ACTA N 1 - 2009

REVISIN GERENCIAL
El da Mircoles 25 de Octubre de 2009, se reunieron en la Sala de Juntas de
Mundial de Tornillos S.A. en una jornada de 11:00 AM a 5:00 PM, para realizar la
reunin de la Revisin Gerencial, las siguientes personas:
Gerente General.
Director de Compras
Representante de la Direccin
Supervisor de Calidad
Asistente Administrativo
Interna de Calidad.
Temas a Tratar:
1. Introduccin.
2. Resultados De Las Auditorias Internas De Calidad.
3. Retroalimentacin Del Cliente.
4. Desempeos De Los Procesos Y Conformidad Del Producto (Indicadores De
Calidad).
5. Estado De Las Acciones Correctivas Y Preventivas.
6. Acciones De Seguimiento De Revisiones Por La Direccin Anteriores.
7. Cambios Que Pueden Afectar El Sistema De Gestin De Calidad.
8. Revisin De La Poltica Y Objetivos De Calidad.
9. Recomendaciones Para La Mejora.
Desarrollo de la Reunin
1. Introduccin
Se habl de la importancia de realizar este tipo de reuniones para analizar el
grado de implementacin del SGC en la organizacin. EN LA EMPRESA XXX se
determina que se hace una reunin formal, como mnimo una vez al ao, pero se
revisa por medio de seguimientos permanentes.
De la misma manera, se analizan las siguientes palabras que hacen parte de las
conclusiones de la reunin de Revisin Gerencial.
Eficacia
Grado en que se alcanzaron los Objetivos De Calidad y/o los objetivos propuestos.
Conveniencia
Grado en que el Sistema De Gestin De Calidad es una herramienta til para la
empresa.
Adecuacin
Grado en que la Poltica De Calidad se ha cumplido y si el SGC es coherente con
la Poltica, as como si sta cumple con la Misin y la Visin, adems de si cumple
con los objetivos de la empresa.

1 / 13

2. Auditorias Internas De Calidad

En el ciclo de auditorias internas de calidad realizadas en la empresa, se
obtuvieron los siguientes resultados:
Total de No Conformidades:
NCM: 00
NCm: 23
Tipo
Las No Conformidades detectadas estn clasificadas de la siguiente manera:

6
7
8

9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19

Se
encontr
la
utilizacin
de
documentos
(procedimiento-formato den o conformes) sin versin y
fecha de revisin.
No se encontraron no conformes relacionados con
actividades que afecten los procesos de la
organizacin
No se encontr evidencia de reunin de seguimiento a
la accin correctiva no. 2 correspondientes los
traslados de m/ca realizados a las diferentes
sucursales.
Se revisaron tres carpetas de las siguientes personas;
Castao Orjuela Edilson, Valencia Duarte Adriana,
Canchon Muete Efren. En las cuales no se encontr
evidencia de registros de formacin, educacin y
experiencia.
Se encontr que no se puede medir la trazabilidad de
las compras internacionales, puesto que se encuentran
en archivo excel y aunque esta fsicamente, no es fcil
recuperarla para su consulta
Se encontr que hay registros que ya han cumplido su
tiempo de retencin y no se ha dado cumplimiento al
procedimiento en cuanto a su disposicin final.
No se actualizado y/o cambiado los documentos de
E.U. a S.A.
Verificar si en realidad no hay conformes con respecto
a la revisin del ltimo trimestre por parte del
supervisor de calidad
No hay plan de capacitacin por ingreso de personal
nuevo a las diferentes reas, se hace necesario
programar capacitacin de procedimiento de no
conformes
No se encuentran no conformes por quejas y reclamos
Se encontraron no conformidades pendientes de cerrar
del mes de junio
No hay requisiciones por parte del coordinador de
ventas
No se ha exigido al proveedor hacer llegar respuesta a
las evaluaciones enviadas
Importacin No. 61, no es fcil la identificacin de la
trazabilidad de las compras internacionales
No se cumpli el indicador de cartera recaudada
No se cumpli el indicador de cartera mayor a 90 das
No hay claridad en la informacin de los cupos que
actualmente estn autorizados por la gerencia
No hay control de cheques devueltos y cheques postfechados
No hay informe de cartera de los meses de mayo,
junio, julio y agosto de 2006

