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TEORA ORGANIZACIONAL
Primera edicin:
Lima, 2008.
Edicin:
Elena Soto Loayza.
Decano
Director de la UPG
NDICE
Presentacin
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006
006
007
009
013
013
014
014
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Captulo III
Principios de la organizacin
Tipologa de la organizacin
Etapas de la organizacin
Unidades de lnea y de staff
Departamentalizacin
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034
034
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035
039
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041
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Captulo VI
Control jerrquico
Estilos de supervisin
La comunicacin en el proceso gerencial
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Captulo VII
Cambio y desarrollo organizacional
Equipos de trabajo
Calidad total
Aprendizaje organizacional
Reorganizacin y reingeniera
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Captulo VIII
Cultura organizacional
Niveles de la cultura organizacional
Dimensiones de la cultura organizacional
Formacin de la cultura organizacional
Elementos de la cultura organizacional
Transmisin de la cultura organizacional
Investigacin de la cultura organizacional
Aprendizaje de la cultura organizacional
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Bibliografa
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PRESENTACIN
El proceso organizacional est definido por la secuencia de actividades para adecuar una
estructura, que permita el logro de los objetivos institucionales que han sido determinados
por la alta direccin haciendo uso de recursos econmicos, financieros, materiales y, por
supuesto, con la participacin del talento humano y que, generalmente, son escasos para
atender las demandas que el entorno globalizado demanda.
Las decisiones que los integrantes de las instituciones educativas deben tomar se sustentan
en la etapa previa al proceso organizacional, el planeamiento, la misin institucional, la
visin de lo que debe ser la institucin en quince, veinte o ms aos, los valores que
deben guiar el quehacer de las personas que integran el colectivo educativo, los objetivos
y las estrategias necesarias para convertir al centro educativo en una organizacin de
calidad y por qu no? de de clase mundial.
Por tanto, el proceso organizacional debe estructurar unidades, definir las relaciones entre
ellas en una jerarqua dinmica y todo lo que demanda disear la organizacin, no se
determinan en los propsitos o deseos de una persona, que podra ser el promotor o la
alta direccin, sino que la estructura es una funcin dependiente de los requerimientos o
necesidades de la sociedad, de las polticas institucionales, lo determinado por el Estado y
las exigencias del mundo globalizado, en el entendido de que a dicho proceso de
integracin no slo corresponden los temas econmicos sino, tambin, los temas sociales,
culturales, polticos, tecnolgicos, legales, etc.
Disear organizaciones es el proceso de alinear a los aspectos del planeamiento con el
contexto mundializado en el que actan hoy las organizaciones pblicas, privadas y
asociativas. De all, que al aplicar los principios y criterios organizacionales, las tcnicas y
metodologa lo hacemos bajo las dimensiones que la sociedad del conocimiento exige.
Dicha sociedad, competitiva por definicin, nos obliga a pensar en estructuras totalmente
distintas a las organizaciones tradicionales, con pocos niveles jerrquicos, estructuras
planas, altos niveles de interrelacin entre sus integrantes y entre sus jefaturas, como
tambin pensar en optimizacin de recursos, con procesos giles, racionales y muchas
veces con aplicaciones de tecnologas de informacin.
En este escenario, altamente competitivo y mundializado, aparece la necesidad de integrar
personas con conocimientos actualizados, grandes habilidades para saber aplicar el
conocimiento a las experiencias concretas, relacionados a travs de redes internas y
externas, tanto nacionales como internacionales y gran capacidad de innovacin y
creatividad. Estamos hablando, por tanto, de personas con capacidades muy elevadas,
seguras de s mismas y de lo que hacen y deben hacer por contribuir al desarrollo integral
de los futuros ciudadanos que nuestra sociedad exige.
ROBERT MIRANDA CASTILLO
CAPTULO I
TEORA ORGANIZACIONAL
DEFINICIN DE ADMINISTRACIN
Es una ciencia social cuya finalidad es satisfacer las necesidades sociales y lograr los
objetivos organizacionales, mediante la participacin organizada de personas
competentes, a quienes se les debe proveer los recursos necesarios para el logro de metas,
creando y manteniendo un ambiente social adecuado; haciendo uso de las tcnicas de
planeamiento, organizacin, direccin y control, en un contexto globalizado y altamente
competitivo.
Otra definicin podra ser: Es el proceso de lograr que las cosas se realicen por medio de
la planeacin, organizacin, delegacin de funciones, integracin de personal, direccin y
control de personas, creando y manteniendo un ambiente en el cual la persona se pueda
desempear entusiastamente en conjunto con otras, sacando a relucir su potencial,
eficacia y eficiencia y lograr as fines determinados.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN
Podramos decir, creo sin equivocarme, que la actividad que mueve el mundo actual es la
gestin de organizaciones (empresas, gobiernos, asociaciones, y todo tipo de
organizacin), y dedicadas a todo tipo de actividades, productivas, sociales, educativas,
culturales, etc.
Peter Drucker propona que no hay pases subdesarrollados, sino que hay pases subadministrados; con ello propona que los pases o las organizaciones (de todo tipo) slo
podrn cambiar y desarrollarse adecuadamente cuando entiendan, conozcan y practiquen
la ciencia y tecnologa administrativas, ms an en un entorno altamente competitivo.
Referimos algunos hechos que corroboran la importancia de la administracin:
La administracin no solamente naci con la humanidad sino que se extiende a la vez
a todos los aspectos del quehacer de las personas, en todos los mbitos geogrficos;
por su carcter universal, lo encontramos presente en todas partes. Y es que en el
mbito del esfuerzo humano existe siempre un lado administrativo en todo esfuerzo
planeado.
Donde exista un organismo social, econmico, cultural, poltico, militar, religioso, etc.
All estar presente la administracin.
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Fuente: Bueno Campos, E. Competencia, conocimiento e innovacin. Revista Madrid, 1998. Disponible
en: www.madrimasd.org/informacionidi/revistas/Numero1/cara1.htm
Este proceso de creacin se produjo en tres grandes etapas temporales. Primero, con
atencin a la transformacin de datos en informacin ("proceso de datos") que ha
protagonizado tecnolgicamente la informtica. Segundo, mediante la conversin de la
informacin en conocimiento, en saber; lo cual solo es posible por medio de determinado
"proceso de aprendizaje"; en otras palabras, en cmo saber "aprender a aprender" los
conocimientos nuevos. Por ltimo, en pretender que el conocimiento se traduzca en
"competencia esencial" o en la base sobre la que se pueda construir la "capacidad de
competir" o de "saber hacer" mejor que los dems el bien o el servicio que es objeto de la
actividad econmica de la empresa; "competencia" que solo es posible si se incorpora un
"proceso de creacin mental" determinado, integrando lgica y dinmicamente
conocimientos con ideas y con innovacin.
El conocimiento como recurso estratgico y su incidencia en la gestin de las
organizaciones. Si en pocas anteriores, la ventaja competitiva de las organizaciones
proceda de estrategias como el liderazgo de costos (producir con costos ms reducidos
que la competencia a la vez que se eleva el volumen de ventas), la diferenciacin
(posicionarse en el mercado con productos diferenciados de los de la competencia) o la
focalizacin (dirigirse a un mercado concreto, un perfil de consumidores determinado,
etc.), ahora ha nacido una nueva estrategia que proporciona impredecibles ventajas
competitivas a las organizaciones.
En concreto, la mayora de los investigadores coinciden en que la nueva ventaja
competitiva procede de la creacin, obtencin, almacenamiento y difusin del
conocimiento. La importancia del conocimiento como recurso estratgico y factor de
ventaja competitiva sostenible supone un cambio en la forma de concebir la gestin de las
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CAPTULO II
ORGANIZACIN
DEFINICIN DE ORGANIZACIN
Es el proceso mediante el cual se disea estructuras organizacionales para lograr los
objetivos predeterminados, tomado en cuenta la filosofa organizacional (misin, visin,
valores, objetivos estratgicos), los recursos necesarios y el contexto en que acta la
institucin.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN
Esencialmente, la organizacin naci de la necesidad humana de cooperar. Los hombres
se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razn de sus
limitaciones fsicas, biolgicas, psicolgicas y sociales.
En la mayor parte de los casos, esta cooperacin puede ser ms productiva o menos
costosa si se dispone de una estructura de organizacin.
Se dice que con buen personal cualquier organizacin funciona. Se ha dicho, incluso, que
es conveniente mantener cierto grado de imprecisin en la organizacin, pues de esta
manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas.
Con todo, es obvio que an personas capaces que deseen cooperar entre s, trabajarn
mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que
sus funciones se relacionan unas con otras. Este es un principio general, vlido tanto en
empresas como en cualquier organizacin o institucin educativa.
As, una estructura de organizacin debe estar diseada de manera que sea perfectamente
clara para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por
determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la
imprecisin en la asignacin de responsabilidades y se logra un sistema de comunicacin y
de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la institucin.
En sntesis, el propsito de la organizacin es contribuir a que los objetivos sean
significativos y favorezcan la eficiencia (optimizacin de recursos) y eficacia (logro de
objetivos) organizacional.
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CARACTERSTICAS DE LA ORGANIZACIN
Complejidad. Existen organizaciones altas y bajas. Las grandes organizaciones tienen
un gran nmero de niveles intermedios que coordinan e integran las labores de las
personas a travs de la interaccin indirecta. En las organizaciones pequeas las
actividades las realizan interactuando directamente con los colaboradores.
Anonimato. Le da importancia al trabajo u operacin que se realice, sin tomar en
cuenta quin lo ejecuta.
Rutina estandarizada. Son procesos y canales de comunicacin que existe en un
ambiente despersonalizado o impersonal, las grandes organizaciones tienden a formar
subcolectividades o grupos o equipos formales o informales, manteniendo una accin
personalizada dentro de ellas.
Estructura organizacional no formal. Configuran una organizacin informal cuyo
poder, en algunos casos, son ms eficaz que las estructuras formales.
Tendencia a la especializacin y la proliferacin de funciones. Pretende
distanciar la autoridad formal de las de idoneidad profesional o tcnicas, las cuales
necesitan un sistema extraformal de interdependencia Autoridad-Capacidad para
mantener el orden.
Tamao. Va a depender del nmero de participantes y dependencias.
NATURALEZA DE LA ORGANIZACIN
La palabra organizacin tiene tres acepciones:
La primera, etimolgicamente, proviene del griego organon que significa
instrumento.
La segunda, se refiere a la organizacin como una entidad o grupo social.
La tercera, tiene que ver con la organizacin como un proceso.
Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtencin de eficiencia que solo es
posible a travs del ordenamiento y coordinacin racional de todos los recursos que
forman parte del grupo social. Despus de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa
de organizacin, es necesario determinar medidas a utilizar para lograr lo que se desea
alcanzar, y de esto se encarga la etapa de organizacin.
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CAPTULO III
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
Hay principios que dan la pauta para establecer una organizacin racional.
Del objetivo. Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la
organizacin deben estar relacionadas con los objetivos y propsitos de la empresa.
Esto nos dice que la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar
los objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no
contribuyen en nada a lograr los objetivos.
Especializacin. Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse,
hasta donde sea posible, a la realizacin de una sola actividad. El trabajo se llevar a
cabo ms fcilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y
delimitadas. Mientras ms especifico y menor sea el campo de accin de un individuo,
mayor ser su eficiencia y destreza.
Jerarqua. Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad
de los que emane la comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la
autoridad y la responsabilidad fluyan en lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto
ejecutivo hasta el nivel mas bajo. Este principio establece que la organizacin es una
jerarqua.
Paridad de autoridad y responsabilidad. Esto se refiere a que a cada grado de
responsabilidad debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir
dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede hacer responsable de un trabajo a
una persona, sino se le otorga la autoridad para poder realizarlo; y de igual manera, no
se le puede dar autoridad a un empleado, sobre determinado trabajo, sino se le hace
responsable por los resultados.
Unidad de mando. Este principio establece que, al determinar un centro de
autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados
no debern reportar a ms de un superior porque si el empleado recibe rdenes de
ms de un solo jefe, esto solo le ocasionara confusin, ineficiencia y fuga de
responsabilidad.
Difusin. Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren
autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposicin de
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todos los miembros de la empresa que tengan relacin con dicha autoridad y
responsabilidad. Por otra parte la relacin de labores no debe hacerse con demasiado
detalle.
Amplitud o tramo de control. Debe haber un lmite en cuanto al nmero de
subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus
funciones con eficiencia. Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer
autoridad directa a mas de cinco o seis subordinados, con el fin de asegurar que no
este sobrecargado y pueda, en determinado momento, atender funciones de mayor
importancia.
De la coordinacin. Siempre debern mantenerse en equilibrio las unidades de una
organizacin. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las
funciones
Continuidad. La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente.
Problemas para determinar los niveles de la organizacin: Costo, comunicacin,
planeacin y control.
Autoridad. Es la potestad que se otorga a alguien para hacer o mandar hacer algo.
Potestad que se otorga a alguien que tiene:
- Conocimientos pertinentes para desempear el cargo especfico.
- Prctica en el desempeo de las actividades que demandan el cargo.
- Es un referente en su cargo, su unidad o en la organizacin (es un colaborador
ejemplar).
- Sabe reconocer y premiar los resultados, tanto de el como de sus colaboradores.
- Es capaz de sancionar las disfunciones o errores de el y de sus colaboradores.
Cuando la carga laboral de muy alta se debe delegar autoridad a personas competentes
para desempear dichos cargos, es decir delegar autoridad a personas que tienen la
ventaja diferencial pertinente al cargo.
Responsabilidad. Es la obligacin que alguien tiene de dar cuenta de la autoridad
otorgada a alguien, que puede ser uno mismo, por ejemplo en empresas unipersonales
o del director del centro educativo, y de someterse a las consecuencias, que pueden
ser:
- Beneficios o perjuicios.
- Ventajas o desventajas.
- Mritos o demritos.
La responsabilidad no se delega, es proporcional al grado de autoridad, a mayor nivel
jerrquico en la organizacin mayor responsabilidad y as sucesivamente. Es la virtud o
disposicin habitual de asumir las consecuencias de las propias decisiones,
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o
o
-
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DEPARTAMENTALIZACIN
Un aspecto de la actividad de organizar es el establecimiento de departamentos. Segn
Koontz y Weihrich (1990 p. 186), la palabra "departamento" designa un rea bien
delimitada, una divisin o sucursal de una organizacin sobre la cual un gerente tiene
autoridad para el desempeo de actividades especificadas. Es as como un departamento,
como el trmino se usa en general, puede ser la divisin de primaria y secundaria, el
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REA
ACADMICA
INVESTIGACIN
REA
ADMINISTRATIVA
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ESCUELA
ADMINISTRACIN
ESCUELA
ADMINISTRACIN
TURISMO
ESCUELA
NEGOCIOS INTERNACIONALES
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SEDE
LIMA
SEDE
HUARAZ
SEDE
AREQUIPA
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REA
EMPRESARIAL
INVESTIGACIN
DE MERCADOS
REA
PROYECTOS
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REA
INSCRIPCIONES
REA
EVALUACIN
REA
MATRCULA
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Para Koontz y Weihrich (1990 p.220), algunas de las ventajas que se obtienen al
implementar este tipo de departamentalizacin son: Est orientada a los resultados
finales, se mantiene la identificacin profesional, identifica con precisin la
responsabilidad de las utilidades del producto y como desventajas, estos autores
detectaron las siguientes: Existe conflicto en la autoridad de la organizacin, existe
posibilidad de la falta de unidad de mando, requiere un gerente eficaz en relaciones
humanas. Esta organizacin se representa grficamente a travs de la siguiente figura:
Departamentalizacin matricial
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CAPTULO IV
ORGANIZACIN Y MTODOS
Es una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las
actividades, agrupar las tareas, disponer procedimientos y como llevar trabajos
administrativos con la mayor economa de esfuerzo y con el mximo de eficacia en los
resultados. Como departamento es el conjunto de funcionarios especializados en la
aplicacin de tcnicas de organizacin.
