REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD RAFAEL BELLOSO CHACN VICERRECTORADO DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO DECANATO DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO MAESTRA EN GERENCIA

DE RECURSOS HUMANOS

ARTICULO SOBRE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL

PRESENTADO POR:

AURORA YOHANA FUENTES GARCA

Maracaibo, Julio de 2010

SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL

Aurora Yohana Fuentes Garca Universidad Rafael Belloso Chacn - Maracaibo, Venezuela

Resumen Estos sistemas son el resultado de interaccin colaborativa entre personas, tecnologas y procedimientos colectivamente llamados sistemas de informacin orientados a solucionar problemas empresariales. Los SIG o MIS (tambin denominados as por sus siglas en ingls: Management Information System) se diferencian de los sistemas de informacin comunes en que para analizar la informacin utilizan otros sistemas que se usan en las actividades operacionales de la organizacin. Acadmicamente, el trmino es comnmente utilizado para referirse al conjunto de los mtodos de gestin de la informacin vinculada a la automatizacin o apoyo humano de la toma de decisiones (por ejemplo: Sistemas de apoyo a la decisin, Sistemas expertos y Sistemas de informacin para ejecutivos). Palabras claves: Sistemas de informacin, sistemas de apoyo, base de datos y formacin empresarial. ABSTRACT These systems are the result of collaborative interaction between people, technologies and procedures, collectively called information-oriented systems to solve business

problems. GIS or MIS (also known well for its acronym in English: Management Information System) are different from common information systems to analyze information that other systems used in the operational activities of the organization. Academically, the term is commonly used to refer to all methods of management of information related to automation or support human decision making (eg, systems and decision support, expert systems and executive information systems .) Key words: Information systems, support systems, database and business training. Introduccin En sus orgenes, las empresas utilizaban los ordenadores para la prctica empresarial de informatizar las nminas y hacer el seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar. Como las aplicaciones que histricamente se venan desarrollado siempre eran para gestionar la informacin sobre ventas, inventarios, y otros datos que ayuden en la gestin de la empresa, el trmino "SIG" (o "MIS") surgi para describir este tipo de aplicaciones. Hoy, el trmino se utiliza ampliamente en una serie de contextos e incluye (sin limitarse a ello): sistemas de apoyo de decisiones, los recursos y aplicaciones de gestin de personal, gestin de proyectos, y aplicaciones de recuperacin de bases de datos y la formacin empresarial. Definicin y estructura de un Sistema de informacin. Un sistema integrado usuariomquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la mquina, para prever informacin que apoye las operaciones, la administracin y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de computacin y

software especializado, procedimientos, manuales, modelos para el anlisis, la planificacin, el control y la toma de decisiones, adems de bases de datos. As como todas las funciones gerenciales: Planificacin, Organizacin, Direccin y Control son necesarias para un buen desempeo organizacional. Los Sistemas de Informacin Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial la Planificacin y el Control. El valor de la informacin proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos bsicos:

Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.

Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviacin respecto de los objetivos planificados con anterioridad.

Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de informacin suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por informacin irrelevante e intil, pues esta puede llevar a una inaccin o decisiones desacertadas.

Relevancia: La informacin que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.

Dado que la inversin econmica es alta, se ha vendido tambin su utilizacin como la posibilidad, por fin, de tener un sistema de informacin gerencial. En

nuestra definicin, un sistema de informacin Gerencial debe permitir a la Gerencia la toma de decisiones basadas en informacin oportuna, y veraz. Sin embargo, mientras los ERP estn diseados para el manejo de informacin por transacciones, la informacin gerencial requiere otro tipo de manejo de la informacin, ms estadstico, de tendencias, comparaciones y anlisis, procesos para los cuales los ERP no estn diseados. Esta es la razn fundamental por la cual un Sistema de Informacin Gerencial normalmente no est incluido dentro de las grandes aplicaciones de ERP. Un sistema optimizado para el manejo diario de grandes volmenes de informacin transaccional como la facturacin, la explosin de materiales, los abonos a la cartera, o la contabilizacin del movimiento de la empresa, no se puede sobrecargar con el proceso de informacin histrica y comparativa de resultados. Para la implementacin del Sistema de Informacin Gerencial es importante hacer claridad que la informacin oportuna no implica tener la ltima factura o el ltimo pago registrado en este sistema. La informacin gerencial se produce con base en movimientos histricos, tendencias, y anlisis sobre proyecciones. Es muy poco lo que la factura de hace tres minutos pueda afectar este anlisis. Normalmente se define como perodo apropiado de oportunidad, el movimiento del da anterior. Es decir, a las 8 de la maana de hoy debo tener la informacin con movimiento hasta las 8 de la noche de ayer. Es importante entonces que en los procesos transnacionales se incluyan unos procesos posteriores de resume o clasificacin en otras bases de datos distintas a las diarias para poderlas utilizar en el proceso de anlisis sin entorpecer la operacin.

