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Introduccin
La importancia de las metas
La importancia de la planeacin
Tipos de planes
El proceso formal de planeacin
1. Introduccin
Peter Drucker, propone que el desempeo de un gerente sea juzgado mediante el doble criterio de la
eficacia. La habilidad para hacer las cosas "correctas" y la eficiencia para hacerlas "correctamente". De
estos dos criterios, Drucker sugiere que la efectividad es ms importante, ya que ni el ms alto grado
de eficiencia posible podr compensar una seleccin errnea de metas.
Estos dos criterios tienen un paralelo con los aspectos de planeacin: establecer las metas correctas y
despus elegir los medios "correctos" para alcanzar dichas metas. Ambos aspectos de la planeacin
son vitales para el proceso administrativo.
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Lo mismo es aplicable para las organizaciones; las metas son importantes por lo menos por 4 razones:
Las metas proporcionan un sentido de direccin. Sin una meta, los individuos al igual que las
organizaciones tienden a la confusin, reaccionan ante los cambios del entorno sin un sentido claro de
lo que en realidad quieren alcanzar. Al establecer metas, la gente y las organizaciones refuerzan su
motivacin y encuentran una fuente de inspiracin que los ayuda a rebasar los inevitables obstculos
que encuentran.
Las metas permiten enfocar nuestros esfuerzos. Los recursos de toda persona u organizacin son
siempre limitados, los cuales pueden utilizarse para lograr varias metas. Al seleccionar solo una meta o
una serie de metas relacionadas, nos comprometemos a utilizar de cierta manera nuestros escasos
recursos y comenzamos a establecer prioridades. Esto es particularmente importante para una
organizacin, la cual tienen que coordinar las acciones de muchos individuos.
Las metas guan nuestros planes y decisiones. Las respuestas a estas preguntas formarn tanto sus
planes a largo como a corto plazo y le ayudarn a tomar muchas decisiones claves. Las organizaciones
enfrentan decisiones similares, las cuales se simplifican al preguntar, cul es nuestra meta? Esta
accin, acercara o alejara a la organizacin de su meta?.
Las metas nos ayudan a evaluar nuestro progreso. Una meta claramente establecida, medible y con
una fecha especifica fcilmente se convierte en un estndar de desempeo que permite a los
individuos, al igual que a los administradores, evaluar sus progresos. Por tanto, las metas son una
parte esencial de control, aseguran que las acciones que se emprendan correspondan a las metas y
planes creados para alcanzarlas. Si encontramos que nos estamos saliendo del curso sealado o si
enfrentamos contingencias no previstas, podemos tomar acciones correctivas mediante la modificacin
de nuestro plan. La "replaneacin", de hecho, en algunas ocasiones es el factor clave para el xito final
de una organizacin.
3. La importancia de la planeacin
Se puede ver a la planeacin como la funcin principal de la administracin. Aunque este
planteamiento tampoco permite captar la magnitud de la importancia de la planeacin en la
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administracin.
Lo mejor sera pensar en la planeacin como la locomotora que conduce un tren de actividades
organizativas, de liderazgo y de control. O tal vez deberamos concebir la planeacin como las races
de un magnfico roble, de donde brotan las ramas de la organizacin, el liderazgo y el control.
Sin planes, los administradores no pueden saber cmo organizar a la gente y los recursos; puede que
no tengan ni siquiera la idea clara de qu es lo que necesitan organizar. Sin un plano, no pueden
dirigir con confianza o esperar que otros los sigan. Y sin un plan, los administradores y sus seguidores
tienen muy pocas probabilidades de lograr sus metas o de saber cundo y dnde se estn desviando
de su camino. El control se convierte en un ejercicio ftil. Con frecuencia, los planes errneos afectan
la salud de toda la organizacin.
4. Tipos de planes
Las organizaciones utilizan principalmente dos tipos de planes. Los planes estratgicos los cuales son
diseados por los altos ejecutivos y los administradores de mandos medios para lograr las metas
generales de la organizacin, mientras que los planes operacionales indican cmo sern
implementados los planes estratgicos mediante las actividades diarias. Segn lo muestra la imagen,
estos planes forman una jerarqua de planes que estn interrelacionados mediante metas
jerarquizadas.
