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Actualizacion Meci 2014 PDF
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TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIN
INTRODUCCIN
MARCO CONCEPTUAL DEL CONTROL INTERNO
ESTRUCTURA DE CONTROL
INSTANCIAS DE PARTICIPACIN DENTRO DEL MECI
ROLES Y RESPONSABILIDADES
TRANSICIN PARA LA ACTUALIZACIN DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL
INTERNO
ESTRUCTURA DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO
1. Mdulo de Control de Planeacin y Gestin
1.1 Componente Talento Humano
1.2 Componente Direccionamiento Estratgico
1.3 Componente Administracin del Riesgo
2. Mdulo Control de Evaluacin y Seguimiento.
2.1 Componente Autoevaluacin Institucional
2.2 Componente de Auditora Interna
2.3 Componente Planes de Mejoramiento
3. Eje Transversal Informacin y Comunicacin
TRMINOS Y DEFINICIONES
ANEXO 1
Roles y Responsabilidades dentro del MECI
ANEXO 2
Cuadro comparativo entre la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica
y el Modelo Estndar de Control Interno Actualizado
ANEXO 3
Cuadro de Cambios Generales
ANEXO 4
Formato - Fase de Diagnstico
ANEXO 5
Formato - Fase de planeacin de la actualizacin
BIBLIOGRAFA
5
7
9
16
19
20
25
28
28
28
37
58
72
72
78
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90
95
99
104
109
118
127
130
PRESENTACIN
Desde la entrada en vigencia del Decreto 1599 de 2005, por medio del cual se
dispone la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI en
todas las entidades que hacen parte del mbito de aplicacin de la Ley 87 de
1993, las organizaciones del Estado han involucrado en su cultura organizacional
los aspectos bsicos para operacionalizar de manera prctica el Sistema de
Control Interno.
Los esfuerzos de las entidades pblicas del orden Nacional y Territorial para
lograr la implementacin del MECI han sido evidentes, y se puede considerar de
manera general que el Modelo ha permitido realizar un control razonable a la
gestin de las entidades.
Sin embargo, los Sistemas de Control Interno evolucionan con el tiempo y
pasados ocho aos del inicio de su implementacin, cinco de su fecha lmite en
el orden Nacional, y dos aos y medio en el orden Territorial, se han recogido
inquietudes y se ha logrado establecer la necesidad de actualizar el Modelo, no
desde su concepcin filosfica y conceptual propiamente dicha, sino en su forma
y aclarando ciertos conceptos, facilitando su comprensin, introduciendo
estrategias de simplificacin que permitan su efectiva operacin.
En tal virtud, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica pone a
disposicin de las entidades esta actualizacin del Modelo Estndar de Control
Interno, Modelo que tiene como propsito fundamental servir como una
herramienta gerencial para el control a la gestin pblica, y que se fundamenta
en la cultura del control, y la responsabilidad y compromiso de la Alta Direccin
para su implementacin, y fortalecimiento continuo. A partir de su correcto
funcionamiento, se pueden identificar posibles actos de corrupcin, no obstante,
no es ste su principal objetivo.
La herramienta puesta a consideracin fue construida de una forma participativa
con un numero considerable de Jefes de Control Interno tanto del orden nacional
como territorial, la academia, el Comit Interinstitucional de Control Interno
Nacional-CICINAL, organismos de control, el Instituto de Auditores Internos IIA,
entre otros, a quienes expresamos nuestro sincero agradecimiento por el apoyo y
colaboracin en la validacin y revisin del mismo, cuyos aportes desde las
diferentes pticas o roles contribuyeron a culminacin de la presente
actualizacin, aprobada por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en
materia de Control Interno.
INTRODUCCIN
El Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano
MECI
proporciona la estructura bsica para evaluar la estrategia, la gestin y los propios
mecanismos de evaluacin del proceso administrativo, y aunque promueve una
estructura uniforme, puede ser adaptada a las necesidades especficas de cada
entidad, a sus objetivos, estructura, tamao, procesos y servicios que suministran.
El MECI concibe el Control Interno como un conjunto de elementos
interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad, como
responsables del control en el ejercicio de sus actividades; busca garantizar
razonablemente el cumplimiento de los objetivos institucionales y la
contribucin de stos a los fines esenciales del Estado; a su vez, persigue la
coordinacin de las acciones, la fluidez de la informacin y comunicacin,
anticipando y corrigiendo, de manera oportuna, las debilidades que se presentan
en el quehacer institucional.
Con el propsito de seguir afianzando este objetivo en la administracin pblica
se presenta la actualizacin del MECI que continua sustentndose en los tres
aspectos filosficos esenciales en los que se ha venido fundamentando el
Modelo, a saber: Autocontrol, Autogestin y Autorregulacin; pilares que siguen
siendo la base para un control efectivo en la administracin pblica (Ver anexo
3).
Entre las principales novedades que trae la actualizacin del modelo, se
encuentra que los tres subsistemas de control a los que se refera la versin
anterior se convierten en dos Mdulos de Control, que sirven como unidad
bsica para realizar el control a la planeacin y la gestin institucional, y a la
evaluacin y seguimiento. A partir de esta modificacin, la informacin y
comunicacin se convierten en un eje transversales al Modelo, teniendo en
cuenta que hacen parte de todas las actividades de control de las entidades de
esta manera se tiene:
Control de la Planeacin y Gestin: Este mdulo busca agrupar los parmetros de
control que orientan la entidad hacia el cumplimiento de su visin, misin,
objetivos, principios, metas y polticas al igual que los aspectos que permiten el
desarrollo de la gestin dentro de los que se encuentran: Talento Humano,
planes, programas, procesos, indicadores, procedimientos, recursos, y
administracin de los riesgos.
3.1 Autocontrol
Capacidad que deben desarrollar todos y
cada uno de los servidores pblicos de la
organizacin, independientemente de su nivel
jerrquico, para evaluar y controlar
su
trabajo, detectar desviaciones y efectuar
correctivos de manera oportuna para el
adecuado cumplimiento de los resultados que
se esperan en el ejercicio de su funcin, de tal
manera que la ejecucin de los procesos,
actividades y/o tareas bajo su responsabilidad,
se desarrollen con fundamento en los
principios establecidos en la Constitucin
Poltica.
2. mbito de Aplicacin
De acuerdo con el artculo 5 de la Ley 87 de
1993, El Modelo Estndar de Control Interno
debe ser aplicado por todos los organismos y
organizaciones de las Ramas del Poder
Pblico en sus diferentes rdenes y niveles,
por la organizacin electoral, los organismos
de control, los establecimientos pblicos, las
empresas industriales y comerciales del
Estado, las sociedades de economa mixta en
las cuales el Estado posea el 90% o ms de
capital social, el Banco de la Repblica y los
fondos
de
origen
presupuestal.
