Base Clase 2

Bases de datos para no especialistas. Prcticas con Access 2000- Arq.
Mercedes Frassia
CLASE 2: CREACIN DE TABLAS EN ACCESS
TEMA A DESARROLLAR...........................................................................................................................2
CASO .........................................................................................................................................................3
CONOCIMIENTOS EN PRCTICA ............................................................................................................4
1. QU ES UN SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BASES DE DATOS RELACIONALES....................4
2. CREACIN DE UNA BASE DE DATOS.................................................................................................5
3. LA VENTANA INICIAL DEL PROGRAMA ..............................................................................................6
4. CMO CREAR UNA TABLA ..................................................................................................................9
4.1 Cmo crear un campo ........................................................................................................................10
4.2. Cmo definir una clave principal ........................................................................................................12
4.3 Cmo decidir el tipo de datos de un campo ........................................................................................14
4.4 Crear las tablas...................................................................................................................................18
4.5 Cmo personalizar campos ................................................................................................................20
4.6 Cmo insertar nuevos campos ...........................................................................................................27
5. CMO TRABAJAR CON TABLAS .......................................................................................................28
5.1 Cmo indexar por un campo que no es la clave principal ...................................................................28
5.2 Cmo importar una base de datos a Access ......................................................................................29
5.3 Cmo exportar una base de datos de Access ....................................................................................31
5.4 Cmo Compactar una base de datos de Access ................................................................................31
5.5 Cmo hacer una copia de seguridad de una base de datos ...............................................................31
6. COMO ESTABLECER RELACIONES ENTRE TABLAS.......................................................................32
ARCVIEW Y LAS BASES DE DATOS......................................................................................................37
EVALUACIN...........................................................................................................................................38
Bases de datos para no especialistas. Prcticas con Access 2000- Arq. Mercedes Frassia
TEMA A DESARROLLAR
En esta clase examinar nuevamente algunos conceptos ya estudiados en la Clase 1. Pero no desde
un punto de vista terico, sino aplicando los conocimientos adquiridos para crear tablas en Microsoft
Access.
Repasaremos los siguientes conceptos:
Qu es un Sistema Administrador de Bases de Datos

Qu es una tabla
Qu es un campo
Qu es una consulta
Qu es un formulario
Qu es un filtro
Por otra parte, se ejercitar en:
Crear una tabla

Definir campos y personalizar las caractersticas de los mismos.
Definir relaciones entre tablas
Si se encuentra ante una extrema dificultad en la resolucin de determinado ejercicio, podr consultar
una base de datos con los ejercicios resueltos.
Visite http://www.cursogis.com.ar/BasesP/Bases2.htm
Baje el archivo Escuela
Consulte este archivo slo en caso de extrema necesidad. Trate de resolver los ejercicios por su
cuenta, ya que mi experiencia indica que, en general la resolucin de un problema ayuda y fortalece el
aprendizaje.
En esta clase encontrar respuesta a las siguientes preguntas, a partir de ejercicios:
Qu es un sistema de administracin de bases de datos relacionales?
Qu es una tabla?
Qu tipos de datos existen y para qu sirve cada uno?
Cmo se personaliza un campo?
Cmo puedo importar la informacin que tengo en un formato distinto a Access?
Cmo puedo exportar mi informacin a un formato que no sea Access?
Cmo se relacionan las tablas?
Cmo se garantiza la coherencia de los datos relacionados?
Qu diferencia hay entre un objeto vinculado y uno incrustado?
Cmo se crea un identificador?
Para qu sirve indexar un campo que no es identificador? Cmo se hace?
Para qu sirve compactar una base de datos y cmo se hace?
Cmo se hace una copia de seguridad de los datos?
CASO
Utilizaremos durante el desarrollo de esta clase y las subsiguientes, el caso analizado en la Clase 1,
relacionado con la informacin de una Escuela Primaria.
Hemos construido un diagrama EAR, siguiendo los conocimientos adquiridos. La resolucin de este
esquema tiene varias soluciones correctas posibles. Nosotros hemos optado por la que le mostramos a
continuacin.
Las tablas (entidades) que conforman el diagrama son:
ALUMNOS (DNI_Alumno, Nombre Alumno, Apellido Alumno, Fecha_Nacimiento, DNI_Responsable,

Legajo Maestro, Estatura, Foto, Nacionalidad)
RESPONSABLE (DNI_Responsable, Nombre Responsable, Apellido Responsable, Direccin

Responsable)
MAESTRO (Legajo, Nombre Maestro, Apellido Maestro, Grado, Currculum)
INFO_SALUD (DNI_Alumno, Grupo, Factor, Apendicitis, Alrgico_Penicilina)
TELFONO _ RESPONSABLE (DNI_Responsable, Telfono, Tipo Telfono)
ACTIVIDADES (Cdigo Actividad, Descripcin, Arancel)
REALIZA (DNI_Alumno, Cdigo Actividad)
ACLARACIONES:
En este esquema se cre la tabla TELFONO _ RESPONSABLE ya que se considero que telfono
es un Grupo Repetitivo.
Como la tabla ACTIVIDAD mantena relaciones Muchos-a-Muchos con la tabla ALUMNOS se cre
la tabla intermedia REALIZA
La tabla INFO_SALUD, mantiene relaciones Uno-a-Uno con ALUMNO.
CONOCIMIENTOS EN PRCTICA
1. QU ES UN SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BASES DE DATOS
RELACIONALES
De acuerdo a Ullman (1999), un sistema de administracin de bases de datos relacionados es ``.... un
sistema formal y abstracto que permite describir los datos de acuerdo con reglas y convenios
predefinidos. Es formal, pues los objetos del sistema se manipulan siguiendo reglas perfectamente
definidas y utilizando exclusivamente los operadores definidos en el sistema, independientemente de lo
que estos objetos y operadores puedan significar.
En definitiva, es un programa que corre en una computadora que intermedia entre los datos y las
aplicaciones que los utilizan y permite:
Crear, modificar y borrar estructuras de datos
Ingresar, actualizar y borrar registros
Recuperar informacin
Mantener la seguridad e integridad de los datos
Microsoft Access es un Sistema de Administracin de Bases de Datos Relacionales que permite

administrar toda la informacin de una organizacin desde un nico archivo de base de datos.
Con tal fin, provee una serie de herramientas y opciones que se visualizan al abrir el programa. Por
favor, abra el programa.
2. CREACIN DE UNA BASE DE DATOS
Para iniciar Access haga doble click en el cono de Access que se encuentra en el escritorio, o bien
en Inicio > Programas > Microsoft Access.
Vamos a reconocer los elementos

