Compr As

MANUAL DE USUARIO DEL
SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 002
Fecha: Feb. 2010
Proceso: Compras
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........................................................................................................................................
MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA IFS
PROCESO DE COMPRAS
........................................................................................................................................
Transmitiendo desarrollo

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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CONTROL DE REVISIONES
Rev.
Fecha
Histrico de Revisiones
Elaborado
001
07/12/09
Creacin
AALULEMA
002
26/02/10
Actualizacin
AALULEMA
003
07/04/2010 Actualizacin
AALULEMA
004
19/04/2010 Actualizacin
AALULEMA
Aprobado

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Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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TABLA DE CONTENIDOS
TABLA DE CONTENIDOS ....................................................................................... 3

1
OBJETIVO..................................................................................................... 4
ALCANCE...................................................................................................... 4
CAPITULO 1 NAVEGACIN ........................................................................... 4
3.1
ACCESO AL SISTEMA .............................................................................. 4
3.2
NAVEGADOR ....................................................................................... 8
CAPTULO 2 - PROCESO DE COMPRAS ............................................................17

4.1
CAPTULO 3 REGISTRO DE PROVEEDOR........................................................19

5.1
DESCRIPCIN GENERAL .........................................................................17

PROVEEDOR ......................................................................................19
CAPTULO 4 REGISTRO DE ARTCULO DE COMPRA .........................................32

6.1
ARTCULO DE COMPRA ...........................................................................32
6.2
PROVEEDOR PARA ARTCULO DE COMPRA .....................................................38
CAPTULO 5 PROCESO DE COMPRA PARA ARTCULOS INVENTARIABLES............42

7.1
SOLICITUD DE MATERIAL .........................................................................42
7.2
SOLICITUD DE COMPRA ..........................................................................46
7.3
ORDEN DE COMPRA ..............................................................................51
7.4
APROBACIN DE LA ORDEN DE COMPRA .......................................................57
CAPTULO 6 PROCESO DE COMPRA PARA ARTCULOS NO INVENTARIABLES.......62

8.1
ORDEN DE COMPRA ..............................................................................62
8.2
APROBACIN DE LA ORDEN DE COMPRA .......................................................73
8.3
RECEPCIN DE ORDEN DE COMPRA ............................................................78
CAPTULO 7 ANEXOS..................................................................................81
9.1
ANEXO 1 - PROCESO DE COMPRAS ......................................................82
9.2
ANEXO 2 - SOLICITUD DE MATERIAL .....................................................83
9.3
ANEXO 3 ORDEN DE COMPRA ...........................................................84

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1 OBJETIVO
Facilitar al usuario un documento de aprendizaje que le permita ejecutar sus tareas
en el mdulo de Distribucin Compra, del sistema IFS.
2 ALCANCE
Este manual nos ensear paso a paso como realizar las tareas en el sistema IFS,
para ejecutar el proceso de compras. Est dividido por captulos, los mismos que
obedecen a un subproceso y funcionalidad especfica en la herramienta.
En el manual se har mencin a los campos o lneas donde es obligatorio registrar
informacin, a fin de que el sistema trabaje correctamente. Si el usuario considera
necesario, puede registra informacin adicional en otros campos que no son
obligatorios, pero pueden servir para obtener reportes adicionales.
Al final del documento se encuentran los anexos de los procesos del sistema que se
detallan en los captulos del presente manual.
Este manual se complementa con el manual de Solicitud de Material de Bienes y
Servicios y el Manual de Cuentas por Pagar, en los cuales el usuario deber guiarse
para ejecutar el proceso de compras, desde el momento en que se genera el
requerimiento y una vez finalizado el proceso, respectivamente.
3 CAPITULO 1 NAVEGACIN
3.1 Acceso al Sistema

El sistema IFS, posee varios mdulos a los que vamos a acceder, dependiendo
de la funcionalidad que vayamos a ejecutar. El proceso de compras se
ejecutar ingresando al mdulo de Distribucin.
3.1.1
Para ingresar al mdulo realizar lo siguiente
a. Ingresar al cono APLICACIONES IFS, que se encuentra en el escritorio

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b. Se abrir una pantalla llamada Shortcuts, con toda la lista de mdulos

disponibles para Transelectric
c. Seleccionar el mdulo al que vamos a acceder, en este caso, Distribucin y
doble clic sobre el cono del mdulo.
d. Luego de seleccionar el mdulo, aparece una pantalla donde se debe

registrar el nombre del usuario y su contrasea de acceso. Cada usuario tiene
asignada una clave de acceso especfica.

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e. Adicionalmente el usuario puede seleccionar el idioma con el que va a

trabajar, para ello, se debe seleccionar la opcin Cambiar Idioma, que se
encuentra en el lado inferior izquierdo de la pantalla de conexin
f. Oprimir el botn OK de la pantalla de conexin, ubicado en la parte inferior

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g. Si el usuario solicit cambiar el idioma, aparecer una pantalla emergente

donde se debe seleccionar el idioma con el que se va a trabajar
h. Oprimir el botn OK de la pantalla Cambiar Idioma, ubicado en la parte

superior derecha.
IFS Applications puede trabajar hasta con 23 idiomas diferentes. Por definicin de
CELEC S.A.-Transelectric, estarn disponibles a los usuarios las opciones de

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portugus, ingls y espaol. Estas opciones estarn disponibles en la ventana de

inicio al sistema, al momento de ingresar la clave de usuario, encontrar la opcin de
Cambiar Idioma.
3.2 Navegador
La pantalla que se muestra a continuacin ser nuestra principal herramienta y
aparecer una vez ingresado a una de las Aplicaciones. En el lado izquierdo de la
pantalla se encuentra el Navegador, que es la lista de mdulos a los que se tiene
acceso, cada uno de los mdulos tiene una serie de funcionalidades que sern
descritas de forma detallada en el manual correspondiente.
Al lado izquierdo de la ventana se localizarn las ventanas a las que se acceder a
travs del navegador. En caso de necesitar mostrar una ventana completa, es
posible ocultar la pantalla del navegador con la ayuda del cono
3.2.1
Tipos de Ventanas
Dentro de IFS Applications estn disponibles en la mayora de ventanas de registro,

dos tipos de diseo:

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Ventana tipo Formulario: Primera ventana mostrada en la figura de abajo.

Este diseo, tiene la facilidad de visualizar la informacin separada y
organizada dentro de pestaas.
Ventana tipo Resumen: Donde en forma de tabla o grilla se listan los

registros con su informacin principal dentro de las columnas. En este
formato, se tiene la facilidad de configurar la ventana de acuerdo al gusto del
usuario. La disposicin de los campos, campos que sern visualizados en la
ventana, campos obligatorios al momento de registro, etc.

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Adicionalmente, se puede tambin exportar los datos de la ventana, hacia los

canales de salida citados previamente como en Excel. Este formato de Resumen de
IFS, permite al usuario congelar varias columnas de la ventana.
3.2.2
Barra de Herramientas
En la parte superior de la ventana principal, se encuentra una serie de botones con

los que se ejecutan las diferentes tareas dentro de la herramienta.
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Nuevo Registro (F5)

lnea
Cuando se desea ingresar datos a un campo o
Llenar Pantalla (F2)

ventana
Bsqueda (F3)
Para realizar la bsqueda
de uno o varios registros especficos. As mismo, usando esta funcin, se
puede guardar las consultas para poder ejecutarlas ms adelante, sin
necesidad de volver a crear una nueva.
Duplicar Registro (F6)
Remover (F7)
Para dejar en blanco una ventana completa.

