en el desempeo de los trabajadores? El ambiente entre el personal es bueno, pues se trata de no mezclar asuntos personales y de trabajo 19. Qu condiciones de trabajo pueden mejorarse? La parte de informtica 20. Sabemos que hay un alto ndice de rotacin de personal, esto por los alumnos qu cubren su servicio social, son necesarios programas de capacitacin para las personas que ingresan? Si, pues cuando los estudiantes ingresan a realizar su servicio, entran sin saber el manejo que se tiene que hacer dentro del rea, y cuando ya aprenden a realizar las actividades es cuando tienen que retirarse por que ya ha finalizado su servicio. 21. Considera necesario qu se cubra un perfil de puesto a pesar de ser una persona que realiza su servicio social? Por qu? No, ya que los alumnos que ingresan a realizar su servicio social, lo hacen de buena fe, sabiendo que deben de tener un trato cordial y amable para con la dems comunidad estudiantil. 22. Se emplea adecuadamente al personal o cmo se puede hacer para qu brinden un mejor servicio. En este aspecto, la gente es asignada por el sindicato, y la capacitacin que les brindan es ambigua respecto de las diferentes reas a las que son asignadas.
El rea de Administracin Escolar es de suma importancia, ya que es la instancia en la que se realizan todos los trmites acadmicos de la Facultad, atendiendo tanto alumnos como a profesores. Nombre del rea: Administracin Escolar. Fecha: 18 y 19 de mayo de 2006. Responsable del rea: Lic. Jos Luis Ramrez lvarez. Nombre del entrevistado: L.C. Virginia Vaca Hidalgo Puesto: Coordinadora de Administracin Escolar Telfono: 56-22-62-88 1.- En quien recae la responsabilidad de la planeacin de la organizacin? a) En la direccin. 2.- Que nivel jerrquico tiene usted en la organizacin? Supervisin 3.- Quien es su jefe inmediato superior? Lic. Jos Luis Ramrez 4. Que nivel ocupa en la organizacin? No sabe
ADMINISTRACIN ESCOLAR 5.- Quien es el jefe inmediato superior de su jefe? Secretario general
6.- Cuales son las funciones que desempea el rea de administracin escolar? Cambios de sistema, Planeacin de grupos, informes, orientacin acadmica, supervisn de actas, admisin de nueva carrera, cursos de induccin, recepcin de dictmenes. 7.- Esta rea, que es fundamentalmente de registros acadmicos, cuenta con algn manual de procedimientos? No sabe 8.- Porque no se cuenta con uno? Falta de difusin, debido al cambio de personal realizar uno nuevo 9.- Que procedimientos considera usted que requieren de un estudio y revisin inmediata? Revisin de actas, firmas electrnicas. 10.- La jerarqua existe en el rea es respetada siempre o hay invasin o duplicidad de mando en algunos casos? Si es respetada. 11.- Como considera usted a la coordinacin que existe entre las diversas reas que se involucran en los procedimientos es de calidad? Especifique por que. Hay que fortalecer debido a que las cosas estn cambiando as como la informacin estrechar vnculos con la parte de personal docente.
12.- En que forma repercute un error o retraso de las dems reas al trabajo de administracin escolar? Tiempo para la publicacin de horarios e informacin. 13.- Que tan a menudo se presentan problemas en el rea y cual es la causa mas frecuente? Todos los das hay problemas por el desconocimiento de reglamentos por parte del alumno el ambiente laboral es sano. 14.- El factor tiempo es de importancia en este departamento? Porque? Claro, es preferible que todo este calendarizado 15.- Cuales son los problemas que se presentan por retrasos? Publicacin de horarios 16.- Quien es el responsable de esta rea? Lic. Jos Luis Ramrez 17.- Los objetivos que persiguen las diferentes rea son diferentes, estn coordinados, es uno mismo o como se manejan? Es uno mismo. 18.- Que tipo de controles existen para asegurarse de los objetivos? Interno: por medio de direccin general de administracin escolar realiza diagnsticos se hacen correcciones se revisa que todo este bien.
19.- Como es el ambiente laboral que existe en esta rea, influye en el desempeo de los trabajadores? Bueno, si por supuesto que influye. 20.- que condiciones de trabajo pueden mejorarse? Maquinas obsoletas y capacitacin de personal. 21.- Sabemos que hay un alto ndice de rotacin de personal, esto por los alumnos que cubren su servicio social son necesarios programas de capacitacin para las personas que ingresan? Si desde luego 22.- Considera necesario que se cubra un perfil de puesto a pesar de ser una persona que realiza su servicio social? Porque? Pienso que con solo tener disposicin para atender al publico ya que es importante que el alumno que requiera el servicio se sienta cmodo con el prestador de servicio 23.- Se emplea adecuadamente al personal o como se puede hacer para que brinden un mejor servicio?. Debe de haber una capacitacin a todo el personal que labora aqu. Subordinados: cuenta con tres secretarias y un asistente.
El rea de Administracin Escolar es de suma importancia, ya que es la instancia en la que se realizan todos los trmites acadmicos de la Facultad, atendiendo tanto alumnos como a profesores. Nombre del rea: Administracin Escolar. Fecha: 18 y 19 de mayo de 2006. Responsable del rea: Lic. Jos Luis Ramrez lvarez. Nombre del entrevistado: L.A. Armando Bernal Kaiser Puesto: Encargado de actas Telfono: 56-22-83-65. 56-22-83-66 E-mail: armandokaiser@yahoo.com.mx 1.- En quien recae la responsabilidad de la planeacin de la organizacin? Se supone que Jos Luis Ramrez pero en realidad no hay una planeacin establecida 2.- Que nivel jerrquico tiene usted en la organizacin? Soy jefe de seccin, mando medio 3.- Quien es su jefe inmediato superior? Lic. Jos Luis Ramrez 4. Que nivel ocupa su jefe en la organizacin? Coordinador de Administracin Escolar
ADMINISTRACIN ESCOLAR 5.- Quien es el jefe inmediato superior de su jefe? Secretario general
6.- Cuales son las funciones que desempea el rea de administracin escolar? Son las inscripciones, calificaciones por sistemas, elaboracin de actas y atencin a profesores. 7.- Esta rea, que es fundamentalmente de registros acadmicos, cuenta con algn manual de procedimientos? Si existe el manual pero es antiguo y ya no lo tenemos, adems ya es obsoleto. 8.- Porque no se cuenta con uno? Por que generalmente estamos ocupados con la atencin a alumnos y profesores, adems de actas, altas, bajas, cambios, seminarios, etc. 9.- Que procedimientos considera usted que requieren de un estudio y revisin inmediata? Todos por que normalmente solo nos preocupamos por sacar el trabajo y nadie le pone atencin a ese tipo de actividades. 10.- La jerarqua existe en el rea es respetada siempre o hay invasin o duplicidad de mando en algunos casos? Si es respetada pero cuando algn departamento tiene sobre carga de trabajo los dems brindan su ayuda 11.- Como considera usted a la coordinacin que existe entre las diversas reas que se involucran en los procedimientos es de calidad? Especifique por que. Si por que existe un buen ambiente de trabajo y todos nos apoyamos.
12.- En que forma repercute un error o retraso de las dems reas al trabajo de administracin escolar? Si se atrasa uno se atrasan todos y si hay un error tiene que corregirse inmediatamente. 13.- Que tan a menudo se presentan problemas en el rea y cual es la causa mas frecuente? El problema ms frecuente es la inconformidad de alumnos y generalmente se dan en el periodo de altas, bajas, cambios y en la entrega de calificaciones. 14.- El factor tiempo es de importancia en este departamento? Porque? Si es importante por que se tienen fechas establecidas y el trabajo se tiene que terminar en el periodo que ya esta establecido. 15.- Cuales son los problemas que se presentan por retrasos? Los horarios por que los alumnos quieren que salgan antes y a veces no es posible por que tenemos otras actividades que realizar. 16.- Quien es el responsable de esta rea? Lic. Jos Luis Ramrez 17.- Los objetivos que persiguen las diferentes rea son diferentes, estn coordinados, es uno mismo o como se manejan? Lo que pasa es que los objetivos de las reas no estn bien definidos lo importante es terminar el trabajo. 18.- Que tipo de controles existen para asegurarse de los objetivos? El nico control que existe es el de la calendarizacin de las fechas.
19.- Como es el ambiente laboral que existe en esta rea, influye en el desempeo de los trabajadores? Influye de buena forma por que todos se llevan bien y eso hace que el trabajo salga adelante. 20.- Qu condiciones de trabajo pueden mejorarse? Distribucin del espacio y la formalizacin de funciones y comunicacin. 21.- Sabemos que hay un alto ndice de rotacin de personal, esto por los alumnos que cubren su servicio social son necesarios programas de capacitacin para las personas que ingresan? No existe un programa formal de capacitacin, a las personas que se integran los capacitan los que ya estn. 22.- Considera necesario que se cubra un perfil de puesto a pesar de ser una persona que realiza su servicio social? Porque? No por que no realizan actividades principales en la administracin del rea. 23.- Se emplea adecuadamente al personal, o como se puede hacer para que brinden un mejor servicio?. Comprometindolos mas con el rea.
PROPUESTA TCNICA
Naturaleza: Especfica Alcance: rea de administracin escolar Antecedentes: no ha habido ninguna auditoria administrativa anterior a esta. Objetivo: formular recomendaciones y actualizaciones viables con las que se pueda mejorar el desarrollo de las actividades realizadas para la completa satisfaccin de las necesidades de alumnos y profesores. Estrategia: Se revisara la aplicacin del proceso administrativo, para lo cual, la forma de obtener la informacin es a travs de: 1. Entrevistas 2. Observacin directa 3. Cuestionarios 4. Investigacin documental 5. Acceso A redes de informacin Justificacin: Se tom la decisin de elegir estas herramientas, ya que el rea no cuenta con ningn tipo de manuales que cumplieran con el objeto de proporcionarnos informacin.
ADMINISTRACIN ESCOLAR Acciones: 1. Solicitud de Informacin y presentacin de documentos 2. Recepcin de la informacin 3. Revisin de la informacin 4. Realizar diagnstico preliminar 5. Elaboracin de cuestionarios 6. Revisin tcnica de cuestionarios 7. Aplicacin de cuestionarios 8. Anlisis de la informacin obtenida de los cuestionarios 9. Registrar y documentar los avances 10. Derivar observaciones y recomendaciones 11. Presentacin de resultados Recursos: Los recursos a utilizar en la auditoria son: 1. Factor Humano (8 personas) 2. Tecnologa (Equipo de cmputo)
3. Materiales (Cdulas y cuestionarios, copias, bolgrafos, CD Room) 4. Tiempo (4 semanas)
Costo: Los costos son absorbidos por el grupo auditor, sin ningn costo para la institucin Costos especficos: Descripcin Impresiones Copias Bolgrafos C.D. Room Total Unidades 26 126 8 2 162 Costo Unitario $ 1.00 0.25 3.50 18.00 22.75 Total $ 26.00 31.50 28.00 36.00 101.50
Costo global: $ 101.50 Resultados: Que el rea de administracin escolar tenga conocimiento de sus puntos dbiles, as como de las oportunidades que tiene de mejorar y fortalecer administrativamente.
PROGRAMA DE TRABAJO
IDENTIFICACIN: Auditoria administrativa aplicada al sector pblico en la Facultad de Contadura y Administracin. RESPONSABLES: EQUIPO AUDITOR Cargo Lder de proyecto Coordinador General Asistentes de proyecto Nombre del responsable Alejandra Ramrez Medrano Elizabeth Bernal Martnez Ricardo Durn Rodrguez Francisco Mendiola Reyes Mara Viridiana Sols de Anda Analista de proyecto Jos Alfredo Castro Carrera David Jovanni Vzquez Torillo Mara Luisa Villanueva Galindo
ACTIVIDADES, FASES Y CALENDARIZACIN
PROGRAMA DE TRABAJO DEL EQUIPO AUDITOR
INICIO 170506
TRMINO 090606
REA: ADMINISTRACIN ESCOLAR
RESPONSABLE: JOS LUIS RAMREZ LVAREZ
NO. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Actividad Solicitud de Informacin y presentacin de documentos Recepcin de la informacin Revisin de la informacin Realizar diagnstico preliminar Elaboracin de cuestionarios Revisin tcnica de cuestionarios Aplicacin de cuestionarios Anlisis de la informacin obtenida de los cuestionarios Derivar observaciones y recomendaciones Integracin de datos
Responsable Lder y coordinador general de proyecto Asistentes de proyecto Analistas de proyecto Equipo auditor Equipo auditor Lder y coordinador general de proyecto Equipo auditor Analistas y asistentes de proyecto Equipo auditor Equipo auditor Das 1 2 1 2 3 4 2 1 3 1
Duracin Mes Semana Mayo 1 Mayo Mayo Mayo Mayo Mayo Junio Junio Junio Junio 1y2 2 2 2 2y3 3 4 4 4
Observaciones: Se le sugiere al equipo auditor que al final de cada entrevista o cuestionario que aplique agregue comentarios de su estancia en la instalacin (trato, ambiente, etc.)
REPRESENTACION GRAFICA
ACTIVIDAD Solicitud Informacin presentacin documentos de y de
TIEMPO ESTIMADO E 1 DIA R E R E 1 DIA 2 DIAS R E R E R E R E R E R E R E R
MAYO JUNIO 17 18 22 23 24 25 26 29 30 31 1 2 5 6 7 8 9
2 3 4 5 6 7
Recepcin de la informacin 2 DIAS Revisin de informacin Realizar diagnstico preliminar la
Elaboracin de cuestionarios 3 DIAS Revisin tcnica de cuestionarios 4 DIAS
Aplicacin de cuestionarios 2 DIA Anlisis de la informacin 8 obtenida de los 1 DIAS cuestionarios Derivar 9 observaciones y recomendaciones 3 DIAS Integracin de 10 datos, resultados y observaciones 1 DIA
DIAGNSTICO PRELIMINAR
El equipo auditor, por medio de la informacin ya obtenida, analizada y haciendo las observaciones pertinentes de las actividades realizadas en el rea de administracin escolar, considera que los puntos en que se debe enfatizar son: Cultura organizacional. Desarrollo de personal. Planeacin. Estructura organizacional. Comunicacin. Toma de decisin. Creatividad e innovacin. Manejo de la informacin. Manejo del tiempo. Procedimientos. Programas. Distribucin del espacio. Recursos humanos. Servicio Divisin del trabajo.
Por lo tanto decidimos aplicar el proceso administrativo (planeacin, organizacin, direccin y control) para llevar a cabo la estimacin de cada uno de los factores que influyen en su proceso administrativo.
INSTRUMENTACION
Para recabar la informacin sobre la organizacin se utilizaron cuestionarios y cdulas que a continuacin se muestran. CUESTIONARIOS El presente cuestionario tiene como finalidad detectar reas de mejora, por lo que es muy importante su participacin en la evaluacin: El primer cuestionario se lo aplicamos a Jos Lus Ramrez lvarez coordinador del rea de Administracin escolar. El segundo cuestionario se lo aplicamos a ngel Coria Torres Jefe de Seccin Escolarizado del rea de Administracin escolar. El tercero cuestionario se lo aplicamos a Alicia Cadena Galicia Responsable de rea de sistemas de Administracin escolar. El cuarto cuestionario se lo aplicamos a Armando Bernal Kaiser Responsable de Actas del rea de Administracin escolar. El quinto cuestionario se lo aplicamos a Virginia Hidalgo Vaca Jefe de Seccin del SUA del rea de Administracin escolar.
ADMINISTRACIN ESCOLAR Universidad Nacional Autnoma de Mxico Facultad de Contadura y Administracin Servicios Escolares
Objetivo: A travs de este cuestionario pretendemos identificar reas de mejora Nombre: Jos Lus Ramrez lvarez Cargo: Coordinador de Administracin Escolar PLANEACION 1. Quin es el responsable de la planeacin del rea o departamento? Jos Lus Ramrez lvarez 2. Qu nivel jerrquico tiene la organizacin? Coordinacin. 3. Se brinda capacitacin permanente al personal? (SI) Con que periodicidad Y como lo evalan (NO) Por que Porque nosotros no nos encargamos del proceso de contratacin de personal, la direccin los manda y capacita, nosotros slo lo inducimos y adecuamos al ambiente laboral que tenemos MISION 1. Sabe que es una misin? (SI) 2. Qu hace para cumplir la misin? Definir los objetivos, para efecto de poder lograrlos los procedimientos adicionales. 3. Cmo lo hace? A travs de los programas establecidos ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN (SI) (NO) (NO) Conoce la misin del rea o departamento en el que se encuentra?
ADMINISTRACIN ESCOLAR 4. La entiende y se identifica con ella? Por qu? (SI) (NO)
Porque para cumplir la misin tenemos que tomar parte en los objetivos que cumplimos cotidianamente VISION 1. Conoce la visin del rea o departamento en el que se encuentra? (SI) 2. Qu pretende hacer para alcanzar la visin? Satisfaccin de la organizacin a travs de los objetivos 3. La entiende y se identifica con ella? Por qu? Por que es lo es lo que pretendemos lograr a largo plazo. Principales objetivos de la organizacin OBJETIVOS 1. Conoce los objetivos del rea o departamento? (SI) 2. Cules son? Corregir de manera continua los sistemas que tenemos, especifica atender la trayectoria del alumno, ingreso, vigilar el desarrollo, como ayudar rezagar conflictos. Revisar su proceso de titulacin en funcin de que concluya el proceso de trabajo. Vigilar, incorporacin a examen profesional 3. Cumplen los objetivos? (SI) Por qu? Nunca se satisface a la organizacin (seguimiento del alumno, que ofrece si esta aprovechando todo el conocimiento adquirido logra ubicarse al mercado laboral. ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN (NO) Explique Por qu? (NO) (SI) (NO) (NO)
