PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO

INSTITUCIONAL

TEMATICA:
Gestión de Procesos

DESTINATARIOS:
Personal Radio Municipal Sayhueque l

DISERTANTE:
Lic. Miguel Súarez
CICLO 2011

DIRECCIÓN GRAL. DE CAPACITACIÓN

MUNICIPIO DE CENTENARIO
PROV. DE NEUQUÉN
DIRECCIÓN GRAL. DE CAPACITACIÓN
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La Gestión por Procesos es

un sistema de trabajo enfocado a perseguir la mejora continua del

funcionamiento de las actividades de una organización, mediante: la
identificación, la selección, la descripción, la documentación y la mejora de los
procesos. Todas las actividades o secuencias de actividades que se desarrollan
en el Servicio constituyen un proceso, y como tal hay que gestionarlas.

Por que la gestión por procesos... ^

Por que las empresas y/o las organizaciones son tan eficientes como lo son sus
procesos. La mayoría de las empresas y las organizaciones que han tomado
conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia que representa las
organizaciones departamentales, con su nichos de poder y su inercia excesiva
ante los cambios, potenciando el concepto del proceso, con un foco común y
trabajando con una visión de objetivo en el cliente.

La Gestión por Procesos es la forma de gestionar toda la organización

basándose en los Procesos. Entendiendo estos como una secuencia de
actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una ENTRADA para
conseguir un resultado, y una SALIDA que a su vez satisfaga los requerimientos
del Cliente.

Conceptos básicos... ^

Algunos términos relacionados con la Gestión por Procesos, y que son

necesarios tener en cuenta para facilitar su identificación, selección y definición
posterior son los siguientes:

• Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que

transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los
recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos,
técnicas y métodos.
• Proceso clave: Son aquellos procesos que inciden de manera
significativa en los objetivos estratégicos y son críticos para el éxito
del negocio.
• Sistema: Estructura organizativa, procedimientos, procesos y
recursos necesarios para implantar una gestión determinada, como
por ejemplo la gestión de la calidad. Normalmente están basados en
una norma de reconocimiento internacional que tiene como finalidad
servir de herramienta de gestión en el aseguramiento de los
procesos.
• Procedimiento: forma especifica de llevar a cabo una actividad. En
muchos casos los procedimientos se expresan en documentos que
contienen el objeto y el campo de aplicación de una actividad; qué
debe hacerse y quien debe hacerlo; cuando, dónde y cómo se debe
llevar a cabo; qué materiales, equipos y documentos deben utilizarse;
y cómo debe controlarse y registrarse.
• Indicador: es un dato o conjunto de datos que ayudan a medir
objetivamente la evolución de un proceso o de una actividad.

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Actualmente, las organizaciones, independientemente de su tamaño y del sector de
actividad, han de hacer frente a mercados competitivos en los que han de conciliar
la satisfacción de sus clientes con la eficiencia económica de sus actividades.

Tradicionalmente, las organizaciones se han estructurado sobre la base de

departamentos funcionales que dificultan la orientación hacia el cliente. La Gestión
de Procesos percibe la organización como un sistema interrelacionado de procesos
que contribuyen conjuntamente a incrementar la satisfacción del cliente. Supone
una visión alternativa a la tradicional caracterizada por estructuras organizativas de
corte jerárquico - funcional, que pervive desde mitad del XIX, y que en buena
medida dificulta la orientación de las empresas hacia el cliente.

La Gestión de Procesos coexiste con la administración funcional, asignando

"propietarios" a los procesos clave, haciendo posible una gestión interfuncional
generadora de valor para el cliente y que, por tanto, procura su satisfacción.
Determina qué procesos necesitan ser mejorados o rediseñados, establece
prioridades y provee de un contexto para iniciar y mantener planes de mejora que
permitan alcanzar objetivos establecidos. Hace posible la comprensión del modo en
que están configurados los procesos de negocio, de sus fortalezas y debilidades.

Mapas de Procesos. Una aproximación que define la organización

como un sistema de procesos interrelacionados. El mapa de procesos
impulsa a la organización a poseer una visión más allá de sus límites
geográficos y funcionales, mostrando cómo sus actividades están
relacionadas con los clientes externos, proveedores y grupos de
interés. Tales "mapas" dan la oportunidad de mejorar la coordinación
entre los elementos clave de la organización. Asimismo dan la
oportunidad de distinguir entre procesos clave, estratégicos y de
soporte, constituyendo el primer paso para seleccionar los procesos
sobre los que actuar.

Modelado de Procesos. Un modelo es una representación de una

realidad compleja. Realizar el modelado de un proceso es sintetizar
las relaciones dinámicas que en él existen, probar sus premisas y
predecir sus efectos en el cliente. Constituye la base para que el
equipo de proceso aborde el rediseño y mejora y establezca
indicadores relevantes en los puntos intermedios del proceso y en sus
resultados.

Documentación de procesos. Un método estructurado que utiliza

un preciso manual para comprender el contexto y los detalles de los
procesos clave. Siempre que un proceso vaya a ser rediseñado o
mejorado, su documentación es esencial como punto de partida. Lo
habitual en las organizaciones es que los procesos no estén
identificados y, por consiguiente, no se documenten ni se delimiten.
Los procesos fluyen a través de distintos departamentos y puestos de
la organización funcional, que no suele percibirlos en su totalidad y
como conjuntos diferenciados y, en muchos casos, interrelacionados.

