COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

APORTE: MAGALY GIMNEZ

C.I.: 9.620.512
En este captulo se explican las principales opciones y procesos del mdulo Compras
y
Cuentas por Pagar. Los tpicos no cubiertos pueden ser consultados en el manual
Electrnico del sistema, el cual puede ser activado desde el men ayuda o presionand
o la Tecla F1.
Proveedores
La opcin proveedores le permite crear nuevos proveedores as como buscar, modificar
y
eliminar los datos de los proveedores que ya estn registrados. Los datos de cada
proveedor
se muestran divididos en dos carpetas:
En la carpeta Generales estn los datos de tipo general y los datos que permiten
clasificar a los proveedores (tipo, zona, segmento).
En la carpeta Crdito y Saldo
o
de cada proveedor.

se muestran los datos relacionados con el crdito y sald

En la carpeta Otros se muestran los datos que permiten manejar las retenciones del
ISLR y la relacin casa matriz > sucursales del proveedor.
En la carpeta Generales se manejan los siguientes datos:
Para una explicacin del significado y uso de cada campo, consulte el manual elect
rnico.
En la carpeta Crdito y Saldo se manejan los siguientes datos:
Profit Plus mantiene siempre actualizada la informacin de saldos de los proveedor
es, as
como todas sus estadsticas.
Tome en cuenta que...
1. Antes de crear un proveedor deben estar creados los siguientes datos: tipo, z
ona, segmento y
cuenta de ingreso que se le van a asignar al nuevo proveedor.
2. No es posible registrar dos proveedores que posean el mismo NIT o RIF.
3. Es posible validar el RIF, nombre o razn social y la tasa de retencin aplicable
de un
proveedor nacional a travs del botn , esta consulta se realiza directamente en la
pgina oficial del ente gubernamental.
4. En caso que el nombre o la tasa de un proveedor no correspondan con los regis
tros del
Seniat, se desplegar una pantalla en la que es posible realizar el cambio de ambo
s valores, a travs de opciones especificas para tal fin. Si se opta por cambiar l
os datos, stos se
actualizarn en la ficha del proveedor, luego de guardar los cambios usando la opc
in de la
barra de herramientas.
5. Si existe una configuracin de procesos para la tabla Proveedores, en la que no
se pueda
modificar el campo nombre, al realizar la consulta de RIF, se mostrar deshabilita
da la
opcin Nombre suministrado por el Seniat es distinto al registrado, desea cambiarlo? ,
en
caso de no existir coincidencia en este dato.

6. Para realizar la consulta de los datos el proveedor en el Seniat, es necesari

o tener conexin a la pgina Web del organismo, por lo tanto hay que realizar las co
nfiguraciones respectivas de permisologia de usuarios a Internet.
7. Si desea cambiar la direccin URL del Seniat, es necesario asignar la direccin e
lectrnica de
la pgina Web del Seniat en el campo URL Seniat, ubicado en la carpeta Generales de
la
opcin Datos Adicionales de la Empresa, para validar el RIF del proveedor.
8. No es posible eliminar un proveedor que posea movimientos asociados, por ejem
plo:
(facturas, cobros, devoluciones, etc.) en ese caso puede poner inactivo el prove
edor.
9. Si desea evitar que un usuario registre facturas a nombre de proveedores , co
n los que la
empresa est sobregirada, debe asignarle un lmite de crdito al proveedor y establece
r dicho control en la opcin configurar procesos del men procesos en el mdulo manten
imiento.
10. La zona permite clasificar geogrficamente a los proveedores. Dicha clasificac
in es usada en los reportes de cuentas por pagar: estados de cuenta, anlisis de ve
ncimiento, saldos, etc.
11. Si desea manejar documentos (compras, rdenes de compra, notas de recepcin) en
mltiples monedas, debe activar el parmetro manejo de mltiples monedas.
12. Todos los procesos del sistema que incrementan o disminuyen el saldo de un p
roveedor por ejemplo: (facturas, devoluciones, etc.), generan en forma automtica
un documento por el monto de la variacin del saldo del proveedor.
13. El saldo de un proveedor es la suma y resta del monto de todos sus documento
s menos sus pagos. Otra manera de calcular el saldo de un proveedor en el sistem
a , es sumando y
restando el saldo de sus documentos.
14. Cuando se est implantando el sistema, debe usarse la opcin documentos para reg
istrar las facturas (sin renglones), giros, notas de crdito y dbito que conforman
el saldo de cada proveedor, para la fecha en la que se empieza a usar el sistema
. En este caso dichos
documentos deben ser creados ponindole como monto neto, el saldo del documento a
la
fecha, pues de lo contrario sera necesario cargar tambin todos los pagos asociados
a dichos documentos.
15. Si desea que el sistema calcule automticamente en los pagos , la retencin del
impuestosobre la renta debe:

Crear los conceptos sobre los cuales se va a retener impuesto usando la

opcin
conceptos de ISLR.

Crear los tabuladores con sus conceptos y porcentajes de retencin para ca

da tipo de
persona, usando la opcin tabulador de ISLR.

Asignar a cada lnea de artculo o categora de artculo el concepto bajo el cua

l se va a retener, usando las opciones lnea de artculo o categora de artculo.

Asignar a cada proveedor su tipo y su tabulador de ISLR, usando esta opc

in.
Una vez realizado lo anterior, el sistema calcular en los pagos el porcentaje y m
onto de la
retencin a aplicar, al usar el botn editar retencin.
16. Si desea consolidar los pagos de aquellos proveedores que manejan sucursales
y una casa matriz, use la clasificacin disponible en la carpeta Otros . Dicha clasi
ficacin le va a
permitir comprar a las sucursales y a la casa matriz, y pagar a nombre de la cas
a matriz los
documentos pendientes, tanto para la casa matriz como para las sucursales corres
pondientes.
17. El reporte Estado de Cuenta de Casa Matriz y Sucursales muestra:

Si se solicita un estado de cuenta para la casa matriz: los pagos que se

han aplicado en ella y en sus sucursales.

Si se solicita un estado de cuenta para una sucursal: los pagos que se h

an
aplicado sobre ella y los que se han aplicado sobre la casa matriz correspondien
te, contra esta sucursal.
18. Si desea ubicar un proveedor por su estado (Activo/Inactivo), presione el bo
tn buscar (o Ctrl + B) y luego presione la tecla F2 para visualizar la pantalla d
e la bsqueda asistida. En ella , seleccione el filtro que se adecue a la informac
in requerida, segn la siguiente
descripcin:

Si selecciona el filtro activo: slo mostrar los proveedores que se encuent

ren
en estado activo.