ADMINISTRACIN ESCOLAR A travs de que medios?
A travs de hacer el seguimiento bases de informacin para lograrlo Cmo lo (s) evalan? La evaluacin se hace en base a estadsticas que la direccin manda, y estas estadsticas salen de los sistemas de redes del alumnado. Explique Por qu Porque, para efectos de dar el informe anual, la direccin necesita informacin real y ellos mismos sacan las estadsticas. METAS 1. Cules son las metas organizacionales? Sacar el semestre bien Coherentes en lo que se pide Problemas generados por los alumnos 17,000 alumnos 2. A travs de que medios los logra? Sistemas de redes internas y externas. 3. Cmo los evalan? Nosotros no lo evaluamos Usted cree que son las adecuadas? (SI) (NO) Como los mejorara? Teniendo una visin clara de lo que se pretende hacer 4. Cmo y a quien los reportan? Hacer reportes de las metas Conocimientos alumnos necesarios estadsticas como se condujo ESTRATEGIAS 1. Cuentan con estrategias? 2. Las conoce? Cules son? Definir como hacer las cosas (logsticas), qu, cmo hay que informar. ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN (SI) (NO) (SI) (NO)
ADMINISTRACIN ESCOLAR 3. Quin (es) define (n) las estrategias? Entre todos 4. Cmo las formulan? Experiencias, necesidades, lluvia de ideas
5. Se han mantenido las estrategias o ha sido necesario modificarlos? (SI) (NO) Explique brevemente; los tiempos cambian 6. Est usted de acuerdo con las estrategias establecidas? S Por que; Porque con base en POLTICAS 1. Conoce las polticas? 2. Cules son? Brindar ayuda si la situacin y los lineamientos si lo permiten No ofrezcas nada que no puedas cumplir 3. Quines participan en su elaboracin? Ya existen, slo se van corrigiendo. Por que; Por las necesidades del momento, ya que los tiempos cambian PROCEDIMIENTOS 1. Dispone de procedimientos establecidos para realizar el trabajo? (SI) (NO) 2. Cuales son? Bsicamente como hacer las cosas 3. Quin (es) lo elabora (n)? Ya existen 4. Con que frecuencia los revisan y actualizan? Con forme las necesidades es practico (SI) (NO) la estructura de estas podemos cumplir nuestras metas a corto plazo y nuestros objetivos a largo plazo
ADMINISTRACIN ESCOLAR PROGRAMAS 1. Conoce los programas? 2. Cules son? (SI) (NO)
Los programas son inscripcin a cursos ordinarios, extraordinarios e nter semestrales, examen extraordinario, proceso de titulacin, seminarios. 3. De que forma efectan su seguimiento y evaluacin? A travs del historial de cada alumno, Analizando desde el bachillerato hasta despus de su egreso Por que; Porque de esta manera podemos conocer las necesidades del mercado laboral y de acuerdo a ellas, modificar los planes de estudio ENFOQUES 1. Qu tipo de planeacin emplea la organizacin? ( ) Estratgica (X) Operacional ( ) Normativa ( ) 2. Por qu se opto por este tipo de planeacin? Por las necesidades de los estudiantes NIVELES Y HORIZONTES 1. Qu tipo de tcnicas se utilizan para apoyar la planeacin? ( ) APO 2. Cul? Todo que es lo que nos sucedi y lo que puede suceder, viendo la problemtica de acuerdo con planes a largo plazo. 3. Se lleva a cabo un anlisis interno de las fortalezas y debilidades? (SI) Que aspectos toman en cuenta y/o incluyen; que sucedi para no volver a cometer el mismo error (NO) Por qu; 4. Se lleva a cabo un anlisis externo de las oportunidades y amenazas? (SI) Que aspectos toman en cuenta y/o incluyen (NO) Por que; mediante la observacin ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN (X ) Matriz FODA ( ) Otra ( ) Modelos de simulacin (X) Escenarios
ADMINISTRACIN ESCOLAR 5. Estos anlisis se traducen en estrategias? ( ) De diferenciacin (X) Otro No ORGANIZACIN ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ( ) Liderazgo en costos
( ) Competitividad
1. La estructura de la organizacin se deriva de algn tipo de ordenamiento (reglamento, decreto, acuerdo, acta, etc.)? Especificar cul. S. Legislacin universitaria y de acuerdo a las necesidades. 2. Considera que la estructura actual permite cumplir con el objeto de la organizacin? Porqu. S, porque hay una buena comunicacin y aunque existen jerarquas, todos nos llevamos bien 3. Las funciones asignadas a cada rea son las adecuadas para el cumplimiento de la misin? Porqu. S, porque hay una correcta divisin del trabajo y cada quien sabe lo que tiene que hacer, adems de que por la buena comunicacin siempre se colabora con los dems departamentos para el cumplimiento de la misin. 4. Con qu tipo de estructura organizacional se cuenta? Vertical. Horizontal. En red. Virtual. Otra (especificar). 5. Qu factores fueron tomados en cuenta para disear la estructura? Econmicos. Normativos. Necesidades del servicio. ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN
ADMINISTRACIN ESCOLAR DIVISIN Y DISTRIBUCIN DE FUNCIONES
1. En que se basaron para definir la estructura departamental? Funciones. Clientes. Procesos. Equipo. Otros (especificar). 2. Cmo definen la asignacin de personal y las funciones para cada rea y nivel jerrquico? Es asignado por la direccin. 3. Las funciones son claras para todo el personal? Especificar cmo lo determinan. S, cada quin sabe qu, cmo y dnde debe realizar sus actividades. 4. Cmo se da a conocer el contenido de las funciones a toda la organizacin? En la induccin 5. Se brinda capacitacin de funciones por rea y puesto? Especificar quin es el encargado y cmo lo hace. No se brinda capacitacin. 6. Cmo coordinan el cumplimiento de las funciones? A travs de las metas a corto plazo cumplidas CULTURA ORGANIZACIONAL 1. Considera que el comportamiento de los individuos dentro de la organizacin influye en la productividad? Describir porqu. S, porque a travs de su desarrollo personal y su estado de nimo podemos observar si se cumplen eficazmente las actividades cotidianas RECURSOS HUMANOS 1. Se cuenta con un sistema de administracin de personal? S, en qu consiste.
No, porqu. Porque es determinado por la direccin y slo nos enfocamos a la administracin de los programas dirigidos a alumnos y profesores. 2. Cmo controlan los movimientos de personal? No los controlamos 3. Qu procedimiento utilizan para contratar y capacitar al personal? Ninguno 4. . Existe un programa de capacitacin y desarrollo de personal? S, en qu consiste. No, porqu. Nos apoyamos entre todos. 5. Cmo es evaluado el desempeo del personal? No existe una evaluacin 6. Han contemplado la posibilidad de modificar la estructura para agilizar y simplificar las actividades? S, cmo. No, porqu. Porque trabajamos bien as. 7. Se han llevado a cabo acciones para que el personal se motive y pueda desempear mejor su trabajo? S, cules. A travs de la comunicacin informal y apoyo entre nosotros. No, porqu. 8. De qu manera influye la confianza que existe entre los miembros de la organizacin en la toma de decisiones? Influye en gran medida debido a la convivencia que existe en las actividades que se desempean. CAMBIO ORGANIZACIONAL 1. La organizacin ha sufrido algn cambio? S, en qu consisti y porqu. A partir del cambio de la direccin, las coordinaciones cambiaron, esto en base a los esfuerzos logrados anteriormente de los individuos que ahora ocupan dichas coordinaciones. No, porqu. ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN
2. Cmo determinan si es necesario llevar a cabo un cambio en la organizacin? A partir del estancamiento de las actividades de la administracin anterior, se necesita un cambio para crear un mejor ambiente de trabajo. 3. Quin es el responsable de poner en marcha los cambios cuando son necesarios? La direccin ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS 1. Preparan algn programa de trabajo dentro de la organizacin para realizar los estudios de mejora a) S, cul y cmo. b) No, porqu. Porque todo se va haciendo conforme a las necesidades INSTRUMENTOS TCNICOS DE APOYO 1. Qu recursos tecnolgicos utilizan para manejar la informacin dentro de la organizacin? Redes internas de cmputo 2. Disponen de un registro ordenado de informacin? S, en qu consiste. En el desarrollo profesional del alumno 3. A quin se le informa sobre los resultados de los estudios y las modificaciones sugeridas para la organizacin y cmo se dan a conocer al personal? Se da a conocer de manera informal y la direccin informa al rea de administracin escolar 4. Se realiza un seguimiento y evaluacin de los estudios? S, cmo. A travs de las estadsticas. No, porqu.
ADMINISTRACIN ESCOLAR DIRECCION
1. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de la visin en qu forma? Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 2. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de la misin en qu forma? Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 3. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de los objetivos en qu forma? Excelente Bueno Regular Malo X Muy malo 4. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de las polticas en qu forma? Excelente Bueno Regular Malo X Muy malo 5. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de las estrategias en qu forma? Excelente Excelente servicio: Excelente confiabilidad: Excelente informacin: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo Bueno Regular X Malo Muy malo 9. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en Bueno Regular X Malo Muy malo 8. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en Bueno Bueno Regular Regular X Malo X Malo Muy malo Muy malo 6. La influencia de la organizacin del rea en la toma de decisiones es: 7. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en calidad de
10. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en la asesora: Excelente amigable: Excelente Excelente X Excelente Bueno Bueno X Bueno X Regular X Regular Regular Malo Malo Malo Muy malo Muy malo Muy malo 12. Las actividades qu realiza hace ms efectiva a la institucin 13. Considera qu la cultura organizacional es: LIDERAZGO 1. El liderazgo qu usted ejerce es: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 2. Las caractersticas de los subordinados y las condiciones de trabajo influye en la forma de dirigir, en qu medida: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo COMUNICACIN 1. La comunicacin dentro de la organizacin es: Excelente Excelente Bueno X Bueno X Regular Regular Malo Malo Muy malo Muy malo 2. Los manejos y controles de la informacin: MOTIVACIN 1. Considera qu la motivacin en el rea es: Excelente Excelente X Bueno X Bueno Regular Regular Malo Malo Muy malo Muy malo 2. Considera qu el ambiente laboral es:por qu? Bueno Regular X Malo Muy malo 11. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en ayuda
ADMINISTRACIN ESCOLAR GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO
1. Considera qu los grupos y equipos de trabajo incrementan la efectividad de la institucin en qu medida: Excelente Excelente X Bueno Bueno Regular X Regular Malo Malo Muy malo Muy malo 2. Cmo es la relacin laboral:porqu la considera as: MANEJO DEL ESTRS Y CONFLICTO 1. Cmo es el manejo del estrs y/o conflicto: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo INFORMACION Y TECNOLOGIA 1. El manejo de redes de cmputo interno son eficientes, en qu medida: Excelente Excelente Excelente Bueno X Bueno X Bueno X Regular Regular Regular Malo Malo Malo Muy malo Muy malo Muy malo 2. El manejo de redes de computo externo son eficientes, en qu medida: 3. El manejo de la informacin en cuanto a su servicio considera qu es: TOMA DE DECISIN 1. La tecnologa influye en la toma de decisin, en qu medida: Excelente Bueno Regular X CONTROL 1. Existe congruencia entre los planes establecidos y el control y el ejercicio del control? 1 2 3 4 5X Malo Muy malo
2. Es coincidente tal ejercicio con los niveles de planeacin? 1 2 3 4X 5
3. Los plazos fijados en la planeacin permiten un control efectivo? 1 2 3X 4 5
4. Es necesario el ajuste de tiempos? 1 NATURALEZA 1. Estn definidos los controles de acuerdo con el enfoque: a. preventivo (anticipa los problemas) 1 2 3X 4 5 2X 3 4 5X
b. concurrente (resuelve los problemas cuando se presentan) 1 2 3 4X 5
c. de retroalimentacin (resuelve el problema despus de que ocurre) 1 2 3 4 5X
2. Estn bien identificados los puntos crticos que es necesario controlar? 1 2 3 4 5X
3. Se reciben reportes de seguimiento de las acciones? 1 SISTEMAS 1. Existen mecanismos para canalizar las sugerencias e inconformidades del personal? 1X 2 3 4 5 2 3 4X 5
2. Las sugerencias permiten instrumentar mejoras en la organizacin? 1 2 3X 4 5
3. La resolucin de quejas influye en la previsin de conflictos? 1 2 3X 4 5
ADMINISTRACIN ESCOLAR AREAS DE APLICACIN 1. Se ha estudiado la alternativa de descentralizar el control? 1 2 3X 4
HERRAMIENTAS 1. Se cuenta con controles financieros y presupuestales? 1X CALIDAD 1. Se cuenta con una base de informacin para la administracin y control de calidad? 1X 2 3 4 5 2 3 4 5
DISTRIBUCIN DEL ESPACIO 1. Existe algn estudio para la distribucin del espacio o disposicin fsica de los puestos? 1X 2 3 4 5
2. Hay polticas definidas para el cuidado y uso racional de instalaciones? 1X 2 3 4 5
3. Existe buena iluminacin y ventilacin en los espacios de trabajo? 1 emergencia? 1 equipo? 1X 2 3 4 5 2 3 4X 5 2 3X 4 5
4. Existe un procedimiento para la evacuacin de instalaciones en caso de
5. Se siguen criterios de ergonoma para la seleccin del mobiliario y
6. Los espacios y pasillos para circular permiten en libre transito? 1 2 3X 4 5
Universidad Nacional Autnoma de Mxico Facultad de Contadura y Administracin Servicios Escolares Objetivo: A travs de este cuestionario pretendemos identificar reas de mejora Nombre: ngel Coria Torres Cargo: Jefe de Seccin escolarizado PLANEACION 1. Quin es el responsable de la planeacin del rea o departamento? Jos Lus Ramrez lvarez. 2. Qu nivel jerrquico tiene la organizacin? Coordinador del rea de administracin escolar 3. Se brinda capacitacin permanente al personal? (SI) Con que periodicidad Y como lo evalan (NO) Por que por que la capacitacin es dada por el sindicato MISION 1. Sabe que es una misin? (SI) 3. Qu hace para cumplir la misin? 4. La entiende y se identifica con ella? Por qu? Por que dentro del rea no existen manuales que nos ayuden a eso (SI) (NO) (SI) (NO) (NO) 2. Conoce la misin del rea o departamento en el que se encuentra?
ADMINISTRACIN ESCOLAR VISION
1. Conoce la visin del rea o departamento en el que se encuentra? (SI) 2. Qu pretende hacer para alcanzar la visin? La entiende y se identifica con ella? Por qu? Por que los manuales que no existen manuales que lo respalden OBJETIVOS 1. Conoce los objetivos del rea o departamento? (SI) 2. Cules son? Brindar un servicio eficiente a la comunidad estudiantil, ayudarles en el tramite de constancias y cualquier otro papeleo que los alumnos tengan que realizar para algn tramite externo o interno, as como tambin se les ayuda a los profesores cuando tienen que pasar calificaciones a actas 3. Cumplen los objetivos? (SI) Por que estn enfocados a apoyar a la comunidad estudiantil en diversas actividades acadmicas. A travs de que medios? El servicio en ventanillas, tramite de constancias, por medio de la pgina de Internet de la FCA, inscripciones y revisin de historial acadmico. Cmo lo (s) evalan? En base a porcentajes (98%) Explique Por qu Por el momento no contamos con los formatos adecuados para explicar esta parte METAS 1. Cules son las metas organizacionales? No las conoce ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN (NO) (SI) (NO) (NO)
ADMINISTRACIN ESCOLAR 2. A travs de que medios los logra? No sabe 3. Cmo los evalan? No sabe Usted cree que son las adecuadas? (SI)
(NO) Como los mejorara? , no sabe por que las desconoce. (SI) (NO)
ESTRATEGIAS 1. Cuentan con estrategias? 2. Las conoce? No sabe 3. Quin (es) define (n) las estrategias? No sabe 4. Cmo las formulan? Tampoco sabe 5. Se han mantenido las estrategias o ha sido necesario modificarlos? (SI) (NO), No sabe. 6. Est usted de acuerdo con las estrategias establecidas? Por que; No puede estar de acuerdo si no las sabe POLTICAS 1. Conoce las polticas? 2. Cules son? Las desconoce 3. Quines participan en su elaboracin? No lo sabe. PROCEDIMIENTOS 1. Dispone de procedimientos establecidos para realizar el trabajo? (SI) (NO) (SI) (NO) Todos los manuales con los que se cuentan, son completamente obsoletos (SI) (NO)
Debido a que no existen normas establecidas para realizar las actividades dentro del rea, o por que los procedimientos son fciles de realizar. 2. Cuales son? No sabe 3. Quin (es) lo elabora (n)? Lo desconoce 4. Con que frecuencia los revisan y actualizan? No se hace ninguna revisin PROGRAMAS 1. Conoce los programas? 2. Cules son? Los desconoce 3. De que forma efectan su seguimiento y evaluacin? No sabe ENFOQUES 1. Qu tipo de planeacin emplea la organizacin? ( ) Estratgica ( ) Operacional ( ) Normativa ( X) Otra 2. Por qu se opto por este tipo de planeacin? Por que no hay nada establecido formalmente, y el personal realiza sus actividades conforme va conociendo la forma de cmo se realizan las actividades. NIVELES Y HORIZONTES 1. Qu tipo de tcnicas se utilizan para apoyar la planeacin? ( ) APO 2. Cul? No se sabe por que la planeacin esta establecida 3. Se lleva a cabo un anlisis interno de las fortalezas y debilidades? (SI) ELABORO: GRUPO AUDITOR (NO) Por qu; El trabajo se va haciendo conforme llega al rea. REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN ( ) Matriz FODA ( X ) Otra ( ) Modelos de simulacin ( ) Escenarios (SI) (NO)