NECESIDAD
Se hace necesario para estudiar los problemas de estructura y funcionamiento de la
Administracin, cumpliendo como funcin aconsejar a los funcionarios interesados en
mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios que dirigen. La necesidad
principal se cubre en el momento de asegurar el mximo de eficiencia y mediante la
aplicacin adecuada de mtodos cientficos de organizacin.
VENTAJAS
Su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y puede tomarse el
tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras
responsabilidades.
Desarrolla las facultades crticas, es decir, interrogar lo que se hace y porque se hace.
DESVENTAJAS
La carencia de un programa de organizacin y mtodos en las dependencias pblicas y
muchas veces en las privadas, no permite el desarrollo de las actividades con la
mxima eficiencia.
Hay una gran escasez de personal calificado para trabajar en el departamento de
organizacin y mtodos.
La resistencia al cambio del personal que labora en las organizaciones.
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CAPTULO V
TCNICAS DE ORGANIZACIN
La quinta esencia de las organizaciones son los procedimientos, siendo este un sucesin
de eventos, actividades, tareas o hechos que se necesitan para que la organizacin pueda
realizar de manera eficiente y eficaz sus propsitos y objetivos. Estos procedimientos
deben establecerse a fin de que las personas puedan realizar sus actividades e implementar
con los recursos materiales las reas de trabajo, en todos los niveles, desde el operativo,
ejecutivo, como de la alta direccin y por supuesto tambin las actividades de apoyo,
asesora y fiscalizacin
He all la importancia de establecer los procedimientos y que estos sean diseados en
funcin a las necesidades tecnolgicas que el desarrollo demanda a fin disear
organizaciones competitivas y de excelencia.
PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que
deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo. El mtodo detalla la forma exacta
de cmo ejecutar una actividad previamente establecida. Tanto los procedimientos como
los mtodos estn ntimamente ligados. Los primeros determinan el orden lgico que se
debe seguir en una serie de actividades; y los mtodos, indican como efectuar dichas
actividades.
Los procedimientos son importantes porque determinan el orden lgico que deben seguir
las actividades; promueve la eficiencia y especializacin; delimitan responsabilidades y
evitan duplicidades; determinan como deben ejecutarse las actividades, y tambin cuando
y quien debe realizarlas; son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.
LINEAMIENTOS PARA LA IMPLANTACIN DE PROCEDIMIENTOS
Previamente a su aplicacin, se capacite al personal.
Sean muy accesibles y fciles de interpretar.
Se representen grficamente.
Que se evite la automatizacin del personal.
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o
-
o Diagrama de flujo
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o
-
o Diagrama de flujo
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Este mtodo se puede aplicar tanto a datos en listas lineales como en rboles binarios de
bsqueda. Los pre-requisitos para la bsqueda binaria son:
La lista debe estar ordenada, en un orden especifico de acuerdo al valor de la clave.
Debe conocerse el nmero de elementos.
Si el conjunto de elementos es grande, el tiempo de bsqueda se puede reducir utilizando
el siguiente algoritmo de tipo divide y vencers:
Se divide el elemento en dos partes.
Se determina la parte que debe contener la clave buscada.
Se repite el proceso en esa parte.
Una forma razonable de dividir el conjunto de elementos es mantener los elementos
ordenados y despus utilizar los ndices del arreglo ordenado para determinar la parte del
arreglo sobre la que se va a trabajar.
VENTAJAS
Se puede aplicar tanto a datos en listas lineales como en rboles binarios de bsqueda.
Es el mtodo ms eficiente para encontrar elementos en un arreglo ordenado.
DESVENTAJAS
Este mtodo funciona solamente con arreglos ordenados, por lo cual si nos
encontramos con arreglos que no estn en orden, este mtodo, no nos ayudara en
nada.
DIFERENCIAS ENTRE AMBOS MTODOS
En el caso del mtodo de bsqueda binaria, los arreglos deben estar nicamente
ordenados, como se planteo anteriormente, por su parte el mtodo de bsqueda
secuencial o lineal, puede emplearse tanto en arreglos pequeos, como en aquellos que no
estn ordenados.
En segundo orden, podemos ver que el mtodo de bsqueda binaria, es el mtodo ms
eficiente para encontrar elementos en un arreglo ordenado, lo contrario sucede con el
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mtodo de bsqueda secuencial ya que este es muy lento, pero si los datos no estn en
orden es el nico mtodo que puede emplearse para hacer las bsquedas.
RECOMENDACIONES
Los diagramas de flujo le ayudan en la definicin, formulacin, anlisis, y solucin del
problema.
El diagrama de flujo le ayudara con el anlisis a comprender el sistema de informacin
de acuerdo con las operaciones de procedimientos, ayudara a analizar esas etapas con
el fin tanto de mejorarlas, como de incrementar la existencia de sistemas de
informacin para la administracin.
En el mtodo de ordenacin por burbuja, si al terminar el bucle principal en el
momento que se detecte que en una pasada por todo lo largo de la tabla no ha habido
ningn cambio esto le indicara que la tabla est completamente ordenada.
En el mtodo de bsqueda binaria, si el conjunto de elementos es grande, se
recomienda utilizar el siguiente algoritmo de tipo divide y vencers, para reducir su
tiempo de bsqueda:
- Se divide el elemento en 2 partes.
- Se determina la parte que debe contener la clave buscada.
- Se repite el proceso en esa parte.
Para que el mtodo de bsqueda secuencial resulte sumamente til se recomienda
hacer lo siguiente:
- Almacenar todo los elementos en un arreglo o lista.
- Insertar cada elemento al final del arreglo o lita
- Recorrer o iterar sobre el arreglo o lista hasta conseguir el elemento requerido.
LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin
y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la
informacin de una organizacin.
OTROS CONCEPTOS
"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fcil de manejar (manuable)
se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin
concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano
en la empresa". A. Reyes Ponce.
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La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacin
de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada quien.
Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms
antiguos.
Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.
Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar.
Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las polticas, los
procedimientos, las funciones, las normas, etc.
Evitan discusiones y mal entendidos de las operaciones.
Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs del
tiempo.
Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal.
Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.
Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el
seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepcin.
DESVENTAJAS
Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual
que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual
y conservarlo al da.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.
Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las
operaciones.
El costo de produccin y actualizacin puede ser alto.
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George R. Terry dice lo siguiente: "Muchos patrones sienten que es importe darle a los
empleados informacin con respecto a la historia de la compaa comienzos, crecimiento,
logros, administracin y posicin actuales.
Esto lee una vista introspectiva de la tradicin y pensamiento de la empresa con la que
est asociado. La informacin histrica por lo comn se incluye como la parte de
presentacin a un manual de polticas o de organizacin, o de un manual de personal.
Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y sealan los puestos y la
relacin que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarqua, los
grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los rganos de la
empresa. Generalmente contienen grficas de organizacin, descripciones de trabajo,
cartas de lmite de autoridad, etc.
C. L. Littlefield declara al respecto: "Los manuales de organizacin se usan donde se desea
una descripcin detallada de las relaciones de organizacin. Se elaboran ordinariamente
con base en los cuadros de organizacin, los cuales se acompaan de las descripciones de
los diferentes puestos inscritos en el cuadro. Comnmente se hace la divisin de los
encabezados de estos manuales en atencin a la funcin general, a las obligaciones y
autoridad y al conjunto de relaciones con los dems". Un manual de polticas pone por
escrito las polticas de una empresa. Una poltica es una gua bsica para la accin;
prescribe los lmites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades.
Conocer las polticas en una empresa proporciona el marco principal sobre el cual se
basan todas las acciones. Poltica no es otra cosa que una actitud de la direccin. Estas
actitudes deben ser comunicadas en forma continua a lo largo de toda la lnea de
organizacin si se desea que las operaciones se desarrollen conforme al plan. Las polticas
escritas son un medio de transmitir las actitudes de la direccin. Las polticas escritas
establecen lneas de gua, un marco dentro del cual el personal directivo puede obrar para
balancear las actividades y objetivos de la gerencia general, segn convenga a las
condiciones locales.
Kellog hace notar que los manuales de poltica muchas veces incluyen una declaracin de
objetivos de la empresa y otros "slogans" que expresan una poltica; por ejemplo: Los
manuales de polticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber manuales de
polticas comerciales, de produccin, de finanzas, de personal, etc., o uno sobre polticas
generales.
EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Presenta sistemas tcnicos especficos y seala el procedimiento preciso a seguir para
lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que
desempea responsabilidades especficas. Es un procedimiento por escrito. Los manuales
de procedimiento, por sus caractersticas diversas, pueden clasificarse en manuales de
procedimiento de oficina y de fbrica. Tambin puede referirse a:
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y los formatos que se deben utilizar para la realizacin de las funciones que se le han
asignado. El manual est integrado por los procedimientos que se dan en el mbito de
accin de la unidad de referencia o en los que participe por la naturaleza de su
competencia.
El contenido de los manuales de procedimiento.
Cartula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el
logotipo, el nombre del manual y la organizacin responsable.
Portada. Esta contina despus de la cartula, lleva el nombre del manual, de la
organizacin responsable de su aplicacin y el lugar y la fecha de edicin.
ndice general. Es la presentacin resumida y ordenada de los elementos
constitutivos del documento.
Presentacin. Es la explicacin clara y concisa de los objetivos del manual y la
exposicin de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorizacin del
titular.
El contenido de cada procedimiento de este manual.
Objetivos de procedimiento. Se plantear el propsito que se pretende lograr con la
ejecucin del procedimiento.
Base jurdica. Enumeracin de los ordenamientos o normas jurdico administrativas
que rigen la operacin de la unidad, especficamente capitulo, artculo y fraccin que
fundamentan el procedimiento.
rganos que intervienen. Enumeracin de las unidades, sub-unidades o puestos que
intervienen en el procedimiento de que se trate.
Polticas y normas de operacin. Exposicin de criterios y normas que orienten la
realizacin de las actividades sin tener que consultar los niveles jerrquicos
superiores.
La descripcin de las operaciones.
Presentacin secuencial. De los pasos que se deben realizar dentro de un
procedimiento, al precisar los puestos o unidades responsables de su ejecucin.
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5.
6.
7.
8.
9.
Antecedentes histricos.
Base legal (en caso de organismos pblicos).
Organigrama.
Estructura funcional.
Objetivos de cada unidad orgnica.
Manual de procedimientos.
1.
ndice.
2.
Introduccin
2.1. Objetivos del manual.
2.2. Alcance.
2.3. Cmo usar el manual.
2.4. Revisiones y recomendaciones.
3.
Organigrama.
3.1. Interpretacin de la estructura orgnica.
3.1.1. Sistemas de organizacin (lnea, funcional, etc.)
3.1.2. Tipo de departamentalizacin (geogrfica, por producto, etc.)
3.1.3. Amplitud de la descentralizacin y centralizacin.
3.1.4. Relacin entre el personal con autoridad de lnea y asesora.
4.
Grficas.
4.1. Diagramas de flujo.
5.
Estructura procedimental.
5.1. Descripcin narrativa de los procedimientos.
6.
Formas.
6.1. Empleadas (por lo general planeadas y rediseadas).
6.2. Instructivos de las formas empleadas.
ORGANIGRAMAS
El organigrama se define como la representacin grfica de la estructura orgnica de una
institucin o de una de sus reas y debe reflejar en forma esquemtica la descripcin de las
unidades que la integran, su respectiva relacin, niveles jerrquicos y canales formales de
comunicacin. A continuacin mencionamos otras definiciones:
Terry. Un organigrama es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes de
una estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones, sus relaciones,
los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su
funcin respectiva.
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65
El organigrama tiene alcances mayores y otros propsitos, por ejemplo, para relaciones
pblicas, para formacin de personal, fiscalizacin e inspeccin de la organizacin,
evaluacin de la estructura, reorganizacin, evaluacin de cargos, entre otros.
OBJETO DEL ORGANIGRAMA
El organigrama consiste en rectngulos en las que se muestran grficamente las unidades
organizacionales, funciones departamentos o posiciones de la organizacin y cmo estn
relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las
unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que estn conectadas unas a otras
mediante lneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de
comunicacin.
FINALIDAD DEL ORGANIGRAMA
Un organigrama es el instrumento que proporciona la representacin grfica de los
aspectos fundamentales de una organizacin, y permite entender un esquema general, as
como el grado de diferenciacin e integracin funcional de los elementos que lo
componen.
En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una
organizacin, sus relaciones, las caractersticas de la dependencia o entidad y sus
funciones bsicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas:
Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de informacin.
Indican la relacin de jerarqua que guardan entre s los principales rganos que
integran una dependencia o entidad.
Facilitan al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la
organizacin.
Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, mltiples
relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de
supervisin y control.
Representan las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos
niveles jerrquicos.
Reflejan los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la
empresa debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin.
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FUNCIONES
Para la ciencia de la administracin. Sirve de asistencia y orientacin de todas las
unidades administrativas de la organizacin al reflejar la estructura organizativa y sus
caractersticas grficas y actualizaciones.
Para el rea de organizacin y sistemas. Sirve para reflejar la estructura as como
velar por su permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y
medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se da a
conocer a toda la compaa a travs de los manuales de organizacin.
Para el rea de direccin de personal. El analista de personal requiere de este
instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de
administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la
implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal.
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CONTENIDO
Un organigrama puede contener diversos datos, pero segn el criterio de un autor, estos
son sus principales contenidos:
Ttulos de descripcin condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el
nombre de la compaa y la actividad que se defina.
Nombre del funcionario que formul las cartas.
Fecha de formulacin.
Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organizacin, etc.)
Leyenda (explicacin de lneas y smbolos especiales).
REQUISITOS
Precisin. En los organigramas, los rganos de la dependencia y sus interrelaciones
deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerrquicos y
mostrando las relaciones de dependencia entre ellos.
Vigencia. Es importante que reflejen la situacin presente y por ello sean
constantemente actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen inferior
derecho la fecha de actualizacin, as como tambin el nombre de la unidad
responsable de su elaboracin.
Uniformidad. Para facilitar la interpretacin de un organigrama, referido a cualquier
dependencia o unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las
lneas y figuras utilizadas en el diseo.
CRITERIOS FUNDAMENTALES
ORGANIGRAMAS
PARA
LA
PREPARACIN
DE
Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un nmero
excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o
empleados, lo ms frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos
con los jefes o supervisores del ltimo nivel. Los organigramas deben contener nombres
de funciones y no de personas; cuando se desea que estos ltimos figuren, conviene
colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra
menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un
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nmero muy grande de elementos de organizacin... Los colores, lneas gruesas, etc., los
hace confusos. El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:
Ttulos de descripcin condensada de las actividades.
Nombre del funcionario que formul las cartas.
Fecha de formulacin.
Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.)
Leyenda, (explicacin de lneas y smbolos especiales).
Los organigramas u organogramas sern departamentales; se usar el formato vertical en
el que las lneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparn por
secciones, que sern las divisiones de la oficina.
