Instructivo Uso de la Franquicia Tributaria de Capacitacin

DEPARTAMENTO DE CAPACITACIN EN EMPRESAS UNIDAD DE FRANQUICIA TRIBUTARIA

PRESENTACIN
El presente instructivo sobre el uso de la franquicia tributaria de capacitacin tiene como objetivo introducir a los usuarios en la dinmica del principal instrumento para la capacitacin de los trabajadores chilenos. Los procesos reseados en este instructivo se refieren a aquellos gestionados directamente por las empresas ante el Servicio Nacional de Capacitacin y Empleo (Sence). Cualquier duda respecto a los contenidos de este instructivo puede ser realizada a travs del Buzn Ciudadano presente en www.sence.cl

Director Nacional Sence

I. CONCEPTOS BSICOS 1. Qu es la franquicia tributaria de capacitacin? Es un incentivo tributario para que las empresas contribuyentes de Primera Categora de la Ley de Renta, deduzcan de sus impuestos, los gastos que efectan por concepto de capacitacin de sus trabajadores(as) en la forma, condiciones y sobre la base de los procedimientos que se describen en la Ley N 19.518, sus reglamentos, manuales e instrucciones dictadas por el Sence sobre el particular. 2. Cules son los topes de la franquicia para la empresa? Si su planilla anual de remuneraciones imponibles es mayor a 35 e inferior a 45 UTM y la empresa registra cotizaciones previsionales pagadas correspondientes a esa planilla, podr deducir hasta 7 UTM en el ejercicio anual. Si su planilla anual de remuneraciones imponibles es igual o superior a 45 UTM y hasta 900 UTM y la empresa registra cotizaciones previsionales pagadas correspondientes a esa planilla, podr deducir hasta 9 UTM en el ejercicio anual. Si su planilla anual de remuneraciones imponibles es superior a 900 UTM y la empresa registra cotizaciones previsionales pagadas correspondientes a esa planilla, podr deducir el equivalente hasta el 1% de la planilla anual de remuneraciones. 3. Qu se entiende por remuneracin imponible para efectos del clculo del 1% de la planilla de remuneracin anual? Se entiende por remuneracin imponible la sealada en el artculo 16 del DL N3.500 del sistema de pensiones que indica: La remuneracin y renta mensual tendr un lmite mximo imponible de 60 UF. Por lo anterior, remuneracin imponible es aquella pagada al trabajador y por la cual se pagan las cotizaciones con un tope de 60 UF por trabajador (Para el ao tributario 2010 este tope ha sido incrementado a 64,7 UF). 4. Qu se entiende por planilla anual de remuneraciones? La planilla anual de remuneraciones corresponde a la suma total pagada por una empresa, durante un ao calendario, a sus trabajadores como consecuencia de un contrato de trabajo.

5. Qu empresas quedan excluidas de la franquicia tributaria de capacitacin? Empresas con una planilla de remuneraciones inferior a 35 UTM. Empresas sin pago de totalidad de cotizaciones previsionales. Contribuyentes de Segunda Categora. 6. Qu pasa si la empresa ha presentado prdidas? En el caso que una empresa tenga prdida tributaria, se encuentre exenta del pago de impuestos por alguna norma legal expresa o si el impuesto a pagar es inferior al monto visado por Sence como imputable a la franquicia tributaria e inferior al 1% de su planilla anual de remuneraciones, obtendr la recuperacin de la inversin en capacitacin a travs de la devolucin directa del monto que proceda por parte del Servicio de Tesorera. 7. Qu es el valor hora Sence? La franquicia tributaria Sence opera en virtud de un valor hora cronolgica mximo por participante, cantidad que es establecida anualmente. Ese valor define el monto mximo que se podr imputar a franquicia tributaria de capacitacin respecto de las horas cronolgicas efectivamente realizadas por el participante en una actividad de capacitacin. La imputacin efectiva de este valor hora Sence a la franquicia debe realizarse sobe la base de distintos tramos, que dependen del monto de las remuneraciones de los trabajadores capacitados. 8. Qu tramos existen en relacin con el valor hora participante para efectos de la franquicia tributaria? Se franquiciar el 100% del valor hora Sence por participante cuando la remuneracin bruta percibida por el trabajador est entre 0 a 25 UTM. Se franquiciar el 50% del valor hora Sence por participante cuando la remuneracin bruta percibida por el trabajador exceda las 25 y no sobrepase las 50 UTM. Se franquiciar el 15% del valor hora hora Sence por participante cuando la remuneracin bruta percibida por el trabajador sea mayor a las 50 UTM. Para determinar en qu tramo cae esta remuneracin se deber tomar como referencia tanto la UTM como la remuneracin del mes anterior a la comunicacin de la actividad de capacitacin.

