PEDRO AUGUSTO ALVARADO VILLATORO EL CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA COMERCIAL “FRA NCISCO universidad FRANCISCO MARROQUIN cere FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Guatemala, 2004UFM universidad ANCISCO MARROOU Guatemala, 15 de abril dei 2004 La Facultad de Ciencias Econémicas de la Universidad Francisco Marroquin autoriza la publicacién del trabajo de tesis titulado “EL CONTROL INTERNO EN UNA EMPRESA COMERCIAL”, presentado Pedro Augusto Alvarado toro, previo a optar el grado académico de Licenciado en Contaduria Publica y Auditoria. Atentamente, FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICASGuatemala, 14 de abril del 2,004 Doctor: Wenceslao Giménez-Bonet, Decano Facultad de Ciencias Econémicas Universidad Francisco Marroquin Presente. Estimado Doctor Giménez-Bonet: Por este medio le comunico que he examinado detenidamente el trabajo de tesis titulado “El control interno en una empresa comercial” presentado por el estudiante Pedro Augusto Alvarado Villatoro, el cual me fuera remitido por ustedes. Después de haber revisado la documentacién que me envi, puedo asegurar que s¢ trata de un buen trabajo de investigacion, y que el estudiante maneja el tema en forma cientifica. Consecuentemente, considero que el trabajo de tesis “El control interno en una empresa comercial” cumple con los requisitos académicos de fondo y de forma. En mi opinién, la Universidad podra conferir el grado académico a Pedro Augusto Alvarado Villatoro con la confianza que durante su vida profesional, seré capaz de formular sus hipétesis, probarlas y comunicar sus resultados por escrito. Atentamente, oo Lic. Manuel Guay Apen, Ms 4 calle 3-51, Zona 10. Oficina 803. Murano Center ‘Tel: (502) 366-6001 al 03. Fax 366-6003, E mail mguay@ufmedugtJosé Femando Rios Mirén Contador Piblico y Auditor Guatemala, 23 de enero 2,004 Dootor Wencestao Giménez Decano de la Facultad de Ciencias Econmicas Universidad Francisco Marroquin Presente, Sefior Director: Por este medio le comunico que he asesorado al estudiante Pedro Augusto Alvarado Villatoro en la elaboracién del trabajo de tesis titulado“El Control Intemo en una Empresa Comercial “ En mi opinion, el trabajo realizado satisface el nivel académico exigido por la Universidad ¥y constituye un aporte importante @ la investigacién cientifica. El estudiante Pedro Augusto Alvarado Villatoro cumplié con la indicaciones y observaciones que en el curso del trabajo tuve oportunidad de hacer, lo cual he podido ratificar al leer detenidamente Ia versién final. Me es grato comunicarle que me siento satisfecho con el resultado obtenido y puedo asegurarle, como la garanticé en mi comunicacién anterior, que se trata de un trabajo original e inédito. Consecuentemente, puedo manifestarme solidario y corresponsable de! resultado alcanzado tal ycomo lo exige el reglamento de Tesis de la Facultad de Ciencias Econdmicas. En base lo anterior me permito recomendar que cuando hayan concluido las trémites intermedios exigidos en el reglamento mencionado, se proceda a la publicacién del trabajo “Bl Control Intemo en una Empresa Comercial “ como requisito para obtener su grado de Licenciado en Contaduria Pablica y Auditoria. Atentamente;ESTA TESIS FUE ELABORADA POR EL AUTOR PARA OBTENER EL TITULO DE CONTADOR PUBLICO Y AUDITOR EN EL GRADO DE LICENCIADO ASESOR DE TESIS CONTADOR PUBLICO Y AUDITOR, JOSE FERNANDO RIOS MIRON REVISOR DE TESIS CONTADOR PUBLICO Y AUDITOR, MANUEL GUAY APEN LOS CONCEPTOS DE ESTA TESIS REFLEJAN EL PUNTO DE VISTA DEL AUTORADIOS AMIS PADRES AMIESPOSA AMIS HIVOS AMIS HERMANOS DEDICATORIA Por darme la vida y la oportunidad de salir adelante et mis proyectos. Por ser la quia inicial de mi vida Pot su apoyo y comprension hoy y siempre. Por ser el complemento de mi vida. Gracias por su apoyoINDICE INTRODUCCION CAPITULO 1 EL CONTROL INTERNO 1 12 13 14 15 Antecedentes Definicion 1.2.1 El Control Intamo es un proceso 1.2.2 El Control Intemo es llevado a cabo por las personas 1.2.3 El Control Intemo aporta un grado de seguridad razonable Importancia Otjetivos Elementos de Una Estructura de Control interno 1.5.1 Ambiente de Control 1.5.2 Sistema Contable 1.5.3 Procedimientos de Control CAPITULO 2 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO 24 22 23 Entomo de Control 2.1.1 La Responsabilidad del Consejo de Administracién 2.1.2. Estilo y Filosofia Gerencial 2.1.3 Estructura Organizativa 2.1.4 Integridad y Etica 2.1.5 Competencia Profesional 2.1.6 Delegacién de Facultades y Responsabilidades 2.1.7 Politicas y Practicas de Recursos Humanos Evaluaci6n de Riesgos: 2.2.1. Objetivos Operacionales 2.2.2. Objetivos Relacionados con la Informacion Financiera 2.2.3 Objetivos de Cumplimiento Actividades de Control 2.3.1. Segregacion de Funciones PAGINA 1 @YVNV GF HAHA ROHOHYOINDICE 2.3.2 Analisis Realizados por la Gerencia 2.3.3 Controles Fisicos 2.3.4 Mecanismos de Seguimiento de! Proceso de Informacién 2.3.5 Gestién de Funciones de Actividad 2.3.6 Indicadores de Rendimiento 2.3.7 Controles de los Sistemas de Informacion 2.4 Informacion y Comunicacién 2.4.1. Informacion 2.4.2 Comunicacion 2.5 Supervision 2.5.1 Actividades de Supervision Recurrentes 2.5.2 Actividades de Supervision Especificas 2.5.3 Informacion sobre Deficiencias de Control Interno CAPITULO 3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3.1 El Manual 3.2 Objetivos y Pollticas 3.3. Contenido 3.4 Simbologia ANSI 3.5 Ejemplo CAPITULO 4 ORGANIGRAMAS DE LA ORGANIZACION 41 Organigramas 42 Requisitos 43 Ventajas 4.4 Limitaciones 45° Clases 45.1 Verticales 45.2 Horizontales 45.3 Circulares PAGINA. 14 14 15 15 15 15 16 16 7 7 7 18 18 19 19 19 19 20 22 23 25 25 Po} 25 26 26 oa 27 28 28INDICE 45.4 Escalares 455 Mixtos 45.6 Ejemplos CAPITULO 5 ELEMENTOS BASICOS PARA IMPLANTAREL CONTROL INTERNO 51 La Contabilidad 5.1.1. Concepto 5.1.2. La Contabilidad y sus Relaciones 5.1.24 Con el Estado 5.1.22 Con el Derecho Tributario 5.1.23 Conta Economia 5.1.24 Con la Documentacion Comercial 5.1.25 Entre la Empresa y las decisiones de Gerencia 5.1.3 Principales Herramientas de la Contabilidad 6.134 Estados Financieros 5.1.3.2 Balance General 5.1.33 Estado de Resultados 5.1.34 Estado de Fiujos de Etectivo 5.1.4 La Nomenciatura de Cuentas 5.1.44 Definicion 5.1.42 Condiciones para denominar una cuenta 51.43 Clasificaci6n 5.1.5 El Pian de Cuentas 51.51 —— Definicién 51.5.2 Importancia 5153 Estructura 5.1.6 El Cédigo de Cuentas 5.1.64 Definicion 5.1.6.2 — Importancia 6.1.6.3 Caracteristicas 5.1.6.4 Sistemas de Codificacién PAGINA 29 29 29 34 34 34 34 35 35 35 35 35 35 37 37 37 37 38 39 39 39 39 Bese 8 SS 43 43 445.2. 5.3 54 INDICE 5.1.6.5 Métodos de Codificacion 5.1.6.6 _Ejemplo de Nomenciatura de Cuentas Formularios o Formas Los Presupuestos La Auditoria 5.4.1 Concepto 5.4.2 Vigilancia del Control interno mediante la Auditoria Interna 5.4.3 Funciones de la Auditoria intema y Extema CAPITULO 6 GICLO DE INGRESOS 64 62 63 Enfoque de Ciclo Naturaleza del Ciclo de Ingresos ‘Control Intemo sobre Transacciones de Ventas al Crédito de ‘Cuentas por Cobrar 6.3.1. Funciones 6.3.2. Documentos Comunes 6.3.3 Registros Contables 6.3.4 Archivos 6.3.5 Importancia Relativa y Riesgo 6.3.6 Las Transacciones de Ventas deben estar debidamente ejecutadas 6.3.6.1 —_Procedimientos de Autorizacion 6.3.6.2 _Separacién de Funciones 6.36.3 _Procedimientos de Documentacin 636.4 Controles Fisicos 6.36.5 _Verificacién Intema independiente 6.3.7 Las Transacciones de Ventas deben estar debidamente registradas 6.37.1 Separacién de Funciones 637.2 Registro Contable y Procedimientos 6.3.7.3 Verificacion Intema Independiente PAGINA. 44 45 47 48 50 50 50 50 53 53 53 53 53, age 55 55 56 57 58 58 59 59 60 606.4 INDICE Control Interno sobre las Entradas de Efectivo y Transacciones de Ajustes a Ventas 6.41 Consideraciones Basicas 6.411 Funciones 6.4.1.2 Documentos Comunes 6.4.1.3 Registros Contables 6414 Datos de Archivo 642 Entorno de Control interno 6.43 Importancia Relativa y Riesgo 6.44 Las Transacciones de Entradas de Efectivo deben estar debidamente ejecutadas. 6.441 Funciones y Objetivos 6.4.42 — Procedimientos de Autorzacién 6.4.43 Separacién de Funciones 6.4.44 —— Procedimientos de Documentacién 6.4.45 — Controles Fisicos 6446 — Verificacién Interna independiente 6.45 Las Transacciones de Entradas de Efectivo deben estar debidamente registradas 6451 — Funciones y Objetivos 6.45.2 Separacién de Funciones 6453 —— Registros Contables y Procedimientos 6454 Verificacién Interna independiente 6.46 Mantener una Custodia apropiada del Efectivo 6461 Funciones y Objetivos 6.462 —— Controles Fisicos y Procedimientos de Autorizacion 6.46.3 Segaracién de Funciones y Verificacién Interna Independiente 6.4.7 Las Transacciones de Ajustes a Ventas deben estar debidamente ejecutadas 6474 Funciones y Objetivas 6.472 — Procedimientos de Autorizacién PAGINA 61 61 62 63 64 64 64 65 65 65 66 66 67 68 68 68 69 69 69 70 70 70 1 71 71INDICE 6.4.7.3 Separacién de Funciones 64.7.4 Procedimientos de Documentacién 6.4.8 Las Transacciones de Ajustes a Ventas deben estar debidamente registradas 848.1 Funciones y Objetivos 6.4.8.2 _Principios de Control intemo 64.8.3 Mantener una adecuada Custodia de los Activos CAPITULO 7 CONTROL INTERNO SOBRE EL CICLO DE EGRESOS 0 GASTOS, TRANSACCIONES DE COMPRAS Y DESEMBOLSOS DE EFECTIVO 7.1, Naturaleza de Ciclo de Egresos 0 Gastos 7.2 Entomo de Control Intemo 7.3. Objetivos de Control interno 7.4 Control Intemo sobre las Transacciones de Compras y Desernbolsos de Efectivo 7.4.1. Consideraciones Bésicas 7.4.2. Funciones 7.4.3 Documentos Comunes 7.4.4 Registros Contables 7.4.5 Archivos 7.5 Importancia Relativa y Riesgo 7.6 Las Transacciones de Compra y Desembolsos de Efectivo deben estar debidamente ejecutadas 7.6.1. Procedimientos de Autorizacién 7.6.2. Separacién de Funciones 7.6.3 Procedimientos de Documentacin 7.6.4 Cuenta por Pagar 7.6.5 Cheque 7.6.6 Controles Fisicos y Verificacién Intema Independiente 7.7 Las Transacciones de Compras y Desembolsos de Efectivo deben estar debidamente registradas PAGINA 72 73 73 73 74 4 75 75 75 75 75 76 76 76 7 78 78 78 79 80 80 81 83 83 84 a4INDICE PAGINA 7.7.4 Funciones y Objetivos 84 7.7.2. Separacion de Funciones 85 7.7.3. Registros Contables y Procedimientos 85 7.7.4. Verificacién Intema independiente 85 7.8 Mantenimiento adecuado de la Custodia de Activos 86 7.8.1. Funciones y Objetivos 86 7.8.2 Controles Fisicos y Procedimientos de Autorizacién 86 7.8.3 Verificacion Interna Independiente y Separacién de Funciones 87 CAPITULO 8 88 CONTROL INTERNO SOBRE LAS TRANSACCIONES DE NOMINA 88 8.1 Consideraciones Basicas 88 8.1.1. Funciones. 88 8.1.2 Documentos Comunes 89 8.1.3 Registros Contables 89 8.1.4 Datos a Archivar 90 8.2 Entomo de Control interno 90 8.3 Importancia Relativa y Riesgo 90 8.4 Las Transacciones de Néminas deben estar adecuadamente ejecutadas 91 8.4.1 Procedimientos de Autorizacion 1 8.4.2 Separacion de Funciones 92 8.4.3 Procedimientos de Documentacién 92 8.4.4 Controles Fisicos y Verificacion Intema Independiente 94 8.5 Las Transacciones de Néminas deben estar debidamente registradas 95 85.1 Separacién de Funciones 95 8.5.2 Registros Contables y Procedimientos 96 8.5.3 Verificacién Intema Independiente 96 8.6 Custodia Apropiada de los Fondos para Nominas. 96 8.6.1 Controles Fisicas y Procedimientos de Autorizacién 97 86.2 Verificacion Intema Independiente y Separacién de Funciones 97INDICE CAPITULO 9 CONTROL INTERNO SOBRE LOS CICLOS DE INVERSION Y FINANCIAMIENTO 9.1 Ciclo de Inversion 9.1.1 Consideraciones Basicas 9.4.1.1 Funciones 9.1.1.2 Documentos Comunes 9.1.1.3 Registros Contables 9.1.2 Importancia Relativa y Riesgo 9.1.3 Objetivos de Control Interno Contable 9.13.1 Las Transacciones sobre Valores se deben ejecutar de una manera apropiada 9.1.3.1.1 — Procedimientos de Autorizacion 9.1.31.2 Separacién de Funciones 91.31.3 Procedimientos de Documentacién 91.3.2 Las Transacciones Sobre Valores deben estar debidamente registradas 9.13.21 Separacién de Funciones 91.322 Los Registros Contables y Procedimientos 9.1.33 La Custodia de Valores debe mantenerse en forma apropiada 9.1.3.3.1 Controles Fisicos y Procedimientos de Autorizaci6n 91.332 — Verificacion interna independiente y Segregacion de Funciones 9.2 Ciclo de Financiamiento 9.2.1 Consideraciones Bésicas 9.211 Funciones 9.21.2 Registros Contables 9.2.2 importancia Relativa y Riesgo 9.2.3. Objetives de Control interno 9.2.3.1 Las Transacciones relacionadas con Obligaciones y Capital Social deben estar debidamente ejecutadas PAGINA 98 98 98 98 98 99 99 99 100 101 101 101 102 102 102 102 102 102 103 103 103 103 104 104 105 106INDICE 9.23.11 Procedimientos de Autorizacion 9.2.3.1.2 Separacién de Funciones 9.2.3.3 Procedimientos de Documentacién 9.2.32 Las Transacciones para Obligaciones y Acciones Representativas del Capital Social deben estar debidamente registradas 9.23.21 — Separacién de Funciones 9.23.22 Registros Contables y Procedimientos 9.233 Mantener una Custodia apropiada de los Activos 9.2.3.3.1 — Controles Fisicos y Procedimientos de Autorizaci6n 9.2.3,3.2 Vetificacién Interna Independiente y Separacion de Funciones CAPITULO 10 CONTROL INTERNO INFORMATICO 10.4 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 Control Interno Informatico Auditorla Informatica Control Interno y Auditoria Informatica Estructura del Control Interno Organizacién Interna de la Seguridad Informatica Clases de Controles internos 10.6.1 Controles Preventivos 10.6.2 Controles Detectivos 10.6.3 Controles Correctivos 10.6.4 Controles de Supervisi6n 106.41 Controles de las Aplicaciones 106.414 Controles Sobre Captura de Datos 10.6.41.2 Controles de Proceso de Datos 10.6.4.1.3 Controles de Salida y Distribucién PAGINA 106 107 108 108 108 109 409 109 109 110 110 110 110 110 110 411 411 111 at 412 112 412 112 113 11310.6.4.1.4 106.415 10.6.4.1.6 10.6.41.7 10.6.4.2 10.6.4.3 106.44 10.6.45 106.46 106.47 CAPITULO 11 INDICE Totalidad de las Entradas Exactitud de las Entradas Autorizacion de las Entradas Totalidad y Exactitud de la Actuaizacién Controles de la Tecnologia de la Informacion Controles de Mantenimiento Controles de Desarrollo e Implementacion de las Aplicaciones Controles de Seguridad Informatica Controles de Operaciones Informaticas Controles de los Usuarios. INFORME DE CONTROL INTERNO, CARTA AL CONSEJO DE ADMINISTRACION 0 A LA GERENCIA 11.1 Evaluaci6n del Sistema de Control Interno W414 11.1.2 11.1.3 Generalidades Revision del Sistema Los Riesgos de la Evaluacién 11.2 Métodos Para Evaluar el Sistema de Control Interno 11.24 11.22 11.2.3 11.2.4 Método de Cuestionarios Método Narrativo 0 Descriptive Método Grafico o de Diagramas de Flujo ‘Combinacién de Métodos 11.3. El Informe de Control interno 34 11.3.2 1133 11.3.4 1135 Condiciones Reportables Identificacién de Condiciones Reportables ‘Acuerdo Condicional Forma y Contenido del informe Ejemplo de Informe de Control Interno con Condiciones Reportables PAGINA 113 113 113, 114 198 117 17 118 118 118 119 119 119 119 121 4121 122 122 123 424 124 125 126 127 128 428 130INDICE PAGINA 1.36 Ejemplo de Informe de Control interno con Debilidad importante 132 CONCLUSIONES 134 RECOMENDACIONES 138 136 BIBLIOGRAFIAINTRODUCCION El control interno ayuda a la administracién de una empresa a desarrollar sus actividades dentro de un ambiente de control El cambio en la forma de desempenar las actividades y el pasar del tiempo, hacen que la administracién revise el sistema de control interno y actualice ‘os procedimientos. El presente trabajo de tesis se realizé con el propésito de ayudar a cualquier persona que desempefie un trabajo administrativo 0 contable, asi como a cualquier persona interesada en el tema del control interno en una empresa comercial El Capitulo 1 trata de los antecedentes, concepto, importancia y objetivos del control interno. El Capitulo 2 incluye los componentes del control interno dentro de estos estan; Entorno de Control, Evaluacién de riesgos, Actividades de control, Informacion, Comunicacion y Supervisién. El Capitulo 3 describe el manual de procedimientos, sus objetivas, pollticas y ejemplo. El Capitulo 4 trata de los organigramas de la organizacién, los que inciuyen Tequisitos, ventajas, limitaciones y clases. El Capitulo 5 describe los elementos basicos para impiantar el control interno como 10 son la contabilidad, los formularios o formas y la auditoria El Capitulo 6 trata del control en el ciclo de ingresos, su enfoque, naturaleza, el control interno sobre transacciones de ventas al crédito de cuentas por cobrar, sobre las entradas de efectivo y transacciones de ajustes a ventas,El Capitulo 7 trata del control interno sobre el ciclo de egresos 0 gastos, transacciones de compras y desemboisos de efectivo, su naturaleza, entorno, objetivos, contro! interno sobre las transacciones de compras y desembolsos de efectivo, importancia relativa y riesgo. EI Capitulo 8 trata del control interno sobre las transacciones de némina, sus consideraciones basicas, su entorno, su importancia relativa y riesgo, su ejecucion, registro y custodia, EI Capltulo 9 describe el control interno sobre los ciclos de inversion y financiamiento que incluye; consideraciones basicas, importancia relativa y riesgo y objetivos de control interno contable. EI Capitulo 10 trata de! control interno informatico que incluye la auditoria informatica, control interno. y auditorla informética, estructura de control, organizacién intema y clases de controles. Y el Capitulo 11 trata sobre la evaluacién y métodos de evaluacién del control interno, ast como el informe de la carta al consejo de administracion o a \a gerencia del control interno.CAPITULO 1 Et CONTROL INTERNO 1.1 Antecedentes El desarrollo econémico ha permitido el establecimiento de grandes negocios, Yel resultado ha sido una complejidad tanto en la administracién como en la organizacion de las empresas. En épocas anteriores el comerciante no tuvo ese tipo de problemas, el mismo atendla la compra, la custodia y venta de las mercancias, y en ocasiones utilizaba algén ayudante para realizar esas tareas, él vigilaba en su totalidad las transacciones, y si existla un error estaba en condiciones de saber de donde provenia y lo corregla. Los negocios proventan de la necesidad de las personas y por lo tanto no Nevesitaban de la promocién para la venta y organizacién, porque la competencia ra minima 0 en algunos casos no existia; la administracién en consecuencia se encontraba en la misma circunstancia no tenlan los conocimientos amplios para administrar el trabajo y las operaciones de la empresa como en la actualidad. La Contabilidad era rudimentaria y solo era empleada para una funcién de registro en las operaciones de! negocio, y otros datos tales como estadisticas no se usaban. E} crecimiento rapido de los negocios fue acompafiado en gran parte por Utilidades, Jas empresas fueron expandiéndose sin tomar en cuenta la eficiencia en ‘Sus operaciones internas y hoy en dia debido a la competencia tanto nacional como internacional la organizaci6n y administracién de las empresas, es importante; y las Utilidades dependen de la eficiencia de la buena administracién de la misma. 1.2 Definicion Es un proceso que lleva a cabo el Consejo de Administracion, la Gerencia y los demas miembros de una empresa con el objeto de proporcionar un grado tazonable de confianza en la conseoucién de objetivos en los siguientes Ambitos 0 categorlas: © Eficacia y eficiencia de las operaciones * Fiabilidad de la informacion financiera© Cumpiimiento de las leyes y normas aplicables En la definicién anterior se reflejan ciertos conceptos fundamentales, los que se explican a continuacién: 1.2.1 £l.Control Interno es un proceso, Es un conjunto de acciones estructuradas y coordinadas dirigidas a la consecucién de un fin, no es un fin en si mismo. El proceso de negocios, que se llevan a cabo dentro de las unidades y funciones de las empresas o entre /as mismas, estas se coordinan en funcién de los procesos de gestion basicos de planificacién, ejecucién y supervision. El control interno es parte de dichos procesos y estd integrado en ellos, permitiendo su funcionamiento adecuado y supervisando su comportamiento y aplicabilidad en cada momento. Constituye una herramienta util para fa gestién, pero no la sustituye. Este concepto del contro! interno difiere mucho de la forma de aplicarlo en sus inioios, en esta época se tomaba al contro! interno como un elemento afiadido a las actividades de una empresa o como una carga inevitable impuesta por la administracién, Los controles intemnos deben ser incorporados a la infraestructura de una empresa, no deben ser afiadidos, de manera que no deben entorpecer, sino favorecer la consecucion de los objetivos de la empresa. Al sef incorporados y no afadidos, podernos identificar desviaciones en costos, en actividades operativas basicas y ademds agilizar el tiempo de respuesta para solucionar desviaciones y costos innecesarios, 1.2.2 Et Control Intemo es tlevado a cabo por las personas. No se trata solo de manuales de politicas e impresos, sino de personas que trabajan en cada nivel de la empresa. 