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 Equipos de proceso. La configuración, entrenamiento y facilitación
de equipos de procesos es esencial para la gestión de los procesos y
la orientación de éstos hacia el cliente. Los equipos han de ser
liderados por el "propietario del proceso", y han de desarrollar los
sistemas de revisión y control.

Rediseño y mejora de procesos. El análisis de un proceso puede

dar lugar a acciones de rediseño para incrementar la eficacia, reducir
costes, mejorar la calidad y acortar los tiempos reduciendo los plazos
de producción y entrega del producto o servicio.

Indicadores de gestión. La Gestión de Procesos implicará contar

con un cuadro de indicadores referidos a la calidad y a otros
parámetros significativos. Este es el modo en que verdaderamente la
organización puede conocer, controlar y mejorar su gestión.

Las empresas funcionan con procesos que toman en consideración absolutamente

todos los aspectos:

desde los procedimientos administrativos cotidianos (como el registro de las

horas trabajadas, el reembolso de los gastos, etc.)
hasta las actividades cruciales de la empresa (como la elaboración de pedidos,
etc.).
Conseguir unos procesos eficaces es la clave del éxito de cualquier empresa.

Para afrontar los retos que supone gestionar y ajustar la eficiencia de sus
procesos, las empresas se han volcado hacia los sistemas empresariales globales,
tales como:

Planificación de los recursos empresariales (ERP, Enterprise Resource Planning)

Gestión de las relaciones con el cliente (CRM, Customer Relationship
Management)
Gestión de la cadena de suministro (SCM, Supply Chain Management)

Sin lugar a dudas, estos sistemas han resultado beneficiosos, pero la situación
esconde una realidad mucho más compleja. Es ya un gran logro integrar a las
personas, los procesos y las aplicaciones que engloba una empresa.

Las organizaciones de hoy en día no tienen otra alternativa que captar, gestionar
y compartir la información dentro de un contexto empresarial donde la rapidez
es esencial: la información dicta cuáles deben ser los procesos
empresariales.

A partir de los vastos conocimientos y la experiencia de documentos, se pone a

disposición de las organizaciones unas soluciones de gestión de los procesos que
les permiten reformar sus prácticas empresariales con el fin de mejorarlas.
Pueden lograrse mejores resultados en menos tiempo si se dispone de unos
sistemas y procesos centrales que favorezcan el flujo eficaz de la información.

La única ventaja competitiva que tendrán las organizaciones serán sus

colaboradores"

El Siglo XXI se presenta con una nueva visión, donde la globalización y la

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internacionalización han llevado a la economía hacia estilos y tendencias diferentes
hasta las ahora evidenciados, que han afectado las distintas formas de
estructuración y dinámica humanas. Se ha caracterizado ésta nueva visión del
mundo por:

• La importancia de las organizaciones como principal forma de

representación de la sociedad actual.
• La estructuración y ordenación de la mayoría de las actividades humanas
a través de organizaciones.
• La transformación de las organizaciones para responder a las demandas
del nuevo orden mundial, lo que ha significado, entre otros aspectos:
• La búsqueda de nuevos sistemas de asociación.
• Nuevas formas de relación que le garanticen productividad y por tanto su
supervivencia.
• Rediseño de procesos y de estructuras organizativas.
• Atención primordial a procesos humanos como: la comunicación, la
resolución de conflictos la integración de culturas organizacionales, etc.
• Cambios en la Gerencia y estilos de dirección.
• Proyección social de la actividad empresarial.

Bajo estos parámetros, establecer un programa de postgrado que tenga como

objetivo fundamental formar en el “ser” y en el “hacer”, especialistas en Desarrollo
Organizacional y Procesos Humanos, se constituye en un intento importante para
responder a las necesidades cambiantes del ámbito empresarial. Este profesional
podrá intervenir de manera planificada, estudiando el entorno, realizando
diagnósticos de condiciones internas, determinando estrategias de intervención a
seguir, para lograr que la organización, los individuos y los grupos que la integran,
sean capaces de adaptarse a un entorno rápidamente cambiante y de crear nuevos
escenarios. Es decir, transformarse en organizaciones inteligentes.

Objetivos:

Objetivo General
Formar un profesional con competencias teóricas y prácticas para evaluar,
investigar, y promover procesos de transformación dentro de las organizaciones
desde una perspectiva humana.
Objetivos Específicos
Este programa le permitirá:

• Desarrollar conocimientos que le permitan analizar desde una perspectiva

global las dimensiones histórico-políticas, culturales, tecnológicas ,
económicas y ecológicas que influyen en el qué, el cómo y el para qué de
una organización.
• Identificar y rediseñar las estructuras y procesos de la organización con base
en los procesos humanos y las estrategias del negocio.
• Desarrollar habilidades para el manejo de técnicas que le faciliten el ejercicio
de una gerencia estratégica.
• Identificar y construir los perfiles de competencias de los colaboradores de
las organizaciones de hoy.
• Desarrollar el concepto de liderazgo colectivo con base en la interacción
persona-equipo-organización.
• Conocer y caracterizar la negociación como estrategia para el cambio y el

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 manejo de conflictos.

• Analizar y evaluar la responsabilidad social de la organización mediante la

aplicación de los conceptos de Balance Social y Etica Empresarial.

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