Si selecciona el filtro inactivo: slo mostrar los proveedores que se

encuentren en estado Inactivo.

Si selecciona el filtro todo: se mostrarn todos los proveedores.

Facturas de compra
Para registrar las compras efectuadas a los proveedores debe hacer uso de la opc
in facturas
de compra. Dicha opcin le permite consultar, as como incluir, modificar y eliminar
los
datos de las facturas efectuadas a los proveedores. Cuando se registra una compr
a, el sistema
actualiza en forma automtica los stocks y costos de los artculos involucrados, as c
omo el
saldo del proveedor.
Una factura de compra puede ser creada directamente, o a partir de:
??Otra factura.
??Una cotizacin.
??Una orden de compra .
??Una nota de recepcin.
??Una plantilla de compras.
A partir de una factura de compra, pueden ser generadas fcilmente las plantillas
de compras
y las devoluciones de proveedores.
186 Profit Plus manual de usuario
Para incluir una factura es necesario completar los siguientes datos en la carpe
ta Generales :
Para una explicacin del significado y uso de cada campo, consulte el manual elect
rnico del
sistema.
Tome en cuenta que...
1. Si desea imprimir la factura de compra que est en pantalla , haga clic en el i
c ono imprimir de
la barra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la imp
resin.
2. El sistema permite configurar la manera c mo cada usuario va a usar esta opcin.
Se pueden
definir los datos a introducir para crear una factura de compra, y qu columnas se
van a
manejar a nivel de los renglones. Para efectuar la configuracin use la opcin confi
gurar
procesos en el mdulo mantenimiento.
3. Cada vez que se crea una factura de compra con N unidades de un artculo, el si
stema
incrementa automticamente el stock actual del artculo en N unidades, y genera un
movimiento de inventario llamado Comp.

4. Cada vez que se registra una factura, el sistema actualiza automticamente el s

aldo actual del proveedor involucrado, generando un documento de compras llamado
Fact por el monto total de la factura.
5. Cada vez que se crea una factura de compra, el sistema actualiza automticament
e el ltimo costo, el costo promedio ponderado y el costo anterior de cada artculo
involucrado en la misma. Pero si el parmetro manejo de mltiples monedas est activo,
entonces el sistema adems de los costos antes mencionados (en moneda base), actu
alizar en otra moneda: el ltimo costo, el costo promedio ponderado y el costo ante
rior de cada artculo involucrado en la compra.
6. Si un proveedor posee das de crdito asignados, entonces dichos das prevalecen en
el
momento de hacerle una factura, sobre los das que indica la condicin de pago que s
e le
asocie a la factura. El sistema usa los das de crdito para establecer automticament
e el
vencimiento de la factura.
7. Si desea evitar que un usuario registre compras contra proveedores, con los q
ue su empresa est sobregirada, debe asignarle un lmite de crdito al proveedor y est
ablecer dicho control en la opcin configurar procesos del men procesos en el mdulo
mantenimiento.
8. Si desea que una vez grabada la factura, se active la opcin pagos y/o la factu
ra sea impresa automticamente al grabarla, configure dichas facilidades en la opc
in configurar procesos.
9. El sistema distingue automticamente entre un proveedor nacional y un proveedor
extranjero para efecto del impuesto a las ventas o el impuesto al valor agregad
o (IVA).
10. Si desea que el sistema redondee el monto neto de las facturas de compra, us
e la opcin
parmetros de la empresa para activar el redondeo. El monto asociado al redondeo
(positivo o negativo) es guardado por el sistema en el campo otros de la compra.
11. Para registrar facturas de compra en monedas diferentes a la moneda base, de
be configurar en los parmetros de la empresa, el parmetro correspondiente y crear
las monedas usando la opcin monedas del men tablas en el mdulo ventas. Debe selecci
onar adems las columnas correspondientes al manejo en otra moneda para los renglo
nes de la compra, usando para ello la opcin configurar procesos. Una vez configur
ado el sistema en modo multimoneda, ste solicita en cada factura, la moneda y la
tasa de cambio respecto a la moneda base. Una vez grabada la factura de compra, s
ta puede ser visualizada en la moneda adicional o en la moneda base, haciendo cl
ic en el icono ubicado a la derecha de la tasa.
12. Para hacer una factura a partir de otras: compras, cotizaciones, notas de re
cepcin, rdenes de compra o plantillas de compra, use el icono importar que se encu
entra en la parte inferiorde la ventana.
13. Para afectar los pendientes que trae la plantilla de compras importada, sele
ccione la opcin Configurar Procesos, del mdulo mantenimiento, especficamente en la
opcin
Documentos de Ventas/Compras, seleccione compra como el tipo de documento y lueg
o la pestaa Adicionales . En esta pantalla seleccione el parmetro permitir no afectar
documento importado .
14. Para actualizar los precios de venta de los artculos comprados, en funcin de l
a variacin de su costo, seleccione el rengln cuyos precios desea actualizar y use
el icono cambiar precios.
15. Si el artculo que se est comprando maneja lotes, al indicar la cantidad, el si
stema solicitar el nmero de lote. Si los lotes estn configurados, en los parmetros d
e la empresa, para manejar fecha de vencimiento el sistema solicitar dicha fecha.
16. Si la compra forma parte de una importacin, use el icono informacin de importa
ciones para definir, para cada rengln de la compra: el porcentaje de arancel, el
volumen y/o el peso.
Esta informacin ser usada por el sistema para calcular la distribucin de los costos
en la
opcin importaciones (vea manejo de importaciones )