En
consecuencia, dichas organizaciones debern
adaptar este modelo acorde con el tamao y
la naturaleza de las actividades segn su
objeto legal.
3.2 Autorregulacin
Capacidad de cada una de las organizaciones
para desarrollar y aplicar en su interior
mtodos, normas y procedimientos que
permitan el desarrollo, implementacin y
fortalecimiento continuo del Sistema de
Control Interno, en concordancia con la
normatividad vigente.
3.3 Autogestin
Capacidad de toda organizacin pblica para
interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de
manera efectiva, eficiente y eficaz la funcin
10
Comunicar internamente.
Comunicar externamente.
Demostrar compromiso
integridad y valores ticos.
con
Ejercer
la
supervisin.
Establecer estructura,
responsabilidad.
Demostrar compromiso
competencia.
Evaluar
riesgos
significativos.
responsabilidad
de
de
autoridad
con
la
la
fraude
11
12
Planeacin
13
14
15
BJETIVOS INS
O
E
D
O FORMACIN Y COMUNICACIN TITU
T
N
CIO
IE IN
M
I
N
PL
MD
ES
TALENTO
HUMANO
N
TI
MD
IENT
ULO
AUDITORA
INTERNA
EAC
YS
EG
O DE
UI
PLANEACIN Y GE
E G UI MIEN TO
TO
PLANES DE
MEJORAMIENTO
INFO R
16
ACI
VA L
U
STI
EE
IN
DUL
OD
UAC
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO
UL
E VA L
NYS
LAN
MDULO DE P
GESTIN
I N Y
EAC
MD ULO DE
ADMINISTRACIN
DEL RIESGO
IEN
LAN
IN
YG
E EVALUACIN Y SEGUIM
EP
AUTO
EVALUACIN
INSTITUCIONAL
ULO D
S
ALE
CUM
1.2
1.1.2
17
18
19
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Compromiso de la Alta Direccin
Consiste en la capacidad y entrega del nivel
directivo con el fin de visualizar, adoptar,
implementar y fortalecer esta herramienta
gerencial
como
un
mecanismo
de
autoproteccin
que
le
permite
dar
cumplimiento a los planes, mtodos
principios,
normas,
procedimientos
y
mecanismos de verificacin y evaluacin, con
el fin de procurar que todas las actividades,
operaciones y actuaciones, se realicen acorde
con las normas constitucionales y legales
vigentes.
Una
vez implementado
el
modelo,
corresponder a la alta direccin disponer de
polticas de operacin y comunicacin que
garanticen
el
funcionamiento
y
fortalecimiento continuo del mismo, as como
de un seguimiento peridico que consolide su
compromiso con el Sistema de Control
Interno institucional.
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
Los
funcionarios
conocen
la
normatividad vigente que regula su
conducta en el ejercicio de sus
funciones.
Se enfatiza en la importancia de la
integridad y el comportamiento tico,
respetando
ciertos
cdigos
de
conducta aun cuando no estn
escritos.
30
PRODUCTOS MNIMOS
Acuerdos Compromisos y
Protocolos ticos
OBSERVACIONES
Carta de valores y polticas ticas de la
entidad, declogo de tica, cdigo de
tica, etc.
Acta de eleccin de valores por
concertacin entre las diferentes
dependencias.
Estrategias de socializacin
permanente de los principios y
valores de la entidad
31
1.
Para la construccin y mejora del documento que contenga los principios ticos
2.
32
Elemento
que
permite
controlar
el
compromiso de la entidad pblica con el
desarrollo de las competencias, habilidades,
aptitudes e idoneidad del servidor pblico, a
travs de las polticas y prcticas de gestin
humana que debe aplicar, las cuales deben
incorporar los principios de justicia, equidad
y transparencia al realizar los procesos de
seleccin, induccin, formacin, capacitacin
y evaluacin del desempeo de los servidores
pblicos del Estado.
33
de
de
se
su
PRODUCTOS MNIMOS
OBSERVACIONES
34
3.
autoevaluacin, en las que se involucren las disposiciones sobre talento humano con
el fin de tener informacin que permita tomar decisiones que sirvan para proponer
cambios o ajustes en las polticas de talento humano adoptadas por la entidad.
4.
35
6.
El Jefe de Control interno, Auditora Interna o quien haga sus veces podr
36
37
, y plantea el
siguiente
esquema para
una
mayor
comprensin de las etapas e insumos que al
proceso de planificacin es necesario
incorporar:
Indicadores
Estudios
Evaluacin Plan de Desarrollo anterior
Autoevaluacin
Evaluacin por otras entidades y rganos de
control de la gestin
Trabajo con la comunidad
Diagnstico
MISIN
VISIN
Ejes y objetivos estratgicos para el
periodo de Gobierno
Objetivos especficos o Sectoriales
(Estrategias)
Programa de Gobierno
Planes nacionales, territoriales generales y
sectoriales.
Plan de ordenamiento territorial
Proyectos de inversin (Banco Proyectos)
Insumos locales
Marco Fiscal de
Mediano plazo
38
39
PRODUCTOS MNIMOS
OBSERVACIONES
Planeacin
Planes y Programas y
Proyectos
Objetivos institucionales
40
1.
Las normas constitucionales y legales que le son aplicables, al igual que las
2. La entidad debe asegurar que los servidores pblicos conozcan su Misin, Visin
y objetivos institucionales, de tal manera que se conozca adecuadamente hacia
donde se dirige la entidad, esto se pude realizar mediante los programas de
induccin y reinduccin, o cualquier otro mecanismo con el que cuente la entidad.
3.
pblicos, sin importar el rea, dependencia o proceso al que pertenezcan, con el fin
de lograr que todos tengan claridad sobre las metas, proyectos y programas que
desarrolla la entidad, y cmo se aporta a su cumplimiento de manera individual.
5.
41
6.
el tiempo suficiente para ello, asegurando que se dispongan los recursos humanos y
fsicos que permitan que se desarrolle con la seriedad y el tiempo suficiente, y que el
resultado del mismo sea una planeacin acorde las necesidades de la organizacin.
7.
El Jefe de Control interno, Auditora Interna o quien haga sus veces podr
42
interacciones, y dependiendo de la
complejidad de las organizaciones, es posible
agrupar procesos afines en macro procesos.
As mismo, dependiendo del tamao y
complejidad de los procesos de la entidad,
stos podrn desagregarse a nivel de
actividades y tareas.
La importancia del Modelo de Operacin por
Procesos se puede identificar en normas
como el Decreto 1537 del 2001, en el que se
establece la obligatoriedad para las entidades
de elaborar, adoptar y aplicar manuales a
travs de los cuales se documenten y
formalicen los procesos y procedimientos.
Estos instrumentos, a su vez, facilitan el
cumplimiento del Control Interno en las
organizaciones pblicas. As mismo, la
Norma Tcnica de Calidad para la Gestin
Pblica NTCGP1000 contempla como uno de
los principios de la Gestin de la Calidad que
43
44
ELEMENTO
Modelo de Operacin
por Procesos
forma
proactiva.