Por otro lado, la informacin transaccional no es suficiente. Se requieren definiciones de indicadores que normalmente tienen componentes externos a la compaa, como la tasa de cambio del dlar, o la tasa de inters bancario, e informacin que se produce en otros sistemas, como el presupuesto de operacin. Hoy en da existe la tecnologa que permite el establecimiento de sistemas de informacin gerencial en la profundidad y complejidad que se quiera. Conozco de empresas que presentan a su gerente, seis a ocho semforos con indicadores de Verde, Amarillo y Rojo dependiendo del resultado del da anterior del indicador definido. Se tiene la posibilidad de irse hasta el detalle en cualquiera de stos semforos, para determinar las causas de su estado, y as poder tomar decisiones que permitan corregir o aprovechar la situacin. La definicin de un sistema de informacin gerencial se fundamenta en el establecimiento de los indicadores de gestin, nmeros que permitan medir cmo avanza la compaa hacia las metas establecidas. No tiene sentido establecer un SIG en empresas que no manejan objetivos claramente definidos y difundidos. La mayor dificultad es el establecimiento de estos indicadores. Se espera que la informacin transaccional que se procesa en los ERP produzca la informacin requerida de estas transacciones en el sistema de informacin gerencial. Por esta razn es imperante que las definiciones que se hacen a nivel de codificacin en los ERP tengan presente que se requerir clasificaciones en mltiples formas an no definidas, para el SIG. Una definicin equvoca de estas

codificaciones, en aras de la celeridad para su implementacin, puede definir la imposibilidad de establecer un SIG que realmente cumpla con el objetivo de presentar la informacin requerida para tomar decisiones. Un aporte importante sobre Sistemas de Informacin Gerencial (SIG) Estos sistemas de informacin gerencial son una necesidad hoy en da, ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar informacin relevante para tomar diferentes cursos de accin. Los Sistemas de informacin actualmente son conocidos como Business intelligent (Inteligencia de negocios), esto es debido a que influyen a la toma de decisiones y forman parte de las estrategias corporativas, ya que la comunicacin e informacin son de gran valor en las organizaciones o empresas, por que representan poder.

Por qu es necesario un sistema de informacin gerencial para una organizacin? Las razones pueden ser muchas, pero pueden resumirse en estas:

Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organizacin, se deben tomar a tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, antes de que se presente una gran desviacin respecto de los objetivos planificados con anterioridad.

Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de informacin suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por informacin irrelevante e intil (redundancia), pues sta puede llevar a una inaccin o decisiones desacertadas.

Relevancia: Reduccin de costos.

Sistemas de Informacin Gerencial en las PyMEs. En gran parte de las pequeas y medianas empresas existe una necesidad urgente de la incorporacin a proyectos de Sistemas de Informacin Gerencial (SIG), como sntomas o pruebas de ello tenemos por ejemplo la falta de estrategias de crecimiento (culpando en gran parte a la tendencia cultural de las organizaciones), una inadecuada utilizacin de las tecnologas y conocimientos, propiciando prdidas de recursos, debilidad financiera y deficiencias en toda la organizacin. Gran nmero de empresas carece de ventajas para tener una mayor accesibilidad a las tecnologas, y desarrollar un SIG, debido a varias razones como: costos elevados, carencia de recursos, falta de acceso a la informacin, entre otros; adems las PyMEs tienen que responder al mercado en forma rpida y creativa siendo difcil aplicar y mantener un sistema que ayude y brinde apoyo a la toma de decisiones para poder competir y crecer en su ramo. Es decir, un ambiente de evolucin tecnolgica. El reto es lograr que la mayora de los usuarios aprovechen las opciones disponibles para producir eficiencia e innovacin en

