DEPARTAMENTO MESA DE ENTRADAS

SUBSECRETARA DE COORDINACIN
MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL

TRMITE 8 - ARCHIVO Y DESARCHIVO DE EXPEDIENTES

* SOLICITUD DE ARCHIVO DE EXPEDIENTES
1) RESPONSABLE PRIMARIO: Interviene: Decide solicitar a la Mesa de Entradas
archivo de un EXPEDIENTE:

el

Emite una NOTA a tal efecto, la agrega al EXPEDIENTE y la folia (sello y nmero
de foja correlativo).
Registra en el SISTEMA MESA DE ENTRADAS el movimiento del EXPEDIENTE.
Emite, por duplicado y a travs de dicho sistema, un REMITO (RP) para el envo
del EXPEDIENTE a la Mesa de Entradas .
Lleva el EXPEDIENTE a la Mesa de Entradas (*).
(*) El Archivo Central del MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD
SOCIAL est a cargo del Departamento Mesa de Entradas, responsable del Sistema de
Archivos de la Jurisdiccin.
Importante: El Responsable de Gestin Documental de cada rea del Ministerio es el
agente responsable de la remisin, recepcin y permanencia de la documentacin
(expedientes, notas, etc.) en el rea respectiva (Ver Trmite 1).
2) DEPARTAMENTO MESA DE ENTRADAS - SECTOR ORGANISMOS OFICIALES Y
CORRESPONDENCIA: Recibe la documentacin y controla:

En el EXPEDIENTE:
Que la NOTA de pase se haya firmado y que conste la aclaracin de firma,
la fecha, el destinatario y, de corresponder, la documentacin adjunta.
La correcta foliacin del EXPEDIENTE, y - de corresponder - que los
desgloses, autenticaciones, refoliaciones y agregacin de cuerpos de
anexos se hayan realizado segn la normativa vigente.
Que se acompaen las constancias requeridas para la tramitacin
especfica del tema.

En el REMITO (RP):
Que los datos del REMITO (RP) coincidan con los consignados en el
EXPEDIENTE, y que la cantidad de fojas sea la misma.
3) DEPARTAMENTO MESA DE ENTRADAS - SECTOR ORGANISMOS OFICIALES Y
CORRESPONDENCIA: Determina si la documentacin est en orden:
3.1. Si presenta inconsistencias: Sigue en operacin 4.
3.2. Si est en orden: sigue en operacin 6.

4) DEPARTAMENTO MESA DE ENTRADAS - SECTOR ORGANISMOS OFICIALES Y

CORRESPONDENCIA: Registra en el original del REMITO (RP) los motivos de la
devolucin, y entrega el EXPEDIENTE y ambos ejemplares del REMITO (RP) al gestor
del Responsable Primario, para su regularizacin.
5) RESPONSABLE PRIMARIO: Interviene: regulariza la documentacin y vuelve a
presentar el EXPEDIENTE con un REMITO (RP) por duplicado. Vuelve a operacin 2.
6) DEPARTAMENTO MESA DE ENTRADAS - SECTOR ORGANISMOS OFICIALES Y
CORRESPONDENCIA: firma de conformidad el original del REMITO (RP) y desglosa:
Devuelve el original firmado al gestor del Responsable Primario.
Coloca un sello fechador en la hoja final del EXPEDIENTE e iniciala como
constancia del control realizado.
Archiva el duplicado del REMITO (RP) en el sector, en orden cronolgico, en el
Bibliorato REMITOS RECIBIDOS.
Enva el EXPEDIENTE en mano al Sector Archivos para su correspondiente
trmite de ingreso al Archivo General del Ministerio. Sigue en operacin 7.

* REGISTRO DEL ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES

7) DEPARTAMENTO MESA DE ENTRADAS - SECTOR ARCHIVO:
Coloca el sello con la leyenda ARCHIVO N en la CARTULA y al dorso de la
ltima foja del EXPEDIENTE.
Coloca, con un sello numerador y en orden correlativo, el nmero de archivo en el
sello anterior (CARTULA y dorso de la ltima foja del EXPEDIENTE).
Registra en el SISTEMA MESA DE ENTRADAS el carcter de Archivado del
EXPEDIENTE.
Retiene el EXPEDIENTE en el sector, para proceder a su archivo. Sigue en
operacin 8.

* ARCHIVO DEL EXPEDIENTE

8) DEPARTAMENTO MESA DE ENTRADAS - SECTOR ARCHIVO: Prepara el archivo del
EXPEDIENTE segn las instrucciones consignadas en el MANUAL DEL SISTEMA DE
ARCHIVOS DEL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL.

* SOLICITUD DE DESARCHIVO DE EXPEDIENTES

9) RESPONSABLE PRIMARIO: Interviene: Decide solicitar a la Mesa de Entradas
desarchivo de un EXPEDIENTE.

el

Emite, por duplicado, una NOTA a tal efecto, consignando los nmeros de
EXPEDIENTE y de archivo respectivos (*).
Lleva ambos ejemplares de la NOTA a la Mesa de Entradas .