Limpiar Ventana (F4)
No elimina registros guardados
Lista de Valores (F8)

Esta opcin permite acceder a una nueva
tabla que contiene los datos registrados previamente, necesarios para
llenar un campo. Ejemplo: Registro de Unidades de Medida de Material de
Inventario.
En esta opcin, podemos accesar a la ventana de Origen

Zoom (F9)
del Registro. Ejemplo: Crear una unidad de medida de un material de
inventario. Si la unidad que requerimos no est registrada, podemos
accesar a la ventana de Unidades de medida directamente y registrarla a
travs de la funcin Zoom.
Guardar (F12)
Canales de Salida
En las ventanas de Resumen, se tienen
disponibles uno o varios canales de salida
Cuando se desea traer toda la informacin a una
Para duplicar un registro ya existente.
Para eliminar registros o datos ingresados
Para guardar la informacin
La opcin Bsqueda, permite acceder a una serie de alternativas de bsqueda en

funcin de los campos disponibles en una determinada ventana. Se puede filtrar la
informacin seleccionando los parmetros en la opcin Valor o mediante la opcin
Ordenar.
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3.2.3
Opciones del Navegador
Situado en el Navegador y click derecho del Mouse, se abre una serie de

alternativas que permiten personalizar el men del Navegador:
-
Nuevo / Nueva Carpeta.- Permite crear carpetas y ordenar mi propio

men de acceso a los diferentes mdulos.
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Proceso: Compras
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Nuevo / Nuevo Elemento.- IFS Applications posibilita la llamada de un

programa externo directamente desde IFS y lo mismo para una funcin
propia de IFS.
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Asegrese de registrar correctamente el tipo de elemento de acceso y el nombre del

destino.
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Favoritos.- En la funcin Favoritos, se puede vincular las ventanas que el

usuario usa comnmente en el da a da.
Para ello seleccionar los mdulos que se desea vincular y se los arrastra hasta la
carpeta Vnculos.
Inicio.- La carpeta Inicio, permite definir qu ventana o elementos IFS

(internos o externos) deben ejecutarse al inicio de la sesin de usuario
dentro de IFS Applications.
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3.2.4
Propiedades del rea de Trabajo
El rea de trabajo (workspace) de IFS puede ser personalizada por usuario.

Es posible cambiar de color de fondo, incluir una fotografa, un logotipo, etc.
Para ingresar, se selecciona Propiedades, con clic derecho sobre el rea de
trabajo.
Las barras de Herramientas de IFS pueden ser personalizadas por usuario,

quien decidir qu barras desea desplegar.
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En la pestaa Navegador, el usuario puede definir si mostrar elementos

ocultados de la barra de herramientas, o si desea fijar el navegador o tenerlo
como un elemento flotante dentro del ambiente de IFS Applications; as como
tambin, definir si desea reutilizar ventanas abiertas del mismo contexto o
abrir una nueva por cada invocacin.
4 CAPTULO 2 - PROCESO DE COMPRAS
4.1 Descripcin General
Para la adquisicin de bienes, servicios, obras o consultora, se aplicar lo previsto

en la Ley de Compras Pblicas y en los procesos internos definidos actualmente
para los diferentes modelos de contratacin.
El proceso de compras en IFS ha sido diseado en base a los requerimientos
actuales del proceso de compras en Transelectric y a los requerimientos de la
herramienta.
Previo a iniciar el proceso de compra se verificar que el artculo de compra y el
proveedor se encuentren registrados en el sistema.
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El proceso de compras en IFS tiene tres escenarios y se los ejecutar de la siguiente

manera: ANEXO 1
1. Las compras por nfima Cuanta a travs de Fondos Rotativos. Para este
tipo de compras, el Administrador del Fondo ejecutar todas las actividades
en la herramienta: Solicitud de Material, Solicitud de Compra y Orden de
Compra para artculos de compra inventariables; y la Orden de Compra
directa, para artculos de compra no inventariables. .
2. Las compras por nfima Cuanta Centralizadas. Se realizarn con la
autorizacin de la Vicepresidencia Administrativa Financiera adjuntando el
informe tcnico respectivo que sustente el requerimiento y el certificado de
disponibilidad en bodega. Para los artculos de compra inventariables, el
usuario crear la Solicitud de Material, Solicitud de Compra y Orden de
Compra; y para los artculos de compra no inventariables se crear la Orden
de Compra Directa.
3. Las compras que se realizan a travs del Portal de Compras Pblicas, las
compras Especiales, que pueden ser: Giro del Negocio o a travs de
Fondos de Organismos Externos y las Emergentes; se registrarn en el
sistema IFS una vez que el proceso de compra haya concluido, es decir,
cuando se disponga del Contrato Suscrito. En este tipo de procesos el
usuario registrar la compra en el sistema IFS mediante la generacin de la
Solicitud de Material, Solicitud de Compra y Orden de Compra si se trata
de artculos de compra inventariables; y la Orden de Compra directa, si
se trata de artculos de compra no inventariables.
El registro del proveedor en el sistema estar a cargo de las unidades:
-
Para procesos de compra que se derivan en un Contrato, el registro del

Proveedor en el sistema lo realizar Secretara General, al momento de
realizar la codificacin del Contrato.
Para procesos de compra menores, sean estos: nfima Cuanta o Fondos

Rotativo, lo realizar el rea de Logstica y Bodegas y un Delegado de los
Fondos.
El registro de los artculos de compra en el sistema estarn a cargo de las

unidades:
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El registro de los Artculos de Compra Inventariables, lo realizar el rea de

Logstica y Bodegas.
El registro de los Artculos de Compra No Inventariables, como son

servicios, lo realizar el rea de Contabilidad.
Todas las rdenes de compra requieren aprobacin. El autorizador de la orden

de compra depender del cdigo de coordinador que se registre al momento
de generar la orden de compra.
5 CAPTULO 3 REGISTRO DE PROVEEDOR
Los datos del proveedor pueden ser registrados desde el mdulo de Compras o
desde el mdulo Financiero. A continuacin se describe cmo se debe realizar el
registro de un proveedor.
5.1 Proveedor
Pueden ser todos los proveedores de la empresa, tanto internos como externos.
Para poder emitir una orden de compra es necesario que el proveedor se encuentre
creado en el sistema y que est relacionado con el artculo que se va a adquirir. La
creacin de la relacin artculo proveedor se encuentra descrita en el numeral 6.2.
Para realizar el registro de un proveedor seguimos el siguiente camino
Ejecutable: Distribution.exe
Camino: Compras / Proveedor / Proveedor
Descripcin: Lugar para registrar un nuevo Proveedor
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Ejecutable: Financial Integration.exe

Camino: Empresa / Proveedor / Proveedor
Descripcin: Lugar para registrar un nuevo Proveedor
5.1.1
Datos que se deben ingresar en la cabecera de la pgina
a. Para crear un nuevo registro, digitar =nuevo (F5)=

en el campo
Proveedor, e ingresar el cdigo de identificacin del proveedor, el mismo que
corresponde al RUC, Registro nico de Contribuyentes.
b. En el campo Nombre, digitar la Razn Social que conste en el documento
RUC.
c. No. Asociacin, no es obligatorio llenar, se usa cuando el proveedor es cliente
al mismo tiempo y se pueden dar casos en los que se realicen cruces de
cuentas por facturas de ventas y compras por lo que este campo deber
administrarlo el usuario o usuarios de ventas.
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5.1.2 En la pestaa General vamos a encontrar los siguientes campos

