ADMINISTRACION DE EFECTIVO Y VALORES NEGOCIABLES

“NO SE PUEDE ADMINISTRAR LO QUE NO SE CONOCE”

El primer requisito para poder administrar el efectivo, es conocer tanto la forma en que éste se genera, como la manera
en que se aplica o el destino que se le da. Esta información la proporciona el estado de flujo de efectivo. Este estado
informa, por una parte, cuáles han sido las principales fuentes de dinero de la empresa ( en donde ha conseguido el
dinero) durante un período determinado de tiempo y por otra parte, que ha hecho con él ( en qué lo ha aplicado) 

El dinero generado básicamente por cobros a clientes derivados de la venta de inventarios o de la prestación de
servicios, menos los pagos a proveedores y las erogaciones para cubrir los costos necesarios para poder vender,
comprar y producir los artículos vendidos durante el período cubierto por la información, es el efectivo neto generado
por la operación. 

La capacidad para generar efectivo por medio de la operación, permite determinar, entre otras cosas, el crecimiento
potencial de la empresa y su salud financiera. 

En síntesis, el efectivo se puede aplicar a: 

 Pagar deudas 
 Repartir dividendos 
 Reembolsar capital a los accionistas 
 Invertir 

La inversión en activos (clientes, inventario, activo fijo) es dinero "almacenado". De aquí pues que en finanzas existe el
aforismo que dice: "Antes de que vayas a solicitar un préstamo al banco busca el dinero que tienes amarrado en cartera,
en inventarios o en otros activos". 

¿QUE ES EL EFECTIVO Y LOS VALORES NEGOCIABLES?

El efectivo y los valores negociables constituyen los activos más líquidos de la empresa.

El término efectivo o caja se refiere a todo el dinero, ya sea en caja o en cuenta de banco que posee la organización,
que genera o recibe durante un período determinado, que se distingue por no producir ningún rendimiento y posibilita
la utilización de forma inmediata del dinero en las operaciones de la empresa.

Los Valores Negociables son instrumentos del mercado de dinero a corto plazo, que ganan intereses y que la empresa
utiliza para obtener rendimientos sobre fondos ociosos temporalmente.

Juntos, el efectivo y los valores negociables sirven como una reserva de fondos, que se utiliza para pagar cuentas
conforme éstas se van venciendo y además para cubrir cualquier desembolso inesperado.

ADMINISTRACION DE EFECTIVO

La administración del efectivo es una de las áreas más importantes de la administración del capital de trabajo. Ya que
son los activos mas liquido de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento
de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos
para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgos de una "crisis de solvencia". Dado que los otros
activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza y las
ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.
ACTIVOS LIQUIDOS: El termino activos líquidos se usa para designar el dinero y los activos que se convierten con
facilidad en dinero. Se dice que los activos presentan diferentes grados de liquidez. Por definición el dinero es en si
mismo el mas liquido de todos los activos; los demás tienen diversos grados de liquidez, de acuerdo con la facilidad con
que pueden convertirse en efectivo.

Para los que no sean dinero, la liquidez tiene dos dimensiones:

 el tiempo necesario para convertir el activo en dinero

 el grado de seguridad asociado con la razón de conversión, o precio, obtenido por el activo.

Aunque la mayor parte de los activos tienen un grado de liquidez, el estudio se centrara en los activos más líquidos de la
organización: efectivo y valores realizables.

Por tanto, la administración de la liquidez incluye el cálculo del importe total de estos dos tipos de activos que
mantendrá la empresa.

Se conservan constantes las políticas y procedimientos de crédito de la empresa. Así, se toma una definición estrecha de
la liquidez a fin de simplificar el estudio de ciertos principios.

La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de cualquier compañía. Se debe tener
cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar
que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques.

Razones:

1- Transaccional: Capacita la empresa para que realice sus operaciones ordinarias.

2- Precautorio: Prevee los flujos de entrada y salida que se van a tener en la empresa.
3- Especulativo: Capacita la empresa para aceptar oportunidades de lucro que puedan surgir en determinadas
situaciones de negocio.
4- Requerimiento de un Saldo Compensatorio: Se refiere a los niveles mínimos que a una empresa le conviene
mantener en su cuenta bancaria.

