Gua Informtica 2 Hojas electrnicas de clculo

Concepto. La hoja electrnica de clculo es un programa que permite efectuar operaciones matemticas, estadsticas, financieras y funciones con datos dispuestos en forma de tablas (filas y columnas). Adems se pueden incluir grficos que corresponden a los resultados de las operaciones matemticas.

Excel es una aplicacin integrada en el entorno Windows, y desarrollada por Microsoft, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de clculo normal, base de datos, programa de grficos bidimensionales y tridimensionales, lenguaje propio de programacin y generacin de macros; todo dentro de la misma aplicacin. Este programa permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. A esta cuadrcula se le denomina hoja de clculo (ver figura), la cual est formada por filas (horizontales) y columnas (verticales) en cuyas intersecciones (denominadas celdas) se van a almacenar datos o frmulas. La hoja de clculo es utilizada en administracin, reas de cmputo, oficinas, escuelas y adems, se le puede dar diferentes usos en el hogar para la elaboracin de listas de consumo o cualquier aplicacin que necesite de clculos.

Principales ventajas de las hojas de clculo:

Permiten efectuar clculos con rapidez y precisin. Permiten el manejo de clculos con frmulas y funciones de datos. Recalculan de manera automtica e inmediata. Ayudan a la toma de decisiones. Permiten el manejo de formatos de textos y tablas. Exhiben la representacin grfica de relaciones entre cantidades.

Hojas electrnicas de clculo de uso comn. Son ejemplos de hojas electrnicas de uso comn: Q-Pro, Lotus para Windows, Lotus 1-2-3, Excel, MS Works. Aplicaciones. El propsito general de Microsoft Excel es procesar frmulas y funciones. Adems es una herramienta increblemente til para tareas tan sencillas como hacer el balance de un libro de cuentas o mucho ms complejas. Esta hoja de clculo no slo sustituye el papel de cuentas de un libro contable con sus limpias columnas y filas, sino que tambin puede realizar cambios en sus nmeros y clculos sin tener que reescribir cuidadosamente toda la hoja de clculo. Las reas de mayor aplicacin de la hoja de clculo son: la planificacin y anlisis financiero, anlisis contable, control de balances, estudios de presupuestos, previsiones de ventas, anlisis estadsticos. Tambin puedes crear grficos con sus nmeros ms fcilmente que como lo haras a mano, y de la misma manera puedes intercambiar informacin con otros programas como

Gua Informtica 2 Microsoft Word, PowerPoint y Access para que pueda ser presentada a otros, en cualquier formato. Modo de operacin.
Existen diferentes formas de iniciar con Microsoft Excel. Dos formas bsicas son: 1. Desde el icono de Excel del escritorio. 2. Desde el icono Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al hacer clic sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu computadora; busca Microsoft Office y luego Microsoft Excel, hacer clic sobre l, y se iniciar el programa.

Elementos de la ventana de trabajo. rea de trabajo:

Excel 2007 puede trabajar simultneamente hasta 1.024 hojas de clculo. Cada hoja contiene 1,048,576 filas y 16,384 columnas, haciendo un total de 17,179,869,184 celdas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C, ..., AA, AB, ..., XFD), mientras que las filas son identificadas con nmeros (1, 2, 3,..., 1,048,576). Una celda se identifica con las letras indicadoras de la columna, seguidas del nmero indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etctera).

Las celdas se identifican por sus posiciones en las filas y las columnas. A esta combinacin de una letra de columna y un nmero de fila se le llama referencia de celda. Con la interseccin de la primera columna y la primera fila se obtiene la celda A1, como se refleja en la barra de frmulas. Siempre puedes saber la referencia de la celda en que est; mirando el cuadro de nombres que se encuentra en la parte izquierda de la barra de frmulas, y los encabezados de la fila y columna correspondiente se ponen en negrita y se destacan. Tambin puedes cambiar la celda activa pulsando la tecla TAB o las teclas de flecha de direccin o dando clic con el mouse.

Barra de frmulas:
Es donde se edita y modifica el contenido de una celda de la hoja de clculo. Est compuesta de tres secciones: La primera es el cuadro de nombre, hace referencia a la celda activa en este caso es A1; la segunda aparece cuando se estn introduciendo datos y sirve para cancelar o aceptar los datos introducidos, y la tercera seccin edita el contenido real de la celda (en el ejemplo inferior el contenido es "5")

Gua Informtica 2 Celda activa:

Cuando se selecciona una celda con el ratn, dicha celda se activa. En ella se puede introducir nuevos datos o editar los datos que contiene, por ejemplo se puede introducir: valores constantes, frmulas y funciones. Los valores constantes pueden ser: textos, nmeros, fechas, horas, porcentajes. La celda activa tiene un borde ancho que la rodea y se identifica por un recuadro en la hoja de clculo.