PRODUCTOS MNIMOS
OBSERVACIONES
Mapa de Procesos
Divulgacin de los
procedimientos
Proceso de seguimiento y
evaluacin que incluya la
evaluacin de la satisfaccin del
cliente y partes interesadas
45
2.
contrario, es decir, estos deben ser un espejo de las actividades que se llevan a cabo
en la entidad.
4. Una vez caracterizados los procesos es necesario darlos a conocer a todos los
servidores pblicos de la entidad, esto con el fin de que se conozca la forma en la
que la entidad funciona.
5.
46
6.
8.
Los servidores pblicos deberan contar con mecanismos que les permitan
podr incluir
47
Estructura Organizacional
48
Estructura
Organizacional
PRODUCTOS MNIMOS
OBSERVACIONES
Estructura organizacional de la
entidad que facilite la gestin
por procesos
Manual de Funciones y
Competencias laborales
49
1.
2.
La comunicacin entre los niveles jerrquicos debe ser fluida y contar con
3.
4.
5. El Jefe de Control interno, Auditora Interna o quien haga sus veces dentro de su
seguimiento y evaluacin, puede determinar, si la entidad tiene una estructura
flexible que le permita trabajar por procesos, donde se identifiquen niveles de
responsabilidad y autoridad.
50
Indicadores de Gestin
51
52
ELEMENTO
PRODUCTOS MNIMOS
Definicin de indicadores de
eficiencia y efectividad, que
permiten medir y evaluar el
avance en la ejecucin de los
planes, programas y proyectos
OBSERVACIONES
Dentro de los planes, programas y proyectos
de la entidad, se debe construir indicadores de
eficiencia, eficacia y efectividad que permitan
tomar decisiones para evitar desviaciones.
Debe haber indicadores por procesos que
aportan a la medicin de la gestin.
Deben existir fichas de los indicadores que
permitan consultarlos de manera fcil.
Indicadores de Gestin
Revisin de la pertinencia y
utilidad de los indicadores
53
4. Es recomendable que los lderes de los procesos y sus equipos de trabajo revisen
peridicamente la pertinencia de los indicadores, teniendo en cuenta que la entidad
y su entorno sufren cambios constantes, que pueden afectar la forma en la que
fueron concebidos inicialmente.
5. Los lderes de los procesos podrn definir al interior de los mismos, los servidores
pblicos responsables de hacer seguimiento a los indicadores, y verificarn que se
cumpla con la periodicidad establecida para la medicin de cada uno de ellos.
54
55
ELEMENTO
PRODUCTOS
MNIMOS
OBSERVACIONES
Establecimiento y
divulgacin de las polticas
de operacin
Manual de operaciones o su
equivalente adoptado y
divulgado
Polticas de Operacin
56
1. La alta direccin debe considerar que estas Polticas se establezcan a nivel del
Direccionamiento Estratgico, la Administracin del Riesgo y lo relacionado con la
Informacin y Comunicacin como mnimo; sin embargo, segn la particularidad de
cada entidad podrn adoptar las que sean necesarias para el desarrollo de los
procesos.
4.
El Jefe de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces puede
57
AS/NZS 4360:1999
58
Finalmente,
es
recomendable
que
la
administracin de riesgos sea vista con un
enfoque de gestin de riesgos, entendido como
administracin de una entidad, su direccin, y
restante personal, aplicado en la definicin de la
estrategia y en toda la entidad y diseado para
identificar eventos potenciales que puedan
afectar a la organizacin y gestionar sus riesgos
dentro del riesgo aceptado, proporcionando una
seguridad razonable sobre el logro de los
13
.
11
12
13
59
Es
importante
que
las
Polticas
de
Administracin del Riesgo se fijen desde el inicio
del proceso, dado que estos, debern someterse
a los lineamientos y directrices que en esta etapa
se determinen.
60
ELEMENTO
Poltica de
Administracin de
Riesgos
PRODUCTOS
MNIMOS
OBSERVACIONES
61
1.
3. La entidad debe asegurar que los servidores pblicos conozcan las polticas de
administracin del riesgo, para tal efecto puede valerse de la induccin y reinduccin
o cualquier mecanismo de comunicacin por medio del cual se logre presentar lo que
la direccin espera que se realice para mitigar los riesgos.
4.
incluya una periodicidad mnima para revisar los riesgos identificados, lo anterior
teniendo en cuenta los cambios que se presentan al interior de las organizaciones y
en su entorno. Se sugiere que esta revisin se realice como mnimo una vez al ao;
sin embargo, debe dejarse claro que sta debe realizarse cada vez que las
circunstancias lo ameriten (ejemplo: cambios en la normatividad, que la entidad
asuma nuevas funciones, cambios de gobierno, etc.).
62
5. As como los riesgos cambian con las situaciones que ocurren al interior de las
entidades y en su entorno, las polticas de administracin de riesgos tambin varan
segn estas condiciones, en este orden de ideas, se sugiere que las entidades revisen
por lo menos una vez al ao las polticas, para que se actualicen con respecto a los
cambios surtidos.
63
Identificacin de Riesgos
64
ELEMENTO
PRODUCTOS MNIMOS
OBSERVACIONES
Identificacin de Riesgos
65
3.
riesgos, los lderes de proceso pueden realizar reuniones con los miembros de su
equipo de trabajo cuyo propsito sea identificar riesgos y factores de riesgo para el
proceso o la entidad en general.
66
6. Es pertinente que los servidores pblicos de la entidad conozcan los riesgos a los
que estn expuestos los procesos de la entidad, as no participen en algunos de ellos;
esto con el fin de que desde su punto de vista puedan realizar aportes para la
identificacin de riesgos no previstos por los lderes de los procesos.
7.
seguimiento, que los lderes de los proceso adelanten acciones para identificar los
riesgos, y se revisen peridicamente los riesgos identificados.
67
1.3.3.2
68
PRODUCTOS MNIMOS
OBSERVACIONES
Controles
69
en
mejora
para la entidad y es
normal su ocurrencia. Lo
importante es que se
tomen medidas para que
los controles funcionen de
manera correcta.
1.
procesos
deben
ser
objetivos al momento de
determinar
la
probabilidad y el impacto
de
los
riesgos
identificados;
este
ejercicio es determinante
para establecer controles
que mitiguen el riesgo.
Una evaluacin subjetiva
ser el inicio de una
inadecuada
administracin del riesgo.
2.
Al
momento
4.
de
La revisin peridica
71
de mejoramiento continuo de la
organizacin,
as
como
las
recomendaciones
producto
de
la
vigilancia que realiza el rgano de control
fiscal.
Autoevaluacin Institucional.
Auditora Interna.
Planes de Mejoramiento.
