Gestin de proyectos Formulacin de la idea del proyecto ASPECTOS GENERALES DEL PROYECTO

Definicin de proyecto: Conjunto de antecedentes que permiten juzgar cualitativa y cuantitativamente las ventajas y desventajas que presenta la asignacin de recursos a una determinada iniciativa. Conjunto coherente e integral de actividades orientadas al logro de objetivos, a partir de unos recursos disponibles. Propuesta ordenada de acciones que pretende la solucin o reduccin de la magnitud de un problema que afecta a un individuo o a un grupo, en la que se plantea el tamao, caractersticas, tipos y perodos de los recursos requeridos, dentro de las limitaciones tcnicas, sociales, econmicas y polticas en las que se desenvolver. Modelo de emprendimiento a ser realizado con las precisiones de recursos, tiempo de ejecucin y resultados esperados.

La elaboracin de un proyecto consiste esencialmente en organizar un conjunto de acciones y actividades a realizar, que implican el uso y aplicacin de recursos humanos, financieros y tcnicos en una determinada rea o sector, con el fin de lograr ciertas metas u objetivos. Quien realiza el proceso de formulacin organiza las ideas de una manera lgica, precisa los objetivos que puede alcanzar con su accin y concreta las actividades especficas que necesita realizar. Formular un proyecto no se limita a llenar un formulario, es ante todo un proceso creativo. Pautas o criterios para la elaboracin de proyectos Las principales pautas o criterios para la elaboracin de proyectos suelen ser consideradas de la siguiente manera: Objetividad: Hace referencia a la necesidad de estudiar los hechos sin aferrarse a opiniones o juicios preconcebidos, con disposicin a abandonar cualquier posicin que la realidad muestre como falsa, inadecuada o insatisfecha. Cabe aqu mencionar un principio de realidad resumido en el siguiente aforismo: lo que se dice alguien lo dice, lo que

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se hace alguien lo hace. Claridad: Todo proyecto debe definir claramente lo que quiere lograr, reflejando, de igual forma, las motivaciones y las aspiraciones de los grupos involucrados. Es preciso determinar dnde, cundo y cmo se pretende hacer lo que se propone. Principio de realidad: No tiene sentido establecer objetivos ptimos, pero de cumplimiento improbable. Siempre hay que adecuar lo deseable a lo posible, y lo posible de cada circunstancia debe usarse para hacer realidad lo probable y lo deseable. Flexibilidad: En la aplicacin de un plan, programa o proyecto, las situaciones coyunturales (permanentemente cambiantes) exigen un constante reajuste o correccin de lo propuesto. La flexibilidad consiste en planear un margen operativo para situaciones cambiantes o emergentes, en las que es necesario efectuar acciones rpidas o producir algunos cambios de direccin. Importancia de un proyecto: Posibilita la identificacin, anlisis y seleccin de alternativas de solucin adecuadas a necesidades o problemas especficos. Puede determinar la viabilidad y la factibilidad que tiene una alternativa de solucin para atender una oportunidad o necesidad determinada. Permite demostrar las bondades de la alternativa de solucin ante inversionistas, organismos de crdito y financiamiento, instituciones de fomento, fundaciones para el desarrollo de determinadas actividades, y en general, ante aquellas entidades y personas que puedan financiarlo. Aporta a la toma de decisiones, al recomendar la solucin tcnica ms adecuada e indicar los resultados que se esperan obtener con su implementacin y operacin. Ciclos de un proyecto: 1. PREINVERSION: Corresponde a todos los estudios que se precisan adelantar antes de tomar la decisin formal de canalizar o no recursos hacia algn objetivo particular. Incluye los procesos de: 1.1 Identificacin: Explicacin de los aspectos principales de la necesidad u oportunidad y el planteamiento de las posibles alternativas de solucin.

