Notas

Breve Introduccin a los

Sistemas Colaborativos:
Groupware & Workflow
Palabras claves: Groupware, Workflow, BPCM,
WfMC.

"Sistemas basados en computadoras que apoyan a grupos de personas que trabajan en una tarea comn y que proveen una interfaz
para un ambiente compartido"

Introduccin

-Dave Chaffney

Las caractersticas ms importantes de los

A partir de la llegada de las computadoras personales al ambiente empresarial se inici una nueva revolucin. Uno de los cambios ms drsticos fue el

groupware son:

Proveer de un ambiente de colaboracin, en el que

incremento en la velocidad de procesamiento de los

realmente se perciba que el trabajo en grupo se lle-

datos.

va a cabo.

Desde los aos 60s se tena la necesidad de compartir recursos de cmputo, como la memoria, las unidades de almacenamiento y principalmente el
procesador; pero no se comparta la informacin, ya

Mantener la informacin en un solo sitio comn

para todos los miembros.

Interactuar con otros usuarios, de forma escrita, voz

o video.

que existan diferentes barreras que lo impedan, como

Los groupware se pueden clasificar en base a: tiem-

las distancias entre oficinas o los diferentes sistemas

po y espacio. En base al tiempo se clasifican en sincr-

operativos. Con la llegada de Internet algunas barreras

nicos y asincrnicos; y en base al espacio, pueden estar

se rompieron, con este avance tecnolgico se logr

en el mismo lugar o en forma distribuida. Las aplica-

compartir informacin pero no se podan realizar las ac-

ciones tpicas de los groupware sincrnicos (los cuales

tividades que necesitan colaboracin, a partir de esta

soportan aplicaciones en tiempo real) son: pizarrones

necesidad se comenz a trabajar en un nuevo tipo de

compartidos, teleconferencia, chat y sistemas de toma

tecnologa: el software colaborativo.

de decisiones. Algunos ejemplos de aplicaciones tpi-

Dentro de este tipo de software se encuentra: el

cas de los groupware asincrnicos son: e-mail, news-

Groupware y el Workflow, ya que estas tecnologas son

groups, calendarios y sistemas de escritura

comnmente utilizadas dentro del mbito empresarial,

colaboracionales.

se analizar primero el software colaborativo

Los groupware se estn volviendo ms populares

Groupware y despus nos centraremos en el Workflow,

dentro de las empresas, ya que resulta ms barato ins-

sobre el cual enfocaremos nuestra atencin.

talar una Intranet y comprar o implementar un sistema

de colaboracin a estar transportando personal de un

Groupware

lugar a otro. Adems si se necesita tomar una decisin

El Groupware es un tipo de software colaborativo

urgente y las personas se encuentran en diferentes par-

que ayuda a grupos de trabajo a realizar sus actividades

tes del mundo, para cuando se renan la decisin po-

a travs de una red. Formalmente se puede definir al

siblemente ya no funcione, o peor an que la empresa

groupware de la siguiente manera:

quiebre; con los groupware esto no pasara, ya que se

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Notas
La WfMC (Workflow Management Coalition) defi-

pueden tomar decisiones sin importar la distancia entre cada miembro del equipo.

ne a los workflows como:

Es por esto que los groupware deben proporcionar

"La automatizacin de un proceso de negocio, total o parcial, en

tres funciones esenciales dentro de un grupo, llama-

la cual documentos, informacin o tareas son pasadas de un parti-

das las tres C's:

cipante a otro a los efectos de su procesamiento, de acuerdo a un

conjunto de reglas establecidas."

La Comunicacin, es la funcin ms importante del

Tambin definen lo que es un proceso de negocio:

groupware, ya que es el medio en que la informa

cin es compartida.

