Manual de Archivos de Oficina PDF

MANUAL DE ORGANIZACIN DE
ARCHIVOS DE OFICINA
Edicin actualizada en Noviembre de 2003
1
Servei dArxiu i Registre. Arxiu General/Servicio de Archivo y Registro. Archivo General.
Tel.: 965903400-ext. 2409. Fax: 965909757. E-mail: Arxiu@ua.es
http://www.ua.es/es/bibliotecas/archivo_generaln/index.html
SUMARIO
1. INTRODUCCIN
1.1. Diferencias entre un almacn de papel y un Archivo de documentos . p. 4
1.2. Por qu ha de existir un Archivo en la Universidad? . p. 4
1.3. Qu documentacin forma parte del Archivo de la Universidad de
Alicante? . p. 5
1.4. Qu elementos constituyen el Sistema de Archivos de la Universidad
de Alicante? ... p. 6
1.5. Fases del ciclo de vida de los documentos . p. 6
2. EL ARCHIVO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE .. p. 7
3. LOS ARCHIVOS DE GESTION O DE OFICINA. PRINCIPIOS BSICOS
PARA SU ORGANIZACIN .. p. 9
3.1. Documentacin de apoyo informativo. p. 10
3.2. Agrupacin de los documentos administrativos .. p. 11
1. Correspondencia . p. 11
2. Libros de registro p. 12
3. Expedientes . p. 12
4. Series documentales p. 14
3.3. Clasificacin de los documentos.. p. 15
1. El cuadro de clasificacin . p. 15
2. Proceso de clasificacin p. 19
3. Clasificacin de la correspondencia .. p. 21
3.4. Ordenacin fsica y sealizacin . p. 24
3.5. Instalacin y conservacin .. p. 26
1. Material de archivo de oficina p. 27
2. Mobiliario de archivo de oficina p. 28
3. Medidas preventivas para la conservacin de los documentos p. 30
4. TRANSFERENCIAS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN AL ARCHIVO
GENERAL
4.1. Definicin . p. 31
4.2. Documentos que se han de eliminar en las oficinas . p. 31
4.3. Procedimiento de transferencias de documentos al Archivo General .. p. 32
5. PROCEDIMIENTO DE PRSTAMO DE DOCUMENTOS .. p. 38
6. LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS
6.1. Introduccin . p. 40
6.2. Problemtica de los documentos electrnicos en los archivos p. 41
6.3. Recomendaciones de aplicacin en los archivos de gestin p. 44
2
Bibliografa bsica . p. 49
ANEXO I. Hoja de previsin de transferencia de documentos . p. 50
ANEXO II. Modelo de etiqueta de carpetas de expedientes . p. 52
ANEXO III. Modelo de tejuelo para cajas de archivo ... p. 54
ANEXO IV. Hoja de transferencia de documentos ... p. 56
ANEXO V. Recomendaciones para la ordenacin alfabtica de nombres de
persona . .. p. 58
3
1. INTRODUCCIN
1.1. Diferencias entre un almacn de papel y un archivo de documentos:
(tomado de la web del Archivo de la Universitat Politcnica de Catalunya)
ALMACEN DE PAPEL
1. Papeles apilados, diarios, boletines,
fotocopias...
2. Pocas personas saben lo que hay.
3. Los documentos llegan como pueden.
4. Cada persona conserva o elimina lo
que le parece oportuno.
5. Es difcil encontrar y consultar un
documento.
6. Todo el mundo puede acceder.
7. No hay normas de archivo ni de
clasificacin.
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Documentos importantes que hay que
conservar clasificados y ordenados.
Inventario de los documentos con la
descripcin correspondiente.
Traslado organizado.
Criterios nicos de conservacin y
eliminacin.
Consulta y prstamo de la documentacin
de forma gil.
Acceso para el personal autorizado.
Manual de gestin de documentacin y
archivos y cuadro de clasificacin
corporativo.
1.2. Por qu ha de existir un Archivo en la Universidad?
Porque el importante incremento del volumen documental de la Universidad

hace necesaria la normalizacin de la gestin de la documentacin
administrativa, as como la aplicacin de criterios de calidad y eficacia en la
organizacin y acceso a la documentacin que genera la Universidad.
Porque la legislacin espaola establece que los organismos pblicos estn

obligados a organizar y conservar los documentos que generen en el
ejercicio de sus actividades.
Porque toda la documentacin producida por la Universidad de Alicante forma

parte de su patrimonio documental y de su memoria histrica.
4
1.3. Qu documentacin forma parte del Archivo de la Universidad

de Alicante?
El Archivo est formado por el conjunto orgnico de documentos de cualquier
fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos por los rganos
rectores y de gobierno, y las personas fsicas al servicio de la Universidad de
Alicante en el desarrollo de su actividad administrativa, docente e investigadora,
as como las donaciones o cesiones de personas fsicas o jurdicas ajenas a la
Universidad; organizados y conservados para la gestin administrativa y la
informacin, as como para la investigacin y la cultura.
Quedan incluidos, por lo tanto, los fondos documentales de la siguiente
naturaleza:
Documentos de los rganos de gobierno de la Universidad.
Documentos relativos al desarrollo normativo y/o jurdico de los
diferentes mbitos de la Universidad de Alicante.
Correspondencia y escritos de los diferentes rganos y cargos
acadmicos.
Expedientes acadmicos de los estudiantes.
Documentos del presupuesto de la Universidad.
Expedientes de personal (docente y de Administracin y
Servicios).
Publicaciones institucionales y memorias.
Expedientes de investigacin.
Y todos aquellos documentos y expedientes que reflejen las
actividades de la Universidad y de sus miembros.
5
1.4. Qu elementos constituyen el Sistema de Archivos de la Universidad

de Alicante?
Los archivos de gestin u oficina, que conservan la documentacin que

generan hasta el final de su tramitacin y durante el periodo de vigencia
administrativa, que en lneas generales se estima de 3 a 5 aos.
El Archivo General, unidad especializada en las funciones de gestin,

conservacin (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos.
Ambos tipos de archivos forman parte del Sistema Archivstico de la
Universidad de Alicante y responden a las diferentes fases del ciclo de vida
de la documentacin administrativa. Los documentos de Archivo son los
mismos desde que se producen en la oficina hasta que son depositados en un
archivo histrico; sin embargo su valor y su funcin van modificndose en
las sucesivas etapas, correspondiendo a cada etapa un tipo de archivo
distinto.
1.5. Fases de ciclo de vida de los documentos

FASE
1. ACTIVA
FUNCIN
Documentacin en
trmite.
Vigencia
administrativa y
consulta frecuente.
2. SEMIACTIVA Consulta espordica.
Evaluacin para su
seleccin y expurgo.
DURACIN
3 a 5 aos
3. INACTIVA
A partir de 25
aos (valor
permanente)
Valor histrico y
conservacin
permanente.
De 3/6 a 25
aos
LOCALIZACIN
Archivos de
oficina o de
gestin
Archivo
Intermedio
(integrado en el
Archivo General)
Archivo General
6
2. EL ARCHIVO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE

El fondo del Archivo General se forma principalmente a partir de las
transferencias de los archivos de oficinas de rganos, servicios, centros, etc de la
Institucin, siendo imprescindible, por lo tanto, una buena coordinacin entre el
Archivo General y los archivos de oficinas para trabajar conjuntamente en la
consecucin de los siguientes objetivos:
Normalizar los procedimientos de organizacin de los documentos

en las oficinas para facilitar una gestin rpida y eficaz por parte de las
unidades administrativas durante el periodo inicial en el que los
expedientes se tramitan y custodian en las propias oficinas.
Establecer las transferencias de las series documentales al Archivo

General de forma y manera que los documentos se mantengan
organizados y accesibles para la comunidad universitaria y para la
sociedad en general, en el contexto en el que se generaron.
Sentar las bases para el establecimiento de un Sistema que permita la

gestin global e integrada de la documentacin institucional,
independientemente de su soporte fsico y de la fase del ciclo de vida en
que se encuentre, a partir de los siguientes instrumentos de tratamiento
uniforme de los documentos:
El cuadro de clasificacin y codificacin de los documentos

y los expedientes, de acuerdo con la estructura orgnica y las
funciones que se desempean en la Universidad.
El calendario de conservacin y eliminacin de los

documentos de acuerdo con la normativa de la Universidad.
El sistema de descripcin y de gestin, preferiblemente

automatizada, de los documentos y expedientes para describir
y recuperar la informacin.
7
Funciones del Archivo General

Recoger, organizar, custodiar y conservar la documentacin que le sea
remitida por los servicios y unidades administrativas.
Elaborar los instrumentos para el tratamiento de la documentacin, en
colaboracin con las distintas Unidades y Secciones.
Gestionar las
administrativas.
transferencias
documentales
de
las
unidades
Aplicar la evaluacin y seleccin de la documentacin, de acuerdo con la

normativa establecida por la Universidad.
Gestionar el prstamo de la documentacin a los organismos productores
y la consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los
documentos.
Proporcionar asesoramiento tcnico a los archivos de gestin e impulsar
actividades de formacin de usuarios.
Recoger, organizar, custodiar y difundir otros fondos de archivos
particulares o institucionales que se incorporen a la Universidad por
donacin, depsito, compraventa o cualquier otro sistema previsto en el
ordenamiento jurdico.
Facilitar el acceso y difusin del Patrimonio documental de la
Universidad de Alicante.
8
3. LOS ARCHIVOS DE GESTIN O DE OFICINA. PRINCIPIOS

BSICOS PARA SU ORGANIZACIN.
Cada Seccin/Unidad ha de mantener su archivo de gestin correctamente
organizado mediante la formacin de expedientes y series documentales, de
acuerdo con criterios archivsticos previamente establecidos. La organizacin
que se d a los documentos en esta primera etapa determinar, casi de manera
irremediable, dado el volumen de los documentos, las posibilidades de
tratamiento que recibir ms tarde.
Cada Seccin/Unidad ha de tener un responsable, al menos, de su archivo de
gestin.
El primer paso a seguir en la organizacin del Archivo de oficina es el de
separar los documentos de apoyo informativo de la documentacin
propiamente archivstica, siguiendo el esquema siguiente:
ORGANIZACIN DEL ARCHIVO DE OFICINA
Separacin de documentos
Documentos de
apoyo y documentacin
informativa auxiliar
Eliminacin
Documentos sin
vigencia
administrativa
Documentos en
trmite o con
vigencia
administrativa
Ordenacin
Transferencia
ORGANIZACIN
Instalacin
Hoja de
transferencia
ARCHIVO
GENERAL
Paloma Fernndez Gil. Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales
9
3.1.
Documentacin de apoyo informativo

Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos
definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir de
ayuda a la gestin administrativa. Normalmente se trata de publicaciones,
fotocopias de legislacin, folletos, copias de escritos remitidos por otras oficinas
que se conservan por su funcin informativa, etc, que han de ser destruidos en
las propias oficinas, una vez hayan cumplido su misin informativa. Nunca se
han de transferir al Archivo General.
Consejos para su organizacin:
-
Esta documentacin ha de organizarse separada del resto del Archivo

administrativo.
Una forma til de organizar esta informacin en soporte papel es la creacin

de dossieres temticos, de forma que los documentos queden ordenados por
asuntos. (No confundir con expedientes de Archivos que se tratarn ms
adelante).
Los dossieres en papel se instalarn preferiblemente en carpetas suspendidas

y los libros o revistas en estanteras abiertas o revisteros.
Sera deseable que los documentos informativos de consulta habitual

estuvieran disponibles en la web de la Universidad o en la Intranet del
Campus Virtual, o bien fueran almacenados en un disco ptico para evitar la
proliferacin de las fotocopias mltiples.
10
3.2. Agrupacin de los documentos administrativos

La funcin del archivo de oficina es un factor determinante en cualquier
organismo para que ste funcione con criterios de calidad, eficacia y
transparencia.
Los documentos sueltos no pueden constituir un archivo, ya que no
tienen sentido por s mismos fuera del contexto en que se generan.
Para organizar un Archivo de oficina es necesario distinguir claramente
los distintos grupos de documentos de archivo, que a continuacin se
detallan:
1. Correspondencia:
Caractersticas:
-
Es un tipo de documentacin que reciben todas las unidades

administrativas de la Universidad.
Pueden ser originales o copias.
No est vinculada a ningn procedimiento administrativo.
Aporta informacin de muy distinto tipo.
Organizacin:
-
La correspondencia no se debe clasificar y ordenar por entradas y

salidas, sino que cada carta debe ir unida a su respuesta.
La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte de
un expediente, se ordena con dicho expediente.
La correspondencia que acompaa a una informacin importante,
facturas, informes u otros documentos, se archiva en funcin de esta
informacin adjunta.
La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma parte
de un expediente ni acompaa a una informacin importante, es
decir, que se limita a una informacin ms genrica. Se debe agrupar
en:
- Correspondencia externa: Cuando se trata de correspondencia
entre una unidad administrativa de la UA y personas o
instituciones ajenas a la misma.
- Correspondencia interna: Cuando se trata de correspondencia o
notas interiores entre unidades administrativas de la UA.
11
En cada una de estas dos grandes divisiones de la correspondencia

pueden aplicarse a su vez nuevas subdivisiones, de acuerdo con el
volumen y diversidad de correspondencia que se genere en cada
oficina. (Ver apartado 3. Clasificacin de la correspondencia del
Captulo 3.3.Clasificacin de documentos).
2. Libros de registro:
El registro es un instrumento jurdico, cuya finalidad es conseguir un
sistema de control y de garanta externa e interna de los documentos
que se presentan en la Administracin y de los documentos oficiales
que se envan a otros rganos o a particulares. El registro permite
certificar la existencia de un documento aunque ste no se haya
conservado.
En la Universidad de Alicante existe un Registro General y varios
Registros auxiliares en Facultades y Escuelas, a los que recurrirn
las oficinas y secretaras de los rganos de gobierno cuando requieran
registrar documentos oficiales o con valor probatorio (instancias,
convocatorias, recursos, requerimientos, oficios, cartas, etc.).
Sin embargo, no es funcin del Registro controlar las entradas o
salidas de todos los documentos de gestin, por lo que las oficinas
podrn mantener un sistema de control interno (sin sello de
registro) para aquellos documentos que no sean objeto de registro:
acuerdos, actas, certificados, diligencias, currculums, informes,
memorias, notas internas, etc.
3. Expedientes:
Constituyen la unidad documental bsica en todo tipo de archivos.
-
Definicin: Se entiende por expediente administrativo una unidad

documental formada por un conjunto de documentos generado,
orgnica y funcionalmente, por un sujeto productor en la resolucin
de un mismo asunto.
Estructura del expediente: debe ser lgica, coherente y cronolgica,

ordenndose los documentos de acuerdo con el procedimiento o
trmite seguido. Los criterios de formacin del expediente
administrativo debern ser uniformes y conocidos por todo el
personal involucrado en dicha tarea.
12
Cada expediente debe estar contenido en una carpetilla o guarda

exterior en donde se anotarn todos los datos que identifiquen dicho
expediente: nombre de la oficina que lo ha tramitado, fecha de
iniciacin y finalizacin, resumen del asunto, n de documentos,
cdigo del cuadro de clasificacin con la denominacin de la serie y
signatura de instalacin.
Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el

primer momento, ya que transcurrido un tiempo resulta ms difcil
hacerlo con acierto.
Se ha de evitar la extraccin de documentos originales de los

expedientes en tramitacin a solicitud de terceros; en este caso se
fotocopiarn y devolvern inmediatamente a su lugar.
Si fuera necesario extraer un documento original de su expediente,

adems de apuntarlo en un libro de control de prstamos, habr de
quedar en su lugar un testigo (ejem.: hoja tamao folio de color),
haciendo constar el nombre de la persona que se responsabiliza del
mismo, la fecha y las indicaciones que permitan identificar tal
documento para su posterior recuperacin.
Los tipos de documentos que forman parte de un expediente

administrativo podrn ser:
DOCUMENTOS DE DECISIN
(Contienen una declaracin de voluntad de un rgano
administrativo sobre materias de su competencia).
DOCUMENTOS DE TRANSMISIN
(Comunican la existencia de hechos o actos a otras
personas, rganos o entidades).
DOCUMENTOS DE CONSTANCIA
(Contienen una declaracin de conocimiento de un
rgano administrativo, cuya finalidad es la
acreditacin de actos, hechos o efectos).
DOCUMENTOS DE JUICIO
(Contienen una declaracin de juicio de un rgano
administrativo, persona o entidad pblica o privada,
sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean
objeto de un procedimiento administrativo).
DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS
(El instrumento por el que los ciudadanos se
relacionan con la actividad de las Administraciones
Pblicas).
RESOLUCIONES
ACUERDOS
COMUNICACIONES
NOTIFICACIONES
PUBLICACIONES
ACTAS
CERTIFICADOS
CERTIFICACIONES
ACTO PRESUNTO
INFORMES
SOLICITUDES
DENUNCIAS
ALEGACIONES
RECURSOS
J.R. Cruz Mundet y F. Mikelarena Pea. Informacin y Documentacin Administrativa.

Ed. Tecnos, 1998.
13
Documentos que integran un expediente: dentro de un mismo

expediente nos podemos encontrar con documentos que han sido
producidos por la propia oficina, y otros recibidos en ella. Estos
ltimos los conservaremos en forma original, mientras que los otros,
al salir fuera de las oficinas, los conservaremos en forma de copia
administrativa.
Ejemplos de expedientes administrativos: expedientes de

estudiantes, expedientes de ayudas y becas, expedientes de proyectos
de investigacin, expedientes de ttulos, expedientes de tesis,
expedientes de recursos administrativos, expedientes de personal,
expedientes de compra de material, expedientes de contratacin de
obras, expedientes de las reuniones de los rganos de gobierno de la
Universidad (Claustro, Junta de Gobierno, Consejo Social, Juntas de
Centros, etc.), expedientes contables, etc.
Expedientes informativos: Constituye un tipo de expedientes que se

caracterizan por no estar sujetos a un procedimiento administrativo,
si bien se forman igualmente a partir de documentos originales de la
Institucin que han de ser conservados y organizados en los archivos
de gestin durante su primera etapa.
Ordenacin: Se pueden ordenar por orden cronolgico o por grupos
temticos de documentos, segn la complejidad y extensin de los
mismos. Se separarn los documentos de la misma naturaleza en
subcarpetas; por ejemplo: correspondencia, facturas, informes, etc.
Ejemplos de expedientes informativos: expedientes de
inauguracin de los diferentes cursos acadmicos, expedientes
informativos de los cursos organizados por la Universidad,
expedientes de prensa, etc.
4. Series documentales:
Constituyen el segundo nivel de agrupacin de los documentos en los
archivos de gestin y se forman a partir del conjunto ordenado de
los expedientes o unidades documentales que se producen de
manera continuada como resultado de una misma actividad o
funcin.
14
Cada serie documental ha de tener su correspondencia con el

cuadro de clasificacin del Archivo de la Universidad de Alicante
y se identifica con el cdigo correspondiente del cuadro de
clasificacin y su ttulo de serie normalizado, el cual se fija
previamente entre el Archivo General y las propias oficinas.
3.3. Clasificacin de documentos. El cuadro de clasificacin

