Informe de Situacin de los Archivos de Oficina de la Gerencia de

1. Introduccin Proyecto de gestin documental ISO 15489:2001 Metodologa (mejor si se incluyen grficos, las explicaciones deben ser generales y breves) Nombrar el objetivo de la investigacin (etapa diagnstico) Explicacin breve de la metodologa y los instrumentos aplicados: - Encuestas (objeto), a cuntos (poblacin), cronograma, cuestionarios - Entrevistas (objeto), a cuntos (concertadas y casuales si hubieron), cronograma - Observacin (objeto), ficha de observacin de unidades documentales - Revisin de documentos normativos (objeto), ficha de identificacin de sujeto productor, bibliografa, mencionar las fuentes consultadas (remitir al anexo) - Revisin de reportes del sistema de trmites (solo el objeto la interpretacin viene despus) Interpretacin de Resultados 3.1. 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.1.4. 3.1.5. 3.1.6. Identificacin de Sujeto Productor Aspectos generales del rea diagnosticada: historia, Objeto Funciones Estructura orgnica del rea (modificaciones) Marco Normativo Punto de ingreso y salida de documentos del rea Descripcin y caractersticas de la recepcin, distribucin y despacho Responsable Archivos identificados en el rea Descripcin y caractersticas Responsable de los archivos Ubicacin Estimacin sobre objetivos que busca el rea en materia de archivos y documentos Gestin Documental

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3.

3.1.7. 3.2.

3.2.1. Produccin y trmite Concepto de produccin (primer prrafo a modo de introduccin en el acpite) a. Tipos de documentos producidos (mencionar: soportes, unidades documentales simples, unidades documentales compuestas, fsicos, electrnicos) b. Trmites identificados (concepto, tipos: internos y externos) c. Datos estadsticos de produccin y recepcin de trmites de origen interno y externo (interpretacin de los reportes) d. Hoja de Ruta (uso, percepciones de los usuarios, sugerencias) e. BCBTram (uso, capacitacin, percepciones de los usuarios, sugerencias) f. Control de produccin y flujo de trmites (Libros de registros, campos de descripcin, adjuntar muestras de tipos de libros utilizados y otras formas de control del flujo documental en el rea) g. Uso de sellos h. Sistemas operativos y de informacin utilizados en el rea

3.2.2. Clasificacin y ordenamiento Concepto de clasificacin y ordenamiento (primer prrafo a modo de introduccin en el acpite) a. Clasificacin (cuadro de la encuesta, explicaciones) b. Ordenamiento (criterios aplicados, separadores, explicar los casos observados y adjuntar las fichas de observacin) 3.2.3. Descripcin Documental Concepto de descripcin (primer prrafo a modo de introduccin en el acpite) a. Instrumentos de descripcin b. Etiquetas c. Transferencias 3.2.4. Conservacin documental a. Instalaciones (descripcin del espacio destinado para el archivo de los documentos) b. Mobiliario y equipamiento (capacidad de almacenaje) c. Deterioro de documentos: factores, acciones preventivas y correctivas d. Reciclaje e. Proyectos de desmaterializacin de papel en los trmites 3.2.5. Valoracin documental y Disposicin final Concepto de valoracin a. Seleccin y eliminacin b. Criterios de valoracin (percepciones de los usuarios) 3.2.6. Acceso y control a. Nivel y caractersticas de la demanda de informacin interna y externa (del rea y de los clientes) b. Polticas del rea para el acceso a los documentos (libre, restringido, normas establecidas formalmente o costumbres aplicadas) c. Procedimiento de acceso a los documentos del rea (Servicio de prstamo de documentos, de fotocopias simples, de fotocopias legalizadas, si existen explicar cmo se ofrecen a nivel interno de rea, intrainstucional, externo) d. Instrumentos de control de acceso a los documentos e informacin (registros, testigos, etc.) e. Pgina web, Intrabcb, Out look 3.2.7. Reprografa y automatizacin a. Servicio de reprografa b. Digitalizacin c. Utilizacin de algn Sistema (o mdulo de un Sistema) del rea para descripcin de documentos

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5.

6.

Conclusiones FODA (considerar las siguientes variables para este anlisis) Recomendaciones Perfil de la propuesta Anexos (en el contenido del documento se debe hacer referencia a todos los anexos
incluidos)

Glosario Grficos Fotos

Documentos adjuntos Otros.

Los conceptos utilizados deben tener su cita bibliogrfica, en los cuadros y grficos se debe registrar la fuente.