presentes en la pantalla principal de
Access.
El nmero 1 en la imagen, seala la

Barra de Men (Men Bar).
Mientras que lo resaltado con el

nmero 2, es la Barra de
Herramientas (Tools Bar).
Apenas abrimos Access, se abre una ventana inicial con tres opciones:
3. Crear una nueva base de datos usando Base de Datos de Access en blanco (Blank Acces Data
Base). Esta opcin sirve para crear una nueva base, donde podr agregar tablas, formularios,
informes y otros objetos
4. Crear una nueva base de datos usando Asistentes (Access database wizards, pages, and projects).
Esta opcin permite crear proyectos con ayuda de asistentes. Para lograr este objetivo, Access
incluye una serie de plantillas. En este curso, no se utilizar esta alternativa, porque aunque en un
primer momento puede resultar atractiva, es mejor crear una base desde cero.
5. Abrir un archivo existente (Open an Existing File). Esta opcin permite abrir una Base de Datos o un
proyecto Access existente en la PC o en la red. Esta opcin la utilizaremos una vez creada la base
de datos.
En el men anterior elija la opcin Base de datos de Access en blanco (Blank Acces Data Base).
A continuacin, elija el nombre de la base de datos y el directorio donde quiere guardarla (Save in),
nosotros hemos elegido el nombre ESCUELA.mdb
3. LA VENTANA INICIAL DEL PROGRAMA
Al abrir el programa, hay una serie de herramientas y opciones que analizaremos a continuacin.
TABLAS (Tables)
Las tablas, se usan para guardar informacin.
Como una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, se utilizan tablas diferentes
para guardar informacin sobre cada entidad.
Las tablas estn compuestas por filas y columnas. Las columnas se denominan campos
(Fields) Las filas se denominan registros
(Rcords). Por favor, observe la figura de la tabla en
la imagen inferior.
Cada campo de la tabla contiene el mismo tipo de informacin.
Por otra parte, cada registro se identifica por un nombre nico e inequvoco, que funciona como
identificador. El identificador se utiliza tambin para relacionar tablas.
En este ejemplo se han creado dos

tablas, una que contiene informacin
sobre los productos y otra con
informacin de los proveedores.
Con el objetivo de relacionar las

tablas, se ha creado un campo
comn que las relaciona, ID de
.
Proveedor
Nos ocuparemos de la creacin de

tablas en esta clase.
Los formularios estn compuestos

de controles que permiten mostrar y
escribir texto.
El tipo de control ms comnmente

utilizado, es el cuadro de texto
En general, estn acompaados por

una etiqueta de texto explicativa
FORMULARIOS (Forms)
Para ver, escribir y cambiar datos fcilmente, se crean

formularios. (Forms).
Por otra parte, los formularios se

pueden personalizar creando
aplicaciones a la medida de su
organizacin.
Nos ocuparemos de los formularios

en la Clase 4.
CONSULTAS (Queries)
Para buscar y recuperar datos especificando

condiciones, tal como la consulta de los alumnos de
tercer grado de nacionalidad argentina mayores de 10
aos, se usan las Consultas (Queries).
El tipo de consulta ms habitual es una consulta de seleccin. Esta consulta recupera datos de una
o ms tablas utilizando los criterios que se especifican y los muestra en el orden que se establece.
Nos ocuparemos de las consultas en la Clase 5.
INFORMES (Reports)
Un informe es una forma efectiva de presentar

los datos en formato impreso.
Por supuesto, los informes se pueden personalizar y admiten operaciones tales como el
agrupamiento de los datos.
Nos ocuparemos de los informes en la Clase 6
4. CMO CREAR UNA TABLA

Nosotros vamos a crear juntos la tabla ALUMNO. Luego Ud. tendr que hacer las dems tablas por su
cuenta.
Antes de continuar, por favor cierre el programa y vuelva a abrirlo.
En este caso, elija la opcin abrir un archivo existente (Open an Existing File) y busque la base de
datos que acaba de crear: escuela.mdb.
Vamos a continuar creando la tabla ALUMNO.
Presione el botn Crear (Create).
La ventana que aparece a continuacin se denomina ventana Base de Datos.
Bajo el Men Objetos (Objects),

haga click en Tablas (Table)
A continuacin, haga click en

Nuevo (New), botn que podr
visualizar en la barra de
herramientas de la ventana Base
de datos.
Se abre una nueva ventana.
Haga doble click en Vista Diseo

(Desing View) .
Presione Ok.
Siempre usar esta opcin en este

curso.
Aparece la siguiente ventana que

permite crear la tabla.
4.1 Cmo crear un campo

Vamos a comenzar creando el campo donde se almacenar el identificador de ALUMNO.
En la columna Nombre del campo (Field Name) escriba el nombre del campo.
En este caso DNI_Alumno, el Nmero de Documento de Identidad.
Recuerde lo que dijo Codd: los nombres de los campos no se pueden repetir, por lo cual no conviene
usar la palabra DNI ya que habra varios campos DNI iguales: uno para el alumno y otro para el
responsable
En la columna Tipo de datos (Data Type), haga

click en la flecha y seleccione el tipo de dato
del men desplegable.
DNI_Alumno es texto (Text).
Por qu, se preguntar, si en general el

nmero de documento es un nmero?
En el prximo apartado encontrar una

explicacin que le permitir decidir qu tipo de
dato es el ms conveniente para su aplicacin.
En la columna Descripcin (Description), escriba una descripcin de la informacin que contendr

este campo. La descripcin es opcional.
Por ejemplo, Slo Guarde el N del DNI del Alumno. Esta informacin se despliega en la parte de
debajo de la ventana hoja de datos en el momento de ingresar datos. Piense que probablemente,
usted no ser la nica persona que utiliza esta tabla y que este tipo de aclaraciones es muy til para
un usuario nuevo.
Esta informacin se
desplegar en la parte de
debajo de la ventana hoja de
datos, en el momento de
ingresar datos.
Es til para dejar instrucciones

y/o aclaraciones a otros
usuarios.
Establezca las propiedades del campo en la parte inferior de la ventana. Ms adelante en este texto
encontrar una explicacin detallada de las propiedades de cada tipo de dato.
Es importante leer cuidadosamente el apartado Cmo personalizar campos

10
Por cada uno de los campos de la tabla, debe seguir los mismos pasos.
Los campos a crear son:
DNI_Alumno, Apellido
Alumno, Nombre Alumno,
DNI_Responsable, Legajo
Maestro y Nacionalidad.
Estos campos son de tipo
texto (Text).
Fecha_Nacimiento, es de
tipo fecha (Date/Time).
Foto, es de tipo OLE

(OleObject).
Posibilitar
almacenar imgenes
escaneadas, en
formato BMP.
Estatura, es de tipo
numrico (Number).
Este es el resultado
esperado.
11
4.2. Cmo definir una clave principal
Es conveniente definir la clave principal antes de guardar la tabla. La clave principal es el famoso
identificador.
En el caso de la tabla ALUMNO, la clave principal es DNI_Alumno.
Para crear la clave principal, haga

click en el selector de filas del
campo que considera el
Identificador. El campo seleccionado
adquiere color negro.
La fila DNI_Alumno debe adquirir

color negro.
Ahora haga click en Clave principal

(Primary Key) en la barra de
herramientas: el botn con la llave.
Este es el resultado esperado.
Ve la llave al lado del campo

DNI_Alumno?
Ya esta la tabla lista. Haga click en

Guardar (Save), en la barra de
herramientas
A continuacin, escriba un nombre

para la tabla. Llame esta tabla
ALUMNO.
Ve la nueva tabla en la ventana?
QU TIPO DE CLAVE PRINCIPAL DEBO UTILIZAR?