En caso de no existir remuneracin anterior al mes de inicio de la capacitacin, se tomar como remuneracin el valor consignado en el contrato de trabajo. Cuando la capacitacin beneficie a personas naturales y socios de sociedades de personas que trabajen en empresas de su propiedad, se debe considerar la renta bruta global que constituye la base para declarar el Impuesto Global Complementario del ao anterior al de la ejecucin del curso, monto que deber ser dividido por 12, y adems reajustado segn la variacin del IPC entre el mes que precede a la declaracin y el de inicio del curso. En aquellos casos, en que el beneficiario de la capacitacin no estaba obligado a efectuar la Declaracin Anual de Impuesto, Sence podr exigir que se acredite la renta efectiva percibida durante el perodo. 9. Qu se entiende por remuneracin bruta? Es la suma de todos los ingresos que percibe el trabajador que tienen como causa la prestacin efectiva de sus labores, es decir, todas aquellas contraprestaciones en dinero (Artculo N41 del Cdigo del Trabajo), tales como sueldo, horas extraordinarias, comisiones, bonos, aguinaldos, gratificaciones, etc. Para el clculo de la remuneracin bruta, en consecuencia, deben excluirse aquellos valores que correspondan a ingresos no remuneracionales, tales como asignaciones de colacin, movilizacin, asignacin familiar, etc. 10. Qu son y cmo se calculan las remuneraciones variables o discontinuas a efecto de determinar el tramo de franquicia? Remuneracin discontinua: Es aquella en la cual la remuneracin fija mensual vara entre un perodo a otro, por ejemplo las horas extraordinarias, asignaciones, bonos de produccin. Se excluyen de stas las asignaciones que no constituyen remuneracin como la colacin y movilizacin. Remuneracin variable: Es aquella en que el trabajador percibe una remuneracin no fija, es decir, distinta mes a mes en virtud de tratos, comisiones, primas y otras que, con arreglo al contrato de trabajo, impliquen la posibilidad de que el resultado mensual total no sea constante entre uno y otro mes. Se excluyen las horas extraordinarias y las asignaciones que no constituyen remuneracin, como la colacin y movilizacin. Para aquellos trabajadores con remuneraciones discontinuas, el tramo se determinar teniendo presente la naturaleza de la contraprestacin. Por ejemplo, si es sobresueldo (horas extras), se computarn completas; si son bonos de produccin, se debern prorratear segn sea su denominacin: bono anual (dividir por 12), semestral (dividir por 6), cuatrimestral (dividir por 4), bimensual (dividir por 2).

El valor que se obtenga de esta divisin ser el que se deber tener presente al momento de hacer el clculo de tramo y no as el valor completo del bono, lo mismo en casos de premios de antigedad y produccin. No obstante, estas prorratas se debern tener presentes al momento de efectuar la Declaracin Jurada Anual de Rentas, segn los articulo 45 y 46 de la Ley sobre Impuesto a la Renta. Para aquellos casos de trabajadores con remuneracin variables se debern sumar las tres remuneraciones brutas percibidas antes de la capacitacin y dividir ese total por 3. 11. Puede existir copago de los trabajadores como aporte a acciones imputadas a la franquicia tributaria de capacitacin? No, toda vez que es contrario a derecho el que una empresa permita o determine que los trabajadores participantes en las actividades de capacitacin costeen los gastos de stas, dentro del contexto del sistema de capacitacin normado por Sence, sea ello en forma total o parcial, sustentado adems que ser la empresa la que deducir los gastos de capacitacin de impuestos fiscales. 12. Cul es el mnimo de duracin de las actividades de capacitacin? 5 horas cronolgicas. 13. Hay algn requisito en trminos de asistencia para imputar una actividad de capacitacin a la franquicia tributaria? Podrn ser imputadas con cargo de la franquicia tributaria Sence todas las actividades de capacitacin en las que, independiente a la aprobacin o reprobacin de stas, el participante cumpla con a lo menos un 75% de asistencia (formalizada a travs de firma del participante, registro biomtrico u otro mecanismo debidamente autorizado por Sence para casos excepcionales). Esto deber constar en los libros de clases de carcter obligatorio que deben mantener a disposicin del Sence por un perodo de tres aos tanto los OTEC como las empresas (en el caso de los cursos internos), y en los cuales se deber consignar tanto la asistencia de los participantes como las materias entregadas en cada clase. Los participantes que no acrediten este porcentaje mnimo de asistencia o que hayan cumplido con la asistencia pero sin haber sido informado al Sence, no darn derecho a la empresa a hacer uso de los beneficios que conceden las normas legales.

14. Cules son las excepciones al requisito de asistencia? Las actividades de nivelacin de estudios bsicos y medios. Las actividades de capacitacin a distancia. Renuncia voluntaria del trabajador a la empresa (acreditado mediante carta renuncia del trabajador). Enfermedades o accidentes (acreditado a travs de licencia mdica en la fecha de ejecucin del curso). Fallecimiento (acreditado a travs de certificado de defuncin). 15. Cuntas horas mximas puede durar una jornada diaria de capacitacin? La Ley Sence establece que la duracin mxima de una actividad de capacitacin no ser ms all de la jornada ordinaria de trabajo. Por ende, sta no podr extenderse a ms horas de las pactadas en el contrato de trabajo. No obstante a lo anterior el artculo 28 del Cdigo del Trabajo establece que en ningn caso la jornada ordinaria podr exceder de diez horas por da. De esta manera, se entiende que una jornada de capacitacin normal no debera durar diariamente ms de diez horas. Sence podr autorizar actividades de capacitacin que tengan una duracin diaria superior a la indicada siempre que se cuente con la autorizacin escrita de parte de los trabajadores participantes y de las empresas para las cuales stos se desempean. 16. Puede asistir a una actividad de capacitacin un trabajador que se encuentre haciendo uso de licencia mdica? No, por cuanto esa situacin constituye una infraccin a las normas legales que regulan el reposo mdico. 17. Qu es el cdigo Sence? Es la identificacin numrica que se le asigna a una actividad de capacitacin autorizada, tanto a un organismo tcnico de capacitacin como a una empresa, para su posterior ejecucin en el mbito de la franquicia tributaria de capacitacin. Contiene, entre otros datos, el nombre de la actividad, horas de duracin, objetivos de la actividad, contenidos, etc.

