Herramientas y Tcticas de Relaciones Pblicas

7. Fotografas, videos y radiocomunicados

Algunas veces la informacin que contienen una nota o un dossier de prensa interesa a un periodista, pero necesita de algn apoyo grafico o sonoro para difundirla de la mejor manera posible.

7.1. Fotografas
Hay algunos consejos para tener algunas imgenes de los responsables de la organizacin.
La cabeza recta Cabello, barba y bigote bien recortados. Ojos rojos, no. Ojeras y manchas, no. Sonrer o mantenerse serio. Ser creativo, pero sin excesos. Ser espontneos. Actualizar las fotografas.

7.2 Fondo de fotografa.

En muchos eventos es comn ver como las celebridades posan teniendo de fondo una trasera en la que se incluyen el logotipo de una o ms organizaciones. De esta manera se intenta asociar la presencia de la persona conocida con una marca u organizacin determinadas. Esta accin es conocida como fondo de fotografa, o photopportunity en ingls

7.3 Videocomunicados y videos

Consiste en la elaboracin de un discurso visual para ilustrar un tema especfico. Los videocomunicados tambin son conocidos como B-rolls, Video News Release o su acrnimo VNR. Generalmente, los videocomunicados son imgenes con cortes directos, minutados minuciosamente y sin msica montada, pensados para facilitar la labor del editor de televisin e ilustrar de manera controlada un mensaje determinado

7.4 Making off

Este video se confecciona normalmente para mostrar el proceso de produccin de un producto audiovisual, como una pelcula o un programa de televisin. Desde una perspectiva de RRPP, el making off es muy utilizado para generar informacin previa al lanzamiento de, por ejemplo, una pelcula.

7.5 Radiocomunicados

Un radiocomunicado se conforma con declaraciones grabadas de uno o ms portavoces sobre un tema determinado que se distribuye entre las cadenas de radio para que estas puedan montar sus propias noticias con sonido original.

8. Medios impresos de relaciones pblicas

Los medios impresos de relaciones pblicas pueden ser los vehculos idneos para los mensajes de RRPP, ya que estos cumplen una funcin especfica y tienen un alcance determinado que puede graduarse en funcin de las necesidades y las posibilidades de la organizacin.

8.1 Memoria anual

La memoria anual es el documento en el que se plasman los avances en el compromiso en reas como la accin social y la ecologa.

8.2 Revistas

Las organizaciones se enfrentan al reto de recopilar todos sus esfuerzos de comunicacin diseminados en diversos medios en un formato coherente, asequible y atractivo, tanto para el pblico externo como para el pblico interno. Esta funcin la puede cumplir una revista, tambin conocida como house organ cuando tiene sobre todo uso interno.

Revistas
Revista interna
Ayuda a promover la cultura de la organizacin, a crear y reforzar un sentido de pertenencia a sus miembros, a favorecer la adopcin de cambios en los procesos y en la misma estructura de la organizacin Deben reflejar las otras actuaciones que tengan que ver con el contacto con la comunidad, entendiendo que las personas exigen cada vez mayor informacin sobre empresas de las que son usuarias

Revista para pblicos externos

Revistas en Internet

Las organizaciones apuestan al colgar sus revistar en internet. Este formato es recomendable en empresas cuyos pblicos, tanto internos como externos, estn habituados a acceder a la red.

Periodicidad y distribucin

La periodicidad de este tipo de revistas es variable, pero es evidente que no se deja pasar demasiado tiempo entre una edicin y la siguiente si no se le quiere restar eficacia entre el pblico. El proceso para editar una revista de este tipo tiene que ser liderada por un responsable dentro de la organizacin, aunque no es de extraar que se busquen colaboradores externos para la realizacin de contenidos, fotografas, diseo, produccin y distribucin.

