Analisis Estructura Organizacional

PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.01
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
PROCEDIMIENTO
HOJA
1/5
PROGRAMACION, EJECUCION, CONTROL Y EVALUACION DE LOS TRABAJOS

DE ORGANIZACION Y METODOS
4.1.1. Finalidad
La realizacin de este procedimiento redundar principalmente en :
a) Optimizacin de los trabajos de Organizacin y Mtodos en trminos de organizacin y
perfeccionamiento de la metodologa y las tcnicas adoptadas.
b) Perfeccionamiento y mantenimiento oportuno de las herramientas bsicas de organizacin.
4.1.2. Base Legal
Manual de Organizacin de la EMPRESA
4.1.3. Descripcin
Este procedimiento se inicia por cualquiera de las siguientes circunstancias :
a) Ejecucin del Programa Anual de los trabajos del equipo de Organizacin y Mtodos.
b) Por propia iniciativa del equipo de Organizacin y Mtodos, como resultado principalmente de la
evaluacin de los ndices de gestin.
c) Por determinacin del Jefe del Sistema.
d) A solicitud de las distintas reas de la organizacin.
Este procedimiento comprende las siguientes operaciones :
a) El jefe del equipo de Organizacin y Mtodos analiza la factibilidad y disponibilidad de recursos
del equipo de acuerdo al orden de prioridades que tenga definido, instruye al analista
designado, excluyndose la situacin prevista en el tem b).
b) Para el caso del tem d), la unidad interesada solicita a travs de su Jefe de Sistema al Jefe del
Sistema de Planeamiento, la ejecucin de un trabajo de Organizacin y Mtodos. A continuacin
el Jefe del Sistema de Planeamiento, luego del anlisis de la solicitud, la encamina al equipo de
Organizacin y Mtodos.
c) El analista designado procede al llenado del Formulario REGISTRO DE TRABAJOS DE
ORGANIZACION Y METODOS, e inicia el desarrollo de los trabajos considerando la secuencia
de actividades a seguir :
VISTOS
VERSION
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.01
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA
PROCEDIMIENTO
HOJA
2/5

1) Programacin del trabajo.

2) Ejecucin y control que comprende :
Recoleccin de Datos.
Anlisis de los Datos.
Diagnstico.
Elaboracin y Aprobacin del Trabajo.
Implantacin.
d) Una vez implantado el trabajo, el analista efectuar las anotaciones correspondientes en el

Formulario REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACIN Y MTODOS, incluyendo las
fechas en que sern realizadas las evaluaciones y actualizaciones del trabajo, con una
periodicidad no mayor a 3 meses.
VISTOS
VERSION
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.01
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA
PROCEDIMIENTO
HOJA
3/5

4.1.4. Diagramacin
a) Procedimiento para Programacin, Ejecucin, Control y Evaluacin de los Trabajos de
1
DIAGNOSTICAR LA EMPRESA
ELABORAR MODELOS
GENERALES
DESARROLLAR
GTS/SDOI
ESTABLECER
RECOMENDACIONES
PRELIMINARES
SEGUIMIENTO A LOS
PROYECTOS
GCDI
CREAR
GCDI
EMPRESA
EVALUAR PROYECTOS
DESIGNAR
REPR. SISTEMAS
GCDI
EMPRESA
EXISTE
UNDIDAD DE
O&M
NO
REFORMULAR
PROYECTO
CREAR
UNIDAD DE
O&M
NO
GTS
CONCEPCION /
SATISFACTORIA
SI
SI
DESIGNAR
SUBSISTEMA DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL E
INFORMATICO
(SDOI)
EMPRESA
APROBAR
PROYECTOS
GCDI
IMPLANTAR
PROYECTOS
ANALIZAR MODELOS
PROPUESTOS
PLANTEAR REAJUSTES
GTS / SDOI
EMPRESA
SEGUIMIENTO A LA
IMPLANTACION
GCDI
ESTABLECER
PRIORIDADES
GCDI / SDOI
ASESORAMIENTO /
AJUSTES
PROYECTO
CULMINADO
NO
?
GTS / SDOI
ESTABLECER PROGRAMACION
EFECTIVA
B
SI
GCDI / SDOI
EVALUAR
ESULTADOS
GCDI
DEEFINIR GRUPOS
DE TRABAJO
GTS
DEFINIR NUEVOS
PROYECTOS
GCDI
GCDI
DETALLAR
PROYECTOS
B
GCDI / GTS
DIAG11.VSD
VISTOS
VERSION
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.01
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA
PROCEDIMIENTO
HOJA
4/5

4.1.5. Formularios
a) Formulario MP300.01.01: REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y METODOS.
1) Objetivos :
Registrar todas las actividades que sean ejecutadas por el equipo de Organizacin y Mtodos y
por los grupos de trabajo (GT) del Programa de Desarrollo Institucional (PDI).
Controlar todos los aspectos del proceso antes de la ejecucin de los trabajos; dicha informacin
permitir posteriormente elaborar los informes de las actividades desarrolladas por el equipo de
Contar con informacin estadstica sobre los resultados de la implantacin de los trabajos
proyectados.
2) Llenado del formulario :
El formulario ser llenado en original y dos copias por el Jefe del Equipo de Organizacin y
Mtodos antes de iniciar cada trabajo y tendr la siguiente distribucin :
Original : Para el Jefe del rea motivo del trabajo.
Primera copia : Para el analista que ejecutar y/o coordinar el trabajo.
Segunda copia : Archivo del equipo de Organizacin y Mtodos.
Para el llenado se debe seguir las siguientes indicaciones :
Nmero : Nmero secuencial que ser dado al estudio (asignado consecutivamente anual)
Fecha : Fecha de la solicitud o propuesta.
Ttulo de la Actividad : Colocar el que corresponda al trabajo a realizarse.
Solicitante : Nombre del rea o jefatura que haya solicitado el estudio.
Tipo de Actividad : Caractersticas del tipo de actividad, que se realizar.
Metodologa : Indicar el esquema metodolgico (la forma de atencin) que se emplear en el
estudio.
Descripcin Breve de la Actividad : Breve descripcin de la actividad a ser realizada indicando
sus principales tareas.
Finalidad : Indica las necesidades que dieron origen a la formulacin del trabajo y sus objetivos.
Personal Asignado : Registrar el personal que participar en las diferentes etapas del trabajo.
Resumen de resultados : Al final del trabajo se debe registrar en las copias, los datos que
figuran en el cuadro.
Fechas : Indicar las fechas de conclusin e inicio de implantacin.
Visto : Del jefe del Subsistema de Desarrollo Organizacional e Informtico.
VISTOS
VERSION
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.01
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA
PROCEDIMIENTO
HOJA
5/5

NUMERO:
REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y METODOS
FECHA: /
TITULO DE LA ACTIVIDAD
SOLICITANTE
TIPO DE ACTIVIDAD
METODOLOGIA
DESCRIPCION SUSCINTA DE LA ACTIVIDAD
FINALIDAD
PERSONAL ASIGNADO
LEVANTAMIENTO
1
2
ANALISIS
1
2
FORMULACION DE LA SOLUCION
1
2
RECOMENDACIONES
RESUMEN DE
RESULTADOS
IMPLANTADAS
ESTRUCTURA
PENDIENTES
TOTAL
PROCEDIMIENTOS
TOTALES
VISTO:
FECHA DE CONCLUSION DE LA ACTIVIDAD

FECHA DE INICIO DE LA IMPLANTACION
SUBSISTEMA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO
MP300.01.01
VISTOS
VERSION
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.02
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA
PROCEDIMIENTO
HOJA
ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO
1/15
INSTITUCIONAL
4.2.1. Finalidad
La realizacin de este procedimiento redundar principalmente en :
a) Una mayor racionalizacin en los trabajos de Desarrollo Institucional.
b) Difusin de las tcnicas de Organizacin y Mtodos entre el resto de unidades de la empresa.
c) Organizacin y perfeccionamiento continuo del archivo principal sobre Desarrollo Institucional.
4.2.2. Base Legal
Manual de Organizacin de la EMPRESA.
4.2.3. Requisitos
a) Norma Interna Nro.
Reglamento de funciones del Grupo de Desarrollo Institucional.
b) Programa de Desarrollo Institucional aprobado y actualizado.
c) Resolucin del Directorio de la EMPRESA designando los miembros del Grupo de Desarrollo
Institucional.
4.2.4. Descripcin
a) La ejecucin de este procedimiento comprende tres etapas diferentes y que se complementan :
1) Actuacin de Organizacin y Mtodos como Secretara Ejecutiva del Grupo de Desarrollo
Institucional.
2) Actuacin de Organizacin y Mtodos como apoyo y asesora de los Grupos de Trabajo.
3) Actuacin de Organizacin y Mtodos como equipo asesor y miembro efectivo del Grupo de
Desarrollo Institucional.
b) Para los dos primeros casos, la actuacin de Organizacin y Mtodos ser de asesoramiento y
apoyo revisando la racionalizacin de las actividades que componen las fases y subfases del
proceso de Desarrollo Institucional que son :
1) Actualizacin del programa de Desarrollo Institucional :
Formulacin y definicin de los proyectos.
Formacin de los Grupos de Trabajo.
Planeamiento de cada proyecto.
Aprobacin de la Programacin y de la Constitucin de los Grupos de Trabajo, por el Directorio.
Divulgacin del Programa de Desarrollo Institucional.
VISTOS
VERSION
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.02
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA
PROCEDIMIENTO
HOJA
2/15
INSTITUCIONAL
2)
Ejecucin del Programa de Desarrollo Institucional :

Programacin de la ejecucin de los proyectos.
Elaboracin de los proyectos.
Revisin y compatibilizacin del los proyectos elaborados.
Opinin sobre los proyectos, de parte del Grupo de Desarrollo Institucional.
Revisin y compatibilizacin Final de los proyectos.
Aprobacin de los proyectos por el Directorio.
Divulgacin.
Implantacin.
3)
Control del Programa de Desarrollo Institucional :

Seguimiento a la ejecucin del Programa.
Adopcin de medidas preventivas.
Adopcin de medidas correctivas.
Reformulacin de la programacin aprobada (cuando se requiera).
4) Evaluacin :
Anlisis Crtico de los resultados obtenidos en relacin a los objetivos previstos.
Actualizacin de la programacin vigente para el prximo ejercicio.
Cuando el equipo de Organizacin y Mtodos acte como unidad asesora y miembro efectivo del
Grupo de Desarrollo Institucional, su funcin es de apoyo y asesora a este grupo en la aplicacin
de las tcnicas de Organizacin y Mtodos. Esta asesora deber basarse en los conocimientos
que cuenta este equipo en cuanto al desarrollo del Programa y la interrelacin con los diversos
proyectos en operacin.
c) Actuacin De Organizacin Y Mtodos Como Secretara Ejecutiva Del Grupo Coordinador Del
Desarrollo Institucional
1) Las Reuniones
Elabora y somete a la aprobacin del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional el
Calendario Anual de reuniones siguiendo el siguiente esquema :
Reunin
Asunto
Participantes
Semanal
Exposicin de los
Proyectos.
Grupo Coordinador del Desarrollo

Institucional.
Mensual
Control y Evaluacin.
Recepcin de Informes.

Institucional y Coordinadores de
los Grupos de Trabajo.
Semestral
Evaluacin
Directorio y Grupo de Desarrollo

Institucional.
Anual
Actualizacin.

Institucional.
VISTOS
VERSION
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.02
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA
PROCEDIMIENTO
HOJA
3/15
INSTITUCIONAL
Se podrn llevar a cabo reuniones de carcter extraordinario dependiendo del asunto y las
circunstancias, debiendo realizar la convocatoria mediante correspondencia interna indicando la
agenda y con una anterioridad de por lo menos 2 das calendario.
Una vez aprobado el Calendario Anual, se procede a su divulgacin entre todos los
componentes del Directorio y del Grupo de Desarrollo Institucional.
Tramita, mediante un comunicacin interna, la agenda de la reunin para conocimiento previo de
todos los miembros del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional.
Con la debida anticipacin y de comn acuerdo con el presidente del Grupo Coordinador del
Desarrollo Institucional, se procede a ratificar la reunin mediante comunicacin telefnica,
confirmando la agenda.
La reunin mensual deber estar supeditada a la necesidad de recepcin de los informes.
Luego de la definicin de la fecha, el local y la agenda de la reunin, se inicia la preparacin del
local y del material necesario que contendr como mnimo :
Acta de la reunin anterior (segn el FORMULARIO MP300.02.01).
Diagrama General de Control de Proyectos (segn FORMULARIO MP300.02.02).
Inventario Individual de los Proyectos en elaboracin.
Programacin del Desarrollo Institucional.
Informe Mensual de seguimiento de Proyectos - Reuniones Mensuales (FORMULARIO
MP300.02.03).
Iniciada la reunin realiza las siguientes actividades principales :
Lectura del Acta de la reunin anterior.
Presentacin de Informes de ndole administrativo que se refieran a la Secretara Ejecutiva del
Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional.
Proyecto de Acta de la reunin en proceso.
Entrega de copias del informe mensual de seguimiento de proyectos (FORMULARIO
MP300.02.03).
En coherencia con las propuestas y decisiones de la reunin, promueve la actualizacin de los
archivos del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional, la elaboracin de las
comunicaciones necesarias, el tipeo del Acta, continundose con el reinicio del ciclo, con la
elaboracin de la agenda para la prxima reunin.
2) De los Informes
En la reunin mensual del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional, recibe los informes
mensuales de seguimiento de proyectos (FORMULARIO MP300.02.03), de los representantes
de los sistemas. Dichos informes son elaborados y asesorados por los coordinadores de los
Grupos de Trabajo con la conformidad de los representantes de los sistemas.
Despus que los informes mensuales son revisados en la reunin y en base a la programacin
de cada proyecto, verifica la consistencia de ambos y consolida la informacin de los informes.
Posteriormente calcula el ndice de rendimiento.
VISTOS
VERSION
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.02
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA
PROCEDIMIENTO
HOJA
4/15
INSTITUCIONAL
Elabora el Diagrama General de Control de Proyectos del Programa de Desarrollo Institucional,

suscribe el documento y obtiene el Visto del Presidente del Grupo Coordinador del Desarrollo
Institucional.
Distribuye las copias para :
Directorio de la Empresa.
Gerente General.
Representantes de los Sistemas.
Archivo.
Archiva los informes como parte de la documentacin de los respectivos proyectos.

3) La Documentacin
Elabora toda la documentacin interna y externa del Grupo Coordinador del Desarrollo
Institucional y obtiene la conformidad de su Presidente.
Centraliza todo el flujo de documentacin emitida y recibida del Grupo Coordinador del
Mantiene un archivo central para el control de la documentacin.
Actualiza la documentacin correspondiente a cada proyecto, en los casos de programacin o
reprogramacin del Programa de Desarrollo Institucional.
d) Actuacin de Organizacin y Mtodos como Apoyo y Asesora a los Grupos de Trabajo.
1) Para esta etapa del procedimiento, el apoyo y asesora del equipo de Organizacin y Mtodos
se inicia con la aprobacin del Programa de Desarrollo Institucional Anual y con la formacin de
los Grupos de Trabajo.
2) Se considera definido el Grupo de Trabajo cuando se le establece lo siguiente :
Objetivo(s) del Trabajo.
Finalidad del Trabajo.
Miembros del Grupo.
Plazo Global.
3) Lo primero que el equipo de Organizacin y Mtodos debe apoyar es la Organizacin del Grupo
y la Programacin del Trabajo, el mismo que debe centrarse en la apropiada distribucin del
trabajo entre los miembros, mediante el uso del FORMULARIO MP300.02.04 : SEGUIMIENTO
DEL PROYECTO, con la finalidad de producir el Cronograma de Ejecucin del Proyecto al
reverso de este formulario.
4) Luego de establecido el programa de trabajo, el Grupo de Trabajo iniciar la ejecucin del
proyecto propiamente dicho, asesorado por un Analista de Organizacin y Mtodos, que
brindar el apoyo requerido en el manejo de las tcnicas de Organizacin y Mtodos, tales como
:
Tcnica de Elaboracin de Informes (item 2.2).
VISTOS
VERSION
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.02
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA
DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

PROCEDIMIENTO
HOJA
5/15
INSTITUCIONAL
Tcnica de Levantamiento de Datos y Antecedentes (item 2.3).