18. Cul es el mximo de veces que un trabajador puede realizar una misma actividad de capacitacin (mismo cdigo Sence)? Un mximo de dos veces, dentro de una misma empresa, en el mismo ao calendario. 19. Se puede realizar en un mismo da ms de una actividad de capacitacin? S, siempre que stas no presenten tope de horarios. 20. Cul es el nmero mximo de participantes que pueden asistir a una actividad de capacitacin? Para las actividades de capacitacin modalidad presencial, el nmero mximo corresponder a aquel autorizado para el respectivo cdigo Sence. Las actividades de capacitacin a distancia no tienen un nmero mximo de participantes. 21. Puede un OTEC acceder a la franquicia tributaria de capacitacin? S, siempre y cuando cumpla las condiciones para ello. No obstante lo anterior, estas acciones de capacitacin no podrn sean ejecutadas por el mismo Organismo Tcnico de Capacitacin. 22. Qu ocurre en el caso de que la empresa no se encuentre al da en el pago de las cotizaciones previsionales? En caso de no estar pagado el total de las imposiciones correspondientes al momento de imputar el gasto de capacitacin, cuando se solicite el descuento en la Operacin Renta, no se entregar el beneficio. Ello significar que las remuneraciones imponibles que no cumplan con el requisito de pago efectivo de imposiciones, no se tomarn en cuenta para integrar la base de clculo del beneficio tributario. II. EJECUCIN DE LAS ACCIONES DE CAPACITACIN 23. Cmo se pueden realizar las actividades de capacitacin? A travs de tres vas: a) Organismos Tcnicos de Capacitacin (OTEC): La empresa contrata los servicios de un organismo capacitador acreditado en el Sence, para que realice la actividad de capacitacin.

b) Cursos internos empresa: La empresa organiza y ejecuta por s misma una o varias actividades de capacitacin, contratando un relator/facilitador externo o actuado como tal algn trabajador de la propia empresa (ambas personas naturales). c) Cursos interempresa: Las empresas que opten por esta forma de capacitacin, dos o ms, debern concordar en realizar una misma actividad de capacitacin para sus trabajadores mediante la designacin o contratacin de una persona natural como relator/facilitador, la cual deber estructurar el curso para el conjunto de las empresas interesadas. De entre las empresas, una de ellas deber asumir el rol de coordinadora de la actividad de capacitacin, en representacin de todas las involucradas, para realizar los trmites necesarios ante Sence para obtener la autorizacin y el cdigo correspondiente. Para estos efectos, la empresa deber proceder de la manera descrita en el Formulario Solicitud de Curso Interno Empresa disponible en www.sence.cl, con excepcin del hecho que en la solicitud de autorizacin deber especificar a todas las empresas que participarn de la actividad de capacitacin. La empresa coordinadora deber establecer los contactos y realizar los trmites que sean pertinentes, tanto con el instructor o relator como con Sence. Por otro lado, cada una de las restantes empresas deber registrar la informacin que se requiere en los correspondientes formularios. III. CATEGORAS DE CAPACITACIN 24. Cules son las tres categoras de capacitacin? Las empresas pueden acceder a las actividades de capacitacin mediante tres tipos de categoras: contrato, precontrato y postcontrato. a) Actividad tipo contrato: Es aquella capacitacin en la cual participa un trabajador(a) que mantiene un vnculo de subordinacin y dependencia con la empresa usuaria del sistema de capacitacin y regulado por el respectivo contrato de trabajo. b) Actividad precontrato: Es aquella capacitacin en la cual la persona capacitada no mantiene vnculo de subordinacin y dependencia con la empresa usuaria del sistema. No obstante, la empresa suscribe con la persona un contrato de capacitacin que slo obliga al capacitado a ejecutar la actividad de capacitacin segn las indicaciones entregadas al Sence, y a la empresa a pagar dicha capacitacin para poder rebajar de impuesto. Una vez terminada la actividad, el capacitado no est obligado a suscribir un contrato de trabajo con la empresa, como sta ltima tampoco se encuentra en la obligacin de contratar a la persona.

Este contrato de capacitacin podr ser suscrito entre las partes slo si las actividades de capacitacin que formen parte de l sean necesarias para el buen funcionamiento de la empresa o por la estacionalidad de la actividad que desarrolla, situacin que ser calificada por Sence. En caso que el nmero de personas a ser capacitadas bajo esta modalidad sea igual o superior al 10% de la dotacin permanente de la empresa, el 50% del total de contratos que exceda al referido 10%, deber corresponder a personas discapacitadas (segn Compin), o que pertenezcan a grupos beneficiarios de Programas Pblicos administrados por Mintrab, Sename, Sernam, etc. El Director Nacional del Sence establecer anualmente, a travs de una resolucin, el tipo de programas y los beneficiarios definidos para estos efectos. Para acreditar esta situacin, se deber presentar un certificado que indique si es poblacin vulnerable o discapacitados, el cual tendr que ser presentado junto con el Formulario nico de Comunicacin, Rectificacin y Liquidacin de Acciones de Capacitacin (Ver pregunta N 29). Puede suscribirse slo una vez en un ao calendario por la misma empresa con el posible trabajador. Este contrato deber tener una vigencia que no exceda de 2 meses y puede incorporar una o ms acciones de capacitacin dentro de ese perodo, debiendo para estos efectos contratar solamente los servicios de capacitacin otorgados por un OTEC. Para acceder a esta modalidad, la empresa deber presentar al Sence, hasta la fecha de trmino de la actividad de capacitacin, el contrato de capacitacin firmado entre sta y cada uno de los participantes, de acuerdo al modelo entregado por Sence, disponible en www.sence.cl, y el certificado de discapacidad o vulnerabilidad, si corresponde. c) Actividad postcontrato: Es aquella capacitacin en la cual participa un(a) ex trabajador(a) desvinculado(a) de la empresa beneficiaria del sistema de capacitacin. Su duracin mxima slo puede ser de hasta cinco meses contados desde la fecha de trmino de la vigencia de la relacin laboral y debe ser efectuada durante el perodo sealado, siempre y cuando la ltima remuneracin del participante en este proceso de capacitacin no exceda de 25 UTM. Para acceder a esta modalidad, la empresa deber presentar al Sence, hasta la fecha de trmino de la actividad de capacitacin, el finiquito de trabajo u otro documento que acredite el trmino de la relacin laboral y la acreditacin de que la ltima remuneracin no excede de 25 UTM. Al igual que para la modalidad de precontrato, slo se podrn contratar los servicios de capacitacin otorgados por un OTEC.