Para organizar y tratar la documentacin administrativa bajo criterios y mtodos
uniformes es necesario clasificarla.
Clasificar la documentacin consiste en agruparla por conceptos o categoras
dentro de una estructura jerrquica y lgica. La documentacin de la
Universidad de Alicante se agrupa en conceptos que reflejan las funciones o
actividades de la Universidad, dentro de una estructura que es el cuadro de
clasificacin de la UA.
1. El cuadro de clasificacin
El cuadro de clasificacin de la documentacin administrativa de la Universidad
es un sistema de clasificacin que recoge las funciones y actividades de la
Universidad, desde lo general a lo concreto.
a) Estructura:
Tiene una estructura jerrquica y lgica, es decir, cada apartado puede a su vez
subdividirse en sus componentes lgicos.
Permite la identificacin y agrupacin de los documentos, sea cual sea su
soporte, de acuerdo con las funciones y actividades de la UA. Aplicando el
cuadro de clasificacin podemos agrupar de manera independiente la
documentacin econmica, la documentacin acadmica, la relativa a recursos
humanos, etc.
El cuadro de clasificacin muestra las relaciones que hay entre los documentos e
identifica las series documentales en el conjunto del fondo documental.
El cuadro de clasificacin se estructura en:
1.- Tabla general
2.- Tablas auxiliares
3.- ndice.
15
1.- La tabla general establece 12 clases que se corresponden con las funciones
generales de la Universidad. Cada uno de estos apartados se subdivide en
subclases y divisiones que reflejan las subfunciones y actividades concretas de la
UA.
- Clase: Nivel de clasificacin que corresponde a una funcin general de la
Universidad. Cada clase se compone de subclases. Las clases del cuadro de
clasificacin son las siguientes:
ADMINISTRACIN GENERAL Y ORGANIZACIN
GESTIN DE LA INFORMACIN Y DE LAS COMUNICACIONES
REPRESENTACIN Y RELACIONES PBLICAS
GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS
GESTIN DE LOS RECURSOS ECONMICOS
GESTIN DE LOS BIENES MUEBLES
GESTIN DE LOS BIENES INMUEBLES
NORMATIVA Y ASUNTOS JURDICOS
GESTIN DE LOS RECURSOS ACADMICOS
ORGANIZACIN DE LA DOCENCIA
GESTIN DE LA INVESTIGACIN
GESTIN DE LOS SERVICIOS OFRECIDOS A LA COMUNIDAD
UNIVERSITARIA
- Subclase: Nivel de clasificacin que corresponde a una subfuncin de la
Universidad. Cada subclase se compone de divisiones.
Ejemplo:
La clase GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS tiene las siguientes
subclases:
ACCESO, SELECCIN Y PROVISIN
EXPEDIENTES DE PERSONAL
REGISTRO DE PERSONAL
RGIMEN INTERIOR
CONDICIONES DE TRABAJO
PREVISIN SOCIAL
RELACIONES LABORALES
FORMACIN Y PERFECCIONAMIENTO
- Divisin: Nivel de clasificacin que corresponde a las actividades de la
Universidad. Este nivel se puede subdividir si hubiera subactividades que
agrupar dando lugar a divisiones de distinto nivel.
16
Ejemplo:
La subclase ACCESO SELECCIN Y PROVISIN tiene las siguientes
divisiones:
ANLISIS DE NECESIDADES
PETICIONES DE PERSONAL
BOLSA DE TRABAJO
OFERTA PBLICA DE EMPLEO
CONVOCATORIAS Y CONCURSOS
PROCESOS DE INTEGRACIN
RECLASIFICACIONES LABORALES
2.- Las tablas auxiliares son niveles de clasificacin que se aaden a las clases, subclases
o divisiones para definir ms el contenido de la documentacin. Se llaman subdivisiones.
Son de dos tipos:
- Subdivisiones especficas: Se aplican solamente a una clase, subclase o
divisin concreta para especificar ms el contenido de algn documento o
expediente. En el cuadro de clasificacin aparecen al comienzo del nivel al que
se aplican.
- Subdivisiones comunes: Se pueden aplicar a todos los niveles del cuadro de
clasificacin. En el cuadro de clasificacin se presentan en forma de listas o
relaciones ordenadas detrs de la tabla general.
Pueden ser:
Subdivisiones nominales: Sirven para identificar la documentacin
relativa a personas, organismos, titulaciones, lugares, etc.
Subdivisiones uniformes: Sirven para
documentacin (informes, estadsticas, etc.)
identificar
el
tipo
de
Cuando es necesario emplear ms de una subdivisin, el orden de codificacin

es el siguiente:
Subdivisin nominal + subdivisin uniforme. N + U
Subdivisin nominal + subdivisin especfica. N + E
Subdivisin especfica + subdivisin uniforme. E + U
17
3.- El ndice es la relacin alfabtica de todas las clases, subclases, divisiones y

subdivisiones de la tabla general, con su correspondiente remisin al lugar que
ocupa cada una en el cuadro de clasificacin. El ndice se presenta en el cuadro
de clasificacin detrs de las tablas auxiliares.
Ejemplo general
GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS
Personal docente
Personal de administracin y servicios
Becarios
ACCESO, SELECCIN Y PROVISIN
Anlisis de necesidades
Peticiones de personal
Bolsa de trabajo
Oferta pblica de empleo
Convocatorias y concursos
Oposiciones
Concursos de mritos
Procesos mejora de empleo
Procesos de promocin interna
Procesos de libre designacin
Convocatorias de contratacin
Procesos de integracin
Reclasificaciones laborales
Clase
Subdiv.espec.
Subdiv.espec.
Subdiv.espec.
Subclase
Divisin 1
Divisin 1
Divisin 1
Divisin 1
Divisin 1
Divisin 2
Divisin 2
Divisin 2
Divisin 2
Divisin 2
Divisin 2
Divisin 1
Divisin 1
b) Cdigo de clasificacin.
Una vez estructurado el cuadro de clasificacin de la documentacin se procede a
su codificacin. En el caso de la Universidad de Alicante, esta codificacin podr
realizarse cuando se hayan identificado las series documentales de Servicios,
rganos, Centros y Departamentos.
18
La codificacin puede ser numrica, alfabtica o alfanumrica y su estructura puede

ser jerrquica o secuencial. En cualquier caso, su funcin principal es identificar
mediante una notacin convencional la pertenencia de los documentos, expedientes
y series documentales a una determinada funcin o actividad desempeada por la
Universidad. En el archivo de gestin el cdigo de clasificacin se utiliza tambin
para rotular carpetas, cajas y estanteras, facilitando por lo tanto la ordenacin fsica
de los documentos de archivo y su rpida localizacin.
En todo caso, y con independencia de la estructura que se elija, el cdigo de las
subdivisiones del cuadro comienza por una letra que identifica la subdivisin de que
se trata.
Subdivisiones especficas
Subdivisiones nominales
Subdivisiones uniformes
Comienzan por la letra E

Comienzan por la letra N
Comienzan por la letra U
2. El proceso de clasificacin
Cuando una oficina recibe o crea un documento se han de seguir los siguientes
pasos:
1- Identificar a qu expediente pertenece dicho documento. Puede ser que el
expediente ya exista o que sea necesario crearlo.
2.- Identificar a qu serie documental pertenece el expediente. Esta operacin
va a facilitar la clasificacin.
3.- Buscar la clase, subclase y divisin del cuadro de clasificacin a la que
pertenece el documento. Se debe proceder desde los niveles ms generales a los
ms concretos del cuadro de clasificacin.
En general, y siempre que el volumen de documentacin no sea muy grande, es
aconsejable clasificar la documentacin bajo conceptos ms generales y no abrir
nuevos niveles de clasificacin si los que hay son suficientes.
Por ejemplo, un documento de una convocatoria de promocin interna de PAS:
Clase:
Subclase:
Divisin 1:
Divisin 2:
GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS

Acceso, seleccin y provisin
19
4.- Aplicar subdivisiones si fuera necesario definir ms el contenido

En el ejemplo anterior:
Subdivisin especfica:
E Personal de administracin y servicios
5.- Anotar la clasificacin (a lpiz) en el ngulo superior derecho del

documento.
La notacin de la clasificacin est formada por el cdigo y el ttulo. Estos
elementos permiten situar el documento en el nivel concreto del cuadro de
clasificacin que le corresponde y permite archivarlos y recuperarlos
ordenadamente.
- El cdigo de clasificacin es la que corresponde al nivel ms bajo de cuadro de
clasificacin. Va precedido de la leyenda Ref.
En el ejemplo anterior el cdigo sera el correspondiente a Procesos de
promocin interna.
- El ttulo completo de clasificacin est formado por tres elementos:
-
El nombre del nivel ms bajo del cuadro

El nombre de los dos niveles inmediatamente superiores
En la prctica, es aconsejable formar el ttulo con el nmero mnimo de niveles

necesario para su identificacin.
En el ejemplo anterior el cdigo y ttulo de clasificacin seran:
Cdigo :
Ref. (Cdigo correspondiente al nivel Procesos de
promocin interna)
Ttulo:
Personal de administracin y servicios
6.- Clasificar el expediente aplicndole el cdigo y el ttulo de clasificacin.
Estos datos se anotan en la carpeta del expediente, junto con otros que sirven
para describir el expediente.
20
En general, el cdigo y el ttulo de clasificacin de un expediente coincide con el

de los documentos que contiene, si bien, alguna veces, para facilitar la
agrupacin de documentos dentro de un expediente, los documentos pueden
clasificarse con subdivisiones o ttulos de clasificacin de niveles ms bajos que
los del expediente del que forman parte.
Por ejemplo, si queremos clasificar la documentacin anexa de una sesin del
Consejo de Gobierno, el cdigo y ttulo de la carpeta del expediente sera el
correspondiente al de las sesiones del Consejo de Gobierno, pero el cdigo o el
ttulo de la documentacin anexa podra tener un nivel ms bajo que el del
expediente. De esta manera se identificara y agrupara en una subcarpeta
independiente la documentacin anexa de la sesin.
3. Clasificacin de la correspondencia
Correspondencia externa:
-
Se clasifica en la subclase RELACIONES EXTERIORES del cuadro de

clasificacin de la UA. (La subclase Relaciones Exteriores pertenece a la
clase Representacin y Relaciones Pblicas).
La correspondencia externa se organiza de acuerdo con las divisiones de esta

subclase:
RELACIONES EXTERIORES
Administracin del Estado
Comunidad Valenciana
Generalitat
Cortes Valencianas
Otras instituciones
Otras comunidades autnomas
Administracin local
Ayuntamientos
Mancomunidades y otras entidades locales menores
Diputaciones
Administraciones extranjeras
Europeas
Resto del mundo
Organismos internacionales
Europeos
Resto del mundo
Universidades
21

Universidades valencianas
Universidades espaolas
Universidades europeas
Universidades hispanoamericanas
Universidades norteamericanas
Otras universidades extranjeras
Centros de enseanza primaria y secundaria
Instituciones y entidades
Empresas y particulares
Otra correspondencia
-
Dentro de cada divisin la correspondencia se ordena alfabticamente por

organismos.
La correspondencia con instituciones que tienen departamentos o secciones
se ordenar respetando la jerarqua orgnica oficial.
Ejemplos:
o Universidad de Granada/Escuela de Enfermera
o Generalitat Valenciana/Consellera de Cultura y Educaci/ Direcci
General d'Ensenyaments Universitaries i Investigaci
Dentro de cada organismo se ordena cronolgicamente en orden inverso, de

ms antigua a ms reciente, siempre respetando que la correspondencia sobre
el mismo asunto, tanto emitida como recibida, quede agrupada. En este caso
el orden cronolgico lo marca la fecha del primer documento que forma
parte del asunto.
Correspondencia interna:
-
Se clasifica en la subclase RELACIONES INTERIORES del cuadro de

clasificacin de la UA.
Se ordena alfabticamente por el nombre de las unidades administrativas de

la Universidad de Alicante.
Dentro de cada unidad administrativa, la correspondencia de entrada y salida

se ordena cronolgicamente, dejando delante la ms reciente y siempre
respetando que la correspondencia sobre el mismo asunto, tanto emitida
como recibida quede agrupada. En este caso el orden cronolgico lo marca la
fecha del primer documento que forma parte del asunto.
La correspondencia enviada a distintas unidades administrativas se ordena en

la unidad emisora, adjuntando lista de receptores.
22
La correspondencia interna genera gran cantidad de duplicados, ya que es

conservada tanto por las unidades administrativas emisoras como receptoras.
Para evitarlo, es aconsejable seguir el principio de jerarqua. Es decir, la
unidad que debe conservar la correspondencia interna, a efectos de su
posterior transferencia al Archivo General, es la que tenga un rango
jerrquico superior.
Por ejemplo, las notas interiores enviadas por la Gerencia a los distintos
servicios se deben conservar en la Gerencia, junto con las respuestas, si las
hubiera, de dichos Servicios.
Los Servicios guardarn la correspondencia interna que mantengan con
unidades administrativas de rango inferior, junto con las correspondientes
contestaciones.
La correspondencia interna que mantenga una unidad administrativa con
unidades de nivel jerrquico superior se deber conservar en la oficina
mientras dicha informacin sea til para la gestin administrativa, pero podr
eliminarse antes de ser transferida al Archivo General.
Este criterio de jerarqua se puede emplear siempre que exista seguridad de
que la unidad administrativa de rango superior sigue el mismo principio y
conserva sistemticamente la correspondencia interna que mantiene con las
unidades inferiores.
A este efecto, es necesario que las unidades administrativas no procedan a
eliminar correspondencia interna hasta que no tengan la correspondiente
autorizacin al Archivo General. En caso contrario, es preferible que las
unidades administrativas de rango inferior conserven la correspondencia
interna, an a riesgo de posibles duplicados.
23
3.4.Ordenacin fsica y sealizacin

