Secretariado de Direccion UD 8 PDF

ORGANIZACIN DE VIAJES DE EMPRESA
Unidad Didctica N 8
SECRETARIADO DE DIRECCIN
Unidad Didctica N 8
I La necesidad de los viajes corporativos.

A) Razones por las que se hacen viajes profesionales.
B) Objetivos generales comunes a todo tipo de viajes.
C) Clases de viajes
II Funcin del secretariado en la gestin de viajes.

III Las agencias de viajes.
A) Concepto
B) Servicios de las agencias de viajes
C) Las reservas: modificacin y anulacin
IV Seguros
V Peticin de fondos para el viaje
VI Organizacin del viaje
A) Preparacin
B) Informacin necesaria
C) Equipaje
VII Viajes internacionales

VIII Programa de viaje y conclusiones al respecto
Ejercicio de repaso
Formacin sin barreras
Pg. 2/18
Unidad Didctica N 8
I La necesidad de los viajes corporativos.

El incremento de los viajes corporativos se ha visto favorecido
por la globalizacin de la economa y las facilidades que actualmente
ofrecen los medios de transporte.
Algunas empresas, especialmente multinacionales, celebran
reuniones virtuales, mediante videoconferencia. Aunque estos
medios son sumamente tiles y contribuyen, adems, a reducir
costes, la propia naturaleza del mundo de los negocios exige que su
personal, tanto directivos como empleados, deba realizar los viajes
que resultan necesarios para la actividad empresarial.
A) Razones por las que se hacen viajes profesionales
Negociaciones que deben efectuarse personalmente. Cerrar acuerdos y celebrar

contratos.
Publicidad y promocin de los productos o servicios de la empresa: participacin en

conferencias, exposiciones, etc.
Deseo de la empresa a abrirse a otros mercados.
Promocin y marketing de la empresa.
Formacin del personal de la empresa en centros de formacin especializados en otros

lugares de la sede de la empresa.
Bsqueda de informacin sobre avances tecnolgicos

existentes en otros pases con el fin de estudiar su
viabilidad e implantacin en el pas de origen; algunos de
estos avances se suelen exponer en ferias.
Intercambio de informacin con otros profesionales.
Fines ldicos: incentivos a los empleados, atenciones a

clientes especiales, etc.
Pg. 3/18
Unidad Didctica N 8
B) Objetivos generales comunes a todo tipo de viajes:
Economa en el gasto
Las empresas suelen tener una poltica de gastos a la que hay que ceirse. Si la norma
exige que en los vuelos nacionales se utilice clase turista, es as como se realizar la
reserva.
Utilizacin eficaz del tiempo

El mayor porcentaje de viajeros profesionales est
compuesto por directivos y personal de alto nivel que tienen
agendas muy apretadas. La clave es lograr el equilibrio entre
el cumplimiento de un programa eficiente, sin prdidas de
tiempo, estableciendo prioridades y con los tiempos muertos
necesarios para posibles retrasos desde y hacia el aeropuerto, conexiones entre
aviones, etc., as como otras causas poco previsibles o fortuitas.
Imagen
Se busca el equilibrio en cuanto a que el gasto del viaje est tan
ajustado como sea posible y que la imagen corporativa no se
resienta.
C) Clases de viajes
Atendiendo al nivel de riesgo podemos encontrarnos con
Viajes de alto riesgo
Son aquellos en los que no se recomienda viajar por
determinadas circunstancias, como pueden ser: conflictos
blicos, regmenes polticos hostiles, situaciones extremas
provocadas por agentes medioambientales (huracanes,
terremotos, maremotos, epidemias, etc.).
La propia embajada de nuestro pas nos podr ofrecer
informacin sobre aquellos pases que presentan un alto
riesgo para viajar.
Viajes de riesgo moderado
Son aquellos viajes que aunque presenten riesgo, ste no supone el no poder
viajar; adems, algunos riesgos pueden ser atenuados con medidas de
proteccin, tales como vacunas, alojamientos en zonas ms seguras,
seguridad privada, etc. Este tipo de viajes conviene que sean organizados
planificando todos los detalles del mismo.
Viajes de riesgo bajo.
Se puede viajar con total normalidad, tomando las medidas de sentido comn.
Pg. 4/18
Unidad Didctica N 8
II. Funcin del secretariado en la gestin de viajes

