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Af Manual Basico 2009
Af Manual Basico 2009
2009
INDICE
INTRODUCCION..
.
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OBJETIVOS DEL MANUAL.
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LIBRO DE CIRCULACIONES.
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DESVINCULACION LABORAL DE FUNCIONARIOS.
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TERMINOS Y DEFINICIONES
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INTRODUCCION
Este manual bsico de Activo Fijo permitir a los funcionarios comprender mejor los
procedimientos que debern seguir cuando tengan que informar traspasos o salidas
de bienes (temporales o definitivas), reasignaciones, siniestros y bajas de activos
fijos, para lo cual se han diseado formularios destinados a controlar cada evento,
permitiendo as supervisar los movimientos de los bienes fiscales y salvaguardar los
intereses institucionales. Este manual es un extracto del Manual de Procedimientos
de la Unidad de Activo Fijo, aprobado por Decreto Exento N 1591 del 30-10-2008, el
cual
se
encuentra
en
el
enlace
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c) Nivel Regional:
Se entender por administracin y control de Bienes Fiscales a nivel regional,
aquel que se aplica dentro de una jurisdiccin, por causa de la descentralizacin de
Unidades Acadmicas, y principalmente por la lejana entre las sedes.
1. Administracin Central: Compuesta por las reas Administrativas y
Acadmicas que estn centralizadas en la Casa Central. La fiscalizacin a
cargo de la unidad de Activo Fijo.
2. Sede Victoria: El Encargado de Activo Fijo de esta Sede tendr la
responsabilidad de administrar y controlar todos los Bienes Fiscales que sean
adquiridos por su rea de Compras, incluyendo (Institutos y Centros
administrados por ella).
3. Sedes Regionales: En las sedes regionales el jefe de Administracin y
Finanzas ser denominado Asistente de Activo Fijo, el cual estar a cargo de
controlar todos los bienes Inventariables de la sede.
4. Departamentos Acadmicos: El Oficial Administrativo correspondiente a cada
Departamento Acadmico, ser denominado Asistente de Activo Fijo, quien
estar a cargo de ejercer la funcin de administrar y controlar los bienes
Inventariables que estn asignados a cada departamento.
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A Nivel Zonal, elaborar informes relativos al Activo Fijo que hayan sido
solicitados por el Jefe de Contabilidad.
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OBLIGACIONES
FUNCIONES
DE
LOS
RESPONSABLES
DE
BIENES
(CUSTODIOS)
Estar obligado a velar por el uso, abuso, empleo ilegal y por toda prdida o
deterioro de los bienes que tenga asignados, sin perjuicio de la responsabilidad
del Jefe de la Unidad Operativa, cuando se compruebe negligencia en su
funcin fiscalizadora.
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No tomar decisiones arbitrarias sobre los bienes de activo fijo, como por
ejemplo, redestinarlos a otra Unidad, desecharlos o donarlos, sin antes pedir
autorizacin a la Unidad de Activo Fijo; ni tampoco podr omitir la confeccin
de los formularios dispuestos para cada caso o desestimar los procedimientos
establecidos en este Manual.
Tampoco adoptar conductas reticentes sobre los bienes que tenga a su cargo,
particularmente cuando deban ser inspeccionados por las Unidades de Control
Interno o las Unidades Tcnicas Internas.
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REASIGNACIONES,
SALIDAS,
SINIESTROS
BAJAS
INCORPORACION DE BIENES
A continuacin se indican los pasos a seguir en cada evento:
Traspasos de bienes Inventariables
1. El Responsable de Bienes completar el formulario Traspaso de Bienes de
Activo Fijo:
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NOTA: Para el llenado del formulario, consultar instructivo de llenado, para traspaso de
bienes de Activo Fijo.
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Completar todos los datos exigidos para sacar los bienes del Campus,
estos son: descripcin, modelo, nmero de serie, cdigo de inventario,
motivo de la salida y el plazo estimado para que retornen los bienes a
su ubicacin habitual.
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7. Una vez efectuada esta verificacin, la Unidad de Activo Fijo firmar y timbrar
el Original y su copia de Archivo, registrando la fecha y hora del reingreso.
8. La Unidad de Activo Fijo, mantendr un archivo especial de control de salida de
bienes, y conforme se vayan cumplido los plazos autorizados, pedir al
Custodio correspondiente el reingreso de los bienes.
Normativa sobre Solicitud de Admisin Temporal (SAT)
a. Solicitud de Admisin Temporal: Corresponde al trmite que permite
autorizar la salida de Bienes de Activo Fijo al resto del Pas, siempre que estn
acogidos al Rgimen de Zona Franca de Extensin, ya sea desde la Primera
Regin de Tarapac o de la Decimo Segunda Regin de Magallanes y de la
Antrtica Chilena. Este movimiento se har ante el Servicio de Aduanas
mediante la Solicitud de Admisin Temporal al Resto del Pas (SAT).
b. La Unidad de Activo Fijo y el Encargado de Sede Victoria, realizarn todos los
trmites aduaneros inherentes a la Solicitud de Admisin Temporal al Resto del
Pas (SAT). A Nivel Regional, esta funcin ser cumplida por los Asistentes de
Activo Fijo.
c. La SAT se otorgar por un plazo mximo de 90 das, dentro del cual las
mercaderas debern retornar a la Primera Regin.
d. Siempre que existan razones justificadas para que los bienes permanezcan por
ms tiempo fuera de la Primera Regin, se pedir prorrogar el plazo al Director
Regional de Aduana. El cual podr aceptar o rechazar dicha peticin.
e. Debido a lo anterior, el Jefe Directo tendr que confirmar la llegada del
funcionario en cometido, a fin de cumplir con este trmite si fuera necesario. Si
no se es informado la UNAP, esta sera multada por incumplimiento de
procedimiento estatal.
f.
