MANUAL ADMINISTRATIVO

Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

DA/GA/02-02/ 02

PROCEDIMIENTO RECUPERACiN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACN

MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal De: [ Pag: 2 28

j
02

Nombre del Procedimiento:

RECUPERACiN

DE FAL TANTES

POR DIFERENCIAS

EN EL INVENTARIO

DEL ALMACN DAlGAl024J2/

NDICE

PAG.

OBJETIVO

POlTICAS DE OPERACiN

DESCRIPCiN NARRATIVA

10

DIAGRAMA FLUJO DE

15

FORMA TOS E INSTRUCTIVOS

22

ANEXO
LlNEAMIENTOS DE CONTROL DE INVENTARIOS FSICOS, PARA ACLARACiN DE DIFERENCIAS

25

Nombre del Procedbniento:

.
' n

MANUAL ADMINISTRATIVO
.. 1

:
RECUPERACiN

Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

~:

3
28
~

~
DEL ALMACN

DE FAL TANTES

POR DIFERENCIAS

EN EL INVENTARIO

DAlGAl02-02/

02

OBJETIVO

MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal
Nombre del Procedimiento: RECUPERACiN DE FAL TANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO

[ De: Paq:
DEL ALMACN

28

DAlGAl02-02/02

OBJETIVO

Establecer las actividades que se debern llevar a cabo para la recuperacin de los faltantes detectados en los resultados de los inventarias fsicos de los almacenes, con el propsito de mantener un control adecuado y actualizado de los bienes propiedad del Organismo.

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Nombre del Procedimiento: RECUPERACiN DE FAL TANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO

De: [ Pag:
DEL ALMACN

5 28

DAlGAl02-02/

02

POLTICAS DE OPERACiN

mr

MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

~ ~

~ 28

Nombre del Procedimiento: RECUPERACION DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACN DAlGAl02-02/02

POlTICAS DE OPERACiN
Para efectos de las presentes Polticas, se entender por el titular del Almacn a: El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Almacenes, en el Almacn Central que depende de la Gerencia de Abastecimientos. El Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales, en los Almacenes Modulares, que depende de la Gerencia Modular. El Jefe de la Unidad Departamental de Acopio y Custodia de Bienes a Enajenar, en los Centros de Acopio, que dependen de la Gerencia de Comercializacin, Enajenacin y Licitacin de Bienes. El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Centros de Reconstruccin, que dependen de la Gerencia de Mantenimiento. El Jefe de la Unidad Departamental de Control de Calidad en el denominado Mdulo de Palestina, que depende de la Gerencia de Planeacin y Desarrollo Tecnolgico.

El Gerente Modular, el Jefe de la Unidad Departamental de Recursos Materiales, el Jefe de Oficina de Refacciones y Herra.mientas y auxiliares de Almacn sern los responsables de las existencias en los almacenes modulares.
El titular del Almacn ser responsable de aclarar ante la Unidad Departamental de Control de Almacenes, las diferencias sobrantes o faltantes determinadas en los inventarios fsicos de refacciones, herramientas y materiales, practicados bajo la coordinacin de la Gerencia de Abastecimientos. Invariablemente las diferencias resultantes del inventario practicado en los Almacenes del Organismo, debern ser aclaradas ante la Contralora Interna.

El titular del Almacn, tendr un plazo perentorio de 8 das calendario, posteriores a la fecha de la entrega de los Listados de Diferencias, para aclarar las diferencias resultantes de la comparacin, entre el recuento fsico y los saldos de existencias registradas en el krdex del sistema de almacenes. Las diferencias faltantes, que no sean plenamente aclaradas por el titular del Almacn, ante la Unidad Departamental de Control de Almacenes, sern turnadas a la Contralora Interna, para que en el mbito de su competencia, se dictamine la procedencia del cobro o la restitucin fsica de las refacciones, herramientas y materiales faltantes. En todos los cambios o sustituciones del titular del Almacn, deber practicarse inventario fsico de las existencias a la fecha de la toma de posesin, aplicando para el efecto el procedimiento establecido; asimismo, se instrumentar el acta administrativa para hacer constar los resultados obtenidos y las diferencias que se determinen sern aclaradas por el titular saliente.