La organizacin de viajes nacionales e internacionales, tanto si
se trata de los relacionados con eventos y reuniones u otros, es una
tarea especialmente importante en el rea de los servicios de
secretariado. En algunos casos es el/la secretario/a quien lleva a cabo
todas las gestiones; en otros, de acuerdo con los procedimientos de la
empresa, disea la agenda, selecciona los trayectos y horarios, el hotel
y rene la informacin necesaria, pero debe dirigirse al rea que
centraliza esta funcin para formalizar las reservas.
A la hora de preparar un viaje, se nos pueden plantear diversas dudas sobre
cuestiones relacionadas con los preparativos: documentos, divisas y seguros, entre otros
muchos trmites. As, es recomendable informarse adecuadamente de todos los detalles del
viaje que se va a emprender y de las caractersticas de los servicios que nos ofrecen.
Pg. 5/18
Unidad Didctica N 8
III. Las agencias de viajes

Segn los criterios de economa y eficacia, se tiende a que
los viajes se realicen en el menor perodo de tiempo posible y
ajustados a las normas establecidas en cuanto al gasto. Es habitual
que las empresas mantengan acuerdos con las agencias de viaje,
cadenas hoteleras y lneas areas para as obtener precios ms
favorables y/o descuentos por volumen.
Este tipo de acuerdos permiten que las compaas
establezcan una poltica de viajes comn y ordenada para todas las
reas de la empresa, facilitando el control centralizado de los gastos de viaje. Esto agiliza la
gestin, puesto que no es necesario buscar otro tipo de ofertas, aunque, obliga a ajustarse a
una determinada opcin.
A) Concepto
Sociedades mercantiles que, con la licencia correspondiente, se dedican en exclusiva a
la mediacin y/u organizacin de servicios tursticos, con medios ajenos y, en ocasiones,
propios (transporte, hostelera, alojamiento, etc.).
Como agencias, tienen la obligacin de informar sobre todas las alternativas del
mercado a la hora de ofrecer un servicio (un agente es un mediador entre proveedores y
clientes, que trabaja a comisin).
B) Servicios de las agencias de viajes
Como mediadores
o
Venta de billetes.
Venta de paquetes tursticos (servicios integrados: viaje,

alojamiento, manutencin, ocio, etc.).
Reserva de plazas para cualquier medio de transporte.

Adems, se pueden reservar, en los lugares de destino, las habitaciones y
dems servicios que ofrecen las empresas hoteleras a sus clientes.
Actuacin como representante de otras agencias nacionales o extranjeras para

la prestacin de los servicios anteriormente citados.
Pg. 6/18
Unidad Didctica N 8
Como proveedores de servicios

o
Informacin turstica: distribucin de folletos y propaganda, etc.
Cambio de divisas y venta y cambio de cheques de

viajeros.
Expedicin de equipajes.
Formalizacin de seguros tursticos.
Alquiler de vehculos.
Reserva, compra y venta de billetes para espectculos, museos, monumentos,

etc.
Fletes de medios de transporte.
C) Las reservas: modificacin y anulacin

Para la tramitacin de una reserva, se suele seguir el
siguiente procedimiento:
Contactar con la agencia de viajes, o proveedor de servicios.
Consultar sobre la disponibilidad de plazas de transporte o

alojamiento en las fechas deseadas.
De existir tal disponibilidad, y estar conforme con las tarifas y condiciones (y previa
consulta al interesado, por supuesto), confirmar la plaza, para lo cual, se nos solicitar
una serie de datos.
o
Identificacin del viajero
N de documento de identificacin (NIF o pasaporte)
Medio de pago (habitualmente, con tarjeta de crdito, de

la que se nos pedirn los nmeros de identificacin y la fecha de caducidad; o
por transferencia bancaria, y en ese caso nos darn su nmero de cuenta
corriente).
Pago de un depsito previo (un 40%) cuya devolucin, en caso de cancelacin

anticipada, depender de la antelacin con que se haga.
Pg. 7/18
Unidad Didctica N 8
Las reservas permiten obtener de antemano un servicio turstico que, de demandarse en