obligatorios
a. Idioma Predet., se registra el idioma segn el domicilio del proveedor
b. Pas, pas de domicilio del proveedor.
c. Identificar si se trata de persona Natural o Jurdica, en el campo Tipo de
Persona.
d. En el campo Cd Validacin Ref, seleccionamos Ninguno.
e. Cuando el proveedor es el proveedor es contribuyente especial, sealar
nicamente la opcin Retencin en la Fuente. Cuando no es contribuyente
especial, sealar las opciones Retencin en la Fuente y Retencin IVA.
f. Guardar la informacin =guardar (F12)=
Cabe sealar que cada vez que se realice un registro, debe guardar la informacin =
guardar (F12) =, ingresando los campos obligatorios solicitados. De igual manera,
para poder registrar datos en una nueva pestaa, se debe digitar = Nuevo (F5) =.
Estos comandos se deben ejecutar cada vez que se vaya a cambiar de pestaa.
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5.1.3
Datos que se deben registrar en la pestaa Direccin
El primer campo que observamos es el Cod. Direccin, el cual permite registrar

varias direcciones para un mismo proveedor, como sucursales, y especificar cules
son las condiciones de entrega de cada una de las direcciones registradas. Se debe
realizar al menos un registro de Cod Direccin.
e ingresar
a. Colocarse en el campo Cod. Direccin y digitar =nuevo (F5)=
el cdigo, se mantendr la numeracin 01, 02, 03 dependiendo del nmero
de cdigos que se deseen registrar
A continuacin se tiene 3 pestaas subsiguientes, dentro de la pestaa Direccin.
Para cada Cod. Direccin que se haya registrado, se requiere ingresar la informacin
en las pestaas.
5.1.4
Datos que se deben registrar en Info. General Direccin.
Los campos obligatorios que se deben ingresar son: Pas, Direccin.

a. En el campo Pas, seleccionar el pas de domicilio, que es especfico al Cod.
Direccin creado.
b. En el campo Direccin ingresar la direccin del proveedor, por medio del
cono
. Los datos de Direccin 1, Direccin 2 y Cdigo Postal podrn ser
ingresados por el usuario. Los campos Ciudad, Estado y Cantn debern ser
registrados a travs de =lista de valores (F8)=
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c. En la tabla que se ubica junto a la Direccin, seleccionar las opciones para las
cules aplica la direccin registrada. Estas pueden ser para realizar entregas,
de bienes como documentos, pagos, etc.
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5.1.5 Datos que se deben registrar en la pestaa Informacin de Direccin

Compra
En esta pestaa se debe registrar las condiciones de entrega que ese proveedor
tiene respecto la direccin ingresada en el Cod. Direccin.
Los campos obligatorios que deben ser ingresados aqu son, Term Entr y Forma
Envo.
a. El Term Entr, es el Trmino de Entrega que se acuerde con el proveedor
para el artculo de compra, es decir quien asumir la responsabilidad y el
costo de la entrega. Seleccionar la opcin ACP, SEGN ACUERDO ENTRE
.
PARTES, con la ayuda de =lista de valores (F8)=
b. La Forma Envo es el tipo de transporte que se utiliza para la entrega de los
artculos de compra desde la direccin del proveedor. Seleccionar la opcin
03, SEGN CONTRATO/CONVENIO/ACUERDO, de la =lista de valores
(F8)=.
c. Guardar la informacin de Cod Direccin =guardar (F12)=
5.1.6
Registro de informacin en la pestaa Factura.
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En primera instancia se encuentra un campo llamado Compaa, este campo se

. A
alimenta de forma automtica al seleccionar la opcin =nuevo (F5)=
continuacin encontramos varias pestaas ms para el registro de informacin.
5.1.7
Registro de informacin en la pestaa General.
a. Con la ayuda de la =lista de valores (F8)=

, seleccionar el Tipo
Proveedor; este puede ser Interno o Externo. El proveedor interno se
selecciona nicamente cuando se trate de un colaborador de la organizacin.
b. Seleccionar el tipo de Divisa, con la ayuda de la =lista de valores (F8)=
c. Seleccionar el Grupo Proveedor, con la ayuda de la =lista de valores (F8)=;
este puede ser Proveedor Interno o Proveedor Externo. El proveedor interno
se selecciona nicamente cuando se trate de un colaborador de la
organizacin.
d. Seleccionar Condiciones de Pago, en caso de que se haya establecido un
acuerdo de pago con el proveedor, esta condicin de pago puede ser
modificada en la orden de compra, segn los acuerdos del contrato.
e. En el campo Factura Destinataria se registra el nombre de la persona que
est realizando el registro de los datos del proveedor, esta informacin se
alimenta de forma automtica
f. Guardar la informacin de Cod Direccin =guardar (F12)=
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5.1.8
Registro de informacin en la pestaa Info de Impuesto
a. En el campo Rgimen Tributario, seleccionar IVA

b. En el campo Obligacin Tributaria, con la ayuda de la =lista de valores (F8)=
, seleccionar el tipo de contribuyente
c. En el campo Impuesto Retencin, seleccionar la opcin Inf. de imp.
reten./ing, para la generacin de informes sobre retencin de impuestos
d. En el campo Ref del Libro de Impuestos, seleccionar la opcin LIBRO DE
IMPUESTOS ECUADOR, con la ayuda de la =lista de valores (F8)=
.
e. En el campo Impuesto seleccionar la opcin IVA EN COMPRAS 12% con la
ayuda de la =lista de valores (F8)=
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f. Campo Tip Impuesto, seleccionar con la ayuda de la =lista de valores (F8)=

, la opcin 01, COMPRA RUC y digitar en nmero del RUC en el campo
CIF/NIF
g. Guardar la informacin de Cod Direccin =guardar (F12)=
h. Al momento de guardar IFS solicitar informacin adicional para la retencin
de impuestos misma que es de suma importancia ya que sin esta no se
podrn generar retenciones al momento de ingresar la factura del proveedor
Otra forma es ejecutando botn derecho y escoger la opcin retencin reporte
En esta pantalla se utiliza la lista de valores y se obtiene la informacin (R)

seleccionar y guardar.
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5.1.9
Registro de informacin en la pestaa Info de Documento
a. En la columna Serie, seleccionar los documentos que son utilizados por el

proveedor para la relacin comercial con Transelectric, por ejemplo Facturas,
Notas de Crdito, etc.
b. Registrar el nmero de autorizacin del SRI, en la columna No. de
Autorizacin S.R.I.
c. Ingresar la fecha de vigencia del documento en la columna Vigencia Factura
d. En la columna No de Autorizacin, colocar el nmero de autorizacin de la
imprenta.
e. En las columnas Desde No y Hasta No, digitar el nmero de comprobantes
de cada documento.
f. Guardar la informacin de Cod Direccin =guardar (F12)=
29

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5.1.10 Registro de informacin en la pestaa Pago

a. En el campo Plantilla de Inters seleccionar la opcin 0, con la ayuda de la
=lista de valores (F8)=
, ya que los proveedores no generan inters a
Transelectric por pago tardo.
b. En el campo Aviso de Pago, seleccionar la opcin En la Propuesta.
c. En el campo Receptor Cheque, seleccionar la opcin Beneficiario.
d. En las celdas de Mtodos de Pago, se registran todas las formas de pago
que se acuerden con el proveedor, estas pueden ser: Cheque, Transferencia
Bancaria, Fideicomiso etc. En la columna Predet., sealar la opcin
predeterminada.
e. Guardar la informacin de Cod Direccin =guardar (F12)=
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5.1.11 Registro de informacin en la pestaa Comprar, General.

a. Con la ayuda de la =lista de valores (F8)=
, seleccionar el Grupo Estad.
Prov, que corresponde al tipo de contribuyente.
b. El campo Cod Comprador, est ligado al nombre del comprador asignado
para ese proveedor especfico. Este valor debe genrico ya que el cdigo del
comprador ser identificado en la orden de compra, por lo tanto el dato que
debemos ingresar es **Usuario Transelectric.
c. Seleccionar el tipo de Divisa, con la ayuda de la =lista de valores (F8).
d. Guardar la informacin de Cod Direccin =guardar (F12)=
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6 CAPTULO 4 REGISTRO DE ARTCULO DE COMPRA

Los artculos de compra pueden ser inventariables y no inventariables; dentro de los
artculos inventariables se encuentran todos los bienes que requieren ser ingresados
a bodegas. Dentro de los artculos no inventariables estn catalogados todos los
servicios y aquellos bienes que no requieren ingreso a bodega. Para que un usuario
pueda emitir una solicitud de material de un bien o servicio, es requisito
indispensable que los artculos que se desean adquirir estn registrados en el
mdulo de compras como artculos de compra.
6.1 Artculo de Compra

Para realizar el registro de un artculo de compra se deben seguir los siguientes
pasos:
Camino: Compras/Artculo de Compra/Artculo de Compra
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Descripcin: Lugar para registrar un nuevo Artculo de Compra.