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IV. COMUNICACIN 25. Cmo inicia la empresa el proceso de capacitacin? Si la empresa ya ha acordado con un OTEC, o bien en forma interna, ejecutar una actividad de capacitacin, la primera accin que debe realizar es comunicar la actividad a realizar al Sence. 26. Qu es la comunicacin de una actividad de capacitacin? Es un proceso por medio del cual la empresa pone en conocimiento del Sence la realizacin de una determinada actividad de capacitacin. 27. Qu tipos de actividades puede comunicar la empresa? La empresa puede comunicar ante Sence actividades de capacitacin (cursos, seminarios y diplomados), cursos de nivelacin de estudios bsicos y medios y mdulos de formacin tcnica basados en competencias laborales normados por el Decreto Supremo N 186. 28. Basta con la comunicacin de una accin de capacitacin para que sta sea imputada a la franquicia tributaria? No, en absoluto. Para obtener ese derecho es requisito indispensable que la empresa posteriormente realice el proceso de liquidacin (ver pregunta N 36) 29. Cmo se efecta la comunicacin de una actividad de capacitacin? Primero, la empresa debe obtener por papel en cada Direccin Regional del Sence o en www.sence.cl el Formulario nico de Comunicacin, Rectificacin y Liquidacin de Acciones de Capacitacin (FUC), registrando en l toda la informacin que solicita, incluyendo los datos ya obtenidos previamente ante el OTEC con el cual se desea llevar a cabo la capacitacin, o los entregados por la empresa y previamente validados por Sence si es un curso interno. 30. Cul es el plazo que tiene la empresa para presentar la comunicacin de la actividad? Hasta un da hbil antes de que comience la actividad.

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31. A travs de qu vas la empresa puede realizar la comunicacin? a) A travs de Internet: Si la actividad de capacitacin se ingresar por Internet, la empresa previamente deber obtener su clave de acceso en www.sence.cl. Luego, la empresa estar en condiciones de comunicar una actividad de capacitacin mediante el formulario de inscripcin que le entregar el sistema. Si la empresa ya posee clave de Internet debe acceder al mismo sitio web, ingresando su RUT y clave y llenando el formulario disponible, siguiendo todas las indicaciones. b) A travs de papel: Deber entregar el FUC en triplicado en la Direccin Regional de Sence correspondiente al domicilio de ejecucin de la actividad de capacitacin. c) A travs de mdulos de atencin instalados en municipalidades en convenio de prestacin de servicios con Sence: Las empresas pueden presentar directamente el FUC para informar de la realizacin de una actividad en las Oficinas Municipales de Informacin Laboral (OMIL). d) A travs de los Organismos Intermedios para Capacitacin (OTIC): Este servicio se encuentra disponible para las empresas que, por propia iniciativa, se han adherido a un OTIC para que ste administre parte o todo su 1% de remuneracin imponible que posee para capacitacin, actuando as adems como el intermediario entre la empresa y Sence. 32. Qu es el nmero de registro de accin? Es la identificacin numrica que se le asigna a una actividad de capacitacin al momento de su comunicacin al Sence para su posterior monitoreo y seguimiento. V. EJECUCIN DE LA ACTIVIDAD DE CAPACITACIN 33. Qu pasa si la actividad se desarrolla en condiciones diferentes a las que la empresa inform al Sence segn la informacin proporcionada por el OTEC? Si un participante o la empresa detecta que la actividad de capacitacin no corresponde con la indicada al Sence, ya sea porque sta no se ejecuta en el horario establecido, en la direccin sealada o en las horas que corresponde, o por cambio de relator/facilitador, etc, quien conozca del hecho se ve en la obligacin de efectuar la denuncia correspondiente ante el Sence, por medio del Buzn Ciudadano presente en la pgina web www.sence.cl, o dirigindose personalmente a la Direccin Regional Sence ms cercana, especficamente a la Unidad de Fiscalizacin.

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VI. RECTIFICACIONES 34. Se pueden efectuar modificaciones en la informacin comunicada al Sence? S, pero slo las modificaciones indicadas en el presente instructivo, de acuerdo al estado de la accin. Para ello se deber contactar a la Direccin Regional Sence, solicitando la modificacin, la que se podr realizar a travs de correo electrnico o carta. 35. Qu cambios se pueden efectuar? Los cambios que se pueden efectuar a las actividades de capacitacin dependern de la causal invocada y del momento de la ejecucin de sta (antes de la fecha de inicio de la actividad, antes de su fecha de trmino, antes de la liquidacin de la actividad o cuando sta ya se encuentre liquidada). Los datos que se deben sealar al solicitar los cambios son: N de registro de la accin de capacitacin Rectificacin que se desea realizar Motivo de la rectificacin A continuacin presentamos un cuadro resumen: Simbologa:
1 2 N

Solicita al Sence anlisis para autorizacin de cambio Notificar al Sence actualizacin de datos Modificacin no permitida

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ACTIVIDAD DE CAPACITACIN
Cambio de horario Cambio fecha de inicio Cambio fecha de trmino Cambio lugar de ejecucin

ESTADO DE LA ACTIVIDAD ANTES ANTES FECHA FECHA ANTES DE DE DE ACTIVIDAD INICIO TRMINO LIQUIDAR LIQUIDADA 2 2 2 2 2 N 2 2 N N N N N N N N

Observaciones estado 1

Suspensin de Clases

Reincorporar accin incorrectamente anulada

Aumento del valor de la actividad Disminucin del valor de la actividad

2 2

2 2

1 2

N 2

Se debe informar con anterioridad a la fecha ingresada inicialmente al sistema y antes de ocurrido el hecho. En la solicitud se deben sealar los das de suspensin y recuperacin con su horario y nuevas fechas de ejecucin. Slo se aceptarn casos que se informen antes de tres das de terminada la actividad. Se debern presentar los motivos por los cuales se solicita la reincorporacin de la accin, adjuntando el reporte de comunicacin en estado ingresado. Una vez finalizado el curso, se contar con tres das para solicitar el aumento del valor de la actividad, el cual se encontrar sujeto al monto mximo autorizado en el cdigo respectivo. En la solicitud, se deber sealar el motivo del aumento y adjuntar la factura del curso. En la solicitud, se deben especificar los motivos del cambio, presentando los documentos correspondientes. Para la capacitacin tipo contrato: contrato o liquidacin de sueldo; para la capacitacin tipo precontrato: contrato de capacitacin y carta de recepcin ante Sence; Para la capacitacin tipo postcontrato: finiquito, ltima liquidacin de sueldo y carta de recepcin ante Sence.