NUMERAL
ISO

4.2.3

8.3

8.5.2

6.2.2

7.4

4.2.4

4.3.4

MEJORA

Nc
m

CONCEPTOS

NC
M

DOCUMENTAL

DESCRIPCION

REGISTROS

No

TIPO DE NO
CONFORMIDAD

EFICAZ

NO EFICAZ

X
X
X

8.3

8.2.1

8.3

7.4

7.6

X
X

X
X

X
X

2 / 13

20
21
22
23

No se tiene registro del control de mantenimiento

preventivo y correctivo en el formato de hoja de vida
Depurar necesidad y/o requerimientos de maquinas de
conteo de los almacenes
Los originales (discos) se deben almacenar en caja
fuerte
No se encontr cronograma de actividades de
mantenimiento de equipos

6.3

4.2.4

7.5

X
X
X

DOCUMENTAL
REGISTROS
CONCEPTOS
MEJORA

Documental
Cuando hay incumplimiento de procedimiento o es necesario modificarlo.

Registros
Cuando no se ha diligenciado de forma apropiada el correspondiente registro.

Conceptos
Cuando se evidencia que el problema es relacionado con conceptos de ISO
9001:2000.

Mejora
Cuando e hallazgo es identificado contra requisitos del numeral 8 de la norma
ISO 9001:2000.

Acciones a Tomar
Cerrar las acciones correctivas y/o preventivas pendientes
Responsable: Representante de la Direccin
Fecha: De acuerdo a la fecha establecida en el plan de accin de cada una de
ellas

Realizar las auditorias de Revisin por la direccin y la Auditoria de Auditoria

interna de Calidad.
Responsable: Representante de la Direccin
Fecha: 15 de Noviembre de 2006

Conclusin
El proceso de Auditoria interna de calidad en lo que va corrido del ao es
conforme a las necesidades interno de la organizacin con lo que respecta al
control que debe efectuar cada dueo del proceso, adems mantiene y mejora el
S.G.C.

3 / 13

Igualmente se realzo la importancia de haber realizado el ciclo completo de

auditoria interna de calidad a todos los procesos del Sistema de Gestin de
Calidad, programado para el presente ao.

3. Retroalimentacin Del Cliente

Para medir la satisfaccin del cliente de la organizacin, se realizaron dos
encuestas, una que mide la satisfaccin de los clientes por visita y otra en la cual
se mide el momento de verdad de la atencin en los puntos de ventas.
Los resultados obtenidos en estas dos encuestas se ubican en un nivel de
Excelente el 50% y Bueno el 30% de la percepcin de nuestros clientes. los cuales
se evidencian a travs de los resultados de la medicin de los indicadores
analizados en el numeral siguiente.
Acciones a Tomar
Seleccin del personal que va a tomar la capacitacin de ventas (nivel I,II,III)
Responsable: Director de Talento Humano
Fecha: 01 de Enero de 2007
Conclusin
Se evidencia una buena percepcin de los clientes de acuerdo a los resultados de
las encuestas y se decide que se debe continuar con dicha medicin generando
estrategias de acuerdo a los resultados obtenidos.
Las dos encuestas se van a realizar no en el mismo mes sino en meses diferentes
para que no se junten las tabulaciones y los anlisis de los mismos.

4. Desempeos De Los Procesos Y Conformidad Del Producto (Indicadores

De Calidad)
Anlisis de los Indicadores Comerciales
La meta se fija teniendo en cuenta, entre otros, algunos de los siguientes factores:
Porcentaje de inflacin (6%).
PIB (4%).
Condiciones internas del mercado.
Se estima un ingreso global de 39.000.000.000 para el ao 2006

Gestin Comercial
Tendencia Positiva.
Se concluye que la gestin general del proceso de ventas es eficaz.
Se mantiene el indicador para el prximo ao

Ventas por Mostrador

Tendencia Positiva.

4 / 13

Se concluye que la gestin del proceso de ventas mostrador es eficaz.

Se mantiene el indicador para el prximo ao

Ventas por Visita

Tendencia Positiva.
Se concluye que la gestin del proceso de ventas por visita es eficaz.
Para el ao entrante se considera un aumento del estndar del 30%.

Ventas por Telfono

Falta de diligenciamiento de registros en el proceso comercial de venta por
telfono. La gerencia indica que se debe tener el indicador listo y analizado
para la auditoria externa que va a realizar Icontec.
Se debe estudiar la posibilidad de implementacin en la sucursal de
paloquemao.

