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El Archivo
El Archivo
NDICE
1.- El Archivo y los Ficheros ............................................................................... 2
1.1.- Concepto de Archivo .............................................................................. 2
1.2.- Normas que regulan la conservacin de documentos ............................ 2
1.3.- Clases de archivos ................................................................................. 3
1.4.- Condiciones de un buen archivo ............................................................ 5
1.5.- Formas de medir la eficacia de un archivo ............................................. 6
1.6.- Actitudes ante el archivo ......................................................................... 8
1.7.- Clasificacin alfabtica ........................................................................... 8
1.8.- Sistemas de clasificacin numricos .................................................... 10
1.8.1.- Clasificacin cronolgica ................................................................ 10
1.8.2.- Nmero Consecutivo ...................................................................... 10
1.8.3.- Clasificacin numrico terminal ..................................................... 11
1.8.4.- Clasificacin Numrico en Serie .................................................... 11
1.8.5.- Clasificacin Decimal. Numrico en Cdigo .................................. 12
1.8.6.- Clasificacin alfanumrica ............................................................. 12
1.9.- Clasificacin geogrfica ........................................................................ 13
1.10.- Clasificacin por materias y asuntos .................................................. 13
2.- El Archivo en la Administracin Pblica ...................................................... 15
2.1..- Estructura del sistema de Archivo de la Administracin Pblica ......... 15
2.1.1.- El Archivo de Oficina ...................................................................... 16
2.1.2.- El Archivo Central .......................................................................... 18
2.1.3.- El Archivo Intermedio ..................................................................... 19
2.1.4.- El Archivo Histrico ........................................................................ 20
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EL ARCHIVO
1. Libros Oficiales:
EL ARCHIVO
2. Documentacin Mercantil
3. Documentos Socio-laborales
3.1. Que se conservan seis aos: libros de registro relacionados con los
trabajadores como el Libro de Matrcula Personal y el libro de visitas.
3.2. Que se conservan cinco aos: Contratos de trabajo, justificantes del
pago de salarios y liquidacin de seguros sociales.
Algunos de los criterios para organizar los archivos son los siguientes:
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EL ARCHIVO
Recib
FECHA DE DEVOLUCIN:
Inconvenientes:
2.3. Se repiten tareas de archivo.
2.4. Se multiplican los espacios, equipos, materiales y personal relacionados
con los diferentes archivos.
EL ARCHIVO
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EL ARCHIVO
X 100
DOCUMENTOS BUSCADOS
DOCUMENTOS CONSULTADOS
FRECUENCIA =
X 100
DOCUMENTOS GUARDADOS
EL ARCHIVO
por mes o por ao, y para calcularlo, deberemos sumar lo que el archivo
recibe y lo que produce en el perodo de tiempo estudiado, y restarle lo
que el archivo enva y lo que destruye:
* 100
PRSTAMOS EFECTUADOS
EL ARCHIVO
quien
lo
retira,
reclamando
los
prstamos a
su
vencimiento
EL ARCHIVO
Inconvenientes
Ventajas
El alfabeto es conocido por
todos.
palabra ordenatriz.
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EL ARCHIVO
Es
abierto
permite
la
ampliacin
Simplicidad,
no
presenta
subdivisiones.
sean
personas
Ventajas
Inconvenientes
Sencillez y rapidez
No es cerrado y permite la
ampliacin
inclusin
de
documento.
Cuando
nuevos documentos.
se
extrae
No requiere la utilizacin de
ndices ni fichas auxiliares.
constancia
del
lugar
correspondiente de la misma.
EL ARCHIVO
Inconvenientes
Mtodo sencillo
Si no se conoce la clave o el
nmeros.
Una vez asignada una clave
con otro.
Cuando se toma un documento
su falta es evidente, no hay que
documentos.
No todos los documentos se
Ventajas
Inconvenientes
las
entradas
Necesita
un
ndice
que
se
todas al final.
que
se
acumulen
los
expedientes ms recientes.
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nombre.
EL ARCHIVO
Inconvenientes
Inconvenientes
requiere
que
de
el
personal
encargado
archivar
auxiliar
altamente especializado.
est
EL ARCHIVO
Ventajas
Inconvenientes
Mtodo sencillo
La
documentacin
queda
clasificada
por
grupos
fcilmente identificables, de
acuerdo con la poblacin,
provincia y comunidad.
No necesita ni ndices ni fichas
complementarias.
Es muy til para las empresas
que
disponen
de
una
organizacin geogrfica o por
zonas.
Es un mtodo abierto que
permite la ampliacin.
Puede combinarse con otros
criterios como el numrico o
cronolgico.
Como
est
derivado
del
alfabtico hay que designar la
ordenatriz para los nombres
compuestos, y requiere que se
deje una marca cuando se
toman los documentos.
No resulta adecuado para
archivos voluminosos.
EL ARCHIVO
Ventajas
Inconvenientes
La localizacin de documentos
Con
es ms rpida.
asuntos.
intercalar
un
mismo
documento se refiere a ms de
frecuencia
nuevos
Determinar
asuntos
presentan
previamente
los
materias
que
suficiente
entidad
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EL ARCHIVO
Existen
unas
caractersticas
especiales
en
el
archivo
de
la
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EL ARCHIVO
Administracin Pblica
Archivos de Oficina
Archivo Central
Archivo Intermedio
Archivo Histrico
Empresa privada
Archivo Activo
Archivo Semiactivo
Archivo definitivo
No hay paralelismo
EL ARCHIVO
pueden
resumirse en.
1. Los expedientes deben seguir unas normas para su formacin y
unificacin, debido a que en cualquier organismo de la
Administracin debe llevarse el archivo de oficina de forma
parecida.
2. Cada expediente debe estar guardado en una carpetilla. En un
lugar visible deben figurar los siguientes datos:
Unidad que produce el expediente
Tipo de serie documental
Asunto o nombre de la persona a la que se refiere
Relacin de los documentos numerados, con su fecha y con
una resea de su contenido.
debern
sacarse
tantas
copias
como
sean
necesarias.
4. Los originales no deben salir nunca de los expedientes.
5. Dentro de cada expediente se utiliza el sistema cronolgico de
archivo.
6. No existe un sistema de clasificacin nico.
EL ARCHIVO
el
sujeto
productor
del
documento,
sus
competencias,
EL ARCHIVO
EL ARCHIVO
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