fechas de alta demanda (temporada alta), no se podran conseguir por agotamiento de plazas.
La reserva se puede realizar personndose en la agencia, por telfono o a travs
de Internet. Por cualquiera de los caminos por los que se la solicite, siempre se ha de
formalizar en un documento la prestacin o servicio que vende la agencia y la contraprestacin
que realiza el cliente. Al mismo tiempo se ha de pagar el depsito convenido y comprometerse
a pagar el resto en la fecha convenida. La reserva se perfecciona jurdicamente cuando la
agencia entrega al cliente el documento acreditativo y recibe el importe de la reserva y el formal
compromiso de los pagos aplazados.
Existen empresas que debido al gran nmero de servicios que requiere la compaa o
multinacional, implantan un apndice de la agencia en la sede de la compaa, donde opera
directamente.
Pg. 8/18
Unidad Didctica N 8
IV. Seguro
Nos ofrecen las garantas necesarias cuando surgen problemas o incidencias en el viaje.
Un seguro bsico es el que ofrece una cobertura mnima y el que suele estar incluido
en los viajes combinados contratados a travs de las agencias de viajes. Sin ningn tipo de
recargo extra los seguros mnimos ofrecen cobertura ante determinadas situaciones. Una de
ellas es el overbooking. En este caso, las indemnizaciones varan en funcin del precio
abonado por el billete. El seguro incluye la posibilidad de buscar alternativas para llegar al
destino lo ms rpido posible, la devolucin del precio del billete o el cambio de la fecha de
viaje de acuerdo con las posibilidades del titular. Si se produce un retraso en el vuelo y supone
la prdida de la conexin con otro vuelo, el seguro obliga a la compaa area a buscar un
vuelo alternativo y hospedaje en un hotel, si fuese necesario. La cobertura con los vuelos es
prioritaria, debida al elevado ndice de incidencias que presentan.
Otro tipo de seguro es el de cancelacin. Cada vez es ms frecuente contratar un
viaje con varios meses de antelacin para beneficiarse de los descuentos que ofrecen las
agencias de viajes. Por este motivo es conveniente contratar un seguro de cancelacin que
evite disgustos de ltima hora y gastos innecesarios si finalmente tenemos que cancelar el
viaje contratado. En este caso debe tenerse en cuenta que el seguro de anulacin o
cancelacin termina cuando se inicia el viaje y no cubre otra posible incidencia durante el
mismo.
Consideraciones para tener en cuenta
Si se compra un billete en alguna compaa area de bajo coste, la contratacin de un

producto de estas caractersticas implicara pagar ms por la pliza que por el billete.
En destinos internacionales de larga distancia se puede encontrar

con fenmenos atmosfricos de notable relevancia (lluvias
torrenciales, huracanes, etc.), que aconsejan la suscripcin de
una pliza de viajes para afrontar las cancelaciones o cambios
imprevistos en el itinerario elegido.
Si el viaje tiene como destino un pas europeo, se debe tener en cuenta que la mayora
cuenta con prestaciones sanitarias completamente garantizadas.
Se puede contratar un seguro anual que cubra no solamente un viaje sino todos los
que el cliente vaya a realizar durante el ao y, de paso, amortizar el precio de la pliza.
Si el destino del viaje es un pas con problemas sanitarios (gripa aviar, malaria, etc.) o
tienen aeropuertos que no funcionan como sera de desear, es conveniente contratar
un seguro que contemple estos aspectos.
La contratacin del seguro obligatorio de viaje as como la ampliacin de sus coberturas

