DNC: determinacin de necesidades

de capacitacin
2 septiembre, 2013 por Seguridad Minera 0 Comentarios

La Determinacin de Necesidades de Capacitacin (DNC) es la parte medular del

proceso de capacitacin laboral. Nos permite conocer las necesidades existentes
en un empresa, a fin de establecer los objetivos y acciones en el plan de
capacitacin.
Toda necesidad implica la carencia de un satisfactor. Cuando se mencionan las
necesidades decapacitacin, se refiere especficamente a la ausencia o
deficiencia en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes que una persona
debe adquirir, reafirmar y actualizar para desempear satisfactoriamente las tareas
o funciones propias de su puesto.
Cuando se analizan las necesidades de capacitacin se detectan las desviaciones
o discrepancias entre el deber ser o situacin esperada y el ser o situacin
real. Ello nos permite conocer a qu personas se debe capacitar y en qu
aspectos especficos, estableciendo tambin la profundidad y las prioridades.
Al elaborar la DNC, es muy importante tener presente que la capacitacin es la
solucin a los problemas de una empresa cuando sus causas se relacionan con
deficiencias en conocimientos, habilidades y actitudes por parte de los
trabajadores; pero cuando los problemas sean de tipo administrativo o econmico,
es indudable que las solucionen impliquen cambios en la organizacin de la
empresa.
La efectividad de un programa de capacitacin no depende exclusivamente de la
calidad de los cursos, sino tambin de la forma en que se satisface las
necesidades de capacitacin previamente determinadas y que contribuyen al logro
de los objetivos fijados por la organizacin.
El estudio de las necesidades de capacitacin implica la elaboracin de un
diagnstico en el que se manifiesta el estado real de la empresa, es decir, sus
posibles malestares, la determinacin de problemas y la propuesta de soluciones.

La determinacin de necesidades de capacitacin es entonces una investigacin

sistemtica, dinmica y flexible, orientada a conocer las carencias que manifiesta
un trabajador y que le impide desempear satisfactoriamente las funciones de su
puesto. Entre los beneficios que proporciona un buen estudio de DNC, se
encuentran:
Conocer qu trabajadores requieren de capacitacin y en qu aspectos.
Identificar las caractersticas de esa personas.
Conocer los contenidos en que se necesite capacitar.
Establecer las directrices de los planes y programas.
Determinar con mayor precisin los objetivos de los cursos.
Identificar instructores potenciales.
Optimizar los recursos tcnicos, materiales y financieros.
Contribuir al logro de los objetivos de la organizacin.

DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

Concepto:
Es el proceso que orienta la estructuracin y desarrollo de planes y programas
para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o
actitudes en los participantes de una organizacin, a fin de contribuir en el
logro de los objetivos de la misma.
Consiste:
En la bsqueda de evidencias que indiquen los problemas en la organizacin.
Con el resultado del diagnostico, se darn pautas que indiquen los posibles
caminos necesarios para la solucin de problemas detectados.
Tipos de DNC:
1). Por su percepcin: esta clasificacin se incluye las necesidades manifiestas
y necesidades encubiertas, las necesidades manifiestas son aquellas que
indican un problema cuya causa se detecta a simple vista. Son evidentes y
obvias, no requieren de un anlisis cuidadoso, sus efectos y causas se
establecen de manera inmediata.
Las necesidades manifiestas: se presentan, por lo general, en tres casos:
a) Cuando existen trabajadores de nuevo ingreso y otros a punto de jubilarse.
b) Cuando existen trabajadores transferidos o ascendidos.
c) Cuando existen casos de modificacin o sustitucin de maquinaria, equipo,
herramientas y mtodos de trabajo.
d) Numero requieren de empleados menor a los que se .
Las necesidades encubiertas: son aquellas que indican un problema cuya causa