Anlisis de los Indicadores de Alistamiento

Pedidos Entregados
Tendencia Positiva.
Para el ao entrante se considera un aumento del estndar a 1300.
Se concluye que la gestin de este proceso es eficaz.
Se propone el estudio de montar indicador a paloquemao de pedidos entregados y
de call center.

Movimiento de Producto en Toneladas

Tendencia Positiva.
Se aumenta el indicador a 350 toneladas.

Anlisis de los Indicadores de Cartera

Cartera Recaudada
Tendencia Positiva.
La cartera se incremento a 7500.000.000, con la poltica de lograr el mayor
cobro a mximo a 30 das. A partir de este punto el proceso de cartera se
encuentra eficaz con tendencia es positiva. El estndar se mantiene para el
prximo ao

Cartera Morosa Mayor a 90 Das

Tendencia Positiva.
Se concluye que la gestin del proceso de cartera es eficaz.

Anlisis de los Indicadores de Facturacin

Facturas Elaboradas
Tendencia Positiva.
El proceso es eficaz y se tiene una alta confiabilidad del mismo.

5 / 13

Se considera que el prximo ao el estndar debe ser modificado a mnimo

3.300 facturas.

Anlisis de de contabilidad
Razn Circulante
El indicador es eficaz, se propone que para el prximo se suba el estndar a 2.3
puntos
Prueba cida
Por cada peso de deuda, se tenga dos para sostenerlo en flujo de efectivo. Este
indicador es eficaz. Se debe subir el indicador para el prximo ao a 1.5
Anlisis de los Indicadores de Infraestructura
Trmite de Sistemas
Tendencia Positiva.
El proceso de sistemas es eficaz.

Efectividad en las Mquinas

Tendencia Positiva.
El proceso es eficaz. Se aumenta el indicador a 90%

Anlisis de los Indicadores de Recursos Humanos

Productividad de Personal
Indicador eficaz, tendencia negativa
Se establece bajar el estndar al 10% a partir del 2007

Cronograma de Formacin
Indicador eficaz cumplimiento del 100%

Desempeo del Personal

El proceso es eficaz.

Clima Organizacional
Tendencia Positiva.
El proceso es eficaz.

Se establece preparacin de vendedores de mostrador. Capacitacin hasta nivel

tres de ventas. (Establecer compromiso)
Anlisis de los Indicadores de Compras
Se observa que en las visitas realizadas a los proveedores especiales, se han
obtenido muy buenos resultados logrando una mayor comunicacin con el mismo,
en este momento se est en proceso de comunicar los resultados obtenidos tanto
de esta actividad como de las evaluaciones realizadas a los proveedores tanto
crticos como especiales.

6 / 13

Desempeo de Proveedores
Tendencia negativa.
Aunque el indicador se encuentra dentro de los mrgenes establecidos, la
explicacin de esta tendencia debida a la mayor importacin que se han estado
realizando y la industria nacional no se presenta la capacidad que la
organizacin necesita para satisfacer a nuestros clientes.
Como mejora para el prximo ao este indicador se divide en nacional e
internacional. (60% para nacionales) (Internacionales 80%)

Trmite de Compras Nacionales

Este indicador es eficaz.

Trmite de Compras Internacionales

Este indicador es eficaz. El estndar se establece para el prximo ao a 150
das.

Desempeo de Proveedor de Personal

Aumentar el indicador al 90%

Anlisis de los Indicadores de Satisfaccin del Cliente

Satisfaccin del Cliente en Almacn
Se establece aumentar el indicador de excelente al 70% una vez se halla
realizado el curso de capacitacin para el personal de ventas. (Atencin al
cliente) con el fin de que nuestros clientes no estimen el criterio de malo.
Se realiz una encuesta se determino lo que se quiere eliminar el concepto de
malo de las encuestas por lo cual se estable lo siguiente para la prxima
medicin en lo Almacenes una vez se realice la capacitacin para aumentar la
competencia de los vendedores del almacn
Local bueno 65 regular 35. Entre bueno y excelente 99%

Satisfaccin del Cliente en Visita

Tendencia positiva.
Las encuestas arrojan un resultado bueno por lo cual se concluye que se
observa una buena percepcin.