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~ ~

1 28

Nombre del Procedimiento: RECUPERACiN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACN DAlGAl02-02/02

El titular del Almacn que deje de ocupar el cargo, deber aclarar todas las diferencias que correspondan al perodo de su gestin y que se encuentren pendientes a la fecha de su cambio o sustitucin; para tal efecto, su jefe inmediato deber solicitar de la Gerencia de Abastecimientos, un informe pormenorizado de la situacin que guarda el proceso de aclaracin y las diferencias pendientes, asimismo, deber proporcionar al titular saliente, las facilidades necesarias para que se concluya el proceso. La Unidad Departamental de Control de Almacenes, dependiente de la Gerencia de Abastecimientos, ser responsable de coordinar las actividades programadas para la toma fsica de los inventarios en los Almacenes del Organismo y de supervisar la correcta aplicacin del procedimiento establecido para el efecto, hasta la determinacin de las diferencias o variaciones resultantes. La Contralora Interna, adems de supervisar selectivamente el levantamiento de los inventarios en la red modular y en las reas de almacn, que dependen de la Direccin de Operacin y de la Gerencia de Comercializacin, podr supervisar de manera invariable, todos los recuentos fsicos que se practiquen en el Almacn Central. La Unidad Departamental de Control de Almacenes, ser el rea responsable de procesar la informacin derivada de los inventarios y de efectuar la comparacin ~ntre las existencias fsicas y el krdex del sistema de Almacenes. El titular del Almacn, ser responsable nico del resultado de la toma fsica del inventario, que se efecte en el rea a su cargo. Los Directores de Area, Gerentes de rea, Modulares y de Comercializacin, debern abstenerse de promover o autorizar transferencias o cambios de adscripcin de los titulares de Almacn, hasta que el proceso de aclaracin de diferencias resultantes de inventarios fsicos quede concluido. En caso de renuncia Voluntaria o de rescisin de contrato, que regula la relacin laboral con el titular del Almacn, los Directores de rea y Gerentes de rea, Modulares y de Comercializacin, debern notificar en forma inmediata a as Gerencias de Abastecimientos y Administracin de Personal, los movimientos de baja para los efectos procedentes. La Contralora Interna, solicitar la comparecencia del titular del Almacn que no haya presentado o concluido, las aclaraciones de las diferencias determinadas en el inventario fsico del rea bajo su cargo, para el efecto y previo anlisis de las circunstancias, determinar lo conducente.

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~ ~

~ 28

Nombre del Procedimiento: RECUPERACiN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO.DEL ALMACN DAlGAl02-02/02

La Contralora Interna, establecer de comn acuerdo con el titular del Almacn que no haya aclarado las diferencias faltantes a su cargo, las acciones a seguir para restituir al Organismo, las refacciones faltantes o su importe, segn catlogo de precios actualizado a la fecha de este trmite. En caso de que se convenga la restitucin en especie de los bienes faltantes, el titular del Almacn responsable, deber acreditar su entrega al Almacn Central del Organismo con el original de la factura debidamente requisitada y a nombre de Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal, las refacciones herramientas o materiales en reposicin, debern ser nuevas, de la misma especificacin tcnica, calidad y marca igualo equivalente. (En el supuesto de optar por la restitucin de las diferencias faltantes), la Gerencia de Abastecimientos informar a la Direccin Jurdica, Contralora Interna y a las Gerencias de Contabilidad y de Administracin de Personal. La Gerencia de Administracin de Personal, en coordinacin con la Gerencia de Abastecimientos, ser el rea responsable de elaborar el convenio respectivo, para la restitucin de las diferencias de inventario faltantes, no aclaradas por el titular del Almacn, estableciendo los trminos que estipulan las leyes aplicables. En caso de que el titular del Almacn en falta, manifieste su negativa para atender o continuar el proceso de aclaraciones, o no est de acuerdo en los trminos y condiciones propuestos para restituir las diferencias faltantes, la Contralora Interna formular el dictamen respectivo y de manera adjunta al expediente integrado al efecto, lo turnar a la Direccin Jurdica. La Direccin Jurdica en el mbito de sus atribuciones, ser responsable de emitir opinin sobre la situacin jurdica, del titular del Almacn que no haya aclarado o restituido diferencias de inventario faltantes, con sustento en el expediente y dictamen elaborado por la Contralora Interna y actuar en consecuencia para dejar a salvo los intereses del Organismo; en caso de presentar denuncia ante las autoridades competentes, deber informar a las Direcciones de Administracin, y de Finanzas el resultado de las gestiones iniciadas, avances y conclusin del proceso. El Titular del Almacn, de la Gerencia de Abastecimientos, deber verificar que el krdex del sistema de almacenes, sea debidamente afectado con los movimientos de ajuste derivados del proceso de aclaraciones, correspondiente a las diferencias positivas o negativas identificadas en los inventarios.