no se detecta a simple vista, debe de hacerse un minucioso anlisis para lo que

las origino. Se presentan cuando los trabajadores ocupan normalmente sus
puestos y presentan problemas de desempeo derivados de la falta de
conocimientos, habilidades o actitudes. Las necesidades manifiestas deben
contestar algunas preguntas: Quines necesitan capacitacin?, en que? Y
con que profundidad?
Deteccin de necesidades de capacitacin:
A fin de apoyar al proceso de planeacin de la Capacitacin y la Educacin
Continua, se responde a algunas preguntas frecuentes con respecto a las
tcnicas para el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) o para la
actualizacin de los miembros de una organizacin, as como los elementos
bsicos de un reporte de estudio diagnstico de necesidades.
CUNDO HACER UN DNC?
La atencin hacia un DNC puede derivar de:
Problemas en la organizacin
Desviaciones en la productividad
Cambios culturales, en Polticas, Mtodos o Tcnicas
Baja o Alta de personal
Cambios de funcin o de puesto
Solicitudes del personal
A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser:
Pasadas. - Experiencias que han demostrado ser problemticas y que hacen
evidente el desarrollo del proceso de capacitacin.
Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que se efecta el DNC.
Futuras.- Prevencin que la organizacin identifica dentro de los procesos de
transformacin y que implica cambios a corto, mediano y largo plazo.

L
Cules son las fases de accin que derivan en un DNC?

Aunque existen diversos procedimientos para el desarrollo del proceso de

Diagnstico de Necesidades de Capacitacin, entre las principales fases del
proceso del DNC se pueden identificar:
Establecimiento de la Situacin Ideal (SI) que, en trminos de conocimientos,
habilidades y actitudes, debera tener el personal, de acuerdo su funcin o al
desempeo laboral. Para obtener informacin que define la situacin ideal, es
recomendable la revisin de la documentacin administrativa, con relacin a:
Descripcin de puestos
Manuales de procedimientos y de organizacin
Planes de expansin de la empresa
Nuevas o futuras necesidades de desempeo (cuando hay planes de cambio).

Descripcin de la situacin real (SR). Conocimientos, habilidades y actitudes

con los que cuenta el personal, de acuerdo su funcin o al desempeo laboral.
Para obtener informacin que define la situacin ideal, es recomendable
obtener informacin sobre el desempeo del personal (para cada persona) por
parte de
jefe inmediato
supervisores
personal involucrado con el puesto.

UNIDAD 1
NECESIDADES DE CAPACITACIN

UNIDAD I

1.1.

NECESIDADES DE CAPACITACIN.

1.2.

CONCEPTO.

1.3.

TIPOS Y CARACTERSTICAS.

1.4.

DETERMINACIN.

1.5.

JERARQUIZACIN.

1.6

CONCLUSIN

1.7.

BIBLIOGRAFA

NECESIDADES DE CAPACITACIN
Para comenzar es necesario definir que es Capacitacin, es toda actividad realizada en
una organizacin, respondiendo a sus necesidades, que busca mejorar la actitud,
conocimiento, habilidades o conductas de su personal.
Otra manera que se tiene para definir Capacitacin es como la preparacin de la persona
en el cargo, en tanto que el propsito de la educacin es preparar a la persona para el
ambiente dentro o fuera de su trabajo.
La capacitacin es un proceso educacional a corto plazo aplicado de manera sistemtica
y organizada, mediante el cual personas aprenden conocimientos, aptitudes y habilidades
en funcin de objetivos definidos. En el sentido utilizado en administracin, la capacitacin
implica la transmisin de conocimientos especficos relativos al trabajo, actitudes frente a
aspectos de la organizacin.
Revisando los anteriores conceptos es importante que una vez que se haya entendido el
concepto de Capacitacin analicemos y estudiemos las necesidades de
Capacitacin.VOLVER

1.1 CONCEPTO

Las necesidades de capacitacin es un diagnstico que debe basarse en

informacin pertinente, gran parte de la cual debe ser agrupada de modo
sistemtico, en tanto que otra reposa disponible en manos de ciertos
administradores de lnea.
Las necesidades de capacitacin es una
responsabilidad de lnea y una funcin de staff: corresponde al administrador de
lnea la responsabilidad de detectar los problemas provocados por la carencia de
capacitacin. A l le compete todas las decisiones referentes a la capacitacin,
bien sea que utilice o no los servicios de asesora prestados por especialistas en
capacitacin.
La deteccin de necesidades consiste en encontrar las diferencias que existen entre lo
que se debera hacer en un puesto y lo que realmente se hace, as como las causas de

estas diferencias. Es decir, es una investigacin que se orienta a conocer las

carencias que manifiesta un trabajador y que le impiden desempear
adecuadamente las funciones de su puesto.