su trabajo cotidiano. Por ello, las Tecnologas de Informacin forman un factor determinante para dar lugar al crecimiento tanto de las PyMEs como de cualquier empresa. Por consiguiente es imprescindible que una empresa disponga de un Sistema de Informacin de Marketing con el que pueda acumular informacin actualizada que le permita tomar decisiones gerenciales en esta rea, tambin es vital que una empresa cuente con un Sistema de Informacin de Recursos Humanos que sea soporte de cualquier toma de decisin atinente a la gestin de personal y a su organizacin dentro de la empresa. As como Informatizar el procesamiento de la informacin sistematizada de Recursos Humanos de la empresa permite acumular en un mismo software una serie de insumos atinentes al manejo del personal y a su modo de organizarlo en funcin de las metas y objetivos que la empresa se haya trazado. Dicho software de manejo de personal opera en conjunto a una base de datos del personal con toda la informacin referida a los empleados de que dispone la empresa en todos sus niveles organizacionales. Un Sistema de Informacin de Recursos Humanos es un software donde se obtienen datos entregados por los empleados, del ambiente interno y externo de la organizacin, y del complejo y multifactico entorno que afecta la actividad empresarial de dicha organizacin. Su finalidad es la de facilitar a la gerencia de la empresa informacin procesada y actualizada en formato electrnico a aplicar en instancias de evaluacin y diagnstico de su fuerza de trabajo, de sus fortalezas y debilidades en cuanto al modo en que estn organizados los empleados, y de las caractersticas del mercado laboral al cual acudir en situaciones de bsqueda de nuevo personal. Se trata de una herramienta

que sirva de soporte en la toma de las mejores decisiones posibles a nivel de la gestin de Recursos Humanos de la empresa. Cmo obtener, ordenar, analizar, evaluar y distribuir la informacin til a la Gestin de los Recursos Humanos de su empresa? La administracin o gestin de personal dentro de la empresa supone en la actualidad una labor cada vez ms compleja, dotada de mayores desafos para quien est a cargo de tal funcin. En bsqueda de que la empresa sea eficaz y eficiente en sus propsitos, organizar adecuadamente el departamento de personal se vuelve una imperiosa necesidad. En tal sentido, disponer de informacin precisa referida al manejo de personal de la empresa constituye una herramienta de primer orden. Pasos para analizar un Sistemas de Informacin 1. Identificar a todos aquellos agentes que estn utilizando o deberan utilizar los distintos tipos de informacin (profesionales, trabajadores de campo,

supervisores, administradores, etc.) 2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organizacin, departamento o punto de prestacin de servicios. 3. Identificar la informacin que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempearse efectiva y eficientemente, y eliminar la informacin que se recolecta pero que no se utiliza. 4. Determinar cules de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la informacin, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y qu formularios y procedimientos necesitan mejorarse.

5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar informacin que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario. 6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la informacin para que sean ms tiles a los diferentes trabajadores 7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos. 8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la informacin. 9. Optimizar un sistema de informacin gerencial: qu preguntar, qu observar, qu verificar. BENEFICIOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN. Generacin de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difciles de detectar y controlar con un sistema manual. Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados en sistemas de informacin que presentan elementos claros y sustentados. Evitar prdida de tiempo recopilando informacin que ya est almacenada en bases de datos que se pueden compartir. Impulso a la creacin de grupos de trabajo e investigacin debido a la facilidad para encontrar y manipular la informacin. Soluciona el problema de falta de comunicacin entre las diferentes instancias. A nivel directivo. Se hace ms efectiva la comunicacin.

Generacin de nuevas dinmicas, utilizando medios informticos como el correo electrnico, multimedia, tele conferencia, acceso directo a bases de datos y redes nacionales e internacionales.

IMPORTANCIA DE LOS SIG. Se ha convertido con el tiempo, en otra rea funcional de la empresa, tal como la contabilidad, finanzas, mercadeo, o produccin. Toda organizacin exitosa se ha concientizado de la importancia del manejo de las tecnologas de informacin (TI) como elemento que brinda ventajas comparativas con respecto a la competencia. Un sistema de informacin necesita justificar su implementacin desde el punto de vista - costo / beneficio -, partiendo de la concepcin del valor que se le otorgue a la informacin dentro de una organizacin. Conclusin. Los sistemas de informacin en la actualidad cumplen un papel fundamental para una buena administracin de los recursos con los que cuenta una organizacin, estos pueden ser economicos, fsicos, como tambin el recurso humano y uno de los ms importantes la informacin de sus operaciones diarias, pues de ello depende el xito o fracaso de una empresa. Por ultimo, en esta era de la informacin y de la gestin del conocimiento es muy importante que no solamente los ejecutivos manejen la informacin en forma eficiente, ptima y en el momento preciso sino que tambin todos los profesionales, tcnicos

entre otros administren la informacin desde la mas simple hasta los sistemas mas complejos, pues se sabe que el hombre por naturaleza es un procesador de la informacin mas antigua y su historia se remonta con la aparicin de el mismo; para no tomar decisiones vulnerables y no adecuadas en cualquier actividad inherente al hombre, por ello se debe impulsar la gestin de la informacin y del conocimiento. Referencias Bibliogrficas LAUDON, Kenneth, (2006), Libro Sistemas de informacin Gerencial, Octava edicin. O.BRIEN, (2004) Libro de Sistemas de Informacin Gerencial, 4 Edicin.

Editorial McGraw-Hill