es funcin de el/la secretario/a. La decisin de ampliar o no depender del viajero, del
destino del viaje o del nivel de riesgo que presente ste.
Pg. 9/18
Unidad Didctica N 8
Algunas de las coberturas que nos puede ofrecer un seguro completo de viaje
son:
Responsabilidad civil.
Asistencia mdica: gastos mdicos fuera o en el pas de
residencia o de nacionalidad del asegurado, as como los
gastos odontolgicos de urgencia en el pas de destino.
Repatriacin sanitaria de enfermos, accidentados o
fallecidos, as como de los acompaantes del asegurado.
Prolongacin de estancia en el hotel cuando sta se deba
producir por fuerzas mayores.
Regreso del asegurado cuando se produzca el fallecimiento
de un familiar directo.
Otros gastos como el hotel o el viaje de ida y vuelta para un
acompaante cuando el asegurado necesite hospitalizacin.
Indemnizaciones cuando el equipaje del asegurado sea
robado, destruido o se haya perdido.
Indemnizaciones para resarcir la compra de artculos de
primera necesidad cuando se produzca una demora
superior a 24 horas en la entrega de equipajes.
Reembolso de los gastos de anulacin cuando el asegurado
antes de salir de viaje sufra determinados perjuicios, como
por ejemplo los siguientes:
Perjuicios graves en el domicilio
Enfermedad o accidente grave o fallecimiento del
asegurado, su cnyuge, ascendientes,
descendientes, hermanos, cuados, yernos,
nueras y suegros.
Otros: citacin para una intervencin quirrgica
grave del asegurado, su cnyuge o familiar en
primer y segundo grado, despido laboral, etc.
Pg. 10/18
Unidad Didctica N 8
V. Peticin de fondos para el viaje

Una vez que el presupuesto del viaje ha sido aceptado por los responsables de la
empresa, se deben solicitar los fondos oportunos con el fin de comenzar a realizar las
correspondientes reservas, ya que stas implican el desembolso de una parte de la totalidad de
viaje.
Por otro lado, se podr solicitar un anticipo al departamento de contabilidad para las
personas que viajan.
Para solicitar los correspondientes fondos econmicos, se suelen usar estadillos ya
configurados por la propia empresa, stos se cumplimentan y se remiten al departamento de
contabilidad donde nos harn efectivo el importe solicitado.
Un posible modelo de estadillo para la solicitud de fondos es:
PC REPAIR
Pol. Industrial Sur, 1
Madrid 28042
Espaa
Tfno.: 918978766
http://www.pcrepair.es
VIAJE A:.
N DE REGISTRO:
FORMULARIO DE SOLICITUD DE ANTICIPO EN CONCEPTO DE

RESERVAS DE VIAJES
Doa Mara Gil Lpez, solicita la cantidad de ochocientos euros

(800) en concepto de anticipo para realizar las correspondientes reservas
de dos billetes de avin, clase business class, en vuelo regular de la
compaa Iberfly.
Fdo. D. Mara Gil

Secretaria de Direccin
Pg. 11/18
Unidad Didctica N 8
VI. Organizacin del viaje

A) Preparacin
En el proceso de organizacin de un viaje se debe lograr el mejor
uso del tiempo, reduciendo as no slo gastos innecesarios sino
prdidas de tiempo.
Un modelo de plan para la preparacin de un viaje, podra ser el
siguiente:
Objetivo del viaje.
Destino.
Itinerario de ida y vuelta
Medio preferente de transporte en la salida y regreso.
Duracin de la estancia.
Fecha de salida.
Actividades a realizar.
Logstica:
De oficina.
De financiacin.
Documentacin.
Servicios complementarios en destino (medios de transporte en destino, actividades

ldicas o culturales, etc.).
Fecha de regreso.
Recursos necesarios para las personas que viajan: se realizar un listado de todos
aquellos elementos necesarios para efectuar el viaje: pasaporte en curso, posibles
visados, vacunas (si fuesen necesarias), moneda, tarjetas de crdito o dbito vlidas,
indumentaria recomendable, informes necesarios, ordenadores porttiles, telfonos
mviles, etc.
Documentos necesarios para viajar.

Dentro de la Unin Europea se puede viajar con el DNI,
aunque el pasaporte siempre es recomendable llevarlo;
pero si el destino es fuera de la Unin Europea, es
necesario disponer del pasaporte actualizado, por tanto, si
est prximo a caducar, es conveniente renovarlo.
Algunos pases requieren de un visado para entrar en la fecha que hayamos
previsto el viaje, por ello, conviene informarnos en la embajada o consulado
correspondiente y realizar con suficiente tiempo las tareas burocrticas.
Pg. 12/18
Unidad Didctica N 8
Es posible encontrar ms informacin a este respecto en la web del Ministerio de