2.1
Componente
Institucional
Autoevaluacin
La autoevaluacin se convierte en un
proceso peridico, en el cual participarn
los servidores que dirigen y ejecutan los
procesos, programas y/o proyectos, segn
el grado de responsabilidad y autoridad
para su operacin y toma como base los
criterios de evaluacin incluidos en la
definicin de cada uno de los elementos
del control interno, as como la existencia
72
del
Control
La
Autoevaluacin,
comprende
el
monitoreo que se le debe realizar a la
operacin de la entidad a travs de la
medicin de los resultados generados en
cada proceso, procedimiento, proyecto,
plan y/o programa, teniendo en cuenta los
indicadores de gestin, el manejo de los
riesgos, los planes de mejoramiento, entre
otros. De esta manera, se evala su diseo
y operacin en un perodo de tiempo
determinado, por medio de la medicin y
el anlisis de los indicadores, cuyo
propsito fundamental ser la de tomar las
decisiones relacionadas con la correccin
o el mejoramiento del desempeo.
14
73
Enfoque de Taller:
Un taller es una reunin facilitada por un
auditor interno y diseada para evaluar los
riesgos y controles de un proceso u
objetivo dado. Como regla bsica, el taller
envuelve 6 15 participantes y dos
auditores (uno como facilitador y el otro
como escribiente) y dura de dos a cuatro
horas aproximadamente.
Enfoque de encuesta:
Este enfoque utiliza cuestionarios que
pueden emplear la forma de encuesta, la
cual ofrece la oportunidad de una simple
16
74
Ibd. p.13
La autoevaluacin de control es
importante porque fomenta el trabajo en
equipo y nos permite preguntarnos: Con
mi trabajo aporto valor agregado al logro
de los objetivos de mi rea, de mi
departamento o de mi empresa? Qu ser
necesario cambiar? 18
18
75
ELEMENTO
PRODUCTOS
MNIMOS
Actividades de
sensibilizacin a los
servidores sobre la
cultura de la
autoevaluacin
OBERVACIONES
Instrumentos, herramientas, eventos de
difusin y/o dems actividades que
demuestren la sensibilizacin sobre la
autoevaluacin en la entidad. (Cartillas,
Correos electrnicos, Cartelera de la
entidad, Concursos, Actividades entre
otros.)
La entidad debe determinar cmo a partir
de los Riesgos, indicadores, Controles
establecidos y dems elementos que le
permitan tomar informacin, puede
realizar la autoevaluacin de la gestin,
tomando los correctivos necesarios
Autoevaluacin del
control y gestin
Herramientas de
autoevaluacin
76
1.
capacidad que tiene cada servidor pblico para detectar las desviaciones en
su trabajo y realizar los correctivos necesarios; en tal virtud, la autoevaluacin,
como herramienta complementaria al autocontrol se convierte en un
instrumento bsico para la mejora continua de las entidades.
5.
77
20
Auditora Interna
19
78
Instituto de
79
80
el
21
81
22
Concentrar la atencin en la
identificacin y evaluacin de los
aspectos importantes del proceso
objeto de la auditora.
Facilitar
la
distribucin
y
organizacin
de
los
recursos
humanos, tcnicos y financieros.
23
22
24
82
del
trabajo
el
83
26
ELEMENTO
Auditora Interna
PRODUCTOS MNIMOS
OBSERVACIONES
Procedimiento de auditora
Interna
84
1.
3.
4.
5. El Jefe de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces y sus
grupos de trabajo, son responsables de continuar su formacin a fin de mejorar
y mantener su competencia profesional. Los auditores internos deben
mantenerse informados de las mejoras y de la evolucin de las normas,
procedimientos y tcnicas de auditora interna (Ej. Marco Internacional para la
prctica profesional).
6. El Jefe de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces, ser el
responsable de establecer una actividad de auditora interna cuyo alcance de
trabajo incluya todas las actividades establecidas en las normas, el
cumplimiento de los proyectos relevantes en la gestin institucional.
85
86
Plan de Mejoramiento
ELEMENTO
Plan de
mejoramiento
seguimiento necesarias
cumplimiento.
para
verificar
PRODUCTOS MNIMOS
OBSERVACIONES
Herramientas de evaluacin
definidas para la elaboracin del
plan de mejoramiento
Seguimiento al cumplimiento de
las acciones definidas en el plan
de mejoramiento
87
su
2.
4.
88
89
conformado
por
el
conjunto
de
90
91
Informacin y
Comunicacin
interna y externa
Sistemas de
Informacin y
comunicacin
PRODUCTOS MNIMOS
OBSERVACIONES
Poltica de Comunicaciones
Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fsicos, humanos, financieros y
tecnolgicos
92
93
TRMINOS Y DEFINICIONES
Alta direccin. Persona o grupo de personas del mximo nivel jerrquico que
dirigen y controlan una entidad.
Ambiente de control. El entorno de control comprende la actitud, la conciencia y
acciones de los directores y administracin respecto del Sistema de Control Interno
y su importancia en la entidad.
Auditora interna. Es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y
consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una entidad.
Ayuda a una entidad a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemtico y
disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestin de riesgos,
control y gobierno.
Aadir / Agregar Valor. El valor se genera mediante la mejora de oportunidades
para alcanzar los objetivos de la organizacin, la identificacin de mejoras
operativas, y/o la reduccin de la exposicin al riesgo, tanto con servicios de
aseguramiento como de consultora.
Calidad. El grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con
los requisitos.
Cliente. Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
Control. Cualquier medida que tome la direccin y otras partes para gestionar los
riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidos.
La direccin planifica, organiza y dirige la realizacin de las acciones suficientes
para proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzarn los objetivos y
metas.
Control Adecuado. Es el que est presente si la direccin ha planificado y
organizado (diseado) las operaciones de manera tal que proporcionen un
aseguramiento razonable de que los objetivos y metas de la organizacin sern
alcanzados de forma eficiente y econmica.
Control interno. Un proceso efectuado por la direccin y el resto del personal de
una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecucin de objetivos dentro de las siguientes
categoras:
- Eficacia y eficiencia de las operaciones.
- Confiabilidad de la informacin.
- Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables.