Acciones a Tomar
Modificar los indicadores mencionados en el anlisis anterior.
Responsable: Representante de la Direccin
Fecha: 01 de Enero de 2007

Capacitacin a los vendedores (lista, ventas y morales) y extenderlo a todas

las sucursales. Pruebas psicotcnicas (ojo) y pruebas de producto.
Responsable: Director de Talento Humano

7 / 13

Fecha: 01 de Agosto de 2007

Personal que ya lo recibieron hay que efectuar una actualizacin en ventas

especialmente en relaciones humanas.
Responsable: Director de Talento Humano
Fecha: 01 de Agosto de 2007

Implementar indicadores de cartera, alistando, revisando y conductores

separando industria y comercio.
Responsable: Representante de la direccin
Fecha: 01 de Marzo de 2007

Conclusin
Proceso adecuado a las necesidades de la organizacin

5. Estado de las Acciones Correctivas Y Preventivas.

5.1. Acciones Correctivas
5.1.1. Generadas por el ICONTEC
Dentro de la reorganizacin de la bodega se tiene adelantado:
ACTIVIDAD
INICIO
FIN
Entrega de bodega (ala sur) nueva
Levantamiento de estantera
Ubicacin de mercanca en la estantera
nueva.
En la estantera nueva se ubico bajo
pronostico establecido por Compras el
tiempo de almacenaje de las siguientes
lneas: G5 G8 UNC RDO ZINC A.A.
REDUCIDA

MM
NEGRO
Y
BICROMATIZADO G2 NEGRO G1
MEDIDAS GRANDES REMACHE POP
ZAPATA CHAZO EXP B7 Y DRY
WALL - G2 NEGRO Y ZINC - G1 NEGRO
YZINC - T.0. - G2 ZINC - G1 NEGRO
YZINC - PAN RAN - TCA SEGURIDAD
Reubicacin de las siguientes lneas por
organizacin de bodega central:
T.0.
TCA G2 H.D.G.
TCA G5 H.D.G.
TLLO A-325
TLLO G5 H.D.G.
AVELLAN BRISTOL
TLLO G5 G8 UNF
PAN PHIL
ARANDELA NEGRA Y ZINC
Lneas pendientes por trabajar:
CARRIAGE NEGRO Y ZINC
BRISTOL CON Y SIN CABEZA
TCA EN GENERAL

01/01/2006
01/01/2006
01/03/2006

01/05/2006

01/01/2006
15/10/2006

EFECTIVIDAD
100%
100%
90%
Pendiente:
Lnea B7: falta
terminar
de
trasladar lo que
se encuentra en
el pasillo de la
TCA.
Dry Wall:
Pendiente
8
espacios.

50%
Se
esta
trabajando sobre
estas lneas

8 / 13

Debe hacer seguimiento a la accin correctiva de inventarios

5.1.2. Acciones Correctivas Generadas por Otras Fuentes
No se generaron por no conformes, nicamente por auditoria interna de calidad.
Acciones a Tomar
Cerrar las acciones impuestas en el ciclo de auditoria.
Responsable: Representante de la Direccin
Fecha: de acuerdo al plan de accin
Acciones a Documentar
Seccionalizacin de bodega despacho y almacn. (sealizacin)
Responsable: Supervisor de Calidad
Fecha: 30 de Diciembre de 2006
5.2. Acciones Preventivas
Se tienen por ciclo de auditoria interna de calidad
Acciones a Tomar
Realizar el respectivo seguimiento y cierre de las acciones preventivas
Acciones a Documentar
Estudiar la posibilidad de documentar las siguientes acciones
Planta elctrica ing Camargo. En la sede central
Responsable: Representante de la Direccin
Fecha: 01 de Enero de 2007

Tanque de gasolina para la bodega central

Responsable: Supervisor de Calidad
Fecha: 01 de Enero de 2007

Instalacin de equipo de seguridad en la sede central

Responsable: Gerencia General
Fecha: 01 de Enero de 2007

Conclusin
El proceso de implementacin de acciones correctivas y/o preventivas se ha
desarrollado de acuerdo a lo establecido en su procedimiento, lo que nos ha
permitido establecer procesos de mejora eficaces.

6. Acciones De Seguimiento De Revisiones Por La Direccin Anteriores.

Las tareas que quedaron sin terminar de la anterior revisin siguen adelante sin
ningn tipo de reparo.

9 / 13

Acciones a Tomar
Control de registros debe quedar al da para noviembre (organizar oficina)
Responsable: Representante de la Direccin
Fecha: 25 de Noviembre de 2006

Pgina Web
Responsable: Coordinador de Sistemas
Fecha: 01 de Marzo de 2007

Banda transportadora paloquemao. Rapiscol.