"Es un conjunto de uno o ms procedimientos o actividades directa-

La Colaboracin, utilizada para unir la cooperacin

mente ligadas, que colectivamente realizan un objetivo del negocio,

y resolver problemas de negocios o alguna activi-

normalmente dentro del contexto de una estructura organizacional

dad empresarial. Proporciona la ventaja de resolver

que define roles funcionales y relaciones entre los mismos."

problemas de las asambleas tradicionales como: lu-

Entre los ejemplos de proceso de negocios tene-

gar y tiempo para la realizacin de la misma o la dis-

mos: procesamiento de rdenes, reportes de gastos,

ponibilidad de informacin. Adems de mejorar la

procedimientos de produccin, etc.

Cabe mencionar que los workflows son slo un ca-

eficiencia en la toma de decisiones con la contri

bucin de todos los miembros del grupo.

mino para la informacin, para reducir tiempo, dinero

La Coordinacin, es la accin de asegurar que el

y esfuerzo en la ejecucin de un proceso de negocio.

equipo est trabajando eficientemente y en conjun-

Las funciones ms comunes que proporcionan los wor-

to para alcanzar una meta. Esto incluye la distribu-

kflows son:

cin de tareas y revisin de su ejecucin.

Asignacin de tareas al personal.

Aviso al personal de tareas pendientes.

Al unir estas tres caractersticas dentro del

Permitir la colaboracin en las tareas comunes.

Optimizacin de recursos humanos y tcnicos, ali-

groupware la informacin fluye ms rpidamente, y con

precisin, existen menos barreras entre cada departamento, se mejora la toma de decisiones y sobre todo
se mejora el servicio al cliente.
Como se puede ver un groupware tiene caractersticas que lo hacen una gran inversin para los negocios,
se pueden crear grupos de discusin, compartir docu-

nendolos a la estrategia de la empresa.

Automatizacin de las secuencias de los procesos

de negocio y optimizacin de las mismas.

Agilizacin de los procesos de negocio y como resultado un mejor servicio al cliente.

Control y seguimiento de dichos procesos.

mentos, realizar videoconferencias, etc. Para realizar

todo esto es necesario contar con una Intranet o una

Como se mencion anteriormente, un workflow es

conexin a Internet y poder comunicar las mquinas

el control del flujo de informacin en un proceso de

clientes con el servidor de las aplicaciones groupware.

negocio. Para poder identificar cada elemento dentro

Es muy confuso distinguir entre groupware y wor-

de cada workflow se puede utilizar el modelo de com-

kflow, esto surge desde que los workflows son consi-

ponentes de proceso de negocio (BPCM, Bussines Pro-

derados como una funcin o un subconjunto de los

cess Component Model). En la figura 1, se puede

groupware. Una definicin estricta dice que todos los

observar los elementos que forman a un proceso.

tipos de groupware deben incluir un elemento de colaboracin, pero esto no es necesario en los sistemas
workflow, algunas veces son utilizados para tareas individuales que no estn directamente en colaboracin.

Workflow
Los Workflows son sistemas que ayudan a administrar y automatizar procesos de negocios. Un workflow
puede ser descrito como el flujo y control en un proceso de negocio.
Figura 1. Elementos clave de un proceso de negocio.

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Notas
Estos cuatro elementos clave forman parte de los
componentes de un proceso de negocios y por lo tan-

Motor de Workflow
(Workflow Engine)

to de un workflow. Para identificar estos componentes

El motor de workflow es el software que provee el

claves dentro de un proceso, es necesario formularse

control del ambiente de ejecucin de una instancia de

las siguientes preguntas: Qu rutas se siguen?, Qu

Workflow. Tpicamente el motor provee facilidades para:

gente participa?, Cul es el rol que juega cada partici-

Interpretacin de la definicin de procesos.

pante?, Qu decisiones son tomadas?, Cmo se lle-

Control de las instancias de los procesos: creacin,

activacin, terminacin, etc.

van a cabo estas decisiones?, Qu informacin es

requerida por cada participante?. Estas preguntas son

Navegacin entre actividades.

indispensables para poder identificar correctamente los

Soporte de interaccin con el usuario.

procesos de negocio que pueden ser mejorados e im-

Control de datos al usuario o hacia aplicaciones.

plementados a travs de un workflow.