Tcnica de Formulacin de Diagnsticos (item 2.4).
Tcnica de Anlisis de Procedimientos (item 2.5).
Tcnica de Elaboracin de Normas (item 2.9).
Tcnica de Concepcin y Diseo de Formularios (item 2.6).
Tcnica para el Estudio de Estructuras Orgnicas (item 2.7).
Tcnica de Racionalizacin del Uso del Espacio Fsico (item 2.8).
Para este caso, conforme a la fase 4.2.4.3.c).3) (Documentacin), existir en el archivo del Grupo
de Desarrollo Institucional, la documentacin relativa a cada proyecto.
5) Estando los trabajos en ejecucin, el Grupo de Trabajo deber preparar, bajo responsabilidad de
su Coordinador o Supervisor el resumen mensual de seguimiento del proyecto conforme al
modelo FORMULARIO MP300.02.03.
En este punto, el Analista de Organizacin y Mtodos se preocupar para que el informe en
mencin se produzca oportunamente para la reunin mensual del Grupo Coordinador del
Desarrollo Institucional y Coordinadores de los Grupos de Trabajo en la primera oportunidad.
e) Actuacin De Organizacin Y Mtodos Como Unidad Asesora Y Miembro Activo Del Grupo
Coordinador Del Desarrollo Institucional
El equipo de Organizacin y Mtodos tendr como representante en el Grupo Coordinador del
Desarrollo Institucional a su Jefe de Equipo, quien actuar como miembro efectivo, contribuyendo
principalmente para que haya una efectiva interrelacin entre los proyectos en evaluacin y para
que se empleen adecuadamente las tcnicas de Organizacin y Mtodos en el Programa de
VISTOS
VERSION
10
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.02
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
HOJA
6/15
INSTITUCIONAL
4.2.5. Diagramacin
a) Actuacin De Organizacin Y Mtodos Como Secretara Ejecutiva Del Grupo Coordinador Del
Desarrollo Institucional En La Documentacin.
ESTUDIO DE
OYM
POR INICIATIVA
DE O Y M
SOLICITADO
S
COMUNICA AL
ORGANO
SOLICITANTE
PROCEDE EL
ESTUDIO
REGISTRA EL
ESTUDIO
INMEDIATO
REALIZACION
FUTURA
S
DETERMINA
AMPLITUD
ELABORA
CRONOGRAMA
DE EJECUCION
DESIGNA
PERSONAL
REGISTRO DE
TRABAJO O Y M
(ORIGINAL)
REGISTRO DE
TRABAJO O Y M
(2 COPIA)
REGISTRO DE
TRABAJO O Y M
(1 COPIA)
ARCHIVO
DE O Y M
PARA EL
ANALISTA
TRAMITA AL
ORGANO
INTERESADO
FIN
DIAG21.VSD
VISTOS
VERSION
11
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.02
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
HOJA
7/15
INSTITUCIONAL
b) Actuacin De Organizacin Y Mtodos Como Secretara Ejecutiva Del Grupo Coordinador Del
Desarrollo Institucional En El Apoyo Y Asesora A Los Grupos De Trabajo.
ACTUACIN
DE
OYM
ACTIVIDAD DE
ASESORAMIENTO
POR
PRIORIDADES
GRUPO DE
TRABAJO
POR PROYECTO
DESARROLLA
TRABAJOS
POR ACTIVIDADES
ESPECIFICAS DE
OYM
AJUSTES AL
TRABAJO
IMPLANTA
PROYECTO
MANTIENE
REGISTROS
ELABORA
INFORMES
RESULTADOS
SATISFACTORIOS
S
NUEVO
PROYECTO
DIAG22.VSD
VISTOS
VERSION
12
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.02
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
HOJA
8/15
INSTITUCIONAL
4.2.6. Formularios
a) Formulario MP300.02.01 : Acta de Reunin.
1) Objetivo
Registrar los eventos importantes y los acuerdos que se den en las reuniones del Grupo
Coordinador del Desarrollo Institucional (GCDI).
2) Llenado Del Formulario
El Acta la elabora el Secretario del Grupo Coordinador del Desarrollo Institucional y entrega una
copia a cada miembro.
Pgina : Numero de la pgina dentro de Acta, el cual debe ir seguido del nmero total de
pginas del Acta separado por una diagonal invertida.
Fecha, Hora y Lugar : Momento y lugar donde se celebra la reunin.
Participantes : Apellidos, nombres y cargo de los participantes en esa reunin.
Agenda : Temas a tratar en la reunin.
Resumen del Acta Anterior : Breve contenido del Acta anterior, lo cual debe contener como
mnimo : observaciones y asignacin de responsabilidades en la ejecucin de los proyectos.
Informes : Relacionado con el informe mensual de seguimiento de los proyectos.
Acuerdos : Considera los acuerdos de la reunin, los cuales son el resultado de la misma y se
refieren a las acciones correctivas y de soporte que se deben aplicar al desarrollo de los
proyectos, definicin de fechas de inicio, reajustes en la programacin general y especfica, etc.
Proyecto de agenda Para la Siguiente Reunin : Contiene los puntos que se tiene previsto tratar
en la siguiente reunin as como el lugar, la fecha y la hora.
Firma de los Participantes : Suscripcin del Acta para que tenga la validez formal del caso.
VISTOS
VERSION
13
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.02
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
HOJA
9/15
INSTITUCIONAL
ACTA DE REUNION DEL GRUPO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

PAGINA :
FECHA :
HORA :
LUGAR................................................................................................
PARTICIPANTES:
APELLIDOS Y NOMBRES
1.
2.
3.
4.
5.
CARGO
AGENDA :
RESUMEN DEL ACTA ANTERIOR :
INFORMES :
ACUERDOS :
PROYECTO DE AGENDA PARA LA SIGUIENTE REUNION :

FIRMA DE LOS PARTICIPANTES :
VISTOS
VERSION
14
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.02
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
HOJA
10/15
INSTITUCIONAL
b) Formulario MP300.02.02 : Diagrama General de Control de Proyectos.
DIAGRAMA GENERAL DE CONTROL DE PROYECTOS
AO :
ORGANIZACION E INFORMATICO (SDOI)
1,996
FORM ULAC IN
FEC HA : 11/ 11/ 1995
N
1
REFORM ULAC IN
FEC HA :
PROYECTOS
ACTIVIDADES
REFOR.NRO.
RESPON
SABLE
Revisin y Actualizacin de la Estructura Orgnica.
ENE
HOJA ____
DE ____
TITULO :
PLANEAMIENTO ORGANIZACIONAL Y SOPORTE

INFORMTICO
FEB
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
Tiempos
Previstos
SET
OCT
GT1
1.1 Diagnstico
1.2 Anlisis y Definicin de Alternativas.
1.3 Revisin de Propuesta de Actualizacin.
1.4 Implantacin.
2
Optimizacin de Procedimientos - rea Comercial GT2

2.1 Diagnstico
2.2 Anlisis y Definicin de Productos
2.3 Reformulac.de Procedims.y Sop.Informtico
2.4 Revisin de Propuesta de Diseo.
2.5 Implantacin
Revisado el :
Por :
Firma
Nombre
Aprobado el :
Por :
Firma
Nombre
Firma
Nombre
Firma
irma
MP300.02.02
VISTOS
VERSION
15
FECHA
NOV
DIC
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.02
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
HOJA
11/15
INSTITUCIONAL
c) Formulario MP300.02.03 : Informe Mensual de Seguimiento a los Proyectos.
FORMULARIO MP300. 02. 03
INFORME MENSUAL DE SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS
PROYECTO
OBJETIVO(S)
FECHA DE LA EVALUACION
ACTIVIDADES
SEGUN CRONOGRAMA
ESTADO REAL
(*)
RESPONSABLE
SUB-ACTIVIDADES
F. INICIO
DURACION
(*) Indicar T = Termin ada, P = Pendiente, XX% = Porcentaje de Avance

Observaciones:
indicar la diferencia entre lo previsto y lo real, causas y accin correctiva de ser el caso. Al reverso incluir cronograma GANTT de Seguimiento .
ESTADO
(*)
OBSERVACIONES
Elaborado el : _____/____/_____
Por :
F3000203.vsd
NOMBRE
VISTOS
VERSION
16
FIRMA
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.02
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
HOJA
12/15
INSTITUCIONAL
Anexo al Formulario MP300.02.03
CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES
FEC HA DE INIC IO
01/ 02/ 1996
N
1
CONTROL MENSUAL DE SEGUIMIENTO AL PROYECTO
ACTIVIDADES
SUB - ACTIVIDADES
Establecer el GT.
FEC HA DE TER M INO
PREPARACION DEL MANUAL DE GESTION

28/ 05/ 96
RESPON
SABLE
HOJA ____
DE ____
TITULO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
GCDI
1.1 Nombrar el Personal del GT

1.2 Definir la Organizacin y Funciones del GT.
1.3 Aprobar el GT.
1.4 Instalar, el GT.
2
Preparar el Manual
2.1 Estudiar el Modelo de O & M
GT
2.2 Adaptar el Modelo

2.3 Elaborar el Manual
2.4 Aprobar el Manual.
GCDI
Fecha de Evaluacin
28 de Marzo de 1,996
VISTOS
VERSION
17
Tiempos
Previsto
Real
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.02
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
HOJA
13/15
INSTITUCIONAL
d) Formulario MP300.02.04 : Seguimiento del Proyecto.

1) Objetivo
Registrar la informacin detallada del Proyecto, lo que permite un seguimiento sistemtico. Aqu se
indica los miembros del grupo de trabajo, sus responsabilidades, tiempos, fecha de inicio del
Proyecto y Cronograma.
Lo prepara el Analista de O y M asignado al proyecto y lo revisa con los miembros del grupo de
trabajo, a quienes le entregar copia del documento final.
Fecha : Del Proyecto.
Nmero y Ttulo : Del Documento.
Distribucin del Trabajo : Por cada miembro del grupo de trabajo y por cada fase indicar las
actividades y sub actividades que realizar y cuanto tiempo aproximado le tomar. (Codificarlas).
Firma de los Miembros del Grupo de Trabajo : Firma de los miembros en calidad de aceptacin
del contenido del formulario.
Cronograma de Ejecucin del Proyecto : Es un diagrama de GANTT donde se grafica la
duracin de cada actividad y sub actividad, se indica la fecha de inicio y finalizacin del
proyecto, y los responsables de su ejecucin.
VISTOS
VERSION
18
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.02
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
HOJA
INSTITUCIONAL
SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
NUMERO :
TITULO :
FECHA :
SOLICITANTE :
TIPO DE ACTIVIDAD :
METODOLOGA :
OBJETIVO (S) :
DISTRIBUCIN DEL TRABAJO :

MIEMBROS DEL GRUPO
COD.
ACTIVIDADES Y SUB ACTIVIDADES A TIEMPO

REALIZAR
APROX.
- LEVANTAMIENTO
- ANLISIS
- FORMULACIN DE LA SOLUCIN
- IMPLANTACIN
FIRMA Y NOMBRE DE LOS MIEMBROS DEL GRUPO DE TRABAJO

INCLUIR AL REVERSO CRONOGRAMA GANTT PARA SEGUIMIENTO
MP300.02.04
VISTOS
VERSION
19
FECHA
14/15
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.02
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

PROCEDIMIENTO
HOJA
15/15
INSTITUCIONAL
Anexo al Formulario MP300.02.04
CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES
FEC HA DE INIC IO
01/ 02/ 1996
N
1
CRONOGRAMA DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
ACTIVIDADES
SUB - ACTIVIDADES
Establecer el GT.
FEC HA DE TERM INO

28/ 05/ 96
RESPON
SABLE
HOJA ____
DE ____
TITULO
PREPARACION DEL MANUAL DE GESTION
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
GCDI
1.1 Nombrar el Personal del GT

1.2 Definir la Organizacin y Funciones del GT.
1.3 Aprobar el GT.
1.4 Instalar, el GT.
2
Preparar el Manual
2.1 Estudiar el Modelo de O & M
GT
2.2 Adaptar el Modelo

2.3 Elaborar el Manual
2.4 Aprobar el Manual.
GCDI
VISTOS
VERSION
20
Tiempos
Previstos
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.03
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
1/19
ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA
4.3.1. Finalidad
Sirve de gua de procedimiento que muestre los pasos necesarios para realizar un estudio de
estructura orgnica.
4.3.2. Base Legal
Manual de Organizacin y funciones de la EMPRESA.
4.3.3. Requisitos
Disponer de los Organigramas, estatutos, funciones, planes de la empresa a mediano y largo plazo
e informacin sobre antecedentes de organizacin y sobre el funcionamiento de las diversas
unidades de la empresa involucradas en el estudio.
4.3.4. Descripcin
a) El rea interesada solicita a travs de su Jefe de Sistema, al Jefe del Sistema de Planeamiento,
la ejecucin de un estudio sobre su estructura orgnica.
b) El Jefe del Sistema de Planeamiento, despus de un anlisis preliminar de lo solicitado,
encamina la solicitud al Subsistema de Desarrollo Organizacional y Soporte Informtico. y de all
al Jefe del Equipo de Organizacin y Mtodos.
c) El Jefe del Equipo de Organizacin y Mtodos recibe la solicitud de trabajo, analiza la
disponibilidad de recursos humanos de la unidad y de acuerdo con el orden de prioridad que
tenga definido, lo encamina al Analista asignado. Ocasionalmente, el Equipo de Organizacin y
Mtodos podr iniciar un trabajo basado en una necesidad detectada sin que exista una solicitud
por el rea involucrada en el estudio. En este caso el Jefe del Equipo de Organizacin y
Mtodos har de conocimiento del Jefe del Sistema de Planeamiento fundamentando la
necesidad del estudio y proponiendo el analista responsable. el Jefe del Sistema de
Planeamiento aprobar y har de conocimiento del Jefe del Sistema al cual pertenece el rea
motivo del estudio para que disponga las facilidades del caso.
d) El analista preparar la totalidad del material que necesitar consultar. Este material se refiere
principalmente a los estatutos, reglamentos, organigramas, definicin de funciones de las
unidades y de todos aquellos documentos que permitan aproximarse al conocimiento de las
actividades de la empresa a nivel de cada Sistema, Subsistema y/o equipo.
VISTOS
VERSION
21
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.03
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
2/19
e) El Analista deber aplicar sus conocimientos en materia de Organizacin, especialmente de