Una vez que un documento recibido o producido por una unidad administrativa
ha sido clasificado y se le ha asignado el cdigo correspondiente, se ha de llevar
a cabo el proceso de la ordenacin fsica (ordenarlo dentro de la carpeta
correspondiente) as como la sealizacin de las carpetas de expedientes y series
documentales para facilitar su rpida localizacin.
1. Ordenacin fsica
Los criterios de ordenacin han de establecerse de acuerdo con las
caractersticas de cada tipologa documental y aplicarse de manera uniforme
por todo el personal de la Unidad, tanto para la formacin de los expedientes
como para la ordenacin de los mismos dentro de su serie documental.
Ordenacin interna de los expedientes:

-
Orden cronolgico: es el criterio habitual de ordenacin. Siguiendo

la prctica administrativa ms extendida, los documentos se
ordenan en las carpetas de forma que el documento ms antiguo
queda en la parte inferior y el ms reciente en la parte superior. No
obstante, en algunos casos se podr optar por la ordenacin inversa,
siempre que se fije ese criterio y sea aplicado de manera uniforme
en todos los expedientes de la misma serie documental.
De acuerdo con las caractersticas de la documentacin, en

ocasiones se aplicarn criterios de ordenacin numrica o
alfabtica.
En expedientes complejos puede ser til agrupar los documentos

por conceptos en subcarpetas siguiendo un orden cronolgico, que
a su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente y se
numeran como si fuera un volumen. Ejem.: En una carpeta de un
expediente personal se pueden agrupar en subcarpetas la
documentacin relativa a datos administrativos, certificaciones de
cursos de formacin, etc.
Los documentos en soporte diferente al papel (ejem.: fotografas,

carteles, vdeos, disquetes, etc.) que pertenezcan a un determinado
expediente, se separan fsicamente de ste, si bien se ha de dejar
constancia dentro del expediente de la relacin de los mismos con
los datos de su localizacin.
24
Ordenacin de las series documentales:

Se establecer el criterio de ordenacin que para cada caso resulte
ms cmodo y lgico para la localizacin y recuperacin de los
documentos en sus carpetas, archivadores o estantes.
Los tipos de ordenacin de las series documentales pueden ser:
-
Orden cronolgico:
Ejem.: Expedientes de reuniones de Consejo de Gobierno:
ao, mes y da.
Orden cronolgico y alfabtico :

Ejem.: Correspondencia: orden cronolgico por aos con
divisin alfabtica por nombres de instituciones.
Orden alfabtico:
Ejem.: Expedientes personales: nombres de personas
fsicas.
Orden numrico:
Ejem.: Documentacin contable: n de control del
expediente, correspondientes a un mismo ejercicio
econmico.
2. Sealizacin de los documentos

Para identificar el contenido de las carpetas de archivo, las carpetas
suspendidas, cajas de archivo definitivo y el mobiliario de archivo, se ha de
normalizar la sealizacin:
-
Sealizacin de carpetas: los expedientes de archivo se guardan en

carpetas en las que se han de hacer constar los siguientes datos:
- Nombre del Servicio y Unidad
- Cdigo y ttulo de clasificacin (cuando se disponga de
ellos)
- Ttulo propio de la serie
- Aos: ao de obertura y cierre del expediente
- Opcionalmente se podr hacer constar el ttulo propio del
expediente y otras observaciones que se consideren
necesarias.
25
El Archivo General puede facilitar a las Unidades administrativas

carpetas de cartulina y subcarpetas de papel diseadas para este uso.
-
Sealizacin de carpetas suspendidas: se aconseja la instalacin de

los expedientes abiertos y los de consulta frecuente en carpetas
suspendidas. En este caso, las carpetas de archivo se introducirn en
las carpetas suspendidas, que se sealizarn asimismo mediante el
cdigo de clasificacin y el ttulo.
Sealizacin de cajas de archivo definitivo: los expedientes

finalizados y de consulta menos frecuente se guardan en cajas de
cartn de archivo definitivo hasta su transferencia al Archivo
General, de acuerdo con el calendario de transferencia que se
establezca en cada caso. En el lomo se colocar una etiqueta con los
siguientes datos:
-
Nombre del Servicio y Unidad

Cdigo de clasificacin y ttulo
Ao(s)
Se puede utilizar el modelo de tejuelo que proporciona el Archivo

General (Anexo III), de forma que las cajas estn ya preparadas para
cuando haya de realizarse la transferencia.
3.5.
Instalacin y conservacin de los documentos:

Las condiciones de instalacin de los documentos en las oficinas, tanto en lo
referente a materiales y accesorios para archivado, como en el mobiliario que se
utilice para instalar los documentos, son elementos importantes para una buena
organizacin del archivo administrativo. A la hora de seleccionar los ms
adecuados para cada oficina, se tendrn en cuenta:
- Las caractersticas de la documentacin a archivar (volumen de los
expedientes, formatos y soportes fsicos).
- La frecuencia de utilizacin de los expedientes finalizados (una mayor o
menor frecuencia de uso determinar el contenedor y mobiliario a
utilizar).
- Las medidas preventivas de conservacin de los documentos.
26
1. Material de archivo de oficina:

Existe una amplia gama de elementos auxiliares y contenedores para
documentos en papeleras y centros de suministro que pueden ser ms o menos
tiles de acuerdo con las caractersticas de la documentacin y el uso que se
vaya a hacer de la misma.
Elementos auxiliares:
Etiquetas adhesivas mviles ("post-it"): pueden servir como ndices o

marcadores. Pueden utilizarse slo para la ordenacin provisional de los
documentos, ya que el pegamento daa el papel.
Etiquetas adhesivas fijas de diferentes tamaos y colores: estn indicadas

para su colocacin en las cajas y carpetas de archivo como carteles o
indicadores de contenido. La utilizacin de diferentes colores permite
diferenciar las series u oficinas.
ndices y separadores de carpeta y ficheros, preferiblemente de cartulina. Se

aconsejan los separadores de carpetas de hoja completa, que permite escribir
normas de utilizacin de la carpeta.
Bandejas clasificadoras apilables: para los documentos en trmite,

aprovechando cada bandeja para una serie documental.
Contenedores de documentos:
Camisas (de papel), carpetillas (de cartulina) y guardas:
Su utilizacin es fundamental en el archivo de oficina y se debe utilizar

siempre que sea necesario relacionar varios documentos. Habitualmente se
utilizarn las carpetillas de cartulina para guardar los expedientes y las
camisas de papel para agrupar documentos dentro de un expediente. El tamao
de la carpetilla ha de ser adecuado al grosor del expediente, siendo necesario
fuelles de 1, 2 o 3 cm. a partir de 50 hojas. Las carpetillas debern llevar
solapas, preferentemente laterales, para que los documentos no se salgan y no
sea necesario utilizar otros mecanismos de sujecin (grapas, clips, cosido,
etc.). Las camisas de plstico, de uso muy habitual en las oficinas, se
desaconsejan completamente para la documentacin de archivo y slo se
utilizarn para guardar documentacin informativa que posteriormente se vaya
a destruir.
27
Carpetas de anillas (comnmente conocidos como archivadores A/Z):
Presentan ventajas e inconvenientes. Como ventajas estn la posibilidad de

ordenar los documentos por separadores y la fijacin en la sujecin de los
documentos; sus inconvenientes son la necesidad de perforar las hojas y el
deterioro de cantos y orificios cuando no estn debidamente reforzados.
Asimismo, es importante que permita etiquetas extrables, ya que a menudo se
podrn reutilizar por no ser adecuadas para archivo definitivo. Se aconseja
estas carpetas para archivo de documentos fotocopiados susceptibles de
eliminacin u otros documentos sueltos (ejem.: copia de informes, fotocopias
de actas, fotocopias de boletines, albaranes, circulares, relaciones de envo de
documentos, etc.).
Conjunto de archivadores:
Llevan un mecanismo de fijacin por presin (miniclys), que hace que los
documentos no hayan de ser taladrados, pero tiene el inconveniente de que no
pueden contener muchos documentos (medidas 32 cm. de alto x 25 cm. de
ancho x 3 cm. de fondo).
Cajas de archivo (llamadas cajas de archivo definitivo):
El sistema ms difundido en las oficinas son las cajas de cartn que vienen
desmontadas y que se montan en el momento de su utilizacin. Existen de
varios tamaos y calidades, aconsejndose el tamao folio prolongado (390 x
275 x 115 mm) y el cartn fuerte y resistente con un PH igual o superior a 7.
Las ventajas que ofrece este sistema son: su bajo precio, la proteccin de los
documentos y el fcil almacenaje. Este sistema es el ms adecuado para
conservar los documentos una vez que se haya finalizado su trmite y su
vigencia, ya que pueden deteriorarse si su consulta es muy habitual y los
documentos se doblan cuando la caja no est suficientemente llena.
Carpetas suspendidas:
Es el sistema especialmente recomendado para el archivo de oficina. Existen

diferentes modelos, colores y sistemas de visor, por lo que habr que elegir los
que ms de adecuen a la documentacin que se ha de guardar y no a la inversa.
En el caso de expedientes voluminosos se han de escoger carpetas con 2 cm.
de lomo.
2.
Mobiliario de archivo de oficina:
A la hora de amueblar las oficinas es aconsejable evitar el mobiliario standard

y prever las necesidades especficas de mobiliario de archivo adecuado para el
tipo de documentacin propia de cada oficina.
28
Se indican a continuacin distintos tipos de mobiliario y estanteras que pueden

utilizarse para el archivo de oficina:
Bastidores y miniarchivadores de sobremesa: son tiles como archivo

provisional y se utilizan sobre todo como instrumento auxiliar para hacer
una primera ordenacin de los documentos: ejem: ordenacin alfabtica
de instancias, ordenacin de catlogos, ordenacin de expedientes
pendientes de informe, etc.
Carritos para carpetas colgantes y de anillas: son archivadores provistos

de ruedas que permiten el transporte de los documentos de un puesto de
trabajo a otro. Presentan el inconveniente de poca capacidad y del
sistema abierto con los problemas de polvo y control del de acceso.
Estanteras: permiten el acceso directo a los documentos tanto visual

como manualmente. Si bien son muy adecuadas para instalar libros, no lo
son para los documentos de archivo. Una variante til sera la instalacin
en las mismas de carpetas colgantes.
Armarios: Pueden ser de varios tipos:

-
Compactos sobre rales: tienen la particularidad de aprovechar el

espacio disponible notablemente, al permitir el deslizamiento de los
mdulos y, por lo tanto, la reduccin del nmero de pasillos a uno
solo, aumentando el espacio en un 80-90% y constituyen la solucin
ideal para aquellas oficinas que deban conservar un gran volumen
documental.
Convencionales: se aconsejan los armarios de puertas enrollables o de

persianas, por facilitar el acceso sin ocupar mucho espacio, y con la
ventaja aadida de que se pueden cerrar al finalizar la jornada de
trabajo. Se aconsejan sistemas de armario modulares, ya que permiten
el almacenamiento de distintos formatos y soportes, as como la
posibilidad de ir incorporando mdulos de acuerdo con las
necesidades.
Archivadores: Consiste en un mdulo formado por dos o ms cajones en

donde se colocan las carpetas colgantes o las fichas, unidos al puesto de
trabajo (bucks) o como unidades independientes. Su principal ventaja es la
posibilidad de colocar los visores horizontalmente, lo que facilita la
localizacin de las carpetas.
Otro mobiliario: existen mobiliario y elementos auxiliares para la instalacin

de otro tipo de materiales: ejem.: planeros (mdulo especial para el archivo
29
de planos, carteles ...), archivadores para disquetes y discos compactos, etc. La

necesidad de archivar cada vez ms otros tipos de soportes aconseja la
progresiva sustitucin de las tradicionales libreras por un mobiliario modular
multiusos en el que las diferentes piezas que lo componen pueden adaptarse a los
soportes y a los contenedores, permitiendo la extensin de los mdulos de
acuerdo con las necesidades de las oficinas.
3. Medidas preventivas para la conservacin de los documentos.

Medidas generales:
h No utilizar papel reciclado para los documentos importantes.
h Los documentos importantes no se perforan nunca.
h No se ha de forzar la capacidad de las carpetas ni de los archivadores. Si
es necesario, se abrirn varias carpetas y se numerarn: volumen I, II,
h Evitar el uso de elementos metlicos para unir los documentos
importantes (grapas, fastener, etc.), gomas elsticas ni carpetas o camisas
de plstico.
h Utilizar el material de oficina ms aconsejable para garantizar la
perdurabilidad de los documentos: papel permanente, clips de plstico,
cola de celulosa, etiquetas de papel engominado, cajas de cartn neutro,
hojas y cajas de formatos normalizado (DIN A4 o DIN A5), armarios y
contenedores metlicos.
h Medidas de control ambiental: Los documentos en soporte papel
requieren una temperatura entre 15 y 25C, una humedad relativa de 45 a
65% y una luz artificial que no supere los 200 lux. Estas condiciones son
difciles de conseguir en una oficina y no siempre son compatibles con
las condiciones ambientales que requerimos los seres humanos. No
obstante, se pueden tomar las siguientes medidas en las oficinas:
Contra la luz: No situar los documentos al lado de las ventanas ni

cercanos a los fluorescentes. La luz no debe incidir directamente
sobre el papel.
Contra la humedad: No archivar documentos en zonas por donde
pasen caeras o existan humedades.
Contra el polvo: Utilizar carpetillas y contenedores (de papel,
cartulina o cartn).
Contra el calor: Archivar los documentos lejos de fuentes de calor
directo.
30
4. TRANSFERENCIAS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN AL

ARCHIVO GENERAL
4.1. Definicin
La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos
pasan de un archivo a otro del Sistema, en nuestro caso, de los
Archivos de gestin o de oficina al Archivo General.
Los objetivos principales son:
Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeracin
de documentos en las oficinas y descargndolas de aquellos cuyo uso
es poco frecuente.
Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestin,
conservacin (temporal o indefinida), acceso y consulta de los
documentos.
4.2. Documentos que se han de eliminar en las oficinas

(Segn las recomendaciones del Arxiu de la Universitat Pompeu Fabra)
1.- Las copias y los duplicados de documentos originales que estn
perfectamente localizados. Ejem.: copias de actas de rganos de
Gobierno cuyos originales se custodian en la Secretara General o en el
Consejo Social.
En caso de tener dudas respecto a la disponibilidad del documento
original, es preferible no eliminar las copias.
2.- Las copias y duplicados de documentacin contable, cuyos
originales estn bajo la custodia del Servicio de Gestin Econmica o de
Contabilidad.
3.- Las notas internas, cuando no forman parte de un trmite y no
contengan informacin relativa a algn procedimiento administrativo.
4.- Los mensajes electrnicos que contengan una comunicacin no
incluida en algn procedimiento o sean equivalentes a una comunicacin
telefnica. Sin embargo, s que se conservarn los documentos
asociados al mensaje de correo, siempre que hagan referencia a un
procedimiento.
31
5.- Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la

elaboracin de un documento definitivo (Este ltimo s que se conserva).
6.- La propaganda u otros documentos impresos de entidades
externas. Sin embargo, s que es muy importante enviar al Archivo todos
los folletos, carteles, fotografas o publicaciones impresas relativas a la
Universidad de Alicante y a las actividades organizadas por la Institucin
o realizadas en ella.
7.- Los catlogos y publicaciones comerciales.
8.- Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento.
9.- La documentacin de apoyo informativo (fotocopias de BOE, DOG
u otras publicaciones oficiales, etc.), que ya se ha tratado en apartados
anteriores.
El expurgo conviene realizarlo inmediatamente despus de cerrarse el
trmite para evitar la acumulacin innecesaria de papeles en los archivos
de oficina. Si no se hiciera en este momento, se deber realizar en la
fase de preparacin de la transferencia de los documentos al Archivo
General.
4.3. Procedimiento de transferencias de documentos al Archivo

General
(Basado en el procedimiento propuesto por el Arxiu Intermedi de la
Universitat de Valncia, Estudi General)
1) El primer paso es ponerse en contacto con el Archivo General para
acordar las fechas de traslado y aclarar dudas respecto a la forma de enviar
la documentacin.
Archivo General
Edificio: Biblioteca General, planta stano.
Ext. Telefnica: 2409
e-mail: arxiu@ua.es
Es aconsejable que la Unidad Administrativa cumplimente el formulario:
Hoja de previsin de transferencia de documentos. (Anexo I), cuyo
modelo se puede obtener en la pgina web de Archivo General y enviar por
correo electrnico en fichero adjunto. De esta forma, el Archivo puede
conocer de antemano el volumen y caractersticas de la documentacin a
transferir, planificar los flujos de trabajo del Archivo y ponerse en contacto
con la Unidad correspondiente para aclarar cualquier cuestin al respecto.
32
La documentacin objeto de transferencia deber estar organizada. El

responsable del archivo de gestin se encargar de preparar la
documentacin para remitirla al Archivo General, bajo la supervisin del
Jefe del Servicio o Unidad y con el asesoramiento tcnico del Archivo
General siempre que sea necesario.
2) Preparacin de los documentos a transferir:
- Revisar los documentos:
-
Antes de guardar los documentos en las cajas de archivo, se

comprobar que no falta ningn documento dentro de los
expedientes o expedientes dentro de la serie documental.
Verificar la ordenacin correcta (numrica, cronolgica o

alfabtica...) de los documentos.
Separar, si no se ha hecho con anterioridad, todas las copias,

duplicados, borradores... y todos los documentos que no estn
relacionados directamente con el asunto o actividad para el
cual se ha constituido el expediente.
Los expedientes deben estar libres de clips, grapas, gomas,

carpetas de plstico o cualquier otro elemento que pudiese
afectar a su conservacin. Las carpetas colgantes sern
sustituidas por carpetas de cartulina y las carpetas de anillas
(A-Z) por cajas de archivo normalizadas.
b) Agrupar los documentos en expedientes de acuerdo con la

ordenacin de los asuntos o actividades a los cuales se refieren.
En el caso de que se considere imprescindible mantener unidos
varios documentos en el interior del expediente se pueden
utilizar subcarpetas de hojas de DINA 3.
c)
Colocar los expedientes en carpetas de cartulina

proporcionadas por el Archivo o bien en las carpetas
normalizadas con el logotipo de la Universidad de Alicante, en
cuya cubierta se anotar la descripcin del expediente mediante
etiqueta adhesiva segn el modelo propuesto por el Archivo
General (Anexo II) , en el que se harn constar los siguientes
datos:
33

Nombre del rgano o de la unidad administrativa

(Servicio, Seccin, Negociado...)
La denominacin propia de la serie documental que se

transfiere y cdigo de clasificacin correspondiente.
Las fechas extremas de los documentos que contiene el

expediente.
Nmero de volumen, cuando un expediente por su

extensin ocupe ms de una carpeta.
Asimismo, se puede hacer constar otra informacin de inters

para la oficina, tal como:
-
Ttulo del expediente (para identificarlo entre los

expedientes de la misma naturaleza o serie).
La signatura o nmero de referencia que tenga en la

Unidad Administrativa de origen.
d) Colocar las carpetas en cajas:

-
Las carpetas con los expedientes se guardarn en cajas

archivadoras de cartn de archivo definitivo de tamao
folio (el Archivo General las puede proporcionar a peticin
de las oficinas), que debern llenarse sin llegar a estar
apretadas, evitando dejar cajas semivacas.
Los expedientes se guardarn de forma ordenada siguiendo

un orden ascendente y cronolgico en cajas correlativas,
segn un orden de mayor a menor edad.
El Archivo General no admitir documentacin suelta ni

guardada en contenedores que no sean las cajas
normalizadas.
En los casos de documentacin que, por su tamao o

caractersticas, no pueda ser introducida en las cajas
normalizadas, se utilizar el formato ms conveniente, de
acuerdo con el Archivo General.
34
e) Rotulacin de las cajas:

-
Para identificar cada caja se podrn utilizar los tejuelos

proporcionados por el Archivo General (Anexo III), en los
que se podrn cumplimentar los siguientes datos:
o Nmero de identificacin de la caja dentro de la
transferencia, a lpiz. Esta numeracin ser correlativa y
se corresponder con el nmero asignado en la Hoja de
transferencia de documentos, procedimiento que se
describe en el siguiente apartado.
o Unidad /Centro o Servicio
o Nombre de la serie documental que contiene.
o Ao/s: primera y ltima fecha de la documentacin
contenida en la caja.
No es obligatorio el uso de los tejuelos por parte de las

oficinas, si bien s que es imprescindible que las Oficinas
anoten a lpiz en el lomo de las cajas la numeracin
correlativa de las cajas que se transfieren, con objeto de
que el Archivo pueda identificarlas dentro de la transferencia
y cotejar el contenido de las mismas con los datos
cumplimentados en la Hoja de transferencia.
f) Redaccin de la hoja de transferencia de documentos:

-
El responsable del Archivo de oficina cumplimentar tres

copias de la Hoja de transferencia de documentos (Anexo
IV), cuyo modelo est disponible en la pgina web del
Archivo General. Dos copias se enviarn al Archivo y la
tercera quedar en poder de la oficina correspondiente para
su control e informacin interna.
Este documento cumple una doble funcin:

o Es el elemento que prueba el
documentacin que se va a efectuar.
traspaso
de
o Facilita el control y la localizacin de los documentos,

tanto para el Archivo General como para la Unidad
Administrativa remitente.
-
En la Hoja de transferencia de documentos, la oficina

remitente har constar los siguientes datos:
35

Datos de la cabecera:
o Nombre del rgano remitente.
o Nombre, telfono y direccin de correo
electrnico del
responsable del archivo de
gestin.
o Fecha de la transferencia.
o Nmero total de cajas de archivo que se
transfieren.
o N de transferencia: este dato no se cumplimenta,
ya que
ser asignado por el Archivo.
Descripcin:
o Nmero de orden de cada una de las cajas que
componen la transferencia. (El ltimo nmero ha de
coincidir con el n total de cajas de la transferencia).
o Denominacin de la serie y contenido especfico de
cada caja.
o Fechas extremas (Primera y ltima de los documentos
contenidos en cada caja).
o Periodo de vigencia administrativa
o Signatura en el Archivo: Este dato ser cumplimentado
en el Archivo General cuando se le asigne el nmero
definitivo en el depsito y se har constar en la copia que
el Archivo devolver a la oficina para facilitar futuras
consultas por parte de la misma.
Sello del rgano remitente y firma del responsable de dicha
Unidad
3) Formalizacin de la transferencia
-
Una vez que la transferencia est preparada, se concretar con el

Archivo General la fecha de traslado.
El traslado de los fondos documentales al Archivo General es

responsabilidad e ir a cargo del organismo remitente.
36
El Archivo General realizar a continuacin las siguientes tareas:

o Comprobar la conformidad entre lo reseado en la hoja de
transferencia y la documentacin recibida. En el supuesto de que
no haya coincidencia, la hoja ser devuelta a su remitente para
subsanar los errores detectados.
o Devolver a la oficina correspondiente un ejemplar de la hoja de
transferencia, firmada y sellada por el Archivo General, como
confirmacin de que la transferencia ha sido realizada, en la que
se incluir la signatura topogrfica que se le haya adjudicado en
el Archivo.
o Esta signatura ser utilizada como referencia siempre que se
solicite una consulta o prstamo de documentacin al Archivo
General.
o Las copias de las hojas de transferencia han de ser guardadas y
ordenadas por el Organismo remitente y conocidas por su
personal.
37
5. PROCEDIMIENTO DE PRSTAMO DE DOCUMENTOS

1. La unidad administrativa de la UA que desee solicitar un prstamo de
documentacin al Archivo General, debe hacer uso del formulario de solicitud
de prstamo en la pgina web del Archivo General,
imprimirlo,
cumplimentarlo, y enviarlo al Archivo, firmado por el responsable de la unidad
administrativa.
Este formulario refleja el procedimiento de prstamo y ha de acompaar a la
documentacin en todas las fases del procedimiento.
2. Si una unidad administrativa solicita un prstamo de documentacin con
valor administrativo de la que no ha sido productora, debe dirigir la peticin a la
unidad administrativa responsable del procedimiento.
3. El formulario de solicitud de prstamo incluye los siguientes campos:
Nombre del solicitante

Unidad administrativa
Nombre del responsable que solicita
Correo electrnico y telfono del solicitante
Fecha de la solicitud
Datos de la documentacin:
- Descripcin (ttulo de la serie y del expediente que se requiere)
- Aos
- Signatura de la documentacin en el Archivo General.
- Observaciones que la unidad administrativa solicitante quiera
aadir en relacin a las caractersticas de la documentacin
que solicita, plazos especiales, motivo de la solicitud, etc.
Datos de control interno del prstamo (los cumplimenta el Archivo

General):
-
Nmero de prstamo.
Fecha de devolucin.
Fecha de devolucin en caso de prrroga.
Firmas, sellos y fechas del procedimiento administrativo del prstamo:

- Firma (con fecha y sello) del responsable de la unidad
administrativa solicitando el prstamo.
- Firma (con fecha y sello) del responsable del Archivo dando
curso al prstamo.
38
Firma (con fecha y sello) del responsable de la unidad

administrativa devolviendo el prstamo.
Firma (con fecha y sello) del responsable del Archivo acusando

recibo de la documentacin devuelta.
4. Una vez que el Archivo General recibe el formulario, se prepara la

documentacin solicitada y se remite a la unidad administrativa peticionaria,
acompaada por el formulario en donde el Archivo ha consignado los datos de
nmero de prstamo, fecha de devolucin y ha firmado y fechado el envo del
prstamo.
5. Dentro del plazo de prstamo establecido (un mes), la unidad administrativa
devuelve la documentacin al Archivo General, junto con el formulario en
donde ha fechado, firmado y sellado la devolucin.
6. Si la unidad administrativa tiene razones para mantener el prstamo durante un
plazo ms amplio del establecido, es necesario que solicite una prrroga al
Archivo General.
7. La documentacin se devuelve al Archivo General sin modificaciones. Si fuera
necesario aadir al expediente algn documento, el responsable de la unidad
administrativa lo har constar en la portada de la carpeta correspondiente y
advertir de ello al Archivo General.
8. En caso de prdida o deterioro de la documentacin, la responsabilidad recae en
la persona de la unidad administrativa solicitante del prstamo.
9. Una vez recibida la documentacin prestada, el Archivo General remite al
prestatatario el formulario con el acuse de recibo fechado, firmado y sellado.
39
7. LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS

7.1.
Introduccin
Definicin de documento electrnico de archivo: "informacin en soporte
informtico registrada, producida o recibida en el inicio, en el proceso o en la
resolucin de una actividad de una institucin o de un particular, y que consta
del contenido, del contexto y de la estructura suficiente para proveer a la
actividad de valor probatorio".
Las caractersticas que debe reunir un documento para ser considerado
documento de archivo, no varan al cambiar de formato o soporte; para que un
documento electrnico sea considerado documento de archivo ha de haber sido
creado como resultado de la actividad de la institucin o empresa que lo genera
o recibe, de igual manera que el resto de la documentacin de archivo. Al igual
que sucede con los documentos en papel, el primer criterio a emplear ser
distinguir entre:
Documentos electrnicos de archivo: identificar, guardar, conservar y

transferir.
Documentos electrnicos que no forman parte del archivo, y, por lo
tanto, pueden ser eliminados.
Desde 1992 la legislacin espaola ampara la utilizacin de programas y

aplicaciones electrnicas, informticas y telemticas por parte de las
Administraciones pblicas. El artculo 45.5. de la Ley 30/1992 de Rgimen
Jurdico y del Procedimiento Administrativo Comn establece que "los
documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrnicos,
informticos o telemticos por las Administraciones Pblicas... gozarn de la
validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su
autenticidad, integridad y conservacin...". Reales Decretos y leyes posteriores,
as como recomendaciones europeas, han consolidado el amparo legal de los
documentos electrnicos en la Administracin Pblica Espaola.
El
Programa
Europeo
IDA
(Interchange
of
Data
between
Administrations=Intercambio de Datos entre Organizaciones) ha redactado un
documento base de requisitos para la gestin de documentos electrnicos,
conocido con el nombre de MoReq (Model Requirements). Este documento
rene las recomendaciones europeas que han de reunir los programas de gestin
de documentos electrnicos en las organizaciones. Su aplicacin permitir en un
futuro prximo el almacenamiento, clasificacin, recuperacin y gestin de los
documentos electrnicos en las organizaciones de acuerdo con criterios
archivsticos y con garantas de control de autenticidad, integridad y seguridad.
40
Las recomendaciones europeas e internacionales aconsejan que las

organizaciones desarrollen un plan director de archivos electrnicos. Este plan
debera contemplar tanto las recomendaciones a aplicar para la gestin y
conservacin de los tipos de documentos electrnicos, como el sistema
informtico que lo sustente.
7.2.
Problemtica de los documentos electrnicos en los archivos:

Se resumen las particularidades propias de los documentos electrnicos en los
archivos y se apuntan algunas directrices a tener en cuenta para su gestin y
preservacin.
o Identificacin, localizacin y control: problemtica derivada del elevado
volumen de documentos producidos, dispersin de la informacin (disquetes,
discos duros, soportes pticos, bases de datos, etc.), diferentes programas y
versiones de programas que en el transcurso del tiempo se vuelven obsoletos
impidiendo la accesibilidad a los documentos, etc.
Algunas directrices a seguir son:
h Identificar desde su origen los documentos que han de formar el archivo
(=documentos definitivos)
h Recoger la informacin tcnica necesaria para facilitar el acceso a la
informacin contenida: nombre y versin del sistema operativo; nombre
y versin de los programas utilizados para la creacin de documentos;
informacin sobre el procedimiento utilizado para la creacin de copias
de seguridad (frecuencia, soporte, etc.); cambios de actualizacin de
equipamientos y formatos; sistema de asignacin de nombres a los
ficheros. En bases de datos: nombres y tipos de campos y de registros,
nmero de registros de cada base de datos, manuales y fuente utilizadas
como gua para hacer la entrada de datos, sistema de gestin para la
denominacin de los ficheros de las bases de datos, fechas de creacin y
de uso...
o Control de fiabilidad y autenticidad: la facilidad de copia y modificacin de
los documentos informticos hace necesario el establecimiento de medidas y
controles para asegurar su fiabilidad y autenticidad:
Controlar el contexto de creacin del documento y la legitimidad de

la autora para asegurar su fiabilidad.
41
Conservar la integridad del documento a lo largo de los usos y

transacciones posteriores a su creacin original para controlar su
autenticidad.
Estos dos controles slo se pueden llevar a cabo si cualquier copia o

modificacin de un documento puede ser detectada a partir del mismo
documento.
o Complejidad de los documentos informticos: la informtica distribuida y la propia
evolucin del software est conduciendo a una progresiva complejidad de los
documentos informticos, en la medida en que se multiplican los documentos
compuestos (lo que a la vista del usuario es un solo documento, se descompone en
una serie de documentos de menor tamao, generados por distintas aplicaciones, y
que se unen slo en el momento de su visualizacin), documentos distribuidos (los
distintos ficheros que forman un mismo documento pueden residir en una misma
unidad de memoria, o en distintas unidades, de un mismo ordenador o de distintos
ordenadores, en una misma red o en distintas redes) y documentos dinmicos (los
diversos ficheros que componen un documento pueden cambiar peridicamente, por
ejemplo: bases de datos, hojas de clculo, etc.).
o Conservacin de los soportes y los contenidos:

Presenta una doble problemtica:
a) Conservacin fsica de los soportes: las estimaciones sobre la vida media de los
soportes magnticos oscilan entre los 5 y los 40 aos, siempre que se mantengan en
condiciones ptimas de conservacin, manipulacin y almacenamiento, tales como:
Control de temperatura y humedad: 18C y 40% humedad relativa, siendo

especialmente sensibles a la degradacin por la falta de control de la humedad.
Cuidado en la manipulacin y en la utilizacin:

o
evitar tocar directamente el soporte magntico
no escribir sobre los disquetes
no apilar los disquetes horizontalmente
separarlos de posibles campos magnticos (imanes, motores,

generadores...)
no situarlos cerca de focos de calor
aislar los soportes magnticos del polvo
42
Almacenamiento de los soportes:

o
Conservacin de cintas: posicin vertical para evitar que la cinta se

desplace lateralmente, rebobinar las cintas antes de ser guardadas y
rebobinarlas peridicamente para evitar que la informacin magntica se
traspase de una capa a otra de la cinta.
Conservacin de discos, tanto magnticos como pticos: conviene evitar

que se doblen o curven por cualquier causa de carcter fsico o
ambiental. Almacenamiento en posicin vertical y superficie de lectura
limpia y seca en caso de sistemas de almacenamiento ptico.
Aislamiento de campos magnticos
b) Conservacin del contenido:

El mayor problema de conservacin NO es la conservacin de los soportes, sino la
conservacin de los contenidos a medio y largo plazo, ya que la obsolescencia de los
programas y equipos informticos presenta plazos ms cortos que la propia
durabilidad de los soportes, si se mantienen las condiciones de conservacin
mencionadas en el apartado anterior.
Existen mltiples iniciativas en mbitos internacionales para hacer frente a este
grave problema que amenaza con hacer desaparecer la memoria de la historia ms
reciente de la Humanidad, si bien es todava un campo abierto a la investigacin,
pudiendo aportar en la actualidad slo algunas recomendaciones generales o
buenas prcticas aconsejadas:
h Intervencin "a priori: Supone un trabajo comn por parte del servicio de
archivos, en colaboracin con el servicio de informtica y tiene por objeto
normalizar y fijar los formatos electrnicos utilizados en una organizacin, con
el fin de decidir cules de ellos son los ms adecuados para la creacin de
documentos informticos, de acuerdo con las caractersticas de universalidad,
compatibilidad y facilidad de transferencia y conversin.
h Intervencin "a posteriori": Existen diversos mtodos y estrategias de
conservacin de los documentos electrnicos en los archivos, si bien el ms
comnmente aceptado en la actualidad se basa en la migracin y conversin de
los documentos electrnicos de archivo a formatos standard (SGML o XML)
para su conservacin definitiva. Esta solucin, no obstante, no asegura
completamente la conservacin de todos los elementos y en cualquier caso,
implica un importante coste econmico en recursos informticos y humanos.
43
h Evaluacin documental: el elevado coste y complejidad de la conservacin de

los documentos electrnicos a medio y largo plazo hace necesario realizar
previamente una evaluacin que determine el valor de los documentos con vistas
a su eliminacin o conservacin temporal o permanente. Si esta funcin de
evaluacin ya es necesaria para las series documentales en papel, en el caso de
los documentos electrnicos es un elemento absolutamente imprescindible.
7.3. Recomendaciones de aplicacin en los archivos de gestin

Recomendaciones generales:
h Trabajo en equipo entre el personal informtico, archivero y las propias
oficinas de gestin.
h Aplicacin de criterios archivsticos a la hora de gestionar los documentos
electrnicos y activa participacin del Archivo en la creacin del archivo
digital de la institucin.
h Establecimiento de polticas de evaluacin y seleccin de los documentos a
aplicar desde el momento de concepcin y creacin de los mismos.
En tanto la Universidad no disponga de un Sistema de gestin de documentos
electrnicos corporativo, se propone la aplicacin de una serie de
recomendaciones prcticas para evitar la prdida irremediable de documentos
de valor permanente para las organizaciones que slo existen en soporte
informtico, asegurando su organizacin y conservacin a corto y medio plazo:
1. Documentos ofimticos:
h Se aconseja estructurar los directorios del ordenador personal o de uso
compartido en red, utilizando la codificacin del cuadro de clasificacin
del archivo del organismo. De esta forma, cada una de las series
documentales producidas por cada una de las unidades del organismo
formarn una carpeta, de la que colgarn los distintos expedientes que
forman cada serie (subcarpetas) y dentro de stas se irn guardando los
documentos de cada expediente, descendiendo tantos niveles como se
requiera de acuerdo con las series documentales a representar.
h Al igual que los documentos de archivo en papel, estos documentos
electrnicos estn sujetos a la misma obligatoriedad de conservacin y
calendario de transferencia al archivo que se acuerde para cada serie
documental. A la hora de transferir se realizar una copia,
preferiblemente en soporte ptico, con la misma estructura de carpetas y
subcarpetas antes indicada con informacin relativa al software y versin
con que fueron creados.
44
h Otros consejos tiles:

- NO guardar los documentos en el mismo directorio que los diferentes
ficheros del sistema o de las aplicaciones.
- NO guardar los documentos de archivo mezclados con otros
documentos personales.
- Una vez cerrado el expediente, se han de eliminar todas los borradores,
notas, etc. que no se requiera guardar.
- Eliminar todos aquellos documentos electrnicos que hayan sido
impresos e integrados en su expediente en papel, excepto cuando se trate
de documentos reutilizables o actualizables. Por ejemplo: documentos
que se actualizan peridicamente; documentos que se puedan aprovechar
como modelos o patrones (actas de reuniones, oficios, circulares) y las
versiones definitivas.
2. Bases de datos:
Una base de datos est constituida por la agrupacin de mltiples ficheros y
tablas en una misma aplicacin, pudiendo presentar estructuras relativamente
complejas.
Existen diversas tecnologas para la gestin de bases de datos. El lenguaje ms
extendido en la actualidad es SQL, el cual permite manipular fcilmente las
bases de datos con un SGBD-R (sistema de gestin de base de datos relacional).
Dentro de cualquier organizacin puede existir una amplia tipologa:
-
Bases de datos creadas para una necesidad puntual: en este caso es fcil
identificar su utilidad administrativa y a partir de qu momento se pueden
dar por cerradas.
Bases de datos de actualizacin constante o peridica: constituyen el caso

ms habitual. En este caso hay que determinar los momentos de validacin y
fijacin de los datos y establecer una estrategia a seguir, que puede ser segn
los casos:
archivar peridicamente una fotografa de la base de datos en ese

momento determinado.
realizar una primera fotografa de la base de datos y archivados

posteriores de las modificaciones realizadas.
archivar en ambos casos tambin los datos que son retirados de la base.
45

el productor puede determinar otros tipos de fases de validacin, de

fragmentacin de partes de la base, en relacin con el archivero y prever
su archivado segn estos criterios de validacin.
3. Correo electrnico:
El correo electrnico est teniendo un fuerte impacto en la forma en la que las
organizaciones desarrollan sus actividades, en la medida en que mejoran las
comunicaciones internas, eliminan el papeleo y automatizan las rutinas de
trabajo. Sin embargo, las ventajas de este sistema pueden verse eliminadas si los
sistemas de correo electrnico y de trnsito de los documentos electrnicos no
son gestionados de forma efectiva.
Se resumen algunas recomendaciones prcticas para su gestin:
h Separar los mensajes que constituyen documentos de archivo de los
mensajes informales que no proporcionan evidencia de polticas oficiales o
transacciones de la organizacin. Los tipos de mensajes que habitualmente
constituyen documentos de archivo son: polticas y directrices,
correspondencia o memorandos relacionados con actividades propias de la
organizacin, planes de trabajo, agendas, actas, borradores de documentos
que se envan para ser comentados o aprobados, cualquier documento que
inicia, autoriza o completa una transaccin dentro de la organizacin,
informes finales o recomendaciones.
h Los mensajes enviados o recibidos han de ser guardados y clasificados en
carpetas de mensajes en el mismo momento en que se recibe o enva un
mensaje, previa configuracin de las carpetas de las series documentales
correspondientes en el mismo programa de correo. Cuando se trate de
documentos de conservacin permanente, ser necesario establecer otras
formas de archivado. En tanto no se disponga de un Sistema de Gestin de
Documentos Electrnicos que permita un almacenamiento de estos
documentos con sus metadatos correspondientes en una aplicacin
corporativa, se aconseja utilizar los siguientes mtodos:
-
Imprimir el mensaje y sus documentos anejos y guardarlos en su

expediente de papel.
Realizar una copia peridica en disco ptico de las carpetas con sus
mensajes y documentos anexos.
46
4. Sitios y recursos web

Los sitios web corporativos constituyen un importante recurso informativo que
testimonia la imagen, las actividades y en definitiva la vida y la historia de una
organizacin. Cada vez ms, las organizaciones estn definiendo polticas de
preservacin de sus sitios web que aseguren la conservacin y acceso futuro a
esta informacin.
Las estrategias a seguir han de adecuarse al tipo de sitios web que se pretende
preservar, pudindose diferenciar bsicamente dos tipos:
Sitios web formados principalmente por colecciones de pginas estticas: su

archivado es relativamente simple y se concreta en:
-
Copias peridicas de todo el conjunto del sitio.
Archivado de "logs" de cambios (documentos modificados,

eliminados o sustituidos).
Sitios web en los que las pginas son creadas y presentadas dinmicamente:
Habitualmente, las pginas son generadas dinmicamente mediante la

combinacin de bases de datos y hojas de estilo basadas en: preferencias de los
usuarios, perfiles de acceso, solicitud del usuarios, etc. En este caso el sitio web
no existe en una nica forma fcilmente capturable por lo que la organizacin
deber determinar su centro de inters a la hora de fijar y capturar la
informacin: bien las transacciones entre los clientes y la organizacin, bien los
objetos que comprende el contenido del sitio en el momento determinado.
Adems de la preservacin de los documentos web capturados, es fundamental
asignar una serie de metadatos bsicos para documentar su archivado, entre los
que destacamos:
- fecha y hora de captura
- detalles tcnicos sobre el diseo del sitio web
- detalles sobre el software usado para crear los recursos web
- detalles de las aplicaciones
- detalles sobre el cliente de software requerido para visualizar la web
Todos los sitios web presentan dependencias de hardware y software para su
plena funcionalidad (ejem.: programas de plug-ins, adobe acrobat, scripts,
applets, buscadores, etc.). Debido al problema de obsolescencia tecnolgica, ser
necesario desarrollar un plan para mantener la accesibilidad y lectura de estos
archivos de documentos web transcurrido un periodo de tiempo.
47
En este sentido se recomienda:

-
mantener los documentos en un sistema de almacenamiento ampliamente

aceptado de tecnologa neutral y formatos de intercambio de datos como
XHTML, evitando el uso de etiquetas HTML no estndares.
mantener colecciones master de preservacin almacenadas en diferentes

equipos.
realizar peridicamente actualizaciones y revisar la funcionalidad e

integridad de los registros.
los documentos web, as como sus metadatos asociados han de ser

preservados mediante copiado, reformateado o migracin y estas
acciones han de ser documentadas mediante nuevos metadatos en los que
se recoja cualquier prdida de funcionalidad, contenido o apariencia.
No hay una solucin genrica para crear y mantener registros de
actividades web. La mejor opcin depender del anlisis de las
circunstancias particulares, teniendo en cuenta que lo ptimo es la
utilizacin combinada de las estrategias anteriormente expuestas: realizar
copias completas del sitio web con regularidad, mantener logs de cada
cambio realizado en el sitio web y logs de transacciones.
48
BIBLIOGRAFA BSICA
Conde Villaverde, M.L. Manual de tratamiento de archivos administrativos.

Madrid: Direccin de Archivos Estatales, 1992.
Cruz Mundet, J.R.; Mikelarena Pea, F. Informacin y documentacin

administrativa. Madrid : Tecnos, 1998.
Cruz Mundet, J.R. Manual de Archivstica. Madrid : Fundacin Germn Snchez

Ruizprez, 2001.
Diccionario de terminologa archivstica. Madrid : Direccin de Archivos Estatales,

1993.
Doyle, M. y Freniere, A. La preparacin de manuales de gestin de documentos

para las administraciones pblicas: un estudio RAMP. Paris : UNESCO, 1991.
Dupla del Moral, A. Manual de archivos de oficina para gestores: Comunidad de

Madrid. Madrid : Marcial Pons, 1997.
Fernndez Gil, P. Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas

municipales. Granada : CEMCI, 1999.
Manual de lArxiu Intermedi de la Universitat de Valncia [Manual de uso interno].
Manual de gesti de lArxiu General. Castelln . Universitat Jaime I [Manual de uso

interno].
Manual dels arxius de gesti. Universitat Pompeu Fabra. [En lnea]

< http://www.upf.es/arxiu/>
Molina Nortes, J. y Leyva Palma, V. Tcnicas de Archivo y Tratamiento de la

documentacin administrativa. Guadalajara : Anabad Castilla-La Mancha, 1996.
Roberge, M. La gesti dels documents administratius. Barcelona : Diputacin, 1993.
49
ANEXO I
Hoja de previsin de
transferencias
50
HOJA DE PREVISIN DE TRANSFERENCIAS

rgano remitente..
Responsable del archivo de gestin..
Tfno E-mail...
Serie documental
Aos
Soporte
N de cajas
Observaciones
.
Fecha.
51
ANEXO II
Modelo de etiqueta para
carpetas de expedientes
52
ARXIU /ARCHIVO
Servei
Servicio______________________________________________
Unitat
Unidad_______________________________________________
Ttol de Serie
Ttulo de Serie_________________________________________
_____________________________________________________
Dates Extremes
Fechas Extremas_______________________________________
Nombre de carpeta
Nmero de
carpeta___________________________
__________
Observacions
Observaciones______________________________________
53
ANEXO III
Modelo de tejuelo para

las cajas de
archivo definitivo
54
CAPSA N/CAJA N
..........................................
UNITAT
UNIDAD...............................................................
CENTRE O SERVEI
CENTRO SERVICIO..........................................
..............................................................................
SERIE...................................................................
..............................................................................
ANY/AO...........................................................
DES DE/DESDE................................................
............................................................................
FINS/HASTA.....................................................
............................................................................
55
ANEXO IV
Hoja de transferencia
de documentos
56
HOJA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIN
rgano remitente
Fecha de transferencia
Responsable del archivo de gestin
N total de cajas
Tfno:
E-mail:
N de transferencia
(a cumplimentar por el Archivo General)
N de Serie/contenido
caja
Fechas
El responsable del
rgano remitente
Vigencia
admtva.
El responsable del
Archivo General
57
Signatura
Arch.Gral
ANEXO V
Recomendaciones para
la ordenacin alfabtica
de nombres de personas
58
RECOMENDACIONES PARA LA ORDENACIN ALFABTICA DE

NOMBRES DE PERSONAS
1. Se sigue el orden del alfabeto espaol.
2. En la ordenacin alfabtica, las consonantes dobles ch, ll y rr
se consideran como dos letras aisladas; es decir, la ch se ordena en
la c, la ll en la l...
3. La ordenacin alfabtica se realiza palabra por palabra y letra por
letra.
4. La ordenacin alfabtica de nombres de persona se realiza por los
apellidos seguidos del nombre:
APELLIDO1 APELLIDO2, NOMBRE
5. Los apellidos compuestos se consideran como varios apellidos sin considerar las
partculas que los unen:
APELLIDO1 APELLIDO2 APELLIDO3 APELLIDO4, NOMBRE

6. Cuando los artculos el, los, la y las preceden el primer
apellido, se considerarn a efectos de alfabetizacin y no se
pospondrn al nombre.
Ejem.: LA FUENTE RODRIGUEZ, CARLOS
7. Sin embargo, en la alfabetizacin se ignorarn los artculos el,
la, los y las a partir del primer apellido.
Ejem: RODRGUEZ LA FUENTE, CARLOS (El artculo la
no se alfabetiza).
59
8. No se considerarn a efectos de alfabetizacin la preposicin de

sola o cuando vaya acompaada de artculos (de la, del, de los,
etc.), tanto si precede al primer apellido como si se intercala entre
apellidos.
Ejem.: LA FUENTE RODRGUEZ, CARLOS DE (La
preposicin de se pospone).
RODRGUEZ DE LA FUENTE, CARLOS (Ni la preposicin
de ni el artculo la alfabetizan).
9. La conjuncin y que suele unir apellidos se ignora en cualquier
caso.
10. Los guiones (-) que suelen acompaar a algunos apellidos y, en
especial, a los apellidos compuestos, asimismo se ignoran.
60

Manual de Archivos de Oficina PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Archivos de Oficina PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL DE ORGANIZACIN DE

Edicin actualizada en Noviembre de 2003

1.2. Por qu ha de existir un Archivo en la Universidad?

Porque el importante incremento del volumen documental de la Universidad

Porque la legislacin espaola establece que los organismos pblicos estn

Porque toda la documentacin producida por la Universidad de Alicante forma

1.3. Qu documentacin forma parte del Archivo de la Universidad

1.4. Qu elementos constituyen el Sistema de Archivos de la Universidad

Los archivos de gestin u oficina, que conservan la documentacin que

El Archivo General, unidad especializada en las funciones de gestin,

1.5. Fases de ciclo de vida de los documentos

2. EL ARCHIVO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE

Normalizar los procedimientos de organizacin de los documentos

Establecer las transferencias de las series documentales al Archivo

Sentar las bases para el establecimiento de un Sistema que permita la

El cuadro de clasificacin y codificacin de los documentos

El calendario de conservacin y eliminacin de los

El sistema de descripcin y de gestin, preferiblemente

Funciones del Archivo General

Aplicar la evaluacin y seleccin de la documentacin, de acuerdo con la

3. LOS ARCHIVOS DE GESTIN O DE OFICINA. PRINCIPIOS

ORGANIZACIN DEL ARCHIVO DE OFICINA

Documentacin de apoyo informativo

Esta documentacin ha de organizarse separada del resto del Archivo

Una forma til de organizar esta informacin en soporte papel es la creacin

Los dossieres en papel se instalarn preferiblemente en carpetas suspendidas

Sera deseable que los documentos informativos de consulta habitual

3.2. Agrupacin de los documentos administrativos

Es un tipo de documentacin que reciben todas las unidades

La correspondencia no se debe clasificar y ordenar por entradas y

En cada una de estas dos grandes divisiones de la correspondencia

Definicin: Se entiende por expediente administrativo una unidad

Estructura del expediente: debe ser lgica, coherente y cronolgica,

Cada expediente debe estar contenido en una carpetilla o guarda

Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el

Se ha de evitar la extraccin de documentos originales de los

Si fuera necesario extraer un documento original de su expediente,

Los tipos de documentos que forman parte de un expediente

J.R. Cruz Mundet y F. Mikelarena Pea. Informacin y Documentacin Administrativa.

Documentos que integran un expediente: dentro de un mismo

Ejemplos de expedientes administrativos: expedientes de

Expedientes informativos: Constituye un tipo de expedientes que se

Cada serie documental ha de tener su correspondencia con el

3.3. Clasificacin de documentos. El cuadro de clasificacin

Cuando es necesario emplear ms de una subdivisin, el orden de codificacin

3.- El ndice es la relacin alfabtica de todas las clases, subclases, divisiones y

La codificacin puede ser numrica, alfabtica o alfanumrica y su estructura puede

Comienzan por la letra E

GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS

4.- Aplicar subdivisiones si fuera necesario definir ms el contenido

E Personal de administracin y servicios

5.- Anotar la clasificacin (a lpiz) en el ngulo superior derecho del

El nombre del nivel ms bajo del cuadro

En la prctica, es aconsejable formar el ttulo con el nmero mnimo de niveles

En general, el cdigo y el ttulo de clasificacin de un expediente coincide con el

Se clasifica en la subclase RELACIONES EXTERIORES del cuadro de

La correspondencia externa se organiza de acuerdo con las divisiones de esta

Servei dArxiu i Registre. Arxiu General/Servicio de Archivo y Registro. Archivo General.

Dentro de cada divisin la correspondencia se ordena alfabticamente por

Dentro de cada organismo se ordena cronolgicamente en orden inverso, de

Se clasifica en la subclase RELACIONES INTERIORES del cuadro de

Se ordena alfabticamente por el nombre de las unidades administrativas de

Dentro de cada unidad administrativa, la correspondencia de entrada y salida