Claves principales de Campo simple
Si tiene un campo que contiene valores exclusivos, como nmeros de identificacin o el cdigo de la
actividad complementaria, puede designar ese campo como la clave principal.
Utilizamos este tipo para crear la clave principal de la tabla ALUMNO a la cual hemos llamado
DNI_Alumno.
Claves principales de Auto numrico
Se usa este tipo de clave para introducir automticamente un nmero secuencial cuando se agrega
un registro a la tabla.
Designar un campo de este tipo, es la forma ms sencilla de crear una clave principal.
Utilizamos este tipo para crear la clave principal de la tabla MAESTRO a la cual hemos llamado
Legajo.
12
Claves principales de Campos mltiples
En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un slo campo, puede designar
dos o ms campos como clave principal.
La situacin ms comn en la que surge este problema, es en las tablas derivadas que se crean
entre 2 tablas que mantenan una relacin Muchos-a-Muchos.
En la tabla intermedia REALIZA, la clave principal est formada por dos campos: DNI_Alumno y
Cdigo_Actividad.
Para seleccionar varios campos, mantenga

presionada la tecla CTRL y a continuacin,
haga click en el selector de filas de cada
campo.
Luego haga click en el botn Clave principal en la barra de herramientas.
As se ve la clave principal combinada de la tabla REALIZA.
Por otra parte, as se ve la clave combinada de

la tabla TELFONO_RESPONSABLE.
Si no establece una clave principal antes de guardar una tabla recin creada, el programa le
preguntar si desea que cree una clave principal.
Si contesta afirmativamente, se crear una clave principal de tipo Auto numrico.
Se puede especificar una clave principal para un campo que ya contiene datos, pero Microsoft
Access genera un mensaje de error si al guardar la tabla encuentra valores Duplicados o Nulos en el
campo.
Los valores duplicados deben eliminarse.
Puede ejecutar una Consulta con el fin de determinar qu registros contienen datos duplicados.
NOTAS
Antes de continuar creando tablas es necesario que lea los dos siguientes apartados: Cmo decidir el
tipo de datos de un campo y Cmo personalizar campos.
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4.3 Cmo decidir el tipo de datos de un campo

Cada campo slo puede contener datos de un tipo. Los tipos disponibles son:
TEXTO
Texto o combinaciones de
texto y nmeros, as como
nmeros que no requieran
clculos, como los nmeros de
telfono.
La cantidad de caracteres de
longitud que tendr cada campo
se determina en Tamao del
Campo, con un mximo de 255
caracteres.
Ejemplos Generales de campos tipo texto: Nombre de un artculo, direccin de una empresa,
telfono de un cliente, cargo de un empleado, nombre de una ciudad.
Ejemplos en la tabla ALUMNO: el identificador, DNI_Alumno, es de tipo texto ya que a pesar de ser
un nmero, no se requiere hacer ningn clculo con esta informacin.
MEMO
Texto extenso o combinacin de texto y nmeros (hasta 65.535 caracteres), como por ejemplo,
notas o descripciones
Ejemplos Generales: En una base de datos de produccin, una descripcin extensa de un producto.
En una base de datos de venta OnLine de libros, los comentarios acerca de un libro de los usuarios
que lo leyeron. En una base de datos laboral, el perfil del puesto a cubrir.
Ejemplos en la tabla MAESTRO: se debe usar un campo tipo memo para guardar el currculo del
maestro.
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NUMRICO
Datos numricos utilizados en

clculos matemticos.
En Tamao del Campo, Field Size,

se puede variar el rango y la
precisin decimal.
Las posibilidades son:
Byte: nmeros entre 0 y 255. Sin decimales. Ocupa 1 Byte. Por ejemplo, la edad del alumno.
Entero: nmeros entre -32.768 y 32.767. Sin decimales. Ocupa 2 Bytes. Por ejemplo, las unidades
en stock de un producto.
Entero largo: nmeros entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Sin decimales. Ocupa 4 Bytes. Es el
predeterminado. Por ejemplo, en una empresa, la cantidad de unidades vendidas por artculo, en un
ao.
Simple, Doble, Decimal: para datos que requieren valores extremadamente grandes (ms de 30
cifras) y/o precisos (hasta 7 decimales). Por ejemplo, en una empresa de servicios, el campo que
guarda los consumos de cada cliente.
Nota: los tipos numricos ms comunes son entero largo y doble. Use entero largo cuando no
necesite decimales y doble en el caso de que requiera esta precisin.
Por defecto, cuando se crea un campo numrico, se crea un campo de tipo entero largo. Esto es
lo que sucedi cuando se cre el campo Estatura en la tabla ALUMNO. Dejar esto as seria un error
ya que necesita un campo numrico doble, que guarde cifras decimales. Vamos a modificarlo ms
adelante en esta misma clase.
MONEDA
Se utiliza este tipo de datos para evitar el redondeo durante los clculos.
Tiene una precisin de 15 dgitos a la izquierda del separador de decimales y de 4 dgitos a la

derecha del mismo.
Ejemplos Generales: Precio de un artculo, sueldo bruto de un empleado, tasacin de un inmueble.
Ejemplos en la tabla ACTIVIDAD: se debe usar este tipo para almacenar el arancel.
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FECHA/HORA
El almacenamiento de fechas y horas en este tipo de campo, garantiza que las fechas y las horas
se ordenarn correctamente.
Adems, los cambios realizados en los formatos de fecha u hora especificados en la

Configuracin Regional en el Panel de Control de Windows, se reflejarn automticamente en la
informacin de estos campos.
Ejemplos Generales: Fecha de ingreso a la compaa, Fecha de emisin de una factura, hora de
ingreso y egreso de la compaa (en una base de datos que controle el presentismo).
Ejemplos en la tabla ALUMNO: se puede usar este tipo para el campo fecha de nacimiento de los
alumnos.
AUTO NUMRICO
Permite crear campos que introducen, automticamente, un nmero cuando se agregue un

registro.
Estos pueden ser nmeros secuenciales (con incremento de una unidad) o nmeros aleatorios
(al azar).
Una vez generado un nmero para un registro, este nmero no puede eliminarse ni cambiarse.
Ejemplos Generales: Suelen usarse como clave principal numrica de cualquier tipo de tablas,
como cdigo de paciente en un hospital, nmero de cliente, nmero de remito, nmero de
proveedor, etc.
Ejemplos en la tabla ACTIVIDAD: se puede usar este tipo para el campo Cdigo_Actividad.
S/NO
Campos que van a contener slo uno de dos valores posibles, como S/No, Verdadero/Falso,
Activado/Desactivado.
Ejemplos en la tabla INFO_SALUD: se puede usar este tipo para el campo Apendicitis y
Alrgico_Penicilina. La respuesta ser Si-No.
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OBJETO OLE
Los campos Objeto OLE se utilizan para vincular o incrustar archivos creados con otros programas,
como Microsoft Word, Microsoft Excel, imgenes, sonidos, pelculas o cualquier otro tipo de dato
binario.
Ejemplos Generales: la foto de un empleado de la compaa, una planilla Excel de costos de un

producto, el currculum vitae de un aplicante en una base de datos laboral.
Ejemplos en la tabla ALUMNO: se debe usar este tipo guardar la foto de cada alumno.
HIPERVNCULO
Un hipervnculo es un texto coloreado y subrayado o un grfico en el que se hace click para