Invocacin de aplicaciones externas.

A continuacin hablaremos brevemente del modelo de referencia de workflow. El modelo de referencia

de workflow mostrado en la figura 2, fue desarrollado
por la WfMC para tener una estructura genrica en el
desarrollo de aplicaciones de workflows, es decir, un

Servicio de Representacin
de Workflow (Workflow
Enactment Service)
Este componente interpreta la descripcin de procesos y controla las diferentes instancias de los proce-

estndar.

sos, secuencia de actividades, adiciona elementos a la

lista de trabajo de los usuarios, e invoca aplicaciones
necesarias. Todas estas tareas son hechas por uno o ms
Interfase 1

motores de Workflow, los cuales manejan la ejecucin

Interfase 4

Interfase 5

de las distintas instancias de varios procesos.

La lista de trabajo forma parte de los datos del Workflow, ya que la interaccin con
los usuarios es necesaria en algunos casos, el

Interfase 2

Interfase 3

motor de Workflow utiliza una lista de trabajo manipulada por un manejador de lista de trabajo para controlar tal interaccin. El motor deposita en la lista de
trabajo los elementos a ser ejecutados para cada usuario. La lista de trabajo puede ser visible o invisible para

Figura 2. Modelo de referencia de Workflow- componentes e interfases.

los usuarios dependiendo del caso, muchas veces se

deja que el usuario seleccione elementos y los proce-

El modelo de referencia de Workflow fue desarro-

se en forma individual.

llado a partir de estructuras genricas de aplicaciones

tructuras, de forma que permita a los productos comu-

Interface de Programacin de
Aplicaciones de Workflow (WAPI)

nicarse a distintos niveles. Todos los sistemas de

Las WAPI pueden ser vistas como un conjunto de

de Workflow, identificando las interfases con estas es-

Workflow contienen componentes genricos que in-

API's (Application Programming Interface) y funciones

teractan de forma definida. Para poder tener cierto ni-

de intercambio soportadas por el servicio de represen-

vel de interoperabilidad entre los diversos productos de

tacin de workflow. Las WAPI permiten la interaccin

Workflow, es necesario definir un conjunto de interfa-

del servicio de representacin de workflow con otros

ses y formatos para el intercambio de datos entre di-

recursos y aplicaciones.

chos componentes. A continuacin se describen cada

uno de los componentes e interfases que conforman
este modelo.

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Notas
Herramientas de definicin
de procesos (interfase 1)
Existe una gran variedad de herramientas utilizadas

Alcance de la interpretacin comn de la definicin

de procesos que ser realizada.

Soporte en tiempo de ejecucin para el intercam-

para el anlisis de procesos. Estas herramientas pueden

bio de diferentes tipos de informacin de control

variar desde las ms informales hasta las ms formales

y transferencia de los datos relevantes del Wor-

y sofisticadas. La salida de este proceso de modelado

kflow, y/o de las aplicaciones entre los distintos ser-

y diseo es una "definicin de procesos" la cual pueda

vicios de representacin.

ser interpretada en tiempo de ejecucin por el o los

motores de Workflow.

Aplicaciones clientes (interfase 2)

En el modelo planteado la interaccin entre las aplicaciones clientes y el motor de Workflow est sostenido en gran parte por el concepto de lista de trabajo ya
descrito anteriormente.
Parte de la informacin almacenada en la lista de

Herramientas de administracin y
monitoreo (interfase 5)
El propsito de esta interfase es permitir una vista
completa del estado del flujo de trabajo, adems de
poder realizar auditorias sobre los datos del sistema.
Ya que se sabe como est construido el modelo de
referencia de un workflow, veamos ahora una de sus
clasificaciones.

trabajo es utilizada para trasmitirle al manejador de la

lista de trabajo qu aplicaciones hay que invocar. La
interfase entre una aplicacin cliente de Workflow y el

Clasificacin de los diferentes

tipos de Workflow

motor de Workflow debe ser lo suficientemente flexi-

Debido a la diversidad de procesos de negocio que

ble en los siguientes puntos: identificadores de proce-

existen dentro de las empresas, se tiene la siguiente

sos y actividades, estructuras de datos y diferentes

clasificacin para los workflow's: de produccin, de co-

alternativas de comunicacin.

laboracin y de administracin.

