FORMAS DE ORGANIZACIN DE LOS

EQUIPOS DE TRABAJO

Wendy Guzmn, 2011

IDEAS GENERALES

Los equipos de trabajo se pueden organizar de diferentes maneras dependiendo del contexto y los requerimientos de cada proyecto u objetivo. En esta presentacin sern descritas algunas estrategias que influyen en su conformacin y funcionamiento. Es fundamental para el coordinador de equipos de trabajo, reflexionar sobre la diversidad de factores que pueden afectar al equipo a fin de liderar con pertinencia desde el momento de su conformacin o incorporacin al equipo.

Quien coordina el equipo de trabajo en un proyecto de emprendimiento? Rol del coordinador segn la estrategia

Etapas para la integracin de los equipos de trabajo Estilos de funcionamiento o de organizacin

ESQUEMA

Estrategias de organizacin de los equipos de trabajo

ETAPAS PARA LA INTEGRACIN DE LOS EQUIPOS

De acuerdo con Silva (2004) los equipos siguen generalmente las siguientes etapas para su integracin: Definicin del propsito y metas del equipo. 2. Establecimiento de la composicin y roles del equipo. 3. Clarificacin de las reglas y responsabilidades del equipo. 4. Integracin de personalidades individuales. 5. Manejo del desempeo del equipo. 6. Evaluacin de la productividad del equipo.
1.

ETAPAS PARA LA INTEGRACIN DE LOS EQUIPOS

Cul es el rol del (a) coordinador (a) del equipo en las etapas para su integracin?

La respuesta variar de conformidad con ciertas particularidades de cada equipo, por ello, revisa a continuacin y en otras fuentes vinculadas al tema, estrategias para la conformacin de quipos y reflexiona sobre las acciones que debers desarrollar como coordinador (a) para cada fase cuando se presente la ocasin.

ESTILOS DE FUNCIONAMIENTO
Segn el origen:

Informalmente o Espontnea: Existen condiciones en las

cuales de requiere desarrollar acciones en conjunto y las personas involucradas se agrupan para realizar la empresa. En las organizaciones de cualquier naturaleza existen los denominados lderes naturales quienes ejercen una influencia espontnea de coordinar esos equipos.

Por designacin o Natural de carcter organizacional: Dentro de las organizaciones al ocupar

determinados cargos se adquiere la responsabilidad de coordinar un equipo de subordinados. En estos se impone indirectamente un cambio de ambiente y gestin, tanto para el que asume el cargo que implica coordinar como para los coordinados. Aunque por defecto se establece una relacin vertical, cada coordinador (a) tiene la libertad de propiciar un estilo propio de liderazgo.

ESTILOS DE FUNCIONAMIENTO
Segn el origen:

Matricial: refiere a una estrategias en la cual se va a superponer una departamentalizacin por producto o proyecto a otra funcional. As, tpicamente, cada trabajador tiene dos jefes: Por un lado, un jefe "funcional", es decir, un especialista en la misma temtica que el empleado o equipo. Este jefe es el responsable de la coordinacin y supervisin de las tareas desde el punto de vista tcnico Por el otro, un jefe "ejecutivo" que aprovecha las habilidades de ese equipo o empleado para aplicarlo al proyecto, regin, producto o unidad de negocio que gestiona.-en sntesis, se- intenta combinar los diseos funcionales con aquellos enfocados en el producto para aprovechar los beneficios que cada uno tiene por separado (Castro, 2009, en red) Por decisin compartida o Emprendimiento: surge por el inters en el autoempleo, en la creacin y desarrollo de empresas y la independencia productiva, aunado a actitudes creativas, innovadoras y negociadoras de los involucrados. Se requiere de sus miembros ser comunicadores, estrategas, proactivos, lderes y negociadores, trabajar en red, resolver mejor los problemas, trabajar mejor en equipo y pensar de forma sistmica (Comisin europea de la Direccin general de empresa e industrial, 2009, p.11)

ESTRATEGIAS DE ORGANIZACIN DE LOS EQUIPOS DE

TRABAJO
En lo que respecta a la modalidad del equipo de trabajo tiene que ver con los diferentes tipos que se han desarrollado en el paso del tiempo, a continuacin se describen cinco que segn el grupo consultor Aiteco, son los ms efectivos:

Crculos de Calidad. Estn integrados por un pequeo nmero de trabajadores que desarrollan su actividad en una misma rea, junto a su supervisor, y que se renen voluntariamente para analizar problemas propios de su actividad y elaborar soluciones. Equipos de Progreso. Tambin llamados "equipos de mejora" o "equipos de desarrollo". Sus miembros se renen de forma no voluntaria con el propsito de resolver un problema concreto por el que han sido convocados. Equipos de Procesos. Un equipo de este tipo se centra en un proceso especfico con el objetivo de mejorarlo, redisearlo o de operar en el mismo un cambio total mediante una accin de reingeniera.