La pantalla que se muestra a continuacin corresponde al registro de datos
principales de los artculos que se van a comprar.
6.1.1
Datos que se deben registrar en la cabecera del Artculo de Compra
Existen campos obligatorios que necesariamente deben ser ingresados para que se
realice correctamente el registro.
a. Para realizar el registro del un artculo de compra, colocarse en el campo
, e ingresar el cdigo del artculo, el mismo
Artculo, digitar =nuevo (F5)=
que se debe crear de acuerdo al Manual de Codificacin de Artculos
b. En el campo Descrip. Art. en Uso., se ingresar la descripcin del artculo
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Se pueden realizar consultas de los artculos de compra, con la opcin llenar =llenar
(F2)=, y traer todos los artculos creados a la pantalla, esto puede tardar varios
minutos.
6.1.2
Datos que se deben registrar en la pestaa General
En la pestaa General se deben ingresar los siguientes registros obligatorios: UdM

Compra Predet., Cd Comprador, Grupo Compras, Sujeto.
a. En el campo UdM Compra Predet., seleccionar de la =lista de valores (F8)=
, la unidad de medida de compra predeterminada
b. En el campo Grupo de Compras, seleccionar con la ayuda de la lista de
valores, el grupo de compras al que pertenece el artculo
c. En el campo Cd Comprador, seleccionar la opcin Usuario Transelectric
d. Marcar la opcin Sujeto, esto permitir definir el tipo de impuesto que se
aplica al artculo.
Cabe sealar que cada vez que se realice un registro, debe guardar la informacin =
guardar (F12) =, ingresando los campos obligatorios solicitados. De igual manera,
para poder registrar datos en una nueva pestaa, se debe digitar = Nuevo (F5) =.
Estos comandos se deben ejecutar cada vez que se vaya a cambiar de pestaa.
34

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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6.1.3
Datos que se deben registrar en la pestaa Caractersticas
La pestaa Caractersticas que se muestra a continuacin, debe contener las

caractersticas tcnicas del producto, por ejemplo: pero, voltaje, color, etc., estas
caractersticas pueden ser numricas o alfanumricas y deben estar previamente
determinadas en una Plantilla de Caractersticas, la cual se selecciona de la lista de
valores = lista de valores (F8) =.
6.1.4
Para seleccionar una plantilla de caractersticas se realiza lo siguiente:
a. Ubicarse en el campo Plantilla Caracterstica y digitar =lista de valores=. Se

despliega una pantalla emergente.
b. Seleccionar la plantilla indicada y presionar el botn OK. De forma inmediata
se cargarn los cdigos de las caractersticas que se hayan agrupado en esa
plantilla.
c. En las columnas Valor Atributo Numrico/Valor Atributo Alfa, colocar los
valores. Si se trata de una caracterstica discreta, seleccionar el valor del
atributo de la lista de valores. Si se trata de una caracterstica variable,
colocar el valor del atributo que corresponda.
d. En caso de que la plantilla seleccionada no contenga todas las caractersticas
del artculo que se requieren, es posible aumentar cdigos; para ello,
colocarse en la ltima lnea, digitar =nuevo (F5)= y seleccionar el cdigo con
la ayuda de la =lista de valores (F8)=.
35

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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La Plantilla Caractersticas es un conjunto de caractersticas que pueden tener los

artculos de compra, estas caractersticas pueden ser:
-
Caractersticas Discretas
Caractersticas Variables
Las Caractersticas Discretas son aquellas que el valor del atributo es limitado, se
conserva el valor entre uno y otro artculo de la misma categora.
Las Caractersticas Variables son aquellas que el valor del atributo vara de
acuerdo al artculo, puede ser cualquier valor.
6.1.5
Creacin de ms Plantillas de Caractersticas
En caso de que no exista una plantilla que se ajuste a las caractersticas del artculo
que se est creando, es posible crear nuevas plantillas a partir de la pestaa
Caractersticas:
a. Colocarse en el campo Plantilla Caracterstica y digitar =zoom (Shift+F9)=
. En ese momento se despliega la Plantilla con la que se est trabajando.
36

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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b. Colocarse en el campo Plantilla Caractersticas, digitar =nuevo (F5)= e

ingresar el cdigo y la Descripcin de la plantilla
c. Registrar de uno en uno las caractersticas que se desean incorporar a la
plantilla, estas pueden ser discretas o variables
d. De igual forma digitar la opcin =nuevo (F5)= sobre la lnea de la
caracterstica que se desea registrar, seleccionar la opcin de la =lista de
valores (F8)= e ingresar el cdigo de la UdM
e. Grabar la informacin =guardar (F12)=.
El sistema permite, incrementar caractersticas de una plantilla ya creada, eliminar,
cambiar los valores, etc., de acuerdo a la necesidad del usuario.
6.1.6 Para ingresar opciones de Caractersticas de Artculos, que no estn

registradas.
En caso de que en la lista de valores disponible no haya suficientes caractersticas
para armar las plantillas, se realiza lo siguiente.
a. Colocarse en la pestaa Cdigos de Caracterstica. Aqu encontrar dos

pestaas ms, Caracterstica Variables y Caractersticas Discretas
b. Colocarse en una de las dos opciones de pestaas, segn lo que se requiera
agregar.
37

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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c. Para ingresar Caracterstica Discretas, registrar el cdigo en el campo Cod.

Caracterstica y la descripcin de la misma, con la ayuda de la opcin
=nuevo (F5)=; seleccionar si es numrico o alfanumrico y en la parte inferior,
en la columna Valor Caracterstica, ingresar todas las opciones de valor que
el atributo puede tener.
d. Para ingresar Caractersticas Variables, seleccionar =nuevo (F5)= y registrar

el cdigo, descripcin y si se trata de una valor numrico o alfanumrico.
e. Grabar la informacin =guardar (F12)=.
Luego, de ser necesario, retornar al punto 6.1.5, para crear la Plantilla, con las
nuevas caractersticas ingresadas.
6.2 Proveedor para Artculo de Compra

Para que se pueda emitir una orden de compra a un proveedor especfico, el
proveedor debe estar relacionado al artculo de compra que se esta adquiriendo y
con el precio al que est ofertando.
Existen dos maneras de relacionar un artculo con un proveedor; la primera es a
travs de la relacin Proveedor para Artculo de Compra, donde se ingresa el
artculo de compra y luego el proveedor y se definen las condiciones de precio y
38

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 39 de 84
entrega. La segunda alternativa es relacionar el artculo con el proveedor al

momento de realizar la Solicitud de Compra, esta segunda alternativa la
explicaremos ms adelante en el numeral 7.2.4. Recuerde que para cualquiera de
las dos alternativas nombradas es necesario que el proveedor est previamente
registrado, numeral 5.1.
Para relacionar un proveedor a un artculo de compra debe seguir los siguientes
pasos:
Camino: Compras/Artculo de Compra/Proveedor para Artculo de Compra
Descripcin: Lugar para registrar un nuevo artculo de compra.
6.2.1
-
Requisitos para crear la Relacin Artculo de Compra-Proveedor
Proveedor creado en el sistema