Asuntos Exteriores del pas en cuestin.
Si su responsable tiene una cita con clientes, es necesario preparar:
Tarjetas de visita.
Papel de cartas de la empresa.
Expedientes de trabajo necesarios
Pequeos regalos que le sean tiles.
B) Informacin necesaria
Tanto si la reserva la gestiona una agencia de viajes como si la hacemos
personalmente, necesitaremos tener a mano una serie de informaciones.
Sobre el viaje mismo
Datos identificativos del viajero: nombre y apellidos, fecha de

nacimiento, n de documento identificativo (DNI, pasaporte, etc.).
Lugar de destino.
Fecha y hora prevista de salida.
Fecha y hora prevista de llegada.
Medios de transporte usados para la salida y el regreso.
Clase o categora del tipo de transporte: primera, segunda,

preferente, business class, first class, avant class, etc.
Medios de transporte a utilizar en destino (coche o autobs

de la compaa, coche de alquiler, taxi, transporte pblico, etc.).
Tipo de alojamiento, categora y tipo de pensin: completa, media,

etc. Para la eleccin de hoteles, se tendr en cuenta la proximidad
de stos al lugar donde se vaya a trabajar o donde se realizarn las
correspondientes visitas; por otra parte es importante destacar que
no siempre las categoras (nmero de estrellas) se corresponden
con la misma calidad en todos los pases. Se debe verificar los
servicios que presta el hotel, tales como: custodia de valores,
alquiler de equipos, etc.
Mens preferidos, y dietas requeridas.
Opciones de seguro (equipaje, accidentes, enfermedad, etc.). Coberturas que ofrece el

seguro obligatorio y si procede o no ampliar las mismas.
Presupuesto.
Pg. 13/18
Unidad Didctica N 8
Sobre el lugar de destino
Idioma, necesidades de intrprete.
Aspectos culturales, sociales y de protocolo del pas de destino.
Das festivos.
Clima.
Gastronoma.
Idiosincrasia.
Situacin econmica: nivel de precios y de renta (para prever los gastos de estancia).
Moneda del lugar, divisas y tipos de cambio. Medios de pago disponibles: tarjeta de
crdito, cheques o divisas (pagar en euros u otra moneda fornea).
Situacin poltica, usos y costumbres. Especial atencin a lo que pueda estar prohibido.
Sedes diplomticas en destino (embajadas, consulados u otras

oficinas de representacin).
Callejero, plano y gua turstica.
Medidas sanitarias preventivas. Hay pases que exigen una

vacunacin obligatoria, y otros para los que se aconseja. Tambin existen algunos
medicamentos especficos para luchar contra ciertos microbios o
virus (por ejemplo, paludismo). Cuidado con la duracin de los
tratamientos: hay algunos que deben iniciarse algunas semanas
antes de la partida.
Ms informacin en la pgina web de la organizacin mundial de
la salud (www.who.int/countries/es/) y el ministerio de sanidad y
poltica social
(www.msps.es/profesionales/saludPublica/sanidadExterior/salud/home.htm)
Distancias a recorrer en destino: entre el alojamiento y los lugares de actividades (a

tener en cuenta a la hora de buscar alojamiento).
Actividades de ocio y cultura accesibles.
Conocimiento del transporte pblico disponible en destino (autobuses, metro,

cercanas, etc.)
Pg. 14/18
Unidad Didctica N 8
C) Equipaje
Del equipaje personal se va a ocupar el propio viajero, naturalmente, pero
del profesional, podra dejarlo en manos de su asistente o personal de
secretariado. Debe planificarse con anticipacin el material que necesitar.
Documentacin.
Agenda (en papel, o PDA).
Ordenador porttil.
Telfono mvil.
Calculadora.
Complementos: cargadores, soporte para software, datos, etc.
Material de escritura: cuaderno, pluma, etc.
Respecto a equipaje en conjunto, es preciso informar al viajero (y por tanto,

informarse previamente) sobre las posibles limitaciones del equipaje en cuanto al:
Nmero de bultos, peso y volumen mximo.
Pago de suplementos en caso de sobrepasar estos lmites.
Restricciones del equipaje de mano (muy importante en vuelos:

es una normativa que vara continuamente y es muy restrictiva).
Regulacin de mercancas especiales (animales, mercancas peligrosas, etc.).
Formalizacin de seguros por prdida, daos o demoras en la entrega de equipajes.
Pg. 15/18
VII.
Unidad Didctica N 8
Viajes internacionales
Es recomendable informarse en la embajada acerca de los