Cambio de modalidad de capacitacin (Precontrato, contrato, postcontrato) Rechazo de la actividad o anulacin de sta

2 2

1 2

1 2

N 2

Cambio de RUT empresa que participa de la actividad dentro del mismo holding. Agregar Comit Bipartito de Capacitacin Quitar Comit Bipartito de Capacitacin Correccin cdigo Sence

2 2 2 2

1 2 2 N

1 2 2 N

N N 2 N

En la solicitud, se debern sealar los motivos del cambio y acreditar que ambas empresas pertenecen al mismo holding, mediante una declaracin jurada que lo formalice. Adems, se debern presentar las liquidaciones de los trabajadores asociados a la accin para validar que pertenecen a la empresa comunicadora.

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ESTADO DE LA ACTIVIDAD ANTES ANTES ANTES FECHA FECHA DE DE DE ACTIVIDAD INICIO TRMINO LIQUIDAR LIQUIDADA 2 2 N N N N N N

PARTICIPANTES
Incorporar participante/s Reemplazo de participante/s

Slo se aceptarn casos que se informen antes de tres das de terminada la actividad. Se debern presentar los motivos por los cuales se solicita la reincorporacin del participante, adjuntando el reporte de comunicacin.

Reincorporar participante incorrectamente anulado Rebajar o eliminar participante/s

2 2

1 2

N 2

N 2

Aumentar tramo de franquicia tributaria Rebajar tramo de franquicia tributaria Cambiar nivel ocupacional de participante Cambiar nivel de escolaridad de participante Corregir procedencia del participante Corregir el RUT del participante (no nombre) Incorporar gastos de viticos y/o traslados

2 2

2 2

1 2

N 2

En la solicitud, se debern sealar los motivos del aumento, adjuntando las copias de las liquidaciones de sueldo del mes anterior al inicio del curso, y en el caso de sueldo variable, las tres ltimas liquidaciones.

Se debe justificar el motivo por el cual se solicita aumentar el vitico y presentar documentos de respaldo.

2 2 2 2

2 2 N N

2 2 N N

2 2 N N

Aumentar los gastos de viticos y/o traslados Rebajar los gastos de viticos y/o traslados Anular gastos de viticos y/o traslados Cambio de tem de vitico a traslado o viceversa (sin aumento de monto)

2 2 2

1 2 2

N 2 2

N 2 2

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VII. LIQUIDACIN 36. La empresa ha finalizado el proceso de capacitacin, Qu corresponde realizar despus? La empresa debe efectuar la liquidacin de la actividad de capacitacin, proceso por medio del cual la empresa ratifica ante Sence la ejecucin de las actividades de capacitacin que haba informado en forma previa al Servicio. El principal objetivo de esta liquidacin es obtener, por parte de Sence, la validacin provisoria de los montos incurridos en las correspondientes acciones de capacitacin y, de esa manera, poder posteriormente hacer uso de la franquicia tributaria que proceda, en la medida que haya cumplido los dems requisitos exigidos. 37. Qu se informa en la liquidacin? La empresa debe informar sobre los participantes que efectivamente cumplieron con asistir al menos al 75% del total de horas con que fue autorizada la accin de capacitacin (con las excepciones indicadas en la pregunta N 14), como tambin los valores definitivos que fueron desembolsados producto de la actividad de capacitacin. 38. Cul es el plazo mximo que tiene la empresa para liquidar la accin de capacitacin? Son 60 das corridos, contados desde la fecha de trmino de la actividad. a) Si la actividad es comunicada en la Direccin Regional del Sence correspondiente, especficamente en la plataforma de atencin de pblico, la empresa tendr un plazo mximo de 60 das corridos desde la fecha de trmino de la actividad para liquidar la respectiva accin. b) Si la actividad es comunicada va Internet, la empresa tendr un plazo mximo de 45 das corridos desde la fecha de trmino de la actividad para preliquidar la respectiva accin de capacitacin. Una vez cumplido este plazo, y dentro de los siguientes 15 das corridos, deber presentar la respectiva documentacin de respaldo en la Direccin Regional Sence, para formalizar el proceso de liquidacin.
* Cuando se comunica va Internet se debe preliquidar va Internet, para luego presentar liquidacin final en la Direccin Regional Sence. Si la comunicacin se realiz en la plataforma de atencin de pblico, la liquidacin debe realizarse en la Direccin Regional Sence.

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c) Si la actividad de capacitacin fue comunicada va OTIC, ste tiene los mismos plazos que si hubiese sido comunicada directamente por la empresa, es decir, 60 das corridos desde finalizada la actividad de capacitacin. No obstante, para efectuar la liquidacin, el OTIC deber contar fsicamente con el certificado de asistencia extendido por el OTEC y suscrito por el representante legal del mismo o algn representante inscrito ante Sence, y tambin con la factura pagada por parte del OTIC al OTEC. 39. Qu documentos debe presentar la empresa para liquidar la accin realizada con OTEC? a) Plataforma atencin de pblico Sence: Dos copias del FUC visado previamente por Sence en el acto de comunicacin. Copia de la factura debidamente pagada (se deber presentar una factura nica por cada accin de capacitacin). Certificado de asistencia original suscrito por el representante legal del OTEC o algn representante inscrito ante Sence. b) Va Internet: Reporte de preliquidacin (dos copias). Copia de la factura debidamente pagada (se deber presentar una factura por cada accin de capacitacin) Certificado de asistencia original suscrito por el representante legal del OTEC o algn representante inscrito ante Sence. 40. Qu documentos debe presentar la empresa para liquidar la accin realizada con cursos internos o interempresas? a) Plataforma atencin de pblico Sence: Dos copias del FUC visado previamente por Sence en el acto de comunicacin. Copia de la boleta de honorarios o boleta a terceros, en caso que el relator/facilitador sea externo a la empresa. Copia de la liquidacin de sueldo. En caso que el relator/facilitador sea interno a la empresa, deber consignar en dicha liquidacin de sueldo un tem por Horas extraordinarias por relatora de actividad de capacitacin, identificando el curso y la fecha de ejecucin. Certificado de asistencia original firmado por el relator/facilitador.