Cada puesto se indicar con su rectngulo, que llevar adentro el nombre del puesto. Las
oficinas o secciones se indicarn por medio de dos lneas horizontales paralelas, que
llevarn en medio el nombre de la oficina o seccin.
En la parte superior del organigrama, va el nombre de la institucin seguido del nombre
del departamento y el ttulo: organigrama; as como en el ngulo superior derecho, la
fecha de elaboracin.
Entre las tcnicas reales para la elaboracin de un organigrama se deben considerar: los
datos que deben recogerse, las fuentes de informacin, los mtodos de recogerlos. Lo
primero que debe determinarse es el tipo de organigrama que se va a elaborar y el rea de
la institucin que vaya a representarse para recoger slo la informacin que a ambas cosas
se ajuste. Para la elaboracin de un organigrama se debe recoger principalmente la
siguiente informacin:
Informacin sobre unidades.
- El primer dato a obtener ser el nmero de personas que trabajan en la institucin.
sta ser una cifra de control.
- Un segundo dato ser el nmero de niveles, partiendo del rgano en que radique la
autoridad total y los rganos que comprenden cada nivel.
- Se investigarn los puestos que corresponden a cada rgano y las plazas que
comprenden cada puesto.
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Informacin sobre relaciones. Debe precisarse con que otros rganos y qu tipo de
relaciones tienen cada uno de los rganos de cada uno de los niveles de la estructura
administrativa.
Informacin sobre funciones o labores. Para el caso de elaborar organigramas
funcionales, se requiere informacin sobre las funciones o labores que realice cada una
de las unidades que vayan a quedar representadas en el organigrama.
Organizacin futura o actual? La elaboracin de un organigrama puede deberse a dos
situaciones:
Planeacin de una organizacin nueva.
Representacin de una organizacin existente.
Planeacin de la organizacin. En el caso de planeacin de una organizacin nueva, las
nicas fuentes de informacin las constituyen los estudios y proyectos realizados.
Fuentes de informacin. En el caso de una organizacin existente, las fuentes de
informacin pueden ser:
Los archivos de la institucin.
Los empleados y funcionarios.
Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.
Mtodos de recoleccin de datos
Investigacin documental (a travs de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.)
Cuestionarios escritos.
Entrevistas con jefes y empleados.
Observacin directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las
oficinas y talleres donde se labora)
Nota. Lo ideal es usar una combinacin de los cuatro.
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Registro de datos
Los datos recogidos debern quedar registrados de tal manera que permitan su anlisis, y
su tabulacin en su caso.
Anlisis de datos
La informacin recogida debe ser sometida a un procedimiento de anlisis e
interpretacin. Analizada, interpretada y confirmada toda la informacin, se est en
condiciones de proceder a la elaboracin del organigrama.
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Por su contenido.
- Integrales. Es la representacin grfica de todas las unidades administrativas de una
organizacin as como sus relaciones de jerarqua o dependencia.
- De puestos, plazas y unidades. Indican, para cada unidad consignada, las
necesidades en cuanto a puestos, as como el nmero de plazas existentes o necesarias.
Tambin pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas.
- Funcionales. Incluyen en el diagrama de organizacin, adems de las unidades y sus
interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades en el
siguiente grfico:
Por su presentacin.
- Verticales. Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la
parte superior, desagregando los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada.
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siguiente apartado, se sealan algunas de las principales reglas para el diseo de los
organigramas, debindose tener siempre en cuenta que no existen normas rgidas,
puesto que el propsito, el contenido y el mbito de cada organigrama, influyen de
manera significativa en la representacin grfica.
ORGANIGRAMA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS
COM. DE GRAD. TT.
Y CONVALIDACIONES
COM. DE EV.
Y PERF. DOCENTE
COM. DE RELAC. INTER.
Y CONV. NAC. E INTERNAC.
COMISIONES
PERMANENTES
CONSEJO DE
FACULTAD
COM. DE PRESUPUESTO
COM. DE EVAL. CURR.
Y TEC. EDUCATIVA
DECANO
UNIDAD DE
SECRETARA
DIRECCIN
ACADMICA
UNID. DE PLANIF.,
PRESUP. Y RACIONALIZ.
DIRECCIN
ADMINISTRATIVA
CENTRO DE
PRODUCCIN
UNIDAD DE
MATRCULA
UNIDAD DE
PERSONAL
UNIDAD DE
BIBLIOTECA
UNIDAD DE
ECONOMA
UNID. DE ESTADSTICA
E INFORMTICA
UNID. DE TECNOLOGA
EDUCATIVA
UNID. DE COORD.
CURRICULAR
UNIDAD DE
TRM. DOC.
UNIDAD DE
ASESORA
UNIDAD DE
SERV. GEN.
UNIDAD DE IMP.
Y PUBLIC.
ESCUELAS
ACADM.-PROF.
UNIDAD DE
POST GRADO
INSTITUTO DE
INVESTIGACIN
DEPARTAMENTO
ACADMICO
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CENTRO DE EXT.
Y PROY. SOCIAL
DISEO DE ORGANIGRAMAS
FIGURAS USADAS EN LOS ORGANIGRAMAS
Las unidades administrativas se representan por rectngulos y las relaciones por lneas.
Los organigramas estructurales consisten en cierto nmero de rectngulos que
representan personas, puestos u otras unidades, los que estn colocados y conectados por
lneas, las cules indican la cadena de mando (la jerarqua de los empleados); de tal manera
pueden expresar grados de autoridad y responsabilidad y clase de la relacin que los liga.
Los organigramas funcionales incluyen, adems, un texto que expresa las principales
funciones o labores de las unidades.
Las etiquetas o descripciones de los rectngulos indican las diferentes funciones o reas de
responsabilidad. La grfica indica el criterio con que se han dividido las actividades; por
ejemplo, aplicando un criterio funcional (agrupacin de los segmentos de trabajo). La
grfica indica no slo a los gerentes y subordinados individuales, sino tambin toda la
jerarqua gerencial. Todos los empleados que estn bajo las rdenes de un mismo
individuo se encuentran en un idntico nivel gerencial, sin importar el sitio del
organigrama donde aparezcan.
Representacin de las unidades. Para representacin de las unidades conviene usar
siempre rectngulos. No es recomendable el uso de crculos, rombos, elipses u otras
figuras geomtricas que hacen ms difcil la comprensin del organigrama. No es
necesario hacer unos rectngulos ms grandes que otros para destacar la importancia
de alguna unidad. sta se la da su colocacin en el organigrama y su relacin con las
dems unidades. En el diagrama, adems de anotar el nombre del rgano dentro del
rectngulo que lo represente, conviene que est identificado con un nmero. En caso
de que no quepa el nombre completo en el rectngulo, se abreviar y se escribir
completo al pie del diagrama. En los organigramas complementarios y analticos, en
que se representan todos los puestos, conviene anotar en el ngulo inferior derecho
interno del rectngulo, el nmero de plazas que integra el puesto.
o Forma. Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada
elemento integrante del organigrama. Adems, en funcin de la facilidad para su
lectura, se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente, as como utilizar
rectngulos para representar las unidades.
o Dimensin. Los rectngulos que forman parte de un organigrama deben ser de
dimensiones semejantes.
o Colocacin de las figuras. La ubicacin de las figuras en el grfico debe apegarse a
las siguientes consideraciones:
- En diferente nivel jerrquico. La disposicin de las unidades en el organigrama debe
ordenarse de acuerdo con los diferentes niveles jerrquicos que existan en la
organizacin, los cuales varan segn su naturaleza, funciones, sector, mbito,
contenido y presentacin.
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En el sector pblico.
Primer nivel secretario.
Segundo nivel subsecretario.
Tercer nivel oficial mayor.
Cuarto nivel direccin general.
Quinto nivel direccin de rea.
Sexto nivel subdireccin de rea.
Sptimo nivel departamento.
Octavo nivel oficina.
Noveno nivel seccin.
Dcimo nivel mesa.
En la administracin paraestatal.
Primer nivel asamblea general.
Segundo nivel consejo de administracin.
Tercer nivel direccin general o su equivalente.
Cuarto nivel direccin divisional o su equivalente o gerencia.
Quinto nivel direccin de rea, subdireccin o subgerencia.
Sexto nivel departamento.
Sptimo nivel oficina.
Octavo nivel seccin.
Noveno nivel mesa.
En el sector privado.
Primer nivel asamblea de accionistas.
Segundo nivel consejo de administracin.
Tercer nivel direccin general.
Cuarto nivel subdireccin o gerencia general.
Quinto nivel direccin o gerencia divisional.
Sexto nivel departamento.
Sptimo nivel oficina o rea operativa.
En el mismo nivel jerrquico. Numeracin empleada en la estructura orgnica. Se
deben presentar primero las unidades sustantivas u operativas, y a continuacin las
adjetivas o de apoyo. Normalmente las unidades sustantivas o de apoyo son a las que
se les asignan las funciones derivadas del instrumento jurdico de creacin, en tanto
que a las unidades adjetivas o de apoyo, las funciones de orden administrativo y/o de
carcter tcnico para soportar a las sustantivas.
Participacin o secuencia de actividades. Cuando la distribucin de unidades
administrativas se hace conforme al procedimiento general de trabajo de la
organizacin o en relacin con los procedimientos establecidos para atender en forma
particular todas y cada una de las funciones, de acuerdo con las prioridades
establecidas.
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Lneas de conexin. Son las diversas relaciones que se dan entre las unidades que
integran la estructura orgnica, las cules se representan por medio de lneas.
o Relacin principal de autoridad (relacin lineal). Es aquella en que la transmisin
de la autoridad y responsabilidad correlativas a travs de una sola lnea, establece una
relacin de subordinacin entre las diversas unidades que aparecen en el grfico de la
organizacin. Se recomienda:
- Utilizar un trazo ms grueso para las lneas que interconectan las figuras rectangulares,
que el que utiliza para trazar estas ltimas.
- Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, porque
se rompe con el principio de autoridad-responsabilidad, adems de crear la impresin
de una estructura con un flujo del trabajo estrictamente vertical.
- Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a l por una
sola lnea.
- Evitar todos los trazos y tramos injustificados.
- Mantener el mismo grosor de las lneas de interconexin en todo el organigrama.
- La importancia o jerarqua de un rgano no se amplifica marcando ms las lneas.
o Relacin de autoridad funcional. Es aquella que representa la relacin de mando
especializado. Este tipo de autoridad se limita al mtodo especfico de ejecucin de
una actividad y puede existir en forma paralela a la autoridad lineal, o bien entre un
rgano especializado en determinada funcin y los subordinados de otros jefes de
lneas. La autoridad funcional deber presentarse por medio de lneas cortas de trazo
discontinuo.
o Relacin de asesora. Es aquella que existe entre unidades que brindan informacin
tcnica o conocimientos especializados a unidades de lnea. Normalmente, las
unidades asesoras o de apoyo cuentan con una autoridad tcnica derivada de su
preparacin y/o experiencia, lo cual les permite proponer a las unidades de lnea las
medidas o criterios para resolver un asunto, pero no para transmitrselas como
rdenes. En todo caso pueden elaborar una propuesta a un rgano superior, para que
ste, a su vez, la gire con carcter de orden o mandato. Existen dos tipos de esta clase
de relacin:
- Relacin de asesora interna. Es la que proporcionan las unidades asesoras, que
forman parte de la estructura organizacional, a los rganos de lnea. Estas unidades
asesoras estn conformadas con recursos humanos, materiales, financieros y
tecnolgicos de la organizacin. Su ubicacin en el organigrama se suele representar
por medio de lneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la lnea
de mando de la unidad a la cual se adscriben.
- Relacin de asesora externa. Es la que suministran unidades asesoras a los rganos
de lnea, que aunque forman parte del grfico de la organizacin, desempean sus
funciones en forma independiente de sta. Su colocacin en el organigrama se hace a
travs de lneas de trazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la lnea de
mando de la unidad de la cual dependen jerrquicamente.
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o
-
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representa la relacin lineal entre el rgano que presta el servicio y el jefe de lnea del
cual depende.
Otra tcnica. Existe una tcnica norteamericana que recomienda cuatro tamaos de
rectngulos y las siguientes reglas para su uso:
- Para el rgano ejecutivo que pretenda destacarse.
- Para los rganos subordinados que tengan a su cargo funciones principales.
- Para rganos superiores del rgano destacado.
- Para rganos "staff".
Una variante de esta tcnica, consiste en utilizar una hoja en la que ya aparecen
impresos los rectngulos. El diseador simplemente conecta los rectngulos que sean
necesarios con las lneas que representen la clase de relacin que haya entre dos
rganos y los datos adicionales.
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN Y/O ACTUALIZACIN DE
ORGANIGRAMAS
Los pasos bsicos para la preparacin de organigramas son:
Autorizacin para realizar el estudio. El responsable o la unidad encargada de
elaborar los organigramas puede hacerlo por propia iniciativa, a peticin de parte o
por rdenes superiores. Esta autorizacin debe emanar de los niveles de decisin, toda
vez que se traducir en el apoyo con que debe contar quien realice el acopio de la
informacin para el diseo del organigrama.
Integracin del equipo de trabajo. La tarea de hacer organigramas requiere de
personal compenetrado con la materia, por lo que es procedente efectuar una
seleccin del equipo que se asignar para este efecto; asimismo, se puede capacitar a
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El Presidente de la Repblica.
El titular de la institucin.
Una dependencia globalizadora (institutos oficiales que tienen la facultad de dictar
lineamientos de carcter normativo para todo un sector administrativo o de
actividad).
Una cabeza de sector (secretario de Estado responsable de la coordinacin de las
entidades paraestatales agrupadas en un sector de actividad).
La autoridad administrativa de la institucin.
Un rea especfica de trabajo.
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Poltica general.
Cambio del objeto de la institucin.
Integracin de nuevos socios.
Aumento del capital.
Reestructuracin de funciones con motivo de la creacin, desaparicin o readscripcin
de unidades administrativas.
Tratados, convenios o acuerdos nacionales e internacionales.
Factores ambientales.
GLOSARIO DE TRMINOS
Organizacin. Es el arreglo de las distintas unidades de que se compone un
organismo administrativo y la relacin que guardan estas unidades entre s, as como la
forma en que estn repartidas las actividades de ese organismo entre sus unidades. Por
eso se dice que el organigrama es el retrato o la representacin grfica de la
organizacin. Por tanto, la organizacin supone:
- Una estructura.
- Un conjunto de actividades o funciones asignadas a los rganos.
Estructura orgnica. Es la organizacin formal en la que se establecen los niveles
jerrquicos y se especifica la divisin de funciones, la interrelacin y coordinacin que
debe existir entre las diferentes unidades organizacionales, a efecto de lograr el
cumplimiento de los objetivos. Es igualmente un marco administrativo de referencia
para determinar los niveles de toma de decisiones.
Unidad Administrativa. Es un rgano impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de
una o varias funciones, o parte de ellas, en determinado nivel jerrquico.
Puesto. Es una unidad de trabajo especfica e impersonal constituida por un conjunto
de operaciones que deben realizar, aptitudes que debe poseer y responsabilidades que
debe asumir su titular, en determinadas condiciones de trabajo. (son puestos el de
secretario, director, jefe de departamento, secretaria, jefe de rea, etc.)
