DEPARTAMENTO DE LENGUAJES Y SISTEMAS INFORMTICOS ESCUELA SUPERIOR DE TECNOLOGA Y CIENCIAS EXPERIMENTALES

A.D.E.M.
Segundo Curso

A25. Informtica aplicada a la gestin Curso 2005/2006

Bases de datos: Access

Tema 1. Introduccin

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TABLA DE CONTENIDOS. 1. Introduccin. ............................................................................................................3 1.1. Conceptos de bases de datos. El modelo relacional. ......................................3 1.2. ACCESS como SGBDR. ................................................................................3 1.2.1. Tablas ...............................................................................................5 1.2.2. Consultas ..........................................................................................5 1.2.3. Formularios.......................................................................................6 1.2.4. Informes............................................................................................7 1.2.5. Macros ..............................................................................................7 1.2.6. Mdulos ...........................................................................................7 2. Iniciar Microsoft Access. .........................................................................................8 2.1. Componentes de la pantalla inicial.................................................................8 2.1.1. La barra de mens. ...........................................................................9 2.1.2. La barra de herramientas. ...............................................................10 2.1.3. La barra de estado...........................................................................11 2.1.4. La ventana de base de datos. ..........................................................11 2.2. Utilizacin de la ayuda. ................................................................................12 2.3. Salir de Access..............................................................................................13

Prctica 1. Introduccin

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1.

INTRODUCCIN.

Esta prctica presenta una introduccin a la terminologa y a los conceptos bsicos que nos vamos a encontrar a lo largo del curso. Los principales conceptos que se desarrollan en este guin son: Base de datos Tabla Consultas Formulario Informe Macro Mdulo Para entender con mayor claridad estos conceptos se puede seguir el ejemplo de la base de datos Neptuno que se instala con el Access y se encuentra situada en la carpeta ejemplos dentro de la carpeta Access. Con objeto de que no se dae la base de datos y todos los compaeros puedan hacer pruebas con ella es recomendable que creis una carpeta con vuestro nombre en el disco duro (no en el disquete) y copiis (no movis) el archivo neptuno.mdb que est en c:\Access\ejemplos o c:\Archivos de programas\Microsoft Office\Office\Samples a vuestra carpeta.

1.1. Conceptos de bases de datos.

Una base de datos se define como un conjunto de datos relacionados que se almacenan de forma que se pueda acceder a ellos de manera sencilla, con la posibilidad de efectuar consultas, ordenaciones en base a diferentes criterios, imprimir informes, etc. El objetivo principal de una base de datos es unificar toda la informacin del sistema para evitar redundancias, sin perder las distintas perspectivas, que de la misma tienen los usuarios, Los datos se organizan y se mantienen en un conjunto estructurado que no est diseado para una aplicacin concreta, sino que tiende a satisfacer las necesidades de informacin de toda la organizacin. Las herramientas software desarrolladas para soportar el concepto de base de datos se conocen como Sistemas Gestores de Bases de Datos (SGBD). Un SGBD se caracteriza por: Descripcin centralizada de todos los datos. Posibilidad de definir vistas parciales de dichos datos para los distintos usuarios.

1.2. ACCESS como SGBDR.

Access es un programa que permite definir, desarrollar, mantener y utilizar bases de datos relacionales. Este tipo de herramientas se llama habitualmente generadores de aplicaciones.

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Access permite integrar informacin grfica en forma de imgenes y dibujos con texto e informacin numrica. En definitiva, es una herramienta de base de datos que permite crear aplicaciones de una forma rpida y sencilla. Las bases de datos relacionales facilitan la bsqueda, el anlisis, el mantenimiento y la proteccin de los datos almacenados, pues los datos se almacenan en un solo lugar. Ejemplo: Vamos a abrir la base de datos de ejemplo Neptuno. En primer lugar, abriremos el Access siguiendo los siguientes pasos: 1. Hacer clic en el botn Inicio. 2. Hacer clic en Programas 3. Hacer clic en Microsoft Access. (sino aparece directamente puede estar en Aplicaciones o en Microsoft Office).

Aparecer una ventana en la pantalla cuando se abra el programa como la que se ve en la figura. A continuacin abriremos la base de datos Neptuno. Desde el men Archivo seleccionar Abrir Base de Datos ... o con el icono de la barra de herramientas que simula una carpeta abierta. Una vez se ha abierto el cuadro de dilogo buscaremos la carpeta que hemos creado y seleccionaremos neptuno.mdb. Finalmente pulsaremos Ver ventana Base de Datos. Ya tenemos la ventana de la base de datos. La imagen que aparece, y en la que podemos ver todos los componentes citados, es:

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En la ventana de la base de datos, hay seis botones que corresponden a los diferentes elementos de que puede constar nuestra base de datos.