1 control interno lo llevan a cabo la Gerencia y los demas miembros de la empresa. Lo realizan los trabajadores de una empresa mediante sus actuaciones concretas y rinden los resultados a través de la gerencia al consejo de administracion, Las personas son las que establecen los objetivos de la empresa e implantan los mecanismos de control, aplicando jas pollticas establecidas en los manuales de operacién.1.2.3 El Control Intemo aporta un grado de seguridad razonable. EI control interno aporta una seguridad razonable (pero no completa),a la gerencia, porque existen limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno, estas limitaciones se deben: a) a las opiniones en que se basan las decisiones estas pueden ser erréneas, b) las personas encargadas del establecimiento de controles tienen que analizar la relacién de costo/beneficio de los mismos, y c) pueden producirse probiemas en el funcionamiento del sistema como consecuencia de fallas humanas, aunque se trate de un simple error 0 equivocacién. El control interno esté pensado, para facilitar la consecucién de objetivos en uno o mas 4mbitos independientes, pero con elementos comunes. ‘También caben subgrupos de control interno. Asi, las personas pueden centrarse en controles sobre informacién financiera o los relacionados con el cumplimiento de las politicas establecidas por la empresa en el area operativa. ‘Ademas les puede permitir centrarse en los controles sobre unidades 0 actividades determinadas de una empresa. 1.3 Importancia ‘Cuando una empresa va creciendo, ia administracién se da cuenta que le es imposible atender un sin numero de actividades comerciales que antes constitufan su labor més importante, entonces tiene que pensar en la conveniencia de contratar y delegar algunas de sus funciones a sus empleados para que la empresa pueda desenvolverse en forma satisfactoria, es decir contratar personal capacitado para cada uno de los departamentos, implanténdose as! la divisién del trabajo para el logro de un fin comin La gerencia general coordina el trabajo de los gerentes de departamentos 0 ‘empleados de la empresa, jo cual constituye un problema, cuya solucién se estima ‘como la funcién més importante de la gerencia de una empresa Los problemas que plantea el control de los negocios tiene su origen en las diversas actividades, que pueden considerarse concentradas alrededor de dos funciones, la de comprar y la de vender las mercancias. En la actuaidad todavia existen algunos empresatios que piensan que los métodos de control interno no son importantes, y teniendo empleados de confianza estancubriendo los riesgos de toda clase de fraudes. Tener confianza en los empleados es correcto, pero esto da lugar a exponerse a los fraudes. Muchos de los fraudes se han debido a ‘os empleados que se consideraban dignos de confianza En consecuencia esta es una razén de importancia para afirmar el valor que posee el control interno; de evitar las maiversaciones y fraudes. Cuando no existen procedimientos de control interno se pueden cometer errores involuntarios 0 voluntarios en las transacciones dentro de una empresa, asi como pérdida de tiempo y costes relacionados. El Gerente con visién no esperara a que esto suceda y procuraré adaptar su negocio a un control interno efectivo que le Tinda fa maxima eficiencia 1.4, Objetivos Los controles dentro de una empresa tienen los siguientes objetivos: * Hacer uso eficaz y eficiente de sus recursos, incluyendo el personal, a fin de optimizar las metas de la empresa. ‘* Proporcionar la informacisn precisa para la toma de decisiones. Se utiliza una amplia vatiedad de informacién para la toma de decisiones criticas en los negocios; decisiones como a cuanto vender, se debe tener un buen contro! de casteo de las compras para tomar las decisiones correctas a esta pregunta ‘* Evitar los fraudes, en caso sucedan descubrirlos a tiempo y determinar su monto. © Localizar errores. y desperdicios innecesarios promoviendo Ia uniformidad y la corteccién al registrar transacciones. * En general salvaguardar los activos de una empresa y obtener un control efectivo sobre todos los aspectos importantes.1.5 Elementos de Una Estructura de Control interno La estructura de control interno de una entidad consiste de los elementos siguientes:" El Ambiente de Control + El Sistema Contable ‘+ Los Procedimientos de Control 1.5.1 Ambiente de Control Este representa el efecto colectivo de varios factores en establecer, realizar 0 mmitigar, la efectividad de procedimientos y politicas especificos, incluye lo siguiente * La filosofia y estilo de operacion de la gerencia, «Estructura organizacional de la entidad. + Funcionamiento del consejo de administracién y sus comités, en particular el comité de auditorla * Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al desempeno, incluyendo auditoria interna, * Politicas y practicas de personal * Diferentes influencias externas que afectan las operaciones y practicas de una entidad. 1.5.2 Sistema Contable Este consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una entidad, as} como mantener la contabilizacién del activo y pasivo. Un sistema contable efectivo, toma en cuenta el establecimiento de métodos y registros que: + Identiican y registran todas las transacciones vélidas. " Declaraciones sobre normaa de auditoria No.$5 SAS-85 Evaluacin de la estructura det control interno en una auditorta de estados financieros,Describan oportunamente todas las transacciones con suficiente detalle para permitir la adecuada clasificacién de las mismas, para incluirse en la informacién financiera. ‘+ Cuantifican el valor de las operaciones de modo que se registre e! valor monetario adecuado en los estados financieros. + Determinan el periodo en que las transacciones ocurten permitiendo registrarlas en el perlodo contable apropiado. * Presentar debidamente ias transacciones y revelaciones correspondientes en los estados financieros. 1.5.3 Procedimientos de Control ‘Son aquellos procedimientos y polllicas adicionales al ambiente de control y del sistema contable, establecidos por la gerencia para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especificos de la entidad. Estos incluyen diferentes objetivos y se aplican a diferentes niveles organizativos y de procesamiento de datos. Asimismo, podran integrarse a componentes espectficos del ambiente de control y del sistema contable. Por lo general podrian catalogarse como procedimientos correspondientes a lo siguiente: + Debida autorizacién de transacciones y actividades, * Segregacién de funciones que disminuyen las oportunidades para cualquier Persona de estar en posibilidades de tanto perpetrar, como ocultar errores u obligaciones en el curso normal de sus funciones, asignando a diferentes Personas las responsabilidades de autorizar las transacciones, registrarlas y custodiar activos. + Disefio y uso de los documentos y registros apropiados pata ayudar a asegurar el registro adecuado de transacciones y hechos. ‘+ Dispositivos de seguridad adecuados sobre el acceso y uso de activos y registros. ‘+ Arqueos Independientes de desempefio y evaluacién debida de cifras registradas.CAPITULO 2 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO El control interno consta de cinco componentes que se interrelacionan. Estos se derivan del estilo de direccién de la empresa integrados en el proceso de gestion. Los componentes son los siguientes: 2.1 Entorno de Controt 2.2. Evaluaciin de riesgos 23 Actividades de contro! 2.4 Informacién y comunicacién 2.5. Supervision 2.1 Entorno de Control El entorno de control constituye la base de todo sistema de control interno, ya que determina las pautas de comportamiento, y tienen una influencia fundamental en el nivel de conciencia de! personal respecto de! control Los elementos que componen el entorno de control son: 2.1.1 La Responsabilidad de! Consejo de Administracién Es muy importante que e! Consejo de Administracion sea capaz de dejar sentir su presencia en el control y direccién de la empresa. Las capacidades dei Consejo para demostrar que la autoridad de la Gerencia deriva de una delegacién por su parte, la existencia de miembros no ejecutivos independientes dentro del mismo, y ia existencia de organismos tales como; el Comité de auditorla dentro del consejo, con capacidad de comunicacién directa con elementos de control como los auditores internos y externos, son funciones fundamentales para crear un entorno propicio para un desarrollo adecuado del control interno. 2.1.2 Estilo y Filosoffa Gerencial Los estilos gerenciales marcan el nivel de riesgo empresarial y pueden afectar el control intemo. Un planteamiento empresarial orientado excesivamente al riesgo, una actitud poco propicia a la prudencia, o la falta de tomar en cuenta los aspectos de control interno administrativos al emprender negociaciones, son indicativos deTiesgos de control. Una gerencia que sin dejar de afrontar los riesgos toma en cuenta todos los elementos de control necesarios para la toma de decisiones, evita iesgos improcedentes y que consideran los aspectos positives y negativos de cada alternativa; crea una actitud positiva de control intemo en la empresa 2.1.3 Estructura Organizativa Cada empresa desarrolla a estructura organizativa mas conveniente a sus necesidades. Hay estructuras con més jerarquias que otras, mds centralizadas que otras, etc. El adecuar la estructura organizativa de cada empresa segtin su tamano, tipo de actividad y objetivos, es fundamental para que el control interno pueda desarrollarse en forma adecuada, porque esto define las lineas de responsabilidad y autoridad, asi como los canales por los que fluye fa informacion. 2.1.4 integridad y Etica Por muy eficaz que pudiera ser el control interno implantado en una empresa, éste no puede estar por encima de las personas que lo llevan a cabo. La ética no consiste solo en el cumplimiento de las polfticas establecidas por la empresa, es fundamentalmente un compromiso de adhesién a los valores y la capacidad de \levarlos a la préctica de forma permanente por el personal de fa empresa. El impacto negativo que pueden llegar a tener los comportamientos empresariales dirigidos Gnicamente a conseguir resultados a corto plazo pasando por encima de los intereses legitimos de proveedores, clientes, empleados,... etc. puede llegar a ser muy importante para la empresa. La transmisin de fos valores y regias de comportamiento ético a una empresa se realiza de varias formas complementarias: Con el ejemplo. El consejo de administracion y la gerencia deben ser los primeros que asuman en la prdctica ios comportamientos éticos que van a intentar implantar en la empresa. Estableciendo normas escritas (cédigos de conducta) que los miembros de la empresa deben conocer y aceptar, debiendo quedar constancia escrita sobre ello periédicamente.Respuestas eficientes y contundentes en caso de actuaciones que no estén de acuerdo con las normas establecidas, ain cuando las mismas puedan no tener un efecto significative 2.1.5 Competencia Profesional Para poder cubrir cada puesto de trabajo por personas capaces de realizar las labores correspondientes de una forma competente, es necesaria la existencia de procesos de definicién de puestos y actividades, de seleccién de personal, de formacién, de capacitacién, de evaluacién y de promocién 2.1.6 Delegacién de Facultades y Responsabilidades Consiste en las facultades y responsabilidades concedidas a los diferentes miembros de la empresa para que desarrollen sus funciones. El problema reside en saber cual es el grado adecuado de delegacién de facuttades, ya que deben Gnicamente delegarse facultades en ia medida necesaria para lograr los objetivos de la empresa. La delegacién de facuttad debe ir acompafiada de un conacimiento claro € indudable de los objetivos de la empresa por parte de quien recibe las facultades y de un nivel de supervision adecuado. 2.1.7 Politicas y Practicas de Recursos Humanos Desde los procedimientos de contratacién, hasta la formacién, pasando por las evaluaciones, promociones y asesoramiento y control de personal, pueden dejar muy claro cud es el nivel minimo que se exige y las pautas de comportamiento en materia de integridad y comportamiento ético. También deberla quedar claro que el incumplimiento tendré una respuesta. 2.2 Evaluacién de Riesgos Toda empresa tiene que hacer frente a riesgos del mas diverso estilo, que pueden afectar diversos aspectos de la actividad de Ja empresa, Cuaiquier empresa debe determinar jos niveles de riesgo aceptables y tratar de evitar que los riesgos sobrepasen esos limites. Previamente a determinar los riesgos hay que determinar los objetivos. Cada empresa debe determinar sus objetivos, sus puntos fuertes y débiles y las oportunidades y amenazas del entorno. De esta manera obtendré un pian nestratégico que identificard los factores de éxito o condiciones previas para que la empresa consiga sus objetivos. Aunque aqui se escribe un poco de cada grupo de objetivos, no se intenta establecer ningun tipo de separacién estricta entre ellos y debe reconocerse que muchos de los objetivos de diferentes categorlas se interrelacionan, Los objetivos pueden clasificarse en 2.2.4 Objetivos Operacionales Este tipo de objetivos es la razén de ser de las empresas y van dirigidos a la consecucién de} objeto social. Este grupo de objetivos constituye un elemento de gestion y no un elemento de contrc\ interno, ademas cada empresa tendré sus propios objetivos de las operaciones, mientras que los otros dos grupos de objetivos a pesar de tener distintos matices para cada empresa, son aplicables a todas las ‘empresas. 2.2.2 Objetivos Relacionados con fa Informacién Financiera. La informacién financiera es un elemento importante tanto para la gestion interna, como externa, Para que los estados financieros sean fables deben cumplir con los siguientes requisitos: * Deben ser elaborados de acuerdo con Normas intemacionales de Contabilidad (NIC) * Deben contener Informacién financiera suficiente y apropiada, resumida y clasificada en forma adecuada. * Deben presentar hechos, transacciones y acontecimientos de tal forma que los estados financieros reflejen adecuadamente la sttuacién financiera, los resultados de las operaciones y [0s flujos de efectivo en forma apropiada y razonable. Estos requisitos se cumplen siempre que se den las siguientes condiciones: Existencia: Los activos y pasivos existen a la fecha del balance. Totalidad: Todas las transacciones y acontecimientos ocurridos durante un perlodo determinado han sido efectivamente reflejadas en los registros contables.Derechos y obligaciones: Los activos son los detechos y los pasivos son las obligaciones efectivas de la empresa ‘Valoracién: El importe de los activos y pasivos y el de los ingresos y gastos se determinan con criterios adecuados de conformidad con principios contables generaimente aceptados. Presentacién: La informacion financiera presentada en los estados financieros es suficiente, adecuada y est correctamente clasificada. 2.2.3 Objetivos de Cumplimiento ‘Toda empresa debe desarrollar su actividad dentro det marco de la legalidad y Tegiamentos que regulan los mas diversos aspectos de las relaciones sociales (normativa mercantil, 0 civil, laboral, financiera, medio ambiente, seguridad... etc.) Una vez identificados los objetivos de la empresa, se puede pasar a la identificacién y el andlisis de riesgos. La gerencia debe identificar los riesgos existentes a todos los niveles de la empresa, hay muchos procedimientos para proceder a su identificacién pero no es relevante cud! de ellos se use. Una vez identificados, la gerencia debe realizar un andlisis de los factores que generan los riesgos, de manera que debe estimar la importancia de los mismos, evaluar la probabilidad de que se den y analizar como han de resolverse (estableciendo medidas que tiendan a limitarlos o reducirlos). Hay que tener en cuenta que los cambios producidos en la economia, el sector de actividad, la reglamentacién y las actividades de la empresa hacen que un sistema de control interno que se considera eficaz en un contexto determinado quizés no lo serd en otro. El andlisis de riesgo es, por tanto, una actividad que debe renovarse de forma continua. La gerencia debe estar permanentemente alerta para detectar las circunstancias que van modificando el entorno y por consiguiente los riesgos a enfrentar. 132.3 Actividades de Control Las actividades de control junto con ciestas actividades de gestion nos pueden ayudar a evitar que los riesgos a los que est sujeta la empresa se lleguen a materialzar y producir efectos negativos en ésta, Las actividades de contro! se traducen en politicas (lo que debe de hacerse) y procedimientos (mecanismos coneretos de contro). Las actividades de control constituyen un elemento importante del proceso mediante el que una empresa consigue sus objetivos. Algunos de los posibles mecanismos de control que se pueden utilizar son los siguientes. (con las complejidades que se requiera en cada momento) 2.3.1 Segregacion de Funciones. El riesgo de que se puedan producir errores o irregularidades en el desarrollo y registro de las transacciones disminuye si las diferentes partes que componen el proceso se ejecutan por diferentes personas. Las responsabilidades de autorizar, ejecutar, registrar y comprobar una transaccién deben quedar en la medida de lo posible segregadas y diferenciadas. Este es uno de los mecanismos de control interno mas importante y efectivo. 2.3.2 Anélisis Realizados por la Gerencia La gerencia analiza los resultados obtenidos comparéndolos con periodos anteriores, con los presupuestos, etc. Este tipo de actuacién es una actividad de control para la consecucién de objetivos, puesto que la informacion oportuna y apropiada constituye en ia mayorla de los casos la primera base para la correcta toma de decisiones, 2.3.3 Controles Fisicos El contea fisico de los activos (existencias, titulos negociables, tesorerla, etc.) y la comprobacién de los resultados con les registros de control constituye una medida de control que puede resuttar significativa para conseguir objetivos tanto de informacién financiera como de operaciones 142.3.4 Mecanismos de Seguimiento de! Proceso de Informacién Se trata de comprobaciones realizadas para asegurarse de la existencia, exactitud, totalidad y autorizacién de las transacciones registradas. 2.3.5 Gestion de Funciones de Actividad Este tipo de controles esta constituido por jas revisiones a los resuttados obtenidos en una actividad determinada por parte de los responsables y a niveles sucesivamente més altos, 2.3.6 Indicadores de Rendimiento Incluye el andlisis combinado de diferentes conjuntos de datos (operatives 0 financieros) y la puesta en marcha de acciones correctivas. 2.3.7 Controles de los Sistemas de Informacién Aunque cuando se habla de sistemas de informacion se piensa casi autométicamente en sistemas informaticos, se incluye también la parte de los sistemas que corresponde a operaciones manuales. Los controles de los sistemas de informacién los podemos clasificar en contfoles generales, que incluyen lo siguiente: Seguridad fisica de los equipos y la informacion: Son programas de emergencia que permitan operar en equipos de emergencia 0 exteriores cuando se produzcan situaciones catastroficas. Controles de acceso Se trata de determinar quien es el posible usuario de la informacion y qué se puede haver con la misma. Controles sobre el "software". Incluye los controles sobre la adquisicion, implantaoion y mantenimiento del sistema y la ejecucién de aplicaciones. 15Controles de operaciones de proceso de datos: Controles sobre la intervencién de los operadores en la planificacion de los trabajos, a solucion de las incidencias, la realizacién y mantenimiento de back-ups... ete. Controles sobre el desarrollo y mantenimiento de aplicaciones: Muchas empresas desarrollan sus propias aplicaciones o utilizan paquetes estandar que deben ser adaptados e implantados, esto requiere controles especificos sobre su selecci6n, adaptacién e implantacién. Controles de las aplicaciones: Este tipo de controles van incorporados dentro de las propias aplicaciones y tienen la finalidad de garantizar la totalidad y exactitud en el proceso de las transacciones, su autorizacion y su validez. 2.4. infotmacién y Comunicacion 2.4.1. Informacion Es necesario identificar cual es la informacion relevante y disponer de los mecanismos oportunos para recogerla y comunicarla en forma y tiempo oportuno, de tal forma que la misma pueda cumplir ios objetivos previstos. La informacion se recoge de fuentes internas y externas y se comunica a destinatarios tanto internos como extemos. Los flujos de informacién pueden ser tanto verticales como horizontales o transversales a lo largo y ancho por la estructura organizativa de la empresa y pueden tener cardcter tanto formal como informal. Cada empresa debe valorar sus necesidades de sistemas de informacion en funcién de sus objetivos. Para responder a estas neceskiades, debe atenderse a los siguientes aspectos relativos a la calidad de la informacién: Contenido. La informacion debe ser necesaria y relevante. Tiempo. La informacion debe transmiticse en tiempo oportuno y adecuado. Actualidad. La informacién debe ser a mas reciente posible. Accesibilidad. Los miembros de la empresa que necestten utilizar informacién, deben poder consultar la misma con facilidad, siempre observando los niveles de autorizacién para acceso a la informacién. 