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~ ~

L 28

Nombre del Procedbniento:

RECUPERACiN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACN DAlGAl02-02/02

En caso de que el titular del Almacn, responsable de diferencias de inventarios faltantes no aclaradas, efecte la restitucin econmica de los bienes, la Gerencia de Tesorera y Recaudacin deber informar lo conducente a la Contralora Interna, a la Direccin Jurdica y a las Gerencias de Administracin de Personal, Contabilidad y de Abastecimientos, para que efecten los registros y movimientos correspondientes; (en el supuesto de que la recuperacin de los bienes faltantes se haya realizado en especie), la Gerencia de Abastecimientos informar lo propio a las Gerencias de Contabilidad y de Administracin de Personal y a la Contralora Interna. Las Gerencias de Administracin de Personal, Contabilidad y Abastecimientos, debern solicitar a la Contralora Interna o en su caso, a la Direccin Jurdica, informes mensuales sobre el avance de las recuperaciones econmicas o en especie, derivadas de los convenios suscritos con los titulares de Almacn; de igual modo, debern requerir informes peridicos sobre la situacin que guardan las diferencias no aclaradas. El Titular del Almacn ser responsable de informar oportunamente al Gerente de rea y/o Modular correspondiente, de las anomalas detectadas para los efectos procedentes.

c. JAVIER 'A~CHErLVAREZ
GERENTE DE ABAS~CIMIENTQS

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Nombre del Procedinento: RECUPERACIN DE FAL TANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO

[ De: Pag:
DEL ALMACN

10 28

DAlGAl02-02/

02

DESCRIPCiN NARRATIVA

MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal
Nombre del Procedimiento:

~q:

11 28

RECUPERACiN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACN DAlGAl02-02J02

Unidad Administrativa

Descripcin de la Actividad UNA VEZ CONCLUIDA LA TOMA FISICA DEL INVENTARIO Y DENTRO DEL PLAZO PERENTORIO
DEL MISMO.

Tiempo (Das)

GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS (JUD. de Control de Almacenes)

Procede a efectuar la conciliacin de la toma fsica del inventario contra el Krdex electrnico del sistema de almacenes. EXISTEN DIFERENCIAS? NO

I Se remite
SI

al fin del procedimiento.

Obtiene original y tres copias de " Listado de Diferencias " (valuado a costos promedio) enva original a la Contralora Interna, 1ra. Copia al Gerente de rea del Almacn correspondiente , 2da. Copia al Gerente de Contabilidad, recaba acuse en 3ra. Copia y archiva. Recibe original integra expediente, se remite a la act. 10. Recibe 2da. Copia del " Listado ", integra expediente, archiva temporalmente y se remite a la actividad 13. Recibe 1ra. Copia" Listado ", revisa, requisita el formato "Cdula de Trabajo para Aclaraciones", en original y copia, debidamente soportadas con base a los lineamientos para la aclaracin de diferencias, enva "Cdula" y documentacin soporte original ( Nota de Entrada y Salida, Tarjeta Krdex Computarizada ) al Gerente de Abastecimientos, recaba acuse en copia y archiva junto con "listado" . Recibe original de la documentacin, valida la misma, elabora informe de resultados en original y dos copias que contiene : Valuacin de Inventarios, Cuadro Comparativo del mes anterior con el resultado del inventario, valuacin del inventario por rotacin ( til o No til ), y Cuadro Resumen de Diferencias. Elabora oficio en original y copia informando los resultados de las diferencias de inventario para su dictamen final, enva original del oficio junto con el informe de resultados y la documentacin soporte de la aclaracin al Contralor Interno, 1ra. copia del oficio al Gerente de rea del almacn correspondiente, recaba acse en copia del oficio y archiva junto con 2da. copia del informe. Recibe 1ra. Copia del oficio, extrae expediente del inventario, integra el documento. Contina act. 14. Recibe oficio junto con el informe y documentacin soporte, revisa el resultado de las aclaraciones y determina.

CONTRALORA INTERNA GERENTE DE CONTABILIDAD GERENCIA DE REA (JUD. de Recursos Materiales)

4 5 6

1 1 3

GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS (JUD. de Control de Almacenes).