17. Para que en el reporte Libro de compras formato SENIAT (Importaciones) aparezc
an el Nmero de Planilla de importacin y el nmero de expediente, agrguelos en la pest
aa
Adicionales en los campos correspondientes.
18. Si su empresa maneja artculos con talla , lea el tpico manejo de tallas para con
figurar el sistema y habilitar el botn carga de tallas. Este icono le permite dis
criminar fcilmente por talla los artculos que se estn comprando.
19. Si su empresa posee varias sucursales y desea asignar diferentes correlativo
s en cada sucursal para el nmero de la factura de compra, use la opcin parmetros de
la empresa para activar el concepto, e indique en la opcin sucursales el correla
tivo de cada una de las
sucursales. Adems debe asignarle a cada usuario su sucursal, usando para ello la
opcin
usuarios o la opcin configurar procesos.
20. Esta opcin es mostrada en resolucin 640x480 pixels. Si su equipo tiene estable
cida unaresolucin mayor a nivel de Windows (por ejemplo 800x600 1024x768) y desea
que estaopcin sea mostrada con dicha resolucin, marque ajustar pantalla a la resol
ucin del
monitor en la opcin configurar procesos en el mdulo mantenimiento o simplemente
estire la pantalla al tamao deseado .
21. Una factura de compra no puede ser modificada cuando el pago ha sido autoriz
ado a travs de la opcin programacin de pagos.
22. Si posee instalado Profit Plus Contabilidad y desea asignar, por factura, la
(s) cuenta(s)
contable(s) a usar al contabilizarla, use el icono informacin contable de la barr
a de
herramientas (ver integracin con Profit Contabilidad )
23. Al agregar nuevos renglones en documento de compras, puede incluir artculos g
enricos y, asu vez, colocar una descripcin para estos artculos genricos. En el momen
to que se est incluyendo el rengln para un artculo genrico, el sistema solicitar que
coloque una descripcin cuando presione la tecla Enter.
Devolucin a Proveedores
Esta opcin le permite consultar, as como incluir, modificar y eliminar los datos d
e las
devoluciones de mercanca efectuadas a los proveedores, para lo cual debe hacer us
o de la
barra de herramientas. La devolucin puede ser creada a partir de una factura de c
ompra o a partir de una nota de recepcin del proveedor, y la misma ajusta automtic
amente tanto el stock actual de los artculos involucrados, como el saldo del prov
eedor.
Para incluir una devolucin es necesario introducir los siguientes datos en la car
peta
Generales:
Tome en cuenta que
1. Al seleccionar esta opcin el sistema muestra la devolucin cuyo nmero es mayor (l
a ltima realizada). Para ubicar una devolucin en particular debe hacer uso de los
iconos de la barra de herramientas. Las devoluciones de proveedores registradas
estn ordenadas ascendentemente en funcin de su nmero.
2. Si desea imprimir la devolucin que est en pantalla haga clic en el icono Imprimi
r de la barra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la
impresin.
3. El sistema permite configurar la manera como cada usuario va a usar esta opcin
. Se pueden definir los datos a introducir para crear una devolucin y que columna
s se van a manejar a nivel de los renglones. Para efectuar la configuracin haga u
so de la opcin Configurar Procesos en el mdulo de Mantenimiento .
4. Cada vez que se crea una devolucin con "n" unidades de un artculo, el sistema d
isminuye automticamente el stock actual del artculo en "n" unidades, y genera un m
ovimiento de inventario llamado "Dpro".

5. Cuando se genera una devolucin el sistema toma los montos y precios de la fact
ura/nota de recepcin asociada a la devolucin.
6. Cada vez que se crea una devolucin a partir de una factura de compra, el siste
ma:
Incrementa automticamente el saldo del proveedor por el monto total de la devoluc
in,
generando una nota de crdito automtica como documento de compra que respalda el
nuevo saldo. El nmero de la nota de crdito generada es mostrado en el encabezado d
e
la devolucin.

Si la factura de compra posee saldo mayor a cero, entonces el sistema ge

nera
adicionalmente un pago en el que asocia la nota de crdito con la factura de compr
a. El
nmero de pago generado es mostrado en el encabezado de la devolucin.
7. La nota de crdito generada al hacer una devolucin puede ser usada para cancelar
otros
documentos del proveedor (facturas, notas de dbito, etc.) Para efectuar dicha aso
ciacin haga uso de la opcin pagos.
8. Si el proveedor le devuelve, total o parcialmente, el monto de la devolucin, h
aga uso del icono Devolucin de dinero que se encuentra en la parte inferior de la
ventana. Al realizar la devolucin el sistema:

Cancela la nota de crdito de la devolucin a travs de un documento de ajuste

positivo.

Genera un movimiento de entrada en caja, por el monto total devuelto. La

devolucin de dinero por parte del proveedor puede ser realizada en efectivo o en
cheque.
9. Si su empresa maneja seriales en los artculos haga uso del icono Asignar Seria
les que se
encuentra en la parte inferior de la ventana, para la asignacin de los seriales a
sociados a los artculos devueltos.
10. Para emitir devoluciones en monedas diferentes a la moneda base debe configu
rar, en los parmetros de la empresa, el parmetro correspondiente y crear las moned
as usando la opcin monedas del men tablas en el mdulo de ventas. Debe seleccionar a
dems las columnas correspondientes al manejo en otra moneda para los renglones de
la devolucin, usando para ello la opcin configurar procesos.
11. Una vez configurado el sistema en modo multimoneda este solicita, en cada de
volucin, la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base. Una vez grabada
la devolucin esta puede ser visualizada en la moneda adicional o en moneda base,
haciendo clic en el icono ubicado a la derecha de la tasa.
12. Si su empresa posee varias sucursales y desea asignar diferentes correlativo
s en cada sucursal para el nmero de la devolucin, haga uso de la opcin parmetros de
la empresa para activar el concepto, e indique en la opcin sucursales el correlat
ivo de cada una de las sucursales. Adems debe asignarle a cada usuario su sucursa
l usando para ello la opcin usuarios o la opcin configurar procesos.
13. Si desea introducir un comentario adicional en los renglones de la devolucin,
seleccione un rengln y haga clic en el icono comentario . El rengln puede ser selecc
ionado haciendo clic encima del mismo. Los comentarios pueden ser impresos en el
formato de la devolucin.
Documentos
La opcin documentos le permite consultar los documentos de compras generados por
los
procesos del sistema, que afectan el saldo de los proveedores, as como modificar
y eliminarlos datos de los documentos que fueron registrados usando dicha opcin.
Todos los procesos del sistema que incrementan o disminuyen el saldo de un prove
edor, por ejemplo: (facturas, devoluciones, etc.), generan en forma automtica un
documento por el monto de la variacin del saldo del proveedor. Dichos documentos