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b) Va Internet: Reporte de preliquidacin (dos copias). Copia de la boleta de honorarios, en caso que el relator sea externo a la empresa. Copia de la boleta a terceros, en caso que el relator sea externo a la empresa. Copia de la liquidacin de sueldo. En caso que el relator sea interno a la empresa, deber consignar en dicha liquidacin de sueldo un tem por Horas extraordinarias por relatora de actividad de capacitacin identificando el curso y la fecha de ejecucin. Certificado de asistencia original firmado por el relator/facilitador. 41. Qu se entiende por factura debidamente pagada o cancelada? Es la que presenta el timbre de pago del OTEC, o en su defecto comprobante de egreso interno de la empresa, que haga referencia al nmero de factura. sta deber consignar una fecha de pago no superior a los 60 das corridos desde la fecha de trmino de la actividad de capacitacin. 42. Qu datos debe contener la factura? Identificacin de la empresa empleadora que rebajar impuestos por la actividad de capacitacin. Fecha de emisin del documento. Nombre de la actividad de capacitacin. Cdigo Sence. Cantidad de horas cronolgicas. Fechas de inicio y trmino. Nombre y RUT de los trabajadores capacitados, indicando nmero de registro de la accin de capacitacin asociada, o en su defecto por razones de espacio, slo nmero de registro de accin. N Registro de accin Sence. Glosa que diga pagada o cancelada y la fecha de este acto. 43. Qu datos debe contener el certificado de asistencia? Nombre de la actividad. Cdigo Sence. Fechas de ejecucin (inicio y trmino). Nmero de horas. Nmero de factura o nmero de boleta de honorarios o a terceros (estos ltimos para el caso de cursos internos).

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N Registro Sence. Nombre, RUT de los participantes y su correspondiente porcentaje de asistencia (excepcin hecha para los cursos a distancia). Firma del Representante Legal del OTEC (o de algn responsable del Organismo debidamente autorizado por el Servicio). 44. Si la empresa desea efectuar un curso interno, qu gastos puede incluir al efecto? En caso de que la empresa utilice un relator/facilitador interno para la actividad de capacitacin, se debe incluir en las remuneraciones el concepto de Horas extraordinarias por relatora de actividad de capacitacin. Este monto deber ser pagado al relator interno exclusivamente por su labor como facilitador de la actividad de capacitacin, siempre y cuando estas horas se desarrollen fuera de su jornada habitual de trabajo. Si la relatora se desarrolla dentro del horario de trabajo, sta no podr imputarse a la franquicia tributaria. En el caso que el relator se encuentre contratado exclusivamente para realizar cursos internos de capacitacin, la empresa podr imputar a franquicia tributaria en cada accin de capacitacin la proporcin de la remuneracin que corresponda segn el nmero de cursos efectuados en el mes. En el caso de los relatores externos, debe incluir la boleta de honorarios del relator o la boleta de honorarios a terceros de la empresa a nombre del relator/facilitador. Otros gastos a incluir: Material de consumo indispensable para el logro de los objetivos del curso. Material didctico tales como apuntes, guas, etc. Arriendo de equipos fundamentales para el logro de los objetivos de la capacitacin. Viticos y gastos de movilizacin de los relatores/facilitadores, originados por las acciones de capacitacin desarrolladas fuera del lugar habitual de trabajo (vase preguntas N 53 y 56 para efectos de los medios de comprobacin). 45. Cmo se liquida un curso a distancia (e-learning, por ejemplo)? Para proceder a efectuar la liquidacin de un curso a distancia, la empresa y el OTEC, o slo la empresa, para el caso de los cursos internos, debern presentar una declaracin jurada simple cuyo formato est disponible en www.sence.cl, adems de:

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Reporte de preliquidacin o dos copias FUC visado por Sence, segn corresponda. Copia de la factura debidamente pagada. 46. Cmo se liquidan aquellas acciones cuya ejecucin comienza en un ao y termina en otro? A travs de liquidaciones parciales y complementarias. 47. Qu es una liquidacin parcial? Consiste en liquidar desde la fecha de inicio de la actividad al 31 de diciembre de un mismo ao, slo la parte correspondiente a ese perodo de ao. Para tal efecto, se deber tener presente que sobre dicha base se solicitar el 75% de asistencia como mnimo de esas horas proporcionales (o el certificado de participacin para los cursos a distancia) y se requerir para efectos de la liquidacin parcial, los mismos pasos de una liquidacin de actividad de capacitacin. 48. Qu es una accin complementaria? Corresponde a la proporcin del valor producido por la diferencia del nmero de horas con que se efectu la liquidacin parcial y el nmero total de horas de la accin de capacitacin. En este caso, la factura correspondiente al saldo del nmero de horas efectuadas en el segundo ejercicio anual. En este proceso, el porcentaje de asistencia corresponde al segundo perodo tributario (a contar del primer da en que la actividad se reinicia y hasta su fecha de trmino). Para liquidar estas acciones rigen los mismos plazos sealados en el apartado Liquidacin. 49. Cmo se liquidan los cursos de nivelacin de estudios? La empresa deber presentar, en cualquier Direccin Regional del Sence, independientemente de la modalidad en que haya comunicado (en plataforma o Internet), el FUC, la factura cancelada por la entidad niveladora, el certificado de presentacin a la evaluacin correspondiente, emitido por parte de la entidad que para estos efectos designe el Ministerio de Educacin, y el acta de examen elaborado por la entidad ejecutora de nivelacin de estudios, que considera los siguientes datos: nombre completo del participante, RUT y firma. Para realizar la liquidacin parcial, la empresa slo deber presentar el respectivo FUC