aquellos relativos a la departamentalizacin de actividades, delegacin de funciones, extensin
del control, principios de organizacin, elaboracin de organigramas, tipos de organizacin,
identificacin de las unidades de servicio, definicin de actividades, funcionamiento de comits,
etc.
f) El Analista, en base al organigrama actual del rea en estudio, deber efectuar el levantamiento
de la informacin, verificando los siguientes aspectos :
1) Si las unidades existentes en realidad corresponden a las que aparecen en el Organigrama.
2) Si las lneas de dependencia jerrquica que aparecen, son reales o si adems de ellas existen
otras que duplican la autoridad.
3) Si en las denominaciones de las diversas unidades se reflejan los objetivos de las mismas.
4) Si existen unidades de cualquier tipo que no figuran en el Organigrama.
g) Estudia los objetivos y las polticas generales de la empresa y de los diversos sistemas,
utilizando el Manual de Organizacin y de los materiales sobre los diversos sistemas, los cuales
se deben encontrar archivados en la documentacin del Equipo de Organizacin y Mtodos.
Tambin deber tomar conocimiento del contenido de otros documentos relacionados con
estudios de organizacin de la empresa que se hayan desarrollado anteriormente.
h) Debe desarrollar las entrevistas necesarias (FORMULARIO : CUESTIONARIO PARA ANLISIS
DE ESTRUCTURA) para la elaboracin de los CUADROS DE DISTRIBUCIN DE FUNCIONES
por unidad administrativa, realizando luego el siguiente anlisis :
1) Las funciones asignadas a cada unidad corresponden al objetivo de la misma ?
2) Existen funciones que sean tcnicamente o funcionalmente incompatibles ?
3) Existen funciones duplicadas ( dos o mas unidades desempean simultneamente actividades
iguales o similares ) ?
4) En caso afirmativo, existe la posibilidad de centralizar las actividades duplicadas, reasignndolas
a una sola unidad ?
5) El esfuerzo aplicado en el desarrollo de cada funcin, corresponde a la importancia de la
misma ?
6) Existe desequilibrio entre la importancia de las funciones y el nivel al cual fueron asignadas ?
7) Existen funciones importantes que la empresa o la unidad debera realizar y que no realiza ?
8) El nmero de empleados subordinados al mismo jefe, le permite ejercer la supervisin adecuada
? Existe la posibilidad de crear niveles adicionales en la cadena de mando, o por el contrario, se
puede disminuir el nmero de niveles en la estructura ?
9) Existe un buen nivel de especializacin en el desempeo de cada actividad ? Ese nivel puede
ser mejorado ?
10)
Varios Jefes dan rdenes simultneas a un mismo empleado ?
11)
Las lneas de autoridad son claras y cada persona sabe con exactitud quienes son sus
subordinados y cual es su jefe ?
12)
Todas las unidades subordinadas a otra unidad ejecutan actividades que contribuyen al
cumplimiento del objetivo de la unidad matriz ?
VISTOS
VERSION
22
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.03
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
3/19
13)
La ubicacin de las unidades de servicio y apoyo administrativo es el mas adecuado para
los fines de coordinacin de prestacin de servicios y de supervisin especializada de estas
unidades ?
14)
La empresa dispone de elementos de coordinacin como Comits, que contribuyen como
especializado en la toma de decisiones? En qu casos sera conveniente organizarlos?
15)
Existe un Reglamento Interno de Trabajo y definicin de funciones para cada uno de los
Comits?
16)
Existe un grado de centralizacin excesivo que dificulta el cumplimiento de los objetivos de
la empresa y/o contradice sus polticas?
i) En base a las funciones y al nivel de cada unidad, el Analista levanta una lista de tareas a ser
desarrolladas por estas unidades y elabora el CUADRO DE DISTRIBUCIN DE TRABAJO.
j) Somete dicho Cuadro al siguiente anlisis :
1) Varios empleados realizan tareas iguales o similares? Se puede introducir un mayor grado de
especializacin en el desempeo de cada cargo?
2) Las actividades realizadas por los empleados corresponden en lo posible a sus mejores
aptitudes y gustos?
3) El esfuerzo total dedicado a cada actividad es proporcional a la importancia de la misma?
4) Existe un grado adecuado de delegacin de funciones? El Jefe dedica tiempo excesivo a
actividades fcilmente delegables? Dedica tiempo suficiente en la realizacin de tareas propias
de su Jefatura?
5) La Extensin del Control es adecuada? ( significa que si el nmero de subordinados al jefe es
excesivo o muy pequeo?) Qu medidas correctivas se pueden aplicar.
6) Las cargas de trabajo por empleado son equilibradas?
7) Un mismo empleado desempea funciones incompatibles?
8) Existen funciones claramente definidas, por escrito para cada cargo?
9) Las funciones que desempea cada empleado corresponden a las descritas?
k) Desarrolla un anlisis completo de toda la informacin obtenida, estudia los problemas
encontrados y establece posibles alternativas de solucin, y a continuacin proyecta la nueva
estructura y elabora los respectivos organigramas
l) Define las funciones de las unidades involucradas en la solucin.
m) Elabora un nuevo CUADRO DE DISTRIBUCIN DE FUNCIONES y lo somete al mismo anlisis
descrito en el paso h) e introduce las modificaciones que sean aconsejables, verificando la
consistencia tcnica de tales soluciones.
n) Elabora el nuevo CUADRO DE DISTRIBUCIN DE TRABAJO y lo somete al anlisis descrito en
el paso j), definiendo en esta ocasin, el dimensionamiento del personal para las diversas
unidades estudiadas.
VISTOS
VERSION
23
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.03
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
4/19
o) Elabora un anteproyecto para someterlo a la apreciacin del equipo de Organizacin y Mtodos,

explicando las caractersticas, el alcance y las ventajas de las soluciones propuestas.
p) El Analista efecta las reformulaciones sugeridas por el equipo de Organizacin y Mtodos y
cuando sea el caso, elabora el Proyecto Final.
q) El Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos interviene ante el Grupo Coordinador del
Desarrollo Institucional y/o Directorio para explicar las caractersticas, el alcance y las ventajas
de las soluciones propuestas por el proyecto.
r) El Directorio, despus de tomar conocimiento del proyecto, procede a su aprobacin.
s) Despus de la aprobacin del proyecto y de su autorizacin para implantacin, el Analista
prepara con el Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos y los Jefes de las reas involucradas,
el Plan de Implantacin, incluyendo tiempos, recursos humanos y materiales.
t) Prepara en coordinacin con el Equipo de Capacitacin y con los Jefes de las reas
involucradas, el Plan de Entrenamiento.
u) Promueve una reunin con los Jefes y empleados de las reas involucradas, con el propsito de
facilitar la implantacin venciendo la resistencia y temores, que normalmente las modificaciones
organizacionales traen consigo.
v) El Analista comienza y apoya de manera permanente y dedicada, la implantacin del proyecto,
asesorando a los Jefes en la solucin de los obstculos que se presenten, recomendando las
modificaciones y ajustes que se requieran, para as asegurar el ptimo funcionamiento de las
unidades sujetas a la reestructuracin.
En los Subitems del 2.1 al 2.10 se encuentran las tcnicas de Organizacin y Mtodos para el
Desarrollo de Estudios sobre estructuras orgnicas.
VISTOS
VERSION
24
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.03
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
5/19
4.3.5. Diagramacin
a) Procedimiento para Diagnsticos en Trabajos de Organizacin y Mtodos.
INICIO DEL
DIAGNSTICO
LAY-OUT
CORRECTO
CORREGIR
LAY-OUT
CORREGIR
CUELLOS DE
BOTELLA
CORREGIR
LOS FLUJOS
CUELLOS DE
BOTELLA
N
FLUJOS
CORRECTOS
S
N
FORMULARIOS
ADECUADOS
CORREGIR
FORMULARIOS
S
N
NORMAS
INADECUADAS
AUSENCIA
DE NORMAS
S
ELABORAR
O REVISAR
NORMAS
ESTRUCTURA
INADECUADA
ESTRUCTURA
DEFINIDA
DEFINIR
O CORREGIR
LA ESTRUCTURA
1
DIAGRA311.VSD
VISTOS
VERSION
25
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.03
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
6/19
a) Procedimiento para Diagnsticos en Trabajos de Organizacin y Mtodos (Continuacin).
PERSONAL EN
CANTIDAD
SUFICIENTE
PERSONAL
CALIFICADO
N
MODIFICAR O
AMPLIAR EL
CUADRO DE
PERSONAL
INSTALACIONES
OBSOLETAS
INSTALACIONES
SUFICIENTES
VARIAR
INSTALACIONES
CORREGIR
SOPORTE
OPERACIONAL
SOPORTE
OPERACIONAL
EFICIENTE
AREA FISICA
SUFICIENTE
SOLUCION
A NIVEL DE
ADM. SUPERIOR
BUENAS
CONDICIONES DE
AMBIENTE
BAJO
RENDIMIENTO
N
FIN
DIAG3132.VSD
VISTOS
VERSION
26
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.03
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
7/19
4.3.6. Formularios
a) Formulario MP300.03.01 : Cuestionario para el Anlisis de Estructura.
Alternativa 1
ORGANIGRAMA
FECHA
DEPT
DIVISION
SECCION
TITULO DEL CARGO O FUNCION
NOMBRE
TITULO DEL CARGO O FUNCION

NOMBRE
PERSONA QUE LLENA EL

CUESTIONARIO
CARGO
NOMBRE
ASISTENTES
TECNICOS
ASESORES
TECNICOS
(A)*
CARGO
NOMBRE
ADMINISTRATIVOS
(A)*
CARGO
NOMBRE
ADMINISTRATIVOS
(A)*
JEFES
SUBORDINADOS
(PARA CADA UNO DE ELLOS SERA

PREPARADO UN ORGANIGRAMA SIMILAR)
(A)*.- si es aplicable
F3000311.VSD
VISTOS
VERSION
27
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.03
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
8/19
1.- PRINCIPALES FUNCIONES DESARROLLADAS POR LA UNIDAD EN EVALUACION
JEFE
NIVELES
SUBORDINADOS
f3000312.VSD
VISTOS
VERSION
28
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.03
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
9/19
2 ) NUMERO DE EMPLEADOS Y PRACTICANTES UBICADOS EN LA UNIDAD
AREAS
CLASIFICACION
TOTAL
TOTAL
TOTAL
GRAL.
2.1 Prpios del Area

- Tiempo total
- Tiempo parcial
2.2 Apoyo de otras Areas
- Tiempo total
- Tiempo parcial
2.3 Contratados Externos
- Tiempo total
- Tiempo parcial
3 ) LA UNIDAD DESARROLLA ACTIVIDADES QUE NO LE CORRESPONDE CUALES?
4 ) LA CARGA DE TRABAJO DE LA UNIDAD ES REGULAR ? HAY PERIODOS DE MUCHO VOLUMEN

DE TRABAJO ? INDIQUE CAUSAS, FRECUENCIA Y DURACION
5 ) EL TRABAJO DE LA UNIDAD ESTA AL DIA ? SINO, INDICAR LAS CAUSAS DEL ATRASO
f3000313.VSD
VISTOS
VERSION
29
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.03
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
10/19
6 ) HAY NECESIDAD DE HORAS EXTRAS ?
- espordicamente
- frecuentemente
- permanentemente
DATOS ADICIONALES
1.-
indique la razn de la existencia de su unidad y explique porque el trabajo de su unidad es

necesario para la organizacin
2.-
Ud. prevee alguna alteracin en su unidad? En caso sea la respuesta positiva, enumere ;
3.-
Analise cualquier factor que, en su opinion entrampe el funcionamiento de su unidad,

particularmente aquellos factores que provienen de actividades, problemas o faltas en otras
unidades
4.-
Enumere las tres modificaciones mas importantes que, en su opinin, deben ser introducidas,
para obtener mejoras en la eficiencia de su unidad.
5.-
Si Ud. hubiera pedido personal adicional y an no hubiera sido atendido, explique porque realiz
tal solicitud
6.-
Ud. espera alguna modificacin en la carga de trabajo de su unidad en los prximos 3 a 6 meses?
cual es la magnitud de esa modificacin ?
7.-
Cuantas horas extraordinarias tuvo su unidad de trabajo en los ltimos 6 meses, y cual es la razn
de sto? (la respuesta puede ser aproximada o slo positiva o negativa);
8.-
Indique otros factores importantes para el desempeo de su unidad.
FECHA
FIRMA
f3000314.VSD
VISTOS
VERSION
30
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.03
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
11/19
Alternativa 2 :
CUESTIONARIO PARA EL ANLISIS DE ESTRUCTURA
EMPRESA:
1. RGANO
2. NOMBRE DEL ENCUESTADO
3. NOMBRE DEL CARGO
3.1 Nivel del Cargo
Gerente
Asistente
Jefe
Empleado
Otros (especifique)
(
(
(
(
(
)
)
)
)
)
4. Identifique el Jefe a quien est subordinado directamente :
5. Identifique las personas que son directamente subordinadas a usted y en caso de ser jefes,
antes del nombre indique el ttulo del cargo:
6. Usted reporta a otras personas, adems de su jefe inmediato?

SI
( )
NO
( )
7. En caso afirmativo, identificar a la personas a quienes reporta, aclarando para cada una de ellas
los casos en que lo hace:
PERSONAS
CASOS
8. Usted recibe ordenes directamente de otras personas adems de su jefe inmediato?

SI
( )
NO
VISTOS
( )
VERSION
31
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.03
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
12/19
En caso positivo, identificar las personas de quien recibe ordenes, aclarando, para cada una de
ellas los casos en que esto normalmente ocurre. Si esas ordenes son recibidas por escrito, ponga
E a la derecha del cuadro. Si son recibidas verbalmente, ponga una V.
PERSONAS
CASOS
9. Usted tiene contacto directo por razn del servicio, con los clientes?
SI ( )
NO ( )
c/Proveedores
c/Personal de otros rganos?
c/Personal de otra empresa
del grupo
si ( )
si ( )
no ( )
no ( )
si ( )
no ( )
10.
Si usted mantiene contacto con otros rganos de su servicio o fuera de el, para el buen
desempeo de sus funciones personales, o de las de su rgano en caso Ud. sea el jefe,
identificar tales rganos e indicar en que depende de ellos:
11.
Si algn otro rgano de la empresa, para el buen desempeo de sus actividades, depende
de la accin y/o informacin de Ud., identificar tales sectores y, especificar en que ellos
dependen de Ud.
12.
Agradeceremos llenar el formulario del ANEXO I, relacionado a sus tareas
OBS : Si el espacio para responder cualquiera de las preguntas fuera pequeo, anexar en hoja
adicional, la informacin complementaria. No se olvide de codificarlas con el mismo nmero
de pregunta atendido.
Fecha
Encuestado
VISTOS
Analista
VERSION
32
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.03
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
13/19
ANEXO 1
Lista de tareas
Describa abajo detalladamente, las tareas que Ud. ejecuta. Describa los actos que considera ms
importantes, indicando el suficiente detalle (puede utilizar ms de una hoja). Enumere las tareas en
orden aproximado de su ejecucin o segn su importancia.
N DE ORDEN
TIEMPO
APROXIMADO
(HRS)
TAREAS DIARIAS
Otras Tareas
NRO
ORDEN
DE FRECUENCIA
TIEMPO
APROXIMADO
DESCRIPCIN
(1)
(1)
La frecuencia puede ser :

S= La realiza cada semana
Q= La realiza cada quincena
M= La realiza mensualmente
A= La realiza anualmente
E= La realiza espordicamente
Cantidad
(2)
La unidad puede ser :

H= Horas
D= Das
S= Semanas
M= Meses
VISTOS
VERSION
33
FECHA
Und (2)
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.03
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
14/19
b) Formulario MP300.03.02 : Cuadro De Distribucin De Funciones

