DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

PROCEDIMIENTO
DESARROLLO ETAPA POST
CONTRACTUAL (LIQUIDACION)

GAD PD 003
CONTROL DE VERSIONES
Versin

Fecha (DD/MM/AAAA)

Descripcin

09/09/2008

15/07/2009

Creacin
Modificacin del proceso en condiciones generales y
formatos

24/05/2010

Actualizacin al procedimiento

25/06/2010

Se incluy puntos de control al procedimiento

30/10/2012

14/03/2014

10/11/2014

Se actualizado de acuerdo con las normas vigentes y

Plan de Eficiencia Administrativa que aplica a este
procedimiento.
Actualizacin de normas jurdicas Decreto 1510 de
2013 Inclusin liquidacin contratos suscritos bajo un
Acuerdo Marco de Precios o con la Bolsa de Productos.
Se modific el procedimiento en el Captulo 4.
Desarrollo, en el flujograma en lo relacionado con las
actividades Elaboracin acta de liquidacin y Firma del
acta liquidacin por partes.

Elabor: Profesional de Apoyo Seguridad y Defensa

__________________________________________________
Gloria Anglica Riveros Vega

Revis: Subdirector del Sector Defensa

__________________________________________________
TC. Flix Gabriel Aponte Castro

Aprob: Director General Defensa Civil Colombiana

_______________________________________________
Mayor General (r) Miguel Ernesto Prez Guarnizo

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TABLA DE CONTENIDO
1.

OBJETIVO ................................................................................................. 2

2.

ALCANCE .................................................................................................. 2

3.

CONDICIONES GENERALES ................................................................... 2

4.

DESARROLLO .......................................................................................... 6

5.

DOCUMENTOS RELACIONADOS ........................................................... 8

1. OBJETIVO
Evaluar finalmente los resultados financieros de la ejecucin del contrato, y resolver los
desacuerdos que existieren respecto de tales resultados.

2. ALCANCE
Este procedimiento se inicia con la revisin del ltimo pago, la liquidacin del contrato,
hasta el seguimiento continuo, para lograr el cumplimiento de los objetivos institucionales
a travs de los bienes, servicios u obras contratados y que se enmarcan dentro de las
necesidades institucionales.

3. CONDICIONES GENERALES
Para determinar el procedimiento para la liquidacin de contratos se debe tener en cuenta
lo establecido en la Ley 80 de 1993 en especial los artculos 41, 60 y 61 y artculo 11 de
la ley 1150 de 2007.
La etapa post contractual o bien llamada de liquidacin se fundamenta en las actuaciones
posteriores al vencimiento del trmino establecido en el contrato, o en el acto que lo da
por terminado de manera anticipada. Generalmente versan sobre temas accesorios de la
contratacin misma.
Bsicamente es la etapa en la que se realiza un seguimiento permanente para verificar el
correcto cumplimiento y la debida satisfaccin de las necesidades institucionales por
medio de los bienes, servicios u obras contratados.

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3.1

DEFINICIONES:

LIQUIDACION: Es el acto que formaliza la terminacin de un contrato se da en las

modalidades de comn a cuerdo (bilateralmente) o unilateral, dentro del contenido se
detalla si las partes se encuentran a paz y salvo, si hubo compensacin, si se debe hacer
ajuste de garantas y si se cumpli con el objeto contractual, procede en todos los
contratos y en el termino pactado o en el legal.
ACTA DE LIQUIDACION: Es un documento en el que constarn los acuerdos,
conciliaciones y las transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las
divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo
LIQUIDACION UNITATERAL: se define como la liquidacin directa y unilateralmente de
la orden contractual y sta se adoptar por acto administrativo motivado susceptible del
recurso de reposicin. Si llegase a presentarse esta situacin, este acto administrativo es
elaborado por la Oficina Jurdica de la Entidad o Asesora Externa de Contratacin.

3.2

REGLAS DE CARCTER GENERAL

1. Teniendo en cuenta el Plan de Eficiencia Administrativa y poltica cero papel, se

seguirn las siguientes reglas, as:
a) Se reutilizar el papel para la impresin de correos electrnicos que sirvan de
evidencia dentro del desarrollo del proceso de la etapa postcontractual
(Expediente)
b) Se utilizar la red interna para compartir informacin que evite impresiones
innecesarias (Notificaciones a Supervisores)
c) Hacer el uso de correo electrnico para l envi de comunicaciones entre
dependencias y Supervisores, as como tambin solo se debe imprimir lo
estrictamente necesario que sea soporte legal.
2. El supervisor del contrato para realizar la liquidacin de un contrato deber tener en
cuenta los lineamientos establecidos en el MANUAL DE CONTRATACION y MANUAL
DE SUPERVISORES.
3. El Acta de Liquidacin deber contener el visto bueno de un Asesor Jurdico bien sea
de la Oficina Jurdica o Asesor Externo de Contratacin que apoye el proceso de
Gestin de Adquisiciones a travs de un Contrato de Prestacin de Servicios
Profesionales y de apoyo a la gestin.
4. La Contratacin que se realice a travs de Acuerdo Marcos de Precios no requerir de
Acta de Liquidacin, lo anterior con fundamento en el decreto 19 de 2012, articulo
227, que dice: ARTCULO 217. DE LA OCURRENCIA Y CONTENIDO DE LA
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LIQUIDACIN DE LOS CONTRATOS ESTATALES. El artculo 60 de la Ley 80 de