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y la factura cancelada por el perodo que corresponde. La empresa que no realice la liquidacin parcial y/o complementaria perder el derecho a solicitar el reembolso de la franquicia proporcional segn corresponda, por concepto de la realizacin de los cursos de nivelacin de estudios bsicos y medios. Aquellos alumnos que no acrediten la presentacin a la evaluacin ante la comisin evaluadora no darn derecho a la empresa para hacer uso de los beneficios de la franquicia tributaria, con excepcin de aquellos que realicen los cursos entre dos perodos tributarios. 50. Qu excepciones existen para la no presentacin del participante a la evaluacin? Se exceptuarn del cumplimiento de este requisito los trabajadores que, habiendo asistido al menos a un perodo del curso, desde su inicio, por razones de fuerza mayor no hayan podido cumplir con esta evaluacin (ver pregunta N 14). VIII. OTROS TEMS A IMPUTAR A) Gastos por concepto de viticos y traslado de participantes que asistan a acciones que se desarrollen fuera de su lugar habitual de trabajo. 51. Hay algn tope para imputar estos gastos? S. No podrn exceder del 10% de los costos directos anuales visados por Sence directamente a las empresas, en la medida que no se exceda el tope del 1% de la planilla anual de remuneraciones o de las 7 9 UTM segn sea el caso. En caso de que la empresa intermedie a travs de un OTIC, se podr destinar hasta el 10% de los aportes para viticos y traslados. 52. Qu se entiende por vitico? Es la suma de dinero, de monto razonable y prudente, que los empleadores pagan a los trabajadores para que stos solventen los gastos de alimentacin, alojamiento o traslado en que incurran con motivo del desempeo de sus labores, siempre que para dicho efecto deban ausentarse del lugar de su residencia habitual (segn la Direccin del Trabajo). Asimismo, se considerarn dentro del tem de vitico, los costos incurridos por la empresa por concepto de contratacin de servicios de alojamiento y/o alimentacin.

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53. Cules son los medios de comprobacin del vitico? Para el caso de que la empresa contrate directamente servicios de alojamiento y/o alimentacin, se deber presentar copia simple de factura con la correspondiente glosa que seale el tipo de gasto y monto incurrido. En la factura se debe considerar el valor neto. Asimismo, se debe presentar el documento contable de egreso respectivo. Planilla firmada por el representante legal de la empresa (segn artculo N 4 del Cdigo del Trabajo) y por el/los trabajador/es, en la que se explicite el monto en efectivo entregado a cada trabajador, por concepto de vitico. 54. Qu se entender por traslado? Es cualquier tipo de movilizacin fsica de carcter intercomunal que el trabajador deba realizar para acceder a la actividad de capacitacin. 55. Cules son los tems considerados dentro del componente de traslados? Todo medio de transporte pblico, ya sea terrestre, areo o martimo. No se considerarn para estos efectos los gastos incurridos por concepto de peaje o compra de combustible. 56. Cules son los medios de comprobacin del traslado? Original o copia simple de los pasajes terrestres, areos o martimos Planilla firmada por el representante legal de la empresa (segn artculo N 4 del Cdigo del Trabajo) y por el/los trabajador/es, en la que se explicite el monto en efectivo entregado a cada trabajador, por concepto de traslado. B) Procedimiento y autorizacin de gastos por realizacin del Estudio de Deteccin de Necesidades 57. Qu es el estudio de deteccin de necesidades? Permite a las empresas determinar sus principales requerimientos de capacitacin. Su objetivo es priorizar el uso de los recursos al interior de la empresa. Este estudio puede ser realizado tanto por personas naturales como jurdicas.

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58. Hay algn tope para los estudios de necesidades? S. Las empresas tendrn derecho a imputar a la franquicia tributaria por concepto de la realizacin de estudios de deteccin de necesidades, hasta un 10% de los costos directos visados por Sence en el perodo anual, dentro del lmite general del 1% de su planilla anual de remuneraciones o las 9 7 UTM, segn sea el caso. 59. Cules son las condiciones para acceder a este beneficio? Presentar al Sence el Estudio de Deteccin de Necesidades de Capacitacin que haya sido efectuado conforme al modelo que Sence dispone en www.sence.cl. En este modelo se deber registrar la informacin solicitada acorde a las instrucciones que se indican en l. El plazo de presentacin es, a lo menos, 10 das hbiles previos al inicio de la primera accin que se consigne en ste, tiempo que tendr Sence para aprobarlo o rechazarlo, lo cual se formalizar mediante una resolucin firmada por el Director Regional Sence respectivo. Al comunicar cada una de las acciones contempladas en el estudio, la empresa deber consignarlas en los correspondientes formularios de comunicacin, conforme a las indicaciones que se sealen en ellos. 60. Cules sern los criterios de aprobacin del Sence para la liquidacin? 1. Indicar que las acciones forman parte del estudio al momento de comunicarlas al Servicio. 2. Efectuar en el perodo anual, al menos el 50% de las acciones contempladas en el estudio. 3. Acreditar que a lo menos el 50% de los participantes que se contemplaban en el estudio, efectivamente participaron en las acciones indicadas en el mismo. 4. Acreditar el pago del estudio a travs de copia de la factura o la boleta de honorarios que indique lo siguiente: Estudio de deteccin de necesidades de capacitacin. Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos indicados anteriormente, se informar a la empresa que ha sido autorizada la imputacin de la deteccin de necesidades a la franquicia tributaria.