slo pueden ser

consultados usando esta opcin, y para su modificacin es necesario modificar el doc
umentoque lo origin en el proceso correspondiente. Adems de dichos documentos auto
mticos, esta opcin permite la creacin y modificacin de documentos manuales contra cu
alquiera de los proveedores de la empresa.
Cada documento posee asociados un tipo, un proveedor, un monto y un saldo.
Para incluir un documento contra un proveedor es necesario completar los siguien
tes datos en la carpeta Generales :
Para una explicacin del significado y uso de cada campo consulte el manual electrn
ico del sistema.
Tome en cuenta que...
1. Si desea imprimir el documento que est en pantalla, haga clic en el icono impr
imir de la
barra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la impres
in.
2. Cada vez que se registra un documento de proveedor (automtico o manual) el sis
tema
actualiza automticamente el saldo actual del proveedor involucrado.
3. El sistema maneja los siguientes tipos de documentos que incrementan el saldo
del
proveedor: factura (FACT), giros (GIRO), nota de dbito (N/DB), cheque devuelto (C
HEQ),ajuste positivo manual (AJPM), ajuste positivo automtico (AJPA). El sistema
maneja lossiguientes tipos de documentos que disminuyen el saldo de la cuenta: n
ota de crdito (N/CR), adelanto (ADEL), cambio de factura(s) por giro (CFXG), rete
ncin de ISLR (ISLR), ajuste negativo manual (AJNM), ajuste negativo automtico (AJN
A).
4. Los documentos que pueden ser creados y modificados usando esta opcin son: fac
tura
(FACT), giros (GIRO), nota de dbito (N/DB), cheque devuelto (CHEQ), nota de crdito
(N/CR), ajuste positivo manual (AJPM) y ajuste negativo manual (AJNM). Los dems t
ipos de documentos slo pueden ser creados en forma automtica, por el proceso corre
spondiente (por ejemplo, en pagos se generan ADEL y ISLR).
5. Para crear un cheque devuelto (CHEQ) use el botn generar cheque devuelto que s
e
encuentra en la parte inferior de la ventana.
6. Para registrar documentos en monedas diferentes a la moneda base, debe config
urar en los parmetros de la empresa, el parmetro manejo de mltiples monedas y crear
las
monedas usando la opcin monedas del men tablas en el mdulo ventas. Una vez
configurado el sistema en modo multimoneda, ste solicita en cada documento, la mo
neda y la tasa de cambio respecto a la moneda base. Una vez grabado el documento
este puede ser visualizado en la moneda adicional o en moneda base, haciendo cl
ic en el icono ubicado a la derecha de la tasa.
7. Los pagos no poseen saldo asociado. Por lo tanto, no se manejan como un docum
ento aunqueafectan el saldo del proveedor. Sin embargo desde la opcin pagos se ge
neran, en forma automtica, los siguientes documentos:
-ADEL: en caso de un pago adelantado .
-N/CR: en caso de aplicar un descuento por pronto pago en el pago.
-ISLR: en caso de aplicar una retencin de impuesto.
-AJPA: en caso de un ajuste positivo en el pago.
-AJNA: en caso de un ajuste negativo en el pago.
8. El saldo de un proveedor es la suma y resta del monto de todos sus documentos
, menos sus pagos. Otra manera de calcular el saldo de un proveedor en el sistem
a es sumando y restando el saldo de sus documentos.
9. El estado de cuenta de un proveedor muestra todos los documentos y pagos del
mismo.
10. Cada factura creada usando la opcin facturas de compra, genera en forma automt
ica un documento tipo factura, con todos los datos de la misma exceptuando los r
englones.
11. Cada devolucin de mercanca registrada usando la opcin devoluciones de proveedor

es, genera en forma automtica una nota de crdito, con todos los datos de la misma
exceptuando los renglones.
12. Cada cambio de factura(s) por giro(s) registrado usando la opcin generar giro
s, genera en
forma automtica los siguientes documentos:
-El documento cambio de factura por giro (CFXG) por el monto total cambiado a
giros.
-Un giro (incluyendo intereses)
-Un pago con monto cero (0) para asociar el CFXG con la factura y actualizar el
saldo de la misma.
13. Los giro(s) registrados usando la opcin generar giros, no pueden ser eliminad
os
directamente. si desea eliminarlos debe eliminar el documento cambio de factura
por giros
(CFXG), que se cre al generar los giros.
14. Las notas de crdito (N/CR), las notas de dbito (N/DB) y los ajustes manuales (
AJPM y AJNM), creados usando esta opcin, pueden tener renglones asociados. Para d
efin ir el
contenido de los renglones, use el icono detalle y especifique en cada rengln: ar
tculo,
cantidad, precio e IVA.
15. Despus de asignar renglones a un documento manual, no es posible modificar el
monto
bruto del documento. Dichos renglones no afectan el stock de los artculos involuc
rados, pero pueden ser contabilizados.
16. Cuando se est comenzando a trabajar con el sistema, esta opcin puede ser usada
para
registrar las facturas (sin renglones), giros, notas de crdito y dbito que conform
an el saldo
de cada proveedor, para la fecha en la que se empieza a usar el sistema. En este
caso dichos
documentos deben ser creados ponindole como monto neto, el saldo del documento a
la
fecha, pues de lo contrario sera necesario cargar tambin todos los pagos asociados
a dichos documentos.
17. Si su empresa maneja sucursales y desea diferenciar por sucursal los documen
tos, lea el
para configurar el sistema.
tpico manejo de varias empresas y sucursales
18. Un documento no puede ser modificado cuando su saldo es diferente de su mont
o neto.
Importaciones
La opcin importaciones le permite relacionar una o varias compras de importacin co
n sus respectivos gastos, con el objetivo de distribuirlos entre los artculos que
se importaron de forma generalizada.
Antes de efectuar la relacin entre las compras y sus gastos de importacin, debe re
gistrarlas en el sistema usando la opcin facturas de compra.
En caso de existir costos o gastos relacionados con la importacin, adicionales a
los
registrados en las facturas de compra, puede relacionarlos de dos formas:
-Poniendo el monto total de dichos costos/gastos adicionales en el campo costo
adicional.
-Registrando dichos costos/gastos adicionales usando la opcin plantilla de
compras y haciendo referencia a dicha plantilla en el campo plantilla N.
Una vez registrados todos los gastos de importacin y las compras con los artculos
comprados, debe proceder a distribuir dichos gastos (total costo a distribuir) e
ntre cada una
de las compras de importacin.
La distribucin de los gastos puede ser realizada con base en uno de los siguiente
s tres

