ADAPTENSE LOS INFORMES DE DESEMPEO A LAS NECESIDADES DEL

USUARIO
El grado en que los distintos gerentes utilizan sus informes de desempeo
depende de numerosos factores, algunos de conducta y otros de carcter
tcnico. Un faceto fundamental es el grado en que los informes de
desempeo sirven a las necesidades de medicin y de toma de decisiones
de los usuarios. La comunicacin es un delicado problema de administracin
pero se facilita por el uso de los infames de desempeo si se toman en
cuenta las necesidades y experiencias de los usuarios; la manera de
responder se un supervisor de departamento es distinta a la de un
vicepresidente.
El personal de la administracin superior,
La administracin de nivel intermedio
La administracin de nivel medio
La administracin de nivel inferior (supervisores departamentales)
Las formas de comunicar la informacin financiera pueden clasificarse en
trminos generales como sigue:
1. Por escrito
a. Estados financieros formales
b. Estadsticas tabuladas
c. Exposiciones narrativas escritas
d. Razones y otros indicadores del desempeo (o rendimiento)
2. Representaciones graficas
a. Grafica
b. Diagramas e imgenes
3. Verbales
a. Reuniones de grupo
b. Platicas con los empleados
La exposicin verbal debe ser una parte importante del sistema de informes
internos en toda la organizacin. Para explicar y discutir el informe de
desempeo, los contralores y los directores de presupuestos deben alentar
la prctica de celebrar reuniones de ejecutivos en las que se presente dicho
informe.

MANTENGASE LOS INFORMES TAN SENCILLOS COMO SEA POSIBLE Y

UNICAMENTE CON LO ESCENCIAL.
Si el diseo y la preparacin de los informes de desempeo es importante
tener presente que los usuarios no son contadores. Es importante presentar
una cuidadosa atencin al formato. Los ttulos y encabezados deben ser
descritos, los encabezados de las columnas y las leyendas laterales deben
identificar claramente dos datos y se debe evitar la terminologa tcnica.
No beben ser demasiado extensos y deben eliminarse, en lo posible las
complejas tabulaciones de cifras. Los informes de desempeo deben
estandarizarse hasta un punto razonable. Los gerentes llegan a
acostumbrarse a cierta terminologa, a ciertos formatos y mtodos de
presentacin y saben en donde buscar especificacin especfica. Cambiar de
manera indiscriminada los formatos y la terminologa puede convertirse en
una fuente de descontento.
MINIMICESE ENTRE LA DECISION Y EL INFORME
Por regla general, los ejecutivos y los supervisores se encuentran muy
ocupados a tendiendo a sus responsabilidades. Constantemente deben
estar tomando decisiones que van desde las trascendentales en extremo
hasta otras casi sin importancia. Debido a la importancia del proceso de
toma de decisiones y debido a su efecto inmediato y continuo sobre las
operaciones, se debe reducir al mnimo el lapso entre el momento de
decisin y los informes de los efectos de la misma, el lapso y el informe de
desempeo. En cualquier situacin deben esperarse decisiones tanto
eficaces como ineficaces; la efectividad global de las mismas depende de la
relacin de las decisiones acertadas. La planificacin anticipada reduce al
mnimo el riesgo de una cantidad excesiva de decisiones ineficaces, al igual
que un sistema eficiente de informacin. Las situaciones desfavorables y los
problemas son crticos para el gerente en el momento en que se desarrollan,
pero conforme con el tiempo el gerente se preocupa ms por los nuevos
sucesos y menos por los pasados.
Los informes de desempeo deben estar disponibles con base en la
oportunidad, por lo general, en la prctica los informes mensuales de
desempeo se utilizan para lograr un equilibrio realista entre la
disponibilidad de informacin inmediata y los costos de emitir informes
detallados. Es posible que cuando haya en especial problemticas
involucradas, se requieran (al menos durante algn tiempo), los informes de
desempeo semanales e incluso diarios relativos a dichas reas problema.