GESTIN POR

PROCESOS

DEFINICIONES DE PROCESO
Accin de ir hacia delante.
Conjunto de fases sucesivas de un fenmeno natural o
de una operacin artificial marcado por cambios
sucesivos que llevan a un determinado resultado.

Progreso, avance, algo que sucede.

Serie de acciones u operaciones que conducen a un fin.

Transcurso del tiempo.

QU ES UN PROCESO?
Conjunto de actividades que se inter relacionan y
que interactan entre s, transformando un
elemento de entrada en un elemento de salida.
Norma ISO 9000:2000

Salidas

Entradas
PROCESO

Recursos

QU ES UN PROCESO?
Es una secuencia ordenada de actividades,
interrelacionadas entre s, con una finalidad
determinada que transforman unas entradas (inputs)
en unos resultados (outputs) con valor aadido que
cubra las necesidades de los clientes y de los
grupos de inters de acuerdo con la misin de la
organizacin.
El Sistema de
Gestin de Calidad
es una red de
PROCESOS

GESTIN POR PROCESOS

GESTIN

Actividades coordinadas
para dirigir y controlar
una organizacin

POR

PROCESOS

Conjunto de actividades
mutuamente relacionadas que
interactan, las cuales transforman
los elementos de entrada en
resultados

Gestionar una Entidad por Procesos es dirigir y

controlar una organizacin mediante conjuntos de
actividades relacionadas que transforman
elementos de entrada en resultados

Lo que tiene
que suceder
para que
comience

RR HH
Recursos
materiales

Lo que se
consigue
despus de
ejecutado el
proceso

PROCESO
ENTRADAS

ACTIVIDADES E
INTERACCIONES

Conocimientos
Informacin

SALIDAS

Elementos de un Proceso
ENTRADA: Aquellas necesidades explicitas o requerimientos
del cliente que obliga a realizar un proceso determinado.
DIRECTRICES: Aquellas normas, pautas y principios que tienen
que cumplirse necesariamente para realizar correctamente el
proceso. Deben de ser factibles de cumplir, no interpretables
y de obligado cumplimiento.
RECURSOS: Lo que utilizamos para dar el valor aadido al
elemento de entrada. Incluye: Material, Equipamiento y
conocimientos profesionales.
SALIDAS: Resultados con un valor aadido.

Elementos de un Proceso
Directrices

Recursos

Representacin de un
Proceso
Procedimiento: Mtodo definido para llevar a cabo
una actividad o un proceso. Puede ser documentado o no.

Entrada

Proceso
Conjunto de actividades
mutuamente
relacionadas o que
interactan.

Eficacia
Salida

PRODUCTO
Resultado de un proceso

Eficiencia

Oportunidad de seguimiento
y medicin

 EFICIENCIA
Recursos asociados + procesos bien ejecutados.
EFICACIA
Procesos bien ejecutados + resultados satisfactorios
Capacidad para alcanzar los resultados deseados

Recursos

Resultados:
Producto o
Servicio

PROCESOS

Eficiencia
Efectividad

Eficacia

Ejemplo de un Proceso

Nuevo Enfoque del

Personal
Mas hacia:

Menos hacia:

Procesos

Funciones

Clientes

Jefes

Resultados de la

Resultados

Empresa
Cooperacin

individuales

Competencia

TIPOS DE PROCESO
Procesos de gestin de la organizacin, relacionados
al planeamiento estratgico, establecimiento de
polticas, definicin de objetivos, sistemas de
comunicacin, asegurar disponibilidad de recursos,
revisin de la direccin.

Procesos para la administracin de recursos.

Procesos de ejecucin, que generan los productos y
resultados objetivos.

Procesos de medicin, anlisis y mejora, incluye

procesos de monitoreo, auditora, acciones
correctivas y preventivas.

PROCESOS Y RESULTADOS
Si no hay resultados, los procesos no agregan valor,
por lo tanto consumen recursos econmicos,
humanos, financieros, tiempo, etc.; no llegan a ser
eficaces.
El identificar procesos eficaces es la clave de un
sistema de calidad.
Al identificar procesos estos se podrn medir y
mejorar.

Para medir los procesos usamos indicadores.

PROCESOS Y RESULTADOS

La obtencin de resultados es
importante y necesario; pero
tambin es necesario identificar y
medir los procesos que generan los
resultados, para que estos
resultados sean sostenibles.

Para qu gestionar los

Procesos?
Mejora continua de las
actividades desarrolladas.
Reducir la variabilidad
innecesaria.
Eliminar las ineficiencias
asociadas a la repetitividad
de las actividades.

Optimizar el empleo de los

recursos.
Administra el espacio en blanco de la
Organizacin.
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Gestin por Procesos

Gestin por Funciones

Gestin por Procesos

Modelo vertical y balcanizado

Modelo horizontal, integrado e

interdependiente

Responsabilidad funcional

Responsabilidad por procesos

Jerarqua-Control

Autonoma - Autocontrol

Burocracia - Formalismo

Flexibilidad- Cambio- Innovacin

Cumplimiento desempeo

Compromiso con resultados

Los empleados son el problema

El proceso es el problema

Evala las funciones

Evala el proceso

Sustituye a las personas

Cambia el proceso

Se controla a las personas

Se controla el proceso

Individualismo

Todos tenemos el mismo

objetivo

La Mejora de los Procesos

Factores Clave de un Proceso
Son las partes del mismo que si sufriesen cualquier
variacin generaran un fuerte impacto en los resultados
esperados del proceso. Para su identificacin es necesario
analizar qu sucedera y qu consecuencias tendra en el
proceso en el caso de que ese factor presentase problemas
o dificultades.

Matriz de
seleccin

REA PROCESO DE MEJORA SELECCIONADO

COMIENZO DEL TRABAJO EN EQUIPO

Formado por los ms

directamente
implicados

CONOCER CMO LO HACEMOS

En cuestas,
otros
procedimientos
Diagrama de
Pareto

ENTREVISTAR A LOS CLIENTES

DETERMINAR LOS ASPECTOS A MEJORAR
ANALIZAR LAS CAUSAS DEL PROBLEMA

Tormenta de ideas

Espina de
Ishikawa

Diagrama de flujo
Ficha tcnica

DESARROLLAR SOLUCIONES
COMPARAR CON LOS MEJORES

DIBUJAR EL NUEVO PROCESO

DISEAR

IMPLEMENTAR EL NUEVO PROCESO

Hojas de control

MEDIR RESULTADOS

AJUSTAR EL NUEVO PROCESO

IMPLANTAR EL NUEVO PROCESO