1993, modificado por el artculo 32 de la Ley 1150 de 2007 quedar as:
"Artculo 60. De la ocurrencia y contenido de la liquidacin. Los contratos de tracto
sucesivo, aquellos cuya ejecucin o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los
dems que lo requieran, sern objeto de liquidacin.
Tambin en esta etapa las partes acordarn los ajustes, revisiones y reconocimientos
a que haya lugar.
En el acta de liquidacin constarn los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que
llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a
paz y salvo.
Para la liquidacin se exigir al contratista la extensin o ampliacin, si es del caso, de
la garanta del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio
suministrado, a la provisin de repuestos y accesorios, al pago de salarios,
prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar
las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extincin del contrato.
La liquidacin a que se refiere el presente artculo no ser obligatoria en los contratos
de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin." (Subrayado y
negrilla fuera de texto), no obstante si la Agencia Nacional de Compras Pblicas
COLOMBIA COMPRA EFICIENTE expide algn documento que exija la elaboracin
de la citada acta la Entidad deber dar cumplimiento a los lineamientos por ello
exigidos.
5.

En los contratos realizados a travs de la Bolsa de productos solo proceder a la

liquidacin del contrato suscrito con el comisionista

PUNTOS DE CONTROL

Lista de Verificacin de documentos contractuales: El formato GAD-FT-028 es

una herramienta que ayuda a realizar seguimiento y monitoreo en el proceso de la
etapa contractual y postcontractual, en el cual se puede verificar que en el expediente
del proceso de contratacin para adquirir bienes, servicios u obras, se encuentren
todos los documentos exigidos por la normatividad vigente que rige la contratacin
estatal; en este formato se debe registrar los datos relacionados con el contrato y
contratista, as como el nmero del folio donde se ubica cada documento.

Revisin y visto bueno de personal idneo: En esta actividad se verifica el

contenido del acta con respecto al contrato y se establece la ejecucin contractual.
Este control es realzado por la abogada asesora externa del Grupo Administrativo

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contratado para tal fin si existiere y/o Oficina Jurdica y garantiza la veracidad de la
informacin contenida en dicho documento.

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4. DESARROLLO
ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

Inicio

Elaboracin Acta de
Liquidacin

El lder encargado (a) de la Etapa

de Seguimiento y Liquidacin del
contrato del Grupo Administrativo
con base en el informe de
supervisin final y dems soportes
de seguimiento y ejecucin del
contrato
elabora el acta de
liquidacin (GAD-FT-006) en la que
consten
los
acuerdos,
conciliaciones y transacciones a
que llegaren las partes para poner
fin a las divergencias y poder
declararse a paz y Salvo.

Grupo Administrativo

En esta actividad seguimiento y

liquidacin
se
solicitara
la
ampliacin de los trminos de
plizas de garantas de los
contratos si hay lugar a ello y se
verificara a travs de planilla Pila
que el contratista se encuentra al
da en el pago de sus obligaciones
de seguridad social y parafiscal.

Revisin y Visto
Bueno Acta de
Liquidacin

Firma del Acta

liquidacin por
partes

Acta de liquidacin
Bilateral/Unilateral

Revisin informacin contenida en

acta de liquidacin.

Abogada del Grupo

Administrativo y/o
Oficina Jurdica y/o
Asesora Externa de
contratacin

Despus de aprobada el Acta de

Liquidacin por el Asesor Jurdico
se firma por las partes que
intervienen en el contrato y se
publica en portal nico de
contratacin pblica SECOP, y se
ejercer seguimiento hasta el cierre
del proceso contractual el cual
culmina en la fecha que vencen los
trminos de amparo de las plizas
de garanta constituidas si estas
fueron solicitadas.

Contratista y ordenador
de gasto

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ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

Realizar inspecciones peridicas

que
permitan
establecer
las
condiciones mnimas del objeto
contratado y su pleno cumplimiento
y garanta.

Supervisores

La lista de documentos de
verificacin (GAD-FT-028) debe ser
verificada por la lder del proceso.

Grupo Administrativo

REGISTROS/DTOS

Seguimiento a
Calidad y Garantas

Diligenciamiento
Lista de Documentos
de Verificacin

Fin

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Lista documentos de
verificacin
GAD-FT-028

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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO

CDIGO

Constitucin Poltica de Colombia

Cdigo de Comercio Colombiano
Cdigo Contencioso Administrativo
Otras normas concordantes y vigentes
Ley 80 de 1993
Ley 1150 de 2007
Decreto 1510 de 2013
Informe Final de Supervisin

GAD-FT-005

Lista de Verificacin de documentos contractuales

GAD-FT-028

Manual de Contratacin

DCC-MG-002

Manual de Supervisores

DCC-MG-003

Acta liquidacin bilateral (Plantilla)

Orden de pago
Comprobante de egreso
Informes
Acta de Liquidacin (Plantilla)

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