GERENCIA DE REA (JUD. de Control de Almac) CONTRALORA INTERNA

9 10

1 15

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Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal De: [ Paq: 12 28

Nombre del Procedimiento

:RECUPERACIN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACN DAJGAJ02-02f02

Unidad Administrativa

Descripcin de la Actividad
SE JUSTIFICARON? SI

Tiempo (Das)

CONTRALORfA INTERNA

11

Elabora oficio en original y tres copias, enva original al Gerente de Abastecimientos informando la conclusin del caso, 1ra. Copia al Gerente de Contabilidad, 2da. Copia al Gerente de rea que corresponda el Almacn, recaba acuse en tercera copia y archiva. Recibe oficio original, extrae expediente e integra el documento, archiva, fin del procedimiento. 1

GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS (JUD. de Control de Almacenes) GERENTE DE CONTABILIDAD GERENCIA DE AREA CORRESPONDIENTE CONTRALORfA INTERNA

12

.
13 14 Recibe 1ra. Copia, extrae expediente integra el documento, archiva, fin del procedimiento. Recibe 2da. Copia, extrae expediente integra el documento, archiva, fin del procedimiento. NO Cita al Titular del Almacn. UNA VEZ QUE SE PRESENTA 16 1 1

15

Imismas. de las diferencias encontradas para que cubra las Notifica

ESTA DISPUESTO A CUBRIR EL FALTANTE ? NO

17

IElabora

Dictamen y oficio en original y copia, enva originales junto con la documentacin soporte al Director Jurdico, para que determine la situacin jurdica del empleado, con base a los resultados enviados por el Gerente de Abastecimientos; recaba acuse en copias y archiva. 8

DIRECTOR JURfDICO

18

Recibe Dictamen, oficio y documentacin soporte, analiza y determina la situacin juridico-Iaboral a del empleado, considerando lo que ms convenga a los intereses del Organismo, e informa a la Contralora Interna la situacin laboral del Titular del Almacn y/o los resultados o conclusiones de los trmites ante las instancias jurisdiccionales correspondientes; archiva documentos. Contina en la Actividad 32. SI Acuerda con el Titular del Almacn la forma de pago reposicin de los bienes, e informa a la Gerencia de Administracin de Personal. Recibe informe, elabora convenio con el trabajador.

CONTRALORfA INTERNA

19

GERENCIA DE ADMON DE PERSONAL

20

MANUAL ADMINISTRATIVO
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Nombre del Procedimiento: RECUPERACiN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACN DNGN02-02J02

Unidad Administrativa

Descripcin de la Actividad
LA REPOSICiN ES E ESPECIE O PAGO EN CAJA? EN ESPECIE

Tiempo (Das)

GERENCIA DE ADMON DE PERSONAL GERENCIA DE REA Y/O MODULAR

21

Elabora oficio en original y copia indicando al Gerente de rea y/o Modular, que efectuar la reposicin de los bienes en su respectivo almacn, recaba acuse en copia y archiva. Recibe oficio, verifica que cumplan con las caractersticas sealadas en las polticas de ste procedimiento, elabora la Nota de Entrada correspondiente, archiva junto con oficio. 3

22

23

IElabora

oficio en original y 2 copias, enva original notificando la restitucin del bien al Contralor Interno, 1ra. copia al Gerente de Abastecimientos, acusa de recibo en 2da. Copia y archiva, contina acto26 . Recibe 1ra. Copia del oficio, extrae de su archivo el expediente, toma conocimiento e integra la copia al mismo, archiva temporalmente, contina Act 28. 1

GERENCIA DE ABASTI;CIMIENTOS (JUD. de Control de Almacenes) CONTRALORA INTERNA

24

25

Recibe oficio original, toma conocimiento, extrae de su archivo el expediente e integra el documento, archiva temporalmente, contina Act 27. AL FINALIZAR LA REPOSICiN DEL BIEN

GERENCIA DE REA Y/O MODULAR ( JUD. de Recursos Materiales) CONTRALORA INTERNA

26

Elabora oficio en original y tres copias, enva original al Contralor Interno indicando que concluy la reposicin del bien, 1ra. Copia al Gerente de Abastecimientos, 2 da. copia al Gerente de Administracin de Personal, recaba acuse en 3ra. Copia y archiva. Recibe oficio, extrae de su archivo expediente e integra, la conclusin del mismo, archiva y se remite al fin del procedimiento. Recibe 1ra. copia, extrae expediente integra, archiva, contina con la actividad 33.