La barra de etiquetas:
Es la que permite el desplazamiento por las distintas hojas del libro de trabajo.

Barra de estado:
Indica lo que est pasando en el programa. Por ejemplo: Si est guardando un archivo, la barra de estado lo indica, llenando una lnea de cuadros azules enseguida de la palabra listo. La barra de estado tambin te permite saber si las siguientes funciones del teclado se encuentran activas: Bloq Num (NUM), Bloq Mays (MAY) o Bloq despl. (DESP).

Barra de ttulo:
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creas un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardes y le des el nombre que desees. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar, llamados botones de control.

Gua Informtica 2 Interfaz de usuario de la cinta de opciones. Los mens y las barras de herramientas principales de versiones anteriores, ahora en Excel 2007 se han reemplazado por la Cinta de opciones, que se ha diseado para simplificar la exploracin y est compuesta por fichas organizadas en escenarios u objetos especficos. Los controles de cada ficha se organizan adems en varios grupos. La cinta de opciones puede incluir contenido ms completo que los mens y las barras de herramientas, como botones, galeras y contenido de cuadros de dilogo. La cinta de opciones se ha diseado para ayudarle a encontrar fcilmente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lgicos, que se renen en fichas. Cada ficha est relacionada con un tipo de actividad. Para reducir la confusin, algunas fichas slo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen slo se muestra cuando se selecciona una imagen. 1. Las fichas estn diseadas para estar orientadas a las tareas. 2. Los grupos incluidos en cada ficha dividen las tareas en subtareas. 3. Los botones de comando de cada grupo ejecutan un comando o muestran un men de comandos.

Botn de Microsoft Office.

Este botn est ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel y abre el men para gestin de archivos.

Gua Informtica 2 Iniciadores de cuadros de dilogo.

Los iniciadores de cuadros de dilogo son pequeos iconos que aparecen en ciertos grupos. Al hacer clic en un Iniciador de cuadros de dilogo se abre un cuadro de dilogo o un panel de tareas relacionado, que proporciona ms opciones relacionadas con dicho grupo.

Barra de herramientas de acceso rpido.

La Barra de herramientas de acceso rpido est ubicada de forma predeterminada en la parte superior de la ventana de Excel y proporciona acceso rpido a herramientas que utiliza con frecuencia. Se puede personalizar la barra de herramientas de acceso rpido agregndole comandos. Es importante mencionar que al trabajar con celdas, stas se pueden agrupar como rangos.

Rango o bloque: Es el conjunto de celdas que forman un rectngulo y puede formarse por una celda, o columnas o varias celdas y varias columnas. La referencia de un rango suele escribirse de la siguiente forma: A1:B3 (Se lee de A1 hasta B3).

Gua Informtica 2 Operaciones bsicas Para guardar un libro

a) Desde la barra de herramientas de acceso rpido. b) Desde el Botn de Office. 1. Hacer clic en el botn de Office 2. Hacemos clic en el botn guardar

3. Si es la primera vez que guardamos el libro, aparece la siguiente ventana.

Escribimos el nombre del archivo. Clic en guardar. O bien tecla F12 para guardar.

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Si el libro ya se haba guardado previamente, no aparece la ventana anterior y se sobrescribe el archivo. Si ya habamos guardado un libro y lo queremos guardar de nuevo con otro nombre, hacemos clic en Guardar como o seleccionamos alguna de las opciones de la derecha. Posteriormente, se guarda como ya se vio.

Para abrir un libro de Excel.

1. Desde la barra de herramientas de acceso rpido.

2. Desde el Botn de office. 1. Hacer clic en el botn de office 2. Al hacer clic en abrir aparece la siguiente ventana 3. Hacer clic en alguno de los documentos recientes o en abrir para buscar otro. Donde podremos examinar hasta encontrar el archivo que queremos, lo seleccionamos y hacemos clic en Abrir.

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4. Antes de abrir un libro, podemos seleccionar otras opciones:

5. O bien la combinacin de teclas CTRL + A

Cerrar el programa.
a) Desde la ventana con el icono de cerrar. b) Desde el Botn de office. Una vez guardada la hoja de clculo, si quieres cerrar el archivo puedes hacerlo de la siguiente manera: 1. Selecciona el botn office, da clic en la opcin cerrar. 2. Da un clic en el botn cerrar. Solo cerrar el archivo pero no el programa, se podr abrir otro archivo o crear uno nuevo.
CERRAR

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Salir. Para salir del programa se puede realizar de las siguientes formas: a) Selecciona botn office y da un clic en la opcin cerrar Da un clic en el botn salir de Excel. b) Con las teclas ALT + F4. 3. La combinacin de teclas CRTL + R