criterios: costos, pies cbicos, peso. Una vez definido el criterio a usar use el
icono calculardistribucin de costos , y el sistema proceder a hacer la distribucin
de la siguiente forma:
1. Determina cul es el porcentaje de costo, pies cbicos o peso de cada factura de
compra (segn el criterio de distribucin que se haya seleccionado), con respecto al
monto total de las compras de importacin.
2. Se asigna a cada factura, el monto resultante de aplicar este porcentaje sobr
e el costo
total a distribuir. Los costos distribuidos se colocan en la columna costo distr
ibuido
de las facturas de compras de importacin y se almacenan en el campo costo
asociado de la factura correspondiente.
3. De igual forma, en cada factura, se distribuyen los costos entre cada uno de
los
artculos, de acuerdo con el criterio de distribucin seleccionado (costo, volumen o
Peso).
4. En el campo compra relacionada de cada una de las facturas asociadas a la
importacin se coloca el nmero de la importacin correspondiente.
Para incluir una importacin es necesario completar los siguientes datos en la car
peta
Generales :
Para una explicacin del significado y uso de cada campo consulte el manual electrn
ico del sistema.
Tome en cuenta que...
1. Esta opcin slo estar disponible para su uso, activando el parmetro Activar opcin de
importacin versin 6.5 , ubicado en la carpeta Caja y Banco, Compras y CxP, de
Parmetros de la Empresa, ya que por defecto se encuentra deshabilitada.
2. Si desea imprimir la importacin que est en pantalla, haga clic en el icono impr
imir de la barra de herramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder
a la impresin.
3. Cada vez que se efecta la distribucin de los costos, el sistema actualiza automt
icamente en moneda base: el ltimo costo, el costo promedio ponderado y el costo a
nterior de cada artculo involucrado en las compras de importacin. Pero si el parmet
ro manejo de mltiples monedas est activo, entonces el sistema adems de los costos a
ntes mencionados (en moneda base), actualizar en otra moneda, el ltimo costo, el c
osto promedio ponderado y el costo anterior de cada artculo involucrado en las co
mpras.
4. En cada una de las compras que forman parte de la importacin, debe hacer uso d
el icono
informacin de importaciones para definir, para cada rengln de la compra, el porcen
taje
de arancel que aplica al artculo. Esta informacin es usada por el sistema para cal
cular los
costos de los artculos (costo = costo de adquisicin + arancel + costos distribuido
s).
Captulo 5: Compras y Cuentas por Pagar 197
5. Para poder hacer la distribucin de los costos en funcin del Volumen o en funcin
del pesodebe, en cada una de las compras que forman parte de la importacin, hacer
uso del icono informacin de importaciones para definir, para cada rengln de la co
mpra: el Volumen (por unidad primaria)o el peso (por unidad primaria).
Esta informacin ser usada por el sistema para calcular la distribucin de los costos
con
base en alguno de los dos criterios (vea manejo de importaciones )
6. Si no desea usar esta opcin para relacionar los costos de cada importacin, pued
e indicar en cada una de las compras de gastos, relacionados con la importacin, e
l nmero de la compra principal, usando para ello el campo compra relacionada. Est
o va a permitir agregar a la compra principal el costo de las compras asociadas,
para lo cual debe pararse en la compra principal y hacer clic en el icono asoci
ado.
7. Si su empresa posee varias sucursales y desea asignar diferentes correlativos

en cada sucursal para el nmero de las importaciones, use la opcin parmetros de la

empresa para activar el concepto, e indique en la opcin sucursales el correlativo
de cada una de las sucursales.
Adems debe asignarle a cada usuario su sucursal usando para ello la opcin usuarios
o la
opcin configurar procesos.
8. No es posible modificar una importacin si alguna de sus facturas de compra ha
sido
contabilizada.
9. Si desea relacionar una o varias compras de importacin con sus respectivos gas
tos, con el objetivo de distribuirlos entre los artculos que se importaron, de fo
rma detallada, use la
opcin distribucin de costos.
Control de importaciones (Distribucin de Costos)
La opcin control de importaciones-> Distribucin de costos le permite relacionar un
a o
varias compras de importacin con sus respectivos gastos, con el objetivo de distr
ibuirlos
detalladamente entre los artculos que se importaron.
Registre, usando la opcin facturas de compra, las compras con todos los gastos
involucrados en la importacin de los artculos (flete, seguro, etc.), siguiendo la
siguiente
regla: Asgnele a todos los artculos o gastos involucrados en estas compras, el tip
o de
impuesto exentos. Puede usar artculos tipo servicio para el registro de estos gas
tos (Si desea llevar estadsticas de lo gastado en fletes, seguros, etc.)
En caso de existir costos o gastos relacionados con la importacin, adicionales a
los
registrados en las facturas de compra, puede relacionarlos registrando dichos co
stos/gastos
adicionales usando la opcin plantilla de compras e incluyendo dicha plantilla en
los
renglones de gastos de importacin.
Una vez registrados todos los gastos de importacin y las compras con los artculos,
debe
proceder a distribuir dichos gastos (total costo importacin) entre cada una de la
s compras de importacin.
La distribucin de los gastos puede ser realizada de dos formas:
-En base a uno de los siguientes criterios: costos, volumen, peso. Una vez defin
ido el
criterio a aplicar, use el icono calcular distribucin de costos .
-La distribucin de costos puede ser realizada usando la opcin Detalle Gastos, a tr
avs de la cual se desplegar una pantalla en la que se puede relacionar cada gastod
e importacin de forma detallada, asocindolo a todas, varias o a una factura especi
fica, e incluso a todos, varios o a un artculo de compra en especifico, permitien
do distribuir cada artculo de gasto entre las facturas o artculos deseados; adicio
nalmente, debe definir el criterio a aplicar (costos, volumen o peso). Una vez e
stablecido en detalle la distribucin de costos, debe usar el botn para realizar lo
s clculos correspondientes.
Para incluir una importacin es necesario completar los siguientes datos en la car
peta Generales :
Para una explicacin del significado y uso de cada campo consulte el manual electrn
ico del sistema.
Tome en cuenta que...
1. Cada vez que se efecta la distribucin de los costos, el sistema actualiza automt
icamente
en moneda base: el ltimo costo y el costo promedio de cada artculo involucrado en
las

compras de importacin. Pero si el parmetro manejo de mltiples monedas est activo,

