CURSO: ORGANIZACIN, SISTEMA Y METODOS

Haga clic para modificar el estilo de subttulo del patrn NASER ADALBERTO ESPINOZA SANCHEZ

naserespinoza@hotmail.com

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II UNIDAD
TEMA 1:

EL DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y METODOS

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1.1. DEFINICIN DE ORGANIZACIN Y METODOS

- La O & M, funcin administrativa especializada.
-

Conjunto de tcnicas de simplificacin del trabajo. Para aumentar eficiencia, eficacia, calidad. De sistemas de informacin, De procedimientos administrativos, y
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Control de operaciones, de una

1.2. IMPORTANCIA DE O & M

Simplificar administrativos,

procedimientos

Ahorrar tiempo, energa, materiales y movimientos. Logrando, mayor eficiencia en la operacin del sistema. O y M nace con la administracin cientfica. Mucho antes que el estudio de 7/6/12 Sistemas de Informacin

IMPORTANCIA DE O & M

O y M se encargaba del estudio de los sistemas de informacin de las organizaciones. El desarrollo de los sistemas de informacin computarizados no excluye ni elimina el estudio de la parte manual de los sistemas de informacin. Por el contrario, un sistema de informacin computarizado que no 7/6/12 est en forma armnica con la

1.3. OBJETIVOS DE LA O & M

Objetivo bsico: aumentar la eficiencia del trabajo administrativo Cmo: simplificacin de operaciones y eliminacin aquellas actividades que consideran innecesarias, las de se

Reduciendo el esfuerzo requerido para realizar el conjunto de las mismas.

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1.4. ENFOQUE DE SISTEMAS COMO APOYO A O Y M

La rpida expansin de tcnicas de anlisis y diseo de sistemas (la organizacin es un conjunto de partes que interactan para el logro de un objetivo), y La instrumentacin de sistemas de procesamiento electrnico de datos PED No han sido aparejadas con el 7/6/12 desarrollo de la interaccin entre

El resultado: el sistema total no funciona como se esperaba y las ineficiencias continan. La evolucin del PED hacia sistemas de informacin general (SIG), o los actuales sistemas de soporte para decisiones gerenciales (SSDG). No han mejorado la situacin. An se piensa en muchas 7/6/12 organizaciones que O y M y sistemas

ENFOQUE DE SISTEMAS COMO APOYO A O Y M

No podemos estudiar un sistema y computarizarlo en forma aislada del sistema total del cual forma parte. El sistema manual y computarizado son interactivos. el

ENFOQUE DE SISTEMAS COMO APOYO A O Y M

Existe un conjunto de relaciones entre ellos y cuando uno de los dos se altera el otro tambin se ve afectado.
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1. Anlisis del sistema general de informacin. 2.Estudio de los Procedimientos. 3.Anlisis de las funciones. 4.Elaboracin de Manuales. 5. Diseo, evaluacin y administracin de informacin. 6. Anlisis y diseo de sistemas de 7/6/12 informacin (especial los archivos

1.5. FUNCIONES INHERENTES AL AREA DE O YM

FUNCIONES INHERENTES AL AREA DE O Y M

7.Estudio de organizacional. la estructura 8.Ordenamiento o distribucin de oficinas (aplicacin de nuevas tecnologas). 9. Participacin en estudios automatizacin de oficinas. 10. Participacin Calidad Total.
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s/ de

en

estudios

1.6. ANLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIN

Implica los siguientes campos de desarrollo:

aspectos

Levantamiento o determinacin del sistema de informacin general - SIG Diseo del nuevo sistema. Establecer un sistema de informacin contable compatible con el SIG orientado a toma de decisiones.
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Anlisis

de

los

medios

de

Los aspectos a estudiar dentro de esta funcin son: a) Considerar interacciones entre diferentes procedimientos, sealando superposiciones, interrupciones, etc. b) Revisin de procedimientos vigentes y proposicin de las modificaciones necesarias para aumentar la eficacia 7/6/12

1.7. ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS

El estudio de las funciones comprende:

1.8. ANLISIS DE FUNCIONES

Anlisis y determinacin de las funciones de los rganos o unidades actuales y por crearse. Descripcin de necesarios para actividades y tareas. los cargos cumplir las

Establecer las actividades y tareas necesarias para llevar a cabo las 7/6/12 funciones.

