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Cmo reunir los
datos necesarios
para medir la
productividad
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Tabla de contenidos
Introduccin
Cmo reunir los datos para disponer de mtricas
/3
Captulo uno
La configuracin de grupos
/5
Captulo dos
Objetivos estratgicos para la organizacin
/7
Captulo tres
/9
El horario laboral
Captulo cuatro
Mapa de productividad
/10
Captulo cinco
Actividades fuera del ordenador
/12
Captulo seis
/14
/16
Conclusin
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Introduccin
Cmo reunir los datos para disponer de mtricas
Empezar a construir un proyecto de mejora de la productividad laboral
Este Ebook est pensado para que una empresa pueda hacer los procesos de reflexin y el trabajo
necesario para poder empezar a construir un proyecto de mejora de la productividad laboral. Esto
supone el poder disponer de los indicadores de los que se habla en el Ebook Indicadores de
productividad en una empresa (descrgatelo aqu):
Actividad individual
Actividad por equipos
Actividad por proyectos
Uso de aplicaciones
Productividad vs actividad
Productividad por equipos
Productividad por proyecto
ndice de concentracin TMA
Control horario
La funcin principal de este Ebook es explicar el proceso de reflexin previo necesario para poner
en marcha un proceso de mejora laboral y conseguir los indicadores que nos van a permitir despus
analizar y tomar decisiones.
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Captulo uno
La configuracin de grupos
En qu consiste la definicin de grupos
Entendemos por grupo a un conjunto determinado de personas, un equipo de trabajo, que
desempean una misma tarea o tareas complementarias dentro de la empresa, aunque no
pertenezcan a un solo departamento necesariamente.
La configuracin de un grupo depender en gran medida del tipo de empresa en el que se encuadre
y variar de unas a otras. En ocasiones un grupo coincidir con un departamento y como tal,
tendr su reflejo en el organigrama. Otras veces el grupo estar compuesto por profesionales
multidisciplinares de diferentes procedencias dentro de la organizacin.
La definicin y configuracin de los grupos debe realizarse despus de analizar en profundidad las
dinmicas de trabajo y de entender bien los procesos internos.
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- Medir cada grupo por separado, al saber con exactitud qu tareas desempean y los objetivos de
productividad y de actividad que la empresa espera para cada grupo en concreto.
- Adicionalmente tambin se puede definir un horario laboral que complete la informacin obtenida y
nos permita tener una mayor visibilidad.
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Captulo dos
Objetivos estratgicos para la organizacin
Qu son los objetivos estratgicos para la organizacin
Los objetivos estratgicos para la organizacin son dos indicadores mencionados en el Ebook
anterior: objetivos de actividad y de productividad, que se entienden dentro el mbito de la
productividad. Es necesario recordar un par de conceptos inherentes a los objetivos estratgicos:
- Actividad: son las horas durante las cuales la gente est realmente trabajando.
- Productividad: respecto a la actividad, son las horas en las que la gente est desempeando tareas
consideradas como productivas por la empresa.
En este proceso, es necesario que la empresa fije sus objetivos tanto en actividad, como en
productividad.
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Captulo tres
El horario laboral
Qu es el horario laboral
El horario laboral es un parmetro referido a un periodo de tiempo que puede coincidir o no con la
duracin de la jornada de trabajo establecida para el conjunto de la plantilla. A su vez, puede ser
igual o diferente para los distintos grupos o departamentos dentro de una misma organizacin, por
eso es importante determinar el que le corresponde a cada uno.
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Captulo cuatro
Mapa de productividad
Concepto de mapa de productividad
El mapa de productividad consiste en definir dentro del listado de aplicaciones que estn usando
los empleados cules estn relacionadas con el trabajo a desempear (productivas) y cules no lo
estn. El mapa en s no aporta datos, permite obtener mtricas de productividad, ya que muestra la
suma de tiempo que se dedica a trabajar en actividades marcadas como productivas.
La elaboracin del mapa de productividad no est exenta de complicaciones y, por ello, establecer
qu aplicaciones son productivas y cules no lo son para cada grupo de trabajo puede resultar
difcil. Por ejemplo, Facebook puede considerarse como una aplicacin productiva para Marketing
online pero no para contabilidad. Los responsables de departamento o de grupo debern revisar
junto con sus empleados las principales tareas que desempean para poder elaborar un mapa de
productividad lo ms fidedigno posible.
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Captulo cinco
Actividades fuera del ordenador
Definicin de actividades fuera del ordenador
Las actividades fuera del ordenador son todas aqullas que, aunque forman parte del trabajo, no
implican un uso directo del ordenador. Cada empresa tendr las suyas y por eso cada una las debe
personalizar en funcin de las tareas que tiene y a lo que se dedica.
Podemos englobar en este grupo las reuniones, llamadas telefnicas o las visitas comerciales, por
ejemplo.
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Adicionalmente, nos permite filtrar los datos por tipo de actividad, diferenciando la que transcurre en
el ordenador y la que se lleva a cabo fuera de l, con lo que obtenemos un mini indicador ms que
nos permite conocer an mejor qu tipo de actividad se desarrolla ms en la empresa.
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Captulo seis
Definir los proyectos
Concepto de proyecto
Un proyecto es el tiempo de trabajo dedicado a una tarea concreta. Esta tarea puede ser
desempeada por diferentes grupos de trabajo o por uno solo. De la misma manera, cada grupo de
trabajo puede dedicar su tiempo a diferentes proyectos.
En algunos casos los proyectos coincidirn con clientes, por lo que ser ms sencillo poder definirlos,
aunque habr ocasiones en las que determinar los lmites de un proyecto resultar una tarea ms
complicada, bien por su duracin, bien por su alcance, y requerir una reflexin profunda sobre las
tareas, acciones y personas involucradas en l.
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Conclusin
WorkMeter: Una herramienta pensada para la medicin
objetiva y automtica
Todas las diferentes reflexiones que hay que hacer para poder empezar a tener mtricas sobre la
productividad en una empresa, lo que nos permitir conseguir los indicadores, se podran tambin
hacer de forma manual.
Sera posible pedir a los empleados que cada da tomasen nota y reportasen el tiempo que estn
trabajando, el tiempo que dedican a un proyecto o a otro. Manualmente sera casi imposible que los
empleados puedan reportar el tiempo que estn trabajando en aplicaciones productivas, por lo que
siempre nos faltara un indicador, aparte de que resultara en una notable prdida de productividad
y de tiempo. WorkMeter es una herramienta pensada para responder a esto y lo que busca es
precisamente lo contrario: optimizar el rendimiento.
Se puede decir que WorkMeter como herramienta no sustituye un trabajo interno de reflexin, pero,
en el momento en que este trabajo est hecho, permite configurar los parmetros a tener en cuenta
de forma rpida. Gracias a ello, podremos analizar los indicadores detallados en el anterior eBook de
forma automtica y objetiva (descrgate Los indicadores de productividad para tu empresa aqu).
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- Tomar decisiones de forma mucho ms consensuada, gracias a la transparencia que los datos
aportan.
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