Plaza. Es el conjunto de labores, responsabilidades y condiciones de trabajo,
asignadas de manera permanente a un empleado en particular, en determinada
adscripcin (pueden existir, por ejemplo, 10 plazas del puesto de jefe de oficina, 5
plazas del puesto de jefe de departamento, 3 plazas del puesto de director, etc.)
Nivel jerrquico. Un nivel jerrquico comprende todos los rganos que tienen
autoridad y responsabilidad similares, independientemente de la clase de funcin que
tengan encomendada. Por ejemplo, (el nivel de Secretario comprende a todos los
secretarios, el nivel de Subsecretario comprende a todos los subsecretarios, y as
sucesivamente).
Autoridad de lnea. Se genera en la realizacin de subordinacin, que existe entre
jefes y subalternos directos.
Autoridad funcional. Se genera en la relacin de mando especializado que es la que
existe entre un rgano especializado y en determinada funcin y los subordinados de
otros jefes de lnea.
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Responde a una necesidad de las empresas para organizar eficazmente los trabajos de
stas, conociendo con precisin lo que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere
para hacerlo bien. Es importante resaltar que esta funcin tiene como meta el anlisis de
cada puesto de trabajo y no de las personas que lo desempean.
BENEFICIOS
Para los directivos de la empresa. Constituye la posibilidad de saber en detalle las
obligaciones y caractersticas de cada puesto.
Para los trabajadores. Les permite realizar mejor y con mayor facilidad sus labores,
si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos
necesarios para hacerlas bien; y para el departamento de personal es bsico el
conocimiento preciso de las numerosas actividades que debe coordinar, si quiere
cumplir con su funcin estimulante de la eficiencia y la cooperacin de los
trabajadores.
Para los supervisores. Les permite distinguir con precisin y orden los elementos
que integran cada puesto para explicarlo y exigir ms apropiadamente las obligaciones
que supone.
A todas las empresas les es conveniente contar con esta herramienta por ser la clave para
poder organizar un rea de recursos humanos, con el fin de:
Conocer los puestos de cada unidad de trabajo.
Determinar los perfiles de los ocupantes.
Seleccionar el personal.
Orientar la capacitacin.
Realizar la evaluacin de desempeo.
Establecer un sistema de sueldos, salarios, remuneraciones y prestaciones.
MTODOS TRADICIONALES DE ANLISIS DE CARGOS
La obtencin de los datos para el anlisis de puestos requiere por lo general de:
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El cuestionario puede ser abierto y slo pedir el empleado que describo las
actividades principales o con listas de verificacin muy estructuradas. En la prctica, el
mejor cuestionario suele estar a la mitad de estos extremos. Un cuestionario tpico de
anlisis de puestos puede tener varias preguntas abiertas as como preguntas
estructuradas.
Entre sus ventajas tenemos que es una forma eficaz y rpida de obtener informacin
de un gran nmero de empleados, y es menos costoso que entrevistar, por ejemplo, a
cientos de empleados. Una desventaja es que el desarrollo y revisin del cuestionario
puede ser un proceso costoso y tardado.
Observacin. La observacin directa es especialmente til en los trabajos consisten
principalmente entre actividad fsica observable. Ejemplos de estas ocupaciones son
las del empleado de limpieza, de lnea de ensamblaje y de contabilidad.
Por otra parte, la observacin a menudo no es apropiada cuando el puesto requiere de
una gran cantidad de actividad mental difcil de evaluar o con frecuencia se espera que
el empleado particip en actividades importantes que podran ocurrir slo
ocasionalmente, como una enfermera que maneja emergencias.
La observacin directa se utiliza por lo regular junto con las entrevistas. Una forma de
hacerlo es observar al empleado en su trabajo durante un ciclo completo de labores.
Ciclo es el tiempo que le llev a realizar el trabajo; puede ser 1 minuto para un
empleado de lnea de ensamblar o 1 hora, un da o ms para trabajos complejos.
En este punto se toman notas de todas las actividades observadas durante el desarrollo
del trabajo. Despus de acumular tanta informacin como sea posible, se entrevista al
trabajador. Es necesario alentar a la persona a que aclarar los puntos no entendidos y
que explique las actividades adicionales que realiza que no se hayan observado. Otra
forma de hacerlo es observar y entrevistar al mismo tiempo que el empleado realiza su
trabajo.
Sin embargo, es mejor no hacer algunas preguntas hasta despus de la observacin, ya
que eso permite observar el empleado sin interrumpir su trabajo. A su vez ayuda
reducido las posibilidades de que el empleado se ponga nervioso o que modifique de
alguna manera su rutina normal.
Mtodo mixto. Cuando no es posible desarrollar en su totalidad cualquiera de los
mtodos anteriores, el comit debe tomar la decisin de combinarlos para hacer
prctico el anlisis de puestos.
Mtodo de informes sucesivos (Bitcora del participante). Se puede pedir a los
trabajadores que lleven un diario o bitcora o lista de cosas que hacen durante el da.
El trabajador debe anotar cada actividad que realice.
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PARA
(ACTIVIDAD)
rea de Sistemas
rea de Aseo
rea de Mantencin
Otros Supervisores
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SUPERVISIN
SUPERVISA
A
SUPERVISADO
POR
Operarios
Jefe de Turno
Planilleros
---------------
EN CASO DE AUSENCIA
REEMPLAZA
A
ES REEMPLAZO
DE
Jefe de turno
---------------
PUEDE ASCENDER
A
Jefe de Turno
CONDICIONES DE TRABAJO
Lugar fsico. El cargo se desarrolla principalmente dentro de la Planta de Proceso
ubicada en las dependencias regionales de la empresa, ejerciendo su labor
principalmente en el rea de produccin, lo que se complementa con trabajo de
oficina para la preparacin de informes.
Horario de trabajo. El cargo contempla una jornada de trabajo distribuida en seis
das, de lunes a sbado. El horario de trabajo esta organizado en turnos rotativos de
da y noche, los que se van alternando cada mes.
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:
:
Experiencia
Edad
Sexo
:
:
:
Tcnicos.
Tecnologa en Recursos del Mar.
Tcnico Pesquero / Acucola.
Tcnico en Conservacin de Alimentos por Fro.
Idealmente uno o dos aos en el rea o cargos similares.
Mnimo 25 aos.
Indiferente.
REQUISITOS PERSONALES
PERFIL DE SUPERVISOR DE PRODUCCIN
Competencias
Nivel esperado
Mnimo
Mximo
1. Orientacin al logro
2. Directividad
4. Liderazgo
5. Autocontrol
7. Desarrollo de otros
8. Compromiso organizacional
9. Iniciativa
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100
101
otorgar, con el fin de causar el menor trastorno posible al normal desarrollo de las
labores.
Vela por la administracin adecuada de horas extraordinarias.
SELECCIN DE PERSONAL
El reclutamiento y la seleccin de personal son dos fases de un mismo proceso, cuyo
propsito es la consecucin de recursos humanos para la organizacin.
El reclutamiento es una actividad de divulgacin, de llamada de atencin, de incremento
en la entrada; es por tanto, una actividad positiva y de invitacin. Al reclutamiento le
corresponde atraer de manera selectiva, mediante varias tcnicas de divulgacin, a
candidatos que cumplan con los requisitos mnimos que el cargo exige.
La seleccin, por su parte, es una actividad de impedimentos, de escogencia de opcin y
decisin, de filtro de entrada, de clasificacin y por consiguiente, restrictiva. En la
seleccin se escogen entre los candidatos reclutados aquellos que tengan mayores
probabilidades de adaptarse al cargo ofrecido.
En consecuencia, el reclutamiento tiene como objetivo especfico suministrar la materia
prima para la seleccin: los candidatos. El objetivo especfico de la seleccin es escoger y
clasificar los candidatos mas adecuados para satisfacer las necesidades de la organizacin.
CONCEPTO DE SELECCIN
Una vez que se dispone de un grupo idneo de solicitantes obtenidos mediante el
reclutamiento, se da inicio al proceso de seleccin. El proceso de seleccin consiste en
una serie de pasos especficos que se emplean para decidir que solicitantes deben ser
contratados. El proceso se inicia en el momento en que una persona solicita un empleo y
termina cuando se produce la decisin de contratar a uno de los solicitantes.
La seleccin de recursos humanos puede definirse como la escogencia del individuo
adecuado para el cargo adecuado, o en un sentido ms amplio, escoger entre los
candidatos reclutados a los ms adecuados, para ocupar los cargos existentes en la
organizacin, tratando de mantener o aumentar la eficiencia y el rendimiento del personal.
PASOS DEL PROCESO DE SELECCIN
En este punto es importante mencionar que no existe una sola forma de realizar el
proceso de seleccin. La manera de disear y ejecutar el proceso depende de las
necesidades, prioridades, polticas organizacionales, as como tambin, de los recursos
disponibles para ello.
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EL ENTREVISTADOR EFECTIVO
REQUISITOS
Conocimientos.
- Sobre el puesto. Requisitos del puesto y entorno en que se desenvolver el sujeto.
- Sobre la ciencia de la conducta humana. Implica la comprensin del ser humano,
as como nociones sobre la conduccin de entrevistas (situacin de interaccin).
Habilidades.
- Sociales. Atraccin e influencia. Saber que hacer y decir en diferentes situaciones.
Requiere flexibilidad, sensibilidad y espontaneidad.
- Comunicativas. Orales y escritas.
- Anlisis y sntesis. La informacin obtenida debe ser tratada sistemtica y
lgicamente. El entrevistador debe formular y probar hiptesis respecto al sujeto
antes, durante y despus de la entrevista.
- Toma de decisiones. Aumenta con conocimientos y prctica.
Asimismo:
- Determinar la adecuacin de un candidato a una vacante determinada en una
organizacin (en que grado rene requisitos, que satisfacciones obtendr, etc.)
- Dar informacin al candidato sobre el proceso en curso.
- Suscitar un sentimiento de buena voluntad en el sujeto hacia la organizacin. Sin
importar los resultados, el entrevistador es el eslabn entre la institucin y el sujeto, le
presenta a ste una imagen, probablemente la primera, de la organizacin.
Conocimiento de si mismo. Este debe estar consciente de sus necesidades, tal que
no interfieran en el rendimiento de la entrevista. Por ejemplo: necesidades de status,
dominio, aceptacin, temas cargados emocionalmente, mal humor, etc.
1. LA INTERACCIN
El entrevistador debe dirigir la entrevista eficazmente, pero evitando mecanizarla. Cuando
dos personas se desempean en una tarea comn, se establece entre ambas un vnculo
emocional. El entrevistador debe estar consciente del vinculo que se esta desarrollando y
mantenerlo a un nivel adecuado en intensidad y calidad.
Asociaciones y sentimientos que otras relaciones han suscitado en el entrevistador,
pueden contaminar la entrevista y anular el rol profesional (por ejemplo, el coqueteo). El
entrevistador efectivo aprende a entrevistar con seguridad y sin ansiedad. Comprende que
para formarse un juicio imparcial, la relacin entrevistador - entrevistado debe ser
profesional y no personal. Se debe ser sincero y cordial, al mismo tiempo que mantiene
cierta distancia emocional.
104
105
Flexibilidad.
Seguridad.
PASO 4. VERIFICACIN DE DATOS Y REFERENCIAS
Se sugiere que los candidatos preseleccionados sean sometidos a una verificacin de datos
de modo que podamos responder a estas dos preguntas bsicas: Qu tipo de persona es
el solicitante? Es confiable la informacin que proporcion? Para responder a estas
preguntas, los especialistas en personal recurren a la verificacin de datos y a las
referencias.
Las referencias laborales pueden proporcionar informacin importante sobre el
candidato. El profesional de los recursos humanos debe desarrollar una tcnica depurada
que depende en gran medida de dos hechos: uno, el grado de confiabilidad de los
informes que reciba en el medio en que se encuentra; dos, el hecho de que la prctica de
solicitar referencias laborales se encuentra muy extendido.
PASO 5. PRUEBAS DE IDONEIDAD
Las pruebas de idoneidad son instrumentos para evaluar la compatibilidad entre los
aspirantes y los requerimientos del puesto. Algunas de estas pruebas consisten en
exmenes psicolgicos, otras son ejercicios que simulan las condiciones de trabajo.
PASO 6. DECISIN DE CONTRATAR
La decisin de contratar al solicitante seala el final del proceso de seleccin. Puede
corresponder esta responsabilidad al futuro supervisor del candidato, gerencia o al rea de
personal. Con el fin de mantener la buena imagen de la organizacin, es conveniente
comunicarse con los solicitantes que no fueron seleccionados. El grupo de las personas
rechazadas incluye ya una inversin en tiempo y, de el puede surgir un candidato idneo
para otro puesto. Incluso si no se prevean vacantes a corto plazo, es conveniente
conservar los expedientes de todos los solicitantes, para constituir un valioso banco de
recursos humanos potenciales.
Tambin deben conservarse todos los documentos que conciernen al candidato aceptado.
Su solicitud, referencias, evaluaciones, exmenes mdicos, etc., constituyen el inicio de su
expediente personal, que desde el principio contendr informacin muy til para mltiples
fines.
EVALUACIN DEL DESEMPEO
En general, el esfuerzo de cada individuo est en funcin del valor de las recompensas
ofrecidas. Este esfuerzo individual est dirigido, por una parte, por las capacidades
107
individuales y por otra, de la percepcin que tiene del papel que debe desempear.
Factores que afectan las relaciones entre esfuerzo y desempeo.
La evaluacin del desempeo es una sistemtica apreciacin del desempeo del potencial
de desarrollo del individuo en el cargo. Toda evaluacin es un proceso para estimular o
juzgar el valor, la excelencia, las cualidades de alguna persona.
Estas reciben denominaciones como: evaluacin del desempeo, evaluacin del mrito,
evaluacin, de los empleados, informes de progreso, evaluacin de eficiencia funcional,
etc. Algunos de estos conceptos son intercambiables.
La evaluacin del desempeo es un concepto dinmico, ya que los empleados son
siempre evaluados con cierta continuidad, sea formal o informalmente, en las
organizaciones. Adems, una evaluacin del desempeo constituye una tcnica de
direccin imprescindible en la actividad administrativa ya que es un medio a travs del
cual es posible localizar problemas de supervisin de personal, de integracin del
empleado a la organizacin o al cargo que ocupa en la actualidad, de desacuerdos, de
desaprovechamiento de empleados con potencial ms elevado que el requerido por el
cargo, de motivacin, puede ayudar a determinar la falta de desarrollo de un apoltica de
recursos humanos adecuada a las necesidades de la organizacin.
Tenemos que recordar que toda evaluacin es un proceso para estimular o juzgar el valor,
la excelencia, las cualidades de alguna persona.
OBJETIVOS DE LA EVALUACIN DEL DESEMPEO
Objetivos fundamentales
- Mejorar los resultados de los recursos humanos en la empresa.
- Permitir condiciones de medicin del potencial humano en el sentido de determinar
su plena aplicacin.
- Permitir el tratamiento de los recursos humanos como un recurso bsico de la
empresa y cuya productividad puede desarrollarse indefinidamente, dependiendo de la
forma de administracin.
- Dar oportunidades de crecimiento y condiciones de efectiva participacin a todos los
miembros de la organizacin, teniendo en cuenta, de una parte, los objetivos
empresariales y, de otra, los objetivos individuales.
Objetivos intermedios
Adecuacin del individuo al cargo.
Entrenamiento.
Promociones.
Incentivo salarial por buen desempeo.
Mejoramiento de las relaciones humanas entre superiores y subordinados.