saltar a un archivo a una pgina HTML en la World Wide Web de Internet.
Ejemplos Generales: la direccin Web de un equipo en una base de datos de deportes, el correo
electrnico de un cliente, la ubicacin dentro de la red de un archivo de AUTOCAD que posee los
planos de una casa en una base de datos de inmuebles.
Ejemplos en la tabla MAESTRO: se puede usar un campo hipervnculo a un sitio Web del grado,
donde los alumnos cuelgan sus dibujos y trabajos.
LAS PREGUNTAS MAS FRECUENTES A LA HORA DE CREAR CAMPOS
Antes de crear campos, en muchos casos deber hacerse estas preguntas:
Debo crear un campo Texto o Memo?
Utilice el tipo de dato Texto para almacenar datos como nombres, direcciones y cualquier nmero
que no requieran ms de 255 caracteres.
Utilice el tipo de datos Memo si necesita almacenar ms de 255 caracteres. Un campo Memo
puede contener hasta 64.000 caracteres.
El problema con los campos Memo es que no pueden ordenarse ni indexarse.
Algo ms, si desea almacenar texto con formato o documentos largos, es ms conveniente que
cree un campo OLE en lugar de un campo Memo. En este tipo de campo podr guardar un
documento de Microsoft Word. Cul es la ventaja? Se guarda el formato.
Me conviene usar un campo de texto o de nmero para ingresar un valor tal como el DNI de los
alumnos?
En general, se debe usar el tipo nmero solamente para datos con los cuales necesita hacer
clculos. Por qu motivo? El formato texto ocupa menos espacio.
El problema con los campos textos que guardan nmeros, es que los nmeros se ordenan como
cadenas de caracteres (primero 1, luego 10, 100 y recin el 2, 20, 200, etc.)
Si quiere que la cadena anterior se ordene correctamente debe ingresar los nmeros precedidos
por 0 (001, 010, 100, 002, 020, 200)
Si no le convence esta ltima opcin, elija el tipo Nmero.
17
4.4 Crear las tablas
Ya tiene los conocimientos necesarios para crear las tablas que faltan.
Por favor realice esta tarea antes de continuar. Si se equivoca, siempre esta a tiempo de realizar
modificaciones.
Recuerde las claves principales estn subrayadas y con fondo gris en los esquemas.
A continuacin se detallan las tablas a crear.
Se ofrece adems algunas ayudas y recordatorios.
Puede descargar la base de datos llamada ESCUELA con todos los ejercicios resueltos para que
pueda ir comparando y analizando sus resultados.
http://www.cursogis.com.ar/BasesP/Bases2.htm
TABLA MAESTRO
El campo Curriculum de esta tabla, debe

ser de tipo OLE (Ole Object). Posibilitar
almacenar Documentos de Word.
Los otros campos deben ser de tipo

texto (Text).
Se estipularon diferentes anchos para

estos campos. Por ejemplo, en los
campos Nombre y Apellido, se
especific un ancho (Widht) de 255
caracteres ya que se parti de la base
que los 50 caracteres que asigna el
programa por defecto, no eran
suficientes.
Por otra parte, Legajo se redujo a 8

caracteres.
Para modificar esta propiedad, en

Tamao del Campo, Field Size, se
escribi 255 en un caso y 8 en el otro.
Legajo es el identificador principal.
Este es el resultado obtenido.
TABLA RESPONSABLE
Los conceptos que ya fueron

desarrollados en la tabla MAESTRO, no
se van a repetir en esta tabla.
Este es el resultado
obtenido.
18
TABLA INFO SALUD
Se crearon los campos Apendicitis y

Alrgico Penicilina del tipo Si/No
(Yes/No).
TABLA ACTIVIDAD
Se cre un campo con tipo

moneda (Currency) para
Arancel, con el objetivo de
obtener la mayor precisin..
El identificador de esta tabla es

de tipo Auto numrico
Secuencial (Auto Number).
El campo Descripcin es de
texto (Text), con un Tamao
del Campo, de 255 caracteres.
TABLA TELFONO_RSPONZABLE
La clave principal de esta tabla es

una Clave Principal de Campos
Mltiples.
Para seleccionar varios campos,

mantenga presionada la tecla
CTRL y a continuacin, haga click
en el selector de filas de cada
campo.
TABLA REALIZA
En la tabla intermedia REALIZA,

la clave principal est formada por
dos campos: DNI Alumnos y
Cdigo Actividad
19
Esta es la vista final de la ventana

base de datos ESCUELA.
4.5 Cmo personalizar campos
A medida que recorra esta seccin, sera interesante que personalice los campos de las tablas que
acaba de crear.
Pruebe cada una de estas opciones. Invente sus propias alternativas.
Esta tarea, facilitar el ingreso de informacin y le ahorrar mucho tiempo en la labor que consume
los mayores recursos: el llenado de la tabla.
Para realizar esta tarea, necesitar

volver a la vista diseo (Desing).
Para realizar esta tarea, seleccione la

tabla que quiere modificar. En este
caso, ALUMNO. La ve de color azul
oscuro?
Presione el botn Diseo (Desing).
Se abrir la ventana Diseo (Desing

View), con la cual ha venido trabajando
hasta ahora.
En la parte superior de la ventana,

haga click en el campo cuya
propiedad desee modificar.
En la parte inferior de la ventana, en la

ficha General, haga click en la
propiedad que quiere cambiar y
escriba el nuevo valor o eljalo de la
lista desplegable.
A continuacin, vamos a enumerar las

posibilidades que tienen los diferentes
tipos de datos.
20
TEXTO
Tamao del Campo (Field Size)
Regula la longitud del campo, con un mximo de 255 caracteres.
Por defecto la longitud es 50 lugares. Piense si

con 50 lugares le alcanza o le sobra.
Por ejemplo, el nmero de documento, debera

tener 10 lugares: no hace falta ms, por lo
menos en la Argentina. Si hubiera un campo
para guardar la direccin del alumno, debera
ser ms largo.
Abra la base ALUMNO y modifique el tamao

del campo.
Formato (Format)
Permite personalizar la forma en que el texto se muestra e imprime.
Puede utilizar los smbolos especiales que se detallan a continuacin con el fin de crear formatos
personalizados para los campos Texto y Memo.
Smbolo
Descripcin
<
Convertir todos los caracteres a minsculas
>
Convertir todos los caracteres a maysculas.
Por ejemplo, se podra especificar que el

apellido del ALUMNO se ingrese en la base en
Maysculas independientemente de cmo se
incorpore y el nombre en Minsculas.
A partir de este momento, el apellido estar siempre en maysculas.
Mscara de Entrada
Se utiliza para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden
introducir.
Por ejemplo, puede crear una mscara de entrada para un campo Nmero de Telfono que
muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo.
A continuacin, le mostraremos los smbolos ms usados. Incluiremos una mascara de ejemplo

para cada uno de los smbolos y especificaremos un posible valor a ingresar con dicha mascara.
Para este ejemplo, hemos utilizado el ISBN, Nmero Normalizado Internacional (International
Standard Book Number) que posibilita la identificacin de libros, ya que cada libro actualmente
publicado tiene un ISBN diferente de los dems.
Smbolo
L
?
&
C
0
9
Descripcin
Mscara
Letra (A a Z, entrada obligatoria)