1.2.1

Tablas

Una tabla es una unidad bsica de almacenamiento de datos en una base de datos relacional que contiene una determinada categora de datos, como por ejemplo, empleados, clientes, etc. Las tablas organizan datos en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). Cada campo contiene una parte de la informacin correspondiente a un cliente, como por ejemplo, el DNI del cliente. Cada registro contiene toda la informacin correspondiente a un cliente, incluyendo su DNI, el nombre de la compaa, su direccin, etc. Ejemplo: En la base de datos Neptuno seleccionar la tabla clientes y pulsar diseo. De esta manera observamos toda la informacin que contiene esa tabla. Los campos aparecen en la parte superior ID del cliente, Nombre de compaa, Nombre del contacto, etc. Los registros son cada una de las filas de la tabla. Vamos a ver el diseo de la tabla. Para ello cerrar la ventana de la tabla y pulsar el botn situado debajo del botn abrir. La informacin que aparece en pantalla es la definicin de cada uno de los campos de la tabla. Tambin se puede pasar de una forma a otra mediante el icono situado ms a la izquierda en la barra de tareas.

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Salir del diseo mediante la opcin Cerrar del men Archivo.

1.2.2

Consultas

Esta utilidad permite seleccionar todos los registros de una base de datos que cumplan las condiciones de las preguntas que se formulen. Microsoft Access recopila de una o varias tablas los datos que corresponden a la pregunta formulada. Cada vez que se ejecute la consulta, se obtendr en la hoja de respuestas la informacin actualizada, o bien realizar alguna accin en ella, como eliminar o actualizar datos.
Ejemplo: En la base de datos Neptuno seleccionar la opcin Consulta. De las consultas que aparecen elegid la que se llama Los 10 productos ms caros y pulsar Abrir. Esta consulta saca de la tabla productos los diez que tienen un precio mayor y muestra el nombre del producto y el precio unitario de cada uno de ellos ordenados de mayor a menor.

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Si pulsamos el botn de Diseo (el de la escuadra, en la barra de herramientas) pasamos a ver el diseo de la consulta donde se seleccionan los campos que se van a mostrar y se indican las condiciones de bsqueda. Cerrar la consulta con Archivo Cerrar.

1.2.3

Formularios

Los formularios son muy tiles a la hora de introducir o mostrar los datos de un registro determinado. Un formulario se puede usar para ver y editar informacin en la base de datos, registro a registro pudindose crear un formulario colorido y distinto, pues se tiene control sobre el tamao y la presentacin de todo el formulario.
Ejemplo: Pulsar la solapa Formulario. Elegid empleados y pulsar Abrir.

Con las flechas que aparecen en la parte de abajo del formulario podemos avanzar uno a uno viendo a cada uno de los empleados. Podramos modificar sus datos, borrarlos o insertar nuevos desde el formulario.

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1.2.4

Informes

Un informe se utiliza para presentar en una hoja impresa los datos relativos a un conjunto de registros. Es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Como tiene control sobre el tamao y el aspecto de todos sus elementos, puede presentar la informacin en la forma que se desee verla.
Ejemplo: Pulsad en la solapa de informe. Seleccionad Catlogo y pulsad Vista Previa. Este es un catlogo de los productos de la empresa. Con los botones de desplazamiento podis ver cada una de las hojas que componen el informe. Con el icono de la impresora se podran imprimir todas o algunas de las hojas que lo forman. Este informe est diseado para imprimirse en un folio pero podramos disear sobre, etiquetas, etc. Entremos en el diseo del informe. Este informe se ha diseado de forma que no se pueda acceder al diseo una vez se ha presentado el informe. Para entrar deberemos cerrar el informe, seleccionarlo y pulsar Diseo. Desde aqu podemos modificar la apariencia del informe igual que hacamos desde el diseo del formulario. Con Archivo Cerrar saldremos del informe.

1.2.5

Macros

Una macro supone la posibilidad de automatizar de una forma rpida y sencilla una serie de acciones que, realizadas de modo normal, comportaran varios pasos.

1.2.6

Mdulos

En ellos se utiliza el lenguaje de programacin de Access, el Visual Basic. Se utiliza cuando se quieren realizar aplicaciones complejas.