162.4.2, Comunicacién La comunicacién en general es fa transmisin de informacion (interna y externa). Para ser més especificos, aqui no se trata, de la informacién que los miembros de cualquier empresa utilizan para el desarrollo de sus funciones, sino de la parte del proceso de comunicacién que afecta las responsabilidades y expectativas de los miembros de la empresa. Los canales de comunicacién habituales que determina la estructura jerérquica de una empresa, deben ser la {érmula habitual de comunicacién. Sin embargo, es preciso mantener siempre otros. posibles canales de comunicacién independientes, que actaen como mecanismo de seguridad en el caso que los canales habituales no funcionen 0 pudieran no funcionar. Lo mismo que con el personal, la gerencia debe tener canales de comunicacién abiertos con el exterior (clientes, proveedores, bancos, intermediarios, etc). Otro aspecto significative a tomar en cuenta es la comunicacién con el Consejo de AdministraciOn. Y finaimente, algunos elementos externos especiales deben tener canales apropiados de comunicacién; tales como auditores externos, asesores legales, analistas financieros, etc. 2.5 Supervision El objetivo de Ja supervision es asegurar que el sistema de contro! interno esté funcionando adecuadamente y que va adaptandose a las necesidades y cambios de las circunstancias. La gerencia debe disponer de los instrumentos necesarios para asegurarse de que esto es realmente asi La supervisién puede Hevarse a cabo de dos formas: A través de actividades y evaluaciones recurrentes 0 bien a través de actividades y evaluaciones especificas. Cuanto mas importantes sean las actividades recurrentes, menos necesidad habra de actividades especificas y esporddicas. 2.5.1 Actividades de Supervision Recurrentes Las actividades de supervision recurrentes son las siguientes: * Existencia de canales abiertos para que la gerencia reciba ideas e informacion de los empleados referente a tos sistemas ens! mismo o sobre su funcionamiento, + Revision sistemética por parte del departamento de auditoria intema de aspectos tanto puramente administrativos de cumpiimiento como operativos, 7con manifestacién de las debilidades observadas, recomendaciones de mejora y seguimiento de su implantacién. «Revision anual de los sistemas de control interno por parte de los auditores externos con el alcance requerido por la auditoria externa « La comunsacién sistematica 0 esporadica con terceros como: Clientes, Proveedores, entidades financieras, etc. 2.6.2 Actividades de Supervision Especificas ‘Aunque las actividades de evaluacién continua son esenciales, es conveniente realizar de vez en cuando evaluaciones de los sistemas de control interno dirigidas fundamentalmente a evaluar su efectividad Con frecuencia los departamentos, unidades de negocio, etc. realizan "auto examenes" de contro! interno, otras veces las revisiones se realizan intercambiando personal al mismo nivel, otras se utiliza a los auditores internos 0 a los auditores externos, etc. 2.5.3. Informacion sobre Deficiencias de Control interno Ei término “deficiencia” se define como cualquier situacién 0 condicién del sistema de contro! interno digna de atencién. Con ello se estan incluyendo no sola las posibles insuficiencias del sistema, sino también jos puntos susceptibles de mejora. 18CAPITULO 3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: 3.1, Ei Manual La empresa en el momento de implementar el control interno, debe elaborar manuales de procedimientos, los cuales deben incluir todas las actividades y establecer responsabilidades de los gerentes y empleados para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.” EI manual de procedimientos se elabora para obtener una informacion detallada, ordenada, sistematica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacion sobre pollticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones 0 actividades que se realizan en la empresa Las empresas en todo el proceso de disefiar e implementar el contro! interno, tienen que preparar e integrar todos los procedimientos, {os cuales forman el pilar para desarroliar adecuadamente sus actividades. Evaluar e! control interno por medio de los manuales respectivos afianza la fortaleza de fa empresa frente a las operaciones. En raz6n de la importancia del control interno para cualquier empresa se hace necesario el levantamiento de procedimientos actuales, 0 sea el mejoramiento continuo, los cudles son el punto de partida y el principal soporte para evar 2 cabo los cambios que con urgencia se requieren para alcanzar y ratificar ta eficiencia, efectividad, eficacia y economia en todas las actividades 3.2 Objetivos Y Paliticas Los objetivos y pollticas son los siguientes © El desarrollo y mantenimiento de una linea de autoridad para complementar ios controles de la empresa ? Giovanny E. Gomez, “Manuales de procedimlentos y su aptcackin dentrodet control interno." Gestiopolia.com, Mayo 2,002, P.1Una definicién clara de las funciones y las responsabilidades de cada epartamento, asi como la actividad de la empresa, esclareciendo todas las posibles lagunas 0 areas de responsabilidad pendientes de definir. * Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta informacién de los resultados operatives y de la empresa en conjunto * Un sistema de informacién para la gerencia y para los diversos niveles ejecutivos basade en datos de registro y documentos contables, y disefiado para presentar un cuadsa lo suficientemente informativo de las operaciones, asi como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos. * La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como la evaluacién y autocontrol que asegure un andlisis efectivo y de maxima proteccién posible, contra errores, fraudes y corrupeién. * La existencia del sistema presupuestario © que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando de este modo, la gestion proyectada y los cbietivos futuros. * La correcta disposicién de ios controles validos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y el desarrollo de las cualidades de los ‘empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfiues, asi como la extensién de los necesarios. 3.3. Contenido Titulo y cOdigo del procedimiento. Introduccion: Explicacién corta del procedimiento Empresa: Estructura micro y macro de la empresa Descripcién det procedimiento, ©. Odjetivos del procedimiento © Normas aplicables al procedimiento © Requisitos, documentos y archivo © Descripcién de la operacién y sus patticipantes © Grafico 0 diagrama de flujo del procedimiento 20* Responsabilidad: Autoridad o delegacién de funciones dentro de! proceso. * Medidas de seguridad y autocontro!: Aplicables al procedimiento * Informes: Econémicos, financieros, estadisticas y recomendaciones. * Supervision, evaluacion y examen: Entidades de control y gestion de autocontrol. Estos manuales se desarrolian para cada una de las actividades u operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y operativos de acuerdo con los lineamientos y exigencias establecidas por la gerencia A continuacién se explica los simbolos utilizados para elaborar un diagrama de flujo (simbologia ANSI), seguidamente se da el ejemplo de un manual de procedimientos y Su respectivo diagrama de fiujo. 23.4 Simbologia ANS! ANSI: American Nacional Standard Institute ha preparado una simbologla para epresentar flujos de informacion del procesamientto electrénico de datos Cc) Oo \/ OC O 22 Inicio o termino: Indica el principio o fin del flujo, puede ser accién o lugar; ademas se usa para indicar una unidad administrativa © persona que recibe o proporciona informacién Actividad: Describe fas funciones que desempena las personas involucradas en el procedimiento, Documento: Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere 0 salga del procedimiento Decision o Alternativa: Indica un punto dentro del fiujo en donde se debe tomar una decisién entre dos o més opciones. Archivo Indica que se aguarde un documento en forma temporal 0 permanente. Conector de pagina: Representa una conexién o enlace con otra hoja diferente, la que continua. Conector: Representa una conexién o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte de! mismo.3.5 Ejemplo Fecha 06-09-2,XXX EMPRESA EJEMPLO, S.A MANUAL DE PROCEDIMENTOS DEPARTAMENTO: COMPRAS PROCEDIMIENTO: COMPRAS No Actividad Responsable a Lienar formato de justificacién de requisicién con Interesado visto bueno del Gerente de Departamento. 2 ‘Aprobar, o solicitar ampliar la informacién dela | Gerente de solicitud, Compras 3 Dar visto bueno para cotizar ef requerimiento. Gerente General 4 Cotizar Gerente de Compras 5 ‘Analizar cotizaciones, dar visto bueno 9 solicitar Gerente | nuevas cotizaciones. General 6 ‘Autorizar la compra del bien, Gerente General 7 . Ejecutar la compra del bien. Gerente de Compras 8 Programar pago con base en la factura original ~ Gerente Financiero ~ Recibir el bien, supervisar, insialar y puestaen | Gerente de marcha del mismo 0 entregar el bien solicitado. Compras 23EMPRESA EJEMPLO, S.A DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Interesado Gerente de Gerente General Gerente compras. Financiero INICIO ) 1. Llenar 2 Aprobar formato de o solicita 3, Dar. Vo Bo. requisicién amplias Para cotizar 4, Cotizar 6. Autorizar compra 7. Bjecutar la compra | 8. Programar pago de factura 9. Recibiry i chequear el — bien 24CAPITULO 4 ORGANIGRAMAS DE LA ORGANIZACION 4.1 Organigramas Son sistemas de organizacién que se representan en forma intutiva y con objetividad. También son lamados cartas o graficas de organizacién. Consisten en hojas 0 cartulinas en las que cada puesto se representa por un cuadro que encierra el nombre del puesto (y en ocasiones de quien to ocupa) representéndose, por la unién de los cuadros mediante tineas, los canales de autoridad y responsabilidad? Los organigramas sefalan la vinculacién que existe entre si de los departamentos a lo largo de las lineas de autoridad principales Los organigramas revelan: * La division de funciones. * Los niveles jerérquicos. © Las lIneas de autoridad y responsabilidad. © Los canales formales de comunicacién. + Lanaturaleza lineal o staff del departamento. «Los gerentes de cada grupo de empleados, etc. * Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o seccién. Cabe mencionar que la naturaleza lineal o staff se indican por distintos colores, distintos gruesos de linea de comunicacién, pero la mas usual es marcando la autoridad lineal con linea llena, y la staff con linea punteada 4.2 Requisitos Los organigramas deben ser, ante todo, muy ciaros; por ello se recomienda ‘que no contenga un numero excesivo de cuadros y de puestos, porque esto, en vez de ayudar a la estructura administrativa de la empresa, puede producir mayores confusiones. Por ello, deben quedar separados entre si por espacios separados, > Marianela S, Mano Carrillo, “Organigramas”, Pagina web: hitp:// Organigramas_unamosapuntes him 25Los organigramas no deben comprender ordinariamerte a los trabajadores 0 empleados. Lo mas frecuente es empezar del Consejo de administracién, o Gerente General y terminarlos con los gerentes o supervisores del Utimo nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas. Cuando se desea que estos tltimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor e! nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. 43 Ventajas Las relaciones entre superiores y subordinados no existen debido a que se elabore el diagrama, sino mas bien, a las relaciones de dependencia esenciales. En cuanto a que el organigrama crea una sensacién de demasiada comodidad y covasione falta de empuje por parte de quienes han llegado, estos son asuntos de la gefencia general, reorganizar en el momento en que el ambiente de la empresa fo demande, desarrollar una tradicion de cambio y hacer que los gerentes ‘subordinados continven cumpliendo con estandares de desempefio adecuados y bien comprendidos. Los gerentes que piensan que se puede lograr un esplritu de equipo sin exponer con claridad las relaciones, se estan engafiando a s! mismos y preparan el camino para politicas, intrigas, frustracién, evasién de responsabilidades, fata de coordinacién, duplicacién de estuerzos, politicas indefinidas, toma de decisiones inciertas y otras evidencias de falta de eficiencia organizacional. Puesto que el organigrama muestra lineas de autoridad para tomar decisiones, e! simple hecho de presentar en organigrama una empresa puede mostrar, en ocasiones inconsistencias y complejidades y lievarlas a su correccibn. El organigrama también muestra a los gerentes y al personal nuevo como encajan dentro de toda la estructura. 4.4 Limitaciones Los organigramas estan sujetos a limitaciones importantes. En prmer lugar, un organigrama sélo muestra las relaciones formales de autoridad y omite las miitiples relaciones importantes informaies que se encuentran en una empresa tipicamente organizada, pero no todas. Muestra también las relaciones importantes 26de linea o formals. No muestra cuanta autoridad existe en cualquier punto de /a estructura. tra dificultad con los organigramas es que quiz4 tas personas confundan las Telaciones de autoridad con fa posicién en ia empresa. El gerente que depende del Consejo de Administracién de la empresa puede mostrarse en la parte superior de! organigrama, mientras que un gerente de linea quizé aparezca uno o dos niveles por debajo. Aunque una buena elaboracién del organigrama intenta hacer que los niveles en la gréfica estén de acuerdo con los niveles de importancia en la empresa, ng siempre puede hacerse asi. Este problema se puede manejar exponiendo con claridad las relaciones de autoridad y utilizando el mejor indicador de la posicién, 4.5 Clases Los organigramias pueden ser 45.1 Verticales 4.8.2. Horizontales 453 Circulares 48.4, Escalares 45.5. Mixtos 4.5.1 Organigramas Verticales En un organigrama vertical, cada puesto subordinade a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por lineas que representan la comunicacién de responsabilidad y autoridad. De cada cuadra del segundo nivel se sacan lineas que indican la comunicacién de autoridad y tesponsabilidad 2 los Puestos que dependen de él y asi sucesivamente. Algunos acostumbran poner el margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel administrative: Alta administracion, administracién _ intermedia, administracién inferior. A veces separan estos niveles jerarquicos con lineas punteadas. Ventajas: Son los mas usades y, por lo mismo, facilmente comprendidos. Indican en forma objetiva las jerarquias del personal PaDesventajas: Se produce el llamado "efecto de triangulacién’, porque, después de dos niveles, es muy dificit indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriria hacerse organigremas muy alargados. Esto suele solucionarse haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer nivel lineal de la empresa, y posteriormente hacer para cada divisi6n, departamento o seccidn, una carta suplementaria. Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son numetosos, uno sobre otro, ligados por a linea de autoridad y responsabilidad que corre a unos de los lados. 4.8.2 Organigramas Horizontales Representan los mismos elementos de! organigrama anterior y en la misma forma, s6lo que comenzando el nivel maximo jerérquico a la izquierda y haciéndose los demas niveles sucesivamente hacia la derecha Ventajas: Siguen la forma normal en que acostumbramos a leer. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulacion. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal, Desventajas: Son poco usados en practicas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la empresa, resultan los nombres de los gerentes demasiado juntos y, Por lo tanto, poco claros. 4.5.3 Organigramas Circulares Formados por un cuadre central, que corresponde a la autoridad maxima en la empresa, a cuyo rededor se trazan clrculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacién. En cada uno de esos clroulos se coloca a los jeles inmediatos, y se les liga con lineas, que representan los canaies de autoridad y responsabilidad. 28Ventajas Sefialan muy bien, forzando a ello, la importancia de ios niveles jerarquicos. Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status mas alto o mds bajo. Permiten colocar mayor numero de puestos en el mismo nivel, Desventajas: Resuttan contusos y dificiles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo gerente y que fuerzan demasiado los niveles 4.5.4 Organigramas Escalares Sefiala con distintas sangrias en el margen izquierdo los distintos niveles jerarquicos, ayudandose de !Ineas que sefialan dichos mérgenes. Ventajas: Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras Desventajas: Estos organigramas son poco usados, y aunque resuttan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente. 4.5.5 Organigramas Mixtos En este tipo de organigramas se pueden mezciar los tres tipos de organigramas anteriores (Vertical, Horizontal, Circular) en uno sélo, las empresas utilizan este tipo de organigramas debido a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen bajo su administracién y con ello buscan (a optimizacién del espacio en el que se encuentran trabajando, se debe tomar en cuenta que la mayorla de los documentos con los cuales se trabaja son de tipo tamafio carta por lo que se hace imprescindible el utilizar este tipo de herramienta para poder reconocer los diversos puestos que utiliza la empresa. 4.5.6 Ejemplo. Acontinuacion un ejemplo de los organigramas Vertical, Horizontal, Circular y Mito.ORGANIGRAMA VERTICAL EMPRESA: EJEMPLOS. A Junta de Accionistes cama) (ie rims) (Cecnneena incre ‘Ventas Depertamentales Investigaciones de Mercado Exportaciones ELABORADO POR: FECHA:([[exsenredur Od oaviseri 3)090% saiducD | — ‘UpDeHOdS 6p “A ‘SEUB oP O ‘saj200) seo V ‘SOTANala VSTdNa ‘IVINOZRIOH VWVADNVASNOORGANIGRAMA CIRCULAR EMPRESA: EJEMPLOS. A (rmx } \ vate Publcicedy {G. de mercadotecnia Propaganda 6 Genwal (Ceerenaa Ven G Fence coe Conte Tavertaos ELABORADO POR:sou oavidded ) (seo ksowain} [_secos } [sun] = (_eamtoro 7} cope | engoand en V SOTANGLa ‘VSTUINE OLXIN VINVEDINVONOCAPITULO 5 ELEMENTOS BASICOS PARA IMPLANTAR EL CONTROL INTERNO 5.1 La Contabilidad 5.1.1 Concepto La Contabilidad es 1a ciencia que se rige y registra, de acuerdo con Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), Leyes, Proyectos, y Pollticas Contables para obtener, ordenar, registrar, clasificar, controlar, analizar e interpretar las operaciones tealizadas por la empresa en un tiempo determinado con el propésito de informar su situacién econémica y fnanciera; pudiendo asi tomar decisiones administrativas, econémicas, financieras y contables. * Mantener la informacién contable actualizada permite a la gerencia ta tama de decisiones sélidas y buscar las alternativas mds productivas para la empresa en el momento oportuno. ‘La informacién suministrada por la Contabilidad puede usarse tanto directa como indirectamente por los siguientes: USUARIOS DIRECTOS USUARIOS INDIRECTOS Propietarios / Accionistas Asociaciones Comerciaies Gerentes Entidades financieras Acreedores Boisa de valores Proveedores Abogados: Autoridades fiscales ‘Autoridades gubernamentales Empleados Prensa financiera “ pagina web hup:/iContbilidadl concepto de contailiéad him 345.1.2 La Contabilidad y sus Relaciones La contabiidad es parte de las actividades econémicas ya sea de personas naturales 0 personas juridicas, que conducen necesariamente a relacionar ta contabilidad con cada uno de ellos. 5.1.2.1 Con el Estado La contabilidad para ei estado es el instrumento canalizador de las actividades de toda institucién publica, que le permite controlar y tomar decisiones, para cumplir con Ia funcién de administrar bienes, recursos y obligaciones con el estado. 6.1.2.2 Con el Derecho Tributario La contabilidad le permite controlar adecuadamente las situaciones financieras de las empresas por medio de sus balances o anexos ademés facilita Una répida y eficaz liquidacién control y cobro de impuestos que se transformarén en gastos e inversion publica para satisfacer las diferentes necesidades de la comunidad. 5.1.2.3 Con la Economia La contabitidad se encarga de recopilar, registrar, clasificar, analizar e interpretar fa riqueza ya sea de origen privado 0 publico. 5.1.2.4 Con la Documentacion Comercial EI conocimiento contable se encarga del anélisis y registro de los documentos que legalizan las transacciones realizadas por la empresa. 5.1.2.5 Entre la Empresa y las decisiones de gerencia El siguiente diagrama explica el proceso de la relacién entre la empresa y las decisiones de gerencia 355.1.3 Principales Herramientas de la Contabilidad Las principales herramientas que usa la contabilidad son los estados financieros. Los ms utiizados son el balance general, el estado de resultados y el flujo de efectivo; los que se explican a continuacion. 5.1.3.1 Estados Financieros. Son ef resumen de los resultados de las diferentes transacciones econémicas de una empresa en un perlodo determinado 5.13.2 Balance General Muestra los saidos de los activos, los pasivos y el patrimonio de la empresa a una determinada fecha, es decir, qué tiene, qué debe y qué pagé. * Activo: Todo aquello que pertenece a la empresa. Por ejemplo: Dinero en efectivo, cuentas por cobrar, propiedad planta y equipo, Inventarios, etc. * Pasivo: Obiigaciones que tiene la empresa ante terceros que no son propietarios de la empresa. Por ejemplo: Cuentas por pagar a proveedores, préstamos, sueldos por pagar, etc. * Patrimonio: Deuda que tiene la empresa con sus propietarios. Por ejemplo Utilidades retenidas, capital social, etc 5.1.3.3, Estado de Resultados Reporta (as transacciones que se realizan en una empresa en un tiempo determinado. Muestra los ingresos, los gastos y la utilidad o pérdida generada. Este debe incluir todas las partidas que representan ingresos 0 ganancias y gastos o pérdidas originadas durante el periodo en cuestion. 