4. Se lleva a cabo un anlisis externo de las oportunidades y amenazas? (SI) Que aspectos toman en cuenta y/o incluyen (NO) Por que; todos los anlisis son internos y los hace la direccin general. 5. Estos anlisis se traducen en estrategias? ( X ) De diferenciacin ( ) Otro; ORGANIZACIN ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1. La estructura de la organizacin se deriva de algn tipo de ordenamiento (reglamento, decreto, acuerdo, acta, etc.)? Especificar cul. No, esto lo determina el jefe del rea 2. Considera que la estructura actual permite cumplir con el objeto de la organizacin? Porqu. Si, por que de todos modos el trabajo se esta haciendo aunque no se tengan procesos establecidos 3. Las funciones asignadas a cada rea son las adecuadas para el cumplimiento de la misin? Porqu. Si por que la funcionalidad del mismo se basa en el orden o la conciencia que se tiene para cada una de esas tareas 4. Con qu tipo de estructura organizacional se cuenta? Vertical. Horizontal. En red. Virtual. Otra (especificar) ( ) Liderazgo en costos ( ) Competitividad
5. Qu factores fueron tomados en cuenta para disear la estructura? Econmicos. Normativos. Necesidades del servicio. Tcnicos. Otros (especificar). DIVISIN Y DISTRIBUCIN DE FUNCIONES 1. En que se basaron para definir la estructura departamental? Funciones. Clientes. Procesos. Equipo. Otros (especificar). No sabe 2. Cmo definen la asignacin de personal y las funciones para cada rea y nivel jerrquico? La asignacin la realiza la direccin de la facultad al igual que las funciones. 3. Las funciones son claras para todo el personal? Especificar cmo lo determinan. Se trata de que as sea en todo momento para que no se cometan errores. 4. Cmo se da a conocer el contenido de las funciones a toda la organizacin? Se realizan juntas para informar de las actividades que se tienen que realizar. 5. Se brinda capacitacin de funciones por rea y puesto? Especificar quin es el encargado y cmo lo hace. Si, la realiza el sindicato aunque para muchos casos es ambigua ya que la dan general no especfica para el rea en la que se encuentran. 6. Cmo coordinan el cumplimiento de las funciones? Se asignan prioritariamente y se realizan conforme se va terminando. ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN
ADMINISTRACIN ESCOLAR CULTURA ORGANIZACIONAL
1. Considera que el comportamiento de los individuos dentro de la organizacin influye en la productividad? Describir porqu. Si, ya que la comunicacin dentro del rea es buena y esto ayuda a que las actividades se realicen adecuadamente. RECURSOS HUMANOS 1. Se cuenta con un sistema de administracin de personal? No, porqu. Talvez por el nmero de personal no lo requiere 2. Cmo controlan los movimientos de personal? No hay control 3. Qu procedimiento utilizan para contratar y capacitar al personal? El personal lo manda el sindicato, nosotros no hacemos ninguna eleccin directa. 4. Existe un programa de capacitacin y desarrollo de personal? No, porqu la contratacin y capacitacin las realiza el sindicato 5. Cmo es evaluado el desempeo del personal? De a cuerdo a la realizacin efectiva de sus actividades 6. Han contemplado la posibilidad de modificar la estructura para agilizar y simplificar las actividades? No, porqu. Nunca lo han pensado 7. Se han llevado a cabo acciones para que el personal se motive y pueda desempear mejor su trabajo? No, porqu. Oficialmente no por que no hay planeacin de Recursos Humanos 8. De qu manera influye la confianza que existe entre los miembros de la organizacin en la toma de decisiones? Demasiado por que se apoya al compaero en sus funciones
ADMINISTRACIN ESCOLAR CAMBIO ORGANIZACIONAL 1. La organizacin ha sufrido algn cambio?
S, No mucho, a pesar de que recientemente hubo cambio de jefe las actividades se realizan como siempre se han hecho. 2. Cmo determinan si es necesario llevar a cabo un cambio en la organizacin? En Base a resultados del perodo anterior. 1. Quin es el responsable de poner en marcha los cambios cuando son necesarios? El jefe del rea. ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS 1. Preparan algn programa de trabajo dentro de la organizacin para realizar los estudios de mejora a) S, cul y cmo. Se platica pero no se formaliza b) No, porqu. INSTRUMENTOS TCNICOS DE APOYO 1. Qu recursos tecnolgicos utilizan para manejar la informacin dentro de la organizacin? Computadoras, e-mail, celular, red 2. Disponen de un registro ordenado de informacin? Si, se almacena en carpeta documental, electrnica en discos de respaldo. 3. A quin se le informa sobre los resultados de los estudios y las modificaciones sugeridas para la organizacin y cmo se dan a conocer al personal? Secretario General de la facultad y a la direccin que le informa cada ao a travs de los informes publicados en la pagina 2. Se realiza un seguimiento y evaluacin de los estudios? S, cmo. Emprica ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN
ADMINISTRACIN ESCOLAR DIRECCION 1.
Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de la visin en qu forma? Bueno X Regular Malo Muy malo
Excelente
2. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de la misin en qu forma? Excelente 3. Bueno X Regular Malo Muy malo Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de los objetivos en qu forma? Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 4. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de las polticas en qu forma? Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 5. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de las estrategias en qu forma? Excelente Excelente servicio: Excelente confiabilidad: Excelente informacin: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo Bueno Regular X Malo Muy malo 9. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en Bueno Regular X Malo Muy malo 8. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en Buenos X Buenos X Regular Regular Malo Malo Muy malo Muy malo 6. La influencia de la organizacin del rea en la toma de decisiones es: 7. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en calidad de
10. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en la asesora: Excelente amigable: Excelente Excelente Excelente LIDERAZGO 1. El liderazgo qu usted ejerce es: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 2. Las caractersticas de los subordinados y las condiciones de trabajo influye en la forma de dirigir, en qu medida: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo COMUNICACIN 1. La comunicacin dentro de la organizacin es: Excelente Excelente Bueno X Bueno Regular Regular X Malo Malo Muy malo Muy malo 2. Los manejos y controles de la informacin: MOTIVACIN 1. Considera qu la motivacin en el rea es: Excelente Excelente Bueno Bueno X Regular Regular Malo X Malo Muy malo Muy malo 2. Considera qu el ambiente laboral es: por qu? Bueno Bueno Bueno Regular X Regular X Regular X Malo Malo Malo Muy malo Muy malo Muy malo 12. Las actividades qu realiza hace ms efectiva a la institucin 13. Considera qu la cultura organizacional es: Bueno Regular X Malo Muy malo 11. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en ayuda
ADMINISTRACIN ESCOLAR GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO
1. Considera qu los grupos y equipos de trabajo incrementan la efectividad de la institucin en qu medida: Excelente Excelente Bueno X Bueno X Regular Regular Malo Malo Muy malo Muy malo 2. Cmo es la relacin laboral:porqu la considera as: MANEJO DEL ESTRS Y CONFLICTO 1. Cmo es el manejo del estrs y/o conflicto: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo INFORMACION Y TECNOLOGIA 1. El manejo de redes de cmputo interno son eficientes, en qu medida: Excelente Excelente Excelente Bueno Bueno Bueno X Regular Regular X Regular Malo X Malo Malo Muy malo Muy malo Muy malo 2. El manejo de redes de computo externo son eficientes, en qu medida: 3. El manejo de la informacin en cuanto a su servicio considera qu es: TOMA DE DECISIN 1. La tecnologa influye en la toma de decisin, en qu medida: Excelente Bueno X Regular CONTROL 1. Existe congruencia entre los planes establecidos y el control del ejercicio? 1 2 3X 4 5 2. Es coincidente tal ejercicio con los niveles de planeacin? 1 2 3X 4 5 Malo Muy malo
3. Los plazos fijados en la planeacin permiten un control efectivo? 1 2 3 4X 5
ADMINISTRACIN ESCOLAR 4. Es necesario el ajuste de tiempos? 1 NATURALEZA 1. Estn definidos los controles de acuerdo con el enfoque: a. preventivo (anticipa los problemas) 1 2 3X 4 2 3 4X
b. concurrente (resuelve los problemas cuando se presentan) 1 2 3X 4 5
c. de retroalimentacin (resuelve el problema despus de que ocurre) 1 2 3 4X 5
3. Se reciben reportes de seguimiento de las acciones? 1 SISTEMAS 1. Existen mecanismos para canalizar las sugerencias e inconformidades del personal? 1 2X 3 4 5 2 3 4 5X
2. Las sugerencias permiten instrumentar mejoras en la organizacin? 1 2 3 4X 5
3. La resolucin de quejas influye en la previsin de conflictos? 1 2 3 4 5X
ADMINISTRACIN ESCOLAR AREAS DE APLICACIN 1. Se ha estudiado la alternativa de descentralizar el control? 1X 2 3 4
HERRAMIENTAS 1. Se cuenta con controles financieros y presupuestales? 1X CALIDAD 1. Se cuenta con una base de informacin para la administracin y control? 1X 2 3 4 5 2 3 4 5
3. Existe buena iluminacin y ventilacin en los espacios de trabajo? 1X emergencia? 1X equipo? 1X 2 3 4 5 2 3 4 5 2 3 4 5
6. Los espacios y pasillos para circular permiten en libre transito? 1X ELABORO: GRUPO AUDITOR 2 3 REVISO: BENJAMN FRANKLIN 4 5 AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN
Objetivo: A travs de este cuestionario pretendemos identificar reas de mejora Nombre: Armando Bernal Kiser Cargo: Responsable de Actas PLANEACION 1. Quin es el responsable de la planeacin del rea o departamento? Jos Lus Ramrez lvarez. 2. Qu nivel jerrquico tiene la organizacin? Coordinador del rea de administracin escolar 3. Se brinda capacitacin permanente al personal? (SI) Con que periodicidad (NO) Por que no esa establecido un plan de capacitacin y las labores son muy repetitivas. MISION 1. Sabe que es una misin? (SI) 3. La entiende y se identifica con ella? (SI) (NO) (NO) (SI) (NO) 2. Conoce la misin del rea o departamento en el que se encuentra?
Por qu? Apenas se establecieron y como no hay manuales, se tienen que actualizar (hace 5 aos). VISION 1. Conoce la visin del rea o departamento en el que se encuentra? (SI) 2. Qu pretende hacer para alcanzar la visin? 3. La entiende y se identifica con ella? (SI) (NO) Por qu Por que no la conoce REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN (NO)
ADMINISTRACIN ESCOLAR . OBJETIVOS 1. Conoce los objetivos del rea o departamento? (SI) Cules son? (NO)
Orientar a la comunidad estudiantil en la realizacin de los diversos papeleos que llegasen a requerir durante su estancia en la facultad. Brindar un servicio eficiente a la comunidad estudiantil 2. Cumplen los objetivos? (SI) (NO) Explique Por qu? Segn los objetivos deben estar indicados en base a lo que hacen, que es dar servicio a los alumnos y profesores 3. A travs de que medios? Atencin por Internet, inscripcin, calificacin por sistemas de administracin escolar, en ventanillas, creacin de constancias, historiales acadmicos. 4. Cmo lo (s) evalan? En base a porcentajes (98%) 5. Explique Por qu No Hay formatos establecidos METAS 1. Cules son las metas organizacionales? (NO) no sabe 2. A travs de que medios los logra? No lo sabe 3. Cmo los evalan? No sabe 4. Cmo y a quien los reportan? Si hay estrategias cree que se deben de reportar a la direccin de la Facultad. ESTRATEGIAS 1. Cuentan con estrategias? Las conoce? (SI) ELABORO: GRUPO AUDITOR (NO) (SI) (NO) No sabe si existen AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN
ADMINISTRACIN ESCOLAR POLTICAS 1. Conoce las polticas? hay no las dan a conoce PROCEDIMIENTOS (SI) (NO)
No sabe si existen por que no hay un manual ni nada establecido y si las
1. Dispone de procedimientos establecidos para realizar el trabajo? (SI) (NO) Por la falta de manuales llega un jefe y el departamento debe funcionar en base a las necesidades actuales 2. Con que frecuencia los revisan y actualizan? No se hace ninguna revisin PROGRAMAS 1. Conoce los programas? 2. Cules son? No tiene actualmente 3. De que forma efectan su seguimiento y evaluacin? No sabe ENFOQUES 1. Qu tipo de planeacin emplea la organizacin? ( ) Estratgica ( ) Operacional ( ) Normativa (X) Otra 2. Por qu se opto por este tipo de planeacin? Por que no ha establecido nada NIVELES Y HORIZONTES 1. Qu tipo de tcnicas se utilizan para apoyar la planeacin? ( ) APO ( ) Matriz FODA ( ) Modelos de simulacin ( ) Escenarios (SI) (NO) Por qu; Sacan el trabajo como va llegando (X) Otra. Ninguna (SI) (NO)
2. Se lleva a cabo un anlisis interno de las fortalezas y debilidades?
3. Se lleva a cabo un anlisis externo de las oportunidades y amenazas? (SI) (NO) Solo planean las fechas 4. Estos anlisis se traducen en estrategias? (X) De diferenciacin ( ) Otro; ORGANIZACIN ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1. La estructura de la organizacin se deriva de algn tipo de ordenamiento (reglamento, decreto, acuerdo, acta, etc.)? Especificar cul. Se hace en base a la determinacin del jefe del momento 2. Considera que la estructura actual permite cumplir con el objeto de la organizacin? Porqu Si, por que se esta sacando el trabajo y no hay problemas de que no se logren 3. Las funciones asignadas a cada rea son las adecuadas para el cumplimiento de la misin? Porqu Si por que la funcionalidad del mismo se basa en el orden o la conciencia que se tiene para cada una de esas tareas 4. Con qu tipo de estructura organizacional se cuenta? Vertical. Horizontal. En red. Virtual. Otra (especificar). 5. Qu factores fueron tomados en cuenta para disear la estructura? Econmicos. Normativos. Necesidades del servicio. Tcnicos. ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN ( ) Liderazgo en costos ( ) Competitividad
ADMINISTRACIN ESCOLAR DIVISIN Y DISTRIBUCIN DE FUNCIONES
1. En que se basaron para definir la estructura departamental? Funciones. Clientes. Procesos. Equipo. Otros (especificar). No sabe por que se formulo desde hace aos 2. Cmo definen la asignacin de personal y las funciones para cada rea y nivel jerrquico? No hay nada en especfico 3. Las funciones son claras para todo el personal? Especificar cmo lo determinan. No por que en ocasiones no hay comunicacin 4. Cmo se da a conocer el contenido de las funciones a toda la organizacin? Por medio de juntas no hay documentos 5. Se brinda capacitacin de funciones por rea y puesto? Especificar quin es el encargado y cmo lo hace. No 6. Cmo coordinan el cumplimiento de las funciones? En base a las tareas se dan prioridades CULTURA ORGANIZACIONAL 1. Considera que el comportamiento de los individuos dentro de la organizacin influye en la productividad? Describir porqu. Si influye de buena forma por que todos se llevan bien y eso hace que el trabajo salga adelante RECURSOS HUMANOS 1. Se cuenta con un sistema de administracin de personal? No, porqu. Talvez por que es necesario por el nmero de personas. 2. Cmo controlan los movimientos de personal? No hay control, solo deben cumplir sus tareas ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN
3. Qu procedimiento utilizan para contratar y capacitar al personal? Se tiene que trabajar con el personal que mandan 4. Existe un programa de capacitacin y desarrollo de personal? S, en qu consiste. No, porqu la contratacin y capacitacin las realiza el sindicato 5. Cmo es evaluado el desempeo del personal? Que cumplan con todas sus actividades 6. Han contemplado la posibilidad de modificar la estructura para agilizar y simplificar las actividades? S, cmo. No, porqu. Lo principal es realizar el trabajo 7. Se han llevado a cabo acciones para que el personal se motive y pueda desempear mejor su trabajo? No por que. Oficialmente no por que no hay planeacin de Recursos Humanos 8. De qu manera influye la confianza que existe entre los miembros de la organizacin en la toma de decisiones? Demasiado por que se apoya al compaero en sus funciones CAMBIO ORGANIZACIONAL 1. La organizacin ha sufrido algn cambio? S, De informacin, sistemas como se inscribe No, porqu. 2. Cmo determinan si es necesario llevar a cabo un cambio en la organizacin? En Base a resultados del perodo anterior 3. Quin es el responsable de poner en marcha los cambios cuando son necesarios? El jefe del rea ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS 1. Preparan algn programa de trabajo dentro de la organizacin para realizar los estudios de mejora a) S, cul y cmo. Se platica pero no se formaliza b) No, porqu. ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN
ADMINISTRACIN ESCOLAR INSTRUMENTOS TCNICOS DE APOYO