1) Objetivos
Facilitar al Analista la deteccin de funciones asignadas a la Unidad Administrativa que no son
compatibles con sus objetivos o que se estn duplicando con las de otras Unidades o que hay
ausencia de otras que no le permiten alcanzar sus objetivos a cabalidad.
2) Llenado De Formulario
El formulario ser llenado en original y una copia por cada uno de los Jefes de las Unidades
Administrativas en estudio a requerimiento del analista asignado al estudio, y seguir la
siguiente distribucin:
Original: para el Analista de O y M asignado al estudio, el cual lo utilizar archivar como parte
del expediente del estudio indicado.
Primera Copia: para el Jefe de la Unidad Administrativa que llen el formulario.
Para el llenado, seguir las siguientes indicaciones:
Nombre, siglas y cdigo de la Unidad Administrativa: indicar el nombre completo, siglas y cdigo
de la Unidad Administrativa. En caso de no contar con siglas o cdigos, rayar el campo.
Nombre del Jefe o Responsable, cargo, titular o encargado: Nombre completo del Jefe o
Responsable de la Unidad Administrativa. Su cargo, si es el titular o si esta encargado. Si esta
encargado indicar desde cuando, la causa y si es por tiempo indeterminado. Quin es el titular.
Telfono Anexo y N de Oficina: Indicar lo que corresponde, de no ser el caso, rayar el campo.
Objetivos y Funciones de la Unidad Administrativa: Indicar detalladamente los objetivos (la razn
de existir) y las funciones (como lo consigue) de la unidad Administrativa actualmente,
sealando para cada una si las tiene formalmente asignadas (F) o si no es as (I).
Personal Asignado a la Unidad Administrativa: Cdigo, Apellidos y Nombres, Cargo y si es
Permanente o Temporal en relacin al Personal que depende directamente del Jefe que llena el
presente documento.
Fecha, Nombre y Firma del Encuestado: Fecha en que el documento fue llenado, Nombre y
firma de quien lo llen.
Recepcin:
Nombre y firma de quien recepcion el formulario y fecha de recepcin.
VISTOS
VERSION
34
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.03
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
15/19
CUADRO DE DISTRIBUCIN DE FUNCIONES

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA:
SIGLAS:
CDIGO:
NOMBRE DEL JEFE ACTUAL :
TITULAR:
FECHA :
NOMBRE DEL CARGO ACTUAL :
ENCARGADO :
TELFONO O ANEXO
SI LA JEFATURA ESTA ENCARGADA INDICAR :
DEL TITULAR
NOMBRE :
NRO DE OFICINA
SITUACION ACTUAL :
DEL ENCARGADO
CARGO EN QUE ES TITULAR :
TIEMPO PREVISTO DE ENCARGATURA :
OBJETIVOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA:

1.
F/I
2.
3.
4.
FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: (EN ORDEN DE IMPORTANCIA)
F/I
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
F
I
11.
= Establecidos en el Manual de Funciones u otro documento formal.
= Se aplica aunque no est asignado formalmente.
VISTOS
VERSION
35
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.03
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
16/19
PERSONAL ASIGNADO A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

CDIGO
(*) P =
FECHA:
APELLIDOS Y NOMBRES
Permanente
CARGO
NOMBRE:
P/T
Temporal
FIRMA DEL ENCUESTADO:
Recepcin:
NOMBRE:
FIRMA :
FECHA :
ANALISTA DE O Y M.
NOTA: UTILIZAR CUANTAS HOJAS REQUIERA PARA UNA INFORMACIN COMPLETA
VISTOS
VERSION
36
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.03
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
17/19
c) Formulario MP300.03.03 : Cuadro De Distribucin De Trabajo

1) Objetivos
Permite detectar al Analista si las tareas de los empleados se duplican, si el esfuerzo dedicado
corresponde a la importancia de la tarea, si las cargas por empleado son equilibradas, o si no se
est realizando alguna tarea que es necesario llevarla a cabo.
El formulario ser elaborado para cada Unidad Administrativa en borrador por el Analista de O y
M. Para lo cual utilizar la informacin captada en el CUESTIONARIO PARA ANLISIS DE
ESTRUCTURA y el CUADRO DE DISTRIBUCIN DE FUNCIONES.
El borrador ser revisado por el Analista y conjuntamente con el Jefe de la Unidad Administrativa
superaran las incongruencias de la informacin obtenida, generndose un documento final que
deber ser suscrito por ambos.
Para el llenado seguir las siguientes instrucciones :
Funciones de la Unidad Administrativa: En esta columna se deben plasmar las funciones de la
Unidad en orden de importancia.
Columnas verticales siguientes: Indicar en cada columna empezando por el Jefe de la Unidad
Administrativa y en orden de nivel funcional, de izquierda a derecha, el nombre y el cargo de
cada servidor de la unidad precedido de las letras A, B y C, etc. para facilitar referencias
posteriores.
Mas abajo, indicar las tareas de cada servidor con los respectivos tiempos semanales en horas
en las columnas TS, de modo que horizontalmente coincidan con la clasificacin por funcin de
la Unidad Administrativa. Sumar los tiempos de las tareas en cada fila, registrando los totales en
la primera columna TS de la izquierda. Sumar verticalmente los tiempos semanales
correspondientes a cada servidor (debe ser casi siempre entre 30 a 35 horas). Registrar el total
general del tiempo semanal de la Unidad Administrativa en la primera columna de TS.
Analista y jefe de la Unidad Administrativa: Una vez revisado y ajustado el documento debern
suscribirlo conjuntamente.
Dicho documento ser la herramienta principal del analista para la evaluacin de la estructura
orgnica ya que provee una visin de conjunto de las Funciones de la Unidad y las Tareas de
sus empleados en relacin a las mismas. Con el anlisis se descubrir las primeras
posibilidades de mejoras y simplificaciones y se orientar el trabajo de anlisis de las fases
posteriores.
No hay reglas especficas que puedan sustituir la experiencia y capacidad de percepcin y
sentido comn del Analista; sin embargo, como una orientacin y sistematizacin del anlisis se
recomienda el siguiente cuestionario, cuyas respuestas deben ser indicadas por el Jefe de la
Unidad con el asesoramiento del Analista como un anexo al CUADRO DE DISTRIBUCIN DE
TRABAJO:
VISTOS
VERSION
37
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.03
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
18/19
Qu funciones absorben mas tiempo? Son ellas realmente las que deben consumir mas tiempo?
Existe esfuerzo mal empleado? Existen tareas sin un gran valor para los objetivos de la Unidad y
que estn absorbiendo tiempo exagerado?
Se estn usando las aptitudes adecuadamente? Existen empleados realizando tareas de nivel
superior o inferior a sus calificaciones o al nivel funcional?
Existen empleados que realizan tareas no relacionadas?
Existe alguna tarea dispersa entre varios empleados?
Esta distribuido equitativamente el trabajo?
VISTOS
VERSION
38
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.03
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
19/19
CUADRO DE DISTRIBUCIN DE TRABAJO

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA:
FUNCIONES DE LA UNID. T A=X---------X
ADM
S XXXX
NOMBRE:
ANALISTA:
FIRMA:
T
S
FECHA :
B=X----------X T C=X----------X
T
XXXX
S XXXX
S
NOMBRE:
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
VISTOS
VERSION
39
D=X-----------X
XXXX
FIRMA:
FECHA
T
S
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.04
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA
HOJA
PROCEDIMIENTO
ESTUDIO, IMPLANTACION DE PROCEDIMIENTOS - ELABORACION Y RACIONALIZACION
1/10
4.4.1. Finalidad
Ordenar la ejecucin de las diversas actividades desarrolladas en la empresa, permitiendo su
normalizacin, racionalizacin y control.
4.4.2. Base Legal
Manual de Organizacin y Funciones de la EMPRESA.
4.4.3. Descripcin
a) La Unidad de Organizacin y Mtodos recibe una solicitud para realizar un anlisis de
procedimientos.
b) Adicionalmente, el equipo de Organizacin y Mtodos, sin solicitud previa del rea involucrada,
podr iniciar un anlisis de procedimientos en caso detecte la necesidad de hacerlo.
c) El Jefe de Organizacin y Mtodos analiza la factibilidad y disponibilidad de recursos del equipo,
de acuerdo con las prioridades definidas y lo tramita al analista designado.
d) El jefe del rea efecta el llenado del formulario MP300.01.01 : REGISTRO DE TRABAJOS DE
ORGANIZACION Y METODOS en dos copias. Archiva la primera para aspectos de control y
tramita la 2da al Analista designado.
e) El Analista elabora la programacin del estudio utilizando las tcnicas de Organizacin y
Mtodos esbozadas en el Subitem 2.1.
f) El Analista desarrolla la etapa de Levantamiento de Datos utilizando las tcnicas de
Organizacin y Mtodos, mediante observacin directa y entrevistas con el personal que ejecuta
el procedimiento, segn se indica en los Subitems 2.1, 2.3 y 2.4.
g) El Analista elabora los Flujogramas, la descripcin del procedimiento en estudio, incluyendo los
datos de tiempos y distancias recorridas, de ser necesario, en funcin a las caractersticas del
procedimiento, objetivo y profundidad del estudio, utilizando el tipo de flujograma mas adecuado
a la necesidad especfica. Ver tpico 4.4.5. Flujogramas.
h) El Analista realiza el anlisis del procedimiento, mediante el estudio del flujograma, aplicando a
cada una de las actividades el cuestionario que aparece en la tcnica del Subitem 2.5. : Anlisis
de Procedimientos.
i) El Analista introduce las modificaciones que el anlisis anterior recomend.
VISTOS
VERSION
40
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.04
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA
HOJA
PROCEDIMIENTO
2/10
a) El Analista revisa con el personal involucrado en las modificaciones, las mejoras propuestas,
logrando as su participacin y aceptacin, logrando as asegurar su colaboracin e inters en la
etapa posterior de implantacin.
b) El Analista realiza un estudio para determinar las ventajas econmicas y de todo orden, y que
representan las mejoras propuestas; asimismo, establecer el costo de implantacin del nuevo
procedimiento.
c) El Analista elabora un anteproyecto y lo somete a la revisin del equipo de Organizacin y
Mtodos, sustentando caractersticas, alcance y ventajas de las soluciones propuestas.
d) El Analista efecta las modificaciones planteadas por el equipo de Organizacin y Mtodos, de
ser ese el caso, y elabora el proyecto final.
e) El Jefe de Organizacin y Mtodos encamina el proyecto final al Sistema de Planeamiento a
travs del subsistema de Desarrollo Organizacional y Soporte Informtico.
f) El Jefe del Sistema de Planeamiento evala el proyecto y lo encamina al Grupo Coordinador del
Desarrollo Institucional y/o al Directorio segn el caso.
g) Luego de la aprobacin del proyecto y de su autorizacin para implantacin, el Analista
conjuntamente con el jefe del equipo de Organizacin y Mtodos y los jefes responsables de la
implantacin, prepara el Cronograma de implantacin, incluyendo tiempos, recursos humanos y
materiales.
h) El analista prepara conjuntamente con los jefes responsables, el Plan de entrenamiento del
personal involucrado en la ejecucin del proyecto.
i) El Analista promueve una reunin de jefes y empleados de las reas involucradas, de manera
que se pueda facilitar la implantacin, venciendo resistencias y temores, que surgen como
reaccin natural ante cualquier cambio.
j) El Analista inicia el seguimiento permanente y dedicado a la implantacin del procedimiento,
asesorando a los jefes en la solucin de los obstculos que se presentasen, aconsejando las
recomendaciones y ajustes, que se requieren para asegurar la ptima implantacin del
procedimiento.
VISTOS
VERSION
41
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.04
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
3/10
4.4.4. Diagramacin
a) Flujogramas.
El Flujograma es un tipo de representacin grfica que permite representar el movimiento de
documentos, formularios y operaciones que ocurren en una empresa, a travs de personas,
rganos de la empresa y terceros, de forma de complementar racionalmente las descripciones
narrativas de los sistemas o rutinas de trabajo.
Son innumerables los modelos de flujogramas utilizados en la prctica, sin embargo algunas
reglas bsicas son generales aceptadas y se adaptan a cualquier tipo, tales como:
Ttulo del estudio o del sistema
Fecha
Identificacin de quien lo preparo
Identificacin de fase del estudio (propuesta, anteproyecto, etc.)
Leyenda: Identificacin del significado de los smbolos utilizados en la
preparacin.
No existe ninguna normalizacin de convenciones en las ciencias de la organizacin y
administracin, son empleados, todava, ciertos smbolos que a continuacin se enumeran, porque
constituyen una excelente forma de comunicacin, permitiendo que los grficos sean fcilmente
entendidos.
1) Flujograma Vertical y Flujograma Diagonal
El flujograma Vertical es utilizado en la representacin de rutinas simples; muestra el proceso
analtico del flujo de trabajo dentro de una unidad administrativa.
El flujograma Diagonal es usado en rutinas complejas, en la que intervienen de varias unidades
administrativas. En el flujograma Diagonal la secuencia de trabajo camina de izquierda a Derecha
y de arriba para abajo; los smbolos que identifican las fases de rutina deben ser diseados dentro
de los respectivos cuadros.
Las principales convenciones usadas en la elaboracin de estos flujogramas son los siguientes:
Un crculo es una operacin
Una flecha equivale a un transporte
Un cuadro representa una inspeccin
Un D representa demora o atraso
VISTOS
VERSION
42
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.04
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
Un tringulo con vrtice volteado para abajo representa

almacenamiento o archivo
Un tringulo sentado en la base significa permanencia temporal
VISTOS
VERSION
43
FECHA
4/10
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.04
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA VERTICAL
IDENTIFICACION
PROCESAMIENTO EN ANALISIS
INICIO DE PROCESAMIENTO
SECTOR
TERMINO DE
PRCESAMIENTO
SECTOR
ANALISTA
FECHA
METODO ACTUAL
SIMBOLOS
EMPLEADOS
DESCRIPCION DE LOS PASOS
DISTANCIA
TRANSPORTES
TIEMPO
EMPLEADOS
DISTANCIA
TRANSPORTES
TIEMPO
METODO PROPUESTO
SIMBOLOS
RESUM EN
METODO
PROPUESTO
METODO ACTUAL
DIF ERENCIA
DISTANCIA DE LOS TRANSPORTES

TIEMPO EN (UNIDADES)
OPERACIONES
TRANSPORTES
CONTROLES
ESPERAS
ARCHIVOS
MP300.DOC
VISTOS
VERSION
44
FECHA
5/10
VISTOS
VERSION
45
REMITE EL ORIGINAL Y LA 1ra COPIA DE LA REQUISICION A LA DIV. DE CONT.
RECIBE EL ORIGINAL Y LA 1ra COPIA DE LA REQUISICION
REGISTRA SALIDA DE MATERIALES EN LA FICHA CONTROL DE STOCK
ARCHIVA LA 1ra COPIA DE LA REQUISICION POR DEPARTAMENTO
REMITE EL ORIGINAL DE LA REQUISICION PARA EL ALMACEN
RECIBE EL ORIGINAL DE LA REQUISICION
REMITE EL MATERIAL PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
ARCHIVA EL ORIGINAL EN ORDEN NUMERICO
1O
FECHA
3
: ______/_____/______
APROBADO EL : ______/_____/______
VISTO EL
DEP. ADMINISTRATIVO
Inicio 14 hs. 12/2/96
DIVISION DE CONTROL
__________________________________________
__________________________________________
FIRMA
FIRMA
Trmino 17 hs. 12/2/96
Analista : ____________________
ALMACEN
PLANEAMIENTO
DIAG411.VSD
ARCHIVO DEFINITIVO
ARCHIVO TEMPORAL
ESPERA
CONTROL
TRANSPORTE
RESUMEN DE LA SECUENCIA DEL TRABAJO
ARCHIVA 2da COPIA DE LA REQUISICION EN ORDEN CRONOLOGICO
OPERACION
LLENA LA REQUISICION DE MATERIAL EN ORIGINAL Y 2 COPIAS
FLUJOGRAMA DE TRABAJO
ASISTENTE
JEFE :
ENCARGADO
DEL
TRAMITE
Mtodo Propuesto
ARCHIVO
Mtodo Actual
SUB-GERENTE
DIVISION DE TRANSPORTES
ENCARGADO
DE
COMUNICACIONES
SECTOR :
REQUISICION DE MATERIAL DE CONSUMO N
CONTROLADOR
DE
STOCK
RUTINA :
ALMACEN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
EXPEDIDOR
ORGANO :
SIMBOLOS
FLUJOGRAMA DIAGONAL ( EJEMPLO )
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
CODIGO
SUBSISTEMA
MP300.04
PROCEDIMIENTO
6/10
HOJA
ARCHIVO
CENTRAL
TOTALES
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.04
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
7/10
2) Flujograma Horizontal (A B C)
Este tipo de flujograma es muy utilizado para estudiar en detalle una rutina compleja que considera
la participacin de diversas unidades de trabajo y con numerosos pasos.
Es un flujograma de presentacin, principalmente destinado a brindar informacin sobre
procedimientos a personas no especializadas en el anlisis de procedimientos.
Las convenciones generalmente mas usadas son las siguientes:
Documento o Formulario
Emisin de Documento
copias o Documentos Anexos
Operacin (clasificacin, conferencia, verificacin, emisin, etc.)
Sentido de flujo
Decisin o pregunta
A
Archivo Definitivo: A = Orden Alfabtico; N = Orden Numrico;
C = Orden Cronolgico
N
Archivo temporal o Almacenamiento