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1.2 Seleccin: Eleccin de l o los proyectos que maximizan los beneficios, teniendo en cuenta las restricciones de capital y, desde luego, la magnitud del riesgo. 1.3 Formulacin: Permite clarificar los objetivos del proyecto y analizar en detalle las partes que lo componen. En este nivel encontramos las siguientes etapas: 1.3.1 Etapa de idea: Tiene por objetivo clarificar una opcin que se presenta entre muchas, para atender una necesidad, una carencia, un problema o aprovechar una oportunidad, teniendo en cuenta los aspectos econmicos, tcnicos, institucionales, ambientales, sociales y financieros. Pasos para la generacin de ideas de proyectos: Elaborar un buen diagnstico (existencia de necesidades no satisfechas o parcialmente satisfechas, disponibilidad de recursos naturales, conocimiento de las caractersticas sociales y culturales de la poblacin, disponibilidad de servicios y vas de comunicacin, procesos productivos eficientes, polticas gubernamentales positivas, avances tecnolgicos, presencia de conflictos sociales etc.) Ser creativo e innovador (factor fundamental en la generacin de ideas). Plantear una serie de interrogantes como: Cul es la principal actividad econmica de la zona? Qu nmero de personas se beneficiarn directa e indirectamente? Qu servicios se prestarn y cul es la calidad de los mismos?, Existe suficiente disponibilidad de recursos humanos y fsicos en la zona? Cul es el nivel de ingreso de la poblacin? Cul es la situacin de empleo de la regin?, etc. 1.3.2 Etapa de perfil: Aqu se realiza un anlisis profundo de la necesidad u oportunidad a partir de informacin, obtenida principalmente de fuentes secundarias. Para este anlisis: Se preparan soluciones elaboradas. Se definen objetivos. Se contrasta el producto o servicio frente a la poblacin objeto (caracterizacin del mercado).

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Se determina la viabilidad tcnica, la cual debe contener las posibles localizaciones, el tamao, el proceso productivo y los modelos organizacionales para la instalacin y operacin. Se realiza una aproximacin global al monto de las inversiones requeridas, determinando los costos e ingresos que faciliten la estimacin preliminar, (flujos de caja), a los cuales se les pueda aplicar ciertos indicadores de rentabilidad que permitan calificar, en principio, las ventajas o limitantes del proyecto. Se determina en qu reas se debe profundizar el estudio, de modo que se puedan aclarar aquellos aspectos que estn confusos o tener mayor seguridad en su estimacin. En este punto se puede abandonar la idea en forma definitiva, aplazar la decisin, o pasar directamente al diseo definitivo o ejecucin, si no hay duda sobre las ventajas (financieras, sociales o econmicas). 1.3.3 Prefactibilidad: Tiene por objeto depurar, con mayor detalle, los aspectos de anlisis del mercado, tcnicos, financieros, institucionales, administrativos (legales y organizacionales) y ambientales. Para esto se acude, si es necesario, a informacin primaria para algunas variables relevantes y que requieren un nivel de certeza alto, de modo que se pueda concluir cul es la mejor alternativa y pasar, si se requiere, a la etapa de factibilidad o al diseo definitivo para su ejecucin. En muchos casos los estudios preliminares y los de prefactibilidad se integran en uno solo, o se utilizan como instrumento de negociacin con entidades de financiamiento e inversionistas.
Tenga en cuenta que: En el estudio de prefactibilidad es importante incluir el anlisis de sensibilidad que permita observar el comportamiento del proyecto ante cambios en las variables ms relevantes.

1.3.4 Factibilidad: Busca reducir al mximo la incertidumbre asociada con la realizacin del proyecto y obtener mejores y ms confiables soportes a los indicadores de evaluacin. La decisin de iniciar esta etapa es de la alta gerencia, pues implica altos gastos financieros, inversin de tiempo y, en algunos casos, costos polticos y de oportunidad. En este estudio solamente se evala una alternativa, la cual puede pasar al rechazo del proyecto, a su mejoramiento tomando las recomendaciones de los expertos, o al diseo tcnico definitivo para su ejecucin.

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1.3.5 Diseo definitivo: Esta etapa se aplica especialmente a proyectos de alta complejidad y que exigen unas grandes inversiones. Aqu se define con claridad cul ser el ente administrativo y gerencial que asumir la responsabilidad de su ejecucin y se seleccionan los servicios de ingeniera requeridos y los servicios complementarios (interventora, auditora contable, asesora jurdica, licitaciones etc.)

2. INVERSIN O EJECUCIN O IMPLEMENTACIN: Inicia en el momento en que se toma la decisin de ejecutar el proyecto y termina cuando finaliza la ejecucin, y la empresa o negocio queda listo para iniciar operaciones. En esta etapa se distinguen dos momentos que son la consecucin de la autorizacin y financiamiento (legalizacin de la empresa, permisos y licencias) y la de ejecucin propiamente. La ejecucin es bsicamente una etapa de movilizacin de recursos humanos, financieros y fsicos con el propsito de garantizar los medios idneos para el cumplimiento posterior del objetivo social de la empresa. Este ciclo es responsabilidad de la gerencia de proyectos, la cual debe planear, ejecutar, controlar y revisar. En esta fase las etapas son: Diseo definitivo del proyecto (para proyectos complejos y de grandes inversiones). Adquisicin e instalacin de maquinaria, equipos, muebles e inmuebles. Realizacin de obras fsicas como construcciones, adecuaciones y obras complementarias. Adquisicin de las materias primas. Desarrollo procesos productivos. Programas de capacitacin del personal responsable.
En resumen, en esta fase se realizan las inversiones y desembolsos que permitan la ejecucin de las acciones programadas en el proyecto.

