POR LA PLANIFICACIN ESTRATGICA HACIA LA DIRECCIN ESTRATGICA

INDICE

0.- Introduccin 1.- De la universidad convencional a la universidad del siglo XXI 2.- Algunos previos conceptuales 3.- Estructura de un Sistema de Planificacin Estratgica 4.- El futuro posible 5.- Eplogo

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0.- INTRODUCCION Es necesaria una buena gestin. El entorno de la universidad y de la sociedad en general est sufriendo desde los aos setenta hasta hoy cambios de gran trascendencia: demogrficos, econmicos, sociales, de competitividad nacional e internacional. Evidentemente, estos cambios repercuten en los sistemas de direccin, organizacin y gestin de las universidades. Los actuales sistema de direccin, organizacin y gestin de las universidades se convierten en muchas ocasiones, en poco eficaces y operativos. Los modelos de organizacin y gestin actuales fueron concebidos para dar respuesta a un entorno mucho ms sencillo y estable. Y la situacin actual en las sociedades social y econmicamente avanzadas no parece ser sta. El entorno demanda direccin estratgica de las instituciones de educacin superior y calidad y adecuacin de los servicios universitarios a la demanda. Por lo tanto, es imprescindible determinar objetivos, darlos a conocer a la sociedad y distinguirse cada da ms por la calidad y la capacidad de responder a la demanda social. Debemos empezar a tomar algunas actitudes y familiarizarnos con algunas ideas: Asumir que tenemos que mejorar. Asumir responsabilidades y riesgos frente al estancamiento y la apata Debemos saber quines somos y dnde queremos ir. Tambin debemos saber comunicarlo. Hay que implantar una nueva cultura organizativa: coordinar y corresponsabilizar. Todos somos necesarios; cada uno en su sitio (saber encontrar el sitio). Un Plan Estratgico es un instrumento de reflexin y de actuacin. Un Plan Estratgico es la nica manera de gestionar la complejidad y la diversidad. Hay que dotarse de objetivos concretos, viables y evaluables. La planificacin estratgica permite articular un gobierno fuerte con una gestin descentralizada.