Ver en pantalla completa. Mediante esta opcin se podrn ver ms partes del documento. Para activarla haz clic en la cinta de opciones vista y selecciona pantalla completa. Para desactivarla basta con presionar la tecla ESC o presionar el botn cerrar pantalla completa. Ocultar lneas de divisin. Las hojas de un libro de Excel muestran lneas de divisin para dividir todas las celdas, estas lneas no pueden imprimirse a menos que se indique a Excel o que se coloquen bordes a las celdas. Si no deseas ver estas divisiones puedes ocultarlas de la siguiente forma: haz clic en cinta de opciones vista y elige opciones ocultar o dividir y desactiva (o activa si deseas mostrarlas) la casilla de lneas de divisin. Zoom. Ajusta la presentacin de tu hoja de clculo ampliando o reduciendo la vista, utilizando el botn Zoom (se encuentra en la cinta de opciones de vista) o elige la opcin Zoom indicando el porcentaje que deseas.

Se selecciona en la cinta de opciones vista:

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Tambin se puede realizar en la parte inferior derecha de la barra de estado.

Ayuda de la hoja de clculo Excel /ayuda en lnea. Una de las tendencias de los programas informticos es su versatilidad, la facilidad que proporcionan para aprender a utilizarlos, as como la inclusin de ayuda en lnea, cada vez ms completa y didctica, que permite al usuario utilizar la hoja de clculo con la confianza de que cuenta con un gua o asesor que le aclarar las dudas acerca del manejo del programa. Para activar la ayuda de Excel, se puede presionar la tecla F1 o hacer clic en el interrogante en la cinta de opciones. Importancia y ventajas de su uso. La ayuda del Office se anticipa a la que t necesitas y te sugiere otros temas relacionados con el trabajo que ests realizando. Tambin puedes escribir una solicitud de ayuda con tus propias palabras y obtener la respuesta que necesitas. El objetivo de la ayuda del Office es actuar como un punto central donde se pueden obtener sugerencias acerca del uso de las funciones de Excel y encontrar ejemplos visuales e instrucciones detalladas para tareas especficas que deseas realizar, lo que permite que tu trabajo sea de mayor calidad y con mejor presentacin. La ayuda fue diseada para que de manera rpida y fcil resuelvas las dudas que vayan surgiendo al trabajar con este y otros programas. Si la Ayuda de Office no puede responder a una pregunta, ste te puede llevar a la pgina Web en la que encontrars ms informacin. Caractersticas de los diferentes tipos de ayuda Las ayudas las puedes encontrar en el programa o bien utilizar la ayuda en lnea. Cuando haces uso de la ayuda en el programa, ste te muestra un recuadro en donde vas a escribir la pregunta o la palabra clave que deseas buscar y entonces haces clic en el botn de buscar. Cuando haces uso de la ayuda en lnea te presenta una serie de opciones para solucionar tu problema y te muestra una ventana como la siguiente:

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Frmulas. Un libro de clculo sin frmulas no tiene sentido. Una frmula en Excel calcula los valores para dar un resultado, adems se pueden actualizar los valores y modificarlos. Ejemplo: Una planilla que calcule movimientos de ventas durante el mes, actualizar sus totales al agregar nuevas ventas. De ah la importancia de conocer para qu sirve una frmula, cmo estructurarla y obtener resultados al aplicarla. Algunos ejemplos de frmulas son: =(A12/10)-80 =(A1^2+B2^2)*3+7 =(B5+B6+B8+B4+B6)/6 Una frmula es una expresin matemtica que realiza una operacin o calcula un resultado a partir del contenido. Las partes de una frmula son: El signo igual (=), los operadores, celdas, nmeros y los argumentos. Los operadores son signos o smbolos que sirven para indicar la operacin u operaciones a realizar. Algunos de ellos son: +, -, *, /, ^, <, >, %, =<, =>, ><, etc. Los argumentos pueden ser valores numricos, textos, referencias de celdas, rangos, nombres y funciones.

En el ejemplo se identifican las partes principales de una frmula.

En la figura podemos apreciar que la celda D4 contiene el resultado de multiplicar los valores en B4 y C4.

Cuando deseamos escribir una frmula, debemos ubicarnos en la celda; al escribir la frmula por primera vez, sta aparecer momentneamente en la barra de frmulas, pero al dar [Enter] veremos en la celda el resultado obtenido al ejecutar la frmula, la frmula quedar activa solo en la barra de frmulas. Como recordars, la barra de frmulas se encuentra en la parte superior de la hoja de clculo y forma parte de pantalla de trabajo de Excel; es el lugar donde podrs escribir o editar las frmulas.