Control interno eficaz. El control interno puede considerarse eficaz en cada una de
las tres categoras, respectivamente, si la direccin tiene seguridad razonable de
que:
94
95
96
97
ANEXO 1
Roles y Responsabilidades dentro del MECI
MDULO
Control de Planeacin y
Gestin
COMPONENTE
ELEMENTO
RESPONSABLE
Acuerdos, compromisos o
protocolos ticos
Comit de Coordinacin de
Control Interno
Equipo MECI
Representante de la Direccin
Comit de Coordinacin de
Control Interno
Equipo MECI
Representante de la Direccin
Servidores asignados al proceso
de acuerdo con el Modelo de
Operacin
Talento Humano
NORMATIVIDAD
Ley 190 de 1995
Decreto Ley 1567 de 1998,
artculo 24
Ley 734 de 2002
Decreto 1227 de 2005, artculo
75, numeral 4
Actos administrativos expedidos
en la entidad
Decreto 1567 de 1998
Resolucin 415 de 2003
Ley 909 de 2004
Decreto 770 de 2005
Decreto 785 de 2005
Decreto 1227 de 2005
Decreto 2772 de 2005
Decreto 2539 de 2005
DECRETO 2489 DE 2006
Decreto 4665 de 2007
DECRETO 4567 DE 2011
Decreto 2482 de 2012
98
MDULO
COMPONENTE
ELEMENTO
Direccionamiento
Estratgico
Modelo Operacin por procesos
Estructura Organizacional
RESPONSABLE
Comit de Coordinacin de
Control Interno
Equipo MECI
Representante de la Direccin
Comit de Coordinacin de
Control Interno
Equipo MECI
Representante de la Direccin
NORMATIVIDAD
Constitucin Poltica de
Colombia, artculo 339
Decreto 841 de 1990
(Reglamentario de la Ley 38 de
1989), art
2,5,7,22,26,28,32,34.
Ley 87 de 1993, artculo 4
Ley 152 de 1994, artculos
3,4,5,6,27,31 y 49
Ley 190 de 1995, art 48
Decreto 111 de 1996, art 8,9 y
68
Ley 489 de 1998
Decreto 2145 de 1999, art 12
Plan Nacional y Planes
Territoriales de Desarrollo
Decreto 2482 de 2012
Decreto 1537 de 2001
Ley 872 de 2003
Decreto 4485 de 2009
Norma Tcnica de Calidad
NTCGP 1000:2009
Ley 87 de 1993
Ley 489 de 1998. Captulo XI
Ley 909 de 2004
Decreto 770 de 2005
Decreto 785 de 2005
Decreto 1227 de 2005
Decreto 2772 de 2005
Decreto 2539 de 2005
Decreto 2482 de 2012
Actos administrativos expedidos
en la entidad
99
MDULO
COMPONENTE
ELEMENTO
Indicadores de Gestin
Polticas de Operacin
Administracin del
Riesgo
RESPONSABLE
Comit de Coordinacin de
Control Interno
Equipo MECI y Servidores
asignados al proceso de
acuerdo con el Modelo de
Operacin
Directivo responsable del
proceso
Equipo MECI
Servidores asignados al proceso
de acuerdo con el Modelo de
Operacin
Comit de Coordinacin de
Control Interno
Representantes de la Direccin y
Equipo MECI
Equipo MECI
Servidores asignados al
proceso de acuerdo con el
Modelo de Operacin
Representante de la Direccin
Comit de Coordinacin de
Control Interno
NORMATIVIDAD
Ley 87 de 1993
Ley 489 de 1998
Decreto 1537 de 2001, artculo
4
100
MDULO
COMPONENTE
Autoevaluacin
Institucional
Auditora Interna
ELEMENTO
RESPONSABLE
NORMATIVIDAD
Autoevaluacin de control y
Gestin
Equipo MECI
Representante de la Direccin
Comit de Coordinacin de
Control Interno
Ley 87 de 1993
Ley 489 de 1998
Auditora de Gestin
Institucional (Procesos)
Representante Legal
Servidores Responsables de los
procesos
Representante de la Direccin
Equipo MECI
Control de Evaluacin y
Seguimiento
Planes de Mejoramiento
Ley 87 de 1993
Decreto 1826 de 1994
Decreto 1537 de 2001
Normas de Auditora
generalmente aceptadas
101
MDULO
COMPONENTE
ELEMENTO
Ingreso (Recepcin de
informacin)
Eje transversal de
informacin y comunicacin
Informacin
Comunicacin
Salida (Emisin de
informacin)
RESPONSABLE
NORMATIVIDAD
Comit de Coordinacin de
Control Interno
Equipo MECI
Representante de la Direccin
Servidores asignados al proceso
de acuerdo con el Modelo de
Operacin
102
ANEXO 2
NTCGP 1000:2009
MECI
Ttulo
Numeral
Sistema de Gestin de la
Calidad
Mdulo de Control o
Aspecto Transversal
Control de Planeacin y
Gestin
Requisitos generales
4.1
Control de Evaluacin y
Seguimiento
Componente
Elemento(s)
-Modelo de
operacin por
Direccionamiento
procesos.
Estratgico
-Indicadores de
Gestin
-Polticas de
Administracin del
riesgo.
- Identificacin del
Administracin del Riesgo
riesgo.
- Anlisis y
Valoracin del
riesgo.
Planes de Mejoramiento
Informacin y Comunicacin
Gestin documental
4.2
Generalidades
4.2.1
Manual de la calidad
4.2.2
Control de documentos
4.2.3
de
Informacin y Comunicacin
4.2.4
la
5.1
Responsabilidad de la direccin
Control de Planeacin y
Gestin
Direccionamiento
Estratgico
-Estructura
Organizacional.
-Polticas de
Operacin
Informacin y Comunicacin
Control de Planeacin y
Gestin
Enfoque al cliente
Direccionamiento
Estratgico
5.2
- Planes, Programas
y proyectos.
-Modelo de
Operacin por
procesos.
- Polticas de
Operacin
Informacin y Comunicacin
103
NTCGP 1000:2009
Ttulo
MECI
Numeral
Mdulo de Control o
Aspecto Transversal
Control de Planeacin y
Gestin
Poltica de la calidad
Componente
Elemento(s)
Direccionamiento
Estratgico
- Planes, programas
y proyectos.
-Modelo de
Operacin por
procesos.
- Polticas de
Operacin
5.3
Control de Planeacin y
Gestin
Talento Humano
Acuerdo, compromisos o
Protocolos ticos
Informacin y Comunicacin
Planificacin
5.4
Objetivos de la calidad
Planificacin del Sistema
de Gestin de la Calidad
Responsabilidad,
autoridad y comunicacin
Responsabilidad
y
autoridad
Representante
de
la
direccin
Comunicacin interna
Generalidades
Informacin de
para la revisin
entrada
Resultados de la revisin
Gestin de los recursos
5.4.1
Direccionamiento
Estratgico
Planes, programas y
proyectos
Control de Planeacin y
Gestin
Direccionamiento
Estratgico
Estructura
organizacional
5.4.2
5.5
5.5.1
5.5.2
5.5.3
Informacin y Comunicacin
5.6
Control de Planeacin y
Gestin
5.6.1
Control de Evaluacin y
Seguimiento.
5.6.2
Control de Evaluacin y
Seguimiento.
5.6.3
Control de Evaluacin y
Seguimiento
Provisin de recursos
6.1
Talento humano
6.2
Generalidades
6.2.1
Competencia, toma de
conciencia y formacin
6.2.2
Infraestructura
Control de Planeacin y
Gestin
6.3
- Planes, programas
y proyectos.