ANLISIS DE FUNCIONES
Para sustituir un procedimiento manual por uno computarizado, se estn pasando funciones del hombre a la mquina, esto presenta problemas tales como: d.1. Eliminacin de funciones y/o cargos. d.2.Aparicin de nuevas funciones y 7/6/12 cargos (manejo de equipos,

Esta funcin se concreta siguientes aspectos:

1.9. ELABORACIN DE MANUALES

en

los

a) Preparacin de manuales que contienen disposiciones sobre: estructura, funciones, procedimientos, normas, operaciones, comunicacin, legislacin, sistemas, etc. b) Anlisis existentes 7/6/12 de los manuales para verificar su

ELABORACIN DE MANUALES
c) Distribucin y/o divulgacin de los manuales aprobados y en vigencia dentro de la organizacin. d) Proponer diferentes formas de elaboracin y consulta de manuales con uso de la tecnologa disponible (segn tipos de procedimientos, manuales en medios virtuales, 7/6/12 etc.)

Es necesario tener en cuenta:

1.10. DISEO Y ADMINISTRACIN DE FORMULARIOS

Fijacin de reglas para diseo de los mismos. Proponer necesarias. las modificaciones

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Compatibilidad entre formularios que intervienen en procesos manuales en procesos electrnicos de datos.

DISEO Y ADMINISTRACIN DE FORMULARIOS

Determinar lugares de mantenimiento, respaldo, mtodos de archivo, procedimientos de control y reimpresin de todos los formularios que se usan en la organizacin (o al menos en el sistema). Estudio y recomendacin para la 7/6/12 sustitucin de las formas pre-

1.11. SISTEMA DE ARCHIVOS

Sobre los archivos electrnicos y su organizacin tendrn injerencia directa los especialistas en PED, pero siempre deber ser una accin conjunta con la organizacin de los archivos manuales, de modo que se establezcan claramente aspectos tales como: Sistemas de codificacin validos para toda la organizacin. Pautas acerca de la conservacin,

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SISTEMA DE ARCHIVOS

Pautas acerca de la desincorporacin, codificacin, etc., de los llamados archivos muertos. Lineamientos y operaciones seguridad de los archivos. para

Entrenamiento del personal que maneje archivos manuales sobre clasificacin, codificacin, almacenamiento y recuperacin de 7/6/12 documentacin.

Cada cambio estructural, ya sea por crecimiento vertical u horizontal de la organizacin, o por simple modificacin o cambio de ubicacin de unidades, implica aspectos tales como:

1.12. ESTUDIOS DE LA ESTRUCTURA

Cambio de funciones Aparicin de nuevas funciones Desaparicin de funciones Creacin, eliminacin o ajustes en los cargos 7/6/12

1.13. ORDENAMIENTO DE OFICINAS

En la actualidad al disear un sistema de informacin es necesario tener en cuenta:

La distribucin espacial de oficinas, equipos, centros recepcin de documentos.

las de

Ubicacin de archivos y centro de procesamiento, flujos de documentos dentro de las unidades y entre las 7/6/12 unidades.

ORDENAMIENTO DE OFICINAS
Todos estos aspectos estn orientados a procurar:

La reduccin de demoras. Eliminacin de cuellos de botellas. Reducir el ciclo de tiempo para completar un circulo administrativo. Mejorar el control de las operaciones. Mejorar las comunicaciones.

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1.13. PARTICIPACIN EN ESTUDIOS SOBRE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS Deber tratar aspectos como:

Niveles de mecanizacin:

a.1. Una sola operacin? a.2. Varias Operaciones? a.3. Subsistemas o procedimientos?

Cules subsistemas mecanizar o automatizar?. Organizacin 7/6/12 de los

conviene flujos de

1.14. UBICACIN DE UNIDAD DE ORGANIZACION Y METODOS

En organizaciones pequeas generalmente las labores de O y M recaen sobre los gerentes (dueos), administradores, o sobre cualquier persona del cuerpo administrativo.

Lo mas comn es que nadie se ocupe de estas funciones y tareas, sino que todo lo referente a estructura, formularios, procedimientos, manuales ( si existen), etc., surja y 7/6/12

UBICACIN DE UNIDAD DE ORGANIZACION Y METODOS

En las grandes organizaciones debe existir una unidad encargada de las funciones de O y M, la cual tiene caractersticas de Staff o asesora, y puede estar ubicada dentro de una gerencia o divisin de servicios a la cual le compete todo lo referente a investigacin de operaciones, procesamiento de datos, estudio del trabajo y la organizacin y mtodos.
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UBICACIN DE UNIDAD DE ORGANIZACION Y METODOS

OyM

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UBICACIN DE UNIDAD DE ORGANIZACION Y METODOS

Nunca debe concebirse la unidad de O y M como dependiente de un rgano directivo que no tenga competencia sobre todos los aspectos y mbitos de la organizacin, ni como una unidad ejecutora o deliberante. En cualquier caso la unidad de O y M debe estar ntimamente relacionada con aquellas que 7/6/12

UBICACIN DE UNIDAD DE ORGANIZACION Y METODOS

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UNIDAD DE INFORMATICA

O&M SISTEMAS

PROGRAMACION

P.E.D.

AUDITORIA

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UBICACIN DE UNIDAD DE O&M

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