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3. CONSTRUCCIN: Hace parte de la fase de ejecucin. Aqu se adquieren los muebles e inmuebles, se realizan las construcciones, adecuaciones y obras complementarias; se compran y montan los equipos y maquinaria, y se hacen las pruebas necesarias para poner a punto de operacin. 4. OPERACIN: Comprende dos etapas que pueden generarse de forma simultnea: La produccin y la comercializacin. En este ciclo los recursos humanos, tcnicos y administrativos son orientados hacia la produccin de un bien o prestacin de un servicio, que constituye el objeto social de la empresa y se realizan de forma permanente las actividades de aprovisionamiento de materias primas e insumos, como la utilizacin de mano de obra, la comercializacin y las actividades de tipo administrativo. Representa el ciclo tpico de la accin administrativa: planeacin, accin y control. 5. EVALUACIN EX POST: En este ciclo se analizan los resultados de cada etapa del proyecto a partir de indicadores de costos, cumplimiento y eficiencia. Este anlisis permite mejorar la formulacin de proyectos futuros. Los indicadores usados en este ciclo son: Indicador de costos (IC) = Gastos reales / Gastos estimados Indicador de cumplimiento = Plazo real / Plazo estimado Indicador de eficiencia = VAN ex-post / VPN ex-ante 6. LIQUIDACIN: Es el corte que se hace a un proyecto para poder evaluarlo. No significa necesariamente que ah se termina y se cierra la planta o empresa, pues para la realizacin de esta fase es importante hacerse la siguiente pregunta Al cabo de cunto tiempo es conveniente cambiar o terminar el proyecto?, por lo que es importante definir en cada una de las fases su duracin y, de esta manera, determinar si se ha planeado bien su ejecucin. Ejemplo de estas fases es: Situacin: Adquisicin de un vehculo de servicio pblico de transporte urbano. Fase preoperativa = 6 meses: Corresponde a todas las actividades de anlisis, consulta, observacin y, en general, de conocimiento de todo lo que tiene que ver con las acciones antes de poner el vehculo en operacin.

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Fase operativa = 5 aos: Se inicia cuando el bien o servicio entra a prestar el servicio. En este caso o se comienza a comercializar el bien, y se identifica fcilmente por qu se comienzan a recibir unos ingresos (por cobro de una tarifa), pero tambin se incurren en unos costos y gastos indispensables para el funcionamiento. Fase de liquidacin = 6 meses: Es el corte que se hace al proyecto para evaluar las bondades en un determinado perodo. En el caso propuesto se recomienda hacer esta evaluacin a los cinco aos, teniendo en cuenta el desgaste del vehculo, y la necesidad de buscar otras alternativas de mejoramiento del mismo o cambiar definitivamente de actividad. TIPOS DE PROYECTOS Los proyectos se pueden tipificar de acuerdo con las caractersticas de los bienes que se elaboran, los servicios que se prestan y los beneficios que aportan.
Proyectos sociales
Un proyecto tiene carcter social cuando su implementacin y operacin no depende necesariamente de la capacidad de pago de los consumidores o usuarios potenciales, ni de los rendimientos financieros sobre los dineros invertidos. Ejemplo: proyectos de salud, educacin, etc.

Proyectos de infraestructura
Estos proyectos tienen como fin poner en operacin una determinada capacidad transformadora de insumos, con el fin de producir bienes con destino a atender necesidades de consumo. Ejemplo: proyectos de transformacin industrial, de produccin agrcola o agroindustrial empresarial Capitalista, de explotacin minera, etc.

Proyectos productivos
Tiene como propsito fundamental crear condiciones que faciliten e impulsen el desarrollo econmico. El producto del proyecto sirve de instrumento para que las comunidades y los agentes econmicos desencadenen actividades productivas que mejoren sus ingresos y condiciones de vida, y propicien efectos econmicos hacia otros grupos sociales. Ejemplo: carreteras, centrales elctricas, etc.

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Proyectos al interior de la empresa
Creacin de nuevos producto (tecnolgicos) Ampliacin o mejoramiento (ampliacin capacidad productiva)