37Las cuentas mas comunes son las siguientes * Ventas netas: Todo lo que hemos recibido derivado de! giro dei negocio, menos las devoluciones, descuentos, rebeias, etc. + Otros ingresos: Se anoian los ingresos que no provienen de la actividad Principal de la empresa, pero que se relacionan directamente con ella + Costo de ventas: Se incluye los costos de los productos comprados para ser vendidos, los gastos efectuados para prestar nuestros servicios, etc. * Gastos de ventas: inckye los gastos directamente vinculados a las operaciones de ventas. * Gastos de administracién: inoluye ios gastos directamente vinculados a la gestién administrativa * Otros ingresos y egresos: Inciuye los ingresos y egresos que no se derivan de la actividad de la empresa. Por ejemplo: Los dividendos, intereses, utilidades Provenientes de valores, acciones, gastos financieros, gastos de descuentos, pérdidas provenientes de los valores, etc. + Otros: Impuestos, participaciones y deducciones y partidas extraordinarias 5.1.3.4 Estado de Flujos de Efectivo. La informacién del flujo de efectivo es util porque suministra a los usuarios de los estados financieros las bases para tomar decisiones, evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo y equivalentes de efectivo, asi como las necesidades de liquidez. Las empresas deben elaborar un estado de flujo de efectivo, de acuerdo con los requisitos establecidos en la norma intemacional de contabilidad numero 7 (NIC 7 revisada en 1,992) y se debe presentar como parte integrante de los estados financieros, para cada perlodo en que sea obligatoria la presentacién de éstos. Los usuarios de los estados financieros estén interesados en saber como la empresa genera y utiliza el efectivo y los equivalentes de efectivo. Esta necesidad es independiente de la naturaleza de las actividades de la empresa. Todas las empresas independientemente de su actividad necesitan efectivo para llevar a cabo ‘sus operaciones 385.1.4 La Nomenclatura de Cuentas 5.1.41 Definicion Cuenta Contable es el nombre o denominacién que se usa en la Contabilidad para registrar, clasificar y resumir los incrementos 0 disminuciones de acuerdo a su naturaleza y clasificacién 5.1.42 Condiciones para denominar una cuenta El nombre 0 denominacién de una cuenta que se asigna a un grupo de bienes, valores, obligaciones, hechos 0 servicios se requieren de los siguientes requisite El nombre de la cuenta debe ser explicito, es decir que su denominacién debe entender y apreciar la naturaleza de la cuenta. Ejempio: Bancos, arrendamientos, etc. El nombre de la cuenta debe ser completo, con el fin de evitar dudas o malas interpretaciones. Ejemplo: Bancos en moneda nacional, atrendamientos, etc. 5.1.43 Clasificacién. Las més utilizadas son: ‘Seguin su naturaleza Personales Ejemplo; Cuentas por Cobrar Impersonales Ejemplo: Caja Seguin al grupo que pertenecen: Activos Ejemplo: Bancos Pasivos Ejempio; Documentos por Pagar Patrimonio Ejemplo: Aportes de Capital Gastos Ejemplo: Arrendamiento Ingresos Ejemplo: intereses percibidos 39Por el estado financiero: Balance general Elemplo: Propiedad planta y equipo Estado de Resultados Ejemplo: Ventas Por el saldo. Deudoras Ejemplo: Sueldos Acreedoras Ejemplo: Intereses Ganados 5.1.5 El Plan de Cuentas 5.1.6.1 Definici6n Es la lista de cuentas ordenadas e identificadas metédicamente, de manera especifica para un mejor manejo, que sirve de base al sistema contable para el logro de sus fines. 5.1.5.2 Importancia EI plan de cuentas es un manual de consulta que sirve para ordenar y clasificar las cuentas para la presentacién de los Estados Financieros. 5.1.5.3 Estructura El plan de cuentas debe ser analitico, claro de acuerdo con las necesidades para la cual fue creada. Se realiza de acuerdo a un estudio previo, que le permita conocer sus metas, y ademas debe reunir las siguientes caracteristicas: * Sistematizacién en el ordenamiento, * Flexibilidad para aceptar nuevas cuentas. * Homogeneidad en los agrupamientos practicados. * Claridad en fa denominacién de las cuentas seleccionadas. Por otro lade el plan de cuentas debe partir de agrupamientos convencionales para ello se presenta en los siguientes niveles 40Primer nivel. El grupo: Esta dado por las siguientes situaciones. Situacién Financiera =e Activos Pasivos. Patrimonio Situacién Econdmica =e Cuentas de resultado acreedoras (Ingresos). Cuentas de resultado deudoras (gastos) Situacion Potencial ae Cuentas contingentes. Cuentas de orden. 4lSegundo nivel. El sub-grupo: Es la division de los grupos, bajo el criterio de uso generalizado asi: 4.- El activo. Se integra bajo el criterio de liquidez. * Activo circulante o corriente. * Activo Fijo 0 propiedad, planta y Equipo. + Diferido y otros activos. 2.- El pasivo. Se integra bajo el oriterio de temporalidad. ‘* Pasivo corriente o a corto plazo. + Pasivo Fijo 0 largo plazo. + Diferido y otros pasivos 3.- El patrimonio, Se integra bajo el criterio de inmovilidad. * Capital + Reservas ‘© Superdvit de Capital © Resuttados 4- Las cuentas de resuttado deudoras (gastos). Se integra asi + Operacionales. * No Operacionales * Extraordinarias 5.- Las cuentas de resultado acteedoras (ingresos). Se integran as! ‘* Ingresos Operativos. ‘* Ingresos No Operativos. + Ingresos Extraordinarios 6 - Las cuentas contingentes. Se integran en: + Deudoras. * Acreedoras. a7.- Las cuentas de orden. Se integran en © Deudoras © Acreedoras. 5.1.6 El Cédigo de Cuentas. 5.1.61 Definicion Es la expresién resumida a través de nimeros, letras y simbolos, es decir que el cédigo de cuentas reemplaza el nombre propio de! dato que debe registrarse procesarse e informarse. 5.1.6.2 Importancia Facilta el registro y el procedimiento de cuentas. 5.1.6.3 Caracteristicas Ser flexible. Capacidad de intercalar nuevos items Ser amplio. Capacidad de intercalar nuevas categorias o jerarquias. ‘Ser funcional. Capacidad de funcionar a través de cualquier medio. 43§.1.6.4 Sistemas de Codificacion. => Cuando se asigna a cada cuenta un cédigo por una o ‘ALFABETICO, a varias letras. : Es la asignacién de nimeros como —_cbdigos para NUMERICO identificar las cuentas, _MEmoracnicos > Es la asignacién de cédigos, en las abreviaturas de los : nombres de las cuentas 7 E 7 Es Ja utlizacién indiferente o simulténeamente de MIXTOS => numeros, letras 0 abreviatura. 5.1.6.5 Métodos de Codificacién Método Simple. Se debe asignar un numero, respetando la serie cronolégica, este método no permite una clasificacién jerarquica. Método Simple Saitado, Es aquel que se ordenan los datos bajo criterio sata 0 interrumpe, con el objeto de interpretar en un futuro nuevos datos. Tampoco permite jerarquizar jos datos. Método en Bloque. Establece un tipo de agrupamiento y de jerarqula al determinar limites respectivos en serie numérica generaimente el limite esta dado por el (0) Ejemplo: 4-10 ACTIVO 4-20 PASIVO 4-30 PATRIMONIOMétodo De Digttos Finales, Son aquellos que estan a la derecha, y constituyen realmente el c6digo. Este método sirve para disminuir la informacion Ejemplo: Se utiliza para precios de venta 25101 32102 «43 103 Método Decimal Punteado. Este método es prctico, facil de entender y descifrar este método es el mas utilizado en la practica contable. Ejemplo: Grupo Sub. Grupo Cta. Mayor Gral Cta, Mayor Aux. 1 14 4.1.01 4.1.01.03, 1 14 4.1.02 4.1,02.05 En el momento que se entra en una jerarqufa inferior, se respeta el cédigo de la jerarquia mayor. 5.1.6.6 Ejemplo de Nomenclatura de Cuentas: 1 ACTIVOS 14 ACTIVO CORRIENTE 1.4.01 CAJA 1.1.02 CAJACHICA 4.1.03 BANCOS 12 ACTIVOS NO CORRIENTES 4.2.01 EQUIPO DE OFICINA 1.2.02 MUEBLES DE OFICINA 1.2.03 EQUIPOS DE COMPUTACION 1.204 VEHICULOS 1.2.08 MAQUINARIA Y EQUIPO 2 Pasivos 24 PASIVOS CORRIENTES 2.1.01 PROVEEDORES 2.1.02 SUELDOS POR PAGAR 452.1.03 22 2201 2202 34 3.1.01 3.2 3.201 33 3.3.01 3.4 3.401 44 41.01 42 4.2.01 43 4.3.01 51 5.1.01 5.1.02 5.1.03 52 5.2.01 5.2.02 5.2.03 5.2.04 5.3 §.3.01 5.3.02 PRESTAMOS BANCARIOS A CORTO PLAZO PASIVOS NO CORRIENTES HIPOTECAS POR PAGAR A LARGO PLAZO PRESTAMOS BANCARIOS A LARGO PLAZO PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL CAPITAL AUTORIZADO RESERVAS LEGAL SUPERAVIT ACUMULADO SUPERAVIT ANIO X,XXX PERDIDAS ACUMULADAS PERDIDA ANO X,XXX INGRESOS OPERACIONALES VENTAS NO OPERACIONALES ARRENDAMIENTOS EXTRAORDINARIOS VENTA DE ACTIVOS FIJOS GASTOS GASTOS DE ADMINISTRACION SUELDOS Y SALARIOS GASTOS DE REPRESENTACION SUMINISTROS DE OFICINA GASTOS DE COMERCIALIZACION SUELDOS Y SALARIOS GASTOS DE REPRESENTACION SUMINISTROS DE OFICINA PUBLICIDAD GASTOS GENERALES SUELDOS Y SALARIOS GASTOS DE REPRESENTACION5.3.03 SUMINISTROS DE OFICINA, 5.3.04 PUBLICIDAD 5.3.05 MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 5.2 Formularios o Formas Los formularios 0 formas impresas constituyen en la mayor parte de los casos los documentos bésicos para el registro de Jas transacciones contables y comerciales. Hay una gran variedad de formularios impresos como recibos, cheques, requisiciones de materiales y productos, recibos de salarios, ordenes de compra, etc. para los cuales no hay un solo modelo; sin embargo son de gran importancia para la puesta en marcha de un control interno. Aigunas regias para la elaboracién de las formas son las siguientes: ‘* Elmodelo debe ser sencillo, pero al mismo tiempo debe precisar su objetivo y contener los datos necesarios. ‘+ Debe haber una instruccién al personal que va a tener a cargo el manejo de Jas mismnas, para evitar errores al ponerias en practica. * El disefo de las formas y tegistros debe estar relacionado con los procedimientos adoptados para evitar que se cometan errores y optimizar tiempo y recursos. * Es conveniente en las formas donde se usan numeros obligar a cruces de numeros, por ejemplo: Todos los sub-totales deben coincidir con el total, etc «Las formas se deben imprimir con el numero de copias necesarias, en este sentido conviene el uso de dislintos colores para facilitar su tramite, por ejemplo: La original blanca contabilidad, la copia rosada archivo de la persona responsable del uso de la forma © Imprimir tas formas de tamafios uniformes, para faciltar su archivo. * Las formas deben tener numeracién impresa para su respectivo control. Es de importancia darle seguimiento al uso que se haya dado a cada forma y por medio de la correlatividad se puede ejercer un mejor control. * Las formas deben tener espacio para que firmen las personas relacionadas con el documento, con el fin de establecer responsabilidades. 47* En tas formas también es conveniente imprimir las instrucciones de uso de la mismas; evitando malas interpretaciones en su aplicacién 5.3 Los Presupuestos Un presupuesto es el resumen de expresar en términos cuantitativos los planes de una empresa con fines de lucro 0 no, o los de una persona individual, este ayuda a alcanzar metas financieras u operacionales.® Los presupuestos son tan universales como el concepto de planeamiento, el presupuesto también es considerado a menudo como un plan financiero, este gula a los gerentes a través de la actividad comercial. Los presupuestos muestran anticipadamente los ingresos, los gastos y la posicion financiera de una empresa en aigtin punto futuro en el tiempo, la prediccién ayuda a la funcién de control en los dos siguientes aspectos principales Numero uno: Al mostrar jos fesultados que se obtendran si se ponen en marcha las proyecciones actuales, el presupuesto revela areas que requieren atencién o acciones correctivas, Un presupuesto que indica que no se podrén lograr los ‘objetivos que se persiguen, 0 que el capital de trabajo no sera suficiente, puede por ejemplo ayudar a la gerencia a actuar con anticipacién, con el objeto de cambiar la proyeccién de ingresos y obtener financiamiento adicional. Numero dos: Un segundo uso de los presupuestos para fines de control es el de evaluar el rendimiento, es decir que este control no se ejerce directamente sobre los ingresos y fos gastos si no sobre las personas, porque estas son las encargadas y responsables de las diferentes funciones comerciales y de los resultados de los ingresos y gastos que se estimen. Los presupuestos son el modelo contra el cual puede compararse el rendimiento de una persona o gerente, esto hace que los presupuestos no gocen de simpatia general, porque estos restringen la libertad de accién y la obligacién de seguir un plan ordenado. Una significativa participacion de * Walter B. Meigs, Charles B. Jonson, Robert Meigs, Contabilidad La Base Para Decisiones Gerenciales (México: Editorial McGraw-Hill, 1988) P.975 48los gerentes en todos los niveles de la empresa para la preparacién del presupuesto, seré de gran importancia para el éxito del planeamiento presupuestal El Presupuesto maestro 0 principal es el resumen de los presupuestos de todos los departamentos 0 dreas de responsabilidad de la empresa Los principales pasos para elaborar un presupuesto maestro pueden describirse de la siguiente manera’ * Establecer metas basicas y planes para la empresa. * Preparar una proyeccién de ventas o ingresos para el perlodo del presupuesto La proyeccién debe basarse en las condiciones econémicas que se prevean, esto es importante por ia relacién que existe con las compras, el nivel de inventario, los requerimientos de fondos, los gastos de operacién ‘Todos estén regidos por el volumen de ventas 0 ingresos que se espera. * El clculo de los costos de las mercanclas vendidas y de los gastos de operacién, Estos cakculos dependeran directamente def presupueste de ventas y de un completo conocimiento sobre la relacién existente entre los gastos y el volumen de actividades. * Determinacién del presupuesto de caja, los resultados operacionales y el balance pro forma al final del periodo de! presupuesto. 495.4 La Auditoria 5.41 Concepto Es un proceso sistemético para obtener y evaluat evidencia de una manera objetiva respecto de las afirmaciones concernientes a actos econémicos y eventos. Para determinar el grado de correspondencia entre estas afirmaciones y criterios establecidos y comunicar los resultados a los usuarios interesados.® 5.4.2 Vigilancia del Control interno mediante la Auditorla Interna En la auditoria interna es necesario establecer los programas de trabajo en forma escrita, es decir un plan de auditoria ya sea un departamento de auditoria interna 0 una persona que tenga fa funcién de auditor interno tiene que preparar sus programas de trabajo con anticipacién para que el trabajo sea eficaz, sobre todo cuando se tiene asistentes a quienes hay que delegarles las distintas actividades de auditoria interna. Muchas personas tienen la idea erronea que la auditoria interna tiene que comprobar todas las operaciones que se llevan en un negocio, en realidad esto no es necesario si se evalia debidamente el control interno y si este esta funcionando de una manera eficaz. En resumen a auditorla interna al ser un apoyo para la gerencia realiza las actividades de inspeccionar el trabajo del departamento de contabilidad, vigilar el correcto funcionamiento del contro! interno, realizar auditorlas sorpresivas de las diferentes areas de un negocio, asi como tambien de la revision de los estados financieros det mismo. 5.4.3 Funciones de la Auditorla Interna y Exterma La auditorla interna es una actividad de evaluacién independiente dentro de una organizacién para la revisién de las operaciones, como un servicio a la gerencia Es un control gerencial que funciona midiendo y evaluando la efectividad de los otros controles. El objetive de la auditoria interna es asistir a todos los miembros de la administracién en el efectivo cumplimiento de sus responsabilidades, ‘suministréndoles anaiisis, evaluaciones, recomendaciones y comentarios pertinentes respecto a las actividades revisadas. ‘a auditorla intefna se interesa en todas las ‘Kell Ziegler, Avditoria Moderna (México: Compafia editorial Continental, S.A. 1.987). P.22 50fases de la actividad de fa empresa donde se pueden prestar los servicios a la administracién, Esto implica ir mas allé de los registros contables y financietos para obtener un entendimiento completo de las operaciones bajo revisién Las responsabilidades de la auditoria intema en la empresa deben ser claramente establecidas por la politica administrativa, La autoridad correspondiente debe proporcionar a fa auditorla interna completo acceso a todos los registros, propiedades y personal, pertinentes al asunto bajo revisién. La auditoria interna debe ser libre de revisar y evaluar las politicas, planes y procedimientos y registros. La independencia es esencial para la efectividad de la auditorla interna, Esta independencia se obtiene principaimente por medio de la ubicacién y objetividad de la empresa. La ubicacién en la empresa de fa funcién de la auditoria intema y el apoyo concedido 2 ela por la administracién, son los principales determinantes de su alcance y valor. La objetividad es esencial para la funcién de auditoria. Por esta razén un auditor interno no debe desarrollar e instalar procedimientos, preparar registros, u ‘ocuparse de cualquier otra actividad que normalmente él revisaria y evaluarla o que podria ser razonablemente interpretada como que compromete su independencia Sin embargo, su objetividad no necesariamente se vera afectada adversamente, por su determinacién y recomendacién de las normas de contro! que deben aplicarse en el desarrollo de los sistemas y procedimientos bajo su revision. Debido a que la funcién de auditoria interna se vuelve mas compleja, la auditorla externa depende aun mds de! trabajo de la auditoria interna, La auditorla externa realiza normaimente una auditoria para expresar una opinién razonable de fos estados financieros presentados. Muchos de sus procedimientos son simitares a los de la auditoria interna La diferencia principal entre la auditorla interna y la extema es la independencia, Mientras los auditores internos deben ser independientes (organizativa y objetivamente) de Ja linea de actividades, no puede ser totalmente independiente de su empleador. Para satisfacer los requerimientos legales de informacién y las necesidades de ciertos usuarios de la informacion financiera, debe 51involucrarse al auditor extemo. Tanto la auditoria interna como externa realizan un servicio valioso para los inversionistas. Los auditores internos frecuentemente facilitan el trabajo de los auditores externos al: ‘+ Trabajar directamente con los auditores externos durante su examen. * Planear los procedimientos de auditorfa interna después de consultar con los auditores externos. * Documentar claramente el alcance de la auditorla (por ejemplo usando memorando de planificacién y programas de auditoria bien redactados, cédulas de trabajo). El trabajo de los auditores internos no puede ser sustituido por el trabajo de los auditores extemos, sin embargo e! auditor externo debe considerar los procedimientos, si los hay efectuados por los auditores internos para la determinacin de la naturaleza, oportunidad y alcance de sus propios Procedimientos de auditorla. 52CAPITULO 6 CICLO DE INGRESOS 6.1 Enfoque de Ciclo Las transacciones podrén agtuparse dentro de una empresa mediante unidades operativas, tales como divisiones y departamentas, funciones tales como la facturacion a los clientes y elaboracién de néminas 0 ciclos. Dentro del contexto de control interno los ciclos se refieren a las principales areas de actividades de negocios de una empresa. El enfoque del ciclo requiere la identificacién de las reas principales de actividad, las principales clases de transacciones dentro de la actividad y los pasos o funciones asociados con cada clase de transacciones. Un ciclo tiene diferencias en estructura organizaciona! entre empresas y permite el rastreo de transacciones desde su iniciacién hasta completar los efectos Uitimos sobre ios estados financieros de una empresa. Los ciclos son ampliamente utiizados por la administracién al disefiar sistemas de control interno y por jos auditores al evaluar el control interno”. 6.2 Naturaleza del Ciclo de Ingresos El ciclo de ingresos de una empresa consiste en actividades que se relacionan con el intercambio de bienes y servicios con clientes tanto de efectivo, como de los cobros de las ventas que fueron efectuadas al crédito. Para una empresa comercial las clases de transacciones comprendidas dentro del ciclo de ingresos incluyen ventas, ajustes sobre ventas, descuentos y rebajas sobre ventas, cuentas incobrabies y entradas de efectivo 6.3 Control Intemno sobre Transacciones de Ventas al Crédito de Cuentas por Cobrar. Las ventas se realizan tanto de contado como al crédito, en este punto se trata el control interno sobre las ventas al crédito y mas adelante el de las ventas de contado dentro de manejo del efectiva, "Kell, Ziegler. Auditoria Modema p 232 33Los siguientes puntos son bésicos para la comprensién de las transacciones de ventas dentro de ciclo de ingresos: 6.3.1 Funciones Ejecucién © Aceptar la orden del cliente © Aprobar ef crédito * Despachar la orden de ventas © Facturar al cliente Registro * Contabilizar las transacciones de ventas © Actualizar la cuenta corriente del cliente © Actualizer los registros de inventarios Custodia * Proteger las integraciones de cuentas corrientes de clientes * Mantener actualizados los saldos de clientes, 6.3.2 Documentos Comunes * Orden del cliente. Constituye una solicitud de mercancias por parte de un cliente, esta orden se recibe directamente del cliente o a través de un agente vendedor. * Orden de Ventas, Forma que muestra la descripcién, cantidad y demas informacién importante contenida en la orden del cliente. Sirve como base de procesamiento interno de la orden del cliente por parte del vendedor. * Documento de embarque. Forma utilizada para mostrar los detalles y fechas de cada embarque. Debe estar representando bajo la forma de un conocimiento de embarque que constituye la aceptacién formal de la recepcién de bienes pera entrega por parte de una empresa 34* Factura de ventas. Forma que muestra el detalle de una venta incluyendo el importe adeudado, términos y fecha de ventas. Es utiizada como documento egal para cobrar a los clientes y proporciona la base para registrar la venta « Resumen de ventas diarias. Informe que revela el total de facturas de ventas expedidas durante el dia. Se utiliza como medio de control para asegurarse de que todas las facturas se registran « Estados de cuenta de clientes. Informe enviado a cada cliente que muestra el saldo inicial, transacciones durante el mes y el saldo final. 