(*) El nmero de archivo del EXPEDIENTE surge del SISTEMA MESA DE

ENTRADAS.
10)DEPARTAMENTO MESA DE ENTRADAS - SECTOR ORGANISMOS OFICIALES Y
CORRESPONDENCIA: Controla los datos de la NOTA, firma el duplicado de la misma y
desglosa:
Devuelve el duplicado de la NOTA al empleado del Responsable Primario.
Registra en el SISTEMA MESA DE ENTRADAS la solicitud de desarchivo del
EXPEDIENTE, reteniendo siempre el original de la NOTA.
Emite, en original, un VALE DE SOLICITUD DE DESARCHIVO del EXPEDIENTE
respectivo.
Entrega el VALE DE SOLICITUD DE DESARCHIVO al Sector Archivos. Sigue en
operacin 11.
Retiene el original de la NOTA del Responsable Primario en el sector.

* DESARCHIVO DEL EXPEDIENTE

11) DEPARTAMENTO MESA DE ENTRADAS - SECTOR ARCHIVO: Efecta el desarchivo
del EXPEDIENTE segn las instrucciones consignadas en el MANUAL DEL SISTEMA
DE ARCHIVOS DEL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL:
Retira el EXPEDIENTE de su archivo y en su lugar guarda el VALE DE
SOLICITUD DE DESARCHIVO (*).
Lleva
el
EXPEDIENTE
al
Sector
ORGANISMOS
OFICIALES
Y
CORRESPONDENCIA.
(*) Cuando el Responsable Primario devuelve el EXPEDIENTE al archivo, se
destruye este VALE.
12) DEPARTAMENTO MESA DE ENTRADAS - SECTOR ORGANISMOS OFICIALES Y
CORRESPONDENCIA:
Agrega la NOTA del Responsable Primario solicitando el desarchivo al
EXPEDIENTE y la folia (sello y nmero correlativo en el expediente).
Emite, por duplicado, una NOTA SSC/ME dirigida al Responsable Primario, para
la remisin del EXPEDIENTE.
Entrega el EXPEDIENTE y ambos ejemplares de la NOTA SSC/ME al Jefe de
Departamento.
13)DEPARTAMENTO MESA DE ENTRADAS - JEFE DE DEPARTAMENTO: Controla los
datos de la NOTA SSC/ME con los del EXPEDIENTE, firma ambos ejemplares de la
NOTA SSC/ME y devuelve la documentacin.
14)DEPARTAMENTO MESA DE ENTRADAS - SECTOR ORGANISMOS OFICIALES Y
CORRESPONDENCIA:
Agrega el original de la NOTA SSC/ME al EXPEDIENTE, y la folia (sello y nmero
correlativo en el expediente).
Archiva el duplicado en el sector, en orden cronolgico, en el Bibliorato NOTAS
SSC/ME.
Registra en el SISTEMA MESA DE ENTRADAS el desarchivo del EXPEDIENTE.
Emite, por duplicado y a travs de dicho sistema, un REMITO (ME), para el envo
del EXPEDIENTE al Responsable Primario.

 Enva el EXPEDIENTE y ambos ejemplares del REMITO (ME) al Responsable

Primario.
15)RESPONSABLE PRIMARIO: Controla los datos del REMITO (ME) con el EXPEDIENTE,
firma el original del REMITO (ME) y desglosa:
Devuelve el original al empleado de la Mesa de Entradas.
Retiene el duplicado y el EXPEDIENTE para su tramitacin posterior.
16)DEPARTAMENTO MESA DE ENTRADAS - SECTOR ORGANISMOS OFICIALES Y
CORRESPONDENCIA: Archiva el original del REMITO (ME) en el sector, en orden
cronolgico, en el Bibliorato REMITOS EMITIDOS.

DEPARTAMENTO

DIRECCIN DE DESPACHO,
MESA DE ENTRADAS
Y ARCHIVO

TRMITE:

8 - ARCHIVO Y DESARCHIVO DE EXPEDIENTES

MESA DE
ENTRADAS

CURSOGRAMA
D E P A R T A M E N T O M E S A D E
SECTOR ORGANISMOS OFICIALES
SECTOR ARCHIVO
Y CORRESPONDENCIA

RESPONSABLE PRIMARIO

E N T R A D A S
JEFE DE DEPARTAMENTO

SOLICITA EL ARCHIVO DE UN EXPEDIENTE. EMITE.

AGREGA Y FOLIA. REGISTRA Y EMITE.
SISTEMA
ME

NOTA

EXPEDIENTE

REMITO
(RP)

CONTROLA EXPEDIENTE
Y REMITO.