Aplicaciones Invocadas
(interfase 3)

a)Workflow de Produccin
Frecuentemente este tipo de Workflow es llamado

Esta interfase est orientada a interactuar con agen-

Workflow de Transacciones. Esto se debe a que la tran-

tes de una aplicacin, o con toda la aplicacin. Dichas

saccin en una base de datos es considerada la clave

aplicaciones deben estar orientadas al contexto gene-

de todo proceso.

ral de un sistema de Workflow, es decir, deben poder

interactuar directamente con el motor de Workflow.
La aplicacin invocada es manejada localmente por
un motor de Workflow, usando la informacin sumi-

Este tipo de Workflow es el segmento ms grande

en el mercado. En general automatizan procesos de
negocios que tienden a ser repetitivos, bien estructurados y con gran manejo de datos.

nistrada en la definicin del proceso para identificar la

naturaleza de la actividad. La aplicacin invocada puede

b)Workflow de Colaboracin

ser local al motor de Workflow, es decir, residente en

Las aplicaciones de Workflow que resuelven

la misma plataforma, o estar en otra plataforma den-

procesos de negocios donde participa gente para lo-

tro de una red. En este caso la definicin del proceso

grar una meta comn, son llamadas Workflow de Co-

debe contener informacin necesaria para poder en-

laboracin. L os Workflow de colaboracin

contrar la aplicacin que se va a invocar (por ejemplo

estructuran o semi-estructuran procesos de negocios

la direccin dentro de la red).

donde participan personas, con el objetivo de lograr

una meta comn.

Funciones de Interoperabilidad
WAPI (interfase 4)
Existen dos aspectos necesarios para la interoperabilidad:

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TEMAS | septiembre - diciembre 2002

Tpicamente involucran documentos, los cuales son

los contenedores de la informacin. Se sigue la ruta de
estos paso a paso, adems de las acciones que se toman sobre ellos. Los documentos son la clave, y por lo

Notas
tanto es esencial para la solucin de Workflow mante-

ner la integridad de dichos documentos.

Asignacin de tareas a la gente. La asignacin de

tareas se realiza mediante la definicin de roles
dentro de la empresa, eliminando la tediosa tarea

c)Workflow de Administracin
El Workflow Administrativo como lo dice su nom-

de asignar los trabajos caso por caso.

Recursos disponibles. Se asegura que los recursos

bre es aquel que involucra procesos de administracin

de informacin (aplicaciones y datos) van a estar

en una empresa tales como rdenes de compra, re-

disponibles para los trabajadores cuando ellos los re-

portes de ventas, etc. Estos workflow's se emplean

quieran.

cuando existe una gran cantidad de procesos adminis-

Diseo de procesos. Se fomenta a pensar los pro-

trativos dentro de la empresa y es necesaria la distri-

cesos de una manera distinta a la tradicional forma

bucin de soluciones a diferentes usuarios.

jerrquica que se utiliza para disearlos en la actua-

Una solucin de Workflow Administrativo difiere

lidad.

para cada organizacin, y los cambios son frecuentes.

Por esto, la posibilidad de poder hacer cambios de diseo es muy importante.
Veamos ahora las ventajas que brinda la utilizacin
de la tecnologa de workflow dentro de una empresa.

Hay adems muchos aspectos operacionales por los

cuales es deseable contar con una tecnologa de Workflow ya que aspectos como la secuencia de tareas,
quines realizan dicha secuencia, los mecanismos de
control y monitoreo, son implementadas en el software

Ventajas de los workflows

de Workflow.