6.3.3 Registros Contabies ‘* Contabilidad. Uso de las cuentas apropiadas para un buen control contable. * Operacién de la cuenta corriente e integracién de cuentas, as! como los registros de inventarios, 6.3.4 Archivos * Archivo de clientes autorizados. Lista de clientes a los que se les puede aceptar pedidos. ‘© Archivo de crédito de clientes. Historial de crédito y cobro para cada cliente. © Lista de precios. Muestra precios autorizados para articulos ofrecidos para la venta, * Archivo de érdenes de clientes. En este se incluye ordenes de ventas no despachadas. ‘* Archivo de cuentas de clientes. Contiene documentacién de soporte de cada una de las cuentas de clientes. * Archivo de facturas de ventas. Contiene copia de facturas que se envian a los clientes. 6.3.5 Importancia Relativa y Riesgo Las ventas representan Ja principal fuente de ingresos y constituyen el Principal componente en la determinacién de la utildad neta, También es bastante comin que el costo de fas ventas, represente el costo mas importante dentro def estado de resuttados. Numerosos pasos estén involuctades en Ia ejecucion y tegistro de las transacciones de ventas, en consecuencia los erfores e€ 55imegularidades de cifras significativas para los estados financieros pueden surgir del Procesamiento de las transacciones de ventas. El riesgo de tal suceso esta inversamente relacionado con la eficacia de los controles intemos respecto a ellas. 6.3.6 Las Transacciones de Ventas deben estar debidamente ejecutadas Estas estén debidamente ejecutadas cuando (1) sean autorizadas por personal que actie dentro del alcance de su autoridad y (2) las transacciones ejecutadas estan de conformidad con ios términos de lo autorizado. La ejecucién de transacciones de ventas involucra una serie de pasos y funciones, Por lo tanto se debe reconocer objetives de contro! contable especifico para cada funcién como sigue: [FUNCION SOF 1. Aceptacién de Las érdenes para ventas se aceptan de acuerdo con el 6rdenes de clientes. criterio de autorizacion de la gerencia. 2. Aprobacién del El crédito se otorga sobre la base de pollticas y limites crédito. de crédito establecidos por la gerencia. 3. Suttir las Srdenes de | Las ordenes se surten de conformidad con érdenes de venta. ventas aprobadas. ‘4, Ordenes de embarque | Los embarques se hacen sobre la base de érdenes de | de ventas ventas aprobadas. 5. Facturar a clientes. Todos los embarques son facturados a precios y términos autorizados Los principios de controi intemo aplicables a la ejecucién de transacciones de ventas se explican a continuacién’ 6.3.6.1 Procedimientos de Autorizacion El gerente de Ventas tiene la responsabilidad de la autorizacién general de precios, términos y condiciones de ventas. Se requiere autorizaciones especificas en cuatro puntos: (1) en el otorgamiento del crédito, (2) en el establecimiento de precios y términos, (3) surtir y embarcar ta orden y (4) facturar al cliente. Estos puntos siempre estén presentes, ya sea en forma total o condensada. Los procedimientos 36de autorizacién deben considerar (1) asignacién de responsabilidad para autorizaciones y aprobaciones a departamentos y/o individuos y (2) documentacion de la accién tomada Para las ventas a crédito en e! mostrador, el departamento de créditos puede otorgar tarjetas de créditos emitidas por la propia empresa; previa investigacién del cliente, mismas que los empleades de ventas estarén autorizados para aceptar. En otros casos, 08 empleados estaran autorizados para aceptar tarjetas de crédito autorizadas en el sistema financiero. 6.3.6.2 Separacién de Funciones Cada una de las funciones involucradas en la ejecucion de transacciones de ventas se deben asignar 2 diferentes departamentos y /o individuos. El personal que participe en estas funciones, no debe registrar las transacciones o tener la custodia de las cuentas por cobrar resultantes. Con base en el cuadro siguiente la asignacién de responsabilidad para cada funcién es la siguiente: FUNCION DEPARTAMENTO ACTIVIDADES RELACIONADAS 1. Aceptar las Ventas Recibir ordenes, expedir ordenes de ventas, ordenes de acudir a la lista de clientes autorizados, clientes investigar, aceptar un nuevo cliente y conservar un archivo de ordenes no despachadas. 2.Aprobar el “Créditos ~~ Rastrear clientes para archivos de crédito, - crédito seftalar aprobaciones en las ordenes de ventas y conservar archivo de crédito de los clientes. 3Surtir | Bodega Mantener custodia sobre inventario, suri ordenes de ‘ordenes, érdenes por especificaciones; firmar y ventas sellar de despachadb las ordenes ya entregadas,FUNCION | DEPARTAMENTO ‘ACTIVIDADES RELACIONADAS 4, Embarcar Embarque “Asegurar que haya concordancia entre articulos ordenes de embarcados con érdenes de ventas, empacar y ventas ‘embarcar articulos, preparar documentacién de embarque y obtener documentacién de transportistas. 6. Facturaral | Facturacién | Cotejar documentacién de embarque con las cliente Ordenes de venta, facturar a los clientes a los Precios autorizados y términos, preparar y enviar facturas, preparar reportes de ventas diarios 0 globales de facturacién. Las funciones se realizan en secuencia, por lo tanto la orden no podra surtirse antes que el crédito sea aprobado y al cliente no le seré facturado en tanto no sea confirmada la existencia y embarcacién de articulos. 6.3.6.3 Procedimientos de Documentaci6n, Los documentos fuente, basicos para ejecutar transacciones de venta son: (1) orden de verttas, (2) documentos de embarque, (3) facturas de ventas y (4) resumen de ventas diarias. Para lograr el maximo de control, los primeros tres tipos de documentacién deben estar numerados por anticipado y posteriormente controlados, La orden y la factura de ventas deben indicar la clasificacion de cuenta apropiada y codificacién para cada transaccién. Los procedimientos de documentacién deben prever una rapida facturacién a los oliertes. Para lograr este objetivo algunas empresas requieren que un supervisor del departamento de facturacién periédicamente revise que la facturacién sea en la fecha de embarque y /o entrega de los productos al cliente. 6.3.6.4 Controles Fisicos Los controles fisicos bajo la forma de equipo mecdnico son ities en la ejecuoién de transacciones de ventas, el ejemplo clésico es el uso de cajas registradoras, 0 computadoras para indicar el importe de ventas. Estos equips emiten facturas prenumeradas, la original se entrega al cliente y el duplicade como evidencia de venta y archivo para contabilidad. 586.3.6.5 Verificacién Interna Independiente Existen innumerables maneras para realizar verificaciones internas independientes al ejecutar las transacciones de ventas, por ejemplo: El departamento de embarque por lo general debe comparar los articulos recibidos de bodega conjuntamente con fa orden de ventas, antes de proceder a embarcar fa mercaderla. Dentro del departamento de facturacién las érdenes de ventas se cotejan con los documentos de embarque antes de proceder a elaborar las facturas, ‘Adems, dentro de un sistema manual o computarizado un segundo empleado de facturacion comprueba ia correccién de cada factura antes de ser enviada al cliente y debe llevar un control de todas las factura prenumeradas. 6.3,7 Las Transacciones de Ventas deben estar debidamente registradas. Para cumplir con este objetivo de control interno operativo, las funciones 0 pasos de registro de las transacciones de ventas deben realizarse adecuadamente. Por lo tanto se debe reconocer objetivos especificos de control contable y la asignacién de responsabilidad para cada funcién como sigue: FUNCION DEPARTAMENTO OBJETIVO ESPECIFICO DE CONTROL GONTABLE 4.Contabilizar y Contabilidad Todas las ventas deben estar actualizar las correctamente contabilizadas en transacciones de cuanto a importe, clasificacién y ventas. perfodo contabie. 2.Actualizar las Contabilidad de~~"| Las ventas se deben contabilizar | cuentas corrientes de | cuentas por cobrar | de inmediato de una forma correcta clientes, en las cuentas de los clientes. (i ‘Actualizar los | Contabilidad 8 ventas rapida y correctamente registros de Inventarios deben actualizar los registros de | inventarios inventarios. 59A cortinuacién se explican algunos principios de control interno aplicables al registro de las transacciones de ventas. 6.3.7.1 Separacién de Funciones Una adecuada separacién de funciones se ha hecho resaltar anteriormente El personal del departamento de contabilidad no deber patticipar en la realizacion de la transaccion de ventas, ni tampoco debe tener custodia sobre activos que resulten de esas transacciones, Si el mismo empleado factura al cliente, registra ta venta y lleva y maneja la contabilidad de clientes, tal persona podria registrar incorrectamente el importe de fa venta y ocultar el error 6.3.7.2 Registro Contable y Procedimientos Los documentos fuente para registrar las transacciones de ventas en la contabilidad son las facturas notas de débito y notas de crédito, todos estos en secuencia numérica y cronoligica. Este registro afecta en la contabilidad la cuenta cortiente de clientes, ventas, rebajas sobre ventas, inventarios y costo de ventas. Toda esta documentacién de soporte se archiva en el departamento de contabilidad y créditos para consultas posteriores y auditorla. 6.3.73 Verificacién Intema Independiente La verificacion de jos registros diarios de ventas debe constatarse internamente mediante la intervencién de un asistente del contador quien (1) controla la secuencia numérica (2) debe establecer a concordancia de! resumen de ventas diario con los totales, 60En cuanto a la custodia de las cuentas por cobrar las funciones y objetivos especificos de control contable son las siguientes: FUNCION DEPARTAMENTO OBJETIVO ESPECIFICO DE CONTROL CONTABLE 1.Proteger el controf Contabilidad El acceso a las cuentas corrientes de de cuentas clientes se restringe al personal corrientes de autorizado de contabilidad. clientes 2Mantener correcto | Contabilidad [Los saldos registrados para los clientes el saldo de clientes se Verifican de una manera independiente con los clientes y a intervalos razonables. 3. Mantener correcto | Contabilidad Los saldos registrados en contabilidad el saldo de clientes se cotejan periédicamente con la cuenta corriente de clientes Los principios de control interno apiicables a estas funciones son: Los controles fisicos, procedimientos de autorizacién, separacién de funciones y verificacién interna independiente. 6.4 Control Interno sobre las Entradas de Efectivo y Transacciones de Ajustes a Ventas. 6.4.1 Consideraciones Basicas Las transacciones de efectivo pueden surgir de diferentes fuentes, de ingresos de préstamos a corto y largo piazo, emision de acciones de capital social, 61venta de valores negociables, inversiones a largo plazo y otros actives. En esta seccién se trata de las entradas de efectivo provenientes de las ventas. Estas entradas comprenden fas ventas de contado y fos cobros que se realizan a los olientes por las ventas al crédito, Las transacciones de ajustes de ventas incluyen los descuentos sobre estas, Jas devoluciones, rebajas sobre ventas y cuentas incobrables. Los siguientes puntos se consideran basicos para comprender las transaeciones de entradas de efectivo y de ajuste a ventas dentro del ciclo de ingresos. 6.4.1.1 Funciones [ EJECUCION * Recibir dinero por cobros. ‘Sumar el total de entradas de efect Depositar el efective en el banco. ‘* Otorgar descuentos por pronto page. ‘* Aceptar devoluciones sobre ventas y conceder rebajas sobre estas. | "REGISTRO * Contabilizar las entradas de efectivo Contabilizar los ajustes a las ventas Proteger el efectivo ‘* Lievar el control correcto de los saldos de efectivo * Lievar un control apropiado de los saldos de clientes6.4.1.2 Documentos Comunes Los documentos mas comunmente utilizados en las transacciones de ventas son los siguientes: Detalle de pagos 0 recibo. Comprobante por separado del cheque que indica las facturas que se estén pagando, si no es enviado por el cliente fo elabora la empresa que recibe los fondos. Cheque. Orden dada a un banco que pague una suma determinada de dinero al beneficiario del documento y a la vista. Al momento de recibir el cheque se debe endosar para un adecuado control mediante sello de no Negociable y sello que indique para depositar en cuenta del beneficiario y el numero de cuenta, en este caso la empresa que lo recibe. Cinta de la maquina registradora. Esta contiene un listado cronolégico de entradas de efectivo, el cual es elaborado internamente por la maquina registradora, respecto de las cantidades registradas por un cajero. Las copias que se emitan de la cinta de la maquina registradora en el caso de las facturas la original es para el cliente y la cinta de auditoria puede ser en dos copias, que se distribuyen en archivo del departamento de caja y otra para enviar al departamento de contabilidad. Las maquinas registradoras pueden ‘set maquinas especificamente registradoras 0 computadoras con software desarrollado para realizar las mismas tareas de una maquina registradora. Lectura de caja registradora. Esta contiene un resumen del total de efectivo marcado en la registradora por un period de tiempo especificado, que normaimente es de un dia. Tal lectura es realizada por un supervisor 0 jefe de caja Boleta de dep6sito Bancario. Contiene el efectivo total depositado en el banco. Se debe tener un detalle de los cheques incluidos en este depdsito ‘como parte de control y de cualquier eventualidad. Estado de cuenta bancario. Es el reporte enviado por el banco de los movimientos bancarios que tuvo el depositante, normalmente lo envian cada mes. Nota de autorizacién de cancelacién de cuenta. Aviso utilizado internamente Para dar como incobrable la cuenta de un cliente. 636.41.3 Registros Contables Dentro de estos estan los libros de contabilidad y la actualizacién de cada uno de ellos, asi como: Las cuentas relacionadas de diario, mayor, balance de cuentas por cobrar, documentos por cobrar, inventarios, rebajas y devoluciones sobre ventas, estimacién para cuentas dudosas de cobro y gastos por cuentas incobrables, asi como integraciones. 6.4.1.4 Datos de Archivo. Archivo de las cuentas de clientes que debe contener toda la documentacién que ampara los registros que se hacen a cada cuenta de los clientes. 6.4.2 Entorno de Control interno La responsabilidad para ejecutar las transacciones de entrada de efectivo y custodia de los fondos generalmente se delega a departamentos u oficinas tales como la del tesorero, la del cajero 0 persona delegada dentro de la empresa para la administracion del efectivo. EI personal en estos departamentos debe tener conocimientos de bancos y practicas bancarias Es bueno que exista vigilancia independiente de la recepcién y depdsito de las entradas de efectivo. Los presupuestos de efectivo desempeftan una funcién de control importante en la administraci6n de la mayor parte de empresas. Los reportes mensuales que comparan los resultados reales con las cantidades esperadas contribuyen al control del efectivo, La mayor parle de empresas afianzan a sus empleados que manejan efectivo. El afianzamiento implica la compra de seguros contra robo de efectivo por hurto y desfalcos de parte de los empleados. La aseguradora generaimente realiza una investigacion de la persona antes de otorgar la fianza. La fianza contribuye al entorno de control sobre entradas de efectivo en dos maneras: (1) impedird que se contraten personas deshonestas y (2) sirve para evitar ta deshonestidad de los empleados, ya que estos saben que la compafia de seguros podra proceder contra ellos previa investigacion muy detallada. 64Otros controles sobre las entradas de elective incluyen exigir que los ‘empleados que manejan efectivo tomen vacaciones, seguir la practica de rotacién de funciones asignadas a tales empleados de una manera periddica. La finalidad de estos controles es prevenir que seré imposible ocultar permanentemente actos indebidos. 6.4.3 Importancia Relativa y Riesgo Los flujos de entradas de efectivo derivados det ciclo de ingresos constituyen un componente importante del flujo de efectivo a través de una empresa. En muchas empresas las transacciones de entradas de efectivo superan a todas las demés clases de transacciones tanto en frecuencia como en importancia, Estos factores aumentan la probabilidad de errores e irregularidades al ejecutar y registrar las transacciones de entradas de efectivo. Ademéas el efectivo resulta ser e| activo mas liquido que posee una empresa, Debido a su valor intrinseco como medida de cambio y ser attamente movible, el efectivo es muy susceptible de robo y malversacién. Por eso muchas empresas tienen controles internos amplios en relacion con el efectivo, 6.4.4 Las transacciones de Entradas de Efectivo deben estar debidamente ejecutadas 6.4.4.1 Funciones y Objetivos Las funciones y abjetivos especificos de control contable al ejecutar las transacciones de efectivo son las siguientes: FUNCION OBJETIVO ESPECIFICO DEL CONTROL CONTABLE 4. Recibir dinero por | Ef dinero recibido es manejado por personal autorizado y cobros efectuados emiten los recibos correspondientes de una manera precisa 2. Recibir dinero sobre | _Las entradas de efectivo se manejan por personal e! mostrador autorizado y se registra en forma répida y correcta. 3. Suma total de— Se totalizan las entradas de efectivo, se verifican y entradas de efectivo tesumen por personal autorizado. 4, Deposttar el Efectivo | El dinero recibi ‘debe depositarse en su fofalidad en una cuenta bancaria, 65Los principios de control interno que se aplican a estas transacciones se explican a continuacién: 6.4.4.2 Procedimientos de Autorizacién La autorizacion de transacciones de entradas de efectivo incluye los procedimientos para abrir y cerrar cuentas bancarias. Generalmente el gerente general 0 el de finanzas poseen la autoridad para esto. También es necesario que se asigne al personal que se autoriza para manejar el efectivo. Se debe incluir al personal del departamento de caja, personal de ventas dentro de tiendas al detalle que tienen autoridad para operar las cajas registradoras. 6.4.4.3 Separacién de Funciones La separacién de funciones al ejecutar las transacciones de entrada de efectivo se mencionan a continuacién [ FUNCION | D "ACTIVIDADES RELACIONADAS, 4. Recibir el dinero Créditos | Preparar una lista de cheques por correo 0 cobro Tecibidos, avisos de remesas de vendedores, recibidas y poner el sello de endoso para abonar en cuenta de la empresa. 2, Recibir el dinero Ventas Realizar ventas de contado, | sobre el mostrador. registrar ventas en registradora de caja, endosar cheques con sello “para abonar en cuenta’ 3. Recibir eidinero | Créditos | Registrar los cobros de sobre el mostrador. clientes en cajas registradoras, preparar avisos de remesas de Tondas y endosar cheques con sello "para abonar en cuenta’ 664, Acumular el total Caja Hacer lecturas de las cajas de efectivo recibido (Supervisor) registradoras, recuentos diarios de tas registradoras, conciliar cheques con istados ¥ avisos de remesas, elaborar un resumen diario de efectivo. 5. Depositar efectivo | Supervisor 0 | Preparar boleta de depdsito en el banco, Tesorero. | bancario, efectuar el depésito bancatio, comparar listados y hojas de recuento de efectivo © arqueos con resumen diario de efectivo; comparar el resumen con el depdsito baneario. 