-Modelo de
Operacin por
procesos.
- Polticas de
Operacin
Direccionamiento
Estratgico
Planes de Mejoramiento
-Auditora Interna.
- Planes de Mejoramiento
Planes de mejoramiento
Control de Planeacin y
Gestin
Direccionamiento
Estratgico
Planes, programas y
proyectos
Control de Planeacin y
Gestin
Talento Humano
Informacin y Comunicacin
104
NTCGP 1000:2009
Ttulo
Ambiente de trabajo
Realizacin del producto
y/o prestacin del servicio
Planificacin
de
la
realizacin del producto
y/o prestacin del servicio
Procesos relacionados con
el cliente
Determinacin
de
los
requisitos relacionados con
el producto y/o servicio
MECI
Numeral
Mdulo de Control o
Aspecto Transversal
6.4
Control de Planeacin y
Gestin
Direccionamiento
Estratgico
Control de Planeacin y
Gestin
Direccionamiento
Estratgico
Control de Planeacin y
Gestin
Direccionamiento
Estratgico
7.1
7.2
7.2.1
7.2.2
Comunicacin
cliente
7.2.3
el
Diseo y desarrollo
Planificacin del diseo y
desarrollo
Elementos de entrada para
el diseo y desarrollo
Resultados del diseo y
desarrollo
Revisin del diseo y
desarrollo
Verificacin del diseo y
desarrollo
Validacin del diseo y
desarrollo
Control de los cambios del
diseo y desarrollo
7.3
Planes, programas y
proyectos
Informacin y Comunicacin
Control de Planeacin y
Gestin
Direccionamiento
Estratgico
Polticas de operacin
Informacin y Comunicacin
Control de Planeacin y
Gestin
Direccionamiento
Estratgico
7.3.1
7.3.2
7.3.3
7.3.4
7.3.5
7.3.6
7.3.7
Adquisicin de bienes y
servicios
7.4
Proceso de adquisicin de
bienes y servicios
7.4.1
Proceso de adquisicin de
bienes y servicios
Informacin
de
la
adquisicin de bienes y
servicios
Verificacin
de
los
productos y/o servicios
contratados
Elemento(s)
Componente
Control de Planeacin y
Gestin
Direccionamiento
Estratgico
-Planes, programas y
proyectos
- Modelo de Operacin por
Procesos
7.4.1
7.4.2
7.4.3
105
NTCGP 1000:2009
Ttulo
MECI
Numeral
Mdulo de Control o
Aspecto Transversal
Componente
Elemento(s)
- Direccionamiento
Estratgico
Produccin y prestacin
del servicio
7.5
Control de Planeacin y
Gestin
- Administracin de
riesgos de los procesos
-Autoevaluacin institucional.
Control de evaluacin y
seguimiento
Control de la produccin y
de la prestacin del
servicio
Validacin de los procesos
de produccin y de la
prestacin del servicio
Identificacin
y
trazabilidad
7.5.1
7.5.2
7.5.3
7.5.4
7.5.5
- Auditora Interna
7.6
8
Generalidades
8.1
Seguimiento y medicin
8.2
8.2.1
Auditora interna
8.2.2
Seguimiento y medicin de
los procesos
8.2.3
Seguimiento y medicin
del producto y/o servicio
8.2.4
8.3
Anlisis de datos
8.4
Mejora
8.5
Mejora continua
8.5.1
Accin correctiva
8.5.2
Accin preventiva
8.5.3
Controles
Control de evaluacin y
seguimiento
Control de evaluacin y
seguimiento
Control de evaluacin y
seguimiento
Control de Planeacin y
Gestin
Autoevaluacin
institucional
Auditora interna
Direccionamiento
Estratgico
Control de evaluacin y
seguimiento
Autoevaluacin
Institucional
Control de evaluacin y
seguimiento
Autoevaluacin
Institucional
Indicadores de
Gestin
Controles
Control de evaluacin
Planes de mejoramiento
106
Estructura Anterior
Adicin (A)
y Supresin
(S)
Estructura Actual
Observaciones frente
a la actualizacin
DIRECTRICES GENERALES
DIRECTRICES GENERALES
Se modifica la redaccin
de su texto.
Se suprime la forma
grfica anterior (De los
tres (3) Subsistemas, los
nueve (9) Componentes y
los veintinueve (29)
elementos) a un modelo
ms sensible a la gestin
institucional de dos (2)
mdulos de control
(mdulo de control de
planeacin y gestin y
mdulo de Control de
evaluacin y seguimiento)
seis (6) componentes y
trece (13) elementos. Por
otra parte se crea dentro
de esta nueva estructura
un eje transversal al
modelo como es el de
"informacin y
comunicacin".
Se introduce al texto
mejoras a la
responsabilidad que tiene
la alta direccin frente a
la implementacin,
fortalecimiento continuo e
impacto del MECI al
interior de las entidades.
Se modifica la redaccin
de su texto.
107
Estructura Anterior
Adicin (A)
y Supresin
(S)
Estructura Actual
Observaciones frente
a la actualizacin
Se introduce al texto
aclaraciones sobre a la
responsabilidad que tiene
el representante de la
direccin frente a la
implementacin,
fortalecimiento continuo e
impacto del MECI al
interior de las entidades.
Se introduce al texto
aclaraciones sobre la
responsabilidad que tiene
el equipo MECI frente a
la implementacin,
fortalecimiento continuo e
impacto del MECI al
interior de las entidades.
Se incluye en el
documento de
actualizacin el Rol de la
Oficinas de Control
Interno o quien haga sus
veces por la importancia
que radica en la
implementacin,
fortalecimiento continuo e
impacto del MECI al
interior de las entidades.
Implementacin y fortalecimiento
continuo del Modelo
Se modifica la redaccin
de su texto
Se elimina su contenido
Se elimina su contenido
Se elimina su contenido
108
Estructura Anterior
Adicin (A)
y Supresin
(S)
Estructura Actual
Observaciones frente
a la actualizacin
1. Subsistema de Control
Estratgico
Se modifica la redaccin
de su texto
Se modifica la redaccin
de su texto
Elementos de control
Por cambio en la
estructura del modelo este
pasa de ser un elemento
a convertirse en un
aspecto transversal al
mismo, a travs de la
responsabilidad que tiene
la administracin de las
entidades en impulsar la
implementacin y
fortalecimiento continuo
del Sistema de Control
Interno a travs del MECI.
109
Estructura Anterior
Adicin (A)
y Supresin
(S)
Estructura Actual
Observaciones frente
a la actualizacin
1.2 Componente
Direccionamiento Estratgico
1.2 Componente
Direccionamiento Estratgico
Se modifica la redaccin
de su texto, adems se
fortalece este componente
al incluir como control el
tema de los indicadores y
las polticas de operacin
institucional.