aspectos que ms nos interesen del viaje, como por ejemplo, el
tiempo mximo de permanencia en un pas determinado, los
documentos necesarios para entrar en el pas (pasaporte, visado,
etc.), sus costumbres, idiomaAdems conviene anotar la
direccin y telfonos de contacto de nuestra embajada en el pas
de destino por si una vez all necesitsemos solicitar ayuda.
Aunque la mayora de los pases no requieren vacunas
para viajar a ellos, existen algunos (pases exticos) situados en
Asia, Centroamrica y Sudamrica en los que la Organizacin
Mundial de la Salud (OMS) recomienda el uso de vacunas para evitar determinadas
enfermedades contagiosas o no erradicadas.
Este tipo de viajes suele realizarse en avin. Un viaje internacional puede iniciar su
salida en avin, efectuar uno o varios trasbordos usando el mismo medio de transporte u otro
(tren o vehculo) al lugar de destino. Esto hace que tengamos que contratar en el origen
empresas que en muchas ocasiones operan en el exterior, por ello, deben ser empresas de
conocido prestigio que nos garanticen una calidad en el servicio prestado.
Conviene considerar los cambios de huso horario para, en la medida de lo posible,
facilitar la adaptacin del viajero a dichos cambios posibilitando tambin que supere el
denominado Jetlag.
A) Medidas para reducir los efectos
Descansar antes de la partida y tanto como sea posible durante el vuelo.
Beber mucha agua y/o zumos antes y durante el vuelo.
Tomar comidas ligeras y limitar el consumo de alcohol antes y durante el

vuelo.
Ajustarse a la zona horaria del destino tan rpido como sea posible (horas
de comida, sueo), preferiblemente empezando durante el vuelo.
Despus de llegar, visitar durante el da zonas abiertas para exponerse a la

luz natural.
Pg. 16/18
Unidad Didctica N 8
B) Sntomas
Fatiga.
Desorientacin y falta de concentracin.
Irritabilidad.
Dificultad para conciliar el sueo.
Deshidratacin.
Pies y piernas inflamados.
La principal causa del llamado Jetlag, aunque no la nica, se debe al paso por
diferentes zonas horarias y generalmente este efecto, se agudiza al volar hacia al Este.
Tambin tiene incidencia el nmero de aterrizajes que se realice a lo largo del viaje, puesto que
cada vez se producen cambios en la presin de la cabina.
Las personas sometidas a un fuerte estrs, cansancio o falta de forma fsica lo sufren
en mayor medida.
Existen multitud de pginas web donde poder ampliar el concepto de huso horario as
como encontrar relojes que nos facilitan en el momento la hora de cualquier ciudad del mundo.
(ejemplo: http://24timezones.com/reloj_hora_exacta.php)
Pg. 17/18
Unidad Didctica N 8
VIII. Programa de viaje y conclusiones al respecto

Antes de iniciar el viaje, conviene programar las actividades a realizar. Se llevar a
cabo una planificacin de actividades a realizar en destino, donde se muestren las citas o
reuniones a realizar, los horarios de stas, los lugares donde se efectuarn, los medios de
transporte para realizar los correspondientes desplazamientos, los datos de las personas de
contacto. Es importante tener en cuenta el cambio horario cuando ste se produzca, ya que
podr dar lugar a errores en la planificacin de la agenda.
Algo as como:
Fecha
Hora
06/10/2010
11:00
06/10/2010
12:00
Actividad
Llegada al
aeropuerto. Recogida
en autobs de la
Compaa.
Llegada al hotel.
Inscripcin en
recepcin para el
congreso.
Observaciones
Presentar la
invitacin.
Al regreso, el viajero seguramente traer una buena cantidad de documentacin, no

necesariamente ordenada. Ser preciso ordenarla y archivarla en los expedientes
correspondientes.
Tambin se proceder a la contabilizacin y liquidacin de los gastos de viaje, de
acuerdo a la relacin de gastos (locomocin, dietas, parking, etc.) que traiga el viajero, o de las
justificaciones de gasto que pueda aportar (recibos, tickets, etc.).
Ejercicio de repaso 1 de la Unidad didctica 08
(Disponible en la Seccin Trabajos).
Cuando se viaja es importante anotar una serie de datos por motivos