Artculo de compra creado
6.2.2 Datos que se deben registrar para relacionar Artculo de Compra Proveedor
39

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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a. Colocarse en el campo Artculo y digitar =nuevo (F5)=

, ingresar el cdigo
del artculo. El campo Descripcin Artculo se llenar de forma automtica,
segn el cdigo que se haya ingresado.
b. Colocarse en el campo Proveedor, seleccionar de la =lista de valores (F8)=
el cdigo del proveedor.
c. Luego de que se ha ingresado la informacin de artculo y proveedor; en la

pestaa General verificar los datos UdM Compra, Precio U/M, de requerirse,
cambiar los valores de las unidades con la ayuda de =lista de valores (F8)=
.
d. Registrar el precio del proveedor para el artculo de compra en el campo:
Precio/Divisa, segn la unidad de medida registrada en el campo Precio
U/M.
40

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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e. En el campo Propiedad, seleccionar la opcin Propiedad Compaa.

f. En el campo Impuesto, seleccionar la opcin IVA EN COMPRAS 12% o el
impuesto que aplique al artculo
g. Guardar la informacin =guardar (F12)=
Adicionalmente se puede ingresar datos en campos no obligatorios pero que pueden

ser de utilidad para el usuario o mejorar el desempeo del proceso, como:
porcentaje de descuento del proveedor, garanta de proveedor, cdigo y descripcin
que ese artculo tiene en el inventario del proveedor, cantidades mnimas de orden,
plazo de entrega del fabricante al proveedor, etc.
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Cdigo: S/C

SISTEMA IFS
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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7 CAPTULO
5
INVENTARIABLES
PROCESO
DE
COMPRA
PARA
ARTCULOS
Para solicitar un bien a las bodegas, sean materiales, equipos o suministros a las
bodegas, se debe generar una solicitud de material. En caso de que no haya
disponibilidad de artculos en bodegas, se debe generar una solicitud de compra a
partir de la solicitud de material. Este proceso se realizar nicamente cuando se
trate de artculos que se registran en el inventario.
A continuacin se muestran los pasos necesarios para formalizar una compra en el
sistema, desde el registro de la solicitud de material hasta la creacin de la orden de
compra.
7.1 Solicitud de Material

Previo a la creacin de una solicitud de material, se debe verificar la existencia de
los artculos en bodega. Una vez que el rea de Logstica y Bodegas emita el
certificado de disponibilidad de artculos, se realizar la respectiva solicitud de
material.
Se crearn varias solicitudes de materiales, segn corresponda:
1. Una solicitud de material para los artculos que estn disponibles en bodega y
se requiera realizar el egreso
2. Una solicitud de material para los artculos que no estn disponibles en
bodega y requieran generar una solicitud de compra
3. Una solicitud de material exclusiva para cada Planta (Bodega), sea para
realizar el egreso o para registrar el ingreso.
7.1.1
-
Requisitos para generar una Solicitud de Material
Artculo de compra creado

Autorizacin de Egreso de Artculos de Bodega, emitida por la jefatura del
rea requirente. Aplica nicamente cuando hay disponibilidad de artculos
en bodega y se requiere realizar el egreso de los mismos
Certificado de Disponibilidad en Bodegas
Contrato, para los procesos de Compras Pblicas, Especiales y
Emergentes
42

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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7.1.2
Contabilizacin de la Solicitud de Material
Previo la creacin de la solicitud de material, se debe realizar el registro de cuentas

contables en la herramienta disponible para el efecto. Ver Manual IFS-Solicitud
Materiales que se encuentra disponible en la INTRANET .
Una vez que se hayan seleccionado los artculos de compra, con las cuentas
contables respectivas en el archivo de migracin, se debe iniciar con el registro de la
solicitud de material en el sistema IFS.
Para realizar una solicitud de material, debe seguir los siguientes pasos:
Camino: Inventario/Solicitud de Material /Solicitud de Material
Descripcin: Lugar para registrar una Solicitud de Material.
7.1.3
Datos que se deben registrar en la cabecera de la Solicitud de Material
Recuerde realizar una solicitud de material por cada Planta (Bodega) de la cual
se vaya a realizar el egreso, si hay tres bodegas diferentes a las que voy a
solicitar el egreso, se realizarn tres solicitudes de material diferentes.
La misma regla aplica para la compra de artculos; en este caso se realizar una
solicitud de material diferente, dependiendo del nmero de bodegas a las que
ingresarn los artculos, as la compra pertenezca a un mismo contrato.
43

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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a. Colocarse en el campo N? Orden y digitar =nuevo (F5)=

, este campo
junto con el campo Estado, se registra de forma automtica, por lo tanto no se
ingresa ningn dato.
b. Registrar la Planta (Bodega) de donde se realizar el egreso o ingreso de los
artculos. Cada usuario tendr acceso a Plantas especficas, las mismas que
estarn clasificadas de acuerdo al tipo de actividad, si es de Inversin y
Operacin.
, el Cod Cliente Interno, que
c. Seleccionar de la =lista de valores (F8)=
corresponde al nombre de la persona que realizar el egreso de los artculos.
El campo Nombre Cliente Interno se alimentar de forma automtica al
ingresar el cdigo.
d. En la columna Fecha Vto, ingresar la fecha en la que se requiere la entrega
de los artculos por parte de la Planta (Bodega). Sin embargo si hay algn
artculo que requiere una fecha de entrega diferente, se puede realizar el
cambio en la lnea respectiva.
e. En el campo Cod Destino se registra el tipo de actividad a la que se destina
el artculo, puede ser INVERSIN, OPERACIN; de igual forma el campo
Descripcin se alimenta de forma automtica al ingresar el cdigo destino. El
cdigo de Planta que se haya seleccionado estar relacionado con este
campo.
44

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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7.1.4
Registro de artculos en la Solicitud de Material
a. Una vez que se disponga de la solicitud de material creada, se deben migrar

los artculos registrados en la herramienta de contabilizacin disponible para
el efecto.
b. En la columna Fecha Vto, ingresar la fecha en la que se requiere la entrega
del artculo por parte de la Planta (Bodega), nicamente si esta fecha difiera
de la fecha registrada en la cabecera de la solicitud.
c. En la columna Cd. Condicin, registrar la palabra Bueno.
d. En la columna Cd Suministro, se define el rumbo que tendr la solicitud de
material. Si la solicitud de material va a ser atendida por bodegas, es decir, se
va a realizar el egreso de los artculos disponibles en bodegas, se selecciona
la opcin Orden Inventario.
Si no existe disponibilidad de los artculos en bodega y por lo tanto se va a
realizar la compra de los mismos, se selecciona la opcin Orden de Compra;
en este caso, el sistema generar una Solicitud de Compra por cada una de
las lneas ingresadas.
e. Guardar la informacin registrada =guardar (F12)=
Si la Solicitud de Material fue creada con Cd Suministro Orden Inventario, el rea

de Logstica y Bodegas atender la solicitud de material, previa la Autorizacin de
Egreso, emitida por la Jefatura del rea requirente, para el egreso de los artculos.
45

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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Si la Solicitud de Material fue creada con Cd Suministro Orden de Compra, se

genera una Solicitud de Compra por cada uno de los artculos ingresados.
f. Para verificar los nmeros de solicitud de compra que se crearon, de acuerdo
al nmero de artculos registrados, sealar la lnea del artculo de la solicitud
de material, clic derecho sobre la primera columna, seleccionar Informacin
%Compra. Se despliega una pantalla emergente con la informacin de la
solicitud que se gener.
7.2 Solicitud de Compra