Se modifica la redaccin
de su texto.
Se modifica la redaccin
de su texto.
Se modifica la redaccin
de su texto.
1.3. Componente
Administracin del Riesgo
1.3.2
El contexto estratgico se
incluye dentro la nueva
estructura del modelo
como parte activa a la
hora de que las entidades
vayan a identificar los
riesgos, es por eso que se
incluye dentro del
elemento de identificacin
110
Estructura Anterior
Adicin (A)
y Supresin
(S)
Estructura Actual
Observaciones frente
a la actualizacin
del riesgo
1.3.2
Se modifica la redaccin
de su texto y se fortalece
este elemento
incluyndole el contexto
estratgico.
1.3.3
Se fusiona tanto el
anlisis como la
valoracin del riesgo en
un solo elemento con el
propsito de fortalecer el
esquema de
administracin del riesgo.
1.3.1 Polticas de
Administracin de Riesgos
2. Subsistema de Control de
Gestin
2. Mdulo de Control de
Evaluacin y Seguimiento
1.3.2
111
Estructura Anterior
Adicin (A)
y Supresin
(S)
Estructura Actual
Observaciones frente
a la actualizacin
Se convierte en un
elemento que hace parte
del componente
Direccionamiento
Estratgico
2.1.2 Procedimientos
Los procedimientos se
fusionan con el elemento
Modelo de Operacin
por Procesos del
componente
Direccionamiento
Estratgico, por tener una
relacin directa en el
control a la operacin de
la entidad.
2.1.3 Controles
2.1.4 Indicadores
Se elimina el nombre de
este componente,
aclarando que los
elementos que lo
conformaban como son:
Polticas de Operacin,
procedimientos, controles,
indicadores y manual de
procedimientos, algunos
entraron a conformar un
componente como lo es el
Direccionamiento
Estratgico
(Procedimientos, polticas
de operacin e
Indicadores) y los dems
se convirtieron como
aspectos transversales al
Modelo.
Se convierte en un
elemento que hace parte
del componente
Direccionamiento
112
Estructura Anterior
Adicin (A)
y Supresin
(S)
Estructura Actual
Observaciones frente
a la actualizacin
Estratgico
2.2 Informacin
2.3.1 Comunicacin
Organizacional
Los elementos
informacin y
comunicacin pblica se
convierten en la
actualizacin del modelo
en un eje transversal a
los Mdulos de Control
del Modelo, dado que en
la prctica las
organizaciones y
entidades lo utilizan
durante toda la ejecucin
del ciclo PHVA; de tal
manera, que
complementa la
implementacin, y
fortalecimiento continuo
del Modelo en su
integridad.
La Informacin y
113
Estructura Anterior
Adicin (A)
y Supresin
(S)
Estructura Actual
Observaciones frente
a la actualizacin
3. Subsistema de Control de
Evaluacin
3.1 Autoevaluacin
2.1 Componente
Autoevaluacin Institucional
Se modifica la redaccin
de su texto, adems se
fortalece este componente
al incluir herramientas
para su implementacin y
fortalecimiento continuo.
Los elementos de
autoevaluacin del
control y autoevaluacin
de gestin se fusionan.
114
Estructura Anterior
Adicin (A)
y Supresin
(S)
Estructura Actual
Observaciones frente
a la actualizacin
autoevaluacin de la
gestin en uno solo. Lo
que permite un mayor
entendimiento del mismo.
3.1.2 Autoevaluacin de Gestin
De acuerdo a la
importancia que radica el
papel de las oficinas de
control interno o quien
haga sus veces dentro del
modelo como la
responsable de realizar
la Evaluacin del Sistema
de Control Interno a
travs de su rol de
evaluador independiente
(Decreto 1537 de 2001),
se cambia el nombre del
componente de
Evaluacin Independiente
al de auditora interna.
Por otra parte se fortalece
en su texto la redaccin,
generando herramientas
generales para su
implementacin y
fortalecimiento.
115
Estructura Anterior
Adicin (A)
y Supresin
(S)
Estructura Actual
Observaciones frente
a la actualizacin
Se modifica la redaccin
de su texto.
3.3.1 Institucional
S
2.3.1 Plan de Mejoramiento
3.3.2 Procesos
3.3.3 Individuales
116
ANEXO 4
Formato - Fase de Diagnstico
ESTADO
Elemento de
Control
Productos
Mnimos
No
existe
Se
encuentra
Est
Evaluado/ Evidencia
en
Documentado Revisado
encontrada
proceso
Acuerdos,
Compromisos y
Protocolos
ticos
Acto
administrativo que
adopta el
documento con los
principios y
valores de la
entidad.
Socializacin de
los principios y
valores de la
organizacin a
todos los
servidores.
Otro
Desarrollo del
Talento
Humano
Manual de
funciones y
competencias
laborales
Plan Institucional
de Formacin y
Capacitacin
117
ESTADO
Elemento de
Control
Productos
Mnimos
No
existe
Se
encuentra
Est
Evaluado/ Evidencia
en
Documentado Revisado
encontrada
proceso
Programa de
Induccin y reinduccin
realizado a los
servidores
vinculados a la
entidad.
Programa de reinduccin en
respuesta a
cambios
organizacionales,
tcnicos o
normativos.
Programa de
Bienestar
Plan de incentivos
Procesos
meritocrticos de
cargos directivos
(en las entidades
donde aplique)
Mecanismos de
evaluacin del
desempeo acorde
a la normatividad
que aplique a la
entidad.
Otro
Planes,
Programas y
Proyectos
Misin, Visin y
Objetivos
Institucionales
adoptados y
divulgados.
118
ESTADO
Elemento de
Control
Productos
Mnimos
No
existe
Se
encuentra
Est
Evaluado/ Evidencia
en
Documentado Revisado
encontrada
proceso
Documentos que
soporten la
revisin sobre
necesidades de los
usuarios, legales y
de presupuesto.
Planes operativos
con cronogramas
y responsables.
Fichas de
indicadores para
medir el avance en
la planeacin.
Procesos de
seguimiento y
evaluacin que
incluya la
satisfaccin del
cliente y partes
interesadas.
Otro
Caracterizaciones
de proceso
elaboradas y
divulgadas a todos
los funcionarios de
la entidad.
Modelo de
Operacin por
Procesos
Mapa de
procesos.
Indicadores por
proceso para
realizar la
medicin
correspondiente.
119
ESTADO
Elemento de
Control
Productos
Mnimos
No
existe
Se
encuentra
Est
Evaluado/ Evidencia
en
Documentado Revisado
encontrada
proceso
Actas de reuniones
u otro soporte
para revisiones o
ajustes a los
procesos.
Procedimientos
diseados de
acuerdo a las
actividades que
desarrollan los
procesos.
