OFICINA DE GESTIN

DOCUMENTAL
Procedimiento para la gestin de la
correspondencia

ACUERDO 060

del 30 de octubre de 2001

PAUTAS
PARA LA
ADMINISTRACION
COMUNICACIONES OFICIALES

DE

LAS

Articulo tercero: Las entidades debern

establecer de acuerdo con su estructura,
la ventanilla nica o unidad de
correspondencia que gestione de manera
centralizada y normalizada, los servicios
de recepcin, radicacin y distribucin de
sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos
contribuyan al desarrollo del programa de gestin documental y
los programas de conservacin, integrndose a los procesos
que se llevarn en los archivos de gestin , centrales e
histricos.

RECEPCIN DE DOCUMENTOS
Definicin: Conjunto de operaciones de verificacin y control que
una institucin debe realizar para la admisin de los documentos
que son remitidos por una persona natural o jurdica.
Marco normativo: Acuerdo 060 AGN 060 de 2001 Artculos 2, 3, 5,
8 y 10.

CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS:

Comunicaciones
Institucionales:
Son
todas
aquellas
comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de sus
funciones. Estas ameritan un trmite y deben ser radicadas.
Correspondencia: Comunicaciones de carcter privado que
llegan a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del
funcionario. No deben ser radicadas.
Documentos contables: Facturas, extractos, etc.
Publicaciones: Revistas, libros, propaganda.

RECEPCIN DE DOCUMENTOS
En este proceso se dan las siguientes
tareas:
Registro de correspondencia: Es el
procedimiento por medio del cual, la Universidad
ingresa en sus sistemas datos tales como: fecha,
medio, radicacin, empresa, remitente, asunto,
anexos, dependencia, destinatario.
Empresas

Radicacin de las comunicaciones: Es el

procedimiento por medio del cual, la
Universidad asigna un numero
consecutivo a las comunicaciones
recibidas, dejando constancia de la fecha
y hora de recibo (esto se hace a travs de
una etiqueta), con el propsito de
oficializar su trmite y cumplir con los
trminos de vencimiento que establezca

Municipales de Cali

DISTRIBUCIN DE
DOCUMENTOS

Definicin: Actividades tendientes a garantizar

que los documentos lleguen a su destinatario.
Marco normativo: Acuerdo 060 AGN de 2001
Artculos 2, 3, 4, 7 y 11.

Se puede dar
por:

Correspondencia
interna
Correspondencia por correo
certificado
Correspondencia por va fax
Correspondencia por va email @

OGD

DISTRIBUCIN DE
DOCUMENTOS

Correspondencia interna:
CAD.9.2-01______

CAD.9.2-01______

ra a
o
t
c
v
rre trati
e
c
s
Vi
ini
m
Ad

Origina
l
Copia

Marque en un papel el
nombre de la
dependencia a la cual
quiere dirigir el
documento.

DISTRIBUCIN DE
DOCUMENTOS
Correspondencia por correo certificado:
Radicacin de correspondencia que va al
medio externo:
Las cartas remisorias a despachar
deben ir en original y copia. Estas deben
ser elaboradas a partir de los datos del
destinatario.

Doctor
JUAN CAMPO
Director
Doctor
JUAN CAMPO
Director

Radicaci
n

La OGD, elabora una etiqueta que

contiene los siguientes campos: Cdigo
de la dependencia, serie o subserie,
consecutivo, radicado de despacho,
fecha, folios y anexos.

Correspondencia por va fax o e-mail:

Formato
Transmisin de documentos

Doctor
JUAN CAMPO
Director

Email: X
Fax:__
_________________
__________________
_________________

Formato de transmisin de documentos

TRMITE DE LOS
DOCUMENTOS
Definicin: Recorrido de los documentos desde su produccin o
recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.
Marco normativo: Acuerdo 060 AGN 060 de 2001 Artculos 3, 6 y
8.

Respues
ta
Solicitud

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
VENTANILLA
NICA
Tiene como funcin gestionar de manera centralizada y
normalizada las comunicaciones institucionales, recibidas y
producidas por la Universidad en cumplimiento de sus
funciones.

Recepcin
Radicacin

Distribuci
n

Trmit
e

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
VENTANILLA
NICA
GESTIONAR
GESTIONAR

CENTRALIZAR
CENTRALIZAR

RECEPCION
RADICACION
DSITRIBUCIN
TRMITE

NORMALIZAR
NORMALIZAR PRESTAR
PRESTARSERVICIOS
SERVICIOS

MANUAL DE
CORRESPONDENCIA

DE CONSULTA