Letra (A a Z, entrada opcional)
Cualquier carcter o un espacio (entrada
obligatoria)
Cualquier carcter o un espacio (entrada
opcional)
Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+]
y menos [-] no permitidos)
Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos
ms y menos no permitidos)
21
Valores que se
pueden ingresar
LLLL
ISBN
ISBN 0-???-0
ISBN 0-A-0
ISBN &&&&&
ISBN 1-507
ISBN 0-CCC-0
ISBN 0-e-0
(00) 0000-0000
(11) 4783-0793
(99) 0000-0000
( ) 4783-0793
Para ingresar el nmero de documento en Argentina, la mascara adecuada es 00.000.000.
Para ingresar el Nmero de Telfono, la mscara adecuada es (99) 0000-0000
Valor predeterminado
Valor que se inserta automticamente en el campo en cuestin al agregar un nuevo registro.
Por ejemplo, en la base ALUMNO, en el campo Nacionalidad se podra ingresar el valor

predeterminado Argentino.
Al ingresar un nuevo alumno, por defecto, tendr nacionalidad argentina. Si el alumno fuera
extranjero, deber ingresar el dato correcto desde la tabla. Pero piense el tiempo que se ahorra, ya
que se evitar ingresar la nacionalidad para la mayora de los alumnos.
Es muy til: ahorra tiempo, prubelo.
Regla de validacin
Expresin que limita los valores que pueden

introducirse en el campo, alertando al usuario
que ha ingresado un dato invlido.
Por ejemplo, para fecha de nacimiento de

ALUMNO, se puede establecer la regla
>#31/12/1980#, para que no ingrese ningn
alumno de ms de 23 aos.
Es muy til, no le parece? Evita el ingreso de

datos que sabemos que necesariamente son
incorrectos.
Establecer este tipo de datos, da consistencia

a la tabla, ya que se limitan los posibles
errores, como por ejemplo, los errores de
tipeo.
Texto de validacin
El mensaje de error aparece cuando se

introduce un valor prohibido por la regla de
validacin.
Ejemplo, para el caso anterior se podra

introducir el siguiente texto: El alumno debe
haber nacido despus del 31/12/11980
Por favor, mire la imagen anterior para ver

cmo introducimos este texto.
La imagen de la derecha es el mensaje de

error que aparece si no se cumple con la regla
de validacin.
Requerido
Si el valor es s (Yes), la entrada de datos en el campo es obligatoria.
Las claves principales son requeridas siempre.
El campo grado de la tabla MAESTRO podra ser requerido, si se quisiera exigir que no exista
ningn maestro sin grado asignado.
Si establece la propiedad requerido para este campo, e intenta ingresar un maestro sin grado, un
mensaje le alertar que debe ingresar este dato.
Establecer este tipo de propiedad, da consistencia a los datos ya que garantiza la existencia de la
informacin considerada fundamental.
22
Indexado
Un ndice acelera las bsquedas y ordenamientos, pero puede hacer ms lentas las
actualizaciones.
Puede optar por indexar el campo con o sin duplicados.
Use esta ltima opcin, si desea asegurarse de que no existan dos registros con los mismos datos
en este campo.
Por ejemplo, podra indexar con duplicados el campo apellido, para acelerar las bsquedas.
Slo se aplica a los campos de tipo texto, memo e hipervnculo.
Permite ingresar un dato como nulo o como de longitud 0.
Qu diferencia hay? Recuerda el concepto de valor nulo? Un campo puede dejarse en blanco
por dos motivos: porque la informacin se desconoce en ese momento porque el campo no se
aplica al registro.
Por ejemplo, si una tabla tiene un campo Nmero de Fax puede dejarlo en blanco s:
- No sabe el nmero de fax del cliente.
- Si el cliente no tiene nmero de fax.
Para una situacin de este tipo debe:

- Dejar el campo en blanco si desconoce si tiene fax.
- Introducir dobles comillas ("") si esta seguro que NO tiene fax.
Por ejemplo, se podra permitir longitud 0 en el campo Nacionalidad.
En el caso de ingresar un valor nulo, se estar indicando que no se conoce esta informacin. Deje
el casillero en blanco ya que el uso de comillas indicara S que no tiene nacionalidad. Un
disparate.
Permitir longitud cero
Para los otros tipos de datos, se explicita slo las caractersticas particulares. A falta de aclaracin, vale
lo explicado para campos de tipo texto
NUMRICO
Tamao del campo
El tamao y tipo de nmeros a introducir en el campo.
Los ms comunes son entero largo y doble.

Formato (Format)
Permite personalizar la forma en que los

nmeros se muestran e imprimen.
Puede utilizar uno de los formatos predefinidos

o bien puede crear un formato personalizado
mediante los smbolos de formato.
Por ejemplo, puede hacer que si escribe 4321,

el nmero se muestre automticamente como
$4.321,00. Es ms fcil elegir esta opcin que
escribir una mascara.
Por favor, mire el desplegable.
Puede usar esta opcin para el campo arancel

de la tabla ACTIVIDAD.
23
Lugares decimales
Especifica el nmero de lugares decimales que utiliza Access para presentar nmeros.
Esta propiedad afecta slo al nmero de lugares decimales que se muestran y no al nmero de
decimales que se almacenan (esto ltimo se modifica desde la propiedad Tamao del campo).
Por ejemplo, debera usar dos decimales para registrar el arancel de una actividad.
Vale lo explicado para campos de tipo texto (Text). Puede definir una mscara de entrada
mediante los siguientes caracteres:
Mscara de entrada
Smbolo
0
9
#
Descripcin
Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms
[+] y menos [-] no permitidos)
Dgito o espacio (entrada no obligatoria,
signos ms y menos no permitidos)
Marcador de posicin de dgitos. Muestra un
dgito o nada.
Valores
Mscara
(00) 0000-0000 (11) 4783-0793

(99) 9999-9999
( ) 4783-0793
#.##0,00
2,00
34,00
Puede usar la mascara #.###,00 para que el nmero 4321 se muestre automticamente como
4.321,00.
Regla de Validacin
Vale lo explicado para campos de tipo texto (Text).
Puede definir en la tabla ACTIVIDAD, la regla de validacin arancel > 0, para permitir nicamente la
inclusin de valores mayores a este valor.
MONEDA
Las propiedades son las mismas que el tipo de datos numrico (Number), salvo que moneda
(Currency) no tiene la propiedad Tamao del campo (Field Size).
24
FECHA/HORA
Formato (Format)
Permite personalizar la forma en que las fechas y las horas se muestran e imprimen.
Puede utilizar uno de los formatos predefinidos o bien puede crear un formato personalizado
mediante los smbolos de formato.
Los formatos predeterminados son:

Fecha larga: Sbado, 3 de Abril de 1993
Fecha mediana: 3-Abr-93
Fecha corta: 3/4/93
Puede usar el formato Fecha Corta para ingresar la fecha de Nacimiento de los Alumnos.
AUTO NUMRICO
Tamao del campo
Un campo Auto numrico (Auto Number) puede generar dos tipos de nmeros: enteros largos e ID.
de rplica.
Los enteros largos son los ms comunes y los ms adecuados para utilizar como clave principal de
una tabla.
Los de ID. de rplica se utilizan en las rplicas de base de datos con el fin de generar
identificadores nicos para sincronizar rplicas.
Nuevos Valores
Esta propiedad esta disponible slo, si eligi Enteros largos en Tamao del campo.
Seleccione Incrementalmente para que los valores se incrementen de uno en uno.
Seleccione Aleatoriamente para que se asigne a los registros nuevos un valor aleatorio.
Cuando crea un campo Auto

numrico (Auto Number), por
defecto es secuencial.
Para crear un campo Auto

numrico aleatorio, en la parte
inferior de la ventana, en la ficha
General, establezca la propiedad
Nuevos valores (New Values) a
Aleatoriamente (Random).
En la base ALUMNO, utilice

siempre el tipo secuencial.
25
S/NO
Formato
Permite personalizar la forma en que este campo se muestra e imprime.
Puede elegir entre S/No (Yes/No), Verdadero/Falso (True/Fals), Activado/Desactivado o un formato

personalizado.
Bueno, ya tiene todos los

conocimientos necesarios para
modificar y personalizar cada una
de las tablas.
Por favor, realice esta tarea antes

de continuar. Si se equivoca,
siempre esta a tiempo de
modificar.
No pierda la oportunidad de hacer

todas las personalizaciones de
una tabla que crea conveniente.
Juegue un poco con ellas.
Ahorra mucho trabajo en el

momento de llenar la base y dan
consistencia a nuestro trabajo.
Si tiene dudas, en esta seccin de

la vista diseo tiene una
importante ayuda (Recuadro
rojo).
26
4.6 Cmo insertar nuevos campos
Cierre la base de datos y vuelva a abrir la tabla en la vista Diseo (Desing View).
Para insertar un campo dentro de la tabla, haga click en la fila situada por debajo del
lugar en que desea agregar el campo.
A continuacin, haga click en Insertar filas (Insert Rows) en la barra de herramientas.
Luego siga los mismos pasos vistos ms arriba en Cmo definir las caractersticas de
un campo (escribir el nombre del campo, definir el tipo de datos, etc.)
Para agregar el campo al final de la tabla, haga click en la primera fila en blanco.
Haga la prueba: inserte el campo Peso en la tabla Alumno.
27
5. CMO TRABAJAR CON TABLAS

5.1 Cmo indexar por un campo que no es la clave principal
Un ndice ayuda a Access a buscar y ordenar registros de forma ms rpida. Se utilizan los ndices
de una tabla, como se utiliza un ndice de un libro: para encontrar datos, busca la posicin de los
datos en el ndice.
Hay que resaltar que la clave principal (identificador primario) de una tabla se indexa
automticamente. As que no debe preocuparse por este asunto.
Sin embargo, es probable que desee indexar campos para los cuales realiza bsquedas frecuentes,
campos que ordena o campos que combina con campos de otras tablas de consultas.
Recuerde: no se puede indexar un campo cuyo tipo de datos sea Memo, Hyperlink u Objeto OLE.
Si desea que un campo est indexado, abra la tabla en la vista Diseo (Desing) y en la parte
superior de la ventana, seleccione el campo en el que desea crear un ndice.
En la parte inferior de la
ventana, en la ficha General
haga click en el cuadro de la
propiedad Indexado y haga
click en S, Con duplicados
(Yes Duplicates Ok) o S, Sin
duplicados (Yes, No
Duplecates).
Haga click en S, Con

duplicados (Yes Duplicates
Ok) si desea asegurarse de
que no existan dos registros
con los mismos datos en este
campo.
Por ejemplo, podra indexar

con duplicados el campo
Apellido de la tabla
ALUMNO.
Por qu con duplicados?
Porque probablemente
existan 2 alumnos con el
mismo apellido.
28
5.2 Cmo importar una base de datos a Access
Seguramente usted tiene informacin en formato digital que necesita importar a la base Access. Por
ejemplo, es probable que tenga datos en una planilla de clculo.
Si los datos que desea importar estn en formato dBase, Paradox, Exchange o cualquier origen de
datos ODBC (incluidos Microsoft SQL Server y Microsoft Visual FoxPro), abra la base de datos
externa directamente con Archivo > Abrir (File, Open).
Microsoft Access crear automticamente una nueva base de datos en la misma carpeta que
contiene la base de datos externa y agregar vnculos a cada tabla de la base de datos externa.
Si estn en un formato distinto, como

Excel, abra o cree una base de datos
de Access para que contenga las
tablas importadas.
Antes de continuar, asegrese de que

los datos de la hoja de clculo estn
organizados en el formato tabular
apropiado y de que la hoja de clculo
tiene el mismo tipo de datos en cada
campo (columna) y los mismos
campos en cada fila.
A qu me refiero en el prrafo anterior? Imagine que usted tiene una tabla en Microsoft Excel cuyo
formato es similar al que le mostramos a continuacin (esta tabla fue bajada de la pagina Web del
Instituto de Estadstica y Censo de la Republica Argentina INDEC).
Antes de poder trabajarla e importarla deber realizar los cambios especificados en la ltima
columna en letra en color rojo.
Distrito Escolar
Total
Distrito Escolar N 1
Poblacin
Total
Densidad de
Poblacin
(hab/km2)
Superficie
en km2
2.965.403
200,0
280.155
262.701
141.301
92.749
99.358
160.076
170.302
147.786
263.410
232.732
109.189
115.954
115.348
101.542
107.857
88.061
131.191
104.479
57.960
91.157
92.095
14,5
7,6
6,0
10,5
11,6
4,9
7,2
6,2
17,0
14,9
7,1
6,2
10,7
9,1
8,2
7,7
9,3
8,8
8,2
9,0
15,3
Convierta estas 3 filas en una sola fila
Elimine esta fila

14.827,02 Elimine esta fila
Elimine esta fila
19.321,00
34.565,90
23.550,20
8.833,20
8.565,30
32.668,60
23.653,10
23.836,50
15.494,70
15.619,60
15.378,70
18.702,30
10.780,20
11.158,50
13.153,30
11.436,50
14.106,60
11.872,60
7.068,30
10.128,60
6.019,30
29
El resultado esperado es el siguiente:

Distrito Escolar
Poblacin Total
280.155
262.701
141.301
92.749
99.358
160.076
170.302
147.786
263.410
232.732
109.189
115.954
115.348
101.542
107.857
88.061
131.191
104.479
57.960
91.157
92.095
Superficie
14,5
7,6
6,0
10,5
11,6
4,9
7,2
6,2
17,0
14,9
7,1
6,2
10,7
9,1
8,2
7,7
9,3
8,8
8,2
9,0
15,3
Densidad
19.321,00
34.565,90
23.550,20
8.833,20
8.565,30
32.668,60
23.653,10
23.836,50
15.494,70
15.619,60
15.378,70
18.702,30
10.780,20
11.158,50
13.153,30
11.436,50
14.106,60
11.872,60
7.068,30
10.128,60
6.019,30
Haga la prueba importe el siguiente cuadro.

http://www.indec.mecon.gov.ar/censo2001s2/Datos/02000c21.xls
Tambin podr bajarla de www.cursogis.com.ar/BasesP/Bases2.htm > Link Tabla Distritos
Esta tabla es muy parecida a la tabla con la cual estuvimos trabajando.
Realice los cambios necesarios.
Cuando este listo, podr importarla.
A continuacin, utilice el comando

Archivo > Obtener datos externos >
Importar (File, Get External Data,
Import).
En el cuadro de dilogo Importar, en el cuadro Tipo de archivo seleccione Microsoft Excel (*.xls).
Busque el archivo de la hoja de clculo (en la unidad y la carpeta donde est ubicado) y haga doble
click en su icono.
Despus siga las indicaciones de los cuadros de dilogo del Asistente para importar hojas de
clculo, que incluso le preguntar si desea copiar los datos a una tabla nueva o existente.
30
5.3 Cmo exportar una base de datos de Access
La exportacin es una forma de enviar datos y objetos de base de datos a otra base de
datos, hoja de clculo o formato de archivo para que otra base de datos, aplicacin o
programa puedan utilizar dichos datos y objetos.
Exportaremos como ejemplo la tabla