En la cima est la definicin de la misin, una meta general basada en las premisas de planeacin de
la organizacin y que constituye las bases de la organizacin, su objetivo, sus valores, su mbito y su
sitio en el mundo. La definicin de la misin es una parte relativamente permanente de la identidad
de la organizacin que favorece la unidad y la motivacin de sus miembros. La definicin de la misin
constituye, la fuerza impulsora tanto de las metas estratgicas como de las operativas, mismas que a
su vez dan forma a los planes estratgicos y operativos.
La figura da una idea de como los planes operativos surgen de los planes estratgicos y de la
definicin de la misin, pero se requiere cuando menos hacer cuatro distinciones principales entre
planes estratgicos y operativos.
Los horizontes temporales. Los planes estratgicos tienden a implicar aos y a veces dcadas.
El alcance. Los planes estratgicos afectan una amplia gama de actividades organizacionales, mientras
que los planes operativos tienen un alcance ms estrecho y limitado. Por tal razn algunos
especialistas en administracin hacen una distincin entre metas estratgicas y objetivos operativos.
(Utilizaremos los trminos indistintamente, sin embargo, dando por hecho que an las metas
estratgicas deben establecerse en trminos especficos, medibles e incluyendo una fecha de
realizacin.
Complejidad e impacto. Con frecuencia las metas estratgicas son generales y engaosamente
simples.
Independencia. Para que la organizacin avance de manera efectiva, las metas y los planes operativos
tienen que reflejar las metas y los planes estratgicos, as como la misin general de la organizacin.
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gustara que tuviera su organizacin, el tipo de producto o servicio que a ellos les gustara producir, o
proporcionar o simplemente la manera en que ellos prefieren operar. Peters y Waterman, Pascale y
Athos, al igual que otros investigadores llegaron a la conclusin de que varias compaas
excelentemente administradas son "orientadas por sus valores", es decir, que los valores
organizacionales realmente guan las acciones de muchos administradores. El fundador o alguno de los
primeros dirigentes que impulsaron los valores de la organizacin generalmente juegan un papel
importante en la creacin de dichos valores.
Paso 2: Identificacin de los actuales objetivos y estrategias.
Una vez definida la misin de la organizacin y traducida a objetivos concretos, los administradores
estn listos para iniciar la siguiente etapa del proceso. Los pasos 2 a 6 son las bases para decidir lo
que es preciso hacer en forma diferente a fin de alcanzar los objetivos. El primer paso de la serie
consiste en identificar los objetivos actuales de la organizacin y su estrategia. Algunas veces la misin
y objetivos recin definidos se parecern mucho a aquellos en que se funda la presente estrategia.
Pero otras veces el proceso de formulacin de estrategias provoca un cambio substancial en ellos; esto
sucede principalmente cuando la organizacin no ha estado logrando los objetivos clave o ms
importantes.
Es posible que los objetivos y estrategias actuales estn bien definidos y se comuniquen claramente a
travs de toda la organizacin. Est ptima situacin suele acompaarse de una previa planeacin
estratgica formal o una formulacin informal, pero explcita, por parte de un fuerte lder de la
organizacin, con demasiada frecuencia el paso 2 revela que no hay una estrategia explcita; los
administradores deben entonces deducir de sus acciones ordinarias, lo que la alta direccin est
tratando de lograr. Los administradores de pequeas empresas y organizaciones no lucrativas
enfrentan a menudo esa situacin, porque rara vez cuentan con planes estratgicos formales.
Para determinar la estrategia actual de la organizacin, muchos administradores se formulan
preguntas como las siguientes:
z
z
z
z
z
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capacidades de la organizacin.
z La estrategia debe ser capaz de producir los resultados que se espera.
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Fuente: http://www.universidadabierta.edu.mx/
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