Inicio o Fin de un Procedimiento
Espera
2
Conector para otra Hoja
VISTOS
VERSION
46
FECHA
VISTOS
VERSION
47
DRAWING2
8. TOMA CONOCIMIENTO Y
ENTREGA AL EMPLEADO
7. TOMA CONOCIMIENTO
6. PROCESA PAGO
5. REGISTRA Y TRAMITA AL
SOLICITANTE
ARCHIVA ORIGINAL
SE AFECTA HOJA, EMITE
COPIA ADICIONAL Y ENVIA
TRAMITA EL PAGO
4. APRUEBA
3. NECESITA APROBACION
NO:
REGISTRA EN EL
CATASTRO Y ARCHIVA
SI:
EMITE TRAMITE DE
PERSONAL EN ORIGINAL Y
COPIA
2. AUTORIZA Y TRAMITA
1. AUTORIZA LA LICENCIA
LLENA LA LICENCIA DE
TRAMITE DE PERSONAL
FECHA
TOMA
CONOCI_
MIENTO
TRAMITE
PERSONAL
AL INTERESADO
AUTORIZA
PEDIDO DE
LICENCIA
JEFATURA INMEDIATA
2
1
LLENA
SOLICITUD
DE TRAMITE
PERSONAL
TOMA
CONOCIMIENTO
TRAMITE DE
PERSONAL
AUTORIZA
SOLICITUD
DE TRAMITE
DE
PERSONAL
JEFATURA SUPERIOR
REGISTRA
CATASTRO
SOLICITUD
DE TRAMITE
PERSONAL
Requiere
Aprov.?
SOLICITUD
DE TRAMITE
PERSONAL
2
1
NO
AFECTA
FOGA ?
TRAMITE
PERSONAL
RECURSOS HUMANOS
CONTROL ADMISTRATIVO
SOLICITUD
DE TRAMITE
PERSONAL
FLUJOGRAMA HORIZONTAL (A B C)
SI
EMITE
COPIA
ADICIONAL
TRAMITE DE
PERSONAL
EMITE
TRAMITE
PERSONAL
APRUEBA
TRAMITE
PERSONAL
APROBACION
(EJEMPLO)
PROCESA
PAGO
TRAMITE DE
PERSONAL
PAGO
PROCEDIMIENTO
SISTEMA
CODIGO
SUBSISTEMA
PLANEAMIENTO
MP300.04
PROCEDIMIENTO
8/10
HOJA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.04
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
9/10
3) Diagrama de Bloque
El Diagrama de Bloque es utilizado para describir grficamente los datos y hechos que ocurren en
cualquier poca o circunstancia empleando figuras y frases cortas y directas.
Las convenciones ms comunes utilizadas son las siguientes:
Operacin
Requiere de una decisin - cuando existe una condicin de un Si o un No

Origen o Destino (Departamento, Persona, etc.)
Documento - Informes
Lista
Archivo
Va Para o Viene De - Indica que la fase siguiente debe
dirigirse a otro local, a travs de nmeros y letras insertados all
Flujo (Sentido)
Terminal
Proceso Manual que se realiza sin ayuda mecnica
VISTOS
VERSION
48
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.04
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
EJEMPLO DE DIAGRAMA DE BLOQUE

ELABORACIN
DE
FORMULARIOS
MODELO
NUEVO
?
CONCEPCION DEL
MODELO
PRUEBA DEL
MODELO
FUE
APROBADO ?
ESPECIFICACIONES
PARA IMPRIMIR
IMPRENTA EXTERNA
PREPARA
COMPOSICION
IMPRENTA
PROPIA
?
IMPRENTA DE LA
EMPRESA PREPARA
COMPOSICION
EMITIR PRUEBA DE LA
MAQUINA DE
IMPRESION
N
PRUEBA
CORRECTA ?
IMPRIMIR
FORMULARIOS
diag414.vsd
4.4.5. Formularios
No utiliza.
VISTOS
VERSION
49
FECHA
10/10
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.05
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
1/11
ESTUDIO, IMPLANTACION Y CONTROL DE FORMULARIOS
4.5.1. Finalidad
Ordenar el uso de Formularios en la EMPRESA en cuanto a normalizacin y racionalizacin
mediante un control centralizado sobre la elaboracin, modificacin, reimpresin y retiro de vigencia
de los mismos.
4.5.2. Base Legal
a) Manual de Organizacin y Funciones de la EMPRESA.
b) Norma sobre Control y Normalizacin de Formularios.
4.5.3. Descripcin
La realizacin de este procedimiento comprende tres conjuntos diferentes y complementarios de
operaciones :
Creacin de Formularios.
Reimpresin de Formularios.
Retiro de Vigencia de Formularios.
a) Creacin de Formularios :
1) El rea interesada que percibe la necesidad de la creacin de un formulario, solicita a travs de
su Jefe de Sistema al Jefe del Sistema de Planeamiento, para que el Equipo de Organizacin y
Mtodos elabore el mismo, alcanzando para ello la informacin bsica necesaria, tales como :
esbozo preliminar, descripcin de la posible informacin a ser incluida, otros formularios que
complementen al nuevo, etc.
2) Indistintamente, por iniciativa propia y sin necesidad de la solicitud previa del rea usuaria, el
equipo de Organizacin y Mtodos podr iniciar un estudio para la creacin de formularios,
basndose en una necesidad detectada.
3) El Jefe de Organizacin y Mtodos, analiza la posibilidad y disponibilidad de recursos en el
equipo y de acuerdo al orden de prioridad definido, lo tramita al Analista.
4) El Jefe de Organizacin y Mtodos llena el Formulario REGISTRO DE TRABAJOS DE
ORGANIZACIN Y MTODOS , archiva la primera copia como constancia de control y entrega
y la segunda copia se la alcanza al Analista.
5) El Analista aplicando las tcnicas descritas en el Subitem 2.6, desarrolla el estudio para concebir
un modelo de Formulario.
6) Como producto del anlisis anterior, el Analista concibe el nuevo formulario debidamente
racionalizado, determinando el formato, calidad de papel, consumo estimado mensual, gramaje,
color de papel y presentacin. Deber utilizar para ello la informacin que se indica en el
Subitem 2.6 y otra que estime necesaria.
7) El Analista somete la nueva concepcin del modelo a opinin del Jefe del equipo de
Organizacin y Mtodos y del rea solicitante, para aplicar los ajustes que amerite realizar.
8) El Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos y el Jefe del rea solicitante aprueban el modelo
de formulario.
VISTOS
VERSION
50
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.05
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
2/11
9) El analista llena una ficha de CONTROL DE IMPRESOS CODIFICADOS para el nuevo

formulario, prepara el formulario INSTRUCCIONES PARA LA IMPRESIN DE FORMULARIOS,
realiza las anotaciones respectivas en el registro de trabajos de Organizacin y Mtodos y lo
encamina al rea de Logstica para la respectiva atencin del servicio y mantiene una copia de
la referida instruccin y del modelo del nuevo formulario como parte del Archivo de Formularios
del equipo de Organizacin y Mtodos.
10)
El Analista recibe de parte de la imprenta contratada, una prueba en 3 copias del modelo del
Formulario.
11)
El analista contrasta las pruebas con el original existente en el Inventario de formularios, de
ser necesario efecta las debidas correcciones y somete el expediente a opinin de la unidad
solicitante, autorizando luego la impresin final, indicando para ello en la prueba de imprenta
ajustada y aprobada la siguiente nota : AUTORIZADO PARA IMPRESIN (fecha) (nombre del
analista) (firma del analista en calidad de aprobacin). El resto de copias se distribuir : una para
el archivo de formularios del equipo de Organizacin y Mtodos y otra para el Jefe de Almacn o
quien se encargue de la recepcin e inspeccin de los formularios que la imprenta entregue.
12)
Considerando el proceso de implantacin del formulario, el Analista conjuntamente con el
Jefe del rea interesada apoyar todos los pasos del proceso, hasta que se consolide
totalmente su uso.
13)
El Analista debe verificar las implicancias imprevistas que pudieran estarse dando con otros
procedimientos, promoviendo las modificaciones correspondientes.
b) Reimpresin de Formularios :
1) El rea de Control de Stocks, cuando tiene la necesidad de reponer el stock de formularios
porque alcanzaron el mnimo, enva al equipo de Organizacin y Mtodos el formulario
REVISIN PARA REIMPRESIN DE FORMULARIO.
2) En algunos casos, el equipo de Organizacin y Mtodos, sin la solicitud previa del rea de
Control de Stocks, podr iniciar un estudio para revisin de stocks de formularios en caso de
haber detectado una necesidad.
3) El Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos recibe la relacin, evala y tramita al Analista
asignado.
4) El Analista, aplicando las tcnicas para anlisis de formularios contenidas en el Subitem 2.6,
inicia el anlisis de los mismos, a travs del formulario REESTUDIO DE FORMULARIOS.
5) De ser necesario el analista, elabora nuevos modelos de formularios ya racionalizados, en base
a la informacin obtenida en el anlisis anterior. Determina el formato, cantidad de papel,
gramaje, color y presentacin, de acuerdo a las tcnicas indicadas en el Subitem 2.6. De no
existir la necesidad de elaborar un nuevo modelo, pasar al paso 8).
6) El Analista somete la nueva concepcin del formulario a opinin del Jefe del equipo de
Organizacin y Mtodos y del rea solicitante, para aplicar los ajustes que amerite realizar.
7) El Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos y el Jefe del rea solicitante aprueban el modelo
de formulario.
VISTOS
VERSION
51
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.05
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
3/11
8) El analista llena una ficha de CONTROL DE IMPRESOS CODIFICADOS para el nuevo

formulario, prepara el formulario INSTRUCCIONES PARA LA IMPRESIN DE FORMULARIOS,
realiza las anotaciones respectivas en el registro de trabajos de Organizacin y Mtodos y lo
encamina al rea de Logstica para la respectiva atencin del servicio y mantiene una copia de
la referida instruccin y del modelo del nuevo formulario como parte del Archivo de Formularios
del equipo de Organizacin y Mtodos.
9) El Analista recibe de parte de la imprenta contratada, una prueba en 3 copias del modelo del
Formulario.
10)
El analista contrasta las pruebas con el original existente en el Inventario de formularios, de
ser necesario efecta las debidas correcciones y somete el expediente a opinin de la unidad
solicitante, autorizando luego la impresin final, indicando para ello en la prueba de imprenta
ajustada y aprobada la siguiente nota : AUTORIZADO PARA IMPRESIN (fecha) (nombre del
analista) (firma del analista en calidad de aprobacin). El resto de copias se distribuir : una para
el archivo de formularios del equipo de Organizacin y Mtodos y otra para el Jefe de Almacn o
quien se encargue de la recepcin e inspeccin de los formularios que la imprenta entregue.
11)
Considerando el proceso de implantacin del formulario, el Analista conjuntamente con el
Jefe del rea interesada apoyar todos los pasos del proceso, hasta que se consolide
totalmente su uso.
12)
El Analista debe verificar las implicancias imprevistas que pudieran estarse dando con otros
procedimientos, promoviendo las modificaciones correspondientes.
c) Retiro de Vigencia de Formularios
1) Semestralmente el analista efecta el levantamiento de la informacin conjuntamente con el
responsable del Control de los Stocks, verificando los formularios que no sufrieron ningn
movimiento en el perodo, anotando los saldos en stock.
2) El Analista en coordinacin con el responsable de la unidad usuaria efecta al anlisis,
identificando las causas de la no utilizacin de los mismos y estudiando la posibilidad de utilizar
el stock existente.
3) Una vez confirmado lo innecesario de la utilizacin del formulario, promueve el retiro de vigencia
del mismo de la siguiente manera :
Comunica a travs del Jefe del Sistema de Planeamiento, al Sistema de Administracin, que el
formulario ser cancelado y en consecuencia retirado del stock. Aquellos formularios cuya
utilizacin ilegal pudiera acarrear riesgos para la empresa, debern ser destruidos, la misma que
deber ser oficializada a travs de una Comisin.
Deriva una copia del documento al rea usuaria para que tome conocimiento de las acciones
efectuadas.
4) El Analista registra en la ficha de control de formularios codificados, retirando el expediente
relacionado con el formulario desactivado, el cual pasar a formar parte del archivo de
formularios cancelados, actualizando de esta forma el catastro de formularios.
5) La codificacin numrica del formulario cancelado variar en el nmero de versin segn la
codificacin que corresponda de acuerdo al Sistema de Codificacin del Diagrama 4.7.5.b).
6) Posteriormente a la cancelacin del formulario, el Analista deber verificar las implicancias
imprevistas que se puedan generar, proponiendo las alteraciones necesarias.
VISTOS
VERSION
52
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.05
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
4/11
4.5.4. Diagramacin
a) Creacin y Reimpresin de Formularios.
ELABORACIN
DE
FORMULARIOS
MODELO
NUEVO
?
CONCEPCION
DEL
MODELO
EVALUACION
DEL
MODELO
SE
APRUEBA
?
ESPECIFICACIONES
PARA
IMPRESION
IMPRENTA EXTERNA
PREPARA EL ARTE
IMPRENTA
PROPIA
IMPRENTA DE LA
EMPRESA PREPARA
EL ARTE
EMITIR PRUEBA DE
MAQUINA DEL
IMPRESO
PRUEBA
CORRECTA
?
IMPRIMIR
FORMULARIOS
DIAG51.VSD
VISTOS
VERSION
53
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.05
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
5/11
b) Retiro De Vigencia De Formularios.