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109
110
VENTAJAS
LIMITACIONES
Medidas objetivas
- Ausentismo.
- Productividad.
- Simple, precisa y
objetiva.
Medidas subjetiv.
- Escalas grficas.
- Listas de
111
verificacin.
- Escalas de
incidentes crticos.
- Mtodo de
clasificacin.
- Mtodo de
distribucin
obligada de escalas
grficas
Simulaciones
- Ejercicios
situacionales.
- Considera el control
durante perodos de
evaluacin.
RESUMEN
La evaluacin del desempeo es un medio para obtener datos e informacin que
pueda registrarse, procesarse y canalizarse, para la toma de decisiones y disposiciones
que busquen mejorar e incrementar el desempeo humano dentro de las
organizaciones.
Tambin resulta ser un buen sistema de comunicaciones, que acta en sentido
horizontal y vertical en la empresa.
Para que sean eficaces, las evaluaciones del desempeo deben basarse plenamente en
los resultados de la actividad del hombre en el trabajo, y no slo en sus caractersticas
de personalidad.
112
CAPTULO VI
CONTROL JERRQUICO
Dice Marienhoff que la adecuada actuacin de la Administracin Pblica requiere una
correlativa estructura tcnico-jurdica que permita y regule el funcionamiento de aqulla y
que esto implica la existencia de una organizacin administrativa (Marienhoff, Miguel S.,
"Tratado de Derecho Administrativo", Tomo I, pgs. 529 y ssgs., Ed. Abeledo Perrot).
Esencialmente, el poder de organizacin se concreta en la estructura de rganos y en la
atribucin de competencias. En el orden nacional, la potestad para dictar normas sobre
organizacin administrativa le corresponde, por principio, al Poder Ejecutivo de la
Nacin. Tal potestad integra la llamada zona de reserva de la Administracin, cuya
existencia surge de la Constitucin Nacional.
PODER JERRQUICO
El citado maestro recuerda que "no se concibe una organizacin administrativa donde
todos los individuos adscriptos a ella tuvieren igual rango, lo cual impedira que unos
dieren rdenes o directivas y otros las cumpliesen".
No habra coordinacin, imperara el caos y todo sera inoperante. De ah la existencia de
"superiores" y de "inferiores", vinculados entre s por una relacin de supremaca y de
subordinacin, respectivamente. Ello determina la llamada "jerarqua", instituto esencial
en toda eficiente organizacin administrativa" (Marienhoff, Op. cit.)
A partir de lo antedicho define a la jerarqua como una relacin de supremaca de los
funcionarios superiores respecto a los inferiores, y de subordinacin de stos a aqullos.
La jerarqua se expresa a travs del "poder de mando" "poder jerrquico", que
prcticamente, y en trminos generales, se concreta en lo siguiente:
Posibilidad de que el superior jerrquico dirija e impulse la accin del inferior, dando
las rdenes pertinentes. Esta potestad de dar rdenes generalmente no surge en forma
expresa del ordenamiento positivo, pero es una consecuencia implcita del poder
jerrquico.
Posibilidad de dictar normas de carcter interno, de organizacin o de actuacin, tales
como instrucciones, circulares, etc.
113
114
ESTILOS DE SUPERVISIN
Estilo autocrtico. Son individuos que sin consultar con nadie, sealan o determinan
que debe hacerse, cmo y cuando en forma categrica, indican la fecha de su
cumplimiento y luego lo comprueban en la fecha y hora sealadas. Caracterizado por
un personalismo exagerado en las lneas de toma de decisiones.
Estilo democrtico. Es aquel supervisor que permite que los trabajadores participen
en el anlisis del problema y su solucin. Anima a sus hombres para que participen en
la decisin. Es directo y objetivo en sus comentarios y comprueba si el trabajo haba
sido realizado, felicitando despus al que lo merezca.
Estilo liberal. Es aquel donde el supervisor no ejerce control del problema, prefieren
que sus hombres hagan lo que consideran conveniente y deja que las cosas sigan su
propio camino.
Individuos hostiles. Son aquellos que se resienten de la autoridad y su hostilidad se
canaliza mejor tratndolos autoritariamente. El estilo autocrtico canaliza su
agresividad y atiende a dirigirla hacia objetivos constructivos. Si el lder es dominante y
autoritario, tranquiliza a la persona dependiente.
INCONVENIENTES QUE SE PRESENTAN EN LA SUPERVISIN
Poco conocimiento de su trabajo. Es cuando el supervisor no est al tanto de las
funciones que supervisa, ya sea de los materiales, los costos y los procesos necesarios.
Falta de responsabilidad. Esta caracterstica es de gran importancia, ya que si el
supervisor no conoce las polticas, reglamentos y costumbres de la empresa, puede
perjudicar su desempeo en otros departamentos.
Habilidad para instruir. La falta de adiestramiento y capacitacin impide obtener los
resultados ptimos en una empresa u organizacin, y ms an cuando esas
instrucciones no son claras y precisas.
Poco creativo para mejorar mtodos. Si el supervisor no es creativo, de nada le
servirn todos esos recursos humanos y materiales que la empresa le ha dado para el
mejoramiento de los procesos de trabajo.
Habilidad para dirigir. La falta de orientacin y conviccin no permite generar
confianza y credibilidad en el personal que ejerce sus funciones.
115
TOMA DE DECISIONES
SUPERVISIN
COMO
FACTOR
PRIMORDIAL
DE
LA
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117
118
CAPTULO VII
119
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Publishing Co. - 1961 / "The managerial grid"; Houston, Gulf Publishing Co. - 1964 /
"The managerial grid III"; Gulf Publishing Co. - 1985) a fines de la dcada del 50 del siglo
pasado, y tambin en alguna medida con el esquema "dual" de Frederick Taylor
("Scientific management"; Harper & Row - 1947). Otro aspecto interesante a tener en
cuenta es la concepcin de Barnard cuando sugiere que "no todo el trabajo de un
ejecutivo es realmente trabajo ejecutivo", puntualizando que el trabajo del ejecutivo s
tiene que ver con una especializacin (sugiriendo que no es nada fcil y que no est al
alcance de cualquiera) que el denomina "la de mantener la organizacin en
funcionamiento" (casi unos 30 aos ms tarde Daniel Katz & Robert L. Khan "Social
Psychology of the organizations" - 1968) hacen mencin puntual a esta actividad bsica
que requieren las organizaciones. Esta funcin del ejecutivo de mantener la organizacin
en funcionamiento implica:
Esforzarse por mantener la comunicacin organizacional. En sta funcin el
ejecutivo debe tener competencias que le permitan definir los roles organizacionales
necesarios dentro de su esfera de accin que se debe combinar con el esquema de
reclutar un "contribuyente" apropiado. Le pedimos a los lectores que revisen el
material entregado en las Jornadas de Desarrollo Organizacional realizadas durante el
ao 2002 en la Argentina, y en especial la separata titulada: "Dilema organizacional: el
que vino no convino... y el que convino no vino." El ejecutivo debe saber apreciar la
existencia de la comunicacin informal -algo que en aqul entonces fue toda una
revolucin- que era considerada como disfuncional para las empresas. El talento de
Chester Barnard, y ya a ttulo de genio, sugiere que en su funcin el ejecutivo debe
tener una visin "no tradicional" al tener en cuenta la organizacin formal e informal;
para Chester la organizacin formal al emitir nuevas rdenes lo que en realidad est
haciendo -o mejor dicho debe hacer- es convalidar el hecho de que se haya logrado un
acuerdo anterior (informal). Por lo tanto si el ejecutivo tiene inters en averiguar el
origen de lo que sucede en la empresa, debe ms bien concentrarse en los aspectos
informales mucho ms que en los formales.
Asegurar los servicios esenciales. Qu quiere decir Barnard al mencionar "asegurar
los servicios esenciales"? Ya hemos visto que al centro del modelo de Barnard est la
necesidad de coordinacin sin la cual las empresas no pueden ser efectivas. Por ello
aqu lo que busca Barnard es "traer a los participantes organizacionales dentro de una
relacin de cooperacin con la organizacin" y al mismo tiempo evocar o inducir los
servicios de dichas personas. Y esto no es tarea fcil de ninguna manera ya que tiene
que ver entre otras cosas con: desarrollo, mantenimiento y correccin de sistemas de
incentivos, educacin y entrenamiento, desarrollo de una cultura y moral
organizacional.
Formulacin del "propsito" y de los objetivos. Esto no poda estar fuera del
modelo de Chester Barnard de ninguna manera. Y para ponerlo en pocas palabras
Barnard sugiere que est relacionado con asignar responsabilidad, es decir, delegando
autoridad objetiva. Distingue claramente que la responsabilidad por las decisiones a
largo plazo descansa en el ejecutivo y en especial de los que estn en la cspide de la
pirmide, pero que las responsabilidades por las acciones y actividades descansa en la
121
base de la organizacin. Esto ltimo hace indispensable que entre sus funciones el
ejecutivo incluya la de adoctrinar a aquellos en los escalones inferiores respecto del
objetivo global organizacional si es que queremos ver a la entidad como un todo.
Quizs Chester Barnard, adems de sus contribuciones arriba mencionadas, debe ser
tambin reconocido por su capacidad de moverse a travs de distintas unidades de
anlisis, lo que no es comn. Su trabajo integrado a nivel de individuo, grupos y
organizacin representan una prueba slida de cmo integrar las prcticas ejecutivas con
los mejores conceptos.
La base para toda accin cooperativa descansa en un propsito comn o propsito
cooperativo que a nivel de "creencias" debe estar en la cabeza de los participantes
organizacionales como objetivo organizacional, y la enorme necesidad de inculcar en los
empleados esta creencia y prctica de un propsito comn es una funcin gerencial de
primordial importancia. Son mucha las organizaciones que se han extinguido habiendo
alcanzado sus objetivos pero que han fracasado por alcanzar su "propsito comn", y
adems advierte que la organizacin para lograr supervivencia y continuidad en el tiempo
va a tener que desarrollar a travs de los mismos distintos tipos de propsitos. Y estos
distintos propsitos en el tiempo, la eleccin del momento, como as tambin la
manipulacin de variables relacionadas con la adopcin de nuevos y distintos propsitos
son funciones de un ejecutivo eficiente y eficaz.
El propsito organizacional segn Chester Barnard solamente tiene sentido cuando
produce una accin cooperativa que es aceptada por los participantes organizacionales,
teniendo por lo tanto un componente cooperativo y adems un aspecto subjetivo. Este
ltimo no tiene que ver con lo que el propsito significa para la persona, sino ms bien
con lo que la persona piensa que significa para la organizacin en su conjunto.
Chester Barnard nos sugiere que las acciones no son alcanzadas debidamente bajo el
esquema de organizacin mecanicista mostrando la importancia de la comunicacin. La
comunicacin es un mecanismo eficaz para "linkear" un propsito organizacional comn
con aquellos que estn deseosos de cooperar con el mismo, lo que es logrado a travs de
dos distintos mtodos: lenguaje tanto oral como escrito y por lo que Barnard denomina el
"sentimiento observacional". Podemos decir que el sentimiento observacional es la
habilidad de percibir -por supuesto sin palabras- no solamente la situacin que se
confronta sino tambin la intencin propuesta. Esto no es algo que el individuo trae
consigo sino que ms bien tiene que ver con experiencia y entrenamientos especiales -que
dentro de cierta continuidad en acciones coordinadas- permite a los distintos participantes
organizacionales desarrollar reacciones y concepciones "tipo" para distintos tipos de
situaciones. En cierta medida se puede sugerir que Chester Barnard fue un pionero en
identificar lo que muchos aos ms tarde fue definido por Daniel Goleman ("La
inteligencia emocional"; Bantam Books - 1995) como "inteligencia emocional".
Teniendo en cuenta que la cooperacin es la columna vertebral sobre la cual se puede
desarrollar la eficiencia organizacional, y que sta puede ser alcanzada a travs de diversas
"formas comunicacionales" que tienen a su vez sus propios lmites, hay que tener muy en
122
cuenta que el tamao organizacional -y la correspondiente complejidad comunicacionalpueden determinar el crecimiento de la entidad. Las distintas unidades o sectores crecen al
crecer el nmero de participantes organizacionales, y como consecuencia de su relacin
entre los distintos grupos, y la necesidad de mecanismos de intermediacin, nuevos
grupos emergen quienes agregan nuevas complejidades organizacionales que agregan
restricciones a la eficiencia.
El autor se anima a emitir algunos principios con el propsito de asegurar el xito y la
efectividad organizacional, que se disparan por diferenciarse largamente de los principios
que prevalecan en aquella poca, lo que lo muestra como un real innovador:
Todas las personas en la empresa deben saber cules son los canales de comunicacin.
Todos deben tener acceso a un canal de comunicacin formal.
Las lneas o trazados comunicacionales deben ser lo ms cortas y directas posible.
La obtencin de cumplimiento en las organizaciones est ntimamente vinculada con el
concepto a que hace referencia el autor y que define bajo el nombre de "zona de
indiferencia". Las rdenes e instrucciones emitidas deben de ser percibidas por el personal
en trminos neutros sin que exista un cuestionamiento consciente respecto de la autoridad
de quien emanan. Esta zona de indiferencia puede ser expandida -por los superiores- pero
Barnard hace notar que los incentivos materiales por s solos, aunque son necesarios, son
insuficientes y para ello hay que apelar a aspectos tales como status, prestigio, y el tipo de
poder personal.
Barnard tena muy en claro que la autoridad caminaba por un camino muy distinto de la
concepcin perteneciente a la escuela de administracin cientfica. Para sta ltima,
prcticamente no exista ni se esperaba cuestionamiento alguno respecto del
cumplimiento de las tareas a realizar por los subordinados. Todas las personas "tenan que
hacer su trabajo; quin no lo haca bien, no representaba un real problema para la
direccin de la empresa a largo plazo, sino que el problema era propio para la persona
involucrada: poda perder su fuente de trabajo inmediatamente". Barnard saba muy bien
que muchas personas podan no hacer las cosas que se le indicaban y que adems podan
tambin comenzar a hacer cosas que resultaran en contra de los intereses de la
organizacin. Ms an, estas cosas que estaban en contra de la empresa, tambin podan ir
en contra de su propia carrera laboral, pero igualmente muchos participantes
organizacionales podran desarrollar estos comportamientos en contra de sus propios
intereses personales. Como directivo mximo de una empresa lder en el mundo, Chester
Barnard tena muy en claro la ineficiencia que resultaba del concepto de autoridad que
emanaba de la escuela de administracin cientfica. Las instrucciones de los superiores no
siempre son obedecidas, son desobedecidas en momentos crticos, y esto tiene incluso un
efecto de contagio (negativo) que ninguna organizacin orientada hacia alta performance,
puede llegar a ignorar.
123
El genio de Barnard le permite observar que los subordinados tambin "deciden", y por lo
tanto los superiores tienen que tenerlo en cuenta y deben trabajar bajo este hecho, lo que
algunos aos ms tarde es tomado por James March y Herbert Simon ("Organizations";
Wiley & Sons - 1958) al referirse a las "premisas de decisin". El participante
organizacional procesa informacin y decide; y en la decisin que adopta puede llegar a
obedecer, o no. Y aqu existen -segn Barnard- dos aspectos claves: las ventajas
provenientes de obedecer, o las desventajas en que puede incurrir como resultado de
desobedecer. Este concepto no estaba en la cabeza de los pensadores dentro de la escuela
de administracin cientfica; ellos de ninguna manera podan aceptar que la autoridad no
depende tanto del superior sino ms bien del subordinado en la medida que este tiene la
discrecin de aceptarla, o no.