La administración del ciclo de efectivo es un elemento importante en la administración del capital de trabajo, al realizar
un análisis del mismo se deben tener en cuenta dos aspectos fundamentales:
 Ciclo de caja o Ciclo del flujo de efectivo: Es uno de los mecanismos que se utilizan para controlar el
efectivo, establece la relación que existe entre los pagos y los cobros; o sea, expresa la cantidad de tiempo
que transcurre a partir del momento que la empresa compra la materia prima hasta que se efectúa el cobro
por concepto de la venta del producto terminado o el servicio prestado

Al analizar el ciclo de caja es conveniente tener en cuenta dos factores fundamentales:

1 - Ciclo operativo.
2 - Ciclo de pago.

El ciclo operativo no es más que una medida de tiempo que transcurre entre la compra de materias primas para
producir los artículos y el cobro del efectivo como pago de la venta realizada.

El ciclo de pago tiene en cuenta las salidas de efectivos que se generan en las empresas por conceptos de pago de
compra de materias prima, mano de obra y otros.

Modelos económicos matemáticos para determinar el saldo óptimo de efectivo.

Para conocer el saldo óptimo de efectivo que se requiere se puede determinar mediante el cálculo del efectivo mínimo
para operaciones o ciclo de caja mínimo para operaciones. Este modelo brinda el nivel mínimo de efectivo que
necesitan las empresas para realizar sus operaciones y se obtiene:
Existen modelos económicos matemáticos que permiten determinar la cantidad óptima de efectivo que se necesita
mantener para las operaciones, entre los más usados se encuentran:
- Modelo de William Baumol: se basa en la determinación de la cantidad económica de la orden de inventario, el
mismo permite conocer el tamaño óptimo de las transferencias hechas en la compra – venta de valores
negociables.
- Modelo de M. H. Miller y D. Orr más conocido como el modelo de Miller y Orr: en esencia plantea la
determinación del punto óptimo de retorno, o sea demuestra como las entidades pueden gestionar sus saldos
de efectivos y minimizar sus costos al no poder predecir las entradas y salidas del mismo.

LOS CUATRO PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO

Existen cuatro principios básicos cuya aplicación en la práctica conducen a una administración correcta del flujo de
efectivo en una empresa determinada, Estos principios están orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positivos
( entradas de dinero) y los flujos negativos (salidas de dinero) de tal manera que la empresa pueda, conscientemente,
influir sobre ellos para lograr el máximo provecho. 

Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a las erogaciones de dinero. 

PRIMER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo" 
Ejemplo: 
Incrementar el volumen de ventas.

 Incrementar el precio de ventas.

 Mejorar la mezcla de ventas ( impulsando las de mayor margen de contribución).
 Eliminar descuentos. 

SEGUNDO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo" 
Ejemplo: 

 Incrementar las ventas al contado 

 Pedir anticipos a clientes 
 Reducir plazos de crédito. 

TERCER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero" 
Ejemplo: 
Negociar mejores condiciones (reducción de precios ) con los proveedores) 

 Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa. 

 Hacer bien las cosas desde la primera vez ( Disminuir los costos de no Tener Calidad) 

CUATRO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero" 
Ejemplo: 
- Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles. 
- Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se van a necesitar  
Hay que hacer notar que la aplicación de un principio puede contradecir a otro, por ejemplo: Si se vende sólo al contado
(cancelando ventas a crédito) se logra acelerar las entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que disminuya el
volumen de venta. Como se puede ver, existe un conflicto entre la aplicación del segundo principio con el primero. 
En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no sólo el efecto directo de la aplicación de un principio, sino
también las consecuencias adicionales que pueden incidir sobre el flujo del efectivo. 

VALORES NEGOCIABLES

Una de las mayores decisiones que debe tomar la empresa es la composición exacta de valores negociables que debe
mantenerse, ya que es difícil de tomar porque en cierra una alternativa de oportunidad de ganar intereses sobre fondos
inactivos y la compra y venta de estos

Los valores negociables son instrumentos del mercado monetario que pueden convertirse fácilmente en efectivo. Los
valores negociables hacen parte de los activos corrientes de la empresa. 