27

GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS (JUD. de Control de Almacenes) GERENCIA DE ADMON DE PERSONAL

28

29

Recibe 2da. copia, extrae expediente, integra y archiva. LA REPOSICiN ES PAGO EN CAJA?

CONTRALORA INTERNA

30

Indica al Gerente y Titular del Almacn correspondiente, el importe que deber cubrir -enla caja general del Organismo.

Nombre del Procedimiento:

.
..

.. .

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De: [ Paq:

RECUPERACiN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACN DAlGA/02-02l02

Unidad Administrativa

Descripcin de la Actividad
CADA VEZ QUE SE PRESENTA A PAGAR?

Tiempo

GERENCIA DE REA Y/O MODULAR (JUD. de Recursos Materiales) CONTRALORiA INTERNA

31

Efecta el pago por el importe sealado, obtiene recibo de ingresos de la caja en original, fotocopia el mismo y lo entrega a la Contralora Interna. Recibe documentacin soporte llevado a cabo por la Direccin Jurdica ante las instancias jurisdiccionales correspondientes, hasta su conclusin; y/o fotocopia del comprobante de pago efectuado por el trabajador, extrae de su archivo expediente del caso e integra los documentos. AL CONCLUIR LOS PAGOS ESTABLECIDOS?

32

33

I Elabora oficio en original y dos copias, enva original al Gerente de rea correspondiente, 1ra. copia al Gerente de Administracin de Personal, indicando que concluy los pagos de conformidad al faltante del inventario; recaba acuse en copia y archiva. Recibe documento, extrae expediente, integra el mismo, dando concluido el caso, archiva definitivamente. 1

GERENTE DE REA MODULAR CORRESPONDIENTE Y GERENTE DE ADMON DE PERSONAL.

34

MENSUALMENTE GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS Y DE CONTABILIDAD 35 Efectan conciliaciones. 4

FIN

Nombre del Procedimiento: RECUPERACiN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACN DAlGAl02-02/ 02

..
'
'O

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De: [ Pag:

15 28

DIAGRAMA DE FLUJO

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Pag: De:

16 28

Nombre del Procedbniento:

RECUPERACiN

DE FAL TANTES POR DIFERENCIAS

EN EL INVENTARIO

DEL ALMACN DAlGAl02-02/02

J.U.D. J.U.D. DE CONTROL DE ALMACENES

DE RECURSOS MATERIALES TITULAR DEL ALMACEN

CONTRALORIA INTERNA

GERENTE DE CONTABILIDAD

6
RECIBE la.COP LISTADO REVISA,REQUISITA FORMATO "CEDULA DE TRABA JO PARA ACLARACIONES EN ORIG Y COPIA,ENVIA ORG.JUNTO CON DOCUMEN TACION SOPORTE AL GTE DE ABASTECIMIENTOS.

4
RECIBE E

s RECIBE

PROCEDE A EFECTUAR CONCILIAC.DE LA TO MA FIS.CON EL KARDEX ELECTRONICO DE SISTEMA DE ALMACE-

INTEGRA

NES.

SE REMITE AL FIN DEL PROCEDo

ED. T .ACLAR-' NOTA ENTRADA1 NOTA SALIDA-1 .KARDEX.C-1

LIST.DIF

COIIIT

PAG.18 ACT. 13

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Pag: De:

17 28

Nombre del ProcedbnJento:

RECUPERACiN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACN

DAlGAl02-02/02

GERENCIA ABASTECIMIENTOS DE
J.U.D. DE CONTROL DE ALMACENES

VIENE DE LA
PAG. 16

VIENE PAG.

DE

!8

7
RECIBE ORIG.DE DOCUMENTACION,VALIDA, ELABORA INFORME DE RESULTADOS EN ORIG Y 2 COPIAS CEDULA TRABAJO PARA ACLARA CIONES

RECIBE OFICIO ORI GINAL EXTRAE EXPE

DIENTE E
GRA DOCUMENTO.

INTE
EXPED.

OFICIO

SE REMITE AL FIN DEL PROCEDIMIENTO.

CEDULA TRABAJO PARA ACLARA CIONES

PASA PAG. 18

PASA A LA PAG.16

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Pag: De:

18 28

Nombre del Procedimiento:

RECUPERACiN

DE FALTANTES

POR DIFERENCIAS

EN EL INVENTARIO

DEL ALMACN

CONTRALORIA

INTERNA

GERENTE DE CONTABILIDAD

GERENTE DE AREA CORRESPONDIENTE

16 NOTI F I CA DE LAS DIFER.ENCONTRADAS PARA QUE LAS CUBRA.

RECIBE
REVISA

13
V

14
RECIBE 1ra COPIA EXTRAE EXPEDIENTE INTEGRA DOCUMENTO ARCHIVA.

DETERMINA

RECIBE 2da COPIA EXTRAE EXPEDIENTE INTEGRA DOCUMENTO ARCHIVA.