Consiguientemente podemos decir que la decisin que adopta el subordinado en cuanto a
cumplir con la autoridad proveniente del superior, ha de ocurrir cuando tiene ventajas por
aceptar y tambin hay desventajas por no aceptar. Mientras que la decisin del
subordinado de no aceptar y cumplir con las instrucciones del superior, han de estar
presente cuando hay desventajas por el hecho de aceptar y existen ventajas por la
circunstancia de no aceptar.
Ahora bien Cundo es que el subordinado realmente acepta una instruccin y la lleva a la
accin? Parece ser una pregunta simple, pero todo ejecutivo debe tenerla bien en cuenta.
Se requiere del cumplimiento de distintas condiciones, y, segn Chester Barnard, todas las
condiciones deben cumplirse (de all que no resulta sencillo conseguir cumplimiento de
los participantes organizacionales). Las condiciones son:
Cuando el subordinado debe estar en condiciones de entender la orden (es importante
el grado de comprensin que tiene el subordinado respecto de la instruccin recibida).
Cuando el subordinado no considera que la instruccin recibida es incompatible con
los objetivos de la organizacin (el hecho de que cumpla una orden en contra de la
organizacin, coloca -conceptualmente- a este punto por encima de teoras
organizacionales muy posteriores como es la teora de Max Weber: "The theory of
social and economic organization"; Free Press - 1947).
Cuando el subordinado no considera que la instruccin recibida del superior pueda
resultar conflictiva o incompatible respecto de sus propios objetivos personales.
Cuando el subordinado cuenta las condiciones mentales y fsicas necesarias que le
permitan cumplir con la instruccin.
Los directivos, ejecutivos y gerentes no deben de olvidar que las empresas estn
conformadas por personas que tienen necesidades humanas y motivaciones individuales.
Tambin deben saber que -independientemente del tamao de la organizacin- incluso en
las empresas de gran tamao han de existir pequeos grupos "menos formales" cuyos
objetivos deben de ser compatibles con los de la organizacin en su conjunto. El
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126
disposicin de los otros, y estar abierto a recibir, procesar y enriquecerse con las actitudes,
conocimientos y experiencias de los otros.
Como dije antes, este cambio (que siempre empieza por uno mismo (y no desde cada uno
de los otros) no se logra en un seminario de capacitacin, ni en algunas sesiones de
formacin de equipos. No es necesariamente una cuestin de tiempos, es una cuestin de
disposicin.
Resultados. El logro de resultados es una de las caractersticas diferenciales de los
equipos. La nocin de objetivos y resultados, en cuanto sean a la vez posibles,
medibles, desafiantes, innovadores, se est instalando cada vez ms en las
organizaciones y en especial en las empresas. En la palabra resultados se revela el
sentido deportivo de la competencia, primero en cuanto a la intencin de "ganar";
segundo en cuanto a ser competente, en tanto especializacin y co-especializacin.
Sin embargo no es el resultado en s mismo el factor constitutivo del equipo. S lo es el
proceso de bsqueda permanente de mejora de los resultados. En el desafo de la
creatividad y la innovacin en los procesos, se pone a prueba el equipo. En trminos
sistmicos es la produccin de sinergia, que es distinto a potenciar las posibilidades
individuales. Se incluye el concepto de calidad, en sus acepciones ms modernas.
Tanto en empresas productivas como de servicios, mejora continua de los equipos es
tambin mejora en la calidad. En el equipo el resultado no es ms que los resultados
individuales, sino distinto, cuantitativamente y cualitativamente.
Del equipo depende la productividad y se hace cargo de ello, como responsabilidad y
con el desafo que significa poner a prueba sus conocimientos y experiencias previas
para lograr mejoras en los resultados. Esta desrutinizacin pone a prueba la resistencia
al cambio, por una parte, y genera placer y pasin por los nuevos resultados logrados.
Acerca de la nocin de pertenencia. La nocin de pertenencia se da principalmente en
los equipos que operan "cara a cara", en el mismo tiempo y en el mismo lugar, al decir de
las definiciones clsicas de grupo. El fortalecimiento de esta sensacin (ilusoria) de
pertenencia es uno de los propsitos organizacionales y a la vez personales. Quin no
desea decir que participa de equipos de alto rendimiento? Quin no desea decir que
pertenece a uno o varios de ellos?
Pero el avance de la tecnologa ha impuesto modalidades de trabajo en equipo en las
cuales se dan las siguientes variedades, adems de la primera (mismo tiempo - mismo
lugar):
Mismo tiempo - Distinto lugar.
Distinto tiempo - Mismo lugar.
Distinto tiempo - Distinto lugar.
128
Para cada una de estas variedades de trabajo en equipo, la nocin de pertenencia tiene
distintas "intensidades" y en algunos casos ni siquiera existe. Es reemplazada por la
especializacin en trminos de profesionalidad. An as decimos que hay trabajo en
equipo.
Para poder hablar de pertenencia tiene que haber una "conciencia" de formar parte, de ser
del equipo de, de conducir el equipo de. Esta sensacin es personal y se construye con
trabajo y tiempo, no es el resultado de una mera afiliacin o enunciacin. En la
pertenencia hay un "juramento" implcito de participacin.
En qu centran su actividad los equipos? Siguiendo con la clasificacin realizada al
principio hay:
Equipos centrados en las personas. En estos equipos se privilegian las personas a
la tarea y los resultados. Generalmente son ms pobres en trminos de enriquecer la
productividad y mejorar los resultados. Sus conductores e integrantes estn ms
preocupados y ocupados por las relaciones interpersonales que por las otras variables.
Equipos centrados en la tarea. El inters del equipo se centra en los procesos que
se realizan en la tarea. La revisin permanente de estos equipos obstaculiza a veces la
percepcin de la necesidad de contemplar los resultados y tener en cuenta a las
personas. En la implementacin de la reingeniera de procesos se advierte a veces una
cierta tendencia a desequilibrarse, privilegiando los procesos sobre las otras variables
incidentes.
Equipos centrados en los resultados. El inters de los integrantes del equipo se
centra en la obtencin de los resultados. El privilegio de los resultados sobre las
personas y las tareas puede hacer que el equipo logre a veces elevados estndares de
productividad, pero, la mayor de las veces, estos resultados son efmeros y se vuelven
contra el proceso de mejora continua que se pretende mantener.
Si el propsito organizacional se centra en los resultados, olvidando las personas y las
formas de realizar la tarea, los resultados pueden ser alcanzados, pero al costo de un bajo
nivel de motivacin, una sensacin de no-pertenencia, conflictos interpersonales y en
muchas oportunidades una cierta tendencia individualista.
Cuando esto sucede, muchas organizaciones "corren" en busca de cursos de motivacin,
liderazgo, trabajo en equipo, empowerment, etc. En dichos procesos de formacin se
plantea que "esto es muy bueno, muy til, pero inaplicable en la empresa en que me
desempeo", mostrando claramente la contradiccin entre el absoluto privilegio de los
resultados sobre la calidad de vida laboral de las personas.
Lo que se produce tambin en las personas que forman partes de equipos en los que slo
se tiene en cuenta los resultados (tngase presente que hay determinados equipos, por
129
ejemplo en situaciones de crisis, en las cuales hay que privilegiar los resultados) es un
elevado nivel de estrs.
La falta de consideracin de las personas y las tareas que realizan, la sensacin de
ambigedad e inestabilidad laboral, pueden lograr resultados transitorios, pero medidos en
el mediano y en el largo plazo, se vuelven contra los propsitos organizacionales y los
individuos.
El equilibrio entre las distintas formas de centramiento de los equipos, el
aprovechamiento de cada circunstancia para fortalecer a los miembros del equipo y
centrarse en lo que ms le conviene es una de las claves del trabajo en equipo, sean estos
dirigidos o autodirigidos. Como expuse antes, esto no es innato, se adquiere y es singular
y situacional de cada equipo de trabajo.
Para lograr equipos de alto rendimiento es necesario estar atento a las necesidades
individuales, del equipo y de la organizacin, articulados con lo situacional, con el
acontecer general. Es una tarea difcil, que se construye con una profundizacin en los
niveles de conocimientos y experiencia (teora, tcnica y prctica), pero con un fuerte
condimento actitudinal.
La bsqueda del consenso (en lugar de la decisin por mayora), cuando puede utilizarse,
es un motor activo en los resultados del equipo, promueve mayor compromiso en las
buenas y en las malas, estimula la participacin de los ms tmidos o silenciosos,
enriqueciendo al equipo con sus aportes, y fija un estilo de trabajo que se caracteriza por
la responsabilidad compartida.
El consenso es uno de los primeros resultados que puede proponerse un equipo en las
distintas fases de su formacin. El establecimiento de mtodos de resolucin de
problemas basados en el consenso, y las formas excepcionales de resolver problemas que
no sean por consenso es uno de los primeros logros del equipo que se forma y en alguna
forma se convierte en caracterstica fundamental del mismo.
Relacin entre cultura organizacional y trabajo en equipo. Todas las tecnologas
administrativas de punta, desde la calidad total, hasta la nocin de ecologa organizacional,
desde una cultura hacia la prevencin de accidentes, hasta el trabajo en equipo, etc. son
slo enunciados, modas organizacionales, si no son asumidas y mostradas como ejemplo
y modelo por los mximos niveles de la empresa u organizacin.
La asimetra entre las conductas que tienen los directivos y las que pretenden que tengan
su personal, son la mayor de las veces factores que disturbian la productividad y la calidad
de vida organizacional. Esto refuerza la idea relativa a que toda modalidad de cultura
organizacional (y el trabajo en equipo es una de ellas) debe iniciarse con un proceso de
formacin del equipo de directivos, como tales, que muestre y se muestre como una
intencin de instalar el trabajo en equipo.
130
El conjunto de ejecutivos que integra el nivel directivo o gerencial tiene que decidir por
consenso formar un equipo de trabajo. Aceptar esto implica en principio una asuncin
individual de responsabilidad tendiente a obtener el consenso para iniciar un proceso de
formacin de equipos que tiene distintas fases. Equipo directivo o gerencial que se hace
hacindose.
CALIDAD TOTAL
AUTORES DE LA GESTIN DE LA CALIDAD
La calidad es un tema de reciente desarrollo, ahora ya no se puede hablar de hacer las
cosas bien sino mantener un nivel de calidad adecuado durante la realizacin de un
producto o servicio. Existen diferentes definiciones de calidad, el uso de cada una
depende del rea en que s este trabajando. Anteriormente se crea que la calidad era
demasiada costosa y por eso influa en las ganancias producidas por la empresa. Ahora se
sabe que el buscar la calidad resulta en una baja en los costos de las empresas y una mayor
ganancia. Se ha discutido mucho la definicin de calidad, pero los pensadores que ms
han sobresalido en el tema son los que presentaremos a continuacin.
Joseph M. Juran. Naci el 24 de diciembre de 1904 en la ciudad de Braila, Rumania.
Fue el precursor de la calidad en Japn. Se le considera el padre de la calidad. Lo ms
importante es que se le reconoce como quien agrego recalco el aspecto humano en el
campo de la calidad es de aqu donde surge los orgenes estadsticos de la calidad total.
A los 20 aos se grado en Ingeniera Elctrica. Trabaj en la Lend-Lease
Administration donde tuvo contacto con el trmino de la reingeniera. En 1951
public su primer trabajo referente a la calidad, el cual se llam Manual de control de
calidad. Luego de esto contribuy con las empresas japonesas de mayor importancia
asesorndolas sobre la calidad y como lograrla dentro de los procesos de produccin.
En 1979 se fund el Instituto Juran, el cual se dedicaba a estudiar las herramientas de
la calidad.
Para Juran la calidad puede tener varios significados, dos de los cuales son muy
importantes para la empresa, ya que estos sirven para planificar la calidad y la
estrategia empresarial. Por calidad Juran entiende como la ausencia de deficiencias que
pueden presentarse como: retraso en las entregas, fallos durante los servicios, facturas
incorrectas, cancelacin de contratos de ventas, etc. Calidad es adecuarse al uso.
La Triloga de Jurn
1. Planeacin de la calidad.
2. Control de la calidad.
3. Mejoramiento de la calidad.
131
Una vez que se ha completado la planificacin, el plan se pasa a las fuerzas operativas
en donde ocurre la produccin. Luego se analiza que cambios se le deben hacer al
proceso para obtener una mejor calidad.
En la planificacin de la calidad se desarrollan los productos y procesos necesarios
para satisfacer las necesidades de los clientes. Juran no hace nfasis en los problemas
que pueden presentarse, sino en las herramientas para cualquier tarea de una empresa
y as solucionarlos.
132
Edward Deming. En 1950 Japn buscaba reactivar su economa ya que esta qued
muy daada luego de la segunda guerra mundial, por lo tanto estaban abiertos a varias
opiniones para lograrlo. Es en esta poca cuando Deming llega a Japn y les instruye
sobre la importancia de la calidad y desarrolla el concepto de calidad total (TQM).
Con el paso del tiempo los Estados Unidos se dio cuenta de los efectos de incluir la
calidad en su produccin, convirtiendo a Deming en el asesor y conferencista ms
buscado por grandes empresas americanas. Fue tan grande su influencia que se cre el
premio Deming, el cual es reconocido internacionalmente como premio a la calidad
empresarial.
La vida de Deming no fue fcil. Naci el 14 de Octubre de 1900, en Sioux City, Iowa.
Deming empez a trabajar cuando tena ocho en un pequeo hotel. A la edad de 17,
ingres a la Universidad de Wyoming donde estudio ingeniera, carrera que el mismo
pag. Obtuvo un doctorado en Fsicas Matemticas en la Universidad de Yale donde
fue empleado como profesor. Su primer empleo profesional fue en el Departamento
de Agricultura en Washington, D. C. Aqu conoci a Walter Shewhart, un estadstico
para Laboratorios Bell y sus escritos impactaron su vida y se convirtieron en la base de
sus enseanzas.
Durante la Segunda Guerra Mundial, Deming enseo a los tcnicos e ingenieros
americanos estadsticas que pudieran mejorar la calidad de los materiales de guerra.
Fue este trabajo el que atrajo la atencin de los japoneses. Despus de la guerra, la
Unin Japonesa de Cientficos e Ingenieros busc a Deming. En Julio de 1950,
Deming se reuni con la Unin quien lo present con los administradores principales
de las compaas japonesas. Durante los prximos treinta aos, Deming dedicara su
tiempo y esfuerzo a la enseanza de los Japoneses y se convirti en un pas con gran
poder econmico.
Los americanos se dieron cuenta que sus soluciones fciles y rpidas no funcionaban.
Al contrario de esto Deming estableci que utilizando tcnicas estadsticas una
compaa poda graficar como estaba funcionando un sistema para poder identificar
133
con facilidad los errores y encontrar maneras para mejorar dicho proceso. Los catorce
puntos y siete pecados mortales de Deming son los siguientes:
Los catorce puntos
1. Hacer constante el propsito de mejorar la calidad.
2. Adoptar la nueva filosofa.
3. Terminar con la dependencia de la inspeccin masiva.
4. Terminar con la prctica de decidir negocios en base al precio y no en base a la
calidad.
5. Encontrar y resolver problemas para mejorar el sistema de produccin y servicios,
de manera constante y permanente.