ALUMNO a una hoja de clculo Excel nueva.
En la vista de la ventana Base de Datos,

seleccione la tabla que desea exportar (en
este caso ALUMNO) y haga click sobre ella
con el botn de la derecha. En el men que
all se despliega, seleccione Exportar
(Export).
Asigne un tipo de archivo (por ejemplo xls),

un nombre y una ubicacin en su disco rgido
al nuevo archivo de Excel... y listo!. Ya esta
listo para usar la informacin en otra
aplicacin.
5.4 Cmo Compactar una base de datos de Access
Mientras trabaja con una base, cada vez que elimina datos u objetos, estos siguen ocupando
espacio en disco innecesariamente. Para reducir la misma, est la compactacin.
Al mismo tiempo que compacta, Access repara la base de datos, si es necesario.
Para compactar y reparar la base de datos que tiene abierta en este momento, seleccione
Utilidades (Utilities) del men Herramientas (Tools) y, a continuacin, haga click en Compactar y
reparar base de datos.
Consejo: compacte su base una vez por semana as elimina toda la basura que se fue generando.
5.5 Cmo hacer una copia de seguridad de una base de datos

Para prevenir la prdida de informacin en caso de que se dae o borre su base de datos, se
recomienda que peridicamente haga una copia de seguridad de la misma. Para esto:
Cierre la base de datos. Si se encuentra en un entorno multiusuario, asegrese de que todos los
usuarios han cerrado la base de datos.
Por medio del Explorador de Windows, Mi PC, Microsoft Backup, el comando Copy de MS-DOS,
o de algn otro programa de copia de seguridad, copie el archivo de la base de datos (un archivo
.mdb) al medio de almacenamiento de su eleccin (otra carpeta del mismo disco rgido, una
carpeta en un disco distinto o de distinta PC, un disquete, etc.)
Si desea hacer una copia de seguridad en un disquete y el tamao del archivo de su base de datos
es mayor que la capacidad del mismo, no podr utilizar el Explorador de Windows para hacer la
copia de seguridad. Deber utilizar un programa de copia de seguridad o un compactador (como
WinZip) que le permita almacenar el archivo en ms de un disquete.
Repetimos dos consejos:

Haga copias de seguridad en forma peridica.
Compacte la base de datos para que utilice menos espacio.
31
6. COMO ESTABLECER RELACIONES ENTRE TABLAS
Una vez creadas las diferentes tablas para cada tema de la base de datos, necesita una forma de
indicarle a Access cmo combinar esa informacin. El primer paso de este proceso es definir
relaciones entre las tablas.
Una vez realizada esta operacin, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar
informacin de varias tablas a la vez.
En la mayora de los casos, estos campos coincidentes son el identificador primario de una tabla y
una clave externa (identificador secundario) de la otra tabla.
Por ejemplo, la tabla MAESTRO puede asociarse a la tabla

ALUMNO mediante la creacin de una relacin, a travs de
los campos LEGAJO, que se repite en ambas tablas.
En la tabla MAESTRO, este campo es la clave principal.
En la tabla ALUMNO, funciona como clave externa.
Por favor verifique antes de realizar las relaciones que los campos deben ser del mismo tipo
Ej.: deben ser los dos de texto, o los dos numricos
Adems deben coincidir todas las dems relaciones, como ser mscaras de entrada, validaciones,
requerimientos.
No es imprescindible que los nombres de los campos a relacionar coincidan, aunque es

aconsejable.
Para definir una relacin, es necesario abrir la ventana Relaciones (Relationships), con el botn
que se encuentra en la barra del men.
En el men Mostrar Tabla que aparece a continuacin, haga doble click en todas las tablas (o
bien un solo click, y luego presionar el botn Agregar).
Agregue todas las tablas que mantienen relaciones.
Cuando termine, haga click en Cerrar (Close).
Puede modificar el tamao o posicin de las tablas como en cualquier ventana de Windows.
Nosotros las hemos ubicado de esta manera:
32
Para definir una relacin entre los campos

de dos tablas, debe hacer click en uno de
los campos, y sin soltar el botn del
Mouse, arrastrarlo hasta el campo clave de
la otra.
Pruebe con DNI_Alumno de la tabla

ALUMNO y la tabla INFO_SALUD.
Como usted puede comprobar, estos dos

campos se llaman de la misma forma. Pero
debe recordar que NO es una condicin
necesaria.
Lo importante es que los dos campos a

relacionar sean del mismo tipo: los dos
numricos (Number) o los dos de texto
(Text), por ejemplo.
Aparece la pantalla Modificar

relacin (Edit Relationships).
Esta ventana tiene un cuadro de

texto que indica el tipo de relacin
(Relationship type). En este caso es
Uno-a-Uno.
Tambin posibilita Exigir integridad

referencial (Enforce Referential
Integrity).
Qu es esto?
Se lo explicamos en los prrafos

siguientes.
33
CMO GARANTIZAR LA COHERENCIA DE LOS DATOS RELACIONADOS
Microsoft Access plantea un sistema

de reglas para garantizar que las
relaciones entre los registros de tablas
relacionadas sean vlidas y que no se
eliminan ni modifican accidentalmente
datos relacionados.
Para explicitar estas reglas, plantemos

un ejemplo: la relacin entre la Tabla
ALUMNO y MAESTRO, a la cual le
hemos planteado que cumpla todas las
reglas que plantea la pantalla
(Recuadro Rojo).
Si hacemos click en Exigir Integridad

Referencial (Enforce Referential
Integrity), no se puede introducir un
valor en el campo de clave externa
(identificador secundario) de la tabla
relacionada que no exista como clave
principal de la tabla principal.
No obstante, puede introducir un valor
Nulo en la clave externa
En otras palabras, no puede introducir un valor en el campo

Legajo_Maestro de la Tabla ALUMNOS que no exista en la
tabla MAESTRO.
Es correcto que esta regla se cumpla. No le parece? En una
escuela, no debera haber alumnos con maestros desconocidos
por el establecimiento.
Pero como puede suceder que desconozca quien es el maestro
del alumno, le puede asignar un valor Nulo. Un ejemplo: un
alumno que recin ha ingresado al colegio y todava no se ha
decidido por el turno tarde el turno maana, donde los
maestros no son los mismos.
Por otra parte, no se puede eliminar un Por ejemplo, no puede eliminar un MAESTRO si existen
registro de una tabla principal si existen alumnos que dependen del mismo.
registros coincidentes en una tabla
relacionada.
Con el mismo criterio, no se puede
Por ejemplo, no se puede cambiar el N de legajo de un
cambiar un valor de clave principal
Maestro si hay alumnos que figuran en nuestros registros como
en la tabla principal si ese registro tiene cursando con ese docente.
registros relacionados.
Si desea que Microsoft Access exija esas reglas para una relacin, seleccione la casilla de verificacin
Exigir Integridad Referencial al crear la relacin.
Si se exige la Integridad Referencial, e infringe una de las reglas con las tablas relacionadas, Microsoft
Access muestra un mensaje y no permite el cambio.
34
Debajo de Exigir integridad referencial hay dos Check Box ms:

Actualizar en cascada los campos
relacionados (Cascade Update
Related Fields): el cambio de un valor
de clave principal en la tabla principal
actualiza automticamente el valor
coincidente en todos los registros
relacionados.
Si modifica N de legajo de un Maestro, todos los registros de

la tabla ALUMNO a cargo del maestro, tambin se
actualizarn.
Esta regla es muy conveniente y prctica. Ahorra mucho
trabajo.
Eliminar en cascada los registros

relacionados (Cascade Delete Related
Records): la eliminacin de un registro
en la tabla principal elimina todos los
registros relacionados en la tabla
relacionada
Si borra un maestro, todos los alumnos a su cargo se

borrarn.
Es una regla peligrosa. Cuidado, que se retire un maestro de
una institucin educativa por cualquier motivo, no implica que
los alumnos tambin abandonen la institucin.
Yo le recomiendo no usar esta regla, salvo en casos en que
este absolutamente seguro de la necesidad de la accin de
eliminar.
Ahora pulse en Crear (Create). La

primera relacin ha quedado
establecida!
Access, para indicar que entre dos

tablas existe una relacin, las une
con una lnea y coloca de cada lado
el smbolo que corresponda segn el
tipo de relacin de que se trate.
Para indicar una relacin Uno-aUno, coloca un 1 de cada lado,

como se ve en .
Y si la relacin es Uno-a-Muchos
coloca un 1 y un
respectivamente .
35
Arme Ud. las dems relaciones.
Piense en cada caso, si es conveniente o no exigir Integridad Referencial.
A continuacin y entre parntesis, le indicamos los campos a travs de los cuales debe llevar a
cabo cada relacin (arrastrando y soltando)
ALUMNOS (DNI_Alumno) REALIZA (DNI_Alumno)
REALIZA (Cdigo Actividad) ACTIVIDADES (Cdigo Actividad)
ALUMNOS (DNI_Responsable) RESPONSABLES (DNI_Responsable)
ALUMNOS (Legajo Maestro) MAESTROS (Legajo)
Faltan otras relaciones que deber incorporar de acuerdo al caso que planteamos en la pgina 3.
Este es el resultado esperado
36
ARCVIEW Y LAS BASES DE DATOS
A diferencia del modelo relacional, el programa ArcView 3.2, slo admite relaciones Uno-aUno.
El programa ArcView 8 admite relaciones Uno-a-Uno y Uno-a-Muchos, siendo esta una de

sus grandes ventajas.
En este programa cuando se establecen uniones entre un Shapefile y una tabla cuya relacin
es Uno-a-Uno Muchos-a-Uno, se utiliza el comando JOINT.
Cuando se requieren unir Shapefiles con tablas cuyas relaciones son Uno-a-Muchos o
Muchos-a-Muchos, se utiliza el comando RELATE.
Un ejemplo de una relacin Uno-a-Muchos, es la que se observa en un edificio de Propiedad
Horizontal, representado por un polgono, donde en general son varias las unidades
funcionales.
37
EVALUACIN
Esta evaluacin es slo para alumnos matriculados.
Como se ha dicho en pginas anteriores, para pasar a la Clase N 3, Ud. deber completar los
ejercicios en Microsoft Access.
Completar todas las tablas del caso de aplicacin.
Personalizar los campos.
Realizar todas las relaciones del caso de aplicacin.
Si se encuentra ante una extrema dificultad en la resolucin de determinado ejercicio, podr consultar
una base con los ejercicios resueltos.
Visite http://www.cursogis.com.ar/BasesP/Bases2.htm
Baje el archivo ESCUELA
Consulte este archivo slo en caso de extrema necesidad. Trate de resolver los ejercicios por su cuenta
ya que mi experiencia indica que en general, la resolucin de un problema ayuda y fortalece el
aprendizaje.
Posteriormente, enve un mail a base@cursogis.com.ar, notificando que su tarea esta finalizada y
solicite la prxima clase.
38

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Bases de datos para no especialistas. Prcticas con Access 2000- Arq.

CLASE 2: CREACIN DE TABLAS EN ACCESS

Qu es un Sistema Administrador de Bases de Datos

Por otra parte, se ejercitar en:

Crear una tabla

ALUMNOS (DNI_Alumno, Nombre Alumno, Apellido Alumno, Fecha_Nacimiento, DNI_Responsable,

RESPONSABLE (DNI_Responsable, Nombre Responsable, Apellido Responsable, Direccin

MAESTRO (Legajo, Nombre Maestro, Apellido Maestro, Grado, Currculum)

INFO_SALUD (DNI_Alumno, Grupo, Factor, Apendicitis, Alrgico_Penicilina)

TELFONO _ RESPONSABLE (DNI_Responsable, Telfono, Tipo Telfono)

ACTIVIDADES (Cdigo Actividad, Descripcin, Arancel)

REALIZA (DNI_Alumno, Cdigo Actividad)

La tabla INFO_SALUD, mantiene relaciones Uno-a-Uno con ALUMNO.

Crear, modificar y borrar estructuras de datos

Ingresar, actualizar y borrar registros

Mantener la seguridad e integridad de los datos

Microsoft Access es un Sistema de Administracin de Bases de Datos Relacionales que permite

2. CREACIN DE UNA BASE DE DATOS

Vamos a reconocer los elementos

El nmero 1 en la imagen, seala la

Mientras que lo resaltado con el

3. LA VENTANA INICIAL DEL PROGRAMA

Las tablas, se usan para guardar informacin.

Cada campo de la tabla contiene el mismo tipo de informacin.

En este ejemplo se han creado dos

Con el objetivo de relacionar las

Nos ocuparemos de la creacin de

Los formularios estn compuestos

El tipo de control ms comnmente

En general, estn acompaados por

Para ver, escribir y cambiar datos fcilmente, se crean

Por otra parte, los formularios se

Nos ocuparemos de los formularios

Para buscar y recuperar datos especificando

Nos ocuparemos de las consultas en la Clase 5.

Un informe es una forma efectiva de presentar

Nos ocuparemos de los informes en la Clase 6

4. CMO CREAR UNA TABLA

Antes de continuar, por favor cierre el programa y vuelva a abrirlo.

Vamos a continuar creando la tabla ALUMNO.

Presione el botn Crear (Create).

La ventana que aparece a continuacin se denomina ventana Base de Datos.

Bajo el Men Objetos (Objects),

A continuacin, haga click en

Se abre una nueva ventana.

Haga doble click en Vista Diseo

Siempre usar esta opcin en este

Aparece la siguiente ventana que

4.1 Cmo crear un campo

En este caso DNI_Alumno, el Nmero de Documento de Identidad.

En la columna Tipo de datos (Data Type), haga

DNI_Alumno es texto (Text).

Por qu, se preguntar, si en general el

En el prximo apartado encontrar una

En la columna Descripcin (Description), escriba una descripcin de la informacin que contendr

Es til para dejar instrucciones

Es importante leer cuidadosamente el apartado Cmo personalizar campos

Los campos a crear son:

Foto, es de tipo OLE

4.2. Cmo definir una clave principal

En el caso de la tabla ALUMNO, la clave principal es DNI_Alumno.

Para crear la clave principal, haga

La fila DNI_Alumno debe adquirir

Ahora haga click en Clave principal