Todas las compras que se realicen en la organizacin, iniciarn con el registro de
una solicitud de material, seguido de la creacin de la solicitud de compra y orden de
compra.
46

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 47 de 84
7.2.1
-
Requisitos para generar una Solicitud de Compra
Proveedor registrado en el sistema

Solicitud de Material creada
Contrato, para los procesos de Compras Pblicas, Especiales y
Emergentes
Para ingresar a la solicitud de compra se deben seguir los siguientes pasos:

Camino: Compras/Solicitud de Compra /Solicitud de Compra
Descripcin: Lugar para registrar una Solicitud de Compra.
7.2.2 Creacin de una Solicitud de Compra a travs de una Solicitud de

Material
a. Colocarse sobre el campo No. Solicitud y con la opcin =dilogo de
bsqueda (F3)=
, ingresamos el nmero de solicitud de compra
generada, ver numeral 7.1.4 e.
b. Al seleccionar el nmero de solicitud, se cargarn todos los datos
previamente registrados en la solicitud de material.
47

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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c. En la pestaa Lneas de Solicitud de Artculo; por cada lnea de artculo de

compra ingresado, registrar en la columna Proveedor, el RUC del proveedor
al que se le adjudic el concurso
d. Si el proveedor registrado no se encuentra relacionado con el artculo de
compra, aparecer una pantalla emergente que permitir relacionar el artculo
de compra con el proveedor.
48

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 49 de 84
e. Registrar el precio del proveedor para el artculo de compra en el campo

Precio, por unidad de medida del artculo.
f. En el campo Impuesto, seleccionar la opcin IVA EN COMPRAS 12% o IVA
EN COMPRAS 0%, dependiendo del tiempo de impuesto que se aplique o
especifique en el Contrato.
g. Oprimir el botn OK que se encuentra en la parte superior derecha de la
pantalla emergente
49

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 50 de 84
h. Clic derecho sobre la cabecera de la solicitud, seleccionar la opcin Lanzar
50

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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7.3 Orden de Compra
7.3.1
Creacin de la Orden de Compra
a. Colocarse con el cursor en la primera columna de la lnea o lneas de artculos

que se van a cotizar o a comprar. Recuerde que para que las opciones se
activen, es necesario que las lneas tengan sombreado color negro, tal como
se muestra en la pantalla siguiente.
b. Clic derecho sobre la lnea o lneas de artculos
c. Seleccionar Solicitud A Orden. En ese instante aparecer una pantalla
emergente donde se debe registrar los datos generales de la orden de
compra.
d. El campo Cd Coordinador, se alimenta de forma automtica y corresponde

al nombre de la persona encargada de autorizar la orden de compra, en caso
de que no haya ningn registro, ingresar el nmero de cdula del Jefe de
rea.
e. El campo Cd Comprador, alimenta de forma automtica y corresponde al
nombre de la persona que est realizando la orden de compra, de igual forma
51

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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si este campo no posee ningn dato, registrar el nmero de cdula de la

persona que est creando la orden de compra.
f. Seleccionar la opcin Centralizado.
g. Seleccionar la opcin 10 en el campo Planta.
h. Digitar la opcin Crear Nuevo, para generar una nueva orden de compra.
i. Al crear una nueva orden de compra, aparecer una pantalla con el datos de
la solicitud de compra y el nmero de la orden de compra creada
52

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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j. En caso de que existan varias solicitudes de compra y todas pertenezcan a

una mismo Contrato, seleccionar el nmero de la orden de compra a la que
se desea aadir las lneas de artculos de la solicitud de compra y digitar la
opcin Aadir a Orden. Es posible crear una sola orden de compra, de varias
solicitudes de compra, siempre que se trate de un mismo proveedor.
Recuerde siempre sealar la opcin Centralizar y seleccionar la opcin 10 en el

campo Planta
53

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 54 de 84
La orden de compra traer la informacin registrada en transacciones anteriores, de

forma automtica.
k. En el campo Cd Partida registrar la partida presupuestaria del artculo de

compra. Se puede registrar varias partidas presupuestarias, separadas con
punto y coma la una de la otra
l. En el campo Cd Concurso registrar el nmero del Concurso con el que se
llev a cabo el proceso de compra
m. En el campo N Lnea PAC, el nmero que consta en el Plan Anual de
Compras donde se autoriza la compra del artculo
n. Guardar la informacin =guardar (F12)=.
Una vez que se haya creado la orden de compra, el usuario debe eliminar lnea
por lnea de artculo, las cuentas que fueron registradas en la solicitud de
material. Este paso es sumamente importante previo la aprobacin de la orden
de compra. En caso de que el usuario no elimine las cuentas, el rea de
Logstica y Bodegas proceder a realizar la devolucin de la orden al usuario
requirente.
54

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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Adicionalmente, se puede ingresar informacin al documento como Notas, Texto de

Documento, etc., ingresando en la cabecera con el cursor y clic derecho. Tambin
podemos adjuntar documentos a la orden, a travs de =objetos conectados (F9)=
.
7.3.2
Registro de cargos de compra en la pestaa Cargos
En caso de que existen cargos, adicionales al valor del artculo por transporte,
bodegaje, etc., se debe hacer lo siguiente
55

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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a. Generar una nueva lnea con la ayuda de =nuevo (F5)= sobre la columna Tipo
Cargo
b. Seleccionar de la lista de valores todos los cargos se deseen adicionar,
recuerde que debe digitar =nuevo (F5)=, por cada lnea que desee
incrementar.
c. Registrar el valor del cargo, en la columna Precio Cargo/Base

d. Guardar la informacin =guardar (F12)=.
7.3.3
Registro de datos en la pestaa Info. Adic. Orden
En esta pestaa vamos a encontrar informacin de compra predeterminada en los

datos del proveedor. Estos datos deben contener la informacin que consta en el
Contrato.
a. Verificar que datos deben ser complementados y qu datos deben
modificarse.
b. Colocar el cursor sobre aquellos campos que se deseen modificar, clic
derecho y seleccionar los datos de la =lista de valores (F8)=
c. Guardar la informacin =guardar (F12)=.
56

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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d. Luego de registrar o actualizar toda la informacin de orden de compra, se

requiere la aprobacin de la orden por parte del Coordinador.
e. Podemos identificar quien persona responsable de aprobar la orden de
compra en la pestaa Autorizacin.
7.4 Aprobacin de la Orden de Compra
Para que los bienes puedan ser recibidos por los usuarios o las Bodegas, se
requiere la aprobacin y confirmacin de la orden de compra.
7.4.1
Requisitos para la aprobacin de la orden de compra
57

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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Orden de compra creada

Autorizacin de Compra Suscrita, para las compras de nfima Cuanta o
Fondos Rotativos
Contrato, para los procesos de Compras Pblicas
Para ingresar a las aprobaciones de orden de compra

Camino: Compras/ Aprobaciones de Orden de Compra / Resumen
Autorizacin de Orden de Compra
Descripcin: Lugar para aprobar un Orden de Compra.
7.4.2
Como realizar la aprobacin de la orden de compra
a. Ingresar al Resumen Aprobacin Orden de Compra, digitar =llenar (F2)=

. En ese momento el sistema traer a la pantalla todas las rdenes de
compra.
b. Sealar la opcin Ver Solo No Aprobado, esto nos permitir identificar
rpidamente las rdenes de compra que no han sido aprobadas.
58

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 59 de 84
c. Sealar con el cursor la orden de compra que se desea aprobar y digitar clic
derecho del mouse.
En este momento se nos abren varias opciones para la aprobacin de la orden
de compra: la una opcin es ingresar a la orden de compra y revisar su
contenido antes de realizar la aprobacin; la otra opcin es autorizar la
compra directamente sin ingresar a la orden de compra
d. Seleccionar la opcin Orden de Compra. En ese momento nos debe aparecer

la orden de compra creada.
59

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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e. Verificar los datos registrados en la orden de compra

f. Ingresar a la pestaa Autorizacin
g. Sealar con el cursor la lnea de la autorizacin que debemos ejecutar, segn

la columna Nombre Autorizador. Digitar clic derecho del mouse y seleccionar
Autorizar.
60