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1. DE LA UNIVERSIDAD CONVENCIONAL A LA UNIVERSIDAD DEL SIGLO XXI * Quizs sea conveniente recordar algunas caractersticas del momento actual de las universidades espaolas y, por lo tanto, de la UZ: 1. Hoy sigue vigente an el modelo LRU: generalista y poco apto para la alta diversificacin universitaria. 2. Existe un modelo de gobierno universitario excesivamente influido por el sistema de eleccin. 3. Hay, en general, poco liderazgo, por la excesiva rotacin en los cargos. 4. Tambin hay grandes expectativas y potencialidades. 5. Posiblemente estemos ante un modelo agotado. La LRU ya ha dado sus frutos: ordenar la universidad de masas y de crecimiento acelerado. Es la hora de la calidad. * Algunas soluciones, ya de entrada, podran ir en la siguiente direccin: 1. Las soluciones no sern siempre de carcter general, sino tambin propias de cada universidad. 2. Necesidad de planes de calidad y evaluacin. Pero planes verdaderamente operativos, sin documentalismos estriles. 3. Imprescindible una mayor cultura directiva, en algunos casos profesionalizada. 4. Externalizar servicios no docentes ni directamente relacionados con la docencia. * Por lo tanto, debemos intentar formular algunas estrategias en la bsqueda de la calidad: 1. Imprescindibilidad de la informacin. Generalmente, tenemos insuficiente informacin para tomar decisiones importantes (grave temeridad). 2. Criterios de financiacin. Hay que introducir cambios paulatinos en los criterios de financiacin: diversificarlos ms y diferenciar los criterios de asignacin de recursos. Hay que dejar de financiar indiscriminadamente y financiar por rendimiento. Toda universidad se mueve entre el control estatal/autonmico y el control interno, a veces oligrquico, universitario. El mercado (la sociedad, los usuarios) debe actuar como referencia reguladora entre ambos. 3. Estimular las fuerzas del mercado (la sociedad). Esto significa responder ante los usuarios, incrementar las competencias, desarrollar la diversificacin y la diferenciacin. 4. Evaluacin de la calidad. Con objetivos claros de mejora y de rendicin de cuentas. Y con una metodologa de autoevaluacin y de revisiones externas. 5. Una buena gestin de la universidad. Esto supone cambios organizativos en la universidad, introducir la gestin estratgica y los planes de calidad, y mejorar la distribucin interna de recursos. Algunas caractersticas de la universidad del siglo XXI son: 1. La gestin del cambio. Realizar los propsitos de cambio en una institucin significa tener capacidad para ajustar su modelo organizativo, de manera que los objetivos estratgicos pesen ms que las inercias del pasado. 2. Relacin de la universidad con el entorno econmico y social. 3. Relacin de la universidad con la Comunidad Autnoma: falta de tradicin. Necesidad de configurar un modelo de interlocucin. 4. Mayor competitividad, con los dems y con nosotros mismos. 5. Reto de las T.I.C. 6. La imprescindibilidad de los indicadores.
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2. ALGUNOS PREVIOS CONCEPTUALES * Concebimos la universidad como una organizacin de produccin del conocimiento. Lo que implica que las mayores y mejores energas deben dirigirse a tal objetivo. Lo dems debe ser instrumental. * Somos conscientes de que la universidad es una organizacin compleja y enormemente diversificada, donde por sus propias caractersticas o por sus propios sistemas de funcionamiento: Prima la individualidad Tiene grandes problemas de coordinacin Tiene problemas de discrecionalidad Tiene una elevada autonoma decisoria Tiene una fuerte vinculacin al personal administrativo *Por lo tanto, como organizacin que busca la excelencia (=la mejora continua) nos debemos dotar de una serie de instrumentos (normas, informtica, estructuras, etc.) que: Facilite la coordinacin Simplifique la toma de decisiones Facilite las comunicaciones Aumente el compromiso de los miembros universitarios Use la cultura organizativa como mecanismo de control. * Porque sin cultura organizativa caeramos en: La inercia La falta de creatividad La visin deformada de la realidad La expulsin de lo diferente * Entendemos, pues, la gestin de la universidad como un proceso que parte de una planificacin democrtica (discutida y negociada con los distintos sectores pero sin miedo a la toma de decisiones por quienes pueden y deben tomarlas) y proseguimos con una evaluacin continua que detecte los errores para subsanarlos.

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3. ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE PLANIFICACION ESTRATEGICA 1.- La Planificacin Estratgica Una de las cuestiones ms significativas es que la Universidad debe dar respuesta a la sociedad en todo momento, adaptndose siempre a las nuevas demandas y desafos que sta le plantea. Frente a estos nuevos desafos, la planificacin estratgica se revela como una herramienta til y necesaria para facilitar el ajuste continuo de la universidad a estas nuevas situaciones. Su desarrollo a nivel institucional debe promover el conocimiento de la institucin, contemplar los posibles cambios en materia educativa y facilitar su permanente adecuacin organizativa. Igualmente, la planificacin estratgica permitir clarificar a qu usuarios potenciales se dirige la universidad, las reas que deben abarcar sus servicios y la identificacin de cul es su verdadera misin. Los objetivos institucionales, de carcter global, sern traducidos a nivel de cada centro, departamento, unidad o servicio, que disearn a su vez sus propios planes operativos. La planificacin estratgica en la Universidad no implica someterse estrictamente a las condiciones y tendencias del me rcado, ya que una universidad pblica no debe orientarse slo en funcin de criterios de demanda y rentabilidad. La visin del Equipo de Gobierno debe fomentar la direccin participativa y colegiada, pues la universidad est formada por personas y son stas las que comprueban la bondad de los sistemas, puesto que son las encargadas de implantarlos. La planificacin estratgica no es un fin en s misma, sino que es un instrumento que favorece la cohesin interna y acta como herramienta integradora de voluntades para avanzar conjuntamente en una misma direccin. Su naturaleza es dinmica y no esttica, y debe realizarse cerca de las aulas, en los despachos, las bibliotecas o los laboratorios, porque se estructura de acuerdo con la continua reinformacin entre los diferentes participantes. Para minimizar riesgos y maximizar resultados, la planificacin estratgica debe plantear estrategias y objetivos simples, claros, alcanzables y medibles. Y por ltimo, aunque la planificacin estratgica se sita a nivel institucional, centrndose en los objetivos y la misin de la universidad, se tendr que desarrollar a nivel de centros, de departamentos, de unidades y servicios, motivando a los actores integrantes de cada nivel a trabajar y pensar de modo innovador y participativo, contemplando las tendencias del entorno. Cualquier plan estratgico que se establezca deber ser flexible y dinmico, y sin lmites prefijados que imposibilite revisiones peridicas. Deber estar orientado en el medio y largo plazo, pero debe constituirse mediante acciones en el corto plazo.