La automatizacin de los procesos de negocio de

El Workflow permite automatizar diferentes aspec-

una empresa trae grandes beneficios como la reduc-

tos del flujo de la informacin: rutear los trabajos en la

cin del tiempo de bsqueda de papeles o el menor

secuencia correcta, proveer acceso a datos y documen-

gasto en papelera, estos problemas son los primeros

tos, y manejar ciertos aspectos de la ejecucin de un

que se atacaron con la tecnologa de workflows. A con-

proceso.

tinuacin conoceremos algunas razones por las cuales

La diversidad de procesos que puede haber en una

las organizaciones podran considerar adoptar una so-

organizacin nos lleva a pensar en la existencia de di-

lucin de workflow.

ferentes tipos de software de Workflow. El Workflow

entonces, ofrece a una empresa la posibilidad de auto-

Eficiencia en los procesos y estandarizacin de los

matizar sus procesos, reducir costos, y mejorar servicios.

mismos. Esto conduce a:

Parece ser obvio que son grandes beneficios. Organiza-

o Una reduccin de costos dentro de una empresa.

ciones que no hayan evaluado esta tecnologa podran

encontrarse con desventajas en un futuro.

o La estandarizacin de los procesos lleva a

tener un mayor conocimiento de los mismos, lo que a su vez conduce a obtener una
mejor calidad de stos.
o Administracin de los Procesos. Utilizando

Workflow como
herramienta de Reingeniera
Qu potencialidad tiene la reingeniera del negocio si adems se utiliza Workflow?

la tecnologa de Workflow es posible moni-

La respuesta a esta interrogante es inmediata si

torear el estado actual de las tareas as como

conocemos algunos principios que la reingeniera

tambin observar cmo evolucionan los pla-

propone:

nes de trabajo realizados. Permite ver cuales son los embotellamientos dentro del

Combinacin de tareas desarrollndose en el momento adecuado y donde tienen ms sentido.

sistema, es decir aquellas tareas o decisio-

Reduccin de tiempos, verificaciones y controles.

nes que estn requiriendo de tiempo no

Disminucin de niveles jerrquicos. Esto lleva a la

planificado y se tornan en tareas o decisiones crticas.

ejecucin de los procesos en el orden natural.

Las tareas se conviertan en procesos.
Por su parte, el Workflow nos ofrece:

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Notas
Integracin entre personas, actividades, programas
y datos.

Bibliografa

Optimizacin de recursos humanos y tcnicos, alinendolos con la estrategia del negocio.

Eliminacin de partes innecesarias en la se-

CHAFFEY DAVE
1998

ware. Ed. Digital Press.

dicha secuencia.
Se podran seguir enumerando elementos, pero la
idea es simplemente mostrar que el Workflow es es-

ALLEN ROB
2001
1998

Conclusin
Los conceptos presentados en este artculo ayudan
los individuos utilizando ambientes de trabajos. Esta
cooperacin involucra dos aspectos fundamentales:

Workflow: An Introduction. Open Image Systems Inc.

tratgico en cualquier proceso de reingeniera.

a entender las ventajas que brinda la cooperacin de

Groupware, Workflow and Intranets. Reengineering the Enterprise with Collaborative Soft-

cuencia de los procesos y la automatizacin de

Workflow and Internet: Catalysts for radical

change, WfMC white paper.

1995

Workflow Reference Model, WfMC white paper. http://www.wfmc.org

Workflow Technology, GFi Fax & Voice Ltd. http://

www.gficomms.com

la coordinacin y la colaboracin. Los sistemas Workflow son los sistemas encargados de dar soporte a la
coordinacin, mientras que los Groupware son sistemas

** V. Canseco

diseados para proporcionar la parte de colaboracin.

* Profesor Investigador de la UTM

El diseo y la implementacin de mecanismos para es-

** Alumno de la carrera

tablecer la integracin de estos dos aspectos es hoy en

de Ingeniera en Computacin de la UTM

da un punto en el que se est trabajando T

54

* G. Gernimo,

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