1. Qu recursos tecnolgicos utilizan para manejar la informacin dentro de la organizacin? Computadoras, e-mail, celular, red 2. Disponen de un registro ordenado de informacin? Si. Se almacena en carpetas documental, electrnico en discos de respaldo 3. A quin se le informa sobre los resultados de los estudios y las modificaciones sugeridas para la organizacin y cmo se dan a conocer al personal? Secretario General de la facultad y a la direccin que le informa cada ao A travs de los informes publicados en la pagina 4. Se realiza un seguimiento y evaluacin de los estudios? S, cmo. Emprica DIRECCION 1. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de la visin en qu forma? Excelente Bueno Regular Malo Muy malo 2. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de la misin en qu forma? Excelente Bueno Regular Malo Muy malo 3. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de los objetivos en qu forma? Excelente Bueno Regular Malo Muy malo 4. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de las polticas en qu forma? Excelente 5. ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN Bueno Regular Malo Muy malo
6. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de las estrategias en qu forma? Excelente Excelente servicio: Excelente confiabilidad: Excelente informacin: Excelente asesora: Excelente amigable: Excelente Excelente Excelente LIDERAZGO 1. El liderazgo qu usted ejerce es: Excelente Bueno Regular Malo Muy malo Bueno Bueno Bueno Regular Regular Regular Malo Malo Malo Muy malo Muy malo Muy malo 13. Las actividades qu realiza hace ms efectiva a la institucin 14. Considera qu la cultura organizacional es: Bueno Regular Malo Muy malo 12. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en ayuda Bueno Regular Malo Muy malo 11. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en la Bueno Regular Malo Muy malo 10. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en Bueno Regular Malo Muy malo 9. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en Bueno Bueno Regular Regular Malo Malo Muy malo Muy malo 7. La influencia de la organizacin del rea en la toma de decisiones es: 8. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en calidad de
2. Las caractersticas de los subordinados y las condiciones de trabajo influye en la forma de dirigir, en qu medida: Excelente Bueno Regular Malo Muy malo COMUNICACIN 1. La comunicacin dentro de la organizacin es: Excelente Excelente Bueno Bueno Regular Regular Malo Malo Muy malo Muy malo 2. Los manejos y controles de la informacin: MOTIVACIN 1. Considera qu la motivacin en el rea es: Excelente Excelente Bueno Bueno Regular Regular Malo Malo Muy malo Muy malo 2. Considera qu el ambiente laboral es: por qu? GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO 1. Considera qu los grupos y equipos de trabajo incrementan la efectividad de la institucin en qu medida: Excelente Excelente Bueno Bueno Regular Regular Malo Malo Muy malo Muy malo 2. Cmo es la relacin laboral:porqu la considera as: MANEJO DEL ESTRS Y CONFLICTO 1. Cmo es el manejo del estrs y/o conflicto: Excelente Bueno Regular Malo Muy malo INFORMACION Y TECNOLOGIA 1. El manejo de redes de cmputo interno son eficientes, en qu medida: Excelente Excelente Bueno Bueno Regular Regular Malo Malo Muy malo Muy malo 2. El manejo de redes de computo externo son eficientes, en qu medida:
3. El manejo de la informacin en cuanto a su servicio considera qu es: Excelente Bueno Regular Malo Muy malo TOMA DE DECISIN 1. La tecnologa influye en la toma de decisin, en qu medida: Excelente Bueno Regular CONTROL 1. Existe congruencia entre los planes establecidos y el control del ejercicio? 1 2 3X 4 5 Malo Muy malo
2. Es coincidente tal ejercicio con los niveles de planeacin? 1 2 3X 4 5
3. Los plazos fijados en la planeacin permiten un control efectivo? 1 2 3 4 5X
3. Es necesario el ajuste de tiempos? 1 NATURALEZA 1. Estn definidos los controles de acuerdo con el enfoque: a. preventivo (anticipa los problemas) 1 2 3X 4 5 2 3 4X 5
b. concurrente (resuelve los problemas cuando se presentan) 1 2 3X 4 5
c. de retroalimentacin (resuelve el problema despus de que ocurre) 1 2 3 4X 5
3. Se reciben reportes de seguimiento de las acciones? 1 SISTEMAS 1. Existen mecanismos para canalizar las sugerencias e inconformidades del personal? 1X 2 3 4 5 2 3 4 5X
2. Las sugerencias permiten instrumentar mejoras en la organizacin? 1X 2 3 4 5
3. La resolucin de quejas influye en la previsin de conflictos? 1X 2 3 4 5
AREAS DE APLICACIN 1. Se ha estudiado la alternativa de descentralizar el control? 1X 2 3 4 5
HERRAMIENTAS 1. Se cuenta con controles financieros y presupuestales? 1X CALIDAD 1. Se cuenta con una base de informacin para la administracin y control de calidad? 1X 2 3 4 5 2 3 4 5
9. Existe buena iluminacin y ventilacin en los espacios de trabajo? 1X emergencia? 1X equipo? 1 2X 3 4 5 2 3 4 5 2 3 4 5
12. Los espacios y pasillos para circular permiten en libre transito? 1 2X 3 4 5
Universidad Nacional Autnoma de Mxico Facultad de Contadura y Administracin Servicios Escolares Objetivo: A travs de este cuestionario pretendemos identificar reas de mejora Nombre: Alicia Cadena Galicia Cargo: Responsable de rea de Sistemas PLANEACION 1. Quin es el responsable de la planeacin del rea o departamento? Jos Lus Ramrez lvarez. 2. Qu nivel jerrquico tiene la organizacin? Responsable de rea.
ADMINISTRACIN ESCOLAR 3. Se brinda capacitacin permanente al personal? (SI) Con que periodicidad (NO) Por que
Porque el personal que labora aqu no lo seleccionamos nosotros, y nosotros no sabemos si estn enterados de sus funciones porque siempre hay sobrecarga de trabajo. MISION 1. Sabe que es una misin? (SI) 2. Qu hace para cumplir la misin? Trabajar sobre ello. 3. Cmo lo hace? Identificando cules son las actividades que se tienen que realizar con ms urgencia y realizando primero esas. 4. La entiende y se identifica con ella? Por qu? Porque si no lo hiciera no tendra razn para trabajar aqu. VISION 1. Conoce la visin del rea o departamento en el que se encuentra? (SI) 2. Qu pretende hacer para alcanzar la visin? No sabra decirlo porque no la conozco. 3. La entiende y se identifica con ella? Por qu? Por que no la conozco. OBJETIVOS 1. Conoce los objetivos del rea o departamento? (SI) ELABORO: GRUPO AUDITOR (NO) REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN (SI) (NO) (NO) (SI) (NO) (SI) (NO) (NO) 3. Conoce la misin del rea o departamento en el que se encuentra?
ADMINISTRACIN ESCOLAR 2. Cules son? Llegar a brindar un mejor servicio a los alumnos. 3. Cumplen los objetivos? (SI) A travs de que medios? Atencin por Internet y trato personal. Cmo lo (s) evalan? Nmero de alumnos que vienen a presentar sus quejas. Explique Por qu (NO) Explique Por qu?
Porque es un parmetro para medir la eficiencia de las actividades que realizamos. METAS 1. Cules son las metas organizacionales? Supervisin personal e Internet. 2. A travs de que medios los logra? Internet. 3. Cmo los evalan? Numero de alumnos que vienen a quejarse Usted cree que son las adecuadas? (SI) (NO) Como los mejorara? Haciendo un estudio de porqu se quejan los alumnos. 4. Cmo y a quien los reportan? Generalmente no se reportan. ESTRATEGIAS 1. Cuentan con estrategias? 2. Las conoce? Cules son? Las desconoce (SI) (NO) (SI) (NO)
ADMINISTRACIN ESCOLAR 3. Quin (es) define (n) las estrategias? No sabe 4. Cmo las formulan? Tampoco sabe
5. Se han mantenido las estrategias o ha sido necesario modificarlos? (SI) (NO) Explique brevemente; No sabe 6. Est usted de acuerdo con las estrategias establecidas? Por que; No puede estar de acuerdo si no las sabe POLTICAS 1. Conoce las polticas? 2. Cules son? Los horarios y fechas 3. Quines participan en su elaboracin? Los coordinadores PROCEDIMIENTOS 1. Dispone de procedimientos establecidos para realizar el trabajo? (SI) 2. Cuales son? No sabe 3. Quin (es) lo elabora (n)? Lo desconoce 4. Con que frecuencia los revisan y actualizan? No sabe PROGRAMAS 1. Conoce los programas? 2. Cules son? Los que se asignan por la direccin (SI) (NO) (NO) (SI) (NO)
3. De que forma efectan su seguimiento y evaluacin? No hay seguimiento Por que; los programas ya estn establecidos y consideramos que no es necesario ENFOQUES 1. Qu tipo de planeacin emplea la organizacin? ( ) Estratgica ( ) Operacional ( ) Normativa ( X) Otra 2. Por qu se opto por este tipo de planeacin? Por que es funcional y se adecua a las necesidades de la comunidad universitaria. NIVELES Y HORIZONTES 1. Qu tipo de tcnicas se utilizan para apoyar la planeacin? ( ) APO 2. Cul? No se sabe por que la planeacin esta establecida 3. Se lleva a cabo un anlisis interno de las fortalezas y debilidades? (SI) (NO) Por qu; la administracin no nos ha dicho nada de eso. 4. Se lleva a cabo un anlisis externo de las oportunidades y amenazas? (SI) Que aspectos toman en cuenta y/o incluyen (NO) Por que; todos los anlisis son internos y los hace la direccin general. 5. Estos anlisis se traducen en estrategias? ( ) De diferenciacin ( ) Liderazgo en costos ( ) Competitividad ( X) Otro; yo considero que si por que los objetivos se cumplen. ( ) Matriz FODA ( X ) Otra ( ) Modelos de simulacin ( ) Escenarios
ADMINISTRACIN ESCOLAR ORGANIZACIN ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1. La estructura de la organizacin se deriva de algn tipo de ordenamiento (reglamento, decreto, acuerdo, acta, etc.)? Especificar cul. Del reglamento interno de la facultad y conforme a las necesidades que se vayan dando. 2. Considera que la estructura actual permite cumplir con el objeto de la organizacin? Porqu. Si, por que los estndares de necesidades que se tienen se han cumplido. 3. Las funciones asignadas a cada rea son las adecuadas para el cumplimiento de la misin? Porqu. Si, por que todos somos eficientes en el cumplimiento de estas en tiempo y forma. 4. Con qu tipo de estructura organizacional se cuenta? Vertical. Horizontal. Virtual. Otra (especificar). La verdad no se. 5. Qu factores fueron tomados en cuenta para disear la estructura? Econmicos. Normativos. Necesidades del servicio. Tcnicos. Otros (especificar). Los desconozco. DIVISIN Y DISTRIBUCIN DE FUNCIONES 1. En que se basaron para definir la estructura departamental? Funciones. Clientes. Procesos. Equipo. ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN
2. Cmo definen la asignacin de personal y las funciones para cada rea y nivel jerrquico? A travs de la formacin de los equipos de trabajo. 3. Las funciones son claras para todo el personal? Especificar cmo lo determinan. Si son claras, por medio de los equipos de trabajo que se hace asignar a las funciones. 4. Cmo se da a conocer el contenido de las funciones a toda la organizacin? A travs de las juntas para asignar las funciones, se menciona lo que debemos hacer cada uno. 5. Se brinda capacitacin de funciones por rea y puesto? Especificar quin es el encargado y cmo lo hace. No 6. Cmo coordinan el cumplimiento de las funciones? No sabe CULTURA ORGANIZACIONAL 1. Considera que el comportamiento de los individuos dentro de la organizacin influye en la productividad? Describir porqu. Si, por que a travs de la forma de ser de cada persona se pueden cumplir las tareas asignadas. RECURSOS HUMANOS 1. Se cuenta con un sistema de administracin de personal? S, en qu consiste. No, porqu. La direccin asigna al personal, dentro del rea no tenemos una administracin del personal. 2. Cmo controlan los movimientos de personal? El nico control que se utiliza es que las actividades se realizan a tiempo.
3. Qu procedimiento utilizan para contratar y capacitar al personal? Ninguno. 4. . Existe un programa de capacitacin y desarrollo de personal? S, en qu consiste. No, porqu. Interno de rea no, pero si existe uno de la direccin general que consideramos externo. 5. Cmo es evaluado el desempeo del personal? A travs de los logros obtenidos. 6. Han contemplado la posibilidad de modificar la estructura para agilizar y simplificar las actividades? S, cmo. No, porqu. Por que trabajamos bien como estamos. 7. Se han llevado a cabo acciones para que el personal se motive y pueda desempear mejor su trabajo? No, porqu. Por que esta bien motivado. 8. De qu manera influye la confianza que existe entre los miembros de la organizacin en la toma de decisiones? En ninguna, por que es independiente la toma de decisin. CAMBIO ORGANIZACIONAL 1. La organizacin ha sufrido algn cambio? S, La coordinacin No, porqu. 2. Cmo determinan si es necesario llevar a cabo un cambio en la organizacin? No lo determinamos nosotros lo determina la direccin de la facultad 3. Quin es el responsable de poner en marcha los cambios cuando son necesarios? En el rea Jos Lus Ramrez con la colaboracin de todos nosotros
ADMINISTRACIN ESCOLAR ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS
1. Preparan algn programa de trabajo dentro de la organizacin para realizar los estudios de mejora a) S, cul y cmo. b) No, porqu. Estamos muy ocupados realizando los programas de administracin escolar y no nos da tiempo. INSTRUMENTOS TCNICOS DE APOYO 1. Qu recursos tecnolgicos utilizan para manejar la informacin dentro de la organizacin? Bases de datos para la informacin que es confidencial y para documentas y actas se utilizan carpetas. 2. Disponen de un registro ordenado de informacin? Si las redes y bases de datos. 3. A quin se le informa sobre los resultados de los estudios y las modificaciones sugeridas para la organizacin y cmo se dan a conocer al personal? Se dan a conocer por medio de un informe anual que se enva a la coordinacin. 4. Se realiza un seguimiento y evaluacin de los estudios? No, porqu. No se hacen estudios DIRECCION 1. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de la visin en qu forma? Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 2. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de la misin en qu forma? Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo
3. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de los objetivos en qu forma? Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 4. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de las polticas en qu forma? Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 5. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de las estrategias en qu forma? Excelente Excelente servicio: Excelente confiabilidad: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 9. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en informacin: Excelente asesora: Excelente amigable: Excelente Excelente Bueno X Bueno Regular Regular X Malo Malo Muy malo Muy malo 12. Las actividades qu realiza hace ms efectiva a la institucin Bueno X Regular Malo Muy malo 11. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en ayuda Bueno Regular X Malo Muy malo 10. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en la Bueno Regular Malo X Muy malo 8. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en Bueno Bueno Regular Regular Malo X Malo X Muy malo Muy malo 6. La influencia de la organizacin del rea en la toma de decisiones es: 7. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en calidad de
ADMINISTRACIN ESCOLAR 13. Considera qu la cultura organizacional es: Excelente LIDERAZGO 1. El liderazgo qu usted ejerce es: Excelente Bueno Regular X Malo Bueno Regular X Malo
Muy malo
Muy malo
2. Las caractersticas de los subordinados y las condiciones de trabajo influye en la forma de dirigir, en qu medida: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo COMUNICACIN 1. La comunicacin dentro de la organizacin es: Excelente Excelente Bueno Bueno Regular X Regular Malo Malo X Muy malo Muy malo 2. Los manejos y controles de la informacin: MOTIVACIN 1. Considera qu la motivacin en el rea es: Excelente Excelente Bueno Bueno X Regular X Regular Malo Malo Muy malo Muy malo 2. Considera qu el ambiente laboral es:por qu? GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO 1. Considera qu los grupos y equipos de trabajo incrementan la efectividad de la institucin en qu medida: Excelente Excelente Bueno X Bueno X Regular Regular Malo Malo Muy malo Muy malo 2. Cmo es la relacin laboral:porqu la considera as: MANEJO DEL ESTRS Y CONFLICTO 1. Cmo es el manejo del estrs y/o conflicto: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo
ADMINISTRACIN ESCOLAR INFORMACION Y TECNOLOGIA
1. El manejo de redes de cmputo interno son eficientes, en qu medida: Excelente Excelente Excelente Bueno Bueno Bueno X Regular X Regular X Regular Malo Malo Malo Muy malo Muy malo Muy malo 2. El manejo de redes de computo externo son eficientes, en qu medida: 3. El manejo de la informacin en cuanto a su servicio considera qu es: TOMA DE DECISIN 1. La tecnologa influye en la toma de decisin, en qu medida: Excelente Bueno Regular X CONTROL 1. Existe congruencia entre los planes establecidos y el control del ejercicio? 1 2 3X 4 5 2. Es coincidente tal ejercicio con los niveles de planeacin? 1 2X 3 4 5 Malo Muy malo
1. Es necesario el ajuste de tiempos? 1 NATURALEZA 1. Estn definidos los controles de acuerdo con el enfoque: d. preventivo (anticipa los problemas) 1 2 3X 4 5 2 3 4X 5
e. concurrente (resuelve los problemas cuando se presentan) 1 2 3 4X 5
f. de retroalimentacin (resuelve el problema despus de que ocurre) 1 2 3 4X 5