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j.
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NOTA: Para el llenado del formulario, consultar instructivo de llenado, para solicitud de
Admisin Temporal (SAT).
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una
Investigacin
Sumaria
Administrativa
para
determinar
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Tiene por finalidad identificar y documentar en forma ntegra y oportuna los bienes que
por su desgaste u obsolescencia ya no son tiles para el desarrollo de las actividades
institucionales.
El Jefe de Activo Fijo o su homologo regional que corresponda, conjuntamente con el
Jefe de una Unidad Operativa, podrn autorizar la baja de bienes faltantes,
abandonados y chatarra.
La eleccin de los bienes sujetos al proceso de baja, se har a propia consideracin
del Responsable de Bienes.
Para materializar la desincorporacin de los bienes seleccionados, ser necesario que
las siguientes actividades se cumplan en estricto orden: definir causal de baja, emitir
informe tcnico, cursar solicitud de baja, preparar propuesta de baja, confeccionar acta
de baja y emitir decreto de baja.
1.
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rea de Audiovisuales
NOTA: Para el llenado del formulario, consultar instructivo de llenado, para certificado
de Informe Tcnico.
3. Cursar Solicitud de Baja
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En caso que el informe tcnico descarte la baja de bienes, como por ejemplo, si ste
concluyera que los bienes estn en buen estado, entonces el Responsable de ellos
aplicar la normativa y el procedimiento establecidos para la Reasignacin de
Bienes.
A continuacin se muestra formulario de solicitud de baja de bienes de activo fijo
NOTA: Para el llenado del formulario, consultar instructivo de llenado, solicitud de baja
de bienes de Activo Fijo.
4. Preparar Propuesta de Baja
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6. Destino Final
Para disponer un destino final, el comit podr optar entre baja con
enajenacin (Subasta Pblica) o baja sin enajenacin (Donacin o
Destruccin).
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de
Compras
respectiva,
mediante
el
formulario
Solicitud
de
Materiales/Servicios.
Asimismo, quien solicita la compra indicar, obligatoriamente, al funcionario
Responsable del Bien (Custodio) y la Ubicacin Fsica que tendr (Dependencia).
TRMINOS Y DEFINICIONES:
Activo Fijo (2): Todos los bienes tangibles, adquiridos por la UNAP, recibidos
en donacin, o bien, elaborados por ella misma, con el fin de ser destinados a
sus diferentes dependencias para el normal desarrollo de sus funciones y que
sern usados por ms de un ao, o de un ejercicio contable, ya que no estn
destinados para la venta, si no que integran el Patrimonio de la UNAP.
Bienes Fiscales: Comprende todos los Bienes que forman parte del
Patrimonio de la UNAP y que hayan sido adquiridos con fondos aportados por
el Fisco o donados por algn Organismo Estatal, incluyendo proyectos de
investigacin o de extensin.
Como poltica interna de administracin y control del Activo Fijo, en la UNAP los
Bienes Fiscales se clasifican en Bienes de Uso, Bienes Intangibles y Bienes de
Consumo.
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Bienes Intangibles: Son aquellos Bienes que no tienen una existencia fsica y
que slo pueden percibirse mental o intelectualmente; por ejemplo, derechos
de patentes o marcas y licencias de software.
Para los fines del inventario y de la contabilizacin, los Bienes de Activo Fijo se
diferenciarn entre Bienes Inventariables y Bienes No Inventariables.
Bienes Inventariables: Son aquellos Bienes que cumplen con los siguientes
requisitos:
Que sean propiedad de la UNAP.
Que estn destinados para actividades Acadmicas, Administrativas, de
Investigacin o de Extensin.
Que su vida til sea igual o superior a un ao.
Que por su costo de adquisicin puedan ser catalogados como Inversin
Real o Control Administrativo, de acuerdo con el siguiente detalle:
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Bienes en Mal Estado (1): Es la condicin de un Bien de Activo Fijo que llega
a un estado de desgaste total, se deteriora o se vuelven obsoletos, tanto fsica
como tecnolgicamente, y por lo tanto fallan al prestar su servicio normal, y
tampoco es posible reutilizar o reacondicionar sus partes. Por lo general no
recibe mantenimiento. Su utilidad est a un 50% y menos.
Bienes en Mal Estado (2): Condicin de un bien cuando no puede ser puesto
en marcha con la estructura y/o el sistema de encendido que viene de fbrica,
y que tampoco es posible repararlos para recuperar su funcionamiento. Su
utilidad est a un 50% y menos.
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Vida til: Perodo durante el cual se espera que un Bien Depreciable sea
usado por la UNAP. Generalmente, la vida til de un activo fijo puede ser
expresada en aos o meses y la misma vara de acuerdo con su naturaleza.
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Robo: Apoderarse de los bienes ajenos empleando fuerza en las cosas o bien
violencia o intimidacin en las personas.
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determine que hubo responsabilidad del Custodio de Bienes, ste restituir los
bienes extraviados por otros de iguales o superiores caractersticas, dentro del
plazo de 30 das calendario, contados desde que se notific al funcionario; o bien
por medio del pago al mismo valor que rija en el mercado para un bien similar o
equivalente.
e)
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