Algunas preguntas que pueden plantearse son:

Qu conocimientos, habilidades y actitudes requiere el puesto?

Qu se debe lograr? Objetivos y metas.
Qu se debe hacer? Actividades y funciones.
Qu conocimientos, habilidades y actitudes requiere la persona que ocupa
el puesto?
Qu est logrando? Resultados.
Qu est haciendo? Nivel de desempeo.

Ahora bien, la deteccin de necesidades de capacitacin puede hacerse a nivel de

una persona, de un puesto, de un grupo o de toda la empresa.
Es muy importante establecer las necesidades de capacitacin en trminos de
productividad y de una manera clara, objetiva y medible. Por ejemplo, se puede
establecerlas en aspectos como reducir el nmero de errores (calidad),
incrementar el nmero de unidades procesadas (cantidad), producir las cosas a
tiempo (tiempo), reducir los costos de un producto o servicio (costo), etctera.
Algunas veces es difcil establecer las necesidades de una manera medible, como
cuando se habla de comunicacin o de liderazgo.
Para llevar a cabo la deteccin de dichas necesidades podemos aplicar diversas
tcnicas e instrumentos. A continuacin, encontrars una breve explicacin de las
ms usuales.
Los principales medios utilizados para efectuar las necesidades de capacitacin:
Evaluacin del desempeo: Mediante sta, no slo es posible descubrir a los
empleados que vienen ejecutando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio, sino
averiguar tambin qu sectores de la empresa reclaman una atencin inmediata de los
responsables de la capacitacin.

Observacin: Verificar dnde hay evidencia de trabajo ineficiente, como dao de equipo,
atraso en el cronograma, prdida excesiva de materia prima, nmero elevado de
problemas disciplinario, alto ndice de ausentismo, rotacin elevada,etc.
Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificacin (check list)
que
evidencien
las
necesidades
de
capacitacin.
Solicitudes de supervisores y gerentes: Cuando la necesidad de capacitacin apunta a
un nivel ms alto, los propios gerentes y supervisores son propensos a solicitar la
capacitacin
para
su
personal.
Entrevistas con supervisores y gerentes: Contactos directos con supervisores y
gerentes respecto de problemas solucionables mediante capacitacin, que se descubren
en las entrevistas con los responsables de los diversos sectores.
Reuniones nter departamental: Discusiones acerca de asuntos concernientes a
objetivos organizacionales, problemas operativos, planes para determinados objetivos y
otros
asuntos
administrativos
que
estn
presentes
en
el
proceso.
Examen de empleados: Resultados de los exmenes de seleccin de empleados que
ejecutan
determinadas
funciones
o
tareas.
Modificacin del trabajo: Cuando se introduzcan modificaciones parciales o totales en
las rutinas de trabajo, es necesario capacitar previamente a los empleados en los nuevos
mtodos
y
procesos
de
trabajo.
Entrevistas de salida: Cuando el empleado va a retirarse de la empresa, es el momento
ms apropiado para conocer su opinin sincera acerca de la empresa y las razones que
motivaron su salida. Es posible que salgan a relucir deficiencias de la organizacin,
susceptibles de correccin.
Lo expuesto pone de manifiesto la necesidad de una alta flexibilidad organizacional y una
elevada preparacin del personal, tanto en el plano profesional como en el dominio.
de aspectos organizativos y metodolgicos que rigen en la empresa con lo cual se
consolida la presencia de la entidad en el mercado a partir de la claridad, rapidez y grado
de certeza de las respuestas que brindan a los clientes ante preguntas sobre productos o
servicios, formas de pago y destinos poco usuales.

