Instructivo para codificacin

de documentos.

Cdigo:
Rev. No.:
Pgina: Pgina 1
de 8

INSTRUCTIVO PARA LA DEBIDA CODIFICACIN DE

DOCUMENTOS GENERADOS O INGRESADOS DENTRO
DEL REA DE QUMICA

Contenido
1

OBJETIVOS..........................................................................1

1.1

OBJETIVO GENERAL...............................................................................1

1.2

OBJETIVOS ESPECFICOS........................................................................1

DESCRIPCIN DEL SISTEMA DE CODIFICACIN DE DOCUMENTOS.....1

2.1.1 Codificacin:.................................................................................................... 4
2.1.2 Simbologa por cursos.....................................................................................5
2.1.3............................................................................................................................ 5
2.1.4 Numero de prctica o cdigo de la prctica....................................................5
2.1.5 Simbologa de lineamientos............................................................................5
2.1.6............................................................................................................................ 6
2.1.7 Simbologa nmero de versiones o nivel de etapa de aprobacin...................6

1 OBJETIVOS
1.1

OBJETIVO GENERAL
Estandarizar la codificacin pertinente que exige el sistema de control de

documentos, para los documentos generados dentro del rea de qumica, as

como tambin, todos aquellos documentos que ingresan al rea de qumica, y su
respectivo almacenamiento

Elaborado por:
Firma:
Fecha:

Revisado por:
Firma:
Fecha:

Aprobado por:
Firma:
Fecha:

Instructivo para codificacin

de documentos.
1.2

Cdigo:
Rev. No.:
Pgina: Pgina 2
de 8

OBJETIVOS ESPECFICOS

1.2.1 Realizar una clasificacin de los diferentes tipos de documentos que se

manejan dentro del rea de qumica.
1.2.2 Reconocer si el documento pertenece a una especie de manual, instructivo,
procedimiento y si est dirigido para el estudiante o para el catedrtico.
1.2.3 Identificar el nivel de aprobacin en el cual se encuentra el documento.
1.2.4 Llevar el control de cuantos documentos existen segn su clasificacin, tipo
de documento y el nivel de aprobacin.

2 Descripcin del sistema de codificacin de documentos

Debido al gran nmero de documentos que maneja el rea de qumica tanto
los documentos generados al interior as como los que son recibidos o utilizados
dentro de la escuela para su debido funcionamiento, los documentos sern
divididos en cinco clases principales estos:
1. Evaluaciones.
2. Instructivos
3. Lineamientos
4. Registros
5. Control de documentos
A su vez stos estarn apoyados por documentos que permitan la debida
generacin, codificacin, revisin y aprobacin. Estos documentos de apoyo
sern:
a. Manuales
b. Procedimientos de gestin (PR)
c. Instructivos de trabajo (IT)
d. Especificaciones
Elaborado por:
Firma:
Fecha:

Revisado por:
Firma:
Fecha:

Aprobado por:
Firma:
Fecha:

Instructivo para codificacin

de documentos.

Cdigo:
Rev. No.:
Pgina: Pgina 3
de 8

e. Anexos
La funcin principal de los manuales ser proporcionar una descripcin de
la metodologa que se utilizar segn sea la clase de documentos que se
desea generar o la manera correcta de proceder para la admisin de
documentos y el modo correcto de archivarlos.
Los procedimientos generados sern todos aquellos documentos en los
cuales registremos en papel o medios electrnicos y de manera de texto,
diagrama de flujo, tablas, una combinacin de estas, o por cualquier otro mtodo
adecuado de acuerdo con las necesidades del area.
Si el manual nos indica de alguna manera que se debe de realizar los
instructivos de trabajo nos indica precisamente como se debe de realizar el
proceso as sea el documento para el estudiante o para el catedrtico este te he
de seguir los pasos estrictamente como lo indique el instructivo de trabajo.
Por ltimo como mencionamos anteriormente los manuales pueden ir
dirigidos a los catedrticos o a los estudiantes ya su vez se encontrarn en los
diferentes laboratorios que se encuentran dentro del area de qumica.
Sintetizando todo lo que se ha expuesto en este documento se encuentra
de una manera ms didctica y eficaz en los siguientes cuadros.

Elaborado por:
Firma:
Fecha:

Revisado por:
Firma:
Fecha:

Aprobado por:
Firma:
Fecha:

Instructivo para codificacin

de documentos.

Elaborado por:
Firma:
Fecha:

Revisado por:
Firma:
Fecha:

Cdigo:
Rev. No.:
Pgina: Pgina 4
de 8

Aprobado por:
Firma:
Fecha:

Codificacin:

Codificacin:
cuela y
departa
mento

Documentos
generar

Simbologa

Documentos
Simbologa
m
Manual
p
Lineamientos

Evaluaciones

Instrucciones de trabajo

Etapas
Simbologa
P
A
E

Propuesta
Aprobacin del rea
Aprobacin
de
la
escuela

1
,

Documento evaluador

P
EIQQ

Prcticas
laboratorio

de

m
p

Manual
Lineamientos

Instructivos de laboratorio

Documento in
Manual
Procedimientos
documentados
Instrucciones de trabajo
Documento

m
L

Reportes

p
i
3

P
T
L
R

Protocolo
m

Manual

P
A
E

Propuesta
Aprobacin del rea
Aprobacin
de
la
escuela

V. #

Nmero de la versin4

P
A
E

Propuesta
Aprobacin del rea
Aprobacin
de
la
escuela

V. #

Nmero de la versin

P
A
E

Propuesta
Aprobacin del rea
Aprobacin
de
la
escuela

Registros
de
estudiantes

Procedimiento documentado

Instrucciones de trabajo

M
C

Control
de
documentos

P
I

Documentos registrados
Manual
Procedimientos
documentados
Restricciones de trabajo

P
A
E

Propuesta
Aprobacin del rea
Aprobacin
de
la
escuela

P
A
E

Propuesta
Aprobacin del rea
Aprobacin
de
la
escuela

1- Simbologa por cursos

Simbolog
Cursos
a
QG3
Qumica General 3
QG4
Qumica General 4
QA1
Anlisis cuantitativo
QA2
Anlisis cualitativo
Simbo
Docum
QO1
loga
entoQumica orgnica 1
QO2
Qumica orgnica 2
001
Protocol
o
2- Numero de practica o cdigo de la practica
002
Reporte
003
Investig
acin
3- Simbologa de lineamientos
004
Reglam
entos
4- Simbologa nmero de versiones o nivel de etapa de aprobacin
estudia
ntes
005
Reglam
entos
catedrt
icos
C
Catedr
ticos

Simbolog
a
v.#
P
A
E

Versin/etapa
Versin
nmero
Propuesta
Aprobada por
el rea
Aprobado por
la escuela

Referencias