Polticas de las revistas

8.3 Folletos

Un folleto es un medio impreso de produccin propia con distribucin masiva que puede ser restringido a un tema muy definido o hacer una revisin ms o menos profunda sobre diversos aspectos. Por ejemplo, la industria alimentaria edita una cantidad ingente de estos materiales para explicar las propiedades y caractersticas de diferentes productos

8.4 Boletn / Newsleter

Por su agilidad puede tener editado ms fcil y rpidamente que una revista y, a diferencia de un folleto, es un vehculo ideal para mantener una relacin continua con el pblico, que bien puede ser interno o externo.

8.5 Libro de prestigio

La edicin de un libro de prestigio puede plantearse en el marco de una celebracin especial, como un aniversario, el reconocimiento a la trayectoria de algn miembro destacado, la renovacin de la sede o para explicar un tema complejo que hace nicamente la organizacin.

9. Relaciones con los medios

Las organizaciones no se pueden dar el lujo de vivir a espaldas a lo que dicen los medios de comunicacin. A travs de lo que estos difunden la gente se informa, reafirma o modifica su opinin sobre prcticamente cualquier tema, y finalmente acta y toma decisiones en base a la percepcin que se forma. Son fundamentales los contactos con los clientes, autoridades y lderes sociales.

9.1 Tcticas y estrategias de relaciones con los medios

Contactar con los periodistas solo cuando se tenga una noticia que ofrecer Personalizar la informacin segn el medio de que se trate Ser franco y servicial Responder con agilidad No reir con los periodistas No prometer lo que no se puede cumplir

9.2 Frecuencia en la informacin

Los tiempos para entrar en contacto con los medios lo determina el carcter noticioso de la informacin. En la medida en que un dato sea novedoso, atractivo e importante las organizaciones podrn enviar notas de prensa, realizar contactos o convocar ruedas de prensa continuamente.

9.3 Exclusivas y silencios

La exclusiva, tambin conocida en ingls como scoop, es una noticia que se facilita a un nico medio con la intencin de que la informacin reciba un trato destacado y se difunda con la mayor eficacia.

9.3 Exclusivas y silencios

La gestin de los silencios se refiere a la estrategia de una organizacin para determinar qu informacin facilita y cual se reserva en funcin de sus intereses. Puede tratarse de informes financieros, de proyectos para nuevos productos o servicios, de fichajes y nombramientos, de negociaciones u otros.

9.4 Filtraciones y rumores

Las filtraciones y rumores deberan de ser erradicadas de las actuaciones de relaciones pblicas. Estas prcticas faltan a la tica y al principio de transparencia que deben regir en el sector. Su utilizacin por algunos RRPP sin escrpulos ha daado injustamente la reputacin de toda una profesin.

9.5 Rectificaciones y fe de erratas

Los estrictos plazos que impone la dinmica de los medios, un simple error al teclear, los malos entendidos o un sinnmero de aspectos imprevisibles pueden ocasionar que la informacin que finalmente es difundida contenga imprecisiones o juicios equivocados.

9.6 Alerta a los medios e informacin embargada

Las alertas a los medios, o media alert en ingls, son avisos cortos cuya funcin es llamar la atencin de los periodistas sobre una informacin que requiere ser atendida de manera urgente.

9.7 Oportunidades informativas

Las oportunidades informativas o ganchos bien pueden ser un estudio de opinin sobre un tema de la actualidad, un aniversario, la visita repentina de una celebridad, una historia personal, la organizacin de un concurso, por mencionar algunas.

9.8 Calendario editorial

Consiste en la confeccin de una agenda en la que se introducirn los temas que diversos medios trataran en sus prximas ediciones.

10. Cartas al director y otros espacios de participacin del pblico.

El espacio del pblico es una oportunidad para comenzar o reforzar una campaa de RRPP, y difcilmente ser el nico pilar de una estrategia integral de comunicacin. Sin duda es un apoyo importante para obtener una mayor cobertura meditica o para impulsar un tema que no ha alcanzado la notoriedad pblica que se merece