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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h. Una vez autorizada la orden de compra, ubicarse en la cabecera de la

solicitud, digitar clic derecho del mouse y seleccionar Confirmar
61

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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Una vez que la orden de compra haya sido confirmada, cambiar el Estado y la
orden estar disponible para ser recibida, segn se realice el ingreso de
artculos en bodega. En este momento el sistema permitir iniciar el trmite del
pago a proveedores
8 CAPTULO 6 PROCESO
INVENTARIABLES
DE
COMPRA
PARA
ARTCULOS
NO
8.1 Orden de Compra

Todos los artculos comprados que no requieran ingreso a bodega, sean estos
servicios o materiales no inventariables iniciarn el proceso con la creacin de la
orden de compra directa.
8.1.1
-
Requisitos para generar una orden de compra
Artculo de Compra creado en el sistema

Proveedor registrado en el sistema
Autorizacin de compra, para las compras de nfima Cuanta o Fondos
Rotativos
Para ingresar a la orden de compra
62

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 63 de 84
Camino: Compras/ Orden de Compra / Orden de Compra
Descripcin: Lugar para registrar una nueva Orden de Compra.
8.1.2
Creacin de la Orden de Compra
a. Ingresar a la orden de compra a travs del navegador, colocarse en el campo

b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
No Orden y digitar =nuevo (F5)=

.
Registrar el RUC del Proveedor a quien va dirigido la orden de compra, en el
campo Proveedor.
Verificar que los datos de los campos Cd Comprador y Coordinador estn
correctos, caso contrario digitar los nmeros de cdula de la persona que est
realizando la orden de compra y del autorizador de la orden, respectivamente.
En el campo Cd Partida registrar la partida presupuestaria del artculo de
compra, de requerirse. Se puede registrar varias partidas presupuestarias,
separadas con punto y coma la una de la otra.
En el campo Cd Concurso registrar el nmero del Concurso con el que se
llev a cabo el proceso de compra.
En el campo N Lnea PAC, el nmero que consta en el Plan Anual de
Compras donde se autoriza la compra del artculo.
Ingresar el nmero del Contrato, en el campo No. Contrato.
Guardar la informacin =guardar (F12)=.
63

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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i. Adicionalmente, se puede ingresar informacin al documento como Notas,

Texto de Documento, etc., ingresando en la cabecera con el cursor y clic
derecho. Tambin podemos adjuntar documentos a la orden, a travs de
=objetos conectados (F9)=
8.1.3
Registro de datos en la pestaa Lneas de Orden de Artculos
a. Colocarse sobre la primera lnea de la pestaa y digitar =nuevo (F5)=

.
b. Colocarse en la columna Artculo y digitar el cdigo del artculo de compra no
inventariable.
64

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 65 de 84
c. Colocarse sobre la columna Cantidad y registrar el nmero de artculos que

se estn adquiriendo, para los artculos no inventariables esta unidad por lo
general ser 1.
d. Si el proveedor registrado no se encuentra relacionado con el artculo de

compra, aparecer una pantalla emergente que permitir relacionar el artculo
de compra con el proveedor.
e. Registrar el precio del proveedor para el artculo de compra en el campo
Precio, por unidad de medida del artculo.
f. En el campo Impuesto, seleccionar la opcin IVA EN COMPRAS 12% o IVA
EN COMPRAS 0%, dependiendo del tiempo de impuesto que se aplique o
especifique en el Contrato.
g. Oprimir el botn OK que se encuentra en la parte superior derecha de la
pantalla emergente
65

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 66 de 84
h. En caso de que el artculo de compra ya se encuentre relacionado con el

proveedor, se requiere modificar el precio. Para ello, nos colocamos en la
columna Precio/Divisa e ingresamos el valor del bien. En la columna Precio
incl. Imp./Base, se puede verificar el precio total incluyendo el impuesto que
aplique para este artculo.
66

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 67 de 84
i. En caso de que se requiera modificar el cdigo del impuesto, dirigirse a la

columna Desc. Cdigo Impuesto y seleccionar de =lista de valores (F8)= el
impuesto que aplica a esa compra.
j. En caso de que el mismo artculo vaya a ser asignado a diferentes centros de

costos, se debe duplicar la lnea de artculo mediante =duplicar (F6)=, y
registrar el valor desagregado.
k. Grabar la informacin =guardar (F12)=
l. En la parte inferior de la orden, vamos a encontrar los campos que contienen
los valores totales de la orden de compra, el campo Bruto Tot con
Carg/Divisa, debe coincidir con el valor total de la factura.
67

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 68 de 84
8.1.4
Registro de Informacin Contable
Una vez que se haya realizado el registro de artculos, cantidades y valores en la

orden de compra, se procede a registrar la informacin contable por cada artculo de
compra, de requerirse.
a. Colocarse sobre la primera lnea del artculo ingresado, digitar clic derecho del
mouse y seleccionar Precontabilizacin.
68

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 69 de 84
, .
b. Con la ayuda del botn Lista, seleccionar la Cuenta, Centro de Costo e Item
Gasto del artculo.
c. Digitar el botn OK
d. Proceder a realizar el mismo registro contable con el resto de artculos
ingresados.
e. Guardar la informacin =Guardar (F12)=
69

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 70 de 84
.
En caso de que todos los artculos de compra que se hayan registrado, se vayan a
registrar en la misma Cuenta, Centro de Costo o Item Gasto, se puede registrar la
informacin a travs de la Cabecera de Precontabilizacin. En este caso nos
colocamos sobre la cabecera de la orden, clic derecho del mouse y seleccionar
Precontabilizacin.
De esta forma todas las lneas de artculos que se registren, tendrn la misma
informacin contable.
70

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 71 de 84
8.1.5
Registro de cargos de compra en la pestaa Cargos
En caso de que existen cargos, adicionales al valor del artculo por transporte,
bodegaje, etc., se debe hacer lo siguiente
a. Generar una nueva lnea con la ayuda de =nuevo (F5)= sobre la columna
Tipo Cargo
b. Seleccionar de la lista de valores todos los cargos se deseen adicionar,
recuerde que debe digitar =nuevo (F5)=, por cada lnea que desee
incrementar.
71

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 72 de 84
c. Registrar el valor del cargo, en la columna Precio Cargo/Base

d. Guardar la informacin =guardar (F12)=.
8.1.6
Registro de datos en la pestaa Info. Adic. Orden
En esta pestaa vamos a encontrar informacin de compra predeterminada en los

datos del proveedor. Estos datos deben contener la informacin que consta en el
Contrato.
a. Verificar que datos deben ser complementados y qu datos deben
modificarse.
b. Colocar el cursor sobre aquellos campos que se deseen modificar, clic
derecho y seleccionar los datos de la =lista de valores (F8)=
c. Guardar la informacin =guardar (F12)=.
72

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 73 de 84
d. Luego de registrar o actualizar toda la informacin de orden de compra, se

requiere la aprobacin de la orden por parte del Coordinador.
e. Podemos identificar quien persona responsable de aprobar la orden de
compra en la pestaa Autorizacin.
8.2 Aprobacin de la Orden de Compra
Para que los bienes puedan ser recibidos por los usuarios o las Bodegas, se
requiere la aprobacin y confirmacin de la orden de compra.
8.2.1
-
Requisitos para la aprobacin de la orden de compra
Orden de compra creada