6. Instituir mtodos modernos de entrenamiento en el trabajo.
7. Instituir supervisin con modernos mtodos estadsticos.
8. Expulsar de la organizacin el miedo.
9. Romper las barreras entre departamentos de apoyo y de lnea.
10. Eliminar metas numricas, carteles y frases publicitarias que piden aumentar la
productividad sin proporcionar mtodos.
11. Eliminar estndares de trabajo que estipulen cantidad y no calidad.
12. Eliminar las barreras que impiden al trabajador hacer un buen trabajo.
13. Instituir un vigoroso programa de educacin y entrenamiento.
14. Crear una estructura en la alta administracin que impulse da a da los trece
puntos anteriores.
Los siete pecados mortales
1. Carencia de constancia en los propsitos.
2. Enfatizar ganancias a corto plazo y dividendos inmediatos.
3. Evaluacin de rendimiento, calificacin de mrito o revisin anual.
4. Movilidad de la administracin principal.
5. Manejar una compaa basado solamente en las figuras visibles.
6. Costos mdicos excesivos.
7. Costos de garanta excesivos.
Los logros de Deming son reconocidos mundialmente. Se ha logrado establecer que al
utilizar los principios de Deming la calidad aumenta y por lo tanto bajan los costos y
los ahorros se le pueden pasar al consumidor. Cuando los clientes obtienen productos
de calidad las compaas logran aumentar sus ingresos y al lograr esto la economa
crece.
Philip B. Crosby. Es un pensador que desarroll el tema de la calidad en aos muy
recientes. Sus estudios se enfocan en prevenir y evitar la inspeccin se busca que el
cliente salga satisfecho al cumplir ciertos requisitos desde la primera vez y todas las
veces que el cliente realice transacciones con una empresa. En 1979 se crea la
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presentacin, tambin utiliz los diagramas de Pareto para priorizar las mejoras de
calidad, tambin que los diagramas de Ishikawa, diagramas de Pescado o diagramas de
Causa y Efecto.
Establece que los diagramas de causa y efecto como herramienta para asistir los
grupos de trabajo que se dedican a mejorar la calidad. Cree que la comunicacin
abierta es fundamental para desarrollar dichos diagramas. Estos diagramas resultan
tiles para encontrar, ordenar y documentar las causas de la variacin de calidad en
produccin.
Otro trabajo de Ishikawa es el control de calidad a nivel empresarial (CWQC). Este
enfatiza que la calidad debe observarse y lograrse no solo a nivel de producto sino
tambin en el rea de ventas, calidad de administracin, la compaa en s y la vida
personal.
Los resultados de este enfoque
1. La calidad del producto es mejorada y uniforme, se reducen los defectos.
2. Se logra una mayor confiabilidad hacia la empresa.
3. Se reduce el costo.
4. Se incrementa la cantidad de produccin, lo cual facilita la realizacin y
cumplimiento de horarios y metas.
5. El trabajo de desperdicio y el retrabajar se reducen.
6. Se establece y se mejora una tcnica.
7. Los gastos de inspeccin y pruebas se reducen.
8. Se racionalizan los contratos entre vendedor y cliente.
9. Se ampla el mercado de operaciones.
10. Se mejoran las relaciones entre departamentos.
11. Se reducen la informacin y reportes falsos.
12. Las discusiones son ms libres y democrticas.
13. Las juntas son ms eficientes.
14. Las reparaciones e instalacin de equipo son ms realistas.
15. Se mejoran las relaciones humanas.
La filosofa de Ishikawa
1. La calidad empieza y termina con educacin.
2. El primer paso en calidad es conocer las necesidades de los clientes.
3. El estado ideal del control de calidad es cuando la inspeccin ya no es necesaria.
4. Es necesario remover las races, y no los sntomas de los problemas.
5. El control de calidad es responsabilidad de toda la organizacin.
6. No se deben confundir los medios con los objetivos.
7. Se debe poner en primer lugar la calidad, los beneficios financieros vendrn como
consecuencia.
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De igual manera ocurre con las organizaciones, estas deben introducir cambios que le
aseguren el logro de sus metas, a medida que el contexto interno y externo tambin
expresan, sus cambios.
La accesibilidad a informacin, los modernos mtodos de comunicacin que han
acercado a las naciones, la globalizacin y la competitividad son, entre otros, factores que
han influido en las organizaciones y en los requerimientos de su personal.
MARCO TERICO
Despus de la Segunda Guerra Mundial, las estrategias de abastecimiento llevaron a la
administracin a pensar en estrategias de produccin con el objetivo de asegurar el abasto.
Al equilibrase la oferta y la demanda, la mercadotecnia se volvi vital. El estilo de la
administracin era autocrtico.
En la dcada de 1960, algunas compaas japonesas (Toyota) se encaminaron hacia la
bsqueda de la excelencia en los procesos en un esfuerzo por mejorar la calidad y reducir
los costos. Mientras esto suceda, en el Occidente, los estrategas se esforzaban por
analizar, segmentar y reanalizar el mercado.
El estilo de administracin segua siendo burocrtico y la mercadotecnia el eje central. Se
esperaba que la fabricacin apoyara y siguiera el liderazgo estratgico de la mercadotecnia.
Con el embargo del petrleo en 1973, otras compaas japonesas aprendieron los
conceptos orientados hacia los procesos y comenzaron a aplicarlo en la produccin. El
Occidente segua empeado en la mercadotecnia. Adems Japn comenz a incursionar
en los mercados de Occidente.
En la dcada de 1980, algunas compaas occidentales comenzaron a enfocarse en los
procesos al aplicar muchas de las tcnicas y filosofas que los japoneses tan hbilmente
haban utilizado por ms de 20 aos.
En 1978, al sentir el impacto de la introduccin japonesa en sus mercados, comenzaron a
analizar las tcnicas de fabricacin de los japoneses. Para la dcada pasada el
conocimiento de los principios de produccin, como la fabricacin justo a tiempo, era
bien conocida.
Hoy da la mayora de las empresas occidentales siguen orientadas hacia los procesos en
un sentido tctico, mejorando sus propias operaciones. Pocas han aplicado las mismas
fuera de su empresa. Por su lado, los japoneses han aplicado su experiencia en el mercado
por ms de una dcada.
Sin importar el rea de operacin de una compaa, toda organizacin lder alrededor del
mundo se ha visto obligada a replantear sus negocios y orientarlos hacia los procesos. Ha
surgido la necesidad del desarrollo y el uso de nuevas maneras de pensar de las mejoras de
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Internos
Falta de claridad en los objetivos generales de la empresa, o de reas en particular.
Inadecuada divisin del trabajo.
Tramos de control muy amplios.
Deficiencia o falta de controles.
Baja productividad.
Crecimientos no programados.
Problemtica en las relaciones de trabajo.
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Externos
Avances cientficos y tecnolgicos.
Situacin del mercado.
Sistema poltico, econmico, social y cultural.
Estos sntomas deben ser observados y valorados para tomar la decisin de implementar
un proceso de reorganizacin, tarea que se sugiere, debe ser realizada por consultores
ajenos a la empresa pues su anlisis y opinin contendr mayor objetividad, experiencia y
especializacin.
La informacin que se obtenga de este grupo de consultores, debe ser cuidadosamente
analizada para establecer un proceso de reorganizacin o en su caso el cambio total de la
estructura organizacional.
En caso de existir la necesidad de implantar un proceso de reorganizacin, la
representacin grfica de ste, sera la siguiente:
Diseo de
estrategia
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CAPTULO VIII
CULTURA ORGANIZACIONAL
El inters por la cultura organizacional aument considerablemente a partir de la dcada
de los ochenta y cada vez ms encontramos autores que defienden el conocimiento de la
cultura organizacional como forma de actuar de forma estratgica y eficiente dentro de
una organizacin. Schein (1984), incluso, propone que la comprensin de la cultura
organizacional sea parte ntegra del propio proceso de administracin.
La identificacin de la cultura es algo muy importante tanto para el administrador de una
organizacin cuanto al psiclogo, para que acten de forma consistente en la
organizacin, trabajando en sentido de promover cambios propiciadores de mejoras. Un
estudio de cultura permite comprender las relaciones de poder, las reglas no escritas, lo
que es tenido como verdad, etc. En este sentido aclara una serie de comportamientos
considerados aparentemente inteligibles, permitiendo un planeamiento de la actuacin
coherente con la realidad de organizacin.
El inters por la cultura organizacional aument considerablemente a partir de la dcada
de los ochenta. El argumento ms aceptado para sbito y fuerte inters, se relaciona al
declive de productividad de los E. U. A. y al aumento de competitividad de los japoneses.
Otro argumento, levantado por Avelson, incluye tambin la fragmentacin provocada por
el rpido progreso de los ltimos aos, o sea, el inters en estudiar la cultura vendra
como una forma de descubrirse medios de lidiar con los problemas provocados por el
acelerado desarrollo mundial que es fuertemente influenciado por el avance tecnolgico y
por la globalizacin de la economa. En este sentido la cultura actuara como un
mecanismo reductor de ansiedad.
Las diferentes definiciones de cultura. La definicin ms aceptada de Cultura
Organizacional es la de Schein: Cultura organizacional es el patrn de premisas bsicas
que un determinado grupo invent, descubri o desarroll en el proceso de aprender a
resolver sus problemas de adaptacin externa y de integracin interna y que funcionaron
suficientemente bien a punto de ser consideradas validas y, por ende, de ser enseadas a
nuevos miembros del grupo como la manera correcta de percibir, pensar y sentir en
relacin a estos problemas (Schein, 1984:56).
Fleury, ya en 1989, en el libro Cultura y poder en las Organizaciones, apuntaba a la
necesidad de incorporar la dimensin poltica en el concepto de cultura, por considerar
que el poder es uno de sus aspectos inherentes. Para la autora la cultura es un conjunto
de valores y supuestos bsicos expresados en elementos simblicos, que en su capacidad
de ordenar, atribuir significados, construir la identidad organizacional, tanto actan como
elemento de comunicacin y consenso, como ocultan e instrumentalizan las relaciones de
dominio.
145
Fleury consideraba a la lnea desarrollada por Schein como una de las ms promisorias y
significativas dentro de las desarrolladas hasta entonces, pero seala que la misma asume
los sistemas culturales apenas en su capacidad de comunicacin y expresin de una visin
consensual sobre la propia organizacin (Fleury, 1989:21-22). El papel del poder dentro
de la organizacin y su funcin de legitimacin del orden vigente, la naturalizacin de las
relaciones de poder y de dominacin y sus contradicciones dejan de ser mencionadas.
Fleury parte del supuesto de Schein adicionando la dimensin poltica a travs de Max
Pags, el cual estudia el fenmeno del poder y sus articulaciones dentro del cotidiano
organizacional. Para l, la ideologa tiene como funcin enmascarar o disimular las
relaciones sociales de produccin, reforzando el dominio y la exploracin de los
trabajadores. Pags resalta que los funcionarios comparten la ideologa organizacional
conjuntamente como los dirigentes, a medida que tambin colaboran con su
construccin.
El conjunto de supuestos es generalmente formado por premisas compatibles entre s,
pues los seres humanos necesitan de consistencia y orden a nivel cognoscitivo y sera
perturbador vivir sobre el dominio de reglas contradictorias. Schein seala que los
paradigmas de la cultura de una organizacin poseen siempre un eslabn con la cultura
ms amplia en que esta insertada la empresa. En este sentido, los paradigmas de la
cultura organizacional son versiones adaptadas de paradigmas culturales ms amplios.
(Schein, 1984:60). En este sentido, Schein (1985) afirma que un extranjero no podra
realizar un estudio de cultura por no tener condiciones de hacer las conexiones debidas
con la cultura del pas.
NIVELES DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL
Podemos aprender la cultura de una organizacin a partir de la observacin de tres
niveles:
El primer nivel. Es el de los artefactos visibles, que comprende el ambiente fsico de
organizacin, su arquitectura, los muebles, los equipos, el vestuario de sus integrantes,
el patrn de comportamiento visible, documentos, cartas, etc. Son datos bastante
fciles de conseguir pero difciles de interpretarse. El anlisis de este nivel puede ser
engaoso, ya que, muchas veces, no se consigue comprender la lgica que est por
detrs de estos datos. En este nivel podemos observar la manifestacin de cultura
pero nunca podremos saber su esencia.
El segundo nivel. Es el de los valores que dirigen el comportamiento de los
miembros de la organizacin. Su identificacin, segn Schein, solamente es posible a
travs de entrevistas con los miembros- claves de la organizacin. Un riesgo que se
corre en la observacin de este nivel es que el puede mostrarnos un resultado
idealizado o racionalizado, o sea, las personas relataran como les gustara que fuesen
los valores y no como efectivamente son.
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Consultiva: Basada en los supuestos de que todos los niveles poseen informaciones
relevantes para contribuir pero el poder permanece en las manos de los lderes y
dueos.
Participativa: Basada en los supuestos de que la informacin y la capacidad estn en
todos los niveles y todos son importantes para la performance de la organizacin,
entonces el poder debe ser distribuido apropiadamente.
Delegativa: Basada en los supuestos de que el poder debe estar en los lugares que
poseen informacin y la habilidad ms la responsabilidad permanece en los niveles de
administracin.
Colegiado: Basada en los supuestos de que todos los miembros de la organizacin
son socios y que todas las responsabilidades deben ser distribuidas en la organizacin
total.
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Algunas normas para lidiar con las relaciones interpersonales e ntimas, creando lo que
en general es llamado de clima o estilo.
Criterios de recompensas y puniciones.
Alguna forma de lidiar con el no administrable, o no previsible y eventos estresantes problemas esos resueltos por el desarrollo de ideologas, religin, supersticiones,
pensamientos mgicos, etc.
La visin de mundo de los fundadores tiene un peso significativo en la formacin de la
cultura de una empresa, pues son ellos que definen la forma de actuacin de la empresa
delante de los ms variados problemas de adaptacin que pueden surgir. Adems de esto
establecen patrones en lo que se refiere a las relaciones de trabajo, normas de conducta,
etc. De cierta manera, los fundadores, imprimen su visin de mundo a la visin de mundo
que tendr la empresa futuramente. Schein los considera elemento-clave en el proceso de
formacin de la cultura. En virtud de esto, Freitas da gran peso a entrevistas con los
mismos cuando se investiga a cultura de una organizacin.
La visin que estos personajes tienen de cmo enfrentar los problemas y de cmo
gerenciar la organizacin crean la conciencia de la organizacin y definen el papel que esta
ir a desempear en el mundo. Esta conciencia, los significados aprendidos por la
experiencia adquirida del suceso y de las fallas, la forma de actuar y pensar, el lenguaje
utilizado, las definiciones de papeles, actividades y objetivos forman la cultura
organizacional. (Tomei, 1993:17)
Esta influencia es muy fuerte en el inicio de vida de la organizacin y va decayendo a
medida en que los diversos grupos ocupacionales adquieren experiencia y encuentran sus
propias soluciones. Sin embargo, los nuevos matices que va adquiriendo la cultura no
llega a negar totalmente la primera, siendo una especie de reajuste o adecuacin a la nueva
realidad. La negacin puede suceder en casos en que la organizacin pasa por un perodo
muy crtico donde su existencia est en juego y los valores antiguos ya no sirven, o aun
cuando la institucin pasa por un cambio estructural muy fuerte provocada por algn
acontecimiento externo.