de seguridad, esta labor la debe realizar la persona o personas que viajan; no
obstante, el profesional del secretariado puede aconsejar sobre ciertas
medidas de seguridad.
Se deben anotar en lugar seguro los siguientes datos: nmero de pasaporte o
DNI, localizador del billete de avin, numeracin de los cheques de viajes,
nmero de la tarjeta de crdito, nmero de cuenta bancaria de transferencia,
etc. esto resultara til en un hipottico caso de que los documentos se
extraven o sean robados, ya que facilita la renovacin de los mismos o la
denuncia oportuna.
Es recomendable apuntar telfonos de inters por si llega el caso de tener que
realizar cualquier tipo de trmites burocrticos, por ejemplo, asistencia mdica,
anulacin de tarjetas de crdito, anulacin de billetes, etc.
Podemos anotar nuestros datos en un correo electrnico que nos enviaremos a
nosotros mismos antes de efectuar el viaje, as, en caso de necesitarlos, podremos
desde cualquier sitio que disponga de una conexin a Internet, como por ejemplo,
locutorios, ciber-cafs, centros pblicos de acceso a Internet o incluso desde nuestro
propio telfono mvil, acceder a nuestro correo.
Pg. 18/18

Secretariado de Direccion UD 8 PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Secretariado de Direccion UD 8 PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

ORGANIZACIN DE VIAJES DE EMPRESA

I La necesidad de los viajes corporativos.

II Funcin del secretariado en la gestin de viajes.

VII Viajes internacionales

Formacin sin barreras

I La necesidad de los viajes corporativos.

A) Razones por las que se hacen viajes profesionales

Negociaciones que deben efectuarse personalmente. Cerrar acuerdos y celebrar

Publicidad y promocin de los productos o servicios de la empresa: participacin en

Deseo de la empresa a abrirse a otros mercados.

Promocin y marketing de la empresa.

Formacin del personal de la empresa en centros de formacin especializados en otros

Bsqueda de informacin sobre avances tecnolgicos

Intercambio de informacin con otros profesionales.

Fines ldicos: incentivos a los empleados, atenciones a

Formacin sin barreras

B) Objetivos generales comunes a todo tipo de viajes:

Utilizacin eficaz del tiempo

Formacin sin barreras

II. Funcin del secretariado en la gestin de viajes

Formacin sin barreras

III. Las agencias de viajes

B) Servicios de las agencias de viajes

Venta de paquetes tursticos (servicios integrados: viaje,

Reserva de plazas para cualquier medio de transporte.

Actuacin como representante de otras agencias nacionales o extranjeras para

Formacin sin barreras

Como proveedores de servicios

Informacin turstica: distribucin de folletos y propaganda, etc.

Cambio de divisas y venta y cambio de cheques de

Formalizacin de seguros tursticos.

Reserva, compra y venta de billetes para espectculos, museos, monumentos,

Fletes de medios de transporte.

C) Las reservas: modificacin y anulacin

Contactar con la agencia de viajes, o proveedor de servicios.

Consultar sobre la disponibilidad de plazas de transporte o

Identificacin del viajero

N de documento de identificacin (NIF o pasaporte)

Medio de pago (habitualmente, con tarjeta de crdito, de

Pago de un depsito previo (un 40%) cuya devolucin, en caso de cancelacin

Formacin sin barreras

Las reservas permiten obtener de antemano un servicio turstico que, de demandarse en

Formacin sin barreras

Si se compra un billete en alguna compaa area de bajo coste, la contratacin de un

En destinos internacionales de larga distancia se puede encontrar

La contratacin del seguro obligatorio de viaje as como la ampliacin de sus coberturas

Formacin sin barreras

Formacin sin barreras

V. Peticin de fondos para el viaje

FORMULARIO DE SOLICITUD DE ANTICIPO EN CONCEPTO DE

Doa Mara Gil Lpez, solicita la cantidad de ochocientos euros

Fdo. D. Mara Gil

Formacin sin barreras

VI. Organizacin del viaje

Objetivo del viaje.

Itinerario de ida y vuelta

Medio preferente de transporte en la salida y regreso.

Servicios complementarios en destino (medios de transporte en destino, actividades

Documentos necesarios para viajar.

Formacin sin barreras

Es posible encontrar ms informacin a este respecto en la web del Ministerio de

Papel de cartas de la empresa.

Expedientes de trabajo necesarios