73

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 74 de 84
Autorizacin de Compra Suscrita, para las compras de nfima Cuanta o

fondos rotativos
Para ingresar a autorizaciones de orden de compra

Camino: Compras/ Aprobaciones de Orden de Compra / Resumen
Autorizacin de Orden de Compra
Descripcin: Lugar para aprobar un Orden de Compra.
8.2.2
Como realizar la aprobacin de la orden de compra
a. Ingresar al Resumen Aprobacin Orden de Compra, digitar =llenar (F2)=

. En ese momento el sistema traer a la pantalla todas las rdenes de
compra.
b. Sealar la opcin Ver Solo No Aprobado, esto nos permitir identificar
rpidamente las rdenes de compra que no han sido aprobadas.
74

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 75 de 84
c. Sealar con el cursor la orden de compra que se desea aprobar y digitar clic
derecho del mouse.
En este momento se nos abren varias opciones para la aprobacin de la orden
de compra: la una opcin es ingresar a la orden de compra y revisar su
contenido antes de realizar la aprobacin; la otra opcin es autorizar la
compra directamente sin ingresar a la orden de compra
d. Seleccionar la opcin Orden de Compra. En ese momento nos debe aparecer

la orden de compra creada.
75

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 76 de 84
e. Verificar los datos registrados en la orden de compra

f. Ingresar a la pestaa Autorizacin
g. Sealar con el cursor la lnea de la autorizacin que debemos ejecutar, segn

la columna Nombre Autorizador. Digitar clic derecho del mouse y seleccionar
Autorizar.
76

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 77 de 84
h. Una vez autorizada la orden de compra, ubicarse en la cabecera de la

solicitud, digitar clic derecho del mouse y seleccionar Confirmar
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SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 78 de 84
Una vez que la orden de compra haya sido confirmada, cambiar el Estado y la
orden estar disponible para ser recibida.
8.3 Recepcin de Orden de Compra

Mediante esta opcin se realizar la recepcin de artculos artculos no
inventariables. La recepcin de una orden de compra se realiza una vez que el
artculo de compra haya sido entregado al usuario, por parte del proveedor en las
condiciones esperadas. Una vez que el artculo de compra haya sido recibido, se
procede al pago del mismo.
Para recibir una orden de compra realizo lo siguiente:
Camino: Compras/ Recepcin / Registrar Llegadas de Ordenes de Compra
Descripcin: Funcionalidad para Registrar Llegadas de Ordenes de Compra
78

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 79 de 84
8.3.1
Cmo Registrar Llegadas de Ordenes de Compra
a. Luego de ingresar a travs de navegador, digitar la opcin =llenar (F2)=, o

con la ayuda del botn
. Aparecern todas las rdenes de compra
disponibles para recibir.
b. Identificamos todas las ordenes de compra que se van a recibir con la ayuda
de =dilogo de bsqueda (F3)= o mediante el botn
. Habrn tantas lneas
como artculos registrados en la orden.
c. Nos guiamos con la primera columna de la ventana, N? Orden, que es el
nmero de la orden de compra que vayamos a recibir.
d. Seleccionamos la lnea o lneas de orden de compra que vayamos a recibir,
digitar clic derecho y seleccionar la opcin Recibir Orden.
79

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 80 de 84
e. Se abrir una pantalla emergente que contiene el nmero de la orden que se

va a recibir.
f. Seleccionar el botn OK, que se encuentra en la parte superior derecha de la
pantalla emergente.
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SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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Una vez que la orden de compra haya sido recibida, se procede a realizar la
Solicitud de Pago, adjuntando los documentos correspondientes.
9 CAPTULO 7 ANEXOS
81

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
Pgina 82 de 84
9.1 ANEXO 1 - PROCESO DE COMPRAS
82

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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9.2 ANEXO 2 - SOLICITUD DE MATERIAL
83

SISTEMA IFS
Cdigo: S/C
Versin: 003
Fecha: Nov. 2009
Proceso: Compras
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9.3 ANEXO 3 ORDEN DE COMPRA
84

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MANUAL DE USUARIO DEL

MANUAL DE USUARIO DEL

MANUAL DE USUARIO DEL

TABLA DE CONTENIDOS ....................................................................................... 3

CAPITULO 1 NAVEGACIN ........................................................................... 4

ACCESO AL SISTEMA .............................................................................. 4

CAPTULO 2 - PROCESO DE COMPRAS ............................................................17

CAPTULO 3 REGISTRO DE PROVEEDOR........................................................19

DESCRIPCIN GENERAL .........................................................................17

CAPTULO 4 REGISTRO DE ARTCULO DE COMPRA .........................................32

ARTCULO DE COMPRA ...........................................................................32

PROVEEDOR PARA ARTCULO DE COMPRA .....................................................38

CAPTULO 5 PROCESO DE COMPRA PARA ARTCULOS INVENTARIABLES............42

SOLICITUD DE MATERIAL .........................................................................42

SOLICITUD DE COMPRA ..........................................................................46

ORDEN DE COMPRA ..............................................................................51

APROBACIN DE LA ORDEN DE COMPRA .......................................................57

CAPTULO 6 PROCESO DE COMPRA PARA ARTCULOS NO INVENTARIABLES.......62

ORDEN DE COMPRA ..............................................................................62

APROBACIN DE LA ORDEN DE COMPRA .......................................................73

RECEPCIN DE ORDEN DE COMPRA ............................................................78

ANEXO 1 - PROCESO DE COMPRAS ......................................................82

ANEXO 2 - SOLICITUD DE MATERIAL .....................................................83

ANEXO 3 ORDEN DE COMPRA ...........................................................84

MANUAL DE USUARIO DEL

3.1 Acceso al Sistema

Para ingresar al mdulo realizar lo siguiente

a. Ingresar al cono APLICACIONES IFS, que se encuentra en el escritorio

MANUAL DE USUARIO DEL

b. Se abrir una pantalla llamada Shortcuts, con toda la lista de mdulos

d. Luego de seleccionar el mdulo, aparece una pantalla donde se debe

MANUAL DE USUARIO DEL

e. Adicionalmente el usuario puede seleccionar el idioma con el que va a

MANUAL DE USUARIO DEL

g. Si el usuario solicit cambiar el idioma, aparecer una pantalla emergente

h. Oprimir el botn OK de la pantalla Cambiar Idioma, ubicado en la parte

MANUAL DE USUARIO DEL

portugus, ingls y espaol. Estas opciones estarn disponibles en la ventana de

Dentro de IFS Applications estn disponibles en la mayora de ventanas de registro,

MANUAL DE USUARIO DEL

Ventana tipo Formulario: Primera ventana mostrada en la figura de abajo.

Ventana tipo Resumen: Donde en forma de tabla o grilla se listan los

MANUAL DE USUARIO DEL

Adicionalmente, se puede tambin exportar los datos de la ventana, hacia los

En la parte superior de la ventana principal, se encuentra una serie de botones con

MANUAL DE USUARIO DEL

Nuevo Registro (F5)

Cuando se desea ingresar datos a un campo o

Llenar Pantalla (F2)

Duplicar Registro (F6)

Para dejar en blanco una ventana completa.

Lista de Valores (F8)

En esta opcin, podemos accesar a la ventana de Origen

Cuando se desea traer toda la informacin a una

Para duplicar un registro ya existente.

Para eliminar registros o datos ingresados

Para guardar la informacin

La opcin Bsqueda, permite acceder a una serie de alternativas de bsqueda en

MANUAL DE USUARIO DEL

Opciones del Navegador

Situado en el Navegador y click derecho del Mouse, se abre una serie de

Nuevo / Nueva Carpeta.- Permite crear carpetas y ordenar mi propio

MANUAL DE USUARIO DEL

Nuevo / Nuevo Elemento.- IFS Applications posibilita la llamada de un