2. Estn bien identificados los puntos crticos que es necesario controlar? 1 2 3X 4 5
3. Se reciben reportes de seguimiento de las acciones? 1 SISTEMAS 1. Existen mecanismos para canalizar las sugerencias e inconformidades del personal? 1 2X 3 4 5 2 3 4 5X
AREAS DE APLICACIN 1. Se ha estudiado la alternativa de descentralizar el control? 1 2 3X 4 5
HERRAMIENTAS 1. Se cuenta con controles financieros y presupuestales? 1 CALIDAD 1. Se cuenta con una base de informacin para la administracin y control de calidad? 1 2 3X 4 5 2 3 4X 5
ADMINISTRACIN ESCOLAR DISTRIBUCIN DEL ESPACIO
1. Existe algn estudio para la distribucin del espacio o disposicin fsica de los puestos? 1 2 3X 4 5
2. Hay polticas definidas para el cuidado y uso racional de instalaciones? 1 2 3 4X 5
3. Existe buena iluminacin y ventilacin en los espacios de trabajo? 1 emergencia? 1 equipo? 1 2 3X 4 5 2X 3 4 5 2 3 4 5X
6. Los espacios y pasillos para circular permiten en libre transito? 1 2 3 4X 5
Objetivo: A travs de este cuestionario pretendemos identificar reas de mejora Nombre: Virginia Hidalgo Vaca Cargo: Jefa de Sistema de Universidad Abierta PLANEACION 1. Quin es el responsable de la planeacin del rea o departamento? Jos Lus Ramrez lvarez. 2. Qu nivel jerrquico tiene la organizacin? Es jefe de rea 3. Se brinda capacitacin permanente al personal? (SI) Con que periodicidad (NO) Por que Porque el personal ya esta capacitado para hacer las tareas. MISION 1. Sabe que es una misin? (SI) 3. Qu hace para cumplir la misin? Desarrollar las tareas y actividades cotidianas. 4. Cmo lo hace? Analizando, actualizado y revisando los procesos cotidianos 5. La entiende y se identifica con ella? Por qu? Porque es principal para la eficacia en los servicios. (SI) (NO) (SI) (NO) (NO) 2. Conoce la misin del rea o departamento en el que se encuentra?
ADMINISTRACIN ESCOLAR VISION
1. Conoce la visin del rea o departamento en el que se encuentra? (SI) 2. Qu pretende hacer para alcanzar la visin? No sabra. 3. La entiende y se identifica con ella? Por qu? Por que no se cual es. OBJETIVOS 1. Conoce los objetivos del rea o departamento? (SI) 2. Cules son? Cumplir con los requerimientos de los alumnos y profesores. 3. Cumplen los objetivos? (SI) A travs de que medios? Realizando las funciones adecuadas. Cmo lo (s) evalan? A travs de estadstica. Explique Por qu Por que la direccin lo hace ella lo evala. METAS 1. Cules son las metas organizacionales? Servicio y atencin a los alumnos y profesores. 2. A travs de que medios los logra? Internet y atencin directa. 3. Cmo los evalan? Numero de alumnos que requieren de nuestros servicios. Usted cree que son las adecuadas? (SI) (NO) Como los mejorara? A travs de estudio de las quejas. REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN (NO) Explique Por qu? (NO) (SI) (NO) (NO)
ADMINISTRACIN ESCOLAR 4. Cmo y a quien los reportan? No los reportan. ESTRATEGIAS 1. Cuentan con estrategias? 2. Las conoce? Cules son? Las desconoce 3. Quin (es) define (n) las estrategias? No sabe 4. Cmo las formulan? Tampoco sabe (SI) (SI) (NO) (NO)
5. Se han mantenido las estrategias o ha sido necesario modificarlos? (SI) (NO) Explique brevemente; No sabe 6. Est usted de acuerdo con las estrategias establecidas? Por que; No puede estar de acuerdo si no las sabe POLTICAS 1. Conoce las polticas? 2. Cules son? Entregar la documentacin en tiempo establecido. 3. Quines participan en su elaboracin? Todos. PROCEDIMIENTOS 1. Dispone de procedimientos establecidos para realizar el trabajo? (SI) 2. Cuales son? No sabe 3. Quin (es) lo elabora (n)? Lo desconoce 4. Con que frecuencia los revisan y actualizan? No sabe ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN (NO) (SI) (NO)
ADMINISTRACIN ESCOLAR PROGRAMAS 1. Conoce los programas? 2. Cules son? Todos los en la pagina de la facultad. 3. De que forma efectan su seguimiento y evaluacin? No hay seguimiento (SI) (NO)
Por que; los programas ya estn establecidos y consideramos que no es necesario ENFOQUES 1. Qu tipo de planeacin emplea la organizacin? ( ) Estratgica ( ) Operacional ( ) Normativa ( X) Otra 2. Por qu se opto por este tipo de planeacin? Por que son por medio de las necesidades de la comunidad universitaria. NIVELES Y HORIZONTES 1. Qu tipo de tcnicas se utilizan para apoyar la planeacin? ( ) APO ( ) Matriz FODA (X) Otra ( ) Modelos de simulacin ( ) Escenarios 2. Cul? No se sabe por que la planeacin esta establecida 3. Se lleva a cabo un anlisis interno de las fortalezas y debilidades? (SI) (NO) Por qu; las no tenemos tiempo con todo el trabajo en tampoco tiempo de un semestre. 4. Se lleva a cabo un anlisis externo de las oportunidades y amenazas? (SI) Que aspectos toman en cuenta y/o incluyen (NO) Por que; todos los anlisis, los hace la direccin general. 5. Estos anlisis se traducen en estrategias? No s ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN
ADMINISTRACIN ESCOLAR 6. ( ) De diferenciacin ( ) Liderazgo en costos ORGANIZACIN ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL (
FECHA: 9 DE JUNIO 2006 PAGINA: 93 de 149 ) Competitividad( X)
Otro; yo pienso que si por que los objetivos se cumplen.
1. La estructura de la organizacin se deriva de algn tipo de ordenamiento (reglamento, decreto, acuerdo, acta, etc.)? Especificar cul. No la verdad no se pero creo que es por el jefe que esta. 2. Considera que la estructura actual permite cumplir con el objeto de la organizacin? Porqu. Si, por que las necesidades se cubren. 3. Las funciones asignadas a cada rea son las adecuadas para el cumplimiento de la misin? Porqu. Si, por que cumplimos con las necesidades de los alumnos y profesores. 4. Con qu tipo de estructura organizacional se cuenta? Vertical. Horizontal. En red. Virtual. Otra 5. Qu factores fueron tomados en cuenta para disear la estructura? Econmicos. Normativos. Necesidades del servicio. Tcnicos. Otros (especificar). Los desconozco. DIVISIN Y DISTRIBUCIN DE FUNCIONES 1. En que se basaron para definir la estructura departamental? Funciones. Procesos. Equipo. ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN
2. Cmo definen la asignacin de personal y las funciones para cada rea y nivel jerrquico? A travs de juntas. 3. Las funciones son claras para todo el personal? Especificar cmo lo determinan. Si son claras, por que nos explican lo que tenemos que hacer claramente y nos auxiliamos entre nosotros. 4. Cmo se da a conocer el contenido de las funciones a toda la organizacin? A travs de las juntas. 5. Se brinda capacitacin de funciones por rea y puesto? Especificar quin es el encargado y cmo lo hace. No 6. Cmo coordinan el cumplimiento de las funciones? No sabe CULTURA ORGANIZACIONAL 1. Considera que el comportamiento de los individuos dentro de la organizacin influye en la productividad? Describir porqu. Si, por que se forma el ambiente de trabajo sano. RECURSOS HUMANOS 1. Se cuenta con un sistema de administracin de personal? S, en qu consiste. No, porqu. Se encarga otra rea de la institucin. 2. Cmo controlan los movimientos de personal? No los controlamos. 3. Qu procedimiento utilizan para contratar y capacitar al personal? Ninguno. 4. . Existe un programa de capacitacin y desarrollo de personal? S, en qu consiste. ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN
No, porqu. por que se supone que en los requerimientos para cubrir dicho puesto ya somos capaces de hacer las labores del rea. Cmo es evaluado el desempeo del personal? A travs de los avances. 5. Han contemplado la posibilidad de modificar la estructura para agilizar y simplificar las actividades? S, cmo. No, porqu. Por que yo no me encargo de eso. 6. Se han llevado a cabo acciones para que el personal se motive y pueda desempear mejor su trabajo? No, porqu. Por que as realiza bien su trabajo bueno yo considero. 7. De qu manera influye la confianza que existe entre los miembros de la organizacin en la toma de decisiones? En ninguna. CAMBIO ORGANIZACIONAL 1. La organizacin ha sufrido algn cambio? S, La coordinacin No, porqu. 2. Cmo determinan si es necesario llevar a cabo un cambio en la organizacin? No lo determinamos nosotros lo determina la direccin. 3. Quin es el responsable de poner en marcha los cambios cuando son necesarios? En el rea Jos Lus Ramrez. ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS 1. Preparan algn programa de trabajo dentro de la organizacin para realizar los estudios de mejora a) S, cul y cmo.
b) No, porqu. Por el tiempo que tenemos para realizar las actividades primordiales. INSTRUMENTOS TCNICOS DE APOYO 1. Qu recursos tecnolgicos utilizan para manejar la informacin dentro de la organizacin? Internet, mail, bases de datos, equipo de computo, fax y telfono. Disponen de un registro ordenado de informacin? Si las redes. 2. A quin se le informa sobre los resultados de los estudios y las modificaciones sugeridas para la organizacin y cmo se dan a conocer al personal? Al coordinador del rea. 3. Se realiza un seguimiento y evaluacin de los estudios? No, porqu. No se hacen estudios DIRECCION 1. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de la visin en qu forma? Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 2. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de la misin en qu forma? Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo 3. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de los objetivos en qu forma? Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 4. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de las polticas en qu forma? Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo
5. Considera qu los lineamentos de la organizacin ayudan al cumplimiento de las estrategias en qu forma? Excelente Excelente servicio: Excelente confiabilidad: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo 9. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en informacin: Excelente asesora: Excelente amigable: Excelente Excelente Excelente LIDERAZGO 1. El liderazgo qu usted ejerce es: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo Bueno X Bueno Bueno Regular Regular X Regular X Malo Malo Malo Muy malo Muy malo Muy malo 12. Las actividades qu realiza hace ms efectiva a la institucin 13. Considera qu la cultura organizacional es: Bueno X Regular Malo Muy malo 11. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en ayuda Bueno Regular X Malo Muy malo 10. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en la Bueno Regular Malo X Muy malo 8. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en Bueno Bueno Regular Regular Malo X Malo X Muy malo Muy malo 6. La influencia de la organizacin del rea en la toma de decisiones es: 7. Los cursos de accin permiten tener una ventaja competitiva en calidad de
2. Las caractersticas de los subordinados y las condiciones de trabajo influye en la forma de dirigir, en qu medida: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo COMUNICACIN 1. La comunicacin dentro de la organizacin es: Excelente Excelente Bueno Bueno Regular X Regular Malo Malo X Muy malo Muy malo 2. Los manejos y controles de la informacin: MOTIVACIN 1. Considera qu la motivacin en el rea es: Excelente Excelente Bueno Bueno X Regular X Regular Malo Malo Muy malo Muy malo 2. Considera qu el ambiente laboral es:por qu? GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO 1. Considera qu los grupos y equipos de trabajo incrementan la efectividad de la institucin en qu medida: Excelente Excelente Bueno X Bueno X Regular Regular Malo Malo Muy malo Muy malo 2. Cmo es la relacin laboral:porqu la considera as: MANEJO DEL ESTRS Y CONFLICTO 1. Cmo es el manejo del estrs y/o conflicto: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo INFORMACION Y TECNOLOGIA 1. El manejo de redes de cmputo interno son eficientes, en qu medida: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo
2. El manejo de redes de computo externo son eficientes, en qu medida: Excelente Bueno Regular X Malo Muy malo
3. El manejo de la informacin en cuanto a su servicio considera qu es: Excelente Bueno X Regular Malo Muy malo TOMA DE DECISIN 1. La tecnologa influye en la toma de decisin, en qu medida: Excelente Bueno Regular X CONTROL 1. Existe congruencia entre los planes establecidos y el control del ejercicio? 1 2 3X 4 5 Malo Muy malo
2. Es coincidente tal ejercicio con los niveles de planeacin? 1 2X 3 4 5
4. Es necesario el ajuste de tiempos? 1 NATURALEZA 1. Estn definidos los controles de acuerdo con el enfoque: g. preventivo (anticipa los problemas) 1 2 3X 4 5 2 3 4X 5
h. concurrente (resuelve los problemas cuando se presentan) 1 2 3 4X 5
i. de retroalimentacin (resuelve el problema despus de que ocurre) 1 2 3 4X 5
2. Estn bien identificados los puntos crticos que es necesario controlar? 1 2 3X 4 5
ADMINISTRACIN ESCOLAR 3. Se reciben reportes de seguimiento de las acciones? 1 SISTEMAS 2 3 4
5X
1. Existen mecanismos para canalizar las sugerencias e inconformidades del personal? 1 2X 3 4 5
AREAS DE APLICACIN 1. Se ha estudiado la alternativa de descentralizar el control? 1 2 3X 4 5
HERRAMIENTAS 1. Se cuenta con controles financieros y presupuestales? 1 CALIDAD 1. Se cuenta con una base de informacin para la administracin y control de calidad? 1 2 3X 4 5 2 3 4X 5
DISTRIBUCIN DEL ESPACIO 1. Existe algn estudio para la distribucin del espacio o disposicin fsica de los puestos? 1 2 3X 4 5
2. Hay polticas definidas para el cuidado y uso racional de instalaciones? 1 2 3 4X 5
3. Existe buena iluminacin y ventilacin en los espacios de trabajo? 1 emergencia? 1 equipo? 1 2 3X 4 5 2X 3 4 5 2 3 4 5X
6. Los espacios y pasillos para circular permiten en libre transito? 1 2 3 4X 5
ADMINISTRACIN ESCOLAR CEDULAS
Por el tipo de Institucin el equipo auditor determino que la cdula ms adecuada para dicha evaluacin es la de registros de aspectos relevantes. CDULA PARA EL REGISTRO DE ASPECTOS RELEVANTES REA EVALUADA: ETAPA: ADMISNISTRACION ESCOLAR
PLANEACION
Aspectos Revisados
Aspectos Relevantes
Comentarios Recibidos
MISION Y VISION
Desconocimiento de la mayora de los empleados, quien la Ausencia de misin y actualizacin de conoce no la comparte. la visin No existe un documento donde consultar la misin. Ignorancia del establecimiento de objetivos y metas y estrategias. . Los objetivos no son claros, solo se conducen por lo que ellos suponen deben de hacer. No conocen las polticas establecidas, se gua por polticas empricas que varan de una persona a otra. Los trabajadores asumen que ya saben como hacer las cosas y como implantar todos los programas y procedimiento, por lo que no le toman importancia a la formalizacin de estos. Toda la planeacin es emprica, solo se establecen fechas.
OBJETIVOS, METAS Y ESTRATEGIAS
POLITICAS
Incomprensin de polticas
PROCEDIMIENTOS Y PROGRAMAS
Ausencia de manuales y programas establecidos.
ENFOQUES, NIVELES Y HORIZONTEZ
Carencia de planeacin formal
CDULA PARA EL REGISTRO DE ASPECTOS RELEVANTES REA EVALUADA: ETAPA: ADMINISTRACION ESCOLAR
ORGANIZACION
Aspectos Revisados
Aspectos Relevantes
ESTRUCTURA ORGNIZACIONAL
La estructura cambia constantemente
La estructura es determinada por el jefe o encargado de ese momento, y cambia junto con el responsable. - Cada vez que cambia el encargado, hace una nueva distribucin de funciones. - Las funciones se dan a conocer al personal durante juntas realizadas. Cuando existe sobre carga de trabajo, todo el personal realiza funciones relativas o relacionadas con lo ms urgente. - Las relaciones interpersonales son muy buenas. - La confianza que existe entre el personal facilita el apoyo entre departamentos y el cumplimiento de las actividades en los tiempos establecidos - La seleccin y contratacin de personal no depende del rea. - El personal no considera importante la existencia de un plan de capacitacin, debido a que las actividades que realiza son muy repetitivas, adems de ser muy baja la rotacin de personal.
DIVISION Y DISTRIBUCION DE FUNSIONES
Falta de una descripcin y anlisis de puestos establecidos formalmente.
CULTURA ORGANIZACIONAL
Agradable ambiente de trabajo
RECURSOS HUMANOS
Falta de un plan de capacitacin y no hay actividades o acciones de motivac8in establecidas
Aspectos Revisados
Aspectos Relevantes
RECURSOS HUMANOS
Falta de un plan de capacitacin y no hay actividades o acciones de motivac8in establecidas
- El personal se motiva por la buena relacin que existe entre ellos.
CAMBIO ORGANIZACIONAL
- Los empleados aceptan los cambios, ya que suponen que facilita el trabajo. Cambios constantes de procedimientos - La cultura organizacional y estructura. permite que el personal se adapte rpidamente a los cambios - Se llega a contemplar la preparacin de programas de trabajo enfocados a la mejora del rea, pero no se formalizan, a pesar de que se llegan a incluir propuestas en los informes que se entregan al secretario general - La evaluacin se da en forma emprica. - La informacin impresa se almacena en carpetas documentales y la electrnica se guarda en discos de respaldo.
ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS E INTRUMENTOS TECNICOS DE APOYO
Ausencia de estudios de mejora establecidos. Disponen de registros de informacin
CDULA PARA EL REGISTRO DE ASPECTOS RELEVANTES REA EVALUADA: ETAPA:

Aspectos Revisados Aspectos Relevantes Comentarios Recibidos
ADMINISTRACION ESCOLAR
DIRECCION
EL LIDERAZGO Y LA COMUNICACION
- La falta de planeacin y organizacin formal no permite identificar claramente hacia La comunicacin entre el personal es donde van dirigidos los bastante buena y el liderazgo es esfuerzos. eficaz. La comunicacin es completamente informal. - El buen ambiente de trabajo facilita el ejercicio de liderazgo. - El estrs que se llega a dar es debido a la sobre carga de trabajo, pero para reducirlo se apoyan todos los El personal en general esta motivado departamentos. y casi nunca existe estrs. - Los conflictos entre el personal son realmente muy escasos. -Los equipos de trabajo se integran en forma aleatoria. - El nuevo procedimiento de firma electrnica para profesores agiliza la captura de calificaciones. - Las bases de datos permiten buen trabajo de informacin y mayor rapidez para consultarlo. - La tecnologa no es determinante en la toma de decisiones, ya que solo es utilizado para comunicarse y agilizar el flujo de informacin
MOTIVACION, EQUIPOS DE TRABAJO, MANEJO DE ESTRS Y CONFLICTO
TECNOLOGIA
El manejo de redes de computo e informacin es eficiente.
CDULA PARA EL REGISTRO DE ASPECTOS RELEVANTES REA EVALUADA: ETAPA:

Aspectos Revisados Aspectos Relevantes Comentarios Recibidos
ADMINISTRACION ESCOLAR
CONTROL
NATURALEZA
No existe un control efectivo.
- No tienen definido el enfoque, por lo que no estn identificados los puntos crticos que es necesario controlar. - No hay previsin de conflictos - Puesto que no se canalizan adecuadamente las sugerencias, no se instrumentan mejoras con base en ella. - No hay estudio sobre distribucin de espacio, iluminacin o ventilacin. - No existen procedimientos para la evacuacin de instalaciones en caso de emergencia. - Los espacios no permiten circular en libre transito, ya que hay mobiliario que no se utiliza y estorba al pasar.
SISTEMAS
Ausencia de mecanismos para canalizar sugerencias.
DISTRIBUCION DEL ESPACIO
La disposicin fsica del mobiliario y equipo del rea es bastante deficiente.
INVESTIGACION DOCUMENTAL Se tomo la decisin de revisar y analizar el marco legal y la doctrina (informes) a la qu hizo referencia el personal durante las entrevistas realizadas, obteniendo los siguientes resultados. CEDULA DE ANALISIS DOCUMENTAL FECHA 5 DE JUNIO DE 2006
MARCO LEGAL Y DOCTRINA DOCUMENTO RESULTADOS DEL ANALISIS
EQUIPO AUDITOR PROPUESTAS Debido a que su existencia no esta justificada en esta ley deberan crear una legislacin interna. Establecer formalmente las atribuciones, funciones, prohibiciones, lmites y alcance del rea de administracin escolar en un manual de procedimientos.
En est documento no se encuentra Ley Orgnica ningn fundamento para la existencia de la UNAM de administracin escolar y por lo tanto tampoco estn establecidas sus funciones y atribuciones. Reglamento Este documento establece lineamientos General de de carcter general aplicables en todas Estudios las facultades, pero no especficamente Tcnicos y a la FCA y no atribuye las funciones al Profesionales rea de Administracin Escolar necesariamente. Reglamento Este documento establece un general de procedimiento qu si se l leva a cabo en inscripciones el rea sin atribuirlo a ella. Reglamento Est documento si se describe General de lineamientos claros aplicables en esta Exmenes rea pero no los atribuye a ella. En este informe se da a conocer avances de la administracin de la Informe emitido facultad en la cual si hay una por Arturo Daz participacin del rea, pero no se Alonso presentan propuestas ni proyectos de mejora a futuro de las actividades de dicha rea.
Elaboracin de planes y programas enfocados al logro de la eficiencia en las funciones y actividades de rea.
OBSERVACIONES: Ellos aluden generalmente a estos documentos, lo cual demuestra desconocimiento del contenido de las mismas.
ADMINISTRACIN ESCOLAR UBICACIN GEOGRAFICA
Direccin: Circuito Exterior s/n Ciudad Universitaria Delegacin Coyoacn Mxico Distrito Federal. Localizacin: Planta baja del edificio de la Direccin y Oficinas Administrativas. Costo del transporte: Gratuito. Mapa:
ADMINISTRACIN ESCOLAR MEDICIN
El grupo auditor determin agrupar los factores que estn estrechamente relacionados, para facilitar la interpretacin de los resultados. Etapa: Planeacin. Factor 1 Componente: Misin y Visin. Indicador cualitativo: Nivel del logro de aspiraciones comunes. Indicador cuantitativo: Empleados que la conocen Total de empleados Factor 2 Componente: Objetivos, Metas y Estrategias. Indicador cualitativo: Medida en que imprimen direccin a los esfuerzos. Indicador cuantitativo: Nmero de factor alcanzado o implementado Nmero total de factores establecidos Factor 3 Componente: Procedimientos y Programas. Indicador cualitativo: De que manera dan una orientacin lgica a las acciones. Indicador cuantitativo: Acciones realizadas Acciones programadas Factor 4 Componente: Enfoques, niveles y horizontes. Indicador cualitativo: Cmo jerarquizan las acciones de acuerdo al alcance de la organizacin. Indicador cuantitativo: Acciones realizadas Total de acciones.
Etapa: Organizacin. Factor 1 Componente: Estructura organizacional. Indicador cualitativo: Precisin con que se determinan los niveles de autoridad y responsabilidad. Indicador cuantitativo. Unidades asesoras Total de unidades Factor 2 Componente: Divisin y distribucin de funciones. Indicador cualitativo: Grado en que determina carga de trabajo. Indicador cuantitativo: Tareas realizadas Empleados Factor 3 Componente: Cultura organizacional. Indicador cualitativo: Cmo muestra el nivel de conciencia, los valores, las actitudes y los hbitos que prevalecen. Indicador cuantitativo: reas con mejoras Total de reas Factor 4 Componente: Recursos Humanos Indicador cualitativo: Precisin con que determina el sistema formal de administracin de las personas. Indicador cuantitativo: Personal capacitado Cursos de capacitacin Factor 5 Componente: Cambio Organizacional. Indicador cualitativo: Como pernean a la organizacin para desarrollar cambios alternos de actuacin. Indicador cuantitativo: Evaluacin de cambios Total de cambios
Factor 6 Componente: Estudios Administrativos Indicador cualitativo: Grado en que proporcionan elementos d juicio para mejorar la dinmica organizacional Indicador cuantitativo: Estudios realizados Estudios propuestos Etapa: Direccin. Factor 1 Componente: Liderazgo y comunicacin. Indicador cualitativo: En qu medida constituye un medio para transmitir informacin con un significado comprensible. Indicador cuantitativo: Canales de comunicacin Total de reas Factor 2 Componente: Motivacin, grupos y equipos de trabajo, manejo del estrs y conflicto. Indicador cualitativo: De qu manera integran aptitudes, habilidades, comportamiento a las acciones de la organizacin. Indicador cuantitativo: Factor 3 Componente: Informacin y tecnologa. Indicador cualitativo: Nivel de racionalidad en el empleo que hace la organizacin de sus recursos de informacin, para lograr sus objetivos. Indicador cuantitativo: Sistemas de informacin utilizados Sistemas externos de informacin Grupos de trabajo reas de la organizacin
Etapa: Control. Factor 1 Componente: Naturaleza. Indicador cualitativo: Forma en que fija los lmites de actuacin en funcin de sus objetivos. Indicador cuantitativo: Controles de retroalimentacin Total de controles Factor 2 Componente: Sistemas. Indicador cualitativo: Medida en que determina los controles necesarios en funcin de la tecnologa y cultura organizacional. Indicador cuantitativo: Controles burocrticos Total de controles Factor 3 Componente: Distribucin del espacio. Indicador cualitativo: Grado en que la distribucin del espacio est en funcin de la secuencia lgica del flujo de trabajo. Indicador cuantitativo: Estudios de distribucin de espacios realizados Estudio programados
ADMINISTRACIN ESCOLAR HERRAMIENTA DE EVALUACIN
Los criterios de puntuacin elegidos por el grupo auditor ara efectos de evaluacin final son los siguientes: Elemento Especifico PLANEACION Visin y Misin Objetivos, Metas y Estrategias Procedimientos y Procesos Enfoques, Niveles y Horizontes ORGANIZACIN Estructura Organizacional Divisin y Distribucin de funciones Cultura Organizacional Recursos Humanos Cambio Organizacional Estudios admivos. e Instrumentos tcnicos de apoyo DIRECCIN Liderazgo y Comunicacin Motivacin, Equipos de trabajo, Manejo de estrs y conflicto Informacin y tecnologa CONTROL Naturaleza Sistemas Distribucin del espacio TOTAL 6 20 5 5 10 100 Puntos Mximos Establecidos 35 10 10 9 6 25 4 6 4 6 3 2 20 7 7 Obtenidos
EXAMEN
Despus de haber realizado los estudios necesarios para el anlisis de los factores administrativos y de acuerdo a nuestra consideracin se ara el estudio de los principales elementos del proceso administrativo bsicos para el tipo de institucin auditada. El equipo auditor particip conjunta e individualmente con el propsito de enriquecer el anlisis y propuesta final de la institucin.
Procedimiento de evaluacin: Etapa planeacin:
Factor 1 Componente: Misin y Visin. Indicador cualitativo: Nivel del logro de aspiraciones comunes. Observaciones: Como ya hemos apreciado los trabajadores dentro del rea de administracin escolar mantienen una estrecha comunicacin informal as como un alto nivel de confianza y apoyo lo que hace que las aspiraciones sean compartidas por todos. Indicador cuantitativo: Empleados que la conocen Total de empleados Cifra ptima: 10 Rango aceptable: 7 Resultado obtenido: 4
Factor 2 Componente: Objetivos, Metas y Estrategias. Indicador cualitativo: Medida en que imprimen direccin a los esfuerzos. Observacin: bsicamente no existe una clara direccin, realizan las actividades por que tienen que hacerlas. Indicador cuantitativo: Nmero de factor alcanzado o implementado Nmero total de factores establecidos Cifra ptima: 10 Rango aceptable: 8 Resultado obtenido: 4
Factor 3 Componente: Procedimientos y Programas. Indicador cualitativo: De que manera dan una orientacin lgica a las acciones. Observaciones: Se orientan con base en las fechas establecidas en el calendario escolar pero no lo establecen formalmente. Indicador cuantitativo: Procedimientos y Programas aplicados Numero de reas Cifra ptima: 9 Rango aceptable: 6 Resultado obtenido: 2.9
Factor 4 Componente: Enfoques, niveles y horizontes. Indicador cualitativo: Cmo jerarquizan las acciones de acuerdo al alcance de la organizacin. Observacin: se les da prioridad en funcin del tiempo que tengan para realizar las acciones. Indicador cuantitativo: Acciones realizadas a corto plazo Total de acciones realizadas Cifra ptima: 6 Rango aceptable: 4 Resultado obtenido: 4.2
Etapa: Organizacin.
Factor 1 Componente: Estructura organizacional. Indicador cualitativo: Precisin con que se determinan los niveles de autoridad y responsabilidad. Observacin: dicha determinacin no necesariamente es la ms adecuada pero gracias al nivel de integracin de los miembros del rea esta funciona. Indicador cuantitativo. Unidades sustantivas Total de reas Cifra ptima: 4 Rango aceptable: 2.8 Resultado obtenido: 4
Factor 2 Componente: Divisin y distribucin de funciones. Indicador cualitativo: Grado en que determina carga de trabajo. Observacin: Existe colaboracin de todos en la realizacin de actividades por lo que la carga de trabajo se reduce considerablemente. Indicador cuantitativo: Tareas realizadas Empleados Cifra ptima: 6 Rango aceptable: 5 Resultado obtenido: 4.3
Factor 3 Componente: Cultura organizacional. Indicador cualitativo: Cmo muestra el nivel de conciencia, los valores, las actitudes y los hbitos que prevalecen. Observacin: se ven reflejados en la buena relacin laboral lo cual influye en gran medida en el desarrollo de las actividades y los resultados que estas generan. Indicador cuantitativo: Personal de participa en las mejoras Total del personal Cifra ptima: 4 Rango aceptable: 3 Resultado obtenido: 3.3
Factor 4 Componente: Recursos Humanos Indicador cualitativo: Precisin con que determina el sistema formal de administracin de las personas. Observacin: No existe un sistema formal de administracin de las personas dentro del rea, ya que se considera que el personal y esta capacitado solo se les inducen a las actividades. Indicador cuantitativo: Personal capacitado Cursos de capacitacin Cifra ptima: 6 Rango aceptable: 4.5 Resultado obtenido: 4.6
Factor 5 Componente: Cambio Organizacional. Indicador cualitativo: Como pernean a la organizacin para desarrollar cambios alternos de actuacin. Observacin: los cambios no se planean se realizan cuando se consideran que son necesarios y el personal los acepta por qu existe confianza entre ellos. Indicador cuantitativo: Evaluacin de cambios Total de cambios Cifra ptima: 3 Rango aceptable: 2.4 Resultado obtenido: 2.4
Factor 6 Componente: Estudios Administrativos e instrumentos tcnicos de apoyo Indicador cualitativo: Grado en que proporcionan elementos de juicio para mejorar la dinmica organizacional Observacin: ellos no proporcionan elementos de juicio puesto que solo les preocupa terminar el trabajo sin importar las reas de mejora. Indicador cuantitativo: Estudios realizados Estudios propuestos Cifra ptima: 2 Rango aceptable: 1 Resultado obtenido: 0.6
Etapa: Direccin. Factor 1 Componente: Liderazgo y comunicacin. Indicador cualitativo: En qu medida constituye un medio para transmitir informacin con un significado comprensible. Observacin: el liderazgo que ellos tienen es resultado de la buena relacin laboral no lo utilizan como un medio para comunicarse. Indicador cuantitativo: Canales de comunicacin Total de reas Cifra ptima: 7 Rango aceptable: 5 Resultado obtenido: 6.1
Factor 2 Componente: Motivacin, grupos y equipos de trabajo, manejo del estrs y conflicto. Indicador cualitativo: De qu manera integran aptitudes, habilidades, comportamiento a las acciones de la organizacin. Observacin: ellos buscan la manera de adaptarse lo cual se logra generalmente gracias a la cultura organizacional. Indicador cuantitativo: Cifra ptima: 7 Rango aceptable: 5 Resultado obtenido: 6.2 Grupos de trabajo reas de la organizacin
Factor 3 Componente: Informacin y tecnologa. Indicador cualitativo: Nivel de racionalidad en el empleo que hace la organizacin de sus recursos de informacin, para lograr sus objetivos. Observacin: es bueno en el aspecto del manejo de informacin referente a las actividades que ellos realizan. Indicador cuantitativo: Sistemas de informacin utilizados Sistemas externos de informacin Cifra ptima: 6 Rango aceptable: 4 Resultado obtenido: 4.7
Etapa: Control. Factor 1 Componente: Naturaleza. Indicador cualitativo: Forma en que fija los lmites de actuacin en funcin de sus objetivos. Observacin: no existen lmites establecidos formalmente pero si existe la nocin de ellos en el personal. Indicador cuantitativo: Controles de retroalimentacin Total de controles Cifra ptima: 5 Rango aceptable: 3 Resultado obtenido: 0.4
Factor 2 Componente: Sistemas. Indicador cualitativo: Medida en que determina los controles necesarios en funcin de la tecnologa y cultura organizacional. Observacin: a travs de el uso de la tecnologa para agilizar el flujo de informacin y simplificar tareas. Indicador cuantitativo: Controles burocrticos Total de controles Cifra ptima: 5 Rango aceptable: 3 Resultado obtenido: 0.8
Factor 3 Componente: Distribucin del espacio. Indicador cualitativo: Grado en que la distribucin del espacio est en funcin de la secuencia lgica del flujo de trabajo. Observacin: la distribucin del espacio y mobiliario es improvisado ya que no se basa en ningn estudio y no se adapta a las actividades del rea. Indicador cuantitativo: Normas dictadas para el uso y cuidado de instalaciones Pautas observadas sobre el uso y cuidado de instalaciones Cifra ptima: 10 Rango aceptable: 8 Resultado obtenido: 1.7 TECNICAS DE ANALISIS Cualitativas Anlisis de sistemas Desarrollo organizacional Diagrama de Pareto Cuantitativas Muestreo Correlacin Teora de decisiones
ADMINISTRACIN ESCOLAR FORMULACION DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO
Descripcin: El rea de administracin escolar surge con la necesidad de realizar y revisar los registros y tramites acadmicos que se llevan a cabo dentro de la Facultad de Contadura y Administracin.
Consecuencias: El presente trabajo puede ayudar al rea a mejorar aquellos puntos en los que es necesario poner nfasis para eficientar las actividades, tareas procesos y procedimientos realizados.
Racionalidad con que se utilizan los recursos: En general los recursos se desaprovechan por que no se realiza una adecuada planeacin, desaprovechando sobre todo el recurso humano, el cual posee un gran potencial. Descripcin: El rea de administracin escolar surge con la necesidad de realizar y revisar los registros y tramites acadmicos que se llevan a cabo dentro de la Facultad de Contadura y Administracin.
Consecuencias: El presente trabajo puede ayudar al rea a mejorar aquellos puntos en los que es necesario poner nfasis para eficientar las actividades, tareas procesos y procedimientos realizados. Racionalidad con que se utilizan los recursos: En general los recursos se desaprovechan por que no se realiza una adecuada planeacin, desaprovechando sobre todo el recurso humano, el cual posee un gran potencial.
ADMINISTRACIN ESCOLAR EVALUACIN Elemento Especifico PLANEACION Visin y Misin Objetivos, Metas y Estrategias Procedimientos y Procesos Enfoques, Niveles y Horizontes ORGANIZACIN Estructura Organizacional Divisin y Distribucin de funciones Cultura Organizacional Recursos Humanos Cambio Organizacional Estudios admivos. e Instrumentos tcnicos de apoyo DIRECCIN Liderazgo y Comunicacin Motivacin, Equipos de trabajo, Manejo de estrs y conflicto Informacin y tecnologa CONTROL Naturaleza Sistemas Distribucin del espacio TOTAL 6 20 5 5 10 100
Puntos Mximos Establecidos 35 10 10 9 6 25 4 6 4 6 3 2 20 7 7 Obtenidos 15.1 4 4 2.9 4.2 19.2 4 4.3 3.3 4.6 2.4 0.6 17 6.1 6.2 4.7 2.9 0.8 0.4 1.7 54.2
ADMINISTRACIN ESCOLAR RECOMENDACIONES
Al realizar las entrevistas y los cuestionarios al rea de administracin escolares logramos constatar que existen muchas fallas debidas a la falta de aplicacin del proceso administrativo. PLANEACION: Establecer una Misin, Visin y Objetivos que permitan encaminar todos sus esfuerzos hacia el logro de un objetivo comn, dndolas a conocer al personal. Elaboracin de manual de organizacin y procedimientos para llevar a cabo de manera ms eficiente las labores que se realizan en el rea de administracin escolar. Que los servidores sociales se encarguen de la elaboracin de dichos manuales lo cual beneficiaria a ambas partes, ya que los servidores sociales pueden aplicar sus conocimientos y el rea ordenar sus actividades. Establecer reglamentos y polticas internos de trabajo, an siendo sindicalizados los trabajadores. Definir alcance, atribuciones, funciones y prohibiciones. ORGANIZACIN: Es recomendable realizar un organigrama de la nueva administracin. Elaboracin de descripcin y anlisis de puestos para realizar adecuadamente la distribucin de funciones evitando la duplicidad de estas. Colocar en las ventanillas los procesos que debe seguir el alumno cuando quiera solicitar algn servicio estableciendo una estandarizacin.