Actas u otro
documento que
soporte la
divulgacin de los
procedimientos a
todos los
funcionarios.
Documentos u
otros soportes que
evidencian el
seguimiento a los
controles
Otro
Estructura
Organizacional
Evidencias que
soporten la
comunicacin a
todo el personal
para sensibilizar
la relacin entre la
estructura y los
procesos de la
entidad.
Otro
120
ESTADO
Elemento de
Control
Productos
Mnimos
No
existe
Se
encuentra
Est
Evaluado/ Evidencia
en
Documentado Revisado
encontrada
proceso
Fichas de
indicadores donde
se registra y hace
seguimiento a la
gestin.
Indicadores de
Gestin
Cuadros de control
para seguimiento
a los indicadores
clave de los
procesos.
Otro
Documento que
contiene las
polticas de
operacin
Polticas de
Operacin
Actas u otro
documento que
soporte la
divulgacin de las
polticas de
operacin a todos
los funcionarios.
Otro
Administracin
de Riesgos
Definicin desde la
Alta Direccin de
la poltica de
Administracin del
Riesgo, donde se
incluya la
metodologa a
utilizar para su
desarrollo.
Mapas de riesgos
por proceso
121
ESTADO
Elemento de
Control
Productos
Mnimos
No
existe
Se
encuentra
Est
Evaluado/ Evidencia
en
Documentado Revisado
encontrada
proceso
Mapa Institucional
de Riesgos
Actas u otro
documento que
soporte la
divulgacin de los
mapas de riesgos
a todos los
funcionarios de la
entidad.
Documentos u
otros soportes que
evidencian el
seguimiento a los
controles
establecidos para
los riesgos.
Otro
Documentos
soporte sobre
aplicacin de
encuestas de
autoevaluacin de
los procesos.
Autoevaluacin
Institucional
Documentos
soporte sobre
realizacin de
talleres de
autoevaluacin.
Informes u otros
soportes de
informes de
autoevaluacin
realizados.
122
ESTADO
Elemento de
Control
Productos
Mnimos
No
existe
Se
encuentra
Est
Evaluado/ Evidencia
en
Documentado Revisado
encontrada
proceso
Informes sobre
anlisis de los
indicadores por
proceso
Informes de
gestin por
procesos.
Otro
Informes
pormenorizados
de la vigencia
Resultados Informe
Ejecutivo Anual
realizado ante el
DAFP.
Auditora
Interna
Procedimiento
para auditora
interna.
Programa Anual
de Auditoras
aprobado.
Informes de
auditoras
realizadas
Otro
Plan de
Mejoramiento
Herramienta
definida para la
construccin del
plan de
mejoramiento.
123
ESTADO
Elemento de
Control
Productos
Mnimos
No
existe
Se
encuentra
Est
Evaluado/ Evidencia
en
Documentado Revisado
encontrada
proceso
Documentos que
evidencien el
seguimiento a los
planes de
mejoramiento
Otro
Mecanismos para
recepcin, registro
y atencin de
sugerencias,
recomendaciones,
peticiones, quejas
o reclamos por
parte de la
ciudadana.
Informacin y
Comunicacin
Externa
Mecanismos de
consulta para la
obtencin de
informacin
requerida para la
gestin de la
entidad.
Publicacin en
pgina web de la
informacin
relacionada con la
planeacin
institucional.
Publicacin en
pgina web de los
formularios
oficiales
relacionados con
trmites de los
ciudadanos.
124
ESTADO
Elemento de
Control
Productos
Mnimos
No
existe
Se
encuentra
Est
Evaluado/ Evidencia
en
Documentado Revisado
encontrada
proceso
Mecanismos para
recepcin, registro
y atencin de
sugerencias,
recomendaciones,
peticiones, quejas
o reclamos por
parte de la
ciudadana.
Lineamientos de
planeacin
establecidos para
llevar a cabo el
proceso de
rendicin de
cuentas.
Actas u otros
documentos que
soporten la
realizacin de
procesos de
rendicin de
cuentas.
Publicacin en
pgina web de los
resultados de la
ltima rendicin
de cuentas
realizada.
125
ESTADO
Elemento de
Control
Productos
Mnimos
No
existe
Se
encuentra
Est
Evaluado/ Evidencia
en
Documentado Revisado
encontrada
proceso
Actas u otros
documentos que
evidencien la
realizacin de otro
tipo de contacto
con la ciudadana
(diferente a la
rendicin de
cuentas).
Otro
Mecanismo para
recibir sugerencias
o solicitudes de los
funcionarios.
Tablas de
Retencin
Documental
Informacin y
Comunicacin
Interna
Fuentes internas de
informacin:
Manuales, actas,
actos
administrativos u
otros documentos
necesarios para la
gestin de los
procesos, de fcil
acceso y
sistematizados.
Poltica y Plan de
Comunicaciones
establecido y
divulgado a todos
los funcionarios.
Matriz de
responsabilidades.
126
ESTADO
Elemento de
Control
Productos
Mnimos
No
existe
Se
encuentra
Est
Evaluado/ Evidencia
en
Documentado Revisado
encontrada
proceso
Otro
Sistema de
informacin para
el proceso
documental
institucional.
Sistema de
informacin para
la atencin de las
peticiones, quejas,
reclamaciones o
recursos de los
ciudadanos.
Sistemas de
Informacin y
Comunicacin
Sistemas de
informacin para
el manejo de los
recursos humanos,
fsicos,
tecnolgicos y
financieros.
Pgina web
Punto de atencin
al usuario.
Otros medios de
comunicacin
virtual (chat, foro,
redes sociales).
Otro
127
ANEXO 5
Fecha de inicio:
Responsables:
Representante Legal
Representante de la Direccin:
Equipo MECI:
128
FASE
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
FECHA INICIO
FECHA FIN
Lectura del
documento
Conocimiento
Apropiacin de
los conocimientos
Sensibilizacin a
los servidores
pblicos
Identificacin de
los cambios en el
Modelo
Diseo del
Diagnstico27
Aplicacin del
Diagnstico
Diagnstico
Anlisis del
Diagnstico
Identificacin de
puntos crticos
Identificacin de
victorias
tempranas
Identificacin de
actividades a
realizar
Planeacin de la
actualizacin
Identificacin de
los responsables
de ejecucin de
las actividades
Definicin de
fechas de inicio y
finales de las
actividades
27
El DAFP propone un formato de diagnstico, que podr ser estudiado por las entidades y reformado segn las
necesidades de cada una de ellas.
129
FASE
Ejecucin y
Seguimiento
Cierre
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
FECHA INICIO
FECHA FIN
Seguimiento de las
actividades
Realizacin de
correcciones
Compilacin de
los resultados
Presentacin de
los resultados
finales
Realizacin de
jornadas de
actualizacin
Realizacin del
nuevo Diagnstico
Anlisis de los
resultados del
Diagnstico
130
131
132