6.4.4.4 Procedimientos de Documentacién Los procedimientos de control deben proporcionar suficiente seguridad de que la documentacién de recepcién de efectivo se elabora en el momento de la recepcién del mismo, Respecto al ingreso de efectivo recibido por correo o de cobros efectuados por cobradores, la documentacién constaré de avisos de remesas con detalle que debe indicar los numeros de facturas que se estén pagando o abonando, Se debe elaborar listados diarios del dinero recibido de cobros por correo © de cobradores. Al recibir el dinero todos los cheques sin excepcién alguna se endosan con sello de "para abonar en cuenta” el cual contiene el numero de cuenta bancaria y el nombre de la empresa. La documentacién sobre las entradas de dinero en efectivo recibidas en el mostrador, consta de cintas de cajas registradoras, cheques y avisos de remesas de fondos. Posteriormente, el jefe de caja o supervisor recaba las lecturas de las cajas registradoras, preparando los arqueos de caja, resimenes diarios de efectivo y el depésto bancario. El efectivo se debe depositar en su totalidad diariamente de forma intacta para efectos de control, custodia y buena administracién del efectivo, por fo tanto el depdsito bancario debe coincidir con el total de efectivo que aparece en el resumen diario de efectivo. Las boletas de depésito se formulan en duplicado 67una copia fa conserva el banco y la otra la certifica el banco como comprobante de recibido, la que se debe enviar a contabilidad 6.4.4.5 Controles Fisicos El uso de cajas registradoras 0 computadoras con software de purito de venta constituye un procedimiento de control contable al ejecutar las entradas de efectivo. En el control de una caja registradora se incluyen: * Elcliente debe visualizar el importe pagado. * La registradora debe emitir la factura o recibo que se le entrega al cliente * Totales acumulados dentro de la registradora respecto a ingresos del dla, mes etc. Las registradoras se pueden utilizar para realizar una gran veriedad de funciones tales como |a actualizacién de los registros de cuentas por cobrar e inventarios pespetuos, estadisticas de ventas mensuales por productos, acumulaoiin de ventas. Por vendedor, ete 6.4.46 Verificacion Intema Independiente Para recibir el dinero de la caja registradora, esta debe ser totalizada por el ‘supervisor 0 jefe de caja, debe hacer una conciliacién entre los arqueos de efectivo total y el efectivo que se tenga realmente en 'a registradora. Se debe hacer comparaciones diarias de los totales de ias cajas registradoras con jos resumenes diarios de caja y el duplicado del depésito bancario 6.45 Las Transacciones de Entradas de Efectivo deben estar debidamente registradas. 86.45.1 Funciones y Objetivos Las funciones y objetivos de control contable para registrar las transacciones de entrada de efectivo son las siguientes: INCION | DEPARTAMEN To 1, Contabilizar_|~ Contabilidad |” las transacciones de entradas de efectivo en la contabilidad 2. Actualizar la_[ Departamento cuenta corriente de créditos de cuentas por cobrar OBJETIVO ESPECIFICO DEL CONTROL CONTABLE ‘Solamente efectivo realmente recibido se contabiliza, y se asegura que la contabilizacion sea adecuada en cuanto a importe, clasificacién de cuentas y perlodo contable Los cabros a clientes se registran en la cuenta corriente de una manera rapida y correcta. — Los principios de control interno aplicables 2 estas funciones son las siguientes: 6.4.5.2 Separacién de Funciones Debe existir una separacién de funciones entre la persona que actualiza la contabilidad y la que opera la cuenta por cobrar de clientes. Ademas el personal de contabilidad no debe participar en la ejecucién de las transacciones 0 tener custodia del efectivo recibido. 6.4.5.3 Registros Contables y Pracedimientos Los documentos fuentes primarios para registrar las transacciones de entradas de efectivo lo constituyen los resimenes diarios de cajas y los listados de detalle de! mismo. 6.4.5.4 Verificacién Interna independiente Las aplicaciones de esta principio consisten en que deben coincidir los listados de lo recibido por el banco can ios restimenes diarios de caja y lo operado en contabilidad. 696.4.6 Mantener una Custodia apropiada de! Efectivo 6.46.1 Funciones y Objetivos Las funciones y abjetivos especificos de control contable para custodia de las entradas del efectivo son las siguientes ‘UNCION | OBJETIVO ESPECIFICO OEL CONTROL CONTABLE | 1Proteccidn de! Tesorero efectivo debe ser conservado en areas efectivo seguras y el acceso al efectivo debe ser restringido a personal autorizado. 2.Mantener saldos Contabilidad ‘Se realiza una conciliacién independiente correctos del efectivo disponible dei efectivo registrado y saidos bancarios con el efectivo disponible en los bancos. La concliacién debera efectuarse en intervalos reguiares Los principios de control interno aplicables a estas funciones se detallan a continuacién. 6.4.6.2 Controles Fisicos y Procedimientos de Autorizacién El efectivo es una gran tentacién pera su malversaci6n, todo el esfuerzo debe ser realizado por la empresa para preservar el efectivo (y los cheques) dentro de un lugar seguro desde el momento en que se recibe. El acceso directo fisico del efectivo poselde por una empresa, debe controlarse adecuadamente por el uso de cajas de seguridad, bévedas y equipo protector similar. El acceso a cada uno de estos medios de seguridad debe restringirse a personal autorizado exclusivamente y esta norma debe seguirse estrictamente. Siempre que sea posible el efectivo se debe conservar fuera de las instalaciones, aprovechdndose de la mayor seguridad que ofrecen los bancos. Todo el dinero se debe depositar en el banco en forma 70intacta a través de sistemas normales de depésto o por medio de transporte de valores para mayor seguridad. 6.46.3 Separaci6n de Funciones y Verificacién Intema Independiente El personal responsable de la custodia del efectivo disponible y en los bancos no debe estar involucrado en la ejecucién y registro de las transacciones del efectivo. La verificacién independiente de los saldos de efectivo por lo general se realiza mensualmente. El efectivo disponible y los saldos de caja chica que aparezcan registrados en la contabilidad se deben cotejar con los arqueos de efectivo, en tanto que los saldos bancarios (contables) se concilian con los saldos que aparecen en los estados de cuenta bancarios. Estas verificaciones deben ser efectuadas por personal que no tenga otras funciones relacionadas con entradas de efectivo, 6.47 Las Transacciones de Ajustes a Ventas deben estar debidamente ejecutadas. 6.4.7.1 Funciones y Objetivos: Las funciones y objetivos especificos de control contable al ejecutar transacciones de ajuste a ventas son las siguientes. ~FUNGION” ~———s[—COBJETIVO ESPECIFICODE | CONTROL GONTABLE 4.Otorgar descuentos por Los descuentos se conceden de pronto pago acuerdo con los términos autorizados. 2.Aceptar devoluciones sobre | Se aceptan devoluciones y conceden ventas y conceder rebajas sebajas sobre ventas de acuerdo con las politicas de la gerencia. 3.Determinar cuentas +| ~__Las cuentas incobrables se incobrables determinan sobre la base de criterios establecidos. nLos principios de control interno aplicables a la ejecucién de estas transacciones son los siguientes: 6.4.7.2 Procedimientos de Autorizacién Los procedimientos de autorizacién generalmente contempian ia existencia de personal en (1) el departamento de cuentas por cobrar que se encargue de aprobar Jos descuentos, (2) el departamento de ventas que otorga crédito de las devoluciones y rebajas sobre ventas y (3) el departamento de tesorerla o gefencia que se encargue de aprobar la cancelacién de cuentas incobrables. Antes de aprobar un descuento al cliente, debe rastrearse contra la factura de venta en el archivo de la cuenta del cliente para constatar si se esta cumpliendo con los términos del descuento. Antes de aprobar otros ajustes debe existir alguna evidencia bajo la forma de un informe de recepeion de los articulos devueltos, comunicaciones por escrito del cliente solicitando una bonificacién 0 rebaja, o bien algtin informe de agencia de cobranzas de la imposibilidad de cobrar una cuenta. Los ajustes no autorizados a ventas conducen a créditos inapropiados a las cuentas de clientes y un saldo menor respecto al saido adeudado, 6.47.3 Separacién de Funciones La separacién de funciones de los ajustes de ventas se sefialan en las siguientes funciones: [FUNCION ————S=«&YC DEPART‘ | ACTIVIDADES RELACIONADAS MENTO 7.Otorgar descuentos por | Ventas Comparar el pago de los clientes pranto pago. OCréditos | con tos términos de descuentos y aprobacién indicando el descuento, 2Aceptar devoluciones | Ventas | Evaluar solicitudes para ajustes, sobre ventas y conceder comprobar evidencia de mercancia rebajas. devuelta y autorizar la elaboracin de notas de crédito. R3. Otorgar rebajas por | Crédi Emitir notas de crédito a los clientes. devoluciones de productos o descuentos, 4 Determinar cuentas | Créditos_| Revisar incobrables. cobranzas de olientes morosos, ‘historia’ de créditos y examinar documentacién del proceso de —cobro,-—expedir comprobantes de cancelacién de cuentas incobrables y pedir autorizacién de la gerencia para dar la cuenta por incobrable. Las personas que realizan estas funciones tienen actividades incompatibles si tienen acceso a la contabilidad, a Ja cuenta por cobrar de clientes y a su vez manejan cobros de efectivo. En tal caso estos pueden otorgar oréditos a los clientes y no reportar el cobro. 6.4.7.4 Procedimientos de Documentacion Las aprobaciones de descuentos por pronto pago deben ser indicadas por el personal de las cuentas por cobrar en listados autorizados. Las rebajas y devoluciones deben estar respaldadas por notas de crédito y las cancelaciones de cuentas incobrables se deben basar en notas de cancelaciones. Estos documentos deben ser prenumerados y mantener un control sobre ellos posteriormente. 6.48 Las Transacciones de Ajustes a Ventas deben estar debidamente registradas, 6.4.8.1 Funciones y Objetivos Las funciones y objetivos de control interno at registrar estas transacciones son las siguientes BOBJETIVO ESPECIFICO DE | CONTROL CONTABLE Solamente se registran ajustes a las ventas, que sean apropiadas. Ajustes apropiados a ventas se fegistran de una manera apropiada ‘en cuanto a cuenta, importe y Periodo contable. FUNCION | DEPARTAMENTO 1. Registrar las Contabilidad transacciones en la contabilidad respecto a ajustes a ventas 2.Actualizar la cuenta pot Contabilidad- cobrar del cliente Los ajustes a ventas se deben | registrar en las cuentas de los clientes lo ms pronto posible y correctamente. 6.48.2 Principios de Control Interno Los principios de control interno de separaciin de funciones, registros contables y procedimientos son aplicables al registro de estas transacciones. Al igual que otras transacciones, todos los documentos prenumerados seran tomados en consideracién antes de contabilizarlos. 6.4.8.3 Mantener una adecuada Custodia de los Activos Los activos relacionados a las transacciones de ajuste por ventas incluyen el efectivo y las cuentas por cobrar de clientes, los que fueron explicados anteriormente. 74CAPITULO 7 CONTROL INTERNO SOBRE EL CICLO DE EGRESOS 0 GASTOS, TRANSACCIONES DE COMPRAS Y DESEMBOLSOS DE EFECTIVO. 7.1 Naturaleza del Ciclo de Egresos 0 Gastos El ciclo concemniente a egresos involucra las actividades que se asocian con Ja adquisici6n y pago de activos fijos, bienes y servicios y salarios. Existen tres tipos basicos de transacciones en este ciclo * Compras + Desembolsos de Efectivo © Néminas Las néminas se tratan mas adelante, asi como también el de inversiones en valores y acciones por capital social de la empresa 7.2 Entorno de Contro} interno Se considera determinante para crear un buen entorno de control interno contable tanto la integridad como la capacidad del personal involuctado en las transacciones de compras y desembolsos de efectivo. Muchas empresas elaboran presupuestos de efectivo, inversiones en bienes de capital y gastos de reparaciones Y mantenimiento. Las expectativas de los presupuestos se deben comparar periédicamente con los resultados reales. Dentro de las buenas practicas de control interno se incluyen las de crear fianzas a las personas autorizadas para firmar cheques, a los encargados de los fondos de caja chica y a los empleados responsables de bodegas 7.3 Objetivos de Control interno Respecto al ciclo de erogaciones los objetivos operativos del control interno contable se describen de la siguiente forma ‘* Transacciones de! ciclo de erogaciones (por ejemplo, compras, desembolsos de efectivo y néminas) deben ser debidamente ejecutadas. 1s* Las transacciones del ciclo de erogaciones deben ser debidamente registradas. + Se debe tener una adecuada custodia de activos (por ejemplo, inventarios, activos fijos y pagos anticipados}, resultantes del ciclo de erogaciones. Estos tres objetivos proporcionan el marco de referencia para comentar tas caracteristicas basicas de control contable sobre clases especificas de transacciones dentro del ciclo de erogaciones y el estudio y evaluacién del control jintemo sobre las transacciones de erogaciones 7.4 Control Interno sobre las Transacciones de Compras y Desembolsos de Efectivo. 7.41 Consideraciones Bésicas Las transacciones de compras (adquisiciones) y desembolsos de efectivo (pages) involucran la adquisicién de bienes y servicios de terceros y el posterior Pago de los pasives que se han incurrido. La parte de este ciclo relacionada con las adquisiciones se extiende mas alla. de !a compra de mercancias para la reventa. En compras también estén involucrados los métodos y procedimientos en la adquisicion de otros activos (propiedad, planta y equipo, intangibles y pagos anticipados) y os demés gastos tales como publicidad, reparaciones, servicios y seguros; etc. Las transacciones de desembolsos de efectivo, a su vez, involucran el proceso de Preparacién, firma y pago de los cheques a proveedores y demas empresas 0 personas que prestan servicios 7.4.2Funciones Los siguientes temas se consideran bdsicos para comprender las transacciones de compras y desembolsos de efectivo dentro del ciclo de erogaciones: Ejecucién. | * Hacer requisiciones de mercancias, otros activos y servicios. | * Pedir los articulos solictados. "6 Recibir los articulos pedidos, 16+ Pagar el pasivo * Elaborar ei comprobante de pago Registro. ‘Actualizar los registros de inventarios. Custodia * Contabilizar las transacciones de compras y desembolsos de efectivo. * Actualizar el archivo de cuentas por pagar. + Proteger el inventario. ‘Mantener Registros correctos de inventar 7.4.3 Documentos Comunes Los documentos y controles mas comunes son los siguientes * Requisicion o solicitud de compra, Es un documento por escrito que hace un empleado para comprar bienes y servicios. ‘* Orden de compra. Es un documento de compra que se hace a otra empresa para adquirir bienes y servicios especificados en la orden. * Reporte de Recepoiin Informe que se elabora al recibir los articulos en el cual se indican las clases y cantidades recibidas por parte del proveedor. * Factura del Proveedor. Forma que indica los articulos comprados o los servicios prestados, cantidad adeudada y términos de pago. © Cuenta por Pagar. Control contable que sefiala el nombre de! proveedor cantidad adeuda, dias de crédito y fecha de pago de los articulos recibidos. Se utiliza internamente como control para la autorizacién registro y pago de! pasivo. * Cheque. Orden formal que se le da al banco de pagar al beneficiario de! cheque la cantidad sefialada a la vista * Resumen diario de Cuentas por Pagar. informe del total de comprobantes o cuentas por pagar procesadas durante el dia. * Resumen diario de cheques. Informe que muestra el total de cheques emitidos durante el dia n7.4.4 Registros Contables Contabilizacién. —_Incluye el registro de la cuenta por pagar y coUificacion de la distribucién de as diferentes cuentas que afecta los egresos como inventarios, activos fijos etc.; asi como la emisién de cheques 7.4.5 Archivos * Archivos de requisiciones de compras no entregadas. Contiene copias de Tequisiciones enviadas al departamento de compras que aun no han sido entregadas + Archivo de érdenes de compras pendientes de entrega. Contiene érdenes de compras no entregadas * Archivo de proveedores aprobados. Cortiene lista de proveedores a quienes pueden colocarse pedidos. * Archivo de reportes de recepcién o contrasefias. Contiene copias de reportes de recepcién o contrasefias entregadas. * Archivo de cuentas por pagar pendientes. Contiene las cuentas por pagar aprobadas, archivadas por fecha de vencimiento de pago 0 por proveedor. 7.5 Importancia Relativa y Riesgo Las transacciones de compras y desembolsos afectan mas las cuentas de estados financieros que todos los demas ciclos combinados. En el balance general, estas transacciones afectan directamente todas las cuentas de activo circulante, los activos fijos e intangibles, asi como las cuentas por pagar. Los efectos sobre el estado de resultados también son importantes. Numerosas funciones estan involucradas en la ejecucién y registro de estos dos tipos de transacciones y en mantener la custodia sobre los activos resultantes. Ademés, el volumen de transacciones es elevado, Derivado de lo anterior, errores itregularidades importantes pueden suceder en el procesamiento de estas transacciones. 187.6 Las Transacciones debidamente ejecutadas de Compra y Desembolsos de Efectivo deben estar Estas transacciones dentro del ciclo de egresos estén debidamente ejecutadas cuando estan autorizadas por la gerencia y se ejecutan de acuerdo con los términos autorizados, La ejecucion de estos dos tipos de transacciones involuora las siguientes funciones y objetivos especificos de control contable FUNCION | OBJETIVO ESPECIFICO DEL CONTROL 1. Requisicion de atticulos, otros actives y servicios | 2. Pedir los articulos - solicitados Las requisiciones deben ser iniciadas y aprobadas por personas autorizadas, Las érdenes compras deben estar debidamente ejecutadas en cuanto a precio, cantidad y calidad 3. Recibir los articulos ordenados. Los articulos recibidos deben ser contados, inspeccionados y deben concardar con las érdenes de compra. 4. Aimacenar los articulos para inventario, Los artfculos recibidos se agregan al inventario y deben | estar debidamente salvaguardados y controlados. “6. Elaborar la cuenta por pagar. Las cuentas por pagar se refieren a bienes y servicios _ efectivamente recibidos y deben estar correctas en cuanto a monto, clasificacion de la cuenta y beneficiario. 6. Pagar el pasivo. Los cheques deben estar apoyados con comprobantes, correctos en cuanto a monto y beneficiario y firmados por las personas autorizadas. Los principios de control interno aplicables a estas funciones se tratan a continuacién:7.61 Procedimientos de Autorizaci6n La autorizacién se requiere en varios puntos de control (1) iniciar la solicitud, (2) colocar la orden de compra, (3) recibir los articulos y (4) pagar al proveedor La mayor parte de las empresas permiten autorizaciones generales para fines operativos ordinarios. Tales autorizaciones generalmente se extienden a compras de inventarios cuando se alcanzan los puntos de existencias minimas, trabajo normal de reparacién y mantenimiento y partidas similares. En contraste, la politica de una empresa frecuentemente requiere autorizacién especifica para inversiones en bienes de capital y para la celebracién de contratos de arrendamientos, Si se opera dentro de estas politicas, a las personas autorizadas se les permite que inicien solicitudes de compra. Las requisiciones se preparan ya sea en formal manual o electronica Cada solicitud debe ser firmada por un supervisor quien tiene la responsabilidad Presupuestaria para el tipo de egreso. Ei departamento de compras tiene la autoridad de cotocar (0 emitir) érdenes de compra respecto a bienes y servicios que se han solicitado. Antes de colocar un pedido, el departamento de compras se debe cerciorar de cual es la mejor fuente de abastecimiento y en relacién @ los articulos importantes es necesario pedir diversas cotizaciones, Una orden de compra autorizada constituye la autorizaci6n para recibir articulos y servicios, La autorizacién para pago de bienes y servicios se origina en el departamento de cuentas por pagar o en contabilidad a través de la formulacién de una cuenta por pagar, y culmina con el cheque firmado por personas autorizadas. 7.6.2 Separacion de Funciones Las funciones basicas involucradas en la ejecucién de transacciones de compras y desembolsos de efectivo deben ser asignadas a diferentes departamentos e individuos, una separacién adecuada de funciones sirve para verificar la precision 0 correccién del trabajo de otro, asi como evitar fraudes 0 inegularidades, 80.7.63 Procedmientos de Documentacién La documentacién se considera necesaria para cada uno de los pasos basicos de las funciones de compras y desembolsos de efectivo. Los documentos Necesarios al ordenar bienes y servicios son la requisicién de compras y la orden de compra La requisicién debe especificar los articulos requeridos y debe ser autorizada Por el supervisor del departamento de origen. Estas deben ser prenumeradas y controladas las cantidades entregadas a cada departamento. Las 6rdenes de compra son formuladas en e! departamento de compras 0 en el departamento de contabilidad. Estas deben contener una descripcién precisa de los articulos y servicios deseados, cantidades, precios y nombre y domicilio de! proveedor; deben ser prenumeradas y firmadas por una persona autorizada. Esta se envia al proveedor y las copias se distribuyen intemamente al departamento de recepcién, departamento de cuentas por pagar y departamento que realizé la solicitud. En la copia que se remite al departamento de recepcién, por lo generai se omite la informacion respecto a cantidades ordenadas, de manera que los empleados de recepcién cuenten cuidadosamente los articulos recibidos. En el siguiente cuadro se muestran las funciones, el departamento y las actividades relacionadas con las compras y los pagos. FUNCION DEPARTAMENTO ACTIVIDAD RELACIONADAS 1. requerir Bodegas, Iniciar y aprobe a atticulos, otros mantenimiento, requisiciones de compras. activos y planta ete. servicios. 2, Ordenar los “Compras © Elaborar, aprobar yemiir articulos contabilidad Ordenes de compras, darle seleccionados. seguimiento a 6rdenes no entregadas. 813. Reaibir los | Recepcién o Recibir, contar e inspeccionar articulos bodega los articulos y demas activos soligitados. recibidos; entregar los articulos recibidos al departamento que los solicit6, obtener firma de recibido del departamento solicitante y preparar reportes de recepcién, ~~ Mantener custodia de los “Aimacenar los | articulos recibidos articulos recibidos para para inventaria. almacenamiento; confirmacion de recepcién de articulos solicitados, 5. Preparar el Contabilidad ) -Preparar cuentas, o comprobante de | 0 cuentas por comprobantes para pago; pago o pagar. resumen diario de cuentas y autorzacion de la mantener archivo de cuentas cuenta por pagar. por pagar. 