ADMINISTRACIN ESCOLAR DIRECCION:
Se recomienda la publicacin del marco normativo del rea en la pgina de Internet de la FCA. Establecer una periodicidad para la realizacin de juntas y elaboracin de minutas. Establecer un sistema interno de canalizacin de recomendaciones para la mejora del rea. Hacer estudios de conocimientos, habilidades y destrezas con base en esto programar cursos de capacitacin. Establecer un sistema de comunicacin formal que permita llegar a todos el personal para eficientar la atencin a alumnos y profesores. Establecer canales de comunicacin adecuados en tiempo, forma y lnea. CONTROL:
Crear un sistema de control interno. Canalizar las quejas del servicio. El mantenimiento a los equipos de computo debe ser preventivo y no correctivo por la importancia que tiene la informacin que en el departamento se maneja.
Hacer un estudio de distribucin del espacio ya que es de suma importancia para agilizar las funciones a realizar.
INFORME GENERAL
Responsable: Equipo Auditor Introduccin Debido a la importancia de las funciones del rea de Administracin Escolar, que dependen en gran medida del buen funcionamiento de la logstica de los trmites que se realizan del alumnado, es necesario auditar dicha rea, puesto que no es apropiado que contine con esta problemtica de organizacin, siendo que es ilgica la existencia de la misma, puesto que la licenciatura de Administracin se encarga de la organizacin e implementacin de sistemas para facilitar el funcionamiento de las entidades, no importando que pertenezca al sector pblico o privado, adems de la implementacin de manuales de procedimientos, manuales de organizacin, la induccin de los nuevos colaboradores a las reas (en este caso, prestadores de servicio social), capacitacin para realizar las funciones, cules son sus funciones y obligaciones, horarios, trato al pblico, etc. Antecedentes La creacin y/o aparicin de un rea de Administracin Escolar surge de la necesidad de los directivos de llevar un registro cronolgico de los alumnos partiendo del nacimiento en 1845 del Instituto Comercial que hace referencia a nuestra facultad posteriormente llamada Escuela Nacional de Comercio, la cual funcion de 1869 a 1902. Siendo director de nuestra institucin el C.P. Alfredo Chavero e Hjar Haro de 1934 a 1936 entr en vigor el nuevo Estatuto de la Universidad y puso en marcha la Comisin de Planes y Programas de Estudio y la Comisin de Reglamentos. Durante el periodo del C.P. Maximino Anzures Polo (1936-1938) se reimplantan brevemente las carreras cortas. Con la llegada del C.P. Jos Barra Emparn como director, se aprob la creacin de planes de estudio distintos para la carrera de Contador Pblico y Auditor, as como los planes para la recin creada carrera de Contador Pblico y Actuario. ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN
Por iniciativa del C.P. Arturo Elizundia Charles, la Escuela Nacional de Comercio y Administracin adquiere el rango de Facultad en 1965 cuando el H. Consejo Universitario autoriz la creacin de la Divisin de Estudios Superiores. A partir de 1973 se implant el plan modular, el cual fue de corta duracin. Le sucede el C.P. Manuel Reza Garca, durante los dos periodos que estuvo al frente de la direccin la Facultad se integra al Sistema Universidad Abierta, siendo pionera en cuanto al diseo de las licenciaturas en esta modalidad. En 1999 se aprueba el Programa de Posgrado en Ciencias de la Administracin, conformado por un doctorado en Ciencias de la Administracin y seis maestras. Tcnicas empleadas 1. Entrevistas 2. Observacin directa 3. Cuestionarios 4. Investigacin documental 5. Acceso A redes de informacin Diagnstico La presente auditora tiene como base la deteccin de fallas que pueden darse dentro del rea de Administracin Escolar, a partir de las cuales se pretende encontrar reas de oportunidad que nos permitan formular recomendaciones viables que, implementadas adecuadamente, puedan mejorar el funcionamiento y lograr la eficiencia en dicha rea.
ADMINISTRACIN ESCOLAR Propuesta Naturaleza: Especfica Alcance: rea de administracin escolar
Antecedentes: no ha habido ninguna auditoria administrativa anterior a esta. Ventajas: Puesto que es un rea relativamente pequea dentro de la FCA, decidimos que es ms viable realizar una auditora de naturaleza especfica, para poder abarcar toda el rea y, puesto que no ha habido ninguna auditora anterior a esta, los resultados obtenidos pueden ser de gran valor para la institucin, adems de que es realizada por alumnos de la misma facultad y no representa ningn costo para la Universidad. Desventajas: Dado que la auditora abarca toda el rea, no es posible profundizar demasiado en ninguna etapa, por lo cual resulta una perspectiva general. Estrategia de implantacin 1. Solicitud de Informacin y presentacin de documentos 2. Recepcin de la informacin 3. Revisin de la informacin 4. Realizar diagnstico preliminar 5. Elaboracin de cuestionarios 6. Revisin tcnica de cuestionarios 7. Aplicacin de cuestionarios 8. Anlisis de la informacin obtenida de los cuestionarios 9. Registrar y documentar los avances 10. Derivar observaciones y recomendaciones 11. Presentacin de resultados
ADMINISTRACIN ESCOLAR Seguimiento
Para realizar el seguimiento, se tom la decisin de realizar encuestas y entrevistas al personal del rea despus de 2 meses, para poder conocer el nivel de aceptamiento que tendrn los cambios que sean implementados, adems de evaluar la ejecucin de los mismos y las mejoras que se vean reflejadas dentro de la institucin. Conclusiones y recomendaciones Al realizar las entrevistas y los cuestionarios al rea de administracin escolar logramos constatar que existen muchas fallas debidas a la falta de aplicacin del proceso administrativo. A continuacin mencionamos las recomendaciones que se consideran imprescindibles para poder mejorar el desempeo de la institucin. Consideramos que dichos cambios deben ser paulatinos, ya que de lo contrario podran provocar conflictos entre el personal y empeorar el estado del rea, por lo cual, si la institucin est interesada en implementarlos, ofreceremos nuestra colaboracin para elaborar un proyecto piloto. PLANEACION: Establecer una Misin, Visin y Objetivos que permitan encaminar todos sus esfuerzos hacia el logro de un objetivo comn, dndolas a conocer al personal. Elaboracin de manual de organizacin y procedimientos para llevar a cabo de manera ms eficiente las labores que se realizan en el rea de administracin escolar. Que los servidores sociales se encarguen de la elaboracin de dichos manuales lo cual beneficiaria a ambas partes, ya que los servidores sociales pueden aplicar sus conocimientos y el rea ordenar sus actividades.
Establecer reglamentos y polticas internos de trabajo, an siendo sindicalizados los trabajadores. Definir alcance, atribuciones, funciones y prohibiciones. ORGANIZACIN:
Es recomendable realizar un organigrama de la nueva administracin. Elaboracin de descripcin y anlisis de puestos para realizar adecuadamente la distribucin de funciones evitando la duplicidad de estas. Colocar en las ventanillas los procesos que debe seguir el alumno cuando quiera solicitar algn servicio estableciendo una estandarizacin. DIRECCION:
Se recomienda la publicacin del marco normativo del rea en la pgina de Internet de la FCA. Establecer una periodicidad para la realizacin de juntas y elaboracin de minutas. Establecer un sistema interno de canalizacin de recomendaciones para la mejora del rea. Hacer estudios de conocimientos, habilidades y destrezas con base en esto programar cursos de capacitacin. Establecer un sistema de comunicacin formal que permita llegar a todos el personal para eficientar la atencin a alumnos y profesores. Establecer canales de comunicacin adecuados en tiempo, forma y lnea. CONTROL:
Crear un sistema de control interno. Canalizar las quejas del servicio.
El mantenimiento a los equipos de computo debe ser preventivo y no correctivo por la importancia que tiene la informacin que en el departamento se maneja.
Hacer un estudio de distribucin del espacio ya que es de suma importancia para agilizar las funciones a realizar. ANEXOS
Planeacin Organizacin Direccin Control
15,1 19,2 13 2,9 50,2
2,9 13
15,1
Planeacion Organizacin Direccion Control
19,2
Planeacin 15,1 Organizacin 19,2 Direccin 13 Control 2,9 Total 50,2
20 15 10 5 0 Planeacion 15,1
19,2 13
2,9 Direccion
SEGUIMIENTO
OBJETIVO GENERAL Verificar que el rea o departamentos auditados lleven acabo las recomendaciones que se le dieron en el informe final, logrando que las aplique de manera correcta para que se cubran las necesidades o los errores que se detectaron dentro de la organizacin. LINEAMIENTOS GENERALES La implementacin se comprobar en todas las reas en las que la institucin acepte que se lleven a cabo las mejoras propuestas por el equipo auditor. El equipo auditor se compromete a elaborar proyectos piloto sujetos a aprobacin para implementar las mejoras propuestas anteriormente. Antes de formular los proyectos piloto, el equipo auditor analizar a fondo la viabilidad de los mismos. Se establecer un plan de trabajo para el cumplimiento de las mejoras propuestas, que el equipo auditor se comprometer a realizar. El equipo auditor se compromete a apoyar en todo lo posible al rea para implementar las mejoras. Los resultados obtenidos con la implementacin del meses. Una vez evaluado el resultado del proyecto, se proceder a adecuarlo conforme a las necesidades del rea para implementar las mejoras como tales. o los proyectos implementados sern evaluados al trmino de dos
ADMINISTRACIN ESCOLAR -
Se elaborar un nuevo plan de trabajo para seguir mejorando y actualizando las recomendaciones implementadas dentro del rea.
El equipo auditor se compromete a entregar los informes que se consideren convenientes de las actividades y evaluaciones realizadas.
El equipo auditor se compromete a hacer reprogramaciones de fechas y actividades cuando el encargado del rea lo considere conveniente.
CONCLUSIONES
La auditora administrativa es una manera eficiente de detectar problemas y reas de oportunidad para una organizacin, cualquiera que sea el giro de esta o el sector al que pertenezca. En este caso decidimos auditar el rea de administracin escolar porque consideramos que es una parte importante dentro de la Facultad de Contadura y Administracin, y resulta irnico que no lleven a cabo el proceso administrativo. Aunque sta rea tiene muchas deficiencias y carencias, consideramos importante sealar que tambin tiene un gran potencial, sobre todo en lo que respecta a recursos humanos, destacando el capital intelectual, y tambin una cultura organizacional envidiable, puesto que todo el personal coopera y los conflictos existentes son mnimos. Consideramos que este trabajo es de mucha ayuda para nuestra formacin profesional, ya que a travs de l hemos aprendido que la auditora administrativa es de gran utilidad en el mbito laboral, adems de completar la formacin de nuestro criterio, sobre todo al elegir y evaluar factores cualitativos, que dependen mucho de la percepcin del auditor, y comprendimos que no es tan simple aplicar una evaluacin de este tipo, ya que hubo quienes no que se prestaron aspecto para proporcionarnos puede ser informacin, si se pero consideramos este superado maneja
adecuadamente. El equipo auditor pretende implementar las mejoras en las que el rea est interesada. Aunque el curso ha terminado, nos interesa seguir aprendiendo y adquirir experiencia a partir de la aplicacin de los conocimientos que ya poseemos, para mejorar como futuros profesionistas y personas.
CARTA CONVENIO
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN El rea de Administracin Escolar de la Facultad de Contadura y Administracin y el grupo auditor, de mutuo acuerdo se comprometen a respetar los siguientes lineamientos: Periodo El periodo en que se realizara la auditoria administrativa ser a partir del 17 de mayo y hasta el 9 de junio de 2006, tiempo en el cual las partes se obligan a respetar la presente carta convenio. Obligaciones El rea de Administracin Escolar y el grupo auditor se comprometen a cumplir con las fechas programadas en el plan de trabajo. El rea de administracin Escolar se obliga a dar las facilidades al grupo auditor para la realizacin de la auditoria administrativa. El rea de Administracin Escolar se compromete a brindar toda la informacin necesaria para la realizacin de la auditoria administrativa. El grupo auditor se obliga a entregar los avances de la auditoria y el resultado final en el tiempo y lugar establecidos en el plan de trabajo. ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN
El grupo auditor se compromete a guardar confidencialidad y no hacer uso indebido de la informacin proporcionada por es rea de Administracin Escolar. El grupo auditor se compromete a utilizar nicamente para fines didcticos la informacin proporcionada por el rea de Administracin Escolar.
La presente la firman de mutuo acuerdo por:
rea de Administracin Escolar
El grupo auditor
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN Lic. Jos Luis Ramrez lvarez Responsable del rea de Administracin Escolar PRESENTE Por medio de la presente se le informa que el grupo de auditores Violeta Elizabeth Bernal Martnez, Jos Alfredo Castro Carrera, Ricardo Durn Rodrguez, Francisco Mendiola Reyes, Alma Alejandra Ramrez Medrano, Mara Viridiana Sols de Anda, David Jovanny Vzquez Torillo y Mara Luisa Villanueva Galindo, inscritos en la Facultad de Contadura y Administracin dependiente de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, se compromete a la siguiente:
CARTA DE CONFIDENCIALIDAD
El grupo de auditores se compromete a guardar confidencialidad de la informacin otorgada por el rea, no hacer uso indebido de la misma y utilizarla nicamente para fines didcticos. Sin ms por el momento y reiterndole nuestro agradecimiento, quedo de Usted como su atento y S.S. ATENTAMENTE Por mi raza hablara el espritu Ciudad Universitaria a 17 de noviembre de 2005 ELABORO: GRUPO AUDITOR REVISO: BENJAMN FRANKLIN AUTORIZO: BENJAMN FRANKLIN
planeacin Visin y misin Objetivos, metas y estrategias procedimientos y procesos Enfoques, niveles y horizontes Total 4 4 2,9 4,2 15,1
PLANEACION Vision y mision 4,2 4 Objetivos, metas y estrategias procedimientos y procesos Enfoques, niveles y horizontes
2,9
organizacin Estructura organizacional Divisin y distribucin de funciones cultura organizacional recursos humanos cambio organizacional estudios administrativos 4 4,3 3,3 4,6 2,4 0,6 19,2
ORGANIZACION
2,4 0,6 4
Estructura organizacional Division y distribucion de funciones
4,6 3,3
4,3
cultura organizacional recursos humanos
Direccion Liderazgo y comunicacin Motivacion y equipos de trabajo Informacion y tecnologia 6,1 2,2 4,7 13
DIRECCION
4,7
Liderazgo y comunicacin 6,1 Motivacion y equipos de trabajo Informacion y tecnologia
2,2
Control Naturaleza Sistemas Distribucin del espacio 0,8 0,4 1,7 2,9
CONTROL
0,8
Naturaleza Sistemas
1,7
0,4
Distribuciondel espacio
planeacin Visin y misin Objetivos, metas y estrategias procedimientos y procesos Enfoques, niveles y horizontes Total 4 4 2,9 4,2 15,1
PLANEACION 5 4,2 4 4 4 2,9 3 2 1 0 Vision y mision procedimientos y procesos
organizacin Estructura organizacional Divisin y distribucin de funciones cultura organizacional recursos humanos cambio organizacional estudios administrativos
4 4,3 3,3 4,6 2,4 0,6 19,2
ORGANIZACION 5 4,6 4 4,3 4 3,3 3 2,4 2 0,6 1 0 Estructura cambio organizacional organizacional
Direccin Liderazgo y comunicacin Motivacin y equipos de trabajo Informacin y tecnologa 6,1 2,2 4,7 13
DIRECCION 8 6,1 6 4,7 4 2,2 2 0 Liderazgo y Informacion y comunicacin tecnologia
Control Naturaleza Sistemas Distribucin del espacio 0,8 0,4 1,7 2,9
CONTROL 3 2 1 0,8 0,4 1,7 0,8 0,4 1,7 2,9
0 Naturaleza
GRFICA COMPARATIVA DE TIEMPO REAL
ACTIVIDAD Solicitud Informacin presentacin documentos de y de
TIEMPO ESTIMADO E 1 DIA R E R E 1 DIA 2 DIAS R E R E R E R E R E R E R E R
MAYO JUNIO 17 18 22 23 24 25 26 29 30 31 1 2 5 6 7 8 9
2 3 4 5 6 7
Recepcin de la informacin 2 DIAS Revisin de informacin Realizar diagnstico preliminar la
Elaboracin de cuestionarios 3 DIAS Revisin tcnica de cuestionarios 4 DIAS
Aplicacin de cuestionarios 2 DIA Anlisis de la informacin 8 obtenida de los 1 DIAS cuestionarios Derivar 9 observaciones y recomendaciones 3 DIAS Integracin de 10 datos, resultados y observaciones 1 DIA

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SECRETARIO GENERAL DE LA FCA Leonardo Guerrero Vazquez

ADMINISTRACION ESCOLAR Coordinador Jos Luis Ramirez

ESCOLARIZADO Angel Coria

SUA Virginia Hidalgo Vaca

INFORMATICA Ing. Carlos Soto Aguirre

ENCARGADO DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Adriana Garcia Marquez

OFICINISTA Margarita Martinez Palma

RESPONSABLE DE ACTAS Armando Bernal Kaiser

SECRETARIA Ma.Guadalupe Moreno Fernandez

RESPONSABLE DEL REA DE SISTEMAS Adriana Garcia

ATENCION A PROFESORES Y ALUMNOS Carlos Jimenez

SOPORTE TCNICO Rodrigo Montecinos

ENCARGADO DE INSCRIPCIONES Edith Huitron Rodrguez

MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE COMPUTO Alejandro Muos Estrada

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