ELABORA OFICIO EN ORIG.Y COPIA, ENVIA ORIG.JUNTO CON DOCUMENTAC.SOPORTE AL DIRECTOR JURIDICO,PARA QUE DETER MINE SITUACION LAB. RECABA ACUSE.

SE-REMITE FIN DEL PROC.

SE-REMITE FIN PROC. DEL

11
ELABORA TURNA Y

--111 TE
3

15

CITA AL GEREN Y AL TITULAR DEL ALMA11 11 CEN

MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal Pag: De:
19 28

Nombre del Procedimiento:

RECUPERACiN

DE FAL TANTES

POR DIFERENCIAS

EN EL INVENTARIO

DEL ALMACN

DIRECTOR

JURIDICO

GERENCIA DE AREA Y/O MODULAR

GERENCIA

DE

ADMON
CONTRALOR INTERNO

DE PERSONAL Y ABASTECIMIENTOS

VIENE
PAG. 18

VIENE L 22 RECIBE VERIFICA CARACTERISTICAS y ELABORA 18

20
RECIBEN INFORME Y PROCEDE A ELABORAR CONVENIO DE LA FORMA DE PAGO.

PAG.18

19 ACUERDA DE PAGO CION DE INFORMA LA FORMA O REPOSIBIENES E A LA G.A. .

RECIBE OF.DIC.Y DOCUMENTACION SOPORTE ANALIZA,Y DETERMINA SITUACION JURIDICOLABORAL DE EMPLEADO QUE MAS CONVENGA A LOS INTERESES DE LA EMPRESA. INFORMA A CONT.INTERNA AVANCES,SEGUIMIENTO y CONCLUSION.

DE PERSONAL.

23
30 ELABORA Y TURNA 21 ELABORA E INDICA QUE EL TITULAR DEL ALMACEN EFEC. REPOSICION. INDICA AL GERENTE Y TITULAR DEL ALMACEN CUBRA EL IMPORTE.

PASA PAG.21

2S
PASA PAG.21 OFICIO EN ORIG.TOMA CONOCIMIENTO,EXTRAE DE ARCHIVO EXPEDIENTE E INTEGRA DOC. Y ARCHIVA.

RECIBE

PASA PAG.20

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Pag: De:

20 28

Nombre del Procedimiento: RECUPERACiN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACN
DAlGAl02-02/0

GERENTE DE AREA Y/O MODULAR TITULAR DE ALMACEN J.U.D. DE RECURSOS MATERIALES

CONTRALORIA INTERNA

GERENCIA DE AREA Y/O MODULAR GTE.DE ADMINISTRACION DE PERSONAL

GERENTE DE ABASTECIMIENTOS GERENTE DE CONTABILIDAD

VIENE
PAG.19

VIENE

~
1
31

PAG.

34
19

32

RECIBE EXTRAE INTEGRA

9
EFECTUAN CIONES. CONCILIA VIENE PAG.16 VIENE PAG.1?
VIENE PAG.18

VIENE PAG.20

35

EFECTUA PAGO OBn ENE COMPROBANTE Y ENTREGA

RECIBE E INTEGRA

O O
O

VIENE PAG.20

lFOTOCOP

AL CON CLUIR LOS TRAMITES EN D.JUR. O PAGOS ACORDA

'''''''--'''''''

~
33 ELABORA OFICIO DE CONCLUSION DE CASO Y ENVIA ORIG.GTE DE AREA Y IRA GAP.

C.JAVIER GERENTE

.
'
.

MANUAL ADMINISTRATIVO
lIi:

..

Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

Pag: De:

21 28

Nombre del Procedimiento: RECUPERACiN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACN

GERENTE DE ABASTECIMIENTOS JUD. DE CONTROL DE ALMACENES

GERENCIA DE AREA Y/O MODULAR

CONTRALORIA

INTERNA

GERENCIA DE ADMINISTRACION

DE

PERSONAL
VIENE PAG.19

VIENE PAG.19

29

26
ELABORA OFICIO EN ORIG.Y 3 COPIAS,ENVIA ORIG.AL CONTRALOR IN. INDICANDO LA CONCLUSION DEL DESC y Ira.COPIA AL GTE DE ABAST.2da G.A.P. ACUSA EN 3ra COPo RECIBE OFICIO,EXTRAE DE ARCHIVO EXPED,INTEGRA OFI CIO, DANDO POR CONCLUIDO EL CASO
RECIBE 2da COPIA DE OFICIO, INTEGRA COPIA A EXPEDIENTE Y ARCHIVA.

24 RECIBE E INTEGRA

OFICIO
EXPEDIENTE 2

O O O 2

28
RECIBE Ira.COPIA EXTRAE DE ARCHIVO EXPEDIENTE,IN TEGRA OFICIO Y ARCHIVA.

SE REMITE A LA ACT.33 PAG.21

MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal De: [ Pag: 22 28

Nombre del Pro('edbnlento: RECUPERACiN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACN DAlGAl02-02/ 02

FORMATOS

CDULA PARA ACLARACION DE DIFERENCIAS EN INVENTARIO.

Almacn Modular

Fecha

Hoja_de_

GERENTE MODULAR

J.U.D. DE RECURSOS MATERIALES DA / GA /13

J. DE O. REFACCIONES y HERRAMIENTAS

...-

PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEl FORM4TO:

OBJETIVO DEl FORMATO:

INSTRUCTIVO DE LLENJ\DO CEDULA PARA ACLARACION DE DIFERENCIAS EN INVENTARIO Presentar las diferencias resultantes de

DAlGAI 06-011 02 CLASIFICACION DA / GA /13

FECHA PAG. 24 de 28

la toma fsica del inventario, as como los argumentos para

su aclaracin.

1
No. I DICE
DEBE J\NOTJ\RSE

JUN 12001

Almacn Modular 2 3 IFecha. de

Anotar el Nmero correspondiente a la Gerencia Modular. Anotar el da, mes y ao de elaboracin de la Cdula. IAnotar el Nmero consecutivo y total de hojas de que conste la cdula. Nmero que identifica los bienes objeto de aclaracin. IAnotar denominacin y descripcin completa de cada artculo. IAnotar la unidad de medida con que se maneje el artculo ( pieza, juego, Kilogramo, etc.).

4 5 6

IFolio. IDescripcin. IUnidad de Medida.

Comparacin: 7 8 Fsico. Krdex. Diferencias: 9 10 IPositiva. INegativa. Debe decir: 11 IFsico.

Anotar la existencia fsica de bienes a la toma de inventario. IAnotar la existencia segn krdex a la toma del inventario .

IAnotar la cantidad de artculos determinados como sobrantes. IAnotar la cantidad de artculos determinados como faltantes.

IAnotar la cantidad correcta de artculos a la toma fsica de inventario. IAnotar la cantidad correcta de artculos en krdex a la toma fsica del inventario. Anotar los argumentos de aclaracin para cada una de las diferencias derivadas de la toma fsica del inventario. IAnotar nombre y firma del Gerente Modular que autoriza.

12

IKrdex.

13

IAclaraciones.

14

IGerente Modular.

14
15

IJUD. de Recursos Materiales. IAnotar nombre y firma del JUD. de Recursos Materiales.
IJefe de Oficina de Refacc. y Herramientas.

Anotar nombre y firma del Jefe de Oficina de Refacciones y Herramientas.

MANUAL ADMINISTRATIVO
Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal De: ( Pag: 25 28

Procedimiento:

RECUPERACiN DE FALTANTES POR DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DEL ALMACN

DAlGAl02-02l02

LINEAMIENTOS DE CONTROL , DE INVENTARIOS FISICOS PARA ACLARACIN DE DIFERENCIAS

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LlNEAMIENTOS DE CONTROL DE INVENTARIOS FSICOS, PARA ACLARACiN DE DIFERENCIAS.