Freitas seala que son pocos los autores que asumen la existencia de varias culturas dentro
de la organizacin y menos aun los estudios empricos sobre el tema. Citando Kilmann,
Saxton y Serpa afirman que los adeptos de la teora X de Mc Gregor tienden a asumir
que existe nicamente una cultura dentro de la empresa y que esta es determinada por la
cpula de lderes. En cuanto los defensores de la teora Y que asumen la multiplicidad
de culturas por reconocer las diferencias existentes entre los diversos grupos. Freitas
seala aun que este no es el nico factor que determina Freitas (1991) seala que este es
uno de los temas sobre el cual hay completo consenso de opinin entre los investigadores
de cultura.
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En general, las historias abordan temas referentes a la igualdad entre los miembros,
comportamientos ejemplares, dignos o audaces, seguridad, control. Los mitos son
muy similares, con la diferencia bsica de que no son exactamente basados en hechos
concretos, son historias idealizadas y siempre concordantes con los valores
organizacionales.
Tabes. Los tabes tienen como objetivo orientar el comportamiento delimitando las
reas prohibidas, dejando claro lo que no es permitido dentro de la organizacin. Este
es un tema muy poco descrito en la literatura sobre la cultura organizacional. Freitas,
en todo el levantamiento bibliogrfico que realizo, encontr solamente dos artculos
que los citaban.
Hroes. El hroe es la encarnacin de la persona ideal, emprendedora, intuitiva,
con visin, etc. Los hroes imprimen mucho de sus caractersticas a las caractersticas
de la organizacin. Los hroes natos son personas que de cierta forma, determinaron
o cambiaron el rumbo de la organizacin y los hroes creados son aquellas personas
que vencieron desafos establecidos dentro de la organizacin y recibieron una
condecoracin por su xito, como por ejemplo, el funcionario padrn, el
administrador del ao, el campen de ventas, etc. La influencia de los primeros es muy
ms duradera y profunda. La funcin del hroe es la de proporcionar modelos,
estableciendo patrones de desempeo y motivando a personas en varios niveles.
Normas. No siempre las normas se presentan escritas, pero fluyen a travs de la
organizacin determinando los comportamientos que son posibles y que los que no
son. Son como leyes que deben ser seguidas. En este grupo encontramos tambin
las normas de produccin. Las normas son definidas con base en los elementos
culturales y tambin su transmisin (de la cultura) se da a travs de ellas.
Comunicacin. Es el proceso de transmisin y circulacin de la informacin dentro
de la organizacin, comprendiendo todo tipo de comunicacin, sea ella formal o
informal, verbal o no. Una forma de comunicacin no verbal nos es dada por los
artefactos visibles de la organizacin: su ambiente fsico, la manera de vestirse de las
personas, etc. Fleury (1989) seala que la comunicacin es necesaria en la creacin de
la cultura bien como en su transmisin y consolidacin, siendo dada atencin de
forma significativa en los modelos ms modernos de gestin organizacional a travs
de los programas puerta abierta. Estos sistemas mejoran la comunicacin en los dos
sentidos pues al mismo tiempo en que es un medio donde el funcionario recibe ms
informaciones, tambin ofrece sus opiniones, sugestiones y aun sus reivindicaciones.
TRANSMISIN DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL
La integracin de los nuevos miembros cuenta generalmente con la exhibicin de
pelculas mostrando los valores y los hroes, como forma de ir introduciendo el nuevo
integrante en su cultura, siendo un importante medio de transmisin de la cultura.
Adems de este, Freitas cita otros: entrenamiento, sistemas de evaluacin, plano de
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postura adoptada influenciar todo el proceso de investigacin pues esta sustentada por
una perspectiva terica metodolgico especfica.
La postura emprica puede ser escrita como la de un fotgrafo de la realidad por no partir
de una realidad previa ms si ir construyendo el trabajo con base en los dados obtenidos.
A partir de la informacin colectada se formula hiptesis y teoras. La postura del
antroplogo es diferente pues el investigador va al campo con un referencial terico ya
elaborado, lo cual va siendo modificado y adaptado a la realidad. El antroplogo acta
como un observador, cuestionando el significado de las formas simblicas. La postura
clnica tambin va al campo con un referencial terico previo pero parte de una demanda
de la organizacin, teniendo como funcin promover insights y proporcionar mejoras a la
misma.
MTODO PROPUESTO POR SCHEIN
Encontramos dos proposiciones efectuadas por Schein. La primera en 1984, y la segunda
en 1985, ms elaborada que la primera. La primera proposicin es la siguiente:
Anlisis del proceso de socializacin de los nuevos miembros con entrevistas a los
agentes socializadores. Algunos aspectos no son contemplados en esta etapa pues no
todos los aspectos de la cultura son mostrados a los recin llegados.
Anlisis de los incidentes crticos, con la elaboracin de una biografa organizacional
con base en documentos y entrevistas. Con este mtodo se puede identificar los
perodos de formacin de la cultura. En cada incidente crtico se debe identificar lo
que fue hecho, porque fue hecho y que result.
Anlisis de las creencias y valores de los fundadores o portadores de la cultura. Al
entrevistar las personas claves debe hacerse una cronologa histrica de la persona en
la organizacin.
Despus de la colecta de informacin de los tres pasos anteriores se los debe discutir
(dando atencin especial a las anomalas y caractersticas sorprendentes) en conjunto
con una persona integrante de la organizacin que est interesada en la revelacin de
las premisas culturales.
La proposicin citada en 1985 en el quinto captulo del libro Organizational culture and
Leadership es descrita por el autor como una entrevista clnica interactiva realizada entre
el investigador e informantes motivados que estn insertos en la cultura a ser descifrada.
Este punto parece ser importante y debe ser destacado pues influenciar en la eleccin de
los participantes. Aqu ya no vale la regla de una muestra aleatoria, siendo ms indicada
una muestra intencional. Zanelli tambin seal este aspecto: (...) al contrario de retirarse
una parcela randomicamente sorteada de la poblacin a ser estudiada, se prefiere
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Freitas tambin cita el mtodo de Deal Y. Kennedy, que sugiere que se haga un anlisis
interno y otro externo de la organizacin. Esta ultima consiste en analizar su ambiente
fsico, verificar lo que la empresa habla de si a travs de revistas, informes, etc.;
observacin del uso del tiempo dentro de la organizacin as como lo que se dice sobre
este uso; una rpida conversacin con recepcionistas para ver como la empresa recibe los
no conocidos, el tipo de personas que trabajan en ella, quien cresce, como es un da de
trabajo, como las cosas son hechas, etc. Para analizar los aspectos internos los autores
sugieren que se entienda el sistema de progresin de carrera, verificacin del tiempo
medio en que las personas quedan en un cargo, observacin de los contenidos de
discursos y memorandos, observacin y anlisis de las ancdotas e historias.
Por ltimo, Freitas cita a Paul Shrivastva que sugiere el anlisis de los mitos y sagas;
sistemas de lenguaje y metforas, simbolismo, ceremonias, rituales, y el sistema de valores
y normas de comportamiento.
EL ROL DE LA ALTA DIRECCIN
La alta direccin influye en las funciones (integracin interna, adaptacin externa)
anteriormente expuestas y tiene un rol fundamental en la formacin, consolidacin y
cambio de las culturas, pero en ningn modo puede sobrestimarse su papel.
La alta direccin tiene influencia en la cultura empresarial ya que decide sobre los
recursos, informacin, recompensa y castigos, la autonoma, el control, entre otros, as
como incorpora comportamientos, hbitos, lenguaje normas, etc.
De presentarse una situacin no usual a la acostumbrada o crisis y que demanden
respuesta, el directivo acta, reacciona y con su actuacin (nivel explcito) sienta las bases
para la instauracin de nuevas normas y con ellas, surgen nuevos mtodos de trabajo y
con todos se consolidan valores o surgen otros nuevos, que a su vez, determinan las
normas.
Un nuevo jefe en ocasiones implanta (o trata de implantar) nuevas normas y sus valores
pueden ser diferentes a los existente, lo que provoca cambios en las actitudes y conductas,
que son las manifestaciones ms evidentes de la cultura en toda la organizacin. Esto
puede ser positivo o no, todo est en dependencia de las necesidades de cambio en la
organizacin.
Es esencial comprender que la alta direccin juega un papel significativo en el arraigo de
los niveles de la cultura (visibles o no), pero sin el grupo en s mismo, no hay cultura y,
por tanto cada integrante del grupo tiene una participacin ms o menos destacada en
funcin de la propia unidad de ste y del grado de consolidacin de su cultura.
La formacin de la cultura est soportada por la triada individuo - grupo - organizacin,
por tanto, lo esencial esta en comprender que, de hecho, el lder (jefe) de un grupo juega
un papel fundamental en el arraigo de todos los niveles de la cultura (visibles o no) pero,
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sin el grupo en s mismo, sin el hombre, sin su conocimiento propio no hay cultura y, por
tanto, cada integrante del grupo tiene una participacin ms o menos destacada en
funcin de la propia unidad del grupo y del grado de consolidacin de su cultura
organizacional.
Dentro del estudio de la cultura, se da una particular importancia al descubrimiento
interno del hombre, al conocerse a s mismo para conocer a su grupo, al reconocer sus
valores y cmo estos son compartidos o no en su grupo y a la influencia del lder / jefe en
correspondencia con el individuo - grupo, el papel de lder / jefe dentro de la cultura, no
es condicin suficiente aunque si necesaria en la formacin y consolidacin de la cultura.
APRENDIZAJE DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL
El proceso de adaptacin por el que pasan los nuevos trabajadores se conoce con el
nombre de socializacin o aprendizaje cultural. Este, proceso es sumamente complejo ya
que algunos de los elementos bsicos de la cultura como: normas, valores y presunciones
bsicas del grupo (organizacin) se transmiten a los nuevos miembros, de modo que,
estos los compartan para as incorporarse a la misma, si no saldr de sta. En este
proceso, la cultura se auto perpeta a travs del aprendizaje por los nuevos miembros de
los elementos bsicos de la misma, pero, a su vez, se renueva y en constante dinmica va
asimilando nuevos valores afines o no (aunque convergentes) a sus presunciones bsicas.
La persona que llega a una organizacin pasa por un perodo de adaptacin y
entrenamiento durante el cual recibe mucho ms de lo que da, (primera fase de este
proceso), pero en dependencia del grado de integracin de la cultura de esa organizacin y
cun divergentes puedan ser sus propios valores respecto a las percepciones bsicas de
sta, el nuevo miembro se incorporar ms rpido o no a asimilar los patrones culturales
del grupo. De no ocurrir as se producir un enfrentamiento o incongruencia de valores y
presunciones bsicas entre el individuo y la organizacin.
Este nuevo miembro se incorporara ms rpido o no a asimilar los patrones culturales del
grupo y podr, a su vez, en una segunda fase ms lejana o ms cercana, ir incorporando
nuevos elementos al mismo. Los trabajadores que no aprenden, por ejemplo el sistema de
valores esenciales de la organizacin, pueden ser rechazados por el grupo o autoexcluirse
de ste.
En sntesis, el aprendizaje cultural tiene cuatro fases: entrada, asimilacin, transformacin
y perpetuacin. De aqu se desprende el sentido de comprometimiento, su motivacin, y
sus resultados en trminos de productividad e inclusive su permanencia en tiempo en la
organizacin. Los directivos tienen un rol fundamental en este proceso, aunque el resto
del grupo (organizacin) contribuye en gran medida al "aprendizaje" del nuevo miembro.
Las formas de "enseanza" son mltiples: conscientes o inconscientes, en ocasiones el
ejemplo personal, el reforzamiento positivo o negativo (para transmitir una norma,
valores y hasta la propia presuncin bsica) resultan vlidos. El proceso de aprendizaje
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consultor para ayudar al cliente a percibir y comprender los acontecimientos del proceso
que se presentan en su ambiente y influir sobre ellos.
En este modelo el consultor es un facilitador de procesos, el cual aporta el cmo (gua la
forma de hacer), y las soluciones las ofrece la propia organizacin. El cliente aprende
haciendo y desarrolla habilidades. El Modelo de Consultora, permite:
Un proceso de aprendizaje gradual en la organizacin que ayuda al cambio.
Un mayor nivel de compromiso organizacional.
Una mayor contribucin al consultor para facilitar el proceso.
Es necesario utilizar un proceso dinmico, dialctico y contino que implique cambios,
con, enfoque de adaptacin, evolucin y / o renovacin, esto es cambios que, aunque
tecnolgicos, econmicos, administrativos o estructurales, implicarn en ltimo, anlisis y
modificaciones de hbitos o comportamientos.
PROCEDIMIENTO
ORGANIZACIONAL
PARA
EL
ESTUDIO
DE
LA
CULTURA
166
o
o
o
-
Signos y smbolos
Ritos slogan.
Actitudes.
Comportamientos.
Historia.
Valores
Valores declarados.
Valores aparentes.
Empleo de los valores en la comunicacin interna.
Oficio
Saber - hacer (Know - how).
Habilidades ligadas a su actividad.
Habilidades para el futuro.
Esta informacin se recoge mediante encuestas dirigidas a los miembros de la
organizacin y los datos elaborados por sta sobre personal, rendimiento, etc.
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En los trabajos de estos autores hay puntos coincidentes, unos con un grado ms de
detalle que otros, algunos son ms amplios y laboriosos, pero todos tienen el objetivo de
identificar los componentes bsicos de la cultura (creencias, historias, smbolos, lenguaje,
etc.) aunque no todos llegan a la esencia de la misma.
La propuesta de Boyer y Esquilbey; Calori, Liviay y Sanin; as como Lorsch, slo
presentan para la recogida de informacin, las encuestas y los cuestionarios. Asimismo,
Robbins con el anlisis de las caractersticas centrales consideradas utilizando la escala de
Likert; Cardona con el anlisis de la historia identificando sucesos importantes, y Schein
con la recopilacin de datos esenciales, slo presentan instrumentos descriptivos sin
adentrarse en cmo efectuar el proceso para el estudio dirigido al cambio cultural.
Todos coinciden que el estudio de la cultura es base del desarrollo y que este implica un
cambio en la cultura. Narbona, Otero, Alabart y Portuondo que coinciden en que el
cambio cultural es esencial, presentan guas o modelos metodolgicos para el diagnstico,
pero omiten un proceso estructurado de aplicacin.
Alabart y Portuondo en particular conciben el paso de anlisis de la incidencia de la
cultura diagnosticada en el desempeo empresarial, que es de cierta forma homologable a
la auditoria por valores de Snchez, S. y Shimon, pues en ambos casos se trata de medir
coincidencia entre grado de la cultura (realidad sobre el discurso) y la estrategia (discurso
de la organizacin).
Para realizar el anlisis se propone un conjunto de preguntas filtros:
Quines somos como organizacin? En qu negocio estamos? Para qu existimos?
Cul es la misin de nuestra organizacin?
Cules son nuestras fuerzas y debilidades?
Cmo ramos? Cmo nacimos? Cmo crecimos? Cmo hemos sido hasta hoy?
etc.
Cmo estamos hoy? Teniendo en cuenta indicadores y parmetros de los aspectos
tcnicos y sociales. Tcnicos: utilidades, prdidas, recursos financieros, parte en el
mercado, recursos de inversin, produccin, tipo y nmero de equipos, etc. Sociales:
cantidad de trabajadores y dirigentes, salario, ausentismo, fluctuacin de personal,
capacitacin, comportamientos, normas, valores, etc.
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insatisfacciones,
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BIBLIOGRAFA
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