Responsable: Supervisor de calidad
Fecha: 01 de Enero de 2007

Conclusin
Se alcanz en 90% de las tareas colocadas en la pasada reunin de revisin por
la gerencia. Las tareas pendientes se cerraran a medida que la reorganizacin de
la bodega y sus inventarios se realice.

7. Cambios Que Pueden Afectar El Sistema De Gestin De Calidad.

Cambio en el organigrama de la organizacin debe ser una propuesta
estructurada.
Acciones a Tomar
Estructurar la propuesta para que sea un cambio en el proceso de mejora
Responsable: Auditor Externo
Fecha: 01 de Agosto de 2007

8. Revisin De La Poltica Y Objetivos De Calidad.

La poltica de calidad y los objetivos siguen siendo vigentes por lo cual no se
realizan modificaciones

9. Recomendaciones Para La Mejora.

9.1.

Para el Servicio

Se Ha Mejorado
Traslados a sucursales desde bodega central a sucursales

Se Va Mejorar
El aseo de la bodega central implementando escobas grandes industriales.

10 / 13

Mantenimiento de la sede central, reacondicionar avisos de E.U. a S.A., La zona

de restaurante y arreglos locativos.
Acciones a Tomar
Almacn Barranquilla pendiente por local para su montaje.

El personal de mantenimiento deber presentarse a realizar los arreglos

locativos una vez se termine el levantamiento de la estantera en la ampliacin
de la sucursal de la 30-1. igualmente el personal de construccin contratado
para el almacn de Puente Aranda.

Centro de almacenamiento de Cali (readaptacin) para lograr una capacidad

de distribucin mayor.

Terminacin del almacn de Puente Aranda para aumentar la capacidad

instalada del proceso de distribucin.

Estudiar la posibilidad de espacio en Medelln y paloquemao para parqueo

Implementacin de software a tres aos

9.2.

Para el Producto

Se Ha Mejorado
Mayor disponibilidad de producto a nivel nacional

Se Va A Mejorar
Con la consecucin de nuevos vehculos prevista para el mes de diciembre del
presente ao, se aumentar la satisfaccin del cliente, por rapidez en la enrega
de mercanca a nivel Bogot

Acciones a Tomar
Sistema de empaque (100.000.000) equipo de conteo. Responsable (sup.
Calidad)
Responsable: Supervisor de Calidad
Fecha: 01 de Agosto de 2007

Toma pedido (ala sur)

Responsable: Director de Compras
Fecha: 01 de Enero de 2007

Construir estantera bodega ala sur

Responsable: Director de Compras
Fecha: 01 de Marzo de 2007

11 / 13

Abrir el mezanine de la bodega de recepcin de mercanca

Responsable: Director de Compras
Fecha: 01 de Marzo de 2007

Oficina facturacin y bodega en la ubicacin propuesta

Responsable: Gerente General
Fecha: 01 de Marzo de 2007

Adecuacin de lockers, comedor, ensamble de tortillera (arid)

Responsable: Director de Talento Humano
Fecha: 01 de Enero de 2007

Una vez se termine 30-1 los chatarreros para sede central.

Responsable: Director de compras
Fecha: 01 de Febrero de 2007

4 carros. 1 para Medelln y tres para Bogot

Responsable: Director de Compras
Fecha: 01 de Enero de 2007

Enviar Mitsubishi a Cali y el samurai para Esteban Londoo

Responsable: Director de Compras
Fecha: 01 de Enero de 2007

Legalizar motos rojos (perito)

Responsable: Director de Compras
Fecha: 01 de Enero de 2007

9.3. Mejoras del SGC

Implementar indicadores financieros para establecer eficiencia de los procesos a
nivel particular.
Acciones a Tomar
Desarrollar con la auditoria externa de control indicadores financieros
Responsable: Representante de la direccin, Auditor Externo e Interno, Revisor
Fiscal
Fecha: 01 de Agosto de 2007
Conclusin
El sistema de gestin de calidad nos ha permitido aumentar la satisfaccin del
cliente colocando a nuestra organizacin como lder en el mercado nacional.

10. Decisiones
Cumplimiento de las tareas colocadas durante este proceso e informar avances y
resultados en su debido tiempo.

12 / 13

En constancia firman,

Gerente General

Representante de la Direccin

Supervisor de Calidad

ING. MNICA ALEXANDRA VALERO

Auditora Interna de Calidad

13 / 13