1.2 TIPOS Y CARACTERSTICAS

TIPOS

Capacitacin para el trabajo: Va dirigida al trabajador que va a

desempear una nueva actividad, ya sea por ser de reciente
ingreso o por haber sido promovido o reubicado dentro de la
misma empresa. Se divide a su vez en:
Capacitacin de preingreso. Se hace con fines de seleccin y busca brindar al
nuevo personal los conocimientos, habilidades o destrezas que necesita para el
desempeo de su puesto.
Induccin. Es una serie de actividades que ayudan a integrar al candidato a su
puesto, a su grupo, a su jefe y a la empresa, en general.
Capacitacin promocional. Busca otorgar al trabajador la oportunidad de
alcanzar puestos de mayor nivel jerrquico.
Capacitacin en el trabajo: Es una serie de acciones
encaminadas a desarrollar actividades y mejorar actitudes en los
trabajadores. Se busca lograr la realizacin individual, al mismo
tiempo que los objetivos de la empresa.
Desarrollo: Busca el crecimiento integral de
expansin total de sus aptitudes y habilidades,
visin de largo plazo. El desarrollo incluye la
busca principalmente la formacin integral
expresin total de su persona.

la persona y la
todo esto con una
capacitacin, pero
del individuo, la

Para que los objetivos de una empresa se logren plenamente, es necesaria la

funcin de capacitacin que permite que el personal desempee correctamente
sus funciones, adems de prever necesidades futuras respecto a la preparacin y
habilidad de los empleados.

La capacitacin es el acto intencional de proporcionar los medios para

posibilitar el aprendizaje.
El aprendizaje es un cambio del comportamiento, basado en la experiencia. El
aprendizaje es un factor fundamental del comportamiento humano ya que afecta
poderosamente no solo la manera como las personas piensan, sienten y hacen, sino
tambin sus creencias, valores y objetivos.
CARACTERSTICAS
Otro enfoque de la capacitacin por competencias es un enfoque mas personalizado y en
avance modular, con lo que permite al individuo acoplar mejor sus atributos y las

capacidades personales con las necesidades de formacin. Tambin las pruebas son ms
estimulantes porque el estndar que se tiene para alcanzar no es un secreto sino que lo
sabe la persona de antemano, dirigiendo sus esfuerzos de aprendizaje.
Las principales caractersticas de un programa de capacitacin por competencias son:
1. Los criterios de evaluacin son derivados del anlisis de competencias, sus
condiciones explcitamente especificadas y de conocimiento pblico.
2. La instruccin se dirige al desarrollo de cada competencia y a una evaluacin
individual por cada competencia.
3. La evaluacin toma en cuenta el conocimiento, las actitudes y el desempeo de la
competencia como principal fuente de evidencia.
4. El progreso de los alumnos en el programa es a un ritmo que ellos determinan y
segn las competencias demostradas.
5. La instruccin es individualizada al mximo posible.
6. Las experiencias de aprendizaje son guiadas por una frecuente retroalimentacin.
7. El nfasis es puesto en el logro de resultados concretos.
8. El ritmo de avance de la instruccin es individual y no de tiempo.
9. La instruccin se hace con material didctico que refleja situaciones de trabajo
reales y experiencias en el trabajo.
10. Los materiales didcticos de estudio son modulares, incluye una variedad de
medios de comunicacin, son flexibles en cuanto a materias obligadas y las
opcionales.
11. El programa en su totalidad es cuidadosamente planeado, y la evaluacin
sistemtica es aplicada para mejorar continuamente el programa.
12. Evitar la instruccin frecuente en grupos grandes.
13. La enseanza debe ser menos dirigida a exponer temas y ms al proceso de
aprendizaje de los individuos.
14. Hechos, conceptos, principios y otro tipo de conocimiento deben ser parte integral
de las tareas y funciones.
15. Participacin de los trabajadores-sindicato en la estrategia de capacitacin desde
la identificacin de las competencias.