ANLISIS DE
UTILIZACIN DE
FORMULARIOS
EVALUAR EL
STOCK DE
FORMULARIOS
MOVIMIENTO
EN EL
SEMESTRE
?
SI
NO
ESTUDIA
CAUSAS
DE NO USO
SE
REQUIERE
USO
?
SI
NO
COMUNICAR
A LAS AREAS
EL RETIRO
DE VIGENCIA
DOCS.
VALORADOS
?
NO
SI
USAR DE
BORRADOR
STOCK DE
FORMATOS
DESTRUIR TODOS
LOS FORMATOS
EN STOCK
MP300.DOC
FIN
VISTOS
VERSION
54
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.05
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
6/11
4.5.5. Formularios
a) Formulario MP300.05.01 : Control de Impresos Codificados.
1) Objetivos
Este formulario tiene el propsito de catalogar todos los formularios que se utilizan en la empresa y
sirve como un instrumento importante en el Sistema de trabajo administrativo pues contiene el
control codificado de los mismos y su descripcin; lo que resulta invalorable en la implantacin
de nuevos formatos, reformulacin del diseo o flujo de los formularios en uso, as como para el
entrenamiento de los nuevos empleados y para el trabajo de Auditora de la Empresa. El
compendio de todos los formatos viene a ser el Manual de Formularios.
2) Presentacin
El Manual de Formularios debe ser una pasta de tipo coleccionable, con divisiones internas en
cartulina con visores, dividido en tantas partes como Sistemas se tienen definidos en la Empresa.
Cada parte tiene todas las instrucciones correspondientes a los formularios utilizados por los
respectivos Sistemas.
El lenguaje a adoptar debe ser simple, objetivo e uniforme, de modo que debe ser asimilado con
facilidad por todos los empleados de la empresa que necesiten accesar a esa informacin.
La Presentacin De Las Hojas Control De Impresos Codificados contiene lo siguiente:
Anverso
Titulo : MANUAL DE FORMULARIOS
Hoja : Campo destinado a la numeracin de las hojas utilizadas en el Manual para cada
formulario.
Reemplaza : Espacio destinado para colocar el Nro. de Hoja que fue sustituida.
Ttulo : Campo destinado para colocar el ttulo del formulario.
Sistema : Campo destinado para colocar el Sistema que utiliza el formulario.
Cdigo : Espacio destinado para colocar el cdigo atribuido al formulario segn el Diagrama
4.7.5.b).
Fecha : Espacio destinado para colocar la fecha a partir de la cual el formulario entra en uso.
Reverso
Nmero: dem al tem 2.1.1.6
Hoja: dem al tem 2.1.1.2
Formulario: dem al tem 2.1.1.4
Orden de Ubicacin de los formularios en el Manual
De acuerdo al orden de codificacin atribuido al formulario dentro de cada Sistema segn el
Diagrama 4.7.5.b).
El Manual esta compuesto de la descripcin completa de la funcin de cada formulario usado en la
Empresa sin dejar dudas respecto a su uso. La descripcin de los formularios contiene los
siguientes puntos:
Finalidad
Contiene la descripcin de lo que se pretende alcanzar con el uso del formulario.
VISTOS
VERSION
55
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.05
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
7/11
Presentacin
Describe la forma de adecuar el formulario, menciona el nmero de juegos por taln, as como el
color de las copias. Otra informacin de inters para la imprenta, tales como gramaje, forma,
impresos y otras caractersticas propias son descritas en el formulario INSTRUCCIONES PARA
IMPRESIN DE FORMULARIOS.
Frecuencia
Determina la frecuencia con que el formulario se emite: Diaria, Semanal, Quincenal, Mensual,
Semestral, Anual, imprevista u otra frecuencia estipulada.
Emisor
Determina quien debe emitir el formulario.
Llenado
Indica cada tem a ser llenado y su modo de llenarlo.
Numero Y Distribucin De Las Copias
Establece el Nro. de copias y sus destinos. Ocasionalmente se puede presentar un flujograma
simple de tramitacin del formulario, mostrando los sectores por los cuales recorre.
Local Y Plazo De Archivo
Determina el local y el tiempo que el formulario original y copia deber quedar archivado para
consultas eventuales.
Reemplazo
Indicar si el formulario est reemplazando a otro. De ser as, se debe mencionar el cdigo del
formulario que est siendo reemplazado.
Vigencia
Fecha a partir de la cual el formulario entra en vigencia.
Referencia
Determina en que normas el formulario tiene referencias en cuanto al uso.
Modelo
Presenta el modelo original o copia en tamao normal, ampliada o reducida para fines de
visualizacin del formulario.
Control
Todo formulario debe tener un cdigo de control, el cual deber estar siempre colocado en el
extremo inferior izquierdo. Tendr por finalidad facilitar las requisiciones, controles, reposiciones,
etc.
A medida que los formularios sean creados, recibirn una codificacin, la cual debe seguir la
siguiente secuencia cronolgica :
Para formularios presentados en hojas sueltas:
Cdigo del formulario
Cantidad
Fecha de la ltima impresin.
Ejemplo: MP300.01.01
2,000 Forms 05/96
Para formularios presentados en blocks:
Cdigo del formulario
Cantidad impresa (en Nro. de blocks, tantos juegos por block y tantas copias por juego).
Fecha de la ltima impresin
Ejemplo: MP300.05.01
100 x 20 x 3 06/96
VISTOS
VERSION
56
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.05
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
8/11
CONTROL DE IMPRESOS CODIFICADOS
HOJA:
________DE_______
MANUAL DE FORMULARIOS
SUSTITUYE:
NUMERO:
TITULO:
HOJA:
SISTEMA
(FRENTE)
CODIGO DE CONTROL:
NUMERO:
FORMULARIO:
HOJA:
___/___/____
(REVERSO)
F3000501.VSD
VISTOS
VERSION
57
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.05
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
9/11
b) Formulario MP300.05.02 : Instrucciones para Impresin de Formularios.

FECHA :
INSTRUCCIONES PARA IMPRESION DE FORMULARIOS

____/____/____
N DE HOJA DE
ESPECIFICACIONES
CODIGO
NOMBRE DEL FORMULARIO
OBJETIVO DEL FORMULARIO
PAPEL
IMPRESION
COPIA
CALIDAD
COLOR
CUERPO
ANVERSO
COLOR
OBSERVACIONES
CUERPO
REVERSO
CABECERA
PIE
ORIG.
1 Cop.
2 Cop.
3 Cop.
4 Cop.
5 Cop.
6 Cop.
7 Cop.
.................. CM A LA DERECHA ................. CM HACIA ABAJO

DIMENSIONES
MARGEN
................. CM A LA IZQUIERDA . .............. CM HACIA ARRIBA

BLOCK
JUEGO
HOJAS SUELTAS
GRAPADO
REDONDO
PRESENTACION
TRAZADO
ORIGINAL Y COPIA
DESGLOSE
SOLO ....................................................................................... COPIA (S)
TALON
.........
COMPOSICION
PEGADO
HOJAS P/BLOCK
MARGEN IZQUIERDA
UNIDO :
ARRIBA
TODO EL JUEGO
NUMERACION
NUMERO DE AGUJEROS :.....................................................................
PAQUETES DE : ....................................................................................
EMBALAJE
HOJAS
BLOCKS
TALONES
AGUJEROS
JUEGO
MARGEN IZQUIERDA
ABAJO
MARGEN DERECHA
LOCAL DE ENTREGA :
ARRIBA
ESTADO DE PRUEBA
VIDA
PROBABLE
DEL
PROYECTO
ENVIAR 2 MODELOS DE IMPRESIN (TALONES, JUEGOS, ETC.)

PARA EL EQUIPO DE ORGANIZACIN Y MTODOS
MUESTRA
ASI COMO LA(S) ...........COPIA(S)
INICIAR EN EL N ................................................
JUEGO POR BLOCK
DEFINITIVO
REVISION
PROYECTO
EXPERIMENTAL
CANT. A IMPRIMIR :
ORGANO SOLICITANTE :
REMITIR PRUEBAS PARA .......................................................................................................................................
............................................................................................................................. Y
AGUARDAR AUTORIZACION PARA LA IMPRESION

PLAZO DE ENTREGA DE LAS PRUEBAS .....................................................................................
PLAZO DE ENTREGA DEL TRABAJO FINAL ............................................................................
PREPARADO EL :
AUTORIZADO EL :
____/____/____
POR : _______________________________________________________________________
NOMBRE
____/____/____
POR : _______________________________________________________________________
NOMBRE
FIRMA
FIRMA
MP300.05.02
VISTOS
VERSION
58
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.05
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
10/11
c) Formulario MP300.05.03 : Revisin para Impresin de Formularios.
REVISION PARA IMPRESION DE FORMULARIO N

TITULO DEL FORMULARIO
ORGANO CONSULTADO:
FECHA ____/____/____
FIRMA DEL REMITENTE
El formulario objeto de esta

revisin es:
ANALISTA
(Subraye, en el ejemplar anexo, la

informacin o firmas indis pensables)
INDISPENSABLE
UTIL
Tache en el ejemplar anexo, la

informacin o rbricas intiles)
INUTIL
QUIEN LO ELABORA?
POR QUIEN LE ES TRANSMITIDO?
QUIEN LO RECIBE EN SU AREA?
A QUIEN SE LE ENVIA?
CON QUE FIN?
ES REGISTRADO?
EN QUE?
POR QUE?
COMO?
ES CONFERIDO?
POR QUIEN ?
ES TRANSCRITO?
EN QUE?
POR QUE?
COMO?
ES DESTRUIDO?
CUANDO?
ES ARCHIVADO?
CUANDO?
POR QUE?
COMO?
POR QUE?
MP300.05.03
VISTOS
VERSION
59
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.05
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
11/11
d) Formulario MP300.05.04 : Reestudio de Formularios.

FECHA :
REESTUDIO DE FORMULARIOS
____/____/____
AL SUBSISTEMA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMTICO, TRAMITAMOS EL FORMULARIO :
............(TITULO DEL FORMULARIO) ............................ .
REESTUDIO CONSIDERANDO LAS SUGERENCIAS QUE A CONTINUACION HACEMOS Y A LA NECESIDAD DE LA PROXIMA REIMPRESION PARA USO DE :
(NOMBRE DEL AREA) .................................................. ................................ ...........................................................
..................... .......................................................................................... ........................
......................................................... .......................................................................................... ............
................ .............................. .......................................................................................... ....................
NECESIDAD DE MAS .......................... COPIAS
DEMASIADO ESPACIO
FALTA DE ESPACIO PARA EL LLENADO
NECESIDAD DE REVERSO CARBONADO
NECESIDAD DE REAGRUPAR LOS DATOS
NECESIDAD DE NUMERACION PRE-IMPRESA
NO PERMITE EL LLENADO A MAQUINA
MALA CALIDAD DE PAPEL O CARTON
LOS ESPACIOS VERTICALES NO ESTAN ALINEADOS CON EL TABULADOR

DE LA MAQUINA
COLOR DEFICIENTE
DESGLOSE IMPERFECTO
FORMATO INADECUADO PARA SU ARCHIVO
TITULO INADECUADO
DIFICULTAD DE LOCALIZARLO EN EL ARCHIVO
OTROS (ESPECIFIQUE)
MARGEN INSUFICIENTE PARA ARCHIVARLO
IMPRESION
ACTUAL
ITEM
EN ANEXO, PARA
APROBADA POR
OYM
PROPUESTA
CANTIDAD USADA MENSUAL

CANTIDAD ACTUALMENTE DISPONIBLE
CANTIDAD A IMPRIMIR
COLOR DEL PAPEL
TIPO DE PAPEL
FORMATO
COLOR DE LA IMPRESION
NUMERO DE COPIAS
PERFORACION
DESGLOSE
PRESENTACION
EMBALAJE
MUESTRAS
SOLICITADO
EL :
_____/____/_____
_____________________________
SOLICITANTE
AUTORIZADO
EL :
ATENDIDO
_____/____/_____
_____________________________
EL :
_____/____/_____
_____________________________
UNIDAD DE LOGISTICA
O YM
MP300.05.04.VSD
VISTOS
VERSION
60
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.06
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
1/3
ANALISIS Y RACIONALIZACION DEL USO DEL ESPACIO FISICO
4.6.1. Finalidad
Optimizar el aprovechamiento de los espacios fsicos de la empresa, adecundolos a un flujo
racional de la informacin, documentacin y otras actividades que el proceso involucre, obteniendo
una utilizacin funcional de los espacios y un adecuado ambiente de trabajo.
4.6.2. Base Legal
4.6.3. Descripcin
a) El rea interesada solicita al equipo de Organizacin y Mtodos, a travs del Sistema de
Planeamiento, un estudio sobre la distribucin y racionalizacin de su espacio fsico.
b) En algunos casos el equipo de Organizacin y Mtodos, sin una solicitud previa del rea
interesada, podr iniciar un estudio de espacio fsico, en caso detecten la necesidad de que se
haga.
c) El Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos, recibe la solicitud, analiza la factibilidad de
dotacin de recursos y de acuerdo al orden de prioridad definido, la encamina al analista
designado.
d) El jefe del equipo de Organizacin y Mtodos efecta el llenado del Formulario MP300.01.01 :
REGISTRO DE TRABAJOS DE ORGANIZACION Y METODOS, archiva una copia y el original
se la alcanza al analista asignado.
e) El Analista elabora la programacin del estudio, utilizando las tcnicas de Organizacin y
Mtodos indicadas en el Subitem 2.1.
f) El analista estudia la organizacin de la empresa, los componentes de los sistemas y los
procedimientos que se desarrollan en la unidades objeto del estudio.
g) El Analista en base al organigrama de la unidad, determinan el nmero y la intensidad de las
comunicaciones entre las diversas reas del rea en estudio. Para la elaboracin del
organigrama podra utilizar la metodologa para levantamiento de informacin presentada en el
Subitem 2.3.
h) El analista levanta las rutinas y elabora los Flujogramas fsicos de los principales procedimientos
que se desarrollan en la unidad, detallando solamente las reas que intervienen en los mismos.
i) El Analista determina las frecuencias aproximadas de cada uno de los procedimientos
diagramados.
VISTOS
VERSION
61
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.06
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
2/3
j) El analista elabora un diseo en escala de la planta con los puestos de trabajo a reorganizar,
incluyendo todos los espacios utilizados y no utilizados del ambiente.
k) Determina con la ayuda de los Flujogramas ya racionalizados , la mejor ubicacin de los puestos
de trabajo, corredores, reas libres, etc., utilizando los principios indicados en el Subitem 2.8.
l) En base al plano de ubicacin de los puestos de trabajo, elabora un anteproyecto con la
localizacin de cada una de ellas dentro del ambiente.
m) Elabora los Flujogramas fsicos con modelos en escala de todos los muebles y equipos de las
dependencias objeto de racionalizacin de sus espacios fsicos.
n) Determina la mejor distribucin interna de cada unidad teniendo en cuenta el cumplimiento de
los requisitos contenidos en el Subitem 2.8.
o) El analista discute la solucin encontrada con los jefes de los empleados de las unidades
involucradas en el estudio e introduce las modificaciones que resulten de la revisin del
anteproyecto.
p) Luego de introducir las modificaciones que el razonamiento amerite, se presenta al anteproyecto
ante el Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos y al Jefe del rea motivo de la
racionalizacin, para su anlisis y aprobacin, indicando para ello, las caractersticas generales
de la propuesta, el alcance y las ventajas de las soluciones propuestas.
q) El analista hace las reformulaciones sugeridas por los Jefes, de ser ese el caso. Elabora el
Proyecto final para someterlo a aprobacin del GCDI, la Gerencia General o Directorio, de
acuerdo a los niveles de autorizacin.
r) El jefe del equipo de Organizacin y Mtodos encamina el proyecto al jefe del Sistema de
Planeamiento, quien lo revisa y encamina al GCDI/Directorio para su aprobacin, proceso
durante el cual puede requerirse una exposicin del jefe del equipo de Organizacin y Mtodos
para aclarar cualquier consulta adicional.
s) Luego de la aprobacin, el analista asesora a los jefes de las unidades involucradas en el
proyecto, con el fin de programar la implantacin, la misma que incluir tiempos, recursos
materiales, personal, plan de adecuacin de instalaciones internas, seguimiento a la
implantacin del proyecto y asesora permanente hasta que concluya la consolidacin del
mismo.
t) Promueve una reunin de los Jefes y empleados de las unidades involucradas, con el objetivo
de facilitar la implantacin, venciendo resistencias y temores, que surgen como consecuencia de
cualquier cambio.
u) El analista inicia y apoya permanente y dedicadamente la implantacin del proyecto, asesorando
a los jefes en la solucin de los obstculos que se presenten, planteando las modificaciones y
ajustes necesarios, que aseguren la ptima implantacin del proyecto.
VISTOS
VERSION
62
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.06
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
3/3
4.6.4. Diagramacin
a) Procedimiento Para El Anlisis Y Racionalizacin Del Uso Del Espacio Fsico.
CASO DE UN LAY OUT
EN FUNCIONAMIENTO
CASO DE UN LAY OUT

A SER IMPLANTADO
Levantar los Datos Necesarios
Levantar los Datos Necesarios
Evaluar la Racionalidad del

Lay - Out
SI
Es el actual Lay-Out
satisfactorio ?
Elaborar el Informe Conclusorio
NO
Considerar Restricciones Fsicas y