0
1
E

EXPEDIENTE

REMITO
(RP)
0
1

ENCUENTRA
INCONSISTENCIAS?
S

NO

DEVUELVE.

97

DEPARTAMENTO

DIRECCIN DE DESPACHO,
MESA DE ENTRADAS
Y ARCHIVO

TRMITE:

8 - ARCHIVO Y DESARCHIVO DE EXPEDIENTES

MESA DE
ENTRADAS

CURSOGRAMA
D E P A R T A M E N T O M E S A D E
SECTOR ORGANISMOS OFICIALES
SECTOR ARCHIVO
Y CORRESPONDENCIA

RESPONSABLE PRIMARIO

EXPEDIENTE

CORRIGE Y VUELVE
A PRESENTAR.

JEFE DE DEPARTAMENTO

REMITO
(RP)
0
1

EXPEDIENTE

E N T R A D A S

REMITO
(RP)
0
1

SELLA, FIRMA, ARCHIVA

Y DESGLOSA.

VUELVE
A OP. 2

NUMERA, SELLA,
REGISTRA Y RETIENE.

SISTEMA
ME

7
REMITO
(RP)

EXPEDIENTE
0

EXPEDIENTE
1

8
"REMITOS
EMITIDOS"

"REMITOS
RECIBIDOS"

PREPARA EL ARCHIVO
DEL EXPEDIENTE.

EXPEDIENTE

A REGLAMENTO ARCHIVO
CENTRAL DEL
MTESS

98

DEPARTAMENTO

DIRECCIN DE DESPACHO,
MESA DE ENTRADAS
Y ARCHIVO

TRMITE:

8 - ARCHIVO Y DESARCHIVO DE EXPEDIENTES

MESA DE
ENTRADAS

CURSOGRAMA
RESPONSABLE PRIMARIO

SOLICITA DESARCHIVO DE UN
EXPEDIENTE.
CONSULTA. EMITE Y LLEVA.

D E P A R T A M E N T O M E S A D E
SECTOR ORGANISMOS OFICIALES
SECTOR ARCHIVO
Y CORRESPONDENCIA

E N T R A D A S
JEFE DE DEPARTAMENTO

SISTEMA
ME

9
CONTROLA, FIRMA,
REGISTRA, EMITE
Y DESGLOSA.

SISTEMA
ME
NOTA
0

10

DESARCHIVA SEGN REGLAMENTO

ARCHIVO CENTRAL DEL MTESS.
NOTA
0

VALE DE
SOLICIT. DE
DESARCHIVO
0

11

1
EXPEDIENTE
(ESPERA EL
DESARCHIVO)

VALE DE
SOLICIT. DE
DESARCHIVO
0

(UBICACIN
DEL
EXPEDIENTE)

99

DIRECCIN DE DESPACHO,
MESA DE ENTRADAS
Y ARCHIVO

DEPARTAMENTO

TRMITE:

8 - ARCHIVO Y DESARCHIVO DE EXPEDIENTES

MESA DE
ENTRADAS

CURSOGRAMA
D E P A R T A M E N T O M E S A D E
SECTOR ORGANISMOS OFICIALES
SECTOR ARCHIVO
Y CORRESPONDENCIA

RESPONSABLE PRIMARIO

E N T R A D A S
JEFE DE DEPARTAMENTO

12

NOTA

AGREGA AL
EXPEDIENTE Y FOLIA.
EMITE Y ENTREGA.

EXPEDIENTE

NOTA
SSC/ME
0

CONTROLA, FIRMA
Y DEVUELVE.

1
E
SISTEMA
ME

13
AGREGA, FOLIA, ARCHIVA.
REGISTRA, EMITE Y ENVA.
EXPEDIENTE

14

NOTA
SSC/ME
0
1

CONTROLA, FIRMA Y
DESGLOSA.

REMITO
(ME)

EXPEDIENTE

NOTA
SSC/ME

0
1

15

1
E

"NOTAS
SSC/ME"

100

DEPARTAMENTO

DIRECCIN DE DESPACHO,
MESA DE ENTRADAS
Y ARCHIVO

TRMITE:

8 - ARCHIVO Y DESARCHIVO DE EXPEDIENTES

MESA DE
ENTRADAS

CURSOGRAMA
D E P A R T A M E N T O M E S A D E
SECTOR ORGANISMOS OFICIALES
SECTOR ARCHIVO
Y CORRESPONDENCIA

RESPONSABLE PRIMARIO

JEFE DE DEPARTAMENTO

D
ARCHIVA.

EXPEDIENTE

E N T R A D A S

REMITO
(ME)
0

VALE DE
SOLICITUD
DE
DESARCHIVO

16

1
REMITO
(ME)

CUMPLIDO EL
TRMITE Y
REINGRESADO EL
EXPEDIENTE AL
ARCHIVO, SE
DESTRUYE.

X
0

"REMITOS
RECIBIDOS"
"REMITOS
EMITIDOS"

101