2.- Metodologa La planificacin estratgica tiene, entre otras, diversas fases preliminares consistentes en obtener los necesarios apoyos y compromisos de los diferentes estamentos de la universidad para iniciar el proceso con mnimas garantas de xito. La identificacin de
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agentes en el proceso incluye tanto a agentes externos, como internos, centrales y perifricos. Se deber identificar o determinar: agentes impulsores, decisorios internos, lderes de opinin externos, grupos estratgicos para el desarrollo del proceso, as como sus roles y funciones. La implicacin de miembros de los diferentes niveles jerrquicos y funcionales hace posible una implantacin menos traumtica y asegura que los cambios estratgicos pueden hacerse operativos a travs de grupos o equipos de trabajo. Como paso previo a la propia configuracin de cualquier Plan Estratgico, es responsabilidad del rector y de su entorno iniciar el proceso de planificacin, implicando en la formulacin e implementacin de las estrategias a los dems responsables de la institucin: decanos, directores de centro y departamento, jefes de servicio. Conducir una institucin hacia la misin definida se manifiesta en la ambicin de alcanzar los objetivos institucionales de manera decidida. Esto requiere de una visin que permita discernir los principales retos a los que se enfrenta la universidad y conducirla para dar respuesta a esos retos. Su xito depende no slo de una visin acertada de la realidad, sino tambin de la capacidad para implicar a todo el personal en esa misma ambicin, haciendo circular la informacin de manera transparente. Anlisis y evaluacin institucional Todo proceso de planificacin estratgica requiere previamente una exhaustiva recopilacin de informacin externa e interna. La informacin externa proviene del anlisis del entorno, y sirve para identificar e incluso prever las oportunidades y amenazas que ste presenta para el desarrollo de los objetivos y acciones estratgicas. stas tendern a maximizar el aprovechamiento de oportunidades y minimizar el efecto de las amenazas. Se trata de evaluar las principales tendencias demogrficas, polticas, sociales, econmicas, tecnolgicas, para identificar factores favorables y desfavorables que inciden sobre la organizacin. La informacin interna permite identificar las fortalezas y debilidades de la propia universidad. Entre los aspectos fundamentales que deben integrar este anlisis se incluyen: la evaluacin de la docencia y de la investigacin, la evaluacin de los servicios prestados a la sociedad y de los prestados a la propia comunidad universitaria y los sistemas de administracin y direccin de la universidad. Algunas ideas para el anlisis podran ser las siguientes: La LRU ya ha dado sus frutos: organizar la universidad de masas y de crecimiento rpido. Actualmente, nos encontramos con una universidad saturada, aunque el descenso demogrfico va aliviando la situacin. La formacin que ofrecemos no siempre est en consonancia con las demandas de la sociedad en general y de la empresa en particular. Quizs sea la nuestra una universidad con normativa y estructuras algo rgidas, lo que hace que no dispongamos de la flexibilidad suficiente para poder atender la demanda de nuevas carreras y especialidades. Es la hora de la calidad: sin planificacin estratgica no es posible avanzar. La gestin del cambio es la cuestin fundamental. Otra cuestin que adquiere gran importancia es la relacin de la universidad con el entorno econmico y social

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La relacin con la D.G.A. est a falta de tradicin: hay que configurar un modelo de interlocucin gil y operativo. Las tecnologas de la informacin y de la comunicacin constituyen un reto susceptible de ser convertido en una oportunidad.