ESTRATEGIAS DE ORGANIZACIN DE LOS EQUIPOS DE

TRABAJO

Focus Group o Grupos Focales. Son equipos constituidos preferiblemente por grupos pequeos, de 5 a 8 personas, ya que una reunin ordinaria puede durar de una a dos horas, funciona mediante la tcnica de dinmica de grupos y de mesa redonda. Equipos Autnomos. Son conocidos tambin con el nombre de "equipos de trabajo autogestionario" o de "equipos de trabajo autodirigidos".

Los equipos de trabajo y las modalidades descritas anteriormente surgen como propuestas terico-metodolgicas para mejorar la gestin de Recursos Humanos y la productividad organizacional, sin embargo su aplicacin puede y suele variar al ajustarse a las caractersticas financieras y culturales de cada institucin, por ello no pueden apreciarse como recetarios garantizadores del xito, sino como alternativas de mejora funcional que deben estudiarse y seleccionarse de acuerdo a los aspectos idiosincrticos del tipo y naturaleza de la organizacin.

ROL DEL COORDINADOR SEGN LA ESTRATEGIA:

Crculos de Calidad
El coordinador debe propiciar la fluida comunicacin y propiciar espacios, fsicos y temporales durante la jornada semanal, para que se desarrolle el intercambio de ideas sobre los problemas a resolver y los logros alcanzados.

Si no surgen de forma espontnea debe el coordinador invitar el da, hora y lugar que considere favorecedor para todo el equipo o al menos para la mayora. El coordinador de equipo puede ser el supervisor (lder organizacional) o puede ser un lder espontneo del equipo de trabajo.

Es fundamental que las reuniones tengan duracin controlada para que no interfieran negativamente en el cumplimiento delas labores. Es mejor hacer varias reuniones a realizar reuniones maratnicas en las cuales se disperse la atencin.

Permitan que cada quien se exprese sobre su actividad y sus propuestas ante los problemas expuestos por otro y procurar definir la solucin adecuada en los casos complejos. Como coordinador no descarte reuniones particulares con el integrante del equipo que presente problemas ms crticos. Procure que peridicamente las reuniones sean para aprender algo nuevo u de inters para el equipo.

ROL DEL COORDINADOR SEGN LA ESTRATEGIA:

Equipos de Progreso

Requiere gran sistematicidad y empata para favorecer efectividad y un clima laboral alto, por ello, el coordinador de equipo debe proponer calendarios de reuniones y un plan de trabajo conocido y acordado entre todos los integrantes del equipo, de esta manera se propicia el compromiso a la participacin productiva. El coordinador propone uno que se corrija entre todos, o se fija una primera reunin para construirlos. Establezcan metas factibles
En cada reunin impulsar la presentacin o construccin de productos de avance, para que sea motivante participar y para ir concretando las metas. Las reuniones sin resultados son frustrantes y agotadoras.

Es conveniente gestionar la logstica bsica como un lugar adecuado en cuanto a condiciones fsicas (iluminacin, clima, sonido, etc) y refrigerios bsicos para hacer ms agradable la estancia.

Durante los encuentros es conveniente rotar por etapa del plan de trabajo o por reunin, la responsabilidad de registrar avances, acuerdos y asuntos a atender hasta la siguiente reunin. En caso de incumplimientos de las metas y acuerdos, es fundamental indagar inmediatamente las razones que incidieron para procurar soluciones colectivas o individuales. La clave del feedback efectivo es ser oportuno.

ROL DEL COORDINADOR SEGN LA ESTRATEGIA:

Equipos de Procesos Este tipo de equipo adems de la planificacin sistemtica y la delimitacin del proceso, es un equipo que debe centrarse en la investigacin.