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C) Gastos efectuados por concepto de direccin y administracin de la Unidad de Capacitacin. 61. Hay algn tope para la autorizacin de los gastos por concepto de direccin y administracin de la Unidad de Capacitacin? Las empresas podrn solicitar la autorizacin para imputar a la franquicia tributaria los gastos en que incurran durante el ejercicio anual por concepto de la direccin y administracin de la Unidad de Capacitacin. El tope asciende hasta un 15% del monto total imputable a franquicia que haya sido visado por Sence en el perodo anual, por acciones de capacitacin tramitadas directamente por la empresa, sin intermediacin de los Organismos Tcnicos Intermedios para Capacitacin (OTIC), dentro del lmite general del 1% de su planilla anual de remuneraciones o las 9 7 UTM. segn sea el caso. 62. Qu pasa si la empresa est adherida a un OTIC? No se considerar para el clculo del 15% el monto que la empresa hubiere aportado a un OTIC, por lo cual, de tener slo aportes a este ltimo, la empresa no tendr derecho a usar este 15%. 63. Cules son las condiciones para acceder a este beneficio? Al momento de solicitar la visacin por los gastos en los que haya incurrido por este concepto, la empresa deber presentar ante Sence el Formulario Liquidacin Gastos de Direccin y Administracin de la Unidad de Capacitacin disponible en www.sence.cl, a travs del cual se informar sobre los siguientes tems: N total de acciones de capacitacin informadas y tramitadas por Sence durante el ejercicio anual. Total de remuneraciones anuales pagadas por la empresa al personal que se desempea en la Unidad de Capacitacin. Monto total que la empresa haya desembolsado por acciones de capacitacin tramitadas directamente durante el ejercicio anual. Costo promedio efectivo por accin de capacitacin. Remuneracin promedio por accin de capacitacin. 64. Hay algn plazo de presentacin para ello? S, hasta el 15 de marzo de cada ao, respecto del ejercicio del ao anterior. Si el 15 de marzo fuese da inhbil, el plazo se prorrogar hasta el da hbil siguiente.

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65. Qu costos pueden imputarse como costos de la Unidad de Capacitacin? Honorarios y remuneraciones del personal de esta Unidad: El cual deber estar contratado para cumplir funciones slo y exclusivamente en la Unidad de Capacitacin, es decir, cumplir funciones en ella el 100% de la jornada laboral por la cual est contratado. Respaldo documental: o Copia de liquidacin de remuneraciones. o Copia de contrato de trabajo. o Copia de boleta de honorarios. Viticos y gastos de movilizacin de la Unidad de Capacitacin: Sern considerados como imputables, slo aquellos gastos respaldados por concepto de traslados y viticos de funcionarios de la Unidad. Viticos: o Si la empresa contrata directamente los servicios de alojamiento y/o alimentacin, se deber presentar copia simple de la factura con la correspondiente glosa que seale el tipo de gasto y monto incurrido. En la factura se debe considerar el valor neto. Asimismo, se debe presentar el documento contable de egreso respectivo. o Planilla firmada por el representante legal de la empresa (segn artculo N 4 del Cdigo del Trabajo) y por el/los funcionarios de la Unidad, en la que se explicite el monto en efectivo entregado por concepto de vitico. Traslados: o Original o copia simple de los pasajes terrestres, areos o martimos. o Planilla firmada por el representante legal de la empresa (segn artculo N 4 del Cdigo del Trabajo) y por el/los funcionarios de la Unidad, en la que se explicite el monto en efectivo entregado, por concepto de traslado. Materiales de consumo, y elementos fungibles: Los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las funciones de la Unidad. Respaldo documental: o Copia de factura.

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66. Hay alguna restriccin adicional para este beneficio? S. La empresa no podr hacer uso de este beneficio cuando contrate a un organismo externo, independiente de ella. Asimismo, no podr incluir en este tem los gastos en los que pudiera haber incurrido por la adquisicin de bienes, muebles o equipos. D) Beneficio adicional del 20% en acciones de capacitacin con acuerdo del Comit Bipartito 67. Qu es el Comit Bipartito de Capacitacin? Es una organizacin conformada al interior de las empresas, de carcter obligatorio en aquellos casos en que la empresa cuente con 15 ms trabajadores. En el caso de contar con un menor nmero de personal, su conformacin es de carcter voluntario. Su funcin es acordar y evaluar el programa anual de capacitacin en la empresa y asesorar a la direccin de la empresa en materias de capacitacin. 68. Cules son las condiciones para acceder a este beneficio? La empresa deber, previamente, presentar en la Direccin Regional Sence respectiva, el acta de constitucin del Comit y un programa de capacitacin acordado por ste, disponible en www.sence.cl El programa deber ser firmado por todos los integrantes del Comit, en forma previa al inicio de la primera de las acciones de capacitacin que forman parte del mencionado programa. 69. Cul es el beneficio efectivo? Las empresas podrn optar a un beneficio adicional del 20% respecto al tope del valor hora por participante fijado por Sence (hora Sence), considerando los topes de valor hora por participante y tramos de derecho a la franquicia a los que stos tienen derecho segn sus niveles de remuneraciones, en la medida que con este beneficio la empresa no supere el gasto efectivo en el que incurri por participante, por la realizacin de la accin. Tampoco se podr superar en ningn caso el tope del 1%.

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70. Puede ser modificado el programa de capacitacin? S, con acuerdo de los integrantes. La modificacin debe ser comunicada al Sence a travs de un documento similar a aquel con que fue presentado el documento original. 71. Puede delegarse la firma de los formularios? S. En el acta de constitucin del Comit, los integrantes podrn dejar establecido que delegan la facultad de firmar los formularios en slo dos personas, permitiendo que las posteriores comunicaciones sean firmadas slo por ellos, quienes deben representar a los correspondientes estamentos organizacionales (trabajadores y empresarios). Este documento puede ser difundido y/o reproducido total o parcialmente, pero tendr validez y vigencia como documento interno del Servicio Nacional de Capacitacin y Empleo slo cuando cuente con la autorizacin expresa de dicha entidad.

Santiago CHILE www.sence.cl ltima revisin 12 de agosto de 2010 Primera edicin

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