Formular Lay - Out
NO
Es viable la reformulacin en
las condiciones actuales ?
SI
Considerar Restricciones
Econmicas a Reformulacin de
Lay - Out
NO
Es vialble la reformulacin ?
SI
Proyectar soluciones alternativas
Revisar las Soluciones

Proyectadas
NO
Las soluciones satisfacen ?
SI
Discutir las Soluciones con la

direccin de la Empresa
NO
Las soluciones fueron

aceptadas ?
SI
Detallar el Proyecto para la

Implantacin
Programar la implantacin
Elaborar el Informe Final
DIAG61.VSD
4.6.5. Formularios :
No requiere.
VISTOS
VERSION
63
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.07
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
1/14
ELABORACION DE LOS MANUALES
4.7.1. Finalidad
Disponer de una gua para la orientacin y consulta de los analistas de Organizacin y Mtodos
para la elaboracin de Manuales.
Establecer un conjunto sistemtico de normas, preceptos y procedimientos, as como las funciones
y tareas que deben cumplir los miembros de la organizacin y la manera como deben ser
realizadas, de acuerdo a la organizacin estructural de la empresa.
4.7.2. Base Legal
Manual de Operacin de Organizacin y Mtodos.
4.7.3. Requisitos
Conocer las tcnicas de Organizacin y Mtodos referentes a esta especialidad y elaborar los
manuales dentro de las normas y patrones de la empresa para este tipo de trabajo.
4.7.4. Descripcin
La realizacin de este Procedimiento comprende cuatro conjuntos diferentes y complementarios de
operaciones :
Elaboracin del Manual de Organizacin.
Elaboracin del Manual de Normas Internas.
Elaboracin del Manual de Operaciones.
Elaboracin de otros Manuales.
a) Elaboracin del Manual de Organizacin.
1) El Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos, analiza la disponibilidad de Recursos Humanos
de la unidad de acuerdo con la prioridad que tenga definida y determina el inicio designando al
equipo que ir ha actuar en el desarrollo del mismo.
2) El coordinador del equipo llena el formulario MP300.01.01 : REGISTRO DE TRABAJOS DE
ORGANIZACION Y MeTODOS y lo guarda en el archivo correspondiente.
3)
El equipo define el contenido del manual que deber constar como mnimo de :
Leyes de Creacin de la empresa.
Estatuto Social.
Organigrama.
Funciones de las unidades.
VISTOS
VERSION
64
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.07
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
2/14
4) El equipo prepara el material que necesitar consultar; el cual, consistir principalmente de los
estatutos, reglamentos organigramas, definicin de funciones de las unidades y todos otros
aquellos documentos que permitan tomar conocimiento de las actividades de la empresa a nivel
de Sistema, Subsistema y/o Proceso.
5) El Equipo deber aplicar sus conocimientos en materia de organizacin, principalmente de
aquellos relacionados a departamentalizacin de actividades, delegacin de funciones,
extensin de control, principios de organizacin, elaboracin de organigramas, tipos de
organizacin, ubicacin de unidades de servicio, definicin de actividades, funcionamiento de
comits, etc.
6) El equipo desarrollar entrevistas con todos los jefes de las unidades, utilizando el formulario
MP300.03.01 : CUESTIONARIO PARA ANALISIS DE ESTRUCTURA para la elaboracin del
formulario MP300.04.01 : CUADRO DE DISTRIBUCION DE FUNCIONES y realiza el anlisis por
unidad administrativa.
7) En base a las funciones a nivel de cada unidad el equipo elabora un funcionograma para cada
departamento.
8) Desarrolla un anlisis completo de toda la informacin obtenida a fin de definir las funciones de
las unidades que conforman la estructura.
9) El equipo somete el estudio a la apreciacin de los Jefes de las unidades involucradas, con el
propsito de enriquecerlo mediante los conocimientos especficos de las reas, asegurando su
colaboracin e inters en la etapa posterior de implantacin.
10)
Se introduce las recomendaciones que el anlisis recomiende.
11)
Elaboran un anteproyecto para someterlo a la apreciacin del jefe del Equipo de
Organizacin y Mtodos, explicando las caractersticas, el alcance y las ventajas de las
propuestas.
12)
El equipo efecta las alteraciones sugeridas por el Jefe del Equipo de Organizacin y
Mtodos, de ser el caso, y elabora el proyecto final.
13)
El jefe del Equipo de Organizacin y Mtodos gestiona el Proyecto al Jefe del Sistema de
Planeamiento a travs del Jefe del subsistema de Desarrollo Organizacional e Informtico.
14)
El Jefe del Sistema de Planeamiento evala el proyecto y lo encamina a la Gerencia
General para su gestin de aprobacin ante el Directorio.
15)
Luego de la aprobacin del proyecto y de su autorizacin de implantacin, el equipo prepara
conjuntamente con el jefe del Equipo de Organizacin y Mtodos y los Jefes responsables de la
implantacin del manual, el programa y Cronograma de implantacin incluyendo tiempos,
recursos humanos y materiales.
VISTOS
VERSION
65
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.07
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
3/14
16)
Una vez implantado el manual, el Equipo de Organizacin y Mtodos ejercer el papel de
coordinacin y ejecucin directa de actualizacin del manual, mantenindolo en condiciones de
pleno uso.
b) Elaboracin del Manual de Normas Internas.
1) El Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos, analiza la disponibilidad de Recursos Humanos
de la unidad de acuerdo con la prioridad que tenga definido y determina el inicio designando al
equipo que ir ha actuar en el desarrollo del mismo.
2) El coordinador del equipo llena el formulario MP300.01.01 : REGISTRO DE TRABAJOS DE
ORGANIZACION Y METODOS y lo guarda en el archivo correspondiente, detallando los
siguientes tems :
Tapa y contratapa.
Hoja
ndice
Introduccin
Contenido
Substitucin de Normas
Actualizacin
3) El Equipo define el contenido de Manual de Normas Internas que deber constar como mnimo
de :
Introduccin : Explicando el Objetivo, la presentacin, el contenido y la forma de utilizar y
mantener el manual.
Normas Internas : Expresando los procedimientos a ser utilizados en la empresa, excepto
aquellos incluidos en los respectivos manuales de operaciones ya implantados.
4) El equipo prepara el material que necesitar consultar. Este material consistir en todos los
documentos normativos existentes en la empresa, tales como resoluciones, actas e
instrucciones de servicio.
5) El equipo revisar las tcnicas de Organizacin y Mtodos para redaccin, presentacin,
divulgacin y aprobacin de documentos normativos.
6) Elabora el borrador de la Norma bsica que norme la redaccin, presentacin, divulgacin y
aprobacin de las Normas Internas de la empresa.
7) El equipo somete el borrador de la Norma Bsica a al apreciacin del Jefe del equipo de
Organizacin y Mtodos explicando las caractersticas, el alcance y las ventajas de la creacin
del manual de Normas Internas (Tcnica 9).
VISTOS
VERSION
66
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.07
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
4/14
8) Introduce las modificaciones sugeridas por el Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos ,
cuando sea el caso, y elabora el proyecto final de la norma bsica.
9) El Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos encamina el proyecto al jefe del Sistema de
Planeamiento a travs del jefe del Subsistema de Desarrollo Organizacional e Informtico.
10)
El jefe del Sistema de Planeamiento revisa el proyecto y lo encamina a la Gerencia General
para su gestin de aprobacin ante el Directorio.
11)
Luego de su aprobacin y autorizacin de implantacin, el equipo prepara conjuntamente
con el Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos, el programa de implantacin del manual de
Normas Internas, que constar de las siguientes etapas :
Adecuacin de los documentos normativos existentes a los patrones establecidos en la Norma
Bsica (Subitem 2.9).
Obtencin de la aprobacin de los proyectos elaborados en el tem anterior de parte del
Directorio.
Reproduccin de normas aprobadas e incluso el empaste normalizado para confeccionar el
manual.
Distribucin y divulgacin del manual entre las diversas unidades.
Implantado el manual, el equipo de Organizacin y Mtodos ejercer la funcin de coordinacin
y ejecucin directa de la actualizacin del manual, conforme se ha establecido en la Norma
Bsica.
c) Elaboracin del Manual de Operacin.
1) En base a la programacin del Programa de Desarrollo Institucional y constituido el Grupo de
Trabajo (GT), el analista designado para dar el apoyo tcnico al GT, estudia las polticas y
normas existentes en la empresa sobre la elaboracin de manuales, as como la documentacin
que hubiere sobre el tema.
2) Se rene el GT definindose un coordinador, el cual ser asesorado por el analista, quien
explica el objetivo de las caractersticas del trabajo a desarrollar.
3) Se determina el alcance y los lmites del manual, definindose hasta donde fue posible definir el
contenido del mismo.
4) El GT elabora la programacin del trabajo, la cual incluye personal, materiales, impresos,
montaje, distribucin, Cronograma, etc.
5) Se define el personal que intervendr en la elaboracin del manual y en la funcin a ser
desempeada por los miembros.
6) Se define la informacin que deber obtenerse para la elaboracin del manual y el grado de
profundidad que se le dar a la investigacin.
VISTOS
VERSION
67
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.07
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
5/14
7) Se determinar el mtodo que se utilizar para la investigacin, conforme al Subitem 2.1: Etapas
Comunes en el Desarrollo de Estudios de Organizacin y Mtodos y al Subitem 2.3 : Tcnicas
de Levantamiento de Datos y Antecedentes.
8) Se determina el grado de anlisis y racionalizacin del procedimiento o actividad motivo del
manual.
9) Se ejecuta la etapa de levantamiento de informacin de acuerdo con el programa establecido y
con las normas contenidas en el Subitem 2.3.
10)
El GT desarrolla las etapas de anlisis y diagnstico para la racionalizacin de
procedimientos que sern introducidos en el manual.
11)
Una vez que la totalidad del material del manual est listo, se prepara el ndice y se ordena
el material en la misma secuencia, conforme se establece en el Subitem 2.10 : Indicaciones
Bsicas para Elaboracin de Manuales de Operacin.
12)
El GT elabora el manual tomando en cuenta las normas de la empresa sobre la estructura y
normalizacin de manuales.
13)
El borrador del manual deber ser confrontado con la organizacin y los procedimientos en
los puestos de trabajo, en los casos de que estos ya estuvieran implantados, discutiendo con las
jefaturas y empleados involucrados.
14)
Introducidas las modificaciones, producto del proceso anterior, el GT entregar al equipo de
Organizacin y Mtodos para su revisin final y por su intermedio al Grupo Coordinador del
Desarrollo Institucional para la aprobacin del documento y de su implantacin.
15)
Luego de su aprobacin y de su autorizacin de implantacin, el analista prepara,
conjuntamente con el Jefe del equipo de Organizacin y Mtodos y los jefes responsables de la
implantacin, el programa de implantacin, incluyendo tiempos, recursos humanos y materiales.
16)
Prepara junto con la unidad de entrenamiento y los jefes responsables el plan de
entrenamiento de personal.
17)
Promueve una reunin de Jefes y empleados de las unidades involucradas con el objeto de
facilitar la implantacin venciendo las resistencias y los temores que surgen como consecuencia
de cualquier cambio organizacional.
18)
El analista inicia y apoya permanentemente la implantacin del proyecto asesorando a los
jefes en la solucin de los obstculos que se les presentaren.
19)
Implantado el manual, el equipo de Organizacin y Mtodos iniciar la funcin de
coordinacin y ejecucin directa de la actualizacin del manual, mantenindolo siempre en
vigencia.
VISTOS
VERSION
68
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.07
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
6/14
d) Elaboracin de otros Manuales.

De modo general podemos expresar que un Manual comienza a justificarse en la empresa cuando,
debido a su tamao y complejidad, los empleados comienzan a perder la visin del conjunto,
desconociendo la importancia que sus actividades puedan tener para otras unidades orgnicas, de
manera que no llevan a cabo adecuadamente las rutinas que de ellos se necesita para el
funcionamiento bsico de la empresa ya que tiene dudas de su propia autoridad y responsabilidad
debido a la creacin de nuevas funciones y sectores.
Es posible que se pretenda agrupar en un solo documento este conjunto de ideas, polticas,
normas y procedimientos cuyas caractersticas correspondan a una actividad especfica, y que no
formen el conjunto de funciones de una unidad, tales como manuales del Chofer, del Jefe Zonal, de
Seguridad e Higiene Industrial, etc.
La elaboracin de los mismos depender del criterio del Jefe del Equipo de Organizacin y
Mtodos y de la fundamentacin de la necesidad de parte del responsable del rea interesada.
Dicha elaboracin deber obedecer los procedimientos descritos para los otros manuales.
VISTOS
VERSION
69
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.07
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
7/14
4.7.5. Diagramacin
a) Procedimiento Para Elaboracin De Manuales.
EXISTE
MANUAL
?
SI
DEFINIR
RESPONSABLES
DE EVALUACION
NO
ESTUDIAR Y
EVALUAR MANUAL
DEFINIR
OBJETIVOS
ES
APROPIADO
?
DEFINIR
RESPONSABLES DE
ELABORACION
SI
NO
ESTUDIO PREVIO
DE LA
ORGANIZACION
EFECTUAR
LOS AJUSTES
PLANEAMIENTO
Y PROGRAMACION
DE TRABAJOS
DIAGNOSTICO Y
DISEO
EFECTUAR
AJUSTE
NO
APROBADO
?
SI
IMPLANTACION
Y SEGUIMIENTO
FIN
DIAG71.VSD
VISTOS
VERSION
70
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.07
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
8/14
b) Sistema de Codificacin de Documentos de Gestin.
Formato General :
IDENTIFICACIN DEL
REA DE ACTUACIN
EN LA ESTRUCTURA
FUNCIONAL
pp
ff
Formulario
Procedimiento
Actividad
Proceso
SubSistema
Identificacin del Sistema

Empresarial segn la
siguiente Tabla :
S = Asesora
O = Operacional
C = Comercial
A = Administrativo
F = Contabilidad y Finanzas
P = Planeamiento
Identificacin del Tipo de Documento

segn la siguiente Tabla :
E = Especificacin Tcnica
M = Manual de Gestin
N = Normas Administrativas
R = Reglamento
S = Manual de Sistema Aplicativo
T = Normas Tcnicas / Operativas
U = Manual de Usuario de Sistema Aplicativo
ORGA10.DOC
VISTOS
VERSION
71
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.07
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
9/14
4.7.6. Formularios
a) Formulario MP300.07.01: Manual de Organizacin.
1) Objetivo
Este formato se utiliza para plasmar la Estructura Orgnica y las funciones de cada unidad,
facilitando la incorporacin de informacin bsica que este tipo de Manual debe contener.
2) Presentacin
El Manual de Organizacin es un documento que contiene la estructura Organizacional de la
Empresa y las funciones de cada unidad.
La presentacin de las hojas del Manual de Organizacin es la siguiente :
Titulo : Manual de Organizacin
Sistema : Campo destinado para colocar el Sistema del cual se est describiendo su estructura
orgnica y atribuciones.
Subsistema : Idem a 2.2 pero referido al Subsistema.
Asunto : Idem a 2.2 pero referente al componente del Subsistema
Documento de Aprobacin : N de documento de Aprobacin del Manual
Fecha de Vigencia : Campo destinado a colocar la fecha que entra en vigencia el contenido del
documento.
Hoja : Campo destinado a la numeracin de las hojas utilizadas en el Manual
3) Llenado del Formulario
El Manual de Organizacin debe contener por lo menos :
Objetivos y Polticas Generales de la Empresa

Organigrama General
Estructura Organizacional
Base Legal
Responsabilidades, Atribuciones y niveles de dependencia de las diversas unidades orgnicas.
VISTOS
VERSION
72
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.07
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
10/14
MANUAL DE ORGANIZACIN
SISTEMA
DOCUMENTO DE APROBACION :
SUBSISTEMA :
HOJA
FECHA DE VIGENCIA
ASUNTO
DE
MP300.07.01
VISTOS
VERSION
73
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.07
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
11/14
b) Formulario MP300.07.02 : Manual De Normas Internas