La empresa puede tener diferentes impulsos para invertir u obtener valores negociables entre los cuales el más
importante es el de mantener liquidez en cualquier momento. Esta motivación también se basa en la premisa de que
una empresa debe tratar de obtener rendimientos sobre fondos temporalmente inactivos. 

Las características básicas de los valores negociables tienen que ver con el grado de su posible comercialización.

Para que un valor sea verdaderamente negociable debe tener dos características básicas, un mercado fácil con amplitud
y capacidad para reducir al mínimo la cantidad de tiempo necesaria para convertirlo en efectivo y la probabilidad de
pérdida en su valor, ya que si el precio de mercado que se recibe al liquidar un valor se desvía significativamente del
monto invertido este no será atractivo para la empresa.

El tipo de valores negociables que compra una empresa depende en gran medida del motivo de la compra y se basan en
motivos de seguridad, de transacciones y la especulación.

Seguridad: Los valores negociables que se mantienen por motivo de seguridad se utilizan para atender la cuenta de caja
de la empresa. 

Estos valores deben ser muy líquidos, ya que se compran con fondos que son necesarios más tarde, aunque se
desconozca la fecha exacta. En consecuencia protegen la empresa contra la posibilidad de no poder satisfacer
demandas inesperadas de caja.

Transacciones: Estos valores negociables se mantienen con propósitos transaccionales, o sea que se espera con ellos
efectuar algún pago futuro, teniendo en cuenta su convertibilidad en efectivo rápidamente. Muchas empresas que
deben hacer ciertos pagos e un futuro cercano ya tienen fondos en caja para efectuarlos. 

Para obtener algún rendimiento sobre estos fondos, los invierte en un valor negociable con una fecha de vencimiento
que coincida con la fecha estipulada del pago. Como se conoce la fecha exacta de los pagos, la empresa puede invertir
sus fondos en un instrumento que genere intereses hasta la fecha de pago.

Especulación: Los valores negociables que se retienen porque la empresa en ocasiones no tiene una utilización para
ciertas obligaciones, se dice que se mantienen por razones especulativas.

DIVISION DE LOS VALORES NEGOCIABLES

Los valores que se mantienen más comúnmente como parte de la cartera de valores negociables de la empresa se
dividen en dos grupos: las emisiones del gobierno y las emisiones privadas.

Emisiones del Gobierno

Los principales valores negociables emitidos por el gobierno son certificados de tesorería, bonos de crédito tributario y
los bonos de tesorería.

← Certificados de tesorería

Los certificados de tesorería son probablemente el valor negociable más popular; son rendimientos relativamente bajos
debido a su característica de tener un riesgo muy bajo.

Estas son obligaciones se venden por postura competitiva y se adjudican al mejor postor; como se expiden al portador,
tienen un mercado muy activo para su comercialización. Estos casi siempre se venden con descuentos sobre el valor
nominal, el cual se recibe a su vencimiento. 

← Bonos de crédito tributario

Estos son emisiones que realizan los gobiernos para cubrir los egresos corrientes de la balanza de pagos. Su atractivo se
encuentra en que estos son aceptados por los gobiernos como pago parcial o total de los impuestos del año gravable
por su valor nominal.

← Bonos de tesorería

Los bonos de tesorería tienen vencimientos iniciales de uno a siete años, pero debido a la existencia de un mercado
secundario activo constituyen inversiones muy atractivas, ya que una empresa recibe su vencimiento a menos de un
año.

Emisiones Privadas

Estos son emitidos por empresas o por los bancos, normalmente estas emisiones tienen rendimientos más altos que las
emisiones hechas por el gobierno debido al riesgo que representa invertir en ellos.

los principales valores negociables privados son documentos negociables, certificados de depósito negociables, cartas
de crédito y convenios de readquisición.

Documentos negociables

El documento negociable es un pagaré a corto plazo, sin garantía emitida por una corporación de alta reputación
crediticia. El rendimiento sobre este tipo de valores es más alto que el de cualquier otro tipo de valores.