entonces el sistema adems de los costos antes mencionados (en moneda base), actua
lizar
en otra moneda, el ltimo costo y el costo promedio de cada artculo involucrado en
las
compras.
2. En cada una de las compras que forman parte de la importacin, debe hacer uso d
el
icono informacin de importaciones, para asignar los datos relacionados a la
importacin y definir para cada rengln de la compra, el porcentaje de arancel que a
plica al
artculo. Esta informacin es usada por el sistema para calcular los costos de los a
rtculos
(costo = costo de adquisicin + arancel + costos distribuidos).
3. Para poder hacer la distribucin de los costos en funcin del volumen o en funcin
del peso debe, en cada una de las compras que forman parte de la importacin, hace
r uso del
icono informacin de importaciones para definir, para cada rengln de la compra: el
volumen (por unidad primaria) o el peso (por unidad primaria ), o bien asignar l
os valores en los campos destinados de la ficha del articulo . Esta informacin se
r usada por el sistema para calcular la distribucin de los costos con base en algu
no de los criterios.
4. Si su empresa posee varias sucursales y desea asignar diferentes correlativos
en cada sucursal para el nmero de las importaciones, use la opcin parmetros de la
empresa para activar el concepto, e indique en la opcin sucursales el correlativo
de cada una de las sucursales.
Adems debe asignarle a cada usuario su sucursal usando para ello la opcin usuarios
o la
opcin configurar procesos.
5. Usando el icono en artculos importados, se muestran las facturas de compra
slo con los artculos que manejan inventario; por otro lado usando este icono en ga
stos de
importacin, se muestran los artculos de servicio que representan los gastos, asoci
ados a las facturas de compra. Es posible usar la misma factura en ambas seccion
es de la importacin, pero los artculos se mostrarn discriminados segn su tipo.
6. Una vez que se guarde la importacin usando la opcin de la barra de herramientas
, se le
asigna el estatus de Abierta .
7. A travs de la opcin se realizan los siguientes procesos:
-Determina cul es el porcentaje de costo, volumen o peso de cada factura de
comp ra (segn el criterio de distribucin que se haya seleccionado), con
respecto al monto total de las compras de importacin.
-Se asigna a cada factura, el monto resultante de aplicar este porcentaje sobre
el
costo total a distribuir. Los costos distribuidos se colocan en la columna costo
distribuido de los artculos incluidos en las facturas de compras de importacin.
-De igual forma, en cada factura, se distribuyen los costos entre cada uno de lo
s
artculos, de acuerdo con el criterio de distribucin seleccionado (costo, peso o
volumen).
8. Es necesario cerrar la importacin usando el icono para cambiar el estatus a
Cerrada y realizar los siguientes procesos:
-Se actualizan los costos ltimo, ltimo en OM, Promedio y Promedio en OM
en la ficha de los artculos.
-Se crea un ajuste de inventario por cada factura de compra involucrada en la
importacin, el cual se compone de cuatro (4) registros por artculo,
correspondientes a los tipos de ajuste de costos (ltimo, ltimo OM, Promedio
y Promedio OM). La fecha del ajuste y el almacn, corresponden a la fecha y
almacn de la factura de compra, por ltimo la unidad est relacionada a la

unidad primaria del artculo.

-Se actualiza el histrico de los costos por nivel y tipo, para cada artculo
asociado a la distribucin, a fin de ser visualizado usando la opcin Costos
Importacin ubicada en la Ayuda de Artculos.
9. Al reabrir una importacin usando la opcin luego de cerrada se realizan los
siguientes procesos:

Cambiar el estatus a Abierta .

Borrar el histrico de los costos de artculos.

Elimina el ajuste de inventario.

10. Es necesario definir los tipos de ajustes asociados a los costos ltimo, ltimo
en OM,
Promedio y Promedio en OM.
11. Puede asignar al artculo de gastos, el nivel de costo que lo afecta, a travs d
e la
opcin ubicada en la ficha del artculo, para que as sea sumado al nivel que correspo
nde en el momento de la distribucin.
12. Es posible distribuir un gasto parcialmente entre varias importaciones, usan
do el campo
Monto Apli.
13. El clculo de la distribucin de costos se realiza tomando en cuenta los niveles
de costos Incoterm, que incluye FOB, EXW, FCA, FAS, CFR, CIF, CPT, CIP, DAF, DE
S, DEQ, DDU y DDP.
14. Es posible visualizar en este proceso, el Nuevo Costo y el Margen de Variacin
, resultantes de la distribucin de costos.
15. Al guardar la distribucin de costos, se actualiza en la factura de compra y e
n la plantilla de compras con una etiqueta con el nmero de la distribucin de costo
s en cada uno de las pantallas.
Expediente de Importacin
Esta opcin permite recopilar en un expediente, toda la documentacin asociada a una
distribucin de costos, estos documentos estn relacionados directamente con las fac
turas decompra y gastos que los originaron, a fin de controlar el movimiento de
la mercanca, desde que sale del proveedor, hasta que llega a su almacn.
Para incluir un expediente es necesario completar los siguientes datos en la s c
arpetas
Generales y Datos de Embarque :
Documentacin:
-Documento: contiene los documentos comnmente usados en una importacin.
-Nmero: nmero del documento.
-Fecha: fecha del documento.
-Completo: Indica si esta completo el trmite del documento.
-Comentario: comentarios del documento.
Datos de Embarque:
-Tipo de Transporte: martimo, areo, terrestre.
-Nro. Factura: nmero de factura de compra relacionada.
-Nro. B/L, AWB, CPI: nmero de documento de embarque.
-Empresa transporte: nombre de la empresa de transporte.
-Nombre vehculo : nombre del vehculo.
-Fecha embarque (ETD):fecha de embarque en el lugar de origen.
-Lugar de embarque: lugar de embarque.
-Fecha de llegada (ETA): fecha de llegada a lugar destino.
-Cantidad de Container: cantidad de container, en caso de ser por va martima.
-Peso volumtrico total: informacin relacionada en caso de utilizar transporte areo.
-Peso total: informacin del peso total de la embarcacin.
-Volumen total: informacin del volumen total de la embarcacin.

-Tipo de empaque: se refiere a las unidades registradas en el sistema.

-Cantidad de empaques:cantidad de empaques.
Tome en cuenta que
1. El Nro. Expediente es definido por el usuario y puede ser usado para incluir
el N de la
Declaracin nica de Aduana (DUA).
2. Es necesario crear un Expediente, por cada proveedor involucrado en la import
acin.
3. Debe ingresar el N de la distribucin de costos asociada, para relacionar el exp
ediente con las facturas involucradas en ella, adems de asignar el proveedor corr
espondiente.
4. En el campo Agente Aduanal se pueden visualizar todos los proveedores que estn
registrados en el sistema, a fin de a signar el correspondiente a este campo.
Programacin de Pagos
Esta opcin permite autorizar y programar el pago de los documentos de proveedores
y
beneficiarios (facturas de compra, giros, notas de dbito, adelantos y rdenes de pa
go). Un
documento no puede ser cancelado o abonado mientras no haya sido autorizado su p
ago.
Al ingresar en esta opcin, el sistema muestra en la carpeta documentos de cuentas
x pagar , los documentos de compra con saldo mayor a cero, de todos los proveedore
s.
Para visualizar los documentos de un proveedor en particular, indique el cdigo o
el
nombre en la lista desplegable, el sistema mostrar los documentos asociados al
proveedor con saldo mayor a cero. Para ver la lista de los proveedores disponibl
es, haga
clic a la derecha del cuadro, o presione la tecla F2 para activar la bsqueda asis
tida.
Para visualizar un slo tipo de documento, el usuario debe indicar el tipo de docu
mento
(Factura, Nota de Dbito, Adelanto, Giros) en el campo Tipo , y el sistema mostrar los
documentos asociados al tipo seleccionado.
Para visualizar los documentos con saldo mayor a/menor a/igual a un determinado
monto, indique la opcin en el campo Saldo y el monto a su derecha.
Para visualizar slo los documentos con estatus autorizados o sin autorizar, indiq
ue en
documentos , la opcin deseada, en caso contrario, aparecern todos los documentos,
que no estn autorizados.
Para visualizar los documentos con determinado vencimiento, seleccione el tipo d
e
vencimiento en la opcin Antigedad
Para autorizar el pago del saldo total de los documentos sin restricciones de fe
cha, tilde
la columna ubicada a la derecha de Saldo , por cada documento. Para autorizar parte
del pago de los documentos, utilice el proceso Programa r Pagos (ver captulo prog
ramar
pagos). En ambos casos el sistema actualiza la columna monto prog. , con el monto
autorizado.
1 2 4 3 5 6
Presionando este botn se desplegar una pantalla de slo lectura, que muestra el mont
o
desglosado de las cajas activas en su empresa; cabe destacar que son campos no
editables. La pantalla muestra las siguientes columnas:

Cod. Caja: Muestra el cdigo de la Caja.


Descripcin: Muestra la descripcin de la Caja.

Saldo: Muestra el saldo actual de la caja multiplicado por la tasa vigen

te de la
moneda.

Moneda: Moneda manejada por la Caja

Tasa: Tasa cambiaria vigente para la moneda.

Saldo en otra moneda: Muestra el saldo actual de la caja.

Total: Sumatoria de los saldos de la moneda base.

Presionando este botn se desplegar una pantalla de slo lectura, que muestra el mont
o
desglosado de las Cuentas Bancarias activas en su empresa; cabe destacar que son
campos no editables. La pantalla muestra las siguientes columnas:

Cod. Cuenta: Muestra el cdigo de la Cuenta Bancaria.

Nro. Cuenta: Muestra el nmero de la Cuenta Bancaria.

Bancos: Muestra el banco al que pertenece la Cuenta Bancaria.

Saldo: Muestra el saldo en libro de la Cuenta Bancaria multiplicado por

la tasa
vigente de la moneda.

Moneda: Moneda de la Cuenta Bancaria.

Tasa: Tasa cambiaria vigente para la moneda.

Saldo en otra moneda: Muestra el saldo en libro de la Cuenta Bancaria.

Total: Sumatoria de los saldos de la moneda base.

Presionando este botn se muestra la sumatoria de los documentos de CxC segn el
filtro seleccionado (todas, vencidas, por vencer, etc.), a fin de ayudar en la t
oma de
decisiones al realizar la programacin de los pagos.
Presionando este botn, se muestra la sumatoria del saldo de los documentos
autorizados, para los que an no se ha emitido un pago y las rdenes de pago
autorizadas que no han sido canceladas . El Monto Autorizado Sin Emitir se actua
liza
dinmicamente a medida que se van autorizando los documentos 7 8 9 10.
Programar Pagos
Este proceso permite planificar diversos pagos de las facturas de compra, en fec
has y con
montos previamente establecidos, a fin de evitar que se emita un pago no autoriz
ado; para
ello se debe pulsar el botn Programar Pagos e indicar la fecha y el monto corresp
ondiente a cada pago, en la pantalla siguiente:
El icono permite programar un pago sobre el saldo restante del documento
seleccionado, asignando el mismo, al campo Monto y para el cual hay que indicar un
a fecha.
Para agregar un rengln en el Detalle de Programacin de Pago , se debe usar el
icono Agregar Rengln ; de la misma forma, para eliminar un rengln del
Detalle de Programacin de Pago , se debe usar el icono Eliminar Rengln .
Tomar en cuenta que...
1. Para que esta opcin pueda ser usada y el sistema impida el pago de los documen
tos NO
autorizados debe configurar el parmetro de la empresa permitir cancelar slo compras
y rdenes de pago autorizadas , opcin que se encuentra en la carpeta Caja y Banco,
Compras y CxP
2. Si el documento tiene un abono, al entrar en el proceso Programar Pagos, el s
istema
mostrar un mensaje indicando que el documento tiene pagos realizados, por lo tant
o se
anexar un rengln con la fecha del ltimo pago (en caso de existir ms de un pago) y la
sumatoria de los pagos realizados, a fin de programar el saldo restante.

3. El pago de las facturas de compra, puede ser programado de forma parcial, es

decir, no
es necesario realizar la programacin total del documento al mismo tiempo.
4. Si se tilda la columna de autorizacin y no se realiza ninguna programac in del
pago, el
sistema permitir realizar el pago del documento sin restriccin de fecha.
5. En el proceso Orden de Pago se permitir la Autorizacin de la misma, slo de maner
a
total, sin restriccin de fechas.
6. Si la empresa est configurada como MULTIMONEDA puede visualizar, el monto y
saldo de los documentos, en la moneda base (por ejemplo bolvares) y en la moneda
adicional, presionando el icono .
Pagos
La opcin pagos le permite consultar, as como incluir, modificar y eliminar los dat
os de lospagos efectuados a los proveedores.Un pago puede involucrar varios docu
mentos del proveedor y varias formas de pago. Una vez indicado el proveedor el s
istema muestra todos los documentos del mismo con saldo mayor a cero (0), para q
ue proceda a seleccionar cules van a ser cancelados o abonados en el pago.
Durante la realizacin del pago es posible efectuar una retencin del impuesto sobre
la renta, as como un descuento por pronto pago. En dichos casos el sistema gener
a en forma
automtica los documentos correspondientes y permite su uso en el pago.
Esta opcin puede ser usada tambin para asociar dos o ms documentos del proveedor, s
in
involucrar un egreso de dinero en caja o banco.
Para incluir un pago es necesario completar los siguientes datos en la carpeta Ge
nerales :
Para una explicacin del significado y uso de cada campo consulte el manual electrn
ico del sistema.
Tome en cuenta que...
1. Si desea imprimir el pago que est en pantalla haga clic en el icono imprimir d
e la barra deherramientas para seleccionar el formato a usar, y proceder a la im
presin.
2. El sistema permite configurar la manera c mo cada usuario va a usar esta opcin.
Se puedendefinir los datos a introducir para crear un pago, y qu columnas se van
a manejar a nivel de las formas de pago. Para efectuar la configuracin use la op
cin configurar procesos en el mdulo mantenimiento.
3. Cada vez que se registra un pago, el sistema actualiza automticamente el saldo
actual del proveedor involucrado, generando un movimiento o pago, en el estado
de cuenta del
proveedor por el monto total de dicho pago.
4. Cuando se presenta una diferencia entre el monto abonado a los documentos y e
l monto que se indica en las formas de pago, el sistema pregunta si se desea gen
erar un documento de ajuste positivo o negativo automtico por esta diferencia. En
caso de que se responda
afirmativamente, el sistema generar un documento de ajuste: AJPA en caso de ajust
e
positivo, AJNA en caso de ajuste negativo. De lo contrario, no se permitir guarda
r el pago.
5. Cuando se efecta un descuento por pronto pago, el sistema genera como document
o una
nota de crdito automtica, por el monto total del descuento, la cual asocia o cance
la contra
la factura que se est pagando. Puede realizarse un descuento por pronto pago por
cada
factura que est involucrada en el pago. Para proceder a efectuar el descuento hag