Declaracin de la misin. Una vez capturada, analizada y evaluada la informacin externa e interna, el paso siguiente en un proceso de planificacin estratgica es determinar la misin de la institucin, o sea, su razn de ser. Ms all de sus cometidos tradicionales y genricos, docencia e investigacin, la misin comprende un objetivo de orden superior y finalista, que clarifica el propsito de la institucin y justifica su razn de ser. La misin de una universidad necesariamente tendr estrecha relacin con su propia historia, propsito y cultura, su mbito de actuacin, su mbito geogrfico de influencia (local, regional, nacional e internacional), el uso de tecnologas para la enseanza y la investigacin, su compromiso con la comunidad, su filosofa e identidad corporativa y sus capacidades que la diferencian de manera reconocida o explcita. Una posible formulacin de la misin para la Universidad de Zaragoza podra ser sta: La universidad de Zaragoza, una institucin de calidad como elemento de progreso aragons. Visin. Para alcanzar la misin de la universidad se debe tener una visin realista de futuro. Mientras la misin es la razn de la existencia de la universidad, la visin indica el camino a seguir y debe satisfacer las aspiraciones de la propia institucin y estar en concordancia con sus recursos presentes y futuros. Pero la visin ser una gua para la accin slo en la medida en que sea conocida, entendida y asumida por todos los actores implicados. Objetivos y estrategias La determinacin de objetivos y la implementacin de estrategias constituyen la etapa clave de todo el proceso de planificacin estratgica. Se definirn, en primera instancia, unos objetivos institucionales concretos, que en esta etapa normalmente son de carcter cualitativo, as como las lneas estratgicas generales para toda la universidad, de acuerdo con la misin declarada. Los objetivos especficos se derivan de los anteriores y son asignados a unidades acadmicas y administrativas concretas dentro de a universidad. Estos objetivos deben l ser cuantificables para poder medir su grado de cumplimiento, y traducidos a acciones estratgicas que conduzcan a su consecucin. Los indicadores por los que sern evaluados deben especificarse y darse a conocer. Como norma general, los objetivos deben ser coherentes, crebles, alcanzables y medibles, estar acotados en el tiempo e implicar a personas concretas en relacin a resultados concretos. Las diversas unidades acadmicas y administrativas deben actuar coordinadamente y establecer una relacin de interdependencia y colaboracin ms que de agregacin,

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para lograr un ajuste mutuo que, a su vez, sea coherente con los objetivos institucionales de la universidad. Presupuesto y control Los objetivos especficos y las acciones estratgicas deben ser contemplados en los presupuestos correspondientes. Sin embargo, la planificacin estratgica requiere un diseo de presupuestos que facilite la distincin entre los recursos destinados a las acciones estratgicas (que implican la puesta en marcha de nuevos programas o actividades) y los recursos ordinarios que aseguran el cumplimiento de las actividades cotidianas de la universidad. La verificacin de los niveles de cumplimiento o grado de avance de los objetivos y de las estrategias definidas a nivel institucional y de cada unidad organizativa, deben ser sistemticamente comprobados, con el fin de adoptar acciones correctoras en caso de ser necesario. A este respecto, la contabilidad analtica debe ser un instrumento de gran ayuda. 3. El pensamiento estratgico en la organizacin La determinacin y cumplimiento de objetivos especficos y acciones estratgicas requiere de parte de todas las unidades implicadas en la planificacin el desarrollo de un pensamiento estratgico. Esto facilitar el establecimiento de un orden de prioridades en las acciones, ante la imposibilidad de satisfacer todas las necesidades al mismo tiempo. Se trata de actuar siempre en funcin de los objetivos que se pretenden alcanzar, pensando en el futuro deseado para la universidad. Para inducir al pensamiento estratgico se deben consensuar: la misin de la organizacin, sus objetivos y estrategias, los plazos y responsabilidades, las unidades implicadas y los costes. El pensamiento estratgico no puede originarse de otra manera, ya que se centra en decisiones (y no en planes documentados), anlisis, previsiones o estadsticas que indiquen qu rumbo tomar. Motivar a pensar de modo innovador y a actuar estratgicamente con el futuro supone para la universidad una gran ventaja competitiva en su capacidad de adaptacin a los cambios del entorno. Ser misin de las distintas unidades de apoyo tcnico al proceso de planificacin estratgica, el proponer y propiciar un mbito organizativo interno que facilite alcanzar estas metas. La toma de decisiones estratgicas en cada unidad significa que una facultad o escuela es protagonista activa en el desarrollo de la universidad, y por lo tanto, es participativa y altamente tolerante en la descentralizacin de algunas acciones y decisiones. Un marco de cooperacin interna implica una actitud y un talante que constituye la mejor forma de relacin y de supervivencia para una organizacin.