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2.

INICIAR MICROSOFT ACCESS

Para empezar a trabajar con Access debemos situarnos en la barra de tareas y pulsar el botn "Inicio", seleccionar el men Programas y a continuacin la opcin Microsoft Access. Tambin podemos iniciar Access desde la barra de herramientas de Microsoft Office situada en el escritorio de Windows, pulsando el botn "Access". Inicialmente, siempre que se arranca Access aparece la siguiente pantalla:

Podemos utilizar o cerrar el Panel de tareas de inicio que aparece en la parte derecha de la pantalla.

2.1. Componentes de la pantalla inicial.

Si se crea una base de datos nueva, en blanco o con asistente, Access pide el nombre para dicha base de datos. Una vez hemos dado el nombre aparece la pantalla inicial de Access.

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Access Lnea de Mens Barra de Herramientas

Universitat Jaume I Ventana de Base de Datos

Objetos de Base de Datos

Barra de Estado

2.1.1 La barra de mens

La mayora de comandos en Access pueden activarse de diferentes formas. Una de ellas es utilizar la barra de mens. Esta aparece cuando se abre una base de datos. Las barras de mens en Access son sensibles al contexto, esto es, se adaptan las opciones a la pantalla donde nos encontremos. Por ejemplo, los mens de la pantalla inicial son distintos a los que aparecen cuando se est creando una base de datos. Cada nombre de la barra de mens contiende su propio men con distintos comandos. Este men desplegable se muestra cuando se pulsa clic sobre cualquier item del men. Algunos comandos terminan con tres puntos (...). Esto indica que esta opcin muestra un cuadro de dilogo, donde hay que establecer ciertas opciones. Otras veces, aparece un tringulo junto al comando. Con este smbolo se significa que este comando tiene a su vez subopciones.

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Tambin se aprecia que existen opciones con una combinacin de teclas a su lado; esta combinacin de teclas equivale al comando.

El punto junto a una opcin indica una opcin exclusiva, slo puede estar una de ellas activa a la vez en el grupo donde se encuentra dicha opcin. Las opciones en gris indican que no estn activas

2.1.2 La barra de herramientas

Una barra de herramientas es un conjunto de botones que se activan haciendo clic sobre ellos y se utilizan para ejecutar comandos en lugar de utilizar los mens. A veces, algunos botones aparecen con un color ms claro, lo que significa que no estn accesibles. Las barras de herramientas, al igual que los mens, son sensibles al contexto; cambian segn el entorno donde nos encontremos trabajando.

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Algunos botones tienen un tringulo orientado hacia abajo. Pulsando sobre este tringulo aparece un cuadro desplegado con ms opciones. Asimismo, cuando acercamos el puntero del ratn sobre cualquier botn aparece en la parte inferior una etiqueta con el nombre de ese botn.

2.1.3 La barra de estado

Situada en la parte inferior de la ventana. Muestra informacin sobre el objeto que se tiene en pantalla o sobre el comando seleccionado de un men.

2.1.4 La ventana de base de datos.

Esta ventana es el eje central de trabajo con Access. A travs de ella podemos ir a cualquier tipo de objeto: tablas, consultas, formularios, informes, macros y mdulos. Para trabajar con un tipo de objetos hay que pulsar sobre la pestaa con nombre de la ventana; en la ventana aparecern todos los objetos de la clase elegida. En esta ventana aparecen tres botones: Abrir, Diseo y Nuevo. Abrir permite visualizar el objeto elegido. Diseo nos dispone para cambiar la definicin del objeto. Nuevo crea un objeto nuevo de la clase activa.

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2.2. Utilizacin de la ayuda.

La ayuda en Access se muestra en una ventana donde se puede encontrar informacin sobre cualquier aspecto del programa. Es una opcin interesante cuando se quiere puntualizar sobre el uso de una opcin o conocer los parmetros de una funcin, entre otras cosas. Se puede acceder a la ayuda de diversas maneras: Utilizando el comando Ayuda del men o la tecla F1. Pulsando el botn "Ayuda" posteriormente hacer clic sobre el objeto de la pantalla del cual se quiere la ayuda. Si utilizamos el comando Ayuda del men aparece la siguiente ventana: Las cuatro pestaas que aparecen en la ventana nos muestran cuatro maneras de pedir ayuda en Access.

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2.3. Salir de Access

Para salir de Access se debe pulsar el comando Salir de la opcin Archivo del men.

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