a clic en el icono editar que se encuentra debajo de la columna DxPP, en el reng

ln asociado a la
factura, e indique el monto o porcentaje del descuento.
6. Cuando se efecta una retencin del ISLR en el pago, el sistema genera como docum
ento una nota de crdito automtica o retencin del ISLR, por el monto total de la ret
encin, la cual asocia o cancela contra la factura que se est pagando. Puede realiz
arse una retencin por cada factura que est involucrada en el pago. Para proceder a
efectuar la retencin, haga clic en el icono editar que se encuentra debajo de la
columna Retenc., en el rengln asociado a la factura, e indique:

El monto o porcentaje de retencin a aplicar sobre el monto sujeto a reten

cin.

El sustraendo de la retencin.
7. Si desea modificar el porcentaje de retencin, el sustraendo y el monto retenid
o de forma
manual, debe activar la opcin Permitir Modificar Datos de Retencin, ubicado en la
carpeta Generales de la opcin Configurar Procesos/ Pagos.
8. Para que el sistema impida el pago de los documentos NO autorizados se debe c
onfigurar el parmetro de la empresa permitir cancelar slo compras y rdenes de pago a
utorizadas ,
Opcin que se encuentra en la carpeta Caja y Banco, Compras y CxP .
9. Si el usuario pulsa clic sobre el botn , se muestra en el monto abonado, el sa
ldo
total de todos los documentos pendientes. Si se ha realizado la programacin de al
gn pago
se mostrar el saldo autorizado (monto autorizado lo ya cancelado hasta la fecha).
10. Si se ha realizado la programacin de algn pago y pulsa clic sobre la columna q
ue contiene el smbolo + - , se mostrar el saldo autorizado.
11. Si se ha realizado la programacin de algn pago y se modifica el monto abonado,
o se
registra el pago, el sistema emitir un error indicando El monto a cancelar es mayor
al
monto autorizado , si dicho monto es mayor al aprobado.
12. El sistema permite el uso de las siguientes formas de pago: efectivo, cheque
y transferencia.
13. Por cada rengln con forma de pago igual a efectivo el sistema genera un movim
iento de caja contra la caja indicada, disminuyendo el saldo de la misma.
14. Por cada rengln con forma de pago igual a cheque o transferencia el sistema g
enera un
movimiento de banco contra la cuenta bancaria indicada, disminuyendo el saldo de
la misma.
15. Si la forma de pago seleccionada es cheque y la cuenta bancaria est configura
da para
manejar chequera, podr seleccionar de las chequeras activas, el nmero de cheque de
seado, a travs de una pantalla que se desplegar inmediatamente despus que seleccion
e la cuenta bancaria a usar en el pago.
16. No es posible eliminar un pago que tenga asociado un cheque devuelto, que es
t
contabilizado o conciliado.
17. Si el cheque seleccionado para realizar el pago, pertenece a una chequera cu
yo uso est
limitado a un usuario, slo ste tiene la posibilidad de realizar el cheque y por ta
nto se
emitir un mensaje indicando que El usuario actual no posee permiso para emitir est
e
cheque .
18. Si el pago tiene un cheque asociado y ste es anulado, el estatus del cheque p
asar a
anulado , esta operacin no podr ser reversada bajo ningn concepto.
19. No es posible anular un pago que tenga un cheque asociado y ste haya sido con

ciliado o contabilizado.
20. Para registrar un pago adelantado introduzca solamente las formas de pago de
l mismo, sinabonarle a ninguno de los documentos que el proveedor tenga pendient
es (en caso de que tenga alguno). Una vez grabado el pago, el sistema genera un
documento de compras o
adelanto con monto y saldo igual al total pagado. Dicho documento puede ser usad
o ms
adelante para cancelar otros documentos del proveedor.
21. Esta opcin puede ser usada para asociar dos o ms documentos que se cancelan en
tre s, sin involucrar salida de dinero de caja o bancos. Para hacerlo simplemente
seleccione los
documentos, de tal forma que el monto del pago sea igual a cero (0), e introduzc
a como
forma de pago: efectivo.
22. Si el proveedor al que se est aplicando el pago es de tipo casa matriz, al se
leccionar
documentos a cancelar, se ofrece la posibilidad de cancelar los documentos pendi
entes, tantopara la casa matriz como para las sucursales correspondientes.
23. Si desea que una vez grabada una factura de compra se active automticamente l
a opcin pagos, configure dicha facilidad en la opcin configurar procesos.
24. Si la empresa est configurada como multimoneda, en los parmetros de la empresa
,
puede, adems de emitir pagos la moneda base, emitir pagos en otra moneda usando c
omo
formas de pago cheques o efectivo denominados en dicha moneda o moneda base, por
ejemplo: (Bs .) En dichos pagos el sistema solicita la tasa de cambio y usted p
odr aplicar, silo desea, diferencial cambiario generando en forma automtica la not
a de crdito o dbito.
25. Si la empresa est configurada como multimoneda y desea crear un pago aplicand
o
diferencial cambiario, entonces debe definir como moneda del pago una de las mon
edas
adicionales que tenga registradas. Esto aplica en aquellos casos en los que la f
orma de pago
es en moneda base (por ejemplo: Bs.), pero el proveedor aplic diferencial cambiar
io. Si
durante la creacin del pago, y una vez seleccionados los documentos del mismo, de
sea
visualizar cual sera el monto del diferencial cambiario, use el botn diferencial c
ambiario.
26. Un pago no puede ser modificado cuando alguna de las formas de pago del mism
o ha sido conciliada.