4. Indicadores Es necesario establecer un conjunto de indicadores con un enfoque que permita conocer dnde y cmo la universidad puede aadir valor a los procesos que realiza. La universidad recibe un valor aadido cuando los sectores que la conforman la apoyan; los
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estudiantes, cuando el profesorado satisface sus necesidades de formacin; los profesores y el PAS, cuando la universidad les reconoce su trabajo mediante incentivos, formacin y oportunidades de desarrollo profesional. Ser conveniente, pues, que en el proceso de planificacin estratgica se tenga en cuenta la necesidad de disponer de un conjunto de indicadores, que le permita reconocer en dnde y cmo se est generando un valor aadido para todos los colectivos que conforman la comunidad universitaria. 5. Interaccin, consenso y participacin. La planificacin estratgica se inicia en el equipo de gobierno. Los directivos y los gestores pueden proporcionar direccin y orientacin, pero son el conocimiento y la experiencia del PDI y del PAS los elementos cruciales para el xito de cualquier Plan Estratgico. Para que los esfuerzos de mejora tengan xito es necesario que la mayor parte de los integrantes de la comunidad universitaria estn alineados en un proceso comn, compartiendo una nica visin, unos valores y la estrategia institucional. Es necesario crear las condiciones para el desarrollo del proceso de planificacin, con suficiente realismo y libertad, fomentando la coordinacin y la fluidez de informacin entre el mbito de la gestin y de lo acadmico. Es necesario, pues, contar con la participacin e implicacin de toda la comunidad universitaria: Equipo Rectoral Claustro Grupos de trabajo rgano directivo amplio de la universidad Junta de Gobierno Profesorado PAS Alumnado Consejo Social D.G.A. 6. Procesos de implantacin La implantacin de estrategias implica institucionalizar los procesos del Plan Estratgico a nivel de toda la universidad: centros, departamentos y unidades administrativas y de servicios, incentivando la participacin de los diferentes colectivos internos y externos implicados. De ah la necesidad de crear un ambiente proclive al pensamiento estratgico. Cada unidad orgnica debe formular sus propios objetivos y estrategias, que tienen que estar en consonancia, lgicamente, con aqullos formulados a nivel institucional y que constituyen la frontera de la planificacin operativa. El xito en la implantacin de estrategias radica en la capacidad de cada colectivo y unidad orgnica de traducir, a nivel operativo, cambios concretos que conduzcan al cumplimiento concreto de la misin de la universidad.