Debido a que se centra en un proceso para mejorarlo, redisearlo u operar un cambio total en l, el equipo debe conocerle a cabalidad y explorar las tendencias a nivel mundial en el ramo, para seleccionar las mejores prcticas o seleccionar estrategias novedosas. El coordinador de equipo debe investigar e inducir a que el resto de los miembros del equipo investiguen para luego desarrollar propuestas, intercambiar ideas y seleccionar entre todas la propuesta ms idnea, luego tomar las decisiones pertinentes para el proceso atendido. Para tomar las decisiones deben considerarse aspectos como factibilidad institucional, econmica, tecnolgica y humana.

ROL DEL COORDINADOR SEGN LA ESTRATEGIA:

Focus Group o Grupos Focales
Luego del encuentro quien coordina deber integrar los productos y de requerirse ms ideas concertar nuevos encuentros. Quien coordine
debe delimitar el tema o problema a abordar

Por lo general est constituido por expertos de diversas disciplinas, quienes expondrn posiciones diversas sobre el mismo aspecto.

Durante la dinmica quien coordine el quipo deber moderar el trabajo para concretar ideas, propuestas y acciones articuladas con el tema o problema.

El/la coordinador (a) prever el sistema de recoleccin de informacin y la dinmica para el funcionamiento. (mesa redonda, dinmica interactiva, etc.) as como roles de apoyo (secretarios, relatores, etc)

ROL DEL COORDINADOR SEGN LA ESTRATEGIA

Equipos Autnomos

Requieren de coordinadores con capacidad de evaluacin del contexto y disposicin a la negociacin para favorecer la mayor autonoma de los integrantes del equipo al ejercer acciones articuladas con los intereses comunes.

Capacidad para la identificacin y explotacin de la capacidad intelectual del talento humano del equipo para desarrollar productos innovadores desde el punto de vista de los usuarios, para aplicar las tcnicas de gestin pertinentes y sostener la autogestin del equipo.

La dinmica de interaccin debe basarse en planes de trabajo claros y adaptados en el tiempo con la contribucin de todos los integrantes. La dinmica especfica podr variar segn la naturaleza del mbito profesional.

Este tipo de estrategia es el que se corresponde con los proyectos de emprendimiento, por lo que dedicaremos mayor atencin ms adelante.

QUIEN COORDINA EL EQUIPO DE TRABAJO EN UN

PROYECTO DE EMPRENDIMIENTO
Los proyectos de emprendimientos son por lo general, asociaciones entre emprendedores con talentos compatibles e igual capacidad de liderazgo, por lo que el estilo compartido es el ms pertinente. Se deben identificar las fortalezas individuales a fin de designar como lder de proyecto al que pueda ejercer mejor la labor en el contexto especfico. Y tener prevista la necesidad del seguimiento permanente, la negociacin y el establecimiento de acuerdos.

Vase a continuacin una propuesta para definir roles.

Matriz de autoridad y responsabilidad

Personas
Actividad o Paquete de trabajo

1
A

2
A

3
R

5
S

2
3 4 5 6 7 Leyenda:

A
N N N N A

A
A A A A A

R
R R R R R

S
S S S S S

Silva (2004) explica : Con el objeto de evitar confusiones, sobre todo en proyectos complejos, se debe elaborar una matriz de autoridad y responsabilidad, especie de cuadro en el que se define quien tiene la responsabilidad de apoyo, quien debe informar a quin y quin tiene autoridad para aprobar cada accin importante Cada coordinador (a) debe analizar las actividades inherentes a su equipo de trabajo.

DISTRIBUCIN DE RESPONSABILIDADES

R: Responsabilidad primaria S:Soporte N: Notificacin A:Aprobacin

Fuente: Silva (2004) p. 67

Una planificacin sin la accin es ftil, la accin sin una planificacin es fatal
Kasparov (2007) c.p. Garca 2009 Coordinemos los equipos con planificacin

REFERENCIAS CONSULTADAS

Castro G., (2009) Estructura matricial. Matriabiz. [En red] disponible en: http://www.materiabiz.com/mbz/estrategiaymarketing/nota.vsp?ni d=39482 Comisin europea (2008). La iniciativa emprendedora en la enseanza superior especialmente en estudios no empresariales. Europa: Direccin general de empresa e industria. Garca R. (2009). De la estrategia a la accin. Caracas: Universidad Metropolitana. Grupo consultor Aiteco.

Silva A.(2004). Gerencia Universidad Metropolitana.

de

Proyectos.

edic.

Caracas:

GRACIAS POR LA ATENCIN Y A

AHORA A REFLEXIONAR SOBRE LO EXPUESTO
Caracas, 2011