Apunte Comunicacin Efectiva Prof.: Mara Jos Pinares A. LAS BARRERAS PARA LA COMUNICACIN EFICAZ EN LA ORGANIZACIN.

El marco de referencia Los comunicadores pueden codificar y los receptores pueden decodificar slo en funcin de sus experiencias. Necesidades, valores, actitudes y expectativas son distintas, lo que suele propiciar distorsiones no intencionadas en la comunicacin. La escucha selectiva. El individuo tiende a rechazar la informacin nueva, especialmente si est en conflicto con sus creencias existentes. Los juicios de valor El receptor asigna un valor global al mensaje antes de recibir la comunicacin completa. La credibilidad de la fuente. Es la confianza y la fe que el receptor deposita en las palabras y acciones del comunicador. Los problemas semnticos. Las mismas palabras pueden significar cosas totalmente diferentes para personas diferentes, pues la comprensin est en el receptor, no en las palabras. La filtracin Se refiere a la manipulacin de la informacin para que el receptor la perciba como positiva. El lenguaje especial de grupo Sensacin de pertenencia, cohesin, autoestima; Las diferencias de estatus Pueden ser percibidas como amenazas por las personas de los niveles inferiores de la jerarqua, lo que puede frenar o distorsionar la comunicacin. El comportamiento proxmico. 1.- zona ntima: va desde el contacto fsico hasta los 46 cm. 2.- zona personal: de 46 cm a 1, 22 mt. 3.- zona social: de 1,22 mt a 3, 66 mt. 4. zona pblica: ms de 3, 66 mt. Las presiones de tiempo Las presiones de tiempo presentan una barrera importante para la comunicacin. La sobrecarga de comunicacin Los individuos, muchas veces suelen sentirse agobiados por el diluvio de informacin y de datos a los que estn expuestos.

Sera difcil encontrar algn aspecto de la tarea de un directivo en que no intervenga la comunicacin; si todos compartieran los mismos puntos de vista, la comunicacin sera ms fcil. Por desgracia: cada integrante llega a la organizacin con su propia personalidad, sus propios antecedentes, experiencia y marcos de referencia. Asimismo, la estructura de la organizacin influye en las relaciones de estatus y las distancias o niveles que hay entre los individuos, lo que a su vez influye en la capacidad de stos para comunicarse.

EL MEJORAMIENTO DE LA COMUNICACION EN LAS ORGANIZACIONES Los lderes que aspiran a ser mejores comunicadores deben lograr 2 tareas distintas: 1) 2) mejorar sus mensajes o informacin que desean transmitir. mejorar su propia comprensin de lo que las dems personas desean.

As, tienen que esforzarse no slo por ser comprendidos, sino tambin por comprender. Las siguientes tcnicas les pueden ayudar al logro de sus tareas: El seguimiento Tcnica que presupone que uno ha sido incomprendido y, siempre que se pueda, tratar de determinar si efectivamente se ha captado lo que se intent decir. La regulacin del flujo de informacin Regular la informacin puede asegurar un flujo ptimo de la informacin que reciben los gerentes, con lo que se elimina la barrera de sobrecarga de la informacin. La informacin se puede regular en cuanto a calidad y cantidad, lo que se basa en el principio de excepcin de la administracin, la que establece que slo las desviaciones significativas de polticas y procedimientos se deben de llevar a la atencin de los superiores. No es aplicable en toda la estructura organizacional, ej.: en las organizaciones mecanicistas s, pero en las organizaciones orgnicas (en donde hay un nfasis en el libre flujo de comunicacin), no. El uso de la retroalimentacin La retroalimentacin es un elemento importante en la comunicacin bidireccional efectiva, pues proporciona un canal para la respuesta del receptor que permite al comunicador detectar si se ha recibido el mensaje y si se ha producido la respuesta pretendida. Es posible la retroalimentacin directa en la comunicacin frente a frente, no as en la comunicacin descendente, por lo que una organizacin sana necesita una comunicacin ascendente efectiva para que su comunicacin descendente tambin lo sea. La empata Es la capacidad de ponerse en el papel de la otra persona y adoptar sus puntos de vista y emociones, lo que implica estar ms orientado al receptor que hacia el comunicador. Permite anticipar cmo se decodificar probablemente el mensaje.

La repeticin Recurrir a la repeticin es un principio aceptado del aprendizaje; en la comunicacin asegura que si parte del mensaje no se entiende, otras partes lo lleven al mismo mensaje. El fomento de la confianza mutua. Un clima de confianza mutua y de lealtad entre gerentes y subordinados puede facilitar la comunicacin, en virtud de que se ha formato una alta credibilidad de la fuente. La programacin temporal eficaz. Los mensajes que no compiten con otros tienen ms probabilidad de ser comprendidos. La comunicacin eficaz se puede facilitar si se escoge bien el momento oportuno para hacer los anuncios importantes, a fin de no originar distorsiones y juicios de valor. La simplificacin del lenguaje. El lenguaje complejo genera una barrera importante para la comunicacin eficaz. Ej.: el muy tcnico. Muchas personas profesionales que utilizan el lenguaje especial de su grupo, tienen problemas al tratar de comunicarse con individuos ajenos a l. Los lderes tienen que recordar que la comunicacin eficaz incluye la transmisin de la comprensin, adems de la informacin. Por lo tanto ellos deben codificar los mensajes con palabras, ademanes y smbolos que tengan sentido para el receptor. La escucha eficaz Los lderes no slo deben buscar que se les comprenda, sino tambin comprender, esto implica ESCUCHAR, pero con comprensin. Un autor cita 10 mandamientos para escuchar bien: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) deje de hablar haga que su interlocutor se sienta a gusto demustrele que quiere escucharlo elimine las distracciones sienta empata con l tenga paciencia controle su temperamento limite sus discusiones y las crticas haga preguntas deje de hablar.

Tales pautas pueden ser tiles para los gerentes; sin embargo, la ms importante es la decisin de escuchar.