Con la finalidad de homologar los criterios para la aclaracin de diferencias fsico contra kardex emanadas del inventario practicado a los almacenes, de refacciones y herramientas, a continuacin presentamos lineamientos y actividades a seguir:

1. Concentracin de la informacin.
Una vez terminadas las diferentes etapas de la toma de inventario fsico, es conveniente que los resultados obtenidos se concentren en una sola unidad administrativa, para el anlisis de la informacin. Obtener de la informacin en forma completa y ajustada al programa establecido, permitir que de la misma emerjan en forma fidedigna los informes de evaluacin del programa. Por ello, la Gerencia de Abastecimientos, a travs de la Unidad Departamental de Control de Almacenes controlar y analizar la informacin y vigilar que sta sea remitida en su totalidad. Lo anterior, tiene como objeto emitir un juicio sobre la situacin real de las existencias y de las diferencias de los almacenes. El primer aspecto a considerar es el de determinar las diferencias fsicas contra los registros en kardex computarizado, tanto la cantidad de artculos como el importe que representa (costo promedio); para ello es necesario elaborar cdula de resultados cuantitativos y cualitativos que permita contemplar las diferencias por articulo en todas y cada una de las lneas, "Listado de diferencias de refacciones y herramientas". 2. Anlisis de diferencias. Una vez procesada la informacin, se determinar el origen de las diferencias fsico contra kardex computarizado, utilizando los mecanismos establecidos en los Lineamientos Generales.

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LlNEAMIENTOS DE CARCTER GENERAL:

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Errores de clasificacin.

Ejemplo: por error se clasificaron piezas, en el folio correspondiendo_ piezas al folio y piezas del folio . (soporte nota de salida clave 59, nota de entrada clave 11).

).-

Errores de localizacin (doble ubicacin por falta de espacio y/o infraestructura).

Ejemplo:

y a) la diferencia en el folio _se debi a que se tenan_piezas en el estante_ _piezas en el piso no tomando en cuenta en el inventario_piezas. (soporte nota de entrada clave 11). b) por error en el folio _ se cont la cantidad en piezas debiendo ser contadas correctamente en juegos, metros, etc. (soporte nota de entrada clave 11 nota de salida clave 59). c) por error en el folio _ se contaron _ piezas de ms y/o menos debido a que en la bolsa marcaba_piezas. (soporte nota de entrada clave 11 nota de salida clave 59).
).Duplicidad de informacin. Ejemplo: por error se registro_piezas en el folio_con la nota de entrada y/o nota de salida_de fecha_o (soporte nota de entrada y/o nota de salida y tarjeta kardex). ).Sustracciones.

Ejemplo: violacin de las reas de almacn el da_del de_piezas (soporte acta administrativa y acta judicial).

folio_por

la cantidad

).-

Rotura o descomposicin.

Ejemplo: de acuerdo a la fragilidad o consistencia de los materiales susceptibles de descomposicin del folio_por_piezas o litros (soporte dictamen tcnico y acta administrativa.

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).- NOTA: Estos lineamientos son de carcter enunciativo. Las diferencias que se lleven acabo bajo el tratamiento de "Compensacin" se considerarn improcedentes; Asimismo aquellas diferencias que no estn debidamente soportadas documentalmente no sern acreditadas.

3.

Actualizacin de los registros. Los ajustes de inventario originarn necesariamente modificaciones en los registros de kardex computarizado; Esta modificacin deber venir respaldada (notas de entrada clave 11 y notas de salida clave 59), con la autorizacin del Gerente y Jefe de Departamento responsable del rea. Para facilitar el mecanismo de ajuste de inventario, se deber elaborar cdula de trabajo (refacciones y herramientas) que contemple en forma clara y precisa las aclaraciones y soportes correspondientes (notas de entrada, notas de salida y tarjetas kardex computarizadas) actualizados hasta el momento del cierre del inventario; tambin deber contemplar el inventario valorizado y en consecuencia, a travs de esta cdula de trabajo permitir ver en forma panormica la incidencia de modificaciones en ciertos conceptos, a fin de tomar medidas necesarias y prevenir futuras anomalas.

4.

Toma de decisiones. En virtud de los resultados obtenidos en la realizacin del programa, es necesario tomar correctamente las decisiones para que sobre ellas se dicten las modificaciones oportunas y se pueda prever a futuro posibles desajustes y correcciones al programa original. Estas decisiones sern transmitidas en forma de recomendaciones, cuya magnitud y alcance estar en funcin de la gravedad de la situacin encontrada. Entre las decisiones que debern tomarse se encuentran las siguientes: .:. .:. .:. .:. Conservar o modificar las condiciones fsicas del almacn. Manejar en un 100% el sistema de almacenes. Capacitar al personal al servicio del almacn. Transferir al rea de comercializacin, en coordinacin con la Gerencia de Mantenimiento, aquellos bienes de consumo no tiles para el mdulo o fuera de norma, que ya no sean de utilidad para el desarrollo de los programas de trabajo.