1) Objetivo
Se utiliza para plasmar las Normas Internas de la empresa para cada una de sus reas de
actuacin.
2) Presentacin
El Manual de Normas Internas es un folder de tipo coleccionable con divisiones al interior en
cartulina con visores, dividido en tantas partes como Sistemas que estn definidos en la Empresa.
Cada parte tiene el contenido completo de las normas que rigen las actividades de cada sistema y
que se desarrollan aplicando la tcnica indicada en el Subitem 2.9.
Titulo : Norma Interna.
Cdigo : Campo destinado para colocar el cdigo atribuido a la Norma Interna segn el
Diagrama 4.7.5.b) del presente Manual.
Hoja : Campo destinado a la numeracin de las hojas utilizadas en el Manual para cada Orden
interna seguido del N total de hojas que conforman la O.I.
separados por una diagonal
invertida.
Sistema, Subsistema : Campos destinados para colocar el Sistema y Subsistema que debe
supervisar, controlar y orientar en cuanto a la correcta aplicacin de la Orden Interna.
Asunto : Descripcin suscrita que sugiera el objetivo de la Orden Interna.
Fecha de Vigencia : Espacio destinado para indicar la fecha a partir de la cual la norma rige.
Reemplaza : Espacio destinado para indicar el cdigo de las Ordenes Internas que fueron
Substituidas.
Firma y Sello de Autorizacin : Firma de la persona facultada para autorizar la aplicacin de la
Norma.
VISTOS
VERSION
74
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.07
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
12/14
CODIGO :
NORMA INTERNA
HOJA :
DE
SUBSISTEMA :
SISTEMA :
ASUNTO :
REEMPLAZA :
FECHA DE VIGENCIA :
FIRMA Y SELLO DE AUTORIZACION
MP300.07.02
VISTOS
VERSION
75
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.07
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
13/14
c) Formulario MP300.07.03 : Manual De Operacin

1) Objetivo
Se utiliza para plasmar las tcnicas y metodologa de los procedimientos que corresponden a un
determinado sistema.
2) .Presentacin
El Manual de Operacin es un folder de tipo coleccionable dividido en tantas partes como
procedimientos contenga para el Sistema al cual est referido, los cuales resultaron como
producto de aplicar la Tcnica del Subitem 2.5.
Sistema, Subsistema : Campos destinados para colocar el Sistema y Subsistema que debe
supervisar, controlar y orientar en cuanto a la correcta aplicacin de los Procedimientos.
Cdigo : Campo destinado para colocar el cdigo atribuido al Procedimiento segn el Diagrama
4.7.5.b)., del presente Manual.
Procedimiento : Descripcin suscrita que sugiera el objetivo del Procedimiento.
Hoja : Campo destinado a la numeracin de las hojas utilizadas en el Manual para cada
Procedimiento seguido del N total de hojas que conforman dicho Procedimiento, separados por
una diagonal invertida.
Firmas Aprobatorias : Firmas de las personas facultadas para aprobar la aplicacin del
Procedimiento.
Versin : Indicacin del Nmero de Versin del Procedimiento.
Fecha de Vigencia : Espacio destinado para indicar la fecha a partir de la cual el procedimiento
rige.
VISTOS
VERSION
76
FECHA
PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
MP300.07
PLANEAMIENTO
SUBSISTEMA

HOJA
PROCEDIMIENTO
13/14

PROCEDIMIENTO
CODIGO
SISTEMA
SUBSISTEMA
HOJA
PROCEDIMIENTO
DESCRIPCION
VERSION
FIRMAS APROBATORIAS
FECHA DE VIGENCIA
MP300.07.03
VISTOS
VERSION
77
FECHA
LATIN CONSULT
ESTTICA
SABESP
RODOLFO RETAMOZO
4.8. MECANISMOS DE EVALUACION Y CONTROL DE GESTION

Para el Clculo del ndice de Desarrollo de Proyectos (IDP) :
Mensual :
Nro.de Actividades Ejecutadas A
IDPM
X 100
=
Nro. de Actividades Programadas
Acumulado :
A
IDPA
X 100
B
/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_6/318987431.doc
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RODOLFO RETAMOZO
5. PLAN DE IMPLANTACION
El inicio de la implantacin de la funcin de Organizacin y Mtodos y Anlisis de Procesos
debe considerar dos elementos importantes:
La Seleccin y el entrenamiento que resultar de mucha ayuda en el apoyo a los
empleados que pasarn a cumplir esta funcin, ya que se prev que carecen de la
experiencia y conocimiento necesarios para ejercer la funcin que estn asumiendo.
La Formulacin de un Manual de Organizacin y Mtodos por la misma razn que el
elemento anterior. Adems el grupo de Organizacin y Mtodos y Anlisis de Procesos
podr aprovechar toda las ventajas en cuanto a aplicacin Metodolgica para elaborar el
resto de Manuales.
El Manual de Organizacin y Mtodos, deber contener toda la base terica, tanto como
las herramientas tcnicas y adecuadas para el desempeo de las actividades de
Organizacin y Mtodos, en base a un compendio de conceptos, principios y tcnicas que
servirn de elemento de orientacin y consulta a los analistas. Este deber ser actualizado
de acuerdo al nivel de asimilacin de parte de los analistas y considerando las nuevas
tcnicas aplicables a la empresa.
La implantacin del Modelo de Organizacin y Mtodos y Anlisis de Procesos considera
dos etapas bsicas:
Formalizacin de la Funcin Organizacin y Mtodos y Anlisis de Procesos e
Implantacin del Modelo de Organizacin y Mtodos y Anlisis de Procesos.
En la primera etapa se definen los elementos normativos necesarios y la conformacin del
grupo que tendr a su cargo las actividades de Organizacin y Mtodos y Anlisis de
Procesos. Al inicio el modelo ser asimilado y adaptado a las caractersticas propias de la
empresa adecuando el Manual de Operaciones de Organizacin y Mtodos. Culminada
esta etapa, la empresa estar apta para la implantacin del Modelo de Organizacin y
Mtodos y Anlisis de Procesos.
La implantacin propiamente dicha del modelo ser la segunda etapa, debiendo tener
definido el soporte operacional del grupo, dotarlo de recursos materiales necesarios y
promover el entrenamiento especfico a modo de seminarios, cursos, talleres, etc.;
relacionado con las tcnicas de Organizacin y Mtodos consideradas en el Modelo dirigido
al personal designado.
Un esquema General que seala las actividades principales a cubrir en cada etapa del
Plan de Implantacin es el siguiente:
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Etapa 1
Formalizacin de la Funcin de Organizacin y Mtodos y Anlisis de

Procesos.
Tarea 1
Establecer el Grupo de Trabajo

1. Nombrar el personal del Grupo.
2. Definir la Organizacin y Funciones del Grupo.
3. Aprobar el Grupo.
4. Instalar el Grupo.
Tarea 2
Preparar el Manual de Operaciones de Organizacin y Mtodos

1. Estudiar el Modelo General de Planeamiento y Desarrollo
Organizacional y Anlisis de Procesos.
2. Adaptar el Modelo General a las caractersticas de la
empresa:
La organizacin Interna del Grupo de Planeamiento y
Desarrollo Organizacional y Anlisis de Procesos
Mtodos.
Los procedimientos normativos, las rutinas y flujos.
Los formularios a ser utilizados.
Las Tcnicas de Anlisis y los elementos de seguimiento.
3. Preparar el Manual de Operaciones.
4. Aprobar el Manual.
Etapa 2
Implantacin del Modelo de Organizacin y Mtodos y Anlisis de

Procesos.
Tarea 1
Establecer el Grupo de Organizacin y Mtodos y Anlisis de Procesos.

1. Definir el personal necesario.
2. Definir Instalaciones fsicas y otros recursos para el funcionamiento.
3. Establecer formalmente la Funcin de Org. y Mtodos.
4. Nombrar al personal del Grupo.
5. Entrenar al personal.
6. Brindar los recursos materiales necesarios.
7. Instalar el Grupo.
Tarea 2
Implantar el Modelo de Organizacin y Mtodos l y Anlisis de Procesos.

1. Definir prioridades de accin.
2. Definir Sistema de Trabajo.
3. Elaborar el Plan Anual de Trabajo.
4. Elaborar la programacin de actividades.
5. Iniciar el desarrollo de actividades.
Tarea 3
Anlisis y Evaluacin de la Implantacin

1. Determinar los indicadores
2. Ajustar Metas, Estrategias y Procedimientos de Implantacin.
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SABESP
RODOLFO RETAMOZO
6. GLOSARIO
Accin: Efecto o resultado de hacer.
Actividad: Conjunto de las tareas propias de una persona o entidad.
Alcance: Lo que se va a conseguir, lograr, obtener. Lo que comprende o se entiende.
Anexo: Documento o pieza que, como comprobante , se agrega al fin de un manuscrito o
impreso.
Catastro: Censo de fincas urbanas, rurales.
Componente: Cada uno de los elementos que intervienen en la formacin de un todo.
Concepto: Pensamiento expresado con palabras. Sentencia, agudeza. Juicio, opinin,
fama, reputacin.
Conceptual: Que pertenece o se refiere al concepto.
Cuadro: Marco (cerco de algunas cosas)
Diseo: Descripcin o bosquejo de alguna cosa hecho por palabras.
Dossier: Expediente (conjunto de documentos que se refieren a un asunto)
Enfoque: Descubrir y comprender la esencia de un asunto para tratarlo o resolverlo con
acierto.
Enfoque Conceptual: Expresar y/o representar la esencia de un asunto para tratarlo o
resolverlo con acierto.
Estrategia: Habilidad, destreza y pericia para dirigir un asunto. El conjunto de reglas que
aseguran una decisin ptima en cada momento.
Esquema: Representacin grfica y simblica de cosas materiales atendiendo solo a sus
lneas o caracteres ms significativos y que se somete a deliberacin de un concilio.
Estructura: Conjunto de elementos solidarios entre s o cuyas partes son funciones unas
de otras. Hay en ellas enlace y funcin ms que adicin y fusin.
Figura: Forma exterior y peculiar de cada cuerpo.
Flujo: Movimiento de las cosas fluidas.
Flujograma: Representacin grfica de las cosas.
Funcin: Capacidad de accin o accin propia de los cargos y oficios.
Implantar: Plantear (establecer sistemas, instituciones, reformas, etc.).
Ingerir (introducir una cosa en otra)
Implementar: Llevar a cabo, realizar, ejecutar. Poner en practica, aplicar
Integral: Dcese de las diferentes partes que entran en la composicin de un todo.
Institucional: Relativo a cualquiera de las organizaciones fundamentales de un estado,
nacin o sociedad.
Inventario: Asiento de los bienes de las personas o de una comunidad.
Lineamiento: Dibujo de un cuerpo por el cual se distingue y conoce su figura.
Manual: Libro en que se compendia lo sustancial.
Meta: Fin al que se dirigen las acciones.
Mtodo: Modo habitual de obrar o proceder.
Misin: Poder que se da a una persona para ir a desempear un cometido.
Modelo: Ejemplar o muestra que sigue o a que se ajusta quien ejecuta una obra de arte u
otra cosa. Designacin del modo de ser de ciertas realidades. Representacin en pequeo
de una cosa. Realidad en estado de perfeccin.
Necesidad: Falta o carencia de las cosas indispensables para subsistir.
Norma: Pauta, Regla de conducta
Objetivo: Fin, intento o propsito de una operacin.
Operacin: Accin de operar.
Operar: Realizar o llevar a cabo algo. Obrar, trabajar o ejecutar diversos menesteres u
ocupaciones.
Operativo: Dcese de lo que obra y produce un efecto.
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ESTTICA
SABESP
RODOLFO RETAMOZO
Organigrama: Representacin grfica de la estructura formal de la organizacin de una

empresa indicando las lneas de autoridad, responsabilidad y coordinacin.
Organizacin: Disposicin, Orden.
Plan: Extracto, apunte, escrito en que se expone la traza o disposicin general de una
cosa.
Poltica: Orientaciones o directrices que rigen la actuacin de una persona o entidad en un
asunto o campo determinado.
Programa: Anuncio de las partes que ha de tener o de las condiciones a que se ha de
sujetar alguna cosa. Declaracin previa de lo que se piensa hacer en una materia.
Procedimiento: Mtodo de hacer algunas cosas.
Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de una operacin artificial.
Recurso: Bienes o medios de subsistencia.
Regla: Razn, medida, norma a que se han de ajustar las acciones para que resulten
rectas.
Sistema : Conjunto ordenado de cosas que tienen relacin entre s y contribuyen a un fin.
SubSistema: Conjunto debajo o accin secundaria al sistema.
Tctico: Arte de poner en orden las cosas. Sistema que con disimulo y habilidad se
emplea para lograr un fin.
Tarea: Obra o trabajo que debe hacerse en tiempo limitado.
Recursos
Tomo: Cada una de las partes de una obra impresa o manuscrita con paginacin propia y
encuadernacin separadamente.
Volumen: Libro encuadernado, que puede ser obra completa, o uno o ms tomos de ella, o
ya est constituido por dos o ms escritos diferentes.
* Fuente de Datos : Enciclopedia Sopena
82

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PROCEDIMIENTO

PROGRAMACION, EJECUCION, CONTROL Y EVALUACION DE LOS TRABAJOS

PROGRAMACION, EJECUCION, CONTROL Y EVALUACION DE LOS TRABAJOS

1) Programacin del trabajo.

d) Una vez implantado el trabajo, el analista efectuar las anotaciones correspondientes en el

PROGRAMACION, EJECUCION, CONTROL Y EVALUACION DE LOS TRABAJOS

PROGRAMACION, EJECUCION, CONTROL Y EVALUACION DE LOS TRABAJOS

PROGRAMACION, EJECUCION, CONTROL Y EVALUACION DE LOS TRABAJOS

DESCRIPCION SUSCINTA DE LA ACTIVIDAD

FECHA DE CONCLUSION DE LA ACTIVIDAD

SUBSISTEMA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

Ejecucin del Programa de Desarrollo Institucional :

Control del Programa de Desarrollo Institucional :

Grupo Coordinador del Desarrollo

Grupo Coordinador del Desarrollo

Directorio y Grupo de Desarrollo

Grupo Coordinador del Desarrollo

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

Elabora el Diagrama General de Control de Proyectos del Programa de Desarrollo Institucional,

Archiva los informes como parte de la documentacin de los respectivos proyectos.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

Tcnica de Levantamiento de Datos y Antecedentes (item 2.3).

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

ACTA DE REUNION DEL GRUPO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

RESUMEN DEL ACTA ANTERIOR :

PROYECTO DE AGENDA PARA LA SIGUIENTE REUNION :

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

b) Formulario MP300.02.02 : Diagrama General de Control de Proyectos.

DIAGRAMA GENERAL DE CONTROL DE PROYECTOS

FEC HA : 11/ 11/ 1995

Revisin y Actualizacin de la Estructura Orgnica.

PLANEAMIENTO ORGANIZACIONAL Y SOPORTE

Optimizacin de Procedimientos - rea Comercial GT2

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

c) Formulario MP300.02.03 : Informe Mensual de Seguimiento a los Proyectos.

FORMULARIO MP300. 02. 03

INFORME MENSUAL DE SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS

(*) Indicar T = Termin ada, P = Pendiente, XX% = Porcentaje de Avance

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

CONTROL MENSUAL DE SEGUIMIENTO AL PROYECTO

FEC HA DE TER M INO

PREPARACION DEL MANUAL DE GESTION

1.1 Nombrar el Personal del GT

2.2 Adaptar el Modelo

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO

d) Formulario MP300.02.04 : Seguimiento del Proyecto.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL E INFORMATICO

ROL DEL EQUIPO DE ORGANIZACION Y METODOS EN EL PROCESO DE DESARROLLO