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La gestin por programas se plantea como una manera eficaz para la implantacin de estrategias, ya que establece un nexo entre la misin-visin y la accin estratgica. Ser capaces de promover unos programas y movilizar a todas las personas implicadas en torno a ellos es la mejor manera de asegurar la implantacin de la estrategia. Y es responsabilidad de los directivos dirigir esos programas y animar, de modo participativo, a todas las personas implicadas en ellos, logrando la adhesin y corresponsabilidad en su desarrollo. No es posible la implantacin de una estrategia sin la voluntad de los implicados. Por eso, deben ser previamente informados y motivados, si se desea que la estrategia tenga xito. 7. Unidades de anlisis, planificacin y evaluacin. Las unidades de anlisis y planificacin son las indicadas para coordinar las acciones individuales y de las distintas unidades, y para transmitir la informacin cmo y a quin corresponda. Las unidades de planificacin buscan comprender, evaluar y prever. Analizan cambios, hechos y tendencias desde una perspectiva cualitativa y cuantitativa, interna y externa. Su tarea, como rgano terico de asesoramiento, se basa en la recogida de informacin y de datos (por medios propios o encomendada a terceros), que t ansforma y presenta r con recomendaciones y alternativas a los rganos de gobierno, para facilitar la toma de decisiones, la asignacin de recursos, la comunicacin y la coordinacin. Las decisiones estratgicas no las adoptan los planificadores. stos impulsan el proceso y apoyan a los directores con estadsticas, previsiones, datos sobre la institucin, valoracin de la competencia y del entorno. Informacin que debe constituir la base para la reflexin estratgica: valoracin y jerarquizacin de necesidades. La visin global sobre la estructura organizativa, el diagnstico peridico o puntual sobre temas generales o particulares relacionados con la universidad, justifican la existencia de este tipo de unidades de anlisis, planificacin y evaluacin.

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4. EL FUTURO POSIBLE * Objetivo fundamental: disponer de Un sistema propio de calidad Una planificacin en el mbito institucional Una planificacin sectorial en el mbito de sus unidades. * Beneficios: Nos permitir definir los objetivos que pretenda alcanzar la universidad, los campos de actuacin preferentes y priorizar las acciones especficas. Conseguiremos pensar y analizar los problemas de una manera global, facilitar la comunicacin y estimular la participacin. La planificacin estratgica nos servir como instrumento de cohesin y herramienta para integrar voluntades en una direccin comn. Dinamizaremos los sistemas de gestin. Capacitar a la universidad para afrontar ms eficazmente los retos futuros. Se fomentar un proceso de aprendizaje y desarrollo organizativo que posibilitar la mejora continua. * Condicionantes y requisitos: Tener voluntad poltica clara y explcita para liderar el proceso estratgico. Que los representantes institucionales asuman el liderazgo del proyecto. Ejecutar una poltica de comunicacin interna eficaz. Disponer de una estructura tcnica adecuada para la puesta en prctica, control y seguimiento del proceso. Prestar atencin especial a la formacin de los recursos humanos. Llevar a cabo modificaciones progresivas del estilo de direccin y gestin de la institucin universitaria. Insertar la planificacin en un sistema completo de mejora de la calidad. Llevar a cabo modificaciones del modelo presupuestario. * Problemas o peligros: La planificacin estratgica no es una varita mgica. La incertidumbre seguir existiendo. Usar el Plan Estratgico como pura publicidad interior y exterior. No interrelacionar el proceso de planificacin con la evaluacin de la institucin y la introduccin de mejoras. Una excesiva complicacin burocrtica del proceso planificador. Que el instrumento no acabe dominando a las personas por excesiva rigidez, ya que la planificacin no es un fin sino un instrumento. Una centralizacin creciente de los procesos de decisin. La posible falta de participacin e implicacin de la comunidad universitaria por ir demasiado de arriba abajo. Una ausencia de sistema de control y evaluacin.

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5. EPILOGO En definitiva, pretendemos algo tan simple de explicitar como: Capitalizar la universidad Crear una estructura y una organizacin eficientes Garantizar un producto final competitivo Atender las necesidades sociales. No es ni ms ni menos que extrapolar la tica y la esttica a la categora de tecnologa punta. Ambicin que sintetiza armnicamente todas las sensibilidades posibles en la comunidad universitaria, aragonesa y universal. Porque una planificacin estratgica no es ms que un conjunto de propuestas realistas que emanan de una reflexin sobre el pasado y el presente, y que sitan los objetivos de la institucin en un futuro no inmediato.

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