1.3 DETERMINACIN
Cuando la evaluacin del desempeo laboral revelan un desempeo no satisfactorio, se
tiene que plantear Cul es la diferencia entre lo que se tiene que hacer y lo que se est
haciendo?; o bien cuando se determina si el problema es importante se preguntar Qu
ocurrira si no se da la capacitacin?; sin embargo hay que definir si el problema obedece
a una falta de habilidades hay que plantearse Podra el empleado hacerlo si su supuesto
dependiera de ello?

La determinacin de las necesidades de capacitacin es una responsabilidad de lnea y

una funcin de staff, corresponde al administrador de lnea la responsabilidad por la
percepcin de los problemas provocados por la carencia de capacitacin.
La determinacin de las necesidades de capacitacin de los trabajadores, a travs de
diversas herramientas como pueden ser diagnsticos, evaluacin del desempeo, etc., es
la evaluacin de si se requiere o no de un diagnstico de necesidades, as como del
impacto en tiempo (demora en la puesta en prctica de la accin) y recursos que
demanda su realizacin, partiendo del principio de minimizar costos y tiempo,
manteniendo la calidad, pues en ocasiones es ms prctico someter el proyecto a la
prctica de manera limitada y realizar las correcciones que sta aconseje, a esperar por
un diagnstico, que de antemano se sabe demandar de modificaciones. Por otra parte
debe significarse que sta herramienta es mucha utilidad para establecer prioridades,
cuando, los recursos para acometer las acciones son escasos, lo cual es la mayora.

1.4 JERARQUIZACIN

Cuando se jerarquizan las necesidades nos permite determinar cules son las
ms urgentes o ms importantes.
Al clasificar las necesidades de capacitacin, obtenemos indicadores sobre quin,
cundo y cmo capacitar. Ya clasificadas las podemos jerarquizar de acuerdo con
su importancia o urgencia.
Al hacer esta clasificacin, es importante empezar a determinar quin necesita
qu tipo de capacitacin.
La manera ms usual de clasificar las necesidades de capacitacin es la siguiente:
Las que tiene una persona.
Las que tiene un grupo.
Las que tiene un nivel.
Las de un puesto.
Las que requieren atencin inmediata.
Las que requieren solucin a futuro.
Las que exigen instruccin sobre la marcha.

 Las que precisan instruccin fuera del trabajo.

Las que la empresa puede resolver por s misma.
Las que requieren contratar a capacitadores externos.
La-capacitacin-en-la-empresa

CONCLUSIN

Como vimos en el documento anterior las Necesidades de Capacitacin no solo se

dan por una deficiencia en el servicio, calidad o bien produccin, sino que tambin
se dan deacuerdo a todo aquello que se ha modificado, o bien por las
actualizaciones y tecnologas manejadas en la actuialidad.

Debemos siempre procurar la mejora de nuestra empresa y o haremos solo

cuando sepamos detectar las necesidades decapacitacin y logremos enfrentarlas
con objetividad, si no es as podremos caer en diferentes errores y hasta cairemos
en un retroseso cuando lo que se busca con la capacitacin es la actualizacin y
mejora en todos los ambitos de la empresa.

Existen mucho ejemplos de una deteccin equivocada de necesidades de

capacitacin:

En una empresa muy grande a nivel Nacional, se tiene un departamento de

Recursos humanos por sucursal y solo esta manejada por dos personas cada
sucursal tiene al rededor de 200 empleados, en diferentes departamentos, desde
ese momento observamos que hay diferentes necesidades, pero si esa empresa
se aboca a dar una actualizacin general al personal con respecto a manejo de
atencin y servicio lograremos hasta cierto punto de vista la unificidad, que es lo
que se pretendera o bien el objetivo, pero si nos ponemos a analizar que cada
departamento tiene una relacin diferente con el cliente no encontramos con que
hay personal que no tiene el minimo trato con clientes, pero tambin el personal
que se encuentra en piso de venta , para el cual debera ir dirigido, pero cuando
llega el cliente al deparatmento de punto de venta, la atencin de inmediato

cambia y por lo tanto debe ser diferente la capacitacin para cada departamento,
pero no se logra por que el personal que hay en R.H. es insuficiente.

Con lo anterior podemos observar de manera mas clara, y concreta que son las
Necesidades de Capacitacin.