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Lo que le da gran poder a una hoja de clculo es el uso de frmulas que relacionan unas celdas con otras. Despus, cualquier cambio que se haga en una celda modificar automticamente todas las celdas que contengan frmulas en las que aparezca lo que modific. En la figura se muestra un ejemplo correspondiente a una ecuacin de segundo grado. En la celda C2 se tiene el resultado de la ecuacin = 3X - 4X + 2 con el valor X = 2 almacenado en la celda B2. Si se modifica la celda A2 anotando otro valor, de inmediato la celda C2 cambiar dando el resultado. Otro tanto ocurrir si se modifican los coeficientes almacenados en A2, A3 y A4.

Reglas para elaborar una frmula

Seleccionar la celda en la que deseas el resultado de la frmula. Las frmulas y las funciones siempre comienzan con un signo =. Una frmula, como vers ms adelante, tambin puede contener funciones en lugar de operadores, las que reducen el trabajo de descripcin de una frmula. Al evaluarse una frmula pueden aparecer dudas acerca de la interpretacin del orden en que deben realizarse las operaciones. Por ejemplo, considera la frmula: =4/2 + 1 Significa que se divide 4 entre 2 y al resultado se le suma 1, o bien que se divide 4 entre la suma de 2 y1. En un caso obtendra 3 y en otro 1.33, que no son los mismos. En matemticas y en computacin hay dos maneras de evitar confusin. 1. Agrupar con parntesis lo que debe evaluarse primero y as evitar confusiones. Por ejemplo, =4/(2+1) significa dividir 4 entre la suma de 2+1. 2. Emplear un orden predeterminado de evaluacin, que se llama orden de precedencia entre operadores. La forma ms sencilla es la de orden de precedencia, que se respeta siempre. El orden para operadores es el siguiente. El orden de procedencia en la evaluacin de las frmulas, es el siguiente: a) Primero se realiza lo que est dentro de los parntesis b) Despus se consideran las exponenciaciones ^. c) En tercer trmino, se realizan las multiplicaciones * y divisiones /. d) Por ltimo, se realizan las sumas + y restas -.

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NOTA: Las operaciones se realizan de izquierda a derecha. En caso de empate se evala primero el operador de ms a la izquierda. De cualquier forma, al ser del mismo nivel no hay riesgo de confusin. Los parntesis indican en una frmula el orden o prioridad de clculo que se desea, lo que alterar el resultado. Ejemplo: No es lo mismo 3+2*4, (resultado 11) que (3+2)*4 (resultado 20). No olvides que primero debes realizar lo que est entre parntesis. Pueden colocarse varios parntesis dentro de una frmula recordando que para cada parntesis de inicio debe haber uno de fin. Si en lugar de un resultado numrico te aparece una cadena de smbolos como este: ##########, NO TE PREOCUPES, solamente tienes que cambiar el ancho de la columna, ya que no es lo suficientemente ancha para incluir el nuevo resultado. Para resolverlo, desplaza hacia la derecha la lnea que separa una columna de la otra en su parte superior y cuando el cursor se haya convertido en una lnea negra con flechas hacia la derecha e izquierda, haces clic con el mouse y arrstrala hasta el ancho que necesites.

La frmula se evaluar as (en cada paso lo subrayado es la parte con precedencia).

Ejemplo 2: Supn que los datos son:

Se desea evaluar la frmula

La frmula se evaluar as (en cada paso la subrayado es la parte con precedencia).

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Referencias (Relativas, Absolutas) Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una frmula. En una referencia se pueden utilizar datos de distintas partes de la hoja de clculo, datos de otras hojas del mismo libro e incluso datos de hojas de clculo de otros libros o programas.

Referencia relativa: Permite actualizar automticamente la columna y la fila, al momento de copiar la frmula en Excel. Referencia absoluta: En este caso, al copiar la frmula no hay variacin y se puede bloquear la fila, la columna o ambas. Para bloquear filas o columnas utilizaremos el smbolo $ stas son las posibles interpretaciones de la referencia absoluta: $A$1: Fila y columna bloqueada (referencia absoluta) $A1: Columna bloqueada (referencia mixta) A$1: Fila bloqueada (referencia mixta) A1: Sin bloquear (referencia relativa) Auto rellenar. Esta herramienta proporciona una alternativa muy fcil y mucho ms rpida que completar las frmulas una a una. Te permite copiar la frmula dentro de un rango de celdas adyacentes y ajustar automticamente las referencias de celda a otras celdas. Basta con hacer clic sobre la celda a copiar y arrastrar el punto negro que aparece en la esquina inferior izquierda que se llama controlador de relleno y arrastrar hasta cubrir todas las celdas donde interese copiar la frmula. Al soltar el ratn aparecern directamente los resultados, como vemos a continuacin: Paso intermedio, seleccin de celda Al soltar el ratn, aparecen los resultados:

Copiar y pegar frmulas: Una de las opciones de este programa es que tambin se pueden copiar y pegar las frmulas ya planteadas, para no tener que volver a escribirlas.

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