Certificados de depósitos negociables

Son instrumentos que evidencian el depósito de una cantidad determinada de dinero por parte de una empresa en un
banco comercial. Los montos y vencimientos normalmente se adaptan a las necesidades del inversionista.

Cartas de crédito

las cartas de crédito provienen de transacciones comerciales internacionales. Un importador, para financiar una compra
en el exterior, gira contra su banco por un anticipo en efectivo. Cuando el banco lo acepta, el anticipo en efectivo origina
un compromiso de cancelar al banco los fondos prestados, con intereses, en un momento determinado.

El banco presta el dinero para pagar al exportador en el exterior el valor de las mercancías compradas por el
importador. Si el banco que expide el documento no desea retener la aceptación hasta su vencimiento, puede
revenderla con descuento a un tercero que a su vez pueda retenerla hasta el vencimiento o revenderla nuevamente.

Pagarés

Son papeles de obligación por una cantidad que ha de pagarse a tiempo determinado. El que es transferible por endoso,
sin nuevo consentimiento del deudor. Los balances generales de numerosas empresas con frecuencia incluyen un activo
intitulado documentos por cobrar (pagarés), que son compromisos por escrito de pago de un importe definido en una
fecha futura especifica.  Estos documentos se emplean para conceder créditos a los clientes y alargar el período de pago
de las cuentas por cobrar pendientes. Dichos documentos son frecuentes en algunas industrias y poco usuales en otras.

Cheques

Son documentos expedidos en forma de mandato mediante los cuales una persona puede retirar, a la orden propia o de
un tercero, fondos que tiene en poder de otra. La persona que tiene cantidades de dinero disponible en un instituto de
crédito, o en poder de un comerciante, tiene derecho a disponer de ellas a favor de sí mismo, o de un tercero, o por
medio de cheques.

Las características básicas de un mercado continuo y organizado que permiten que el mercado tenga mayor liquidez, es
decir se transforman los valores en dinero en un periodo a corto de tiempo:

1. Frecuencia de ventas. La velocidad en la que cambian de dueño los valores.

2. Dispersión estrecha. Existe la diferencia entre el precio solicitado por el vendedor y ofrecido por el comprador.

3. Rentabilidad del valor negociable. Viene dada por el beneficio esperado del valor negociable.

4. Ejecución rápida. El tomar rápidamente una decisión de compra o venta se puede poner oferta en el mercado, es
decir facilitan los medios y procedimientos para la compra y venta de valores.

5. Liquidez. Las características anteriores permiten que el mercado tenga mayor liquidez, es decir, se transforman los
valores en dinero en un periodo corto de tiempo sin tener que castigarlos de manera significativa.

El invertir en valores negociables conlleva riesgos, pero también ventajas:

• Los inversionistas se encuentran en capacidad de estructurar su propia cartera de inversiones integrada por diversos
valores de diferentes características de plazo, liquidez, riesgo y rentabilidad.

• Los valores negociables permiten percibir rendimientos sobre fondos temporalmente ociosos.

• Un valor negociable cuenta con un mercado accesible, es decir que cuando se encuentre a la venta tenga
compradores. Una amplitud de mercado determinada por la cantidad de miembros que compren los valores
negociables. La profundidad de mercado caracterizada por la capacidad de absorber la compra o venta de una gran
cantidad de valores.

• Los riesgos inherentes a la seguridad del capital deben ser bajos. Esto es la probabilidad mínima de pérdida de valor,
es decir seguridad de capital que va relacionado con la volatilidad de precios.

Los valores negociables funcionan como activos corrientes al realizar inversiones donde se producen reservas
secundarias de dinero y es la forma eficaz de guardar efectivo. Son instrumentos del mercado de dinero a corto plazo
que ganan dividendos y nos permiten mantener los fondos para nuestras actividades y compromisos diarios.

Asimismo el efectivo y los valores negociables sirven como reserva de fondos para pagar cuentas que se estén
venciendo y cubrir algún desembolso inesperado, al mismo tiempo que podemos recibir utilidades al mantener nuestro
capital de operación diaria invertido.

El mercado de valores es una herramienta útil para manejar nuestro dinero productivamente, sin embargo es necesario
conocer profundamente como funciona, por lo que es recomendable asesorarse por un experto.