6 Pagar el Pasivo tabilidad 0 ~ Preparar, firmar y emitir Tesoreria cheques a los proveedores; Elaborar reporte de cheques emitidos. Los informes de recepcién prenumerados proporcionan la documentacion de bienes y servicios recibidos. En muchas empresas una orden de compra debe conservarse en archivo antes que los articulos puedan aceptarse. Se espera que el personal del departamento de recepcién indique la cantidad y descripcién de los atticulos y el nombre y domicilio de! proveedor en el informe de recepoién. Al entregarse los articulos al departamento que los solicité o bodega, 10s empleados de fecepcién debern obtener un recibo fitmado. En algunos casos la recepcién se indica al firmar el informe de recepcién. Los documentos clave para registrar y pagar el pasivo lo constituye la cuenta por pagar y el cheque 827.6.4 Cuentas por Pagar Existen muchas variantes en el sistema de cuentas por pagar. Un arregio muy comin es el de preparar un documento por separado para cada cuenta. La elaboracién de la cuenta involucra el siguiente procedimiento de control: © Confirmar que coincidan la factura del proveedor con el aviso de recepcién y la orden de compra. + Determinar la correccién matematica de la factura del proveedor. » Indicar en los documentos (0 cuenta por pagar) que lz verificacién anterior con Sus respectivos pasos se han realizado. © Preparar la cuenta por pagar por duplicade y adjuntar los documentos de soporte (orden de compra, aviso de recepcién y factura del proveedor). ‘+ Aprobar el documento para pago, teniendo a una persona que firme la cuenta or pagar. «Otros tipos de documentacion de soporte podran requerirse cuando la cuenta por pagar se relaciona con servicios y otros activos. Sin embargo, en ningun caso debe autorizarse una cuenta que no tenga la documentacién adecuada. * Una copia de fa cuenta por pagar con la decumentacién de soporte se archiva en cuentas no liquidadas, y una copia se remite al departamento de contabilidad para su registro. 7.6.5 Cheque La emisién de cheques es responsabilidad del departamento de tesoreria o de contabilidad. Los procedimientos de control para la emisién de cheques son los siguientes: * El banco debe ser notificado de los nombres de las personas autorizadas para firmar cheques y dichas firmas son registradas en fichas por el banco ‘+ Las firmas deben ser mancomunadas. * Se debe utilizar cheques de la compafila, impresos y prenumerados. ‘* Una maquina protectora de cheques debe emplearse al imprimir el monto del cheque. 33* Cada uno de los cheques debe estar respaidado por una cuenta por pagar aprobada e ir acompafado de orden de compra, recepcién de los bienes 0 servicios asi como la explicacién del pago * Las personas autorizadas para firmar cheques deben verificar toda la documentacién de soporte antes de firmar un cheque. * La documentacién de soporte se debe sellar de pagado indicando el numero de cheque y fecha. * Ningin cheque se debe expedir al portador y debe tener el sello de no negociable. 7.6.6 Controles Fisicos y Verificacion Interna Independiente Una aplicacién de los controles fisicos lo constituyen las bodegas cerradas. Una verificacién independiente ocurre cuando un segundo empleado del departamento de cuentas por pagar o contabilidad comprueba la correccion y entereza de la cuenta por pagar antes de ser aprobada por un supervisor 0 se remita alas personas que firman los cheques. 7.7 Las Transacciones de Compras y Desemboisos de Efectivo deben estar debidamente registradas. 7.7.1 Funciones y Objetivos Las funciones y los objetivos especificos de control interno relacionados con el registro de estas transacciones son las siguientes FUNCION DEPARTAMENTO | OBJETIVO ESPECIFICO DEL — CONTROL CONTABLE | 1. Contabilizar las Contabilidad — Las compras y desembolsos de transacciones de efectivo se deben contabilizar compras y correctamente en cuanto a importe, desembolsos de clasificacién de cuentas y perlodo efectivo contable.[2. Actualizar el archivo | Cuentas por pagar o | Las cuentas pendientes se deben de cuentas por pagar contabilidad. archivar adecuadamente en un archivo de cuentas no liquidadas. 3. Actualizar los Contabilidad Las compras deben afectar de registros de inmediato la contabilidad y los Inventarios. Tegistros de inventario perpetuo. Los principios de control interno aplicables a estas funciones se explican a continuacién. 7.7.2 Separacion de Funciones EI personal de contabilidad que registra estas transacciones no debe patticipar en ia ejecucién de las transacciones. Asimismo, dentro del departamento de contabilidad, las personas que contabilizan las cuentas por pagar, no deben ser las encargadas del archivo de cuentas por pagar pendientes 7.7.3 Registros Contables y Procedimientos Los documentos fuentes para los asientos de contabilidad los constituyen la factura 0 recibo, la cuenta por pagar aprobada y el cheque de pago. Al contabilizar las cuentas por pagar, el personal de contabilidad debe asegurarse de la correcta clasificacién de las cuentas y averiguar partidas extrafias, consuttando el catalogo de cuentas. Los procedimientos contables también incluyen el afectar los registros de inventarios por raz6n de las compras, basandose directamente de la cuenta por Pagar, ademas incluyen el archivo de fas cuentas por pagar pendientes. Los asientos en el registro de cheques deben estar de acuerdo con tos datos contenidos en el cheque. Se debe tener cuidado especial en el registro de cheques préximo al cierre del ejercicio contable, para asegurarse que los cheques sean fegistrados en el perlodo apropiado. 7.7.4 Verificacién Interna Independiente. El departamento de contabilidad recibe restimenes diarios de cuentas por pagar y cheques; estos totales se deben comparar en forma independiente con los 85totales correspondientes de 10s registros de cuentas por pagar y registro de cheques, respectivamente, El personal de contabilidad también debe verificar la Secuencia numérica de los asientos 7.8 Mantenimiento adecuads de la Custodia de los Activos Los inventarios, activos fijos y efectivo en bancos constituyen los principales tipos de activos asociados con el ciclo de egresos, enfocando la atencién en los inventarios y efectivo depositado en el banco. 7.8.1 Funciones y Objetivos Las siguientes funciones y objetivos de control interno son apiicables a la salvaguarda de estos activos, | FUNCION ~~ [DEPARTAMENTO | OBJETIVO ESPECIFICO DEL CONTROL CONTABLE 4. Proteccién del Bodegas El acceso a bodegas debe estar inventario testringido al personal autorizado, |2. Mantener registros | Contabilidad Los saldos registrados deben ser — correctos de los ‘comparados con los activos que se inventarios. tienen disponibles y tal actividad se debe realizar en intervalos razonables. 3, Llevar un control Contabilidad | Los saldos registrados periédicamente del efectivo que se ‘se deben conciliar de forma tiene depositado en el independiente con los saldos conforme banco. los estados bancarios. Los principios de control interno relacionados con estas funciones se explican a continuaci6n: 7.8.2 Controles Fisicos y Procedimientos de Autorizacion Los controles fisicos sobre inventarios incluyen, bodegas protegidas con llave, ademas el acceso debe ser restringido a personas autorizadas 867.8.3 Verificacién interna independiente y Separacion de Funciones Se debe realizar una comparacién independiente entre los saldos registrados y los activos existentes. Esta comparacién se realiza sobre una base ciclica en donde los segmentos designados se cuentan sobre una base rotativa; estos se deben conciliar con la contabilidad, de igual manera se debe realizar ias concillaciones bancarias en forma mensual; estas se deben realizar por personal no involucrado con el registro de depésitos bancarios y cheques emitidos 87CAPITULO 8 CONTROL INTERNO SOBRE LAS TRANSAGGIONES DE NOMINA 8.1 Consideraciones Basicas Las transacciones relacionadas con las néminas involucran los eventos y transacciones que corresponden a las remuneraciones a gerentes y el personal Este incluye pagos de salarios por horas, sobre una base de incentivo, comisiones al personal de ventas, bonificaciones a gerentes, planes de pensiones y de Participacién en las utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones al personal e impuestos sobre néminas. Los siguientes enunciados se consideran basicos para comprender ias transacciones de néminas: 8.1.1 Funciones Las funciones son las siguientes. Ejecucion ‘* Contratar personal ‘© Autorizar cambios en la némina * Preparar datos de asistencia y toma de tiempo © Elaborar la nomina [fee cea alnomnale * Presentar declaraciones sobre impuestos sobre néminas y su correspondiente pago Registro ‘© Contabilizar las transacciones relacionadas con néminas ‘* Actualizar los registros de prestaciones del personal ~~ Determinar el costo de fa mano de obra en las tarjetas de tiempo Custodia. * Protegerlosfondosdenomings SS ‘* Proteger los registros de néminas_ a * Controlar las cuentas bancarias sobre néminas. 888.1.2 Documentos Communes Los documentos mas utilizados relacionados con las transacciones de néminas son los siguientes: * Autorizacion de personal, Constancia emitida por e! departamento de personal de la contratacién de un empleado; también se usa por posteriores cambios que se hagan en la némina, ‘* Tarjeta de reloj, Forma utilzada por cada uno de los empleados para registrar las horas trabajadas diariamente durante un periodo. Se utilizan los relojes marcadores que sirven para registrar el tiempo en la tarjeta y poder efectuar los céiculos de pago respectivos. * Boletas de Tiempo, Forma utiizada para toma de tiempo trabajado por un empleado en trabajos o tareas especificas. « Registro de némina. Reporte que indica el nombre de cada uno de los empleados, puesto, salarios brutos devengados, deducciones en la némina, el pago neto, los totales de cada columna, asi como un resumen de la némina. * Cheque de néminas. Orden girada a un banco para pagar el suetdo de un empleado. Por control se acompafia con codo desprendible que explica el Pago « Resumen de distribucién de los salarios. Informe que muestra la distribucién de los gastos de los salarios a los diferentes departamentos, asi como la clasificacion de las cuentas contables. * Declaraciones sobre impuestos de néminas. Son las formas autorizadas por las autoridades fiscales para el pago de retencién de impuestos a ios empleados que normalmente son entregados en forma mensual y anual, 8.1.3 Registros Contables * Contabilidad general, Incluye la contabilizacién de los gastos de salarios, impuestos, la cuenta por pagar, contro! del efectivo en banco (cuenta bancaria para pago de némina) y los cheques girados para néminas. 998.1.4 Datos a Archivar «Registro personal del empieado. Contiene datos pertinentes de cada empleado, todas las autorizaciones de! departamente de personal, evaluaciones de trabajo y acciones disciplinarias si las hubiera * Registro de remuneraciones de] empleado. Contiene los ingresos devengados, deducciones de némina y pagos del afio acumulados para cada empleado, 8.2 Entorno de Control Interno La responsabilidad general para la administraciin de néminas, generalmente se asigna al contador general o gerente de contabilidad, gerentes de departamentos © gerentes administrativos. Los departamentos que se consideran esenciales para las transacciones de némina son bos siguientes ‘+ Personal ‘* Control de tiempo + Nominas Las personas que trabajan en estos departamentos deben ser conocedores de fas leyes y reglamentos aplicables a las transacciones de néminas. EI departamento de contabilidad 0 auditoria interna ejerce vigilancia a través de las practicas y procedimientos de némina 8.3 Importancia Relativa y Riesgo La frecuencia y volumen de las transacciones sobre néminas, hace que estas transacciones sean vulnerables a errores e irregularidades cuando se tiene Personal a quienes se les paga sobre la base de tarifas por hora, grupo, o incentives. ‘Ademas existe la posibilidad de fraudes en las néminas que se deriven en aumentar (acumular) la némina y el desembolso posterior de efectivo a personas no autorizadas para recibir tales pagos.8.4 Las Transacciones de Néminas deben estar adecuadamente ejecutadas Como en el caso de otras transacciones, la ejecucién de las transacciones de némina involucra una serie de funciones, Estas, en conjunto con los objetivos de contro! interno se enumeran a continuacién. 8.4.1 Procedimientos de Autorizacién £1 departamento de personal desempefia un papel importante en el proceso de autorzaci6n. Su responsabilidad son: Contratacién, clasificacién de puesto, asignar salario, deducciones de némina y despido. Los —procedimientos de autorizacién también se deben establecer para (1) aprobar el tiempo trabajado, (2) aprobar la némina y (3) pagar la némina. El tiempo trabajado debe ser autorizado especificamente por el supervisor o jefe inmediato, fa némina debe ser autorizada Por el jefe del departamento de néminas, por el gerente de contabilidad, por el gerente general y posteriormente seré utilzada como base para el pago. El siguiente cuadro muestras las funciones y objetivos de control contable de néminas: FUNCION ‘OBJETIVO ESPECIFICO DE CONTROL CONTABLE 7. Contratar personal El personal debe ser contratado de conformidad con los | oriterios establecidos por la gerencia 2. Autorizar cambios en | Cambios de salarios, deducciones de néminas, cambios la némina en puestos, y despidos deben ser debidamente autorizados 3. Preparar datos de Los registros apropiados son mantenidos y el tiempo asistencia y control de trabajado es aprobado apropiadamente. tiempo trabajado. 7 Preparar lanémina | Se debe determinar en forma precisa las remuneraciones de los empleados el salario neto sobre fa base del tiempo aprobado y deducciones autorzadas. 5, Pagar la némina El pago de remuneraciones al personal se debe reaiizar a | personas que realmente trabajan con la empresa sobre la base de datos aprobados y autorizados a6. Preparar y pagar los Se debe presentar correcta y oportunamente las impuestos sobre declaraciones de impuestos sobre néminas, efectuando néminas los pagos dentro de los limites establecidos por la ley. 8.4.2 Separacion de Funciones Las funciones involucradas al ejecutar transacciones sobre néminas se deben realizar por diferentes personas y departamentos. 8.43 Procedimientos de Documentacion Cada uno de los pasos al ejecutar transacciones de néminas debe estar documentado. Las formas de autorizacién del departamento de personal proporcionan la documentacion de nuevas contrataciones, salarios, reclasificaciones de puestos y terminaciones. Para el personal que se les paga por horas trabajadas, muchas empresas utilizan tarjetas de reloj (tiempo) y boletas de tiempo para acumular el tiempo trabajado. ia elaboracién de la némina implica calcular las remuneraciones, deducciones y salario liquido a recibir por cada persona; basado todo en salarios autorizados y tiempo trabajado. Cuando las néminas son firmadas de autorizadas Por las personas responsables para su pago, se proporciona la base para elaborar los cheques individuaies para cada empleado y enviarlos para su firma al departamento autorizado, que normalmente es tesorerla 0 contabilidad, en donde a SU ves se realizan los regist/os contables correspondientes Los cheques deben ser distribuidos en forma directa al personal, debiendo identificarse estos debidamente ante el departamento de tesoreria o contabilidad, otra forma de pago es enviar a un delegado de tesorerla o contabilidad al lugar del Pago; que en algunos casos es un lugar diferente al de las oficinas de tesorerla o contabilidad Un aviso de baja ( autorizacibn ) es emitido por el departamento de personal al conciuirse el empleo de una persona, Se requiere de una pronta comunicacién para evitar que el personal que ya no trabaja con la empresa siga apareciendo en ia némina. El seguir entregando cheques de néminas a favor de 92estas personas no autorizadas constituye un tipo de fraude sobre néminas bastante comun, Cuando una persona esta obligada segiin la ley a cumplir con ciertas obligaciones legales de presentacién de declaraciones de impuestos sobre néminas; generaimente el departamento de néminas elabora tales declaraciones en las formas proporcionadas por tas autoridades fiscales y elabora los pagos o presentaciones por cuenta de los empleados en las fechas establecidas. El siguiente cuadro muestra las funciones, departamentos y actividades telacionadas con la némina. ( FUNCION DEPARTAMENTO | "ACTIVIDADES RELACIONADAS 4. Contratar personal 2/Autorizacién de cambios en fa némina 3Preparar datos de asistencia | ¥ control de tiempo trabajado. Personal Personal departamento 0 personas asignadas para control de tiempo. 93 ~ | Elaborar autorizaciones de Evaluar la capacidad de los solicitantes sobre la base de descripcién de puestos y politica de contratacién, emitiendo autorizaciones de empleo. cambios en salarios, deducciones de néminas transferencias y terminaciones, y mantener registros de personal para cada empleado. tarjetas de reloj, elaborar las boletas de tiempo, conciliar las boletas de tiempo y horas con la tarjeta de reloj,‘4. Preparar la ndmina Néminas | Elaborar tarjetas de reloj, mantener registros de asistencia, calcular la némina, preparar resimenes y cheques de nomina. 5. Fondos para pago de Contabilidad 0 Hacer las transferencias némina tesoreria para el pago de némina, firmar y distribuir los cheques de némina. 6. Presentacién y pago de los Contabilidad, o Elaborar y presentar impuestos sobre néminas Tesorerla deciaraciones de tos impuestos sobre nominas, asf como los cheques correspondientes. 8.4.4 Controles Fisicos y Verificacién Interna Independiente Un control fisico bastante conocido lo constituyen los relojes con tarjetas de tiempo para determinar el total de horas trabajadas, Cuando se utiliza este equipo, frecuentemente se asignan supervisores o guardias de seguridad para vigilar que el personal perfore sus tarjetas de asistencia en el reloj registrador. Dentro de las aplicaciones de verificaciones internas independientes se incluyen el tener un segundo empleado que le de validez, (1) a la catreccién de los datos de némina calculados para cada empleado, (2) que correspondan los importes de los cheques con las cantidades correspondientes en e! registro de némina y (3) que concuerden los datos que se presentan en las deciaraciones de impuestos con los registros de ingresos de ios empleados85 Las Transacciones de Néminas deben estar debidamente registradas. Las funciones de registro de transacciones de néminas, una adecuada separacién de responsabilidades dentro del departamento de contabilidady los objetivos relacionados de control interno se muestran a continuacién: FUNCION “| DEPARTAMENTO | _ OBJETIVO ESPECIFICO DE CONTROL CONTABLE [1. Contabilizar las | v transacciones de estar debidamente registrada en nominas. cuanto a importe, clasificacién y perlodo contable. [2 Actualizar los tegistros | Contabilidad | _La informacién concemiente a de remuneraciones del remuneraciones de cada empleado personal debe estar correcta en los registros de remuneraciones. | 3. Se debe determinar Contabilidad | Salarios autorizados se debe aplicar los costos con base a correctamente a cada boleta de boletas de tiempo. tiempo. Los principios de control interno aplicables al registro de las transacciones de néminas se explican a continuacion 8.5.1 Separacion de Funciones Una adecuada separacién de funciones en ta contabilidad para las néminas se considera indispensable. El personal de contabilidad que registra las transacciones de néminas no debe preparar o pagar la némina. Ademas el personal encargado de llevar los registros de remuneraciones de los empleados y las boietas de tiempo debidamente costeadas tampoco se debe encargar del registro de la némina o de efectuar fos pases de las transacciones a la contabilidad. 958.5.2 Registros Contables y Procedimientos Los registros contables consisten en los libros de contabilidad, las cuentas contables relacionadas con gastos de salarios, pasivos relacionados con néminas, libros de salarios y los registros de prestaciones de empleados, Los restimenes de némina constituyen ta base para registro en los libros de contabilidad. 8.5.3 Verificacién Intema Independiente Existen varias formas para aplicar este principio de control intemo al registrar las transacciones de néminas, como las siguientes: (1) Cerciorarse que concuerde la némina y los restimenes de distribucion de los gastos con jos totales del registro de néminas dentro de la contabilidad y (2) cerciorarse que concilien los gastos que se muestran en las boletas de tiempo con las sumas reportadas en las nominas. 8.6 Custodia Apropiada de los Fondos para Néminas Los actives que surgen de las transacciones de néminas consisten de cuentas bancarias para néminas, asi como de sueldos no reciamados. Las siguientes funciones y objetivos especificos de control contable son aplicables para mantener una custodia apropiada sobre estos activos FUNCION DEPARTAMENTO | ~ OBJETIVOS ESPECIFICO DE CONTROL CONTABLE 1. Proteger los Contabilidad 0 El acceso a cuentas bancarias sobre fondos de néminas. Tesorerla néminas y los sueldos no reclamados, debe estar restringido a personal autorizado. 2. Proteger los Nominas | _ El acceso a los registros de nominas registros de némina. debe ser solo a personal autorizado. 3. Mantener el saido [~ Contabilidad ~~ ‘Los saldos bancarios se deben correcto de la cuenta coneiliar periédicamente con los bancaria de nominas saldos de contabilidad.Los principios de control interno aplicables 2 estas funciones se explican a continuacién: 8.6.1 Controles Fisicos y Procedimientos de Autorizacién Los controles fisicos incluyen los medios de seguridad de un banco para la cuenta bancaria de néminas, asi como bévedas y cajas de seguridad para la conservaci6n de salarios no reciamados, Los controles fisious también se necesitan para evitar el acceso indirecto a los fondos de néminas. Asi las formas de autorizacién, tarjetas de reloj y cheques para néminas preimpresos deben ser almacenadas por las personas responsables y el acceso debe ser solo a personal autorizado. Los registros de remuneraciones al personal se deben conservar en archivos cerrados, protegidos contra incendios y el acceso a ellos se debe restringit a personal autorizado de! departamento de némina. 8.6.2 Verificacién Interna Independiente y Separacién de Funciones Estos principios se deben aplicar principalmente a la conciliacion de ta cuenta bancaria para néminas, segin la contabilidad de la empresa con el sakio reportado en el estado de cuenta bancario. Esto lo debe hacer por lo general personal de contabilidad no involuerado con las néminas 97CAPITULO 9 CONTROL INTERNO SOBRE LOS CICLOS DE INVERSION Y FINANCIAMIENTO 9.1 Ciclo de Inversién El ciclo de inversién de una empresa coresponde a las actividades relacionadas con la posesién de valores emitidos por otras entidades. Los valores pueden estar bajo la forma de certificados de depésito, acciones preferentes y comunes, © bones emitides por el gobierno u obligaciones emitidas por sociedades anénimas. En este capitulo se trata el tema de acciones comunes o en obligaciones emitidas por sociedades anénimas y que las empresas las posean como inversiones, a corto o largo plazo. 9.1.1 Consideraciones Basicas Lo siguiente se considera basico para comprender ios eventos y transacciones en este ciclo: 9.1.1.4 Funciones Las funciones son las siguientes Ejecucion ‘© Comprar vaiores ‘© Recibir ingresos periédicos © Vender los valores ‘Registro, © Contabilzar tas transacciones © Actualizar y llevar integrada la cuenta de inversiones. Custodia * Proteger los valores :9.1.1.2 Documentos comunes. Los documentos més comunes utilizados en estas transacciones son los siguientes: * Certificado de acciones, Titulo que muestra la cantidad de acciones de cierto tipo de propiedad de un accionista en una sociedad anénima. * Certificado de obligaciones. Titulo que muestra la cantidad de obligaciones que son poseidas por un inversionista * Contrato de emisién de obligaciones. Convenio en donde se sefiaian los términos de la emisién de obligaciones y derechos y obligaciones tanto del inversionista como de la entidad emisora. * Aviso de corredor de bolsa, Informe de parte de un corredor en el cual se especifica los detalles de una transaccién de inversion 9.1.1.3 Registros Contables * Cuentas contables separadas para invefsiones en vaiores negociables, inversiones en acciones, ingresos por intereses, por dividendos, participacion en utilidades de subsidiarias, cuando la controladora maneja la cuenta de inversi6n en acciones de subsidiarias por el método de participacién y ganancias o pérdidas en la venta de valores. ‘= Integraciones de Inversiones. 9.1.2 Importancia Relativa y Riesgo Los valores negociables retenidos como inversiones a corto plazo, con frecuencia son importantes para fa solvencia a corto plazo de la empresa, pero la Utilidad (dividendos, intereses) de tales valores es rara_ vez importante en los resultados de las operaciones de una empresa comercial. Los valores retenidos como inversiones a largo plazo pueden ser importantes, tanto para el balance general como para los resultados. El riesgo de los errores o irregularidades es en las transacciones no frecuentes y la patticipacién de uno o mas empleados de fa empresa al ejecutar el mismo,9.1.3 Objetivos de Control interno Contable Los tres objetives operatives del contro! interno contable son aplicables al ciclo de inversién. Estos objetivos consisten de una (1) ejecucién de transacciones, (2) registro de transacciones y (3) custodia de activo. La asignacién de responsabilidad departamental y objetivos especificos de control para cada funcién en este ciclo son Jos siguientes Ejecucién’ | FUNCION | DEPARTAMENTO |~~ OBJETIVO ESPECIFICO DEL” CONTROL CONTABLE (1-Comprar | ‘Tesorero [Las compras se deben realizar de valores acuerdo con las autorizaciones dei consejo de administracién y la gerencia, 2Recibir los! Cajero Los cheques por dividendos e intereses ingresos se deben depositar lo mas pronto periddicos posible y en forma intacta. 3.Vender remo 38 ventas se deben realizar d Valores conformidad con autorizaciones del consejo de administracion y la gerencia Registro: FUNCION RTAMENTO | OBJETIVO ESPECIFICO CONTROL CONTABLE Contabilizar | Contabilidad Las transacciones y eventos se deben registrar de una forma correcta en cuanto a cantidad, clasificacion y periodo contable. | 2Actualizar | Contabilidad ~~~ | Las trans: se d Integracion registrar de una forma correcta en las cuentas apropiadas y en forma répida. 100Custodia FUNCION DEPARTAMENTO OBJETIVO ESPECIFICO DE CONTROL CONTABLE “El acceso a los valores debe estar 4 Proteger los valores restringido a personal autorizado. 2.Mantener corr saldos registrados se los saldos de comparar con los activos existentes en inversiones intervalos razonabies. Las principales caracteristicas de control interno contable se explican a continuacion: 9.1.31 Las Transacciones sobre Valores se deben ejecutar de una manera apropiada Tres principios de control interno son aplicables al ejecutar estas transacciones: 9.1.3.1.1 Procedimiento de Autorizaci6n La compra y venta de valores debe ejecutarse sobre una autorizacién especifica del consejo administracién. En tal caso, las actas de las sesiones del consejo de administracién deben incluir tal autorizacién Si ef consejo de administracin delega la autorizacién generaimente se asigna a un funcionario corporativo, como et tesorero el vicepresidente de finanzas. La evidencia de estas autorzaciones se debe hacer constar por escrito y de debe ser firmada por el consejo de administracién. 9.1.3.1.2 Separacién de Funciones La separacién de funciones al ejecutar las transacciones de comprar, recibir pagos por intereses o dividendos y la venta de valores por inversiones debe estar a cargo de diferentes personas. tol9.1.3.1.3 Procedimientos de Documentaci6n La documentacién de la compra de valores incluye autorizaciones, avisos de corredores, cuentas por pagar o comprobantes pagados, cheques pagados por el banco y devueltos, certificados de acciones y obligaciones. Estos titimos deben estar a nombre de la empresa y no a nombre de la persona responsable de la custodia. Para jas ventas de valores, es necesario tener informes de corredores, autorizaciones apropiadas y avisos de remesas de efectivo. La documentacién que se reflere a esto Ultimo también es aplicable a la recepcién de dividendos en efectivo y alos intereses. 9.1.3.2 Las Transacciones sobre Valores deben estar debidamente registradas. Los principios de contro! interno aplicables a este objetivo son los siguientes. 9.1.3.2. Separacién de Funciones EI personal de contabilidad que registra las transacciones de inversiones no debe realizar ninguna otra funcién relacionada con tales transacciones; otra persona en contabilidad debe actuaiizar e integrar la cuenta de inversiones 9.1.3.2.2 Los Registros Contables y Procedimientos Cuando una empresa tiene una cartera 0 portafolio de inversiones, debe tener una cuenta principal y sub-cuentas. para mejor control de cada tipo de inversion. 9.1.33 La Custodia de Valores debe mantenerse en forma apropiada Los principios de control interno que se aplican a este objetivo son 9.1.3.3.1 Controles Fisicos y Procedimientos de Autorizaci6n Debido a que los valores estan sujetos a robo y maiversacidn, es necesario establecer controles fisicos para protegerlos. Es necesario que los valores se conserven en un lugar Seguro como puede ser una caja de seguridad en un banco 0 bien con un tercero que sea responsable de manera independiente. El acceso a las Areas donde se tienen guardados debe ser restringido a personal autorizado. Se debe exigir la presencia de dos personas responsables cuando se tenga acceso ala 102caja de seguridad, con el fin de evitar que se disponga de tales valores de una manera no autorizada. Para minimizar la probabilidad de acceso no autorizado, toda solicitud de ingreso y retiro debe hacerse por escrito y firmada par fos funcionarios de la empresa; cada uno de ellos actuando dentro de! marco de su autoridad 9.1,3.3.2 Verificacién Interna Independiente y Segregacion de Funciones. Periédicamente los valores propiedad de una empresa deben ser arqueados y comparados con los registros contables por personal independiente de estas actividad. 9.2 Ciclo de Financiamiento EI ciclo de fimanciamiento de una empresa consiste de transacciones relacionadas con |a obtencién de fondos de capital a través de la emisién de deuda a largo plazo y ventas de acciones representativas del capital social, ademas de lo concerniente a redimir tales valores o readquirirlos. Los pasivos a largo plazo incluye prestamos amparados por documentos 0 pagarés, hipotecas y abligaciones, la obtencién de fondos provenientes de capital social implica la emisidn y colocacién de acciones preferentes y comunes. La emisi6n de obligaciones y acciones comunes. tipicamente representa las principales fuentes de fondos de capital; por eso se enfocan estas dos fuentes de financiamiento, 9.2.1 Consideraciones Basicas Lo siguiente se considera basico para comprender las transacciones dentro del ciclo de financiamiento: 9.2.1.1 Funciones Las funciones son las siguientes [ Ejecucion Emi obligaciones y acciones re} ‘* Pagar intereses sobre las obligaciones y dividendos en efectivo. 103* Redimir obligaciones y teadquirir acciones. | Registro © Contabilizar las transacciones y su actualizacion, ‘© Actualizar integraciones. Custodia ‘* Asegurar la correccion de los saldos de los pasivos y capital social. 9.2.1.2 Registros Contables ‘* Integraciones. De obligaciones y accionistas. * Cuentas contables. Para las obligaciones en circulacion, prima (descuento) en venta de obligaciones, gastos por intereses, ganancias (pérdidas) en retiro de obligaciones, capital social preferente, capital social comin, acciones en tesorerta, prima en venta de acciones, utiidades por aplicar, dividendos y dividendos por pagar. Los documentos para contabilizar mas utlizados para el ciclo de financiamiento ‘son similares a los descritos en el ciclo de inversiones. 9.2.2 Importancia Relativa y Riesgo Existen diferentes grados de importancia en los pasivos a largo plazo para el resto de las partidas de balance, y por ende una adecuada presentacién de la Posicion financiera, En algunas sociedades anénimas el pasivo a largo plazo resulta ser de poca importancia respecto de los pasivos totales y el capital contable en tanto que en otras no. El capital contable resulta ser un componente importante en el balance general. Los efectos del ciclo de transacciones de financiamiento sobre ei estado de resultados generaimente son poco significativos, en tanto que el efecto de los dividendos decretados o pagados sobre el estado de utilidades retenidas frecuentemente es de importancia. Los requerimientos de una adecuada revelacién se consideran fundamentates tanto para los pasivos a largo plazo como para el capital contable. 104El riesgo de errores 0 irregularidades al ejecutar y registrar transacciones del ciclo de financiamiento generalmente es bajo. En muchas empresas_— estas transacciones ocutten con poca frecuencia, exceptuando el pago de dividendos e intereses. Ademés la mayor parte de transacciones requieren de las autorizaciones del consejo de administracién y el gerente de ta empresa participa en la ejecucién 9.2.3 Objetivos de Control interno Cada uno de los objetivos operatives del control interno contable es aplicable al ciclo de financiamiento. Para poder cumplir estos objetivos, es util identificar los siguientes objetives especificos de control contable y asignacién de responsabilidad para cada funcién dentro del ciclo Ejecucién FUNGION [DEPARTAMENTO] OBJETIVO ESPECIFICO DE CONTROL CONTABLE 41. Emitir las obligaciones Tesoreria Las emisiones se deben hacer de y acciones acuerdo con las autorizaciones del representativas del consejo de administracién, capital social, requerimientos tegales y el efectivo se debe depositar intacto. 2. Pagar intereses sobre Tesorerla Los pagos se deben efectuar a obligaciones y dividends beneficiarios apropiados de en efectivo. acuerdo con la autorizacién del consejo de administracion |3.Redimirias Tesorerla. | Las autorzaciones se deben” obligaciones y readquirir ejecutar de acuerdo con las las acciones autorizaciones del consejo de fepresentativas del admministracion. capital social.Registro ~ FUNCION | DEPARTAMENTO | OBJETIVOS ESPECIFICOS DE CONTROL CONTABLE Contabilidad | Las transacciones se deben registrar 1. Coniabilizar las transacciones correciamente en cuanto a cantidad, adecuadamente clasificacién y perlodo contable 2. Actualizar auxiliares Contabilidad | Las transacciones se deben pasar correctamente a las cuentas individuales. e integraciones Custodia ITO |“ OBJETIVOS ESPECIFICOS DE | CONTROL CONTABLE ~FUNCION | DEPARTAt 4. Determinar el saldo | Contabilidad | “Los saldos e integraciones se deben correcto de pasivo y conciliat con la contabilidad a capital intervalos regulares. 9.23.1 Las Transacciones relacionadas con Obligaciones y Capital Social deben estar debidamente ejecutadas. Los siguientes principios de control interno son aplicables a este objetivo. 9.2.3.1.1 Procedimientos de Autorizaci6n Los procedimientos formales de autorizacién se siguen en la emisién de obligaciones y acciones. En cada caso debe ser necesaria la autorzacién del consejo de administracién; ademas es necesaria la aprobacién de Jos accionistas para nuevas emisiones de acciones. Los certificados deben ser firmados por dos miembros del consejo de administracién, normaimente el presidente y vicepresidente. 106Los pagos de intereses y dividendos estén sujetos a los controles sobre los procedimientos de desembolsos de efectivo, 9.2.3.1.2 Separacién de Funciones Se requiere de piena adhesién a este principio de contral interno al ejecutar transacciones del ciclo de financiamiento. La responsabilidad para ejecutar las autorizaciones normalmente se asigna a un gerente de la empresa, como podtia ser el tesorero, quien no participa en el registro de las transacciones. Con relacién a obligaciones, un intermediario puede ser un banco o una institucién fiduciaria, frecuentemente acta como representante comun de los obligados para protegerlos en cuanto a sus derechos y a veces realizando las funciones de caja y tesorerla por parte de la empresa emisora Cuando se trata de una sociedad anénima las acciones se encuentran colocadas entre el puiblico, normaimente se requiere de intermediarios coms una casa de bolsa o instituciones bancarias para ia emisién y transferencia de las acciones, aunque en nuestro medio se suele dar directamente entre las personas que van a formar una sociedad mediante la aportacién directa del capital La Principal obligacion de los intermediarios en la colocacién de acciones es constatar que las acciones son emitidas de conformidad con la escritura constitutiva. El control normal es llevar registro del total de acciones autorizadas, emitidas y canceladas. Todo certificado lo debe preparar y registrar el intermediario. Las casas de bolsa llevan registros de los diferentes accionistas, registran los. traspasos de propiedad de acciones entre los accionistas. Las casas de bolsa se aseguran que cada uno de les traspasos cumpla con las disposiciones legales. Todo esto contribuye un buen control interno por que estos se encargan del pago de intereses por obligaciones y dividendos. 1079.2.3.1.3 Procedimientos de Documentacin ‘La documentaci6n de las transacciones del ciclo financiero adopta diferentes formas: * Cada tipo de emision de valores esta sustentada por un contrato 0 escritura de constitucién por escrito que estipula los términos de la emisién * La evidencia de la autorzacin de emision aparece en actas * El efectivo que se recibe de la colocacién de acciones se comprueba par medio de fos recibos emitidos y ademas con los depésitos bancarios y avisos de Jos intermediaros * El pago de intereses y dividendos se puede comprobar por medio de la cuenta por pagar o comprobantes ya liquidados y los cheques pagados por el banco. Este tipo de evidencia también se tiene disponible al readquirir obligaciones y acciones. * Los bonos redimidos deben evidenciarse con 108 titulos 0 certificados incinerados, lo cual implica que el certificado original ha sido destruido + Los certifi dos y talones de acciones retiradas deben llevar la indicacion de canceladas y el certificado cancelado se deben adjuntar ai talén. 9.2.3.2 Las Transacciones pata las Obligaciones y Acciones Representativas del Capital Social deben estar debidamente registradas. Los principios de control interno aplicables a este objetivo (registrar) son los siguientes 9.2.3.2.1 Separacién de Funciones El personal de contabilidad que registra trensacciones de financiamiento, no debe ejecutarlas. Para las emisiones de obligaciones, es necesario llevar un registro de inversionistas que indique el total de obligaciones que estan en poder de cada uno de estos. Este registio lo debe llevar la empresa emisora o el intermediario. Respecto a emisiones de acciones de capital social, es necesario evar un libro de accionistas. En una empresa pequefia el secretario debe tener esta log.responsabilidad. En una empresa grande ef intermediario tealiza esta funcidn, aunque siempre el control lo debe llevar la empresa 9.2.3,2.2 Registros Contables y Procedimientos Es necesario llevar cuentas y sub-cuentas, asi como detalles tanto para las obligaciones como para acciones. Al contabilizar las transacciones relacionadas con 21 capital social, es necesario separar la parte que se debe acreditar a la cuenta del capital social y la de prima en venta de acciones. 9.2.3.3 Mantener una Custodia apropiada de fos Activos Los principios de control interno aplicables a este objetiva son los siguientes 9.2.3.3.1 Controles Fisicos y Procedimientos de Autorizacién Los controles fisicos bajo la forma de caja de seguridad, deben utiizarse para conservar el control de los certificados incinerados, acciones en tesoreria y el libro de accionistas. Tales medios deben ser utiizados para salvaguardar obligaciones no emitidas y certificados de acciones ain no vencidos de algin uso no autorizado La responsabilidad para restringir el acceso, se fa atribuiré a un funcionario de ta empresa. 9.2.3.3.2 Verificacion Interna independiente y Separacién de Funciones Periédicamente debe existir una verificacién interna independiente de coneiliar el saldo de ia cuenta de capital social, con el detalle o integracién de accionistas (libro de accionistas). De igual forma se debe conciliar periédicamente las obligaciones emttidas con los talones de certificados de obligaciones, asi como de la cantidad de acciones en tesoreria, para el saido de la cuenta de acciones en tesoreria. Estas comparaciones se facilitan cuando se han contratado intermediarios.CAPITULO 10 CONTROL INTERNO INFORMATICO 10.1 Control Interno Informatica El control interno informético controla diariamente que las actividades de los sistemas de informacién sean realizadas cumpliendo los procedimientos, estandares Y normas fijados por la gerencia de la empresa ylo la Direccién Informatica, as! como los requerimientos legales. 10.2 Auditoria Informatica Es un conjunto de procedimientos y técnicas para evaluar y controlar total 0 parcialmente un sistema informético, con el fin de proteger sus actividades y recursos, verificar si sus actividades se desarrollan eficientemente de acuerdo con la normativa informatica de la empresa 10.3 Control interno y Auditorla informatica Estos son campos andlogos, y ambas funciones han evolucionado. Muchos controles internos fueron desempefiados por auditores, de hecho muchos de los actuales responsables del control interno informético recibieron formacién en ‘seguridad informatica tras su paso por la formacién en auditorla. Algunos auditores se pasan al campo de Control Intemo Informatio debido a la similitud de los objetivos protesionales de control y auditoria 10.4 Estructura del Control Interno Cada empresa tiene un entorno de control, este abarca las actitudes generales, las capacidades, las acciones y los conocimientos del personal de una empresa Las empresas mediante sus sistemas contables elaboran estados financieros y otra informacién requerida por la gerencia para controlar la empresa. Dichos sistemas contables comprenden las aplicaciones informaticas de reflejo contable- financiero y el entorno del departamento de proceso de datos dentro de! cual se desarrollan, se implantan, se mantienen y operan los